Professional Documents
Culture Documents
نسخة Copy Copy 2
نسخة Copy Copy 2
8 أبرز الخطوات التي تعمل على استثمار الوقت بالشكل األمثل 9
2
مقدمة:
ال; ;;وقت ذاك المح; ;;دد ال; ;;ذي ال يمكن تغي; ;;يره فه; ;;و دائم التق; ;;دم بثب; ;;ات وعلين; ;;ا كبش; ;;ر أن ُن درك حقيق; ;;ة
إسثتمار هذا الوقت في تنفيذ جميع نشاطاتنا اليومية المختلفة والمتعددة وهنا كُثر الغلط في كثير من
األحي ;;ان عن ;;د قولن ;;ا إدارة ال ;;وقت والص ;;حيح ه ;;و إدارة نش ;;اطات ال ;;وقت ف ;;الوقت ك ;;الفراغ يمكن ;;ك أن
تمأله ب;;أي نش;;اط تري;;د ويمكن;;ك أن ال تفع;;ل ش;;يئ أو أن تفع;;ل الش;;يء الص;;حيح في ال;;وقت الخط;;أ وال
يمكن تخزينه أو تجميعه وحصره ومن هنا نستمد من القرآن الكريم مدلول اإلستخدام األمثل للوقت
بقول ;;ه تع ;;الي (( :إن الص ;;الة ك ;;انت على المؤم ;;نين كتاب ;;ا موقوت ;;ا)) وهن ;;ا ي ;;برز ل ;;دينا كيفي ;;ة إس ;;تخدام
ال;;وقت ألي نش;;اط وليس فق;;ط للص ;;الة وإ نم;;ا جع;;ل اهلل تع;;الى الص ;;الة كم;;دلول على أهمي;;ة إس;;تخدام
الوقت لتنفيذ النشاط المناسب بالوقت المناسب حيث أننا ال نستطيع أن نصنع وقتا أكثر ولكن ينبغى
علينا أن نستخدم الوقت الُم تاح إلستثمار الوقت بشكل أفضل.
كُث ر الح;;ديث عن أهمي;;ة ال;;وقت وعن أهمي;;ة إدارت;;ه بالش;;كل األمث;;ل وذل;;ك بس;;بب ك;;ثَر ة الممارس;;ات
اليومية التي نقوم بها دون وعي لهدِر نا للكثير من الوقت على م;;دار الي;;وم ف;;أي س;;لوك ي;;ومي ث;;انوي
نق ;;وم ب ;;ه دون أن نعي كم من ال ;;وقت قمن ;;ا به ;;دره في آخ ;;ر الي ;;وم وخ ;;ير مث ;;ال على ذل ;;ك ه ;;و التكلم
بالهاتف الخلوي خالل يوم العمل والذي نعتبره عارضا ولكن عند إحتساب م;دة المكالم;ات في آخ;ر
الي;وم نج;د بأن;ه ق;;د تج;اوز الس;اعة بكث;ير أو بقلي;ل وك;انت ه;ذه الم;دة خالل س;اعات العم;ل مم;ا أفق;دنا
تنفيذ العديد من المهام التي كان يجب أن نقوم بها .وبسبب مثل هذه الممارسات برزت أهمية إدارة
ال ;;وقت ل ;;دى الق ;;ادة والم ;;ديرين في مؤسس ;;اتهم أو منظم ;;اتهم وك ;;ان من الض ;;روري أن يتم اإلهتم ;;ام
بجمي; ;;ع العوام; ;;ل الم; ;;ؤثرة في ال; ;;وقت وم; ;;ا ينتج عن اإلس; ;;تخدام الجي; ;;د أو الس; ;;يئ وهن; ;;ا المعي; ;;ار ه; ;;و
اإلنتاجية في وقت محدد حيث تبغى جميع المؤسس;ات أن ترف;ع مس;توى إنتاجي;ة العام;ل أو الموظ;ف
إلى أقص ;;ى طاق ;;ة ممكن ;;ة باإلس ;;تعانة فيم ;;ا توص ;;ل إلي ;;ه العلم والمعرف ;;ة من عل ;;وم ومع ;;ارف تطبيقي ;;ة
بأيسر الطرق وأقصرها وأقلها كلفة وجهد.
3
ومن هن;;ا ت;;أتي أهمي;;ة األخ;;ذ باألس;;لوب العلمى فى التعام;;ل م;;ع ال;;وقت وإ س;;تخدامه أي إدارت;;ه مثلم;;ا
ُن دير الم;;وارد األُخ رى ال;;تى تملكه;;ا المنظم;;ة ومن ثم تص;;بح إدارة ال;;وقت أح;;د التطبيق;;ات الهام;;ة فى
مجال اإلدارة.
من الصعب تعريف الوقت لكن يمكننا أن نعرف ما يرافقه من نشاطات ومشاعر فالوقت هو الح;;يز
ال;;ذي ال وج;;ود ل;;ه بش;;كل م;;ادي لكن;;ه يرتب;;ط إرتب;;اط مباش;;ر بكيفي;;ة إدارتن;;ا في تنفي;;ذ جمي;;ع النش;;اطات
والمهام خالله ،وهنا يبرز لدينا تعريف ُيظهر هذه العالقة كما يلي:
" هو فن وعلم اإلستخدام الرش;يد لل;وقت ،أو هي علم إس;تثمار ال;زمن بش;كل فع;ال وهي عملي;ة قائم;ة
على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحفيز والتوجيه والمتابعة واإلتص ;;ال"(( .عبوي ،زيد)2006(.
.))23
خصائص الوقت:
ُيعت ;;بر أداة قي ;;اس ال ;;زمن فه ;;و األط ;;ول واألقص ;;ر زمن ;;ا وه ;;و نس ;;بي القي ;;اس إذا م ;;ا تح ;;دثنا عن .1
مش;;اعرنا خالل ه;;ذا ال;;وقت وخ;;ير مث;;ال هن;;ا إن لمس;;نا س;;طح ش;;يء م;;ا س;;اخن فأنن;;ا نش;;عر وكأنن;;ا
لمس ;;ناه لع ;;دد من الس ;;اعات وإ ذا لمس ;;نا ش ;;يء ن ;;اعم الملمس فأنن ;;ا ال نش ;;عر بم ;;رور ال ;;وقت مهم ;;ا
طالت.
يسير الوقت بسرعة ثابتة ودقيقة فال يستطيع أحد أن يغيره أو تحويلة من حالة إلى أخرى. .2
4
هو ِم لك لجميع البشر بنفس القدر( .أبو شيخة ،نادر أحمد.))2008(. .5
ال ;;وقت ه ;;و أح ;;د أك ;;ثر العوام ;;ل الم ;;ؤثرة في إدارة أي مؤسس ;;ة أو منظم ;;ة مهم ;;ا ك ;;برت أو ص ;;غرت
لتحقي ;;ق األه ;;داف المرج ;;وة ،ويحت ;;اج إلى العدي ;;د من مه ;;ام اإلدارة ح ;;تى يتس ;;نى لن ;;ا إدارت ;;ه بالش ;;كل
األمثل وهي التخطيط ،التوجيه ،التنس;يق ،والمتابع;ة فمن أهم واجب;ات الم;دير ه;و اإلس;تثمار األمث;ل
لل;;وقت في تنفي;;ذ األنش;;طة و المه;;ام وقياس;;ها جميعه;;ا ب;;الوقت ال;;ذي اس;;تخدمناه في تنفي;;ذها ( .ف::رح،
ياسر أحمد.))2007(.
أهمية الوقت:
مح; ;;دد جي; ;;د لتنفي; ;;ذ أي ُم هم; ;;ة أو نش; ;;اط أو إج; ;;راء وه; ;;و واض; ;;ح المع; ;;الم مم; ;;ا ي; ;;ؤدي إلى من; ;;ع .1
اإلزدواجية في تنفي;ذ األنش;طة والمه;ام وه;و ُيعت;بر مح;دد جي;د لألولوي;ات وترتيبه;ا حس;ب درج;ة
تعزي ;;ز الش ;;عور بالمس ;;ؤولية اإليجابي ;;ة حيث ُي درك الع ;;املين والم ;;دراء في أي مؤسس ;;ة ب ;;واجبهم .2
إتجاه تنفيذ أي ُم هم;ة خالل وقت مح;دد مم;ا ُيعظم الش;عور بالمس;ؤولية وتوجيهه;ا بمنحى إيج;ابي
5
تعزيز التشاركية في إنجاز المهام و األنش;;طة بحيث يق;وم الم;;دير الن;;اجح في توزي;;ع المه;;ام على .3
فريق العمل بشكل يتناسب م;ع ق;دراتهم العقلي;ة والجس;دية به;دف إس;تثمار ال;وقت في تنفي;ذ جمي;ع
تعزيز التخطيط الجي;د لتنفي;ذ أي نش;اط أو ُم هم;ة بحيث يخط;ط الم;دير لتنفي;ذ جمي;ع المه;ام حس;ب .4
جدول زم;ني مح;دد وموح;د لجمي;ع المه;ام وعلى الع;املين اإلل;تزام ب;ه حس;ب الخط;ة الموض;وعة
المقدرة على مواجهة أي تح;;ديات أو ِص عاب خالل ف;;ترة مح;;ددة ،ألن من خص;;ائص ال;;وقت ه;;و .5
المرونة في مواجه;ة التح;ديات ال;تي تواج;ه العم;ل بحيث يتم األخ;ذ بعين اإلعتب;ار عن;د التخطي;ط
الدافعية وهي تحصل عندما يشعر العاملين والم;دراء ب;أنهم مل;تزمون في تنفي;ذ المه;ام واألنش;طة .6
خالل وقت مح ;;دد مم ;;ا ُيحف ;;زهم للعم ;;ل بش ;;كل أفض ;;ل مم ;;ا ي ;;ؤدي الى زي ;;ادة إنتاجي ;;ة العام ;;ل أو
ُح سن المتابعة بحيث ُيعتبر أداة قياس جيدة لتنفي;;ذ جمي;;ع المه;;ام واالنش;;طة وبالت;;الي يك;;ون مؤش;;ر .7
توعية العاملين بأش;كال مض;يعات ال;وقت ي;ؤدي الى تجنبهم القي;ام به;ا به;دف إس;تثمار ال;وقت في .8
تعزي ;;ز اإلب ;;داع الف ;;ردي للع ;;املين والم ;;دراء بحيث ي ;;تيح الفرص ;;ة للع ;;املين في إظه ;;ار الفروق ;;ات .9
الفردي ;;ة في إنج ;;از األنش ;;طة والمه ;;ام خالل وقت مح ;;دد مم ;;ا ي ;;ؤدي الى قي ;;ام الع ;;املين والم ;;دراء
6
بإبتك;;ار ط;;رق مختص;;رة إبداعي;;ة في التنفي;;ذ وهن;;ا تظه;;ر الفروق;;ات الفردي;;ة بين الع;;املين وبن;;اء
عليه من الممكن إثابة الع;املين على إبتك;ار فك;رة جدي;دة أدت إلى تنفي;ذ ن;اجح للمه;ام واألنش;طة.
تتطلب إدارة أي مؤسسة تبغى تحقيق أهداف مقصودة محددة أن تقوم بإدارة الوقت وتوزيعه حسب
مراحل العمل وهن;ا ي;برز ل;دينا العدي;د من المراح;ل الهام;ة والرئيس;ية وتوزي;ع ال;وقت فيه;ا وهي كم;ا
يلي:
مرحلة التخطيط:
لتنفيذ أي ُم همة يجب أن يكون هناك مرحلة للتخطيط للقيام في جميع األنشطة والمهام وهي مرحل;;ة
المرحلة التحضيرية:
ت ;;أتي ه ;;ذه المرحل ;;ة بع ;;د اإلنته ;;اء من مرحل ;;ة التخطي ;;ط وقب ;;ل عملي ;;ة التنفي ;;ذ به ;;دف التحض ;;ير الجي ;;د
مرحلة التنفيذ:
هي مرحلة تنفيذ األنشطة والمهام الوضوعة في خطة العمل وحسب الوقت المحدد لكل ُم همة ولكل
عامل او موظف.
مرحلة المتابعة:
7
هي مرحلة مستمرة تبدأ منذ مرحلة التخطي;;ط وتنتهي م;;ع اإلنته;;اء الت;;ام من تحقي;;ق األه;;داف ،به;;دف
مضيعات الوقت:
" هي أنش;;طة غ;;ير ض;;رورية تأخ;;ذ وقت;;ا ،أو تس;;تخدم وقت;;ا بطريق;;ة غ;;ير مالئم;;ة ،أو أنه;;ا أنش;;طة ال
تعطي عائدا بتناسب والوقت المبذول من أجلها"( .عليان ،ربحي مصطفى.))191)2010(.
عن;;د مراجع;;ة تعري;;ف مض;;يعات ال;;وقت يتض;;ح ل;;دينا بأنه;;ا ممارس;;ات ألفع;;ال خ;;ارج خط;;ة العم;;ل أو
ممارسات ألفعال مخططة ولكن يتم تنفيذها بطريق;ة تق;وم على ه;;در ال;;وقت ،فالمقي;;اس هن;;ا ه;;و حجم
اإلنجاز خالل فترة محددة ويجب أن يكون عائد تنفيذ هذه الُم همة أكبر من قيم;;ة ال;;وقت المب;;ذول في
تنفيذ األنشطة والمهام.
8
وض ;;ع خط ;;ط تنفي ;;ذ مرن ;;ة مقي ;;دة ب ;;الوقت م ;;ع مراع ;;اة وض ;;ع زمن مح ;;دد لك ;;ل مهم ;;ة م ;;ع تحدي ;;د .5
إختيار أفضل الطرق وأكثرها إبداعا في التنفيذ( .بيتل ،ليستر آر.))1999(. .6
التأخر بالذهاب والعودة من العمل سواء كان السبب شخصي مثل التأخر بالنوم أو سبب خ;;ارج .1
عن إرادة العامل أو الموظف وهو مثال أزمة المرور خالل الذهاب والعودة.
األك; ;;ل خالل العم; ;;ل مم; ;;ا ُيفق; ;;د العام; ;;ل وقت; ;;ا في تن; ;;اول الطع; ;;ام والش; ;;راب أو الت; ;;دخين للع; ;;املين .2
العالقات اإلجتماعية داخل بيئة العمل ،فبعض العاملين يهدرون بعض;;ا من وقتهم بالتواص;;ل م;ع .3
عاملين آخرين ومثالنا ه;و إن ت;زوج أح;د الع;املين ومن ثم ع;اد للعم;ل بع;د إج;ازة ال;زواج في;أتي
الي ;;ه زمالئ ;;ة بالعم ;;ل للقي ;;ام بالتبري ;;ك والتهنئ ;;ة واألطمئن ;;ان على حال ;;ة ولربم ;;ا تن ;;اول الحلوي ;;ات
العاملين غير األكفاء الذين يبذلون جهدا كبيرا في تنفي;ذ أبس;ط المه;ام ويب;ذل الم;دير أو المش;رف .4
عليهم وقت;;ا ط;;ويال إلقن;;اعهم بالُم هم;;ة وكيفي;;ة القي;;ام به;;ا ومن ثم متابعت;;ه لهم على م;;دار تنفي;;ذهم
9
الواجب ;;ات العائلي ;;ة للع ;;املين وهي اح ;;د العناص;;;ر المه ;;درة لل ;;وقت والخارج ;;ة عن إرادة العام ;;ل .5
ومثالن ;;ا ه ;;و ذه ;;اب العام ;;ل م ;;ع أح ;;د والدي ;;ه للط ;;بيب لألطمئن ;;ان على ص ;;حته ومتابع ;;ة الفح ;;وص
المخبري;ة ل;ه مم;ا ق;;د ي;ؤدي الى إه;دار ال;وقت بال;ذهاب إلى الط;بيب وفي ض;;عف الترك;يز للعام;ل
خالل العم;;ل لتخوف;;ه على ص;;حته مم;;ا يفق;;دة دق;;ة األنج;;از وال;;ذي ي;;ؤثر ت;;أثيرا مباش;;را في حجم
اإلنجاز.
اإلجتماع;;ات وه;;و اح;;د عناص;;ر اإلنت;;اج المهم;;ة ،لكن;;ه ُع رض;;ة له;;در ال;;وقت بس;;بب وج;;ود العدي;;د .6
من الع; ;;املين أو الم; ;;وظفين أص; ;;حاب اآلراء المختلف;;;ة ح; ;;ول تنفي; ;;ذ أي ُم هم; ;;ة أو نش; ;;اط أو ح; ;;تى
إج ;;راء ق ;;د يك ;;ون روتي ;;ني وهن ;;ا ت ;;أتي ُم هم ;;ة الم ;;دير الجي ;;د من خالل ُح س ;;ن إدارة اإلجتماع ;;ات
اإلتص;;االت الهاتفي;;ة خالل ي;;وم العم;;ل وه;;و ُيعت;;بر أح;;د أهم األفع;;ال الُم ه;;درة لل;;وقت الن;;ه يتك;;رر .7
على مدار اليوم وخاصة لألمور الشخصية وال ُنلقي ل;;ه أهتم;;ام فبعض المكالم;;ات الهاتفي;;ة تعم;;ل
على تعكير صفو العامل مما يفقده تركيزه في العمل أو حتى مغادرة العمل.
األعم ;;ال الروتيني ;;ة وهي اح ;;د األعم ;;ال ال ;;تي يجب ان يت ;;وخى الم ;;دير بال ;;ذات القي ;;ام به ;;ا وهن ;;ا .8
يت;;وجب على الم;;دير الن;;اجح ان ُيحس;;ن التف;ويض وتوزي;;ع المه;;ام ح;;تى ال يفق;د المزي;;د من ال;;وقت
على األعم; ;;ال الروتيني; ;;ة ال; ;;تي من الممكن أن يق; ;;وم به; ;;ا غ; ;;يره وهن; ;;ا يجب أن يك; ;;ون التف; ;;ويض
واض;;حا ُم عمم;;ا ح;;تى ال يخل;;ق س;;وء فهم وبالت;;الي ال يحق;;ق الغاي;;ة المرج;;وة من التف;;ويض ذات;;ه.
10
س;;اعدت ث;;ورة المعلوم;;ات والتط;;ور المع;;رفي في اآلون;;ة األخ;;يرة على إنت;;اج ب;;رامج حاس;;وبية تس;;اعد
المؤسس;;ة والع;;املين فيه;;ا بتنظيم ال;;وقت وإ س;;تثماره بالش;;كل األمث;;ل ومن أب;;رز م;;ا أحدثت;;ه التكنولوجي;;ا
إس ;;تخدام محرك ;;ات البحث ع ;;بر األن ;;ترنت للبحث ح ;;ول أي معلوم ;;ة أو خدم ;;ة تُص ب في خدم ;;ة .1
إس ;;تخدام األن ;;ترنت لعق ;;د األجتماع ;;ات الالس ;;لكية الغ ;;ير مباش ;;رة ألس ;;تثمار ال ;;وقت ب ;;دل الحض ;;ور .2
إستخدام ال;برامج الحاس;وبية ال;تي تق;وم على تس;هيل ُط رق حص;ر البيان;ات والمعلوم;ات وتحليله;ا .3
متابع; ;;ة بعض األعم; ;;ال من خالل المكتب دون الحاج; ;;ة إلى ال; ;;ذهاب الشخص; ;;ي ألح; ;;د الع; ;;املين .4
للقيام بها ومنها متابعة الحسابات المصرفية وعقد الصفقات التجارية في بعض األحيان.
إس;تخدام البري;د األلك;تروني للتواص;ل بين الع;املين فيم;ا يتعل;ق بالعم;ل وهي عملي;ة إتص;ال جي;دة .5
تتيح الفرصة للتواصل بين جميع العاملين والمدراء دون الحاج;;ة الى نقاش;;ات مباش;;رة ق;;د ت;;ؤدي
األجه ;;زة الحديث ;;ة ال ;;تي ُتس ;;تخدم للمراس ;;الت الرس ;;مية دون تُح م ;;ل أعب ;;اء إرس ;;الها بش ;;كل مباش ;;ر .6
11
تخفيف األعمال الورقي;;ة ال;;تي ُته;;در الكث;;ير من ال;;وقت بأس;;تخراجها وتوثيقه;;ا وحفظه;;ا من التل;;ف .7
ومطالعته;;ا حيث يق;;وم الحاس;;وب بحفظه;;ا بش;;كل ُيس;;هل على الع;;املين الرج;;وع إليه;;ا دون ه;;در
تخفيض حجم التك;;اليف س;;واء التك;;اليف المباش;;رة وهي األج;;ور للع;;املين الممكن اإلس;;تغناء عنهم .8
بمع; ;;دات وماكين; ;;ات تعم; ;;ل بواس; ;;طة التكنولوجي; ;;ا دون الحاج; ;;ة لمزي; ;;د من الع; ;;املين وإ ض; ;;طرار
اإلدارة لمت;;ابعتهم ودف;;ع أج;;ور إض;;افية ويوج;;د تك;;اليف غ;;ير مباش;;رة من الممكن اإلس;;تغناء عنه;;ا
مث;;ل الدعاي;;ة الورقي;;ة المطبوع;;ة وإ س;;تبدالها بالدعاي;;ة ع;;بر المواق;;ع األلكتروني;;ة وال س;;يما مواق;;ع
التواص ;;ل اإلجتم ;;اعي وال ;;تي تعم ;;ل على إس ;;تهداف ش ;;ريحة أك ;;بر من العمالء وال تحت ;;اج لكل ;;ف
تطوير مهارات العاملين والتعليم عبر األنترنت دون الحاج;ة إلى عق;د ال;دورات المباش;رة وال;تي .9
ق;;د ال تك;;ون ُم هم;;ة بنفس الدرج;;ة لجمي;;ع الع;;املين مم;;ا ق;;د ي;;ؤدي الى ه;;در وقتهم وه;;در الكل;;ف
.10أجه ;;زة اإلتص;;;ال الحديث ;;ة تق ;;وم على تخفيض حجم المكالم ;;ات الهاتفي ;;ة ال ;;واردة للع ;;املين والم ;;دراء
بحيث تتيح للعامل أو المدير بتلقي الرسائل الصوتية من المتص;لين ومن ثم يس;تطيعون تق;دير أهمي;ة
اإلتص;;ال واإلجاب;;ة فق;;ط على المكالم;;ات الض;;رورية وال;;تي تص;;ب في مص;;لحة العم;;ل( .أبو شيخة،
نادر أحمد.))2008(.
12
المراجع:
عبوي ،زيد .)2006(.إدارة الوقت ،الطبعة االولى ،عمان :دار كنوز المعرفة. .1
أبو شيخة ،ن;ادر أحم;د .)2008(.م;دخل إلى إدارة ال;وقت ،الطبع;ة االولى ،عم;ان :دار المس;يرة .2
للنشر.
فرح ،ياسر أحمد .)2007(.إدارة الوقت ومواجهة ضغوط العمل ،الطبعة االولى ،عمان :دار .3
الحامد.
عليان ،ربحي مصطفى .)2010(.إدارة الوقت ،الطبعة االولى ،عمان :دار جرير للنشر. .4
بيتل ،ليستر آر .)1999(.إدارة الوقت(محمد نجار وهشام عبداهلل ،مترجمون) ،الطبعة العربية .5
قداح ،محمد ( .)2015مهارات الحياة ،الطبعة األولى ،عمان :دار وائل للنشر. .6
13
14