Time Management

‫إدارة الوقت‬

What Is Time Management? ‫ما المقصود بإدارة الوقت؟‬

“Time management” is the process of organizing and planning how to divide your
time between specific activities in a useful and effective way, especially in your work:
He’s intelligent, but poor time management is limiting his success.”

‫ خاصة في‬، ‫"إدارة الوقت" هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة معينة بطريقة مفيدة وفعالة‬
."‫ لكن إدارته السيئة لوقته تسبب فشله‬، ‫ إن شخص ما ذكي‬: ‫ يقال‬،‫عملك‬

Good time management enables you to work smarter so that you get more done in
less time, even when time is tight and pressures are high.

‫ حتى‬، ‫تمكنك إدارة الوقت الجيدة من العمل بشكل أكثر ذكاء حتى تتمكن من إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل‬
.‫عندما يكون الوقت ضيقا والضغوط عالية‬

Initially, time management referred to just business or work activities, but eventually
the term broadened to include personal activities as well.

‫ ولكن تم توسيع المصطلح في نهاية‬، ‫ أشارت إدارة الوقت إلى األنشطة التجارية أو العمل فقط‬، ‫في البداية‬
.‫المطاف ليشمل األنشطة الشخصية أيضا‬

“ABCD” Analysis

A technique that has been used in business management for a long time is the
categorization of large data into groups. These groups are often marked A, B,C and D
hence the name. Activities are ranked by these general criteria:

A – Tasks that are perceived as being urgent and important,

B – Tasks that are important but not urgent,

C – Tasks that are unimportant but urgent,

1
‫‪D – Tasks that are unimportant and not urgent.‬‬

‫تحليل ‪ABCD‬‬

‫هي طريقة تم استخدامها في إدارة األعمال لفترة طويلة وتقوم على فكرة تصنيف البيانات الكبيرة إلى مجموعات‪.‬‬
‫غالبا ما يتم تمييز هذه المجموعات بـ ‪ A‬و ‪ B‬و ‪ . C‬ويتم ترتيب األنشطة وفقا للمعايير العامة التالية‪:‬‬

‫أ‪ -‬الواجبات التي تعتبر عاجلة وهامة ‪،‬‬

‫ب‪ -‬الواجبات المهمة ولكنها ليست عاجلة ‪،‬‬

‫ج ‪ -‬الواجبات غير المهمة ولكنها عاجلة ‪،‬‬

‫د‪ -‬الواجبات غير المهمة وغير العاجلة‪.‬‬

‫‪Each group is then rank-ordered by priority, ABC analysis is frequently combined‬‬

‫‪with Pareto analysis.‬‬

‫يتم ترتيب كل مجموعة حسب األولوية‪ ،‬يتم دمج تحليل ‪ ABC‬بشكل متكرر مع تحليل ‪.Pareto‬‬

‫‪Pareto analysis‬‬

‫‪This is the idea that 80% of tasks can be completed in 20% of the disposable time, and‬‬
‫‪the remaining 20% of tasks will take up 80% of the time.‬‬

‫تحليل باريتو‬

‫هذه الفكرة تنص على أن ‪ ٪80‬من المهام يمكن إكمالها في ‪ ٪20‬من الوقت المتاح ‪ ،‬و ‪ ٪20‬المتبقية من المهام‬
‫ستستغرق ‪ ٪80‬من الوقت‪.‬‬

‫‪This principle is used to sort tasks into two parts. According to this form of Pareto‬‬
‫‪analysis it is recommended that tasks that fall into the first category be assigned a‬‬
‫‪higher priority.‬‬

‫يستخدم هذا المبدأ لفرز المهام إلى قسمين‪ .‬وفقا لهذا الشكل من تحليل باريتو ‪ ،‬يوصى بإعطاء أولوية أعلى للمهام‬
‫التي تندرج في الفئة األولى‪.‬‬

‫‪2‬‬
The 80-20-rule can also be applied to increase productivity: it is assumed that 80% of
the productivity can be achieved by doing 20% of the tasks. Similarly, 80% of results
can be attributed to 20% of activity. If productivity is the aim of time management,
then these tasks should be prioritized higher.

‫ من اإلنتاجية يمكن تحقيقها من خالل‬٪80 ‫ من المفترض أن‬:‫ لزيادة اإلنتاجية‬20-80 ‫يمكن أيضا تطبيق قاعدة‬
‫ إذا كانت اإلنتاجية هي هدف‬.‫ من النشاط‬٪20 ‫ من النتائج إلى‬٪80 ‫ يمكن نسب‬، ‫ وبالمثل‬.‫ من المهام‬٪20 ‫تنفيذ‬
.‫ فيجب إعطاء األولوية لهذه المهام‬، ‫إدارة الوقت‬

Project management and Time: :‫الوقت وإدارة المشاريع‬

Time management is related to different concepts such as Project management, Time

management can be considered to be a project management subset and is more
commonly known as project planning and project scheduling.

‫ يمكن اعتبار إدارة الوقت بمثابة مجموعة فرعية إلدارة‬،‫ترتبط إدارة الوقت بمفاهيم مختلفة مثل إدارة المشروع‬
.‫المشروع وهي أكثر شيوعا باسم تخطيط المشروع وجدولة المشروع‬

A project is a carefully planned piece of work to produce something new.

.‫المشروع هو مجموعة االنشطة المخططة بعناية إلنتاج شيء جديد‬

Project management is the managing of stages.

.‫إدارة المشاريع هي إدارة مراحل المشروع لضمان إنجازه ضمن الوقت والكلفة والجودة المحدد‬

Stages could be overlapped which means the second one starts before the first
finishes.

‫يمكن أن تتداخل مراحل المشروع بحيث تحدث في نفس الوقت وهذا يعني بدء المرحلة الثانية قبل انتهاء المرحلة‬
.‫األولى‬

Big projects often include bonus payments for completion early or on time, and
penalties for late completion.

3
‫غالبا ما تتضمن المشروعات الكبرى مكافأة في حال إكمالها في وقت مبكر أو في الوقت المحدد ‪ ،‬وغرامات‬
‫تأخير في حال عدم إكمالها في الوقت المحدد‪.‬‬

‫‪Time management Terms:‬‬ ‫مصطلحات تستخدم في إدارة الوقت‪:‬‬

‫‪The time scale or time frame is the overall period during which something should‬‬
‫‪happen or be completed.‬‬

‫النطاق الزمني أو اإلطار الزمني هو الفترة الكلية التي يجب أن يحدث أو يكتمل خاللها شيء ما‪.‬‬

‫‪The lead time is the period of time it takes to prepare and complete or deliver‬‬
‫‪something.‬‬ ‫مهلة التسليم‪ :‬هي الفترة الزمنية التي تستغرقها إلعداد واستكمال أو تسليم شيء ما‪.‬‬

‫‪For example, the lead time between the placement of an order and delivery of new‬‬
‫‪cars by a given manufacturer might be between 2 weeks and 6 months, depending on‬‬
‫‪various particularities.‬‬

‫على سبيل المثال ‪ ،‬قد تكون المهلة بين تقديم طلب وتسليم سيارات جديدة من قبل شركة تصنيع معينة ما بين‬
‫أسبوعين و ‪ 6‬أشهر ‪ ،‬اعتمادا على الخصائص المختلفة‪.‬‬

‫‪"Manufacturing lead time" defined as the total time required to manufacture an item,‬‬
‫‪including order preparation time, queue time, setup time, run time, move time,‬‬
‫‪inspection time, and put-away time.‬‬

‫تعرف "مهلة التصنيع" على أنها إجمالي الوقت المطلوب لتصنيع عنصر ‪ ،‬بما في ذلك وقت تجهيز الطلب‬
‫ووقت االنتظار ووقت إعداد المكائن ووقت التشغيل ووقت النقل ووقت الفحص ووقت وضع العنصر في‬
‫التخزين‪.‬‬

‫‪Schedule or Time table is The times or dates when things should happen.‬‬

‫الجدولة الزمنية هي ترتيب األحداث حسب جدول زمني معين‪ ،‬مثال برنامج لقدوم ومغادرة الطائرات في مطار‪.‬‬

‫‪On schedule is the process when work is completed at the planned time.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫هذا المصطلح يعني أن العمل قد أنجز في الموعد المحدد أو الوقت المخطط له‪.‬‬

‫‪Ahead of schedule is the process when work is completed before the planned time.‬‬

‫هذا المصطلح يعني أن العمل قد أنجز قبل الموعد المحدد له‬

‫‪Behind schedule is the process when work is completed after the planned time, it is‬‬
‫‪delayed.‬‬ ‫هذا المصطلح يعني أن العمل قد أنجز متأخرا عن الجدول الزمني المخطط له‪.‬‬

‫‪Make up time is the process when you try to go faster.‬‬

‫هذا المصطلح يعني أنك تحاول أن تنجز أنشطة العمل بشكل أسرع لتعويض ما فاتك من الوقت‪.‬‬

‫‪Down time: A period when a machine or computer cannot be used because it is not‬‬
‫‪working.‬‬ ‫فترة التوقف‪ :‬هي الفترة التي يتعذر فيها استخدام جهاز ما مثل الكمبيوتر‪.‬‬

‫‪Time tips: How to manage time:‬‬ ‫نصائح تتعلق بإدارة الوقت‪ :‬كيف تقوم بإدارة وقتك‪:‬‬

‫‪Everyone complains that they never have enough time.‬‬

‫الجميع يعاني من أنه ليس لديهم وقت كافي إلنجاز األعمال‪.‬‬

‫‪Lots of employees do their time management courses, to learn how to organize their‬‬
‫‪time. Here are some ideas:‬‬

‫لذلك فإن الكثير من الموظفين يشاركون بدورات إدارة الوقت‪ ،‬لمعرفة كيفية تنظيم وقتهم‪.‬‬

‫إليكم بعض األفكار‪:‬‬

‫‪- Use a diary or calendar to plan your day and week. Personal organizers (small‬‬
‫‪pocket-size computers) are good for this.‬‬

‫‪ -‬استخدم دفتر خاص لتسجيل األعمال المطلوب إنجازها خالل اليوم أو االسبوع‪ .‬يمكنك استخدام جهاز الكتروني‬
‫لعمل ذلك‪.‬‬

‫‪- Plan your day in advance.‬‬ ‫‪ -‬خطط يومك مقدما‪.‬‬

‫‪5‬‬
Make a realistic plan (not just a list) of the things you have to do, prioritize them in
order of importance:

:‫ حسب األهمية‬، ‫ وليس مجرد قائمة باألشياء التي يجب عليك القيام بها‬، ‫ضع خطة واقعية‬

-Work on things that have the highest priority first.

.‫ اعمل على األشياء التي لها األولوية القصوى أوال‬.‫رتبها حسب األولوية‬

- Avoid interruptions and distractions, which stop you doing what you had planned.

.‫ والتي تمنعك من القيام بما خططت له‬،‫ تجنب االنشغال بالحديث الغير ضروري مع اآلخرين‬-

- Do jobs to a realistic level of quality in the time available, and to a level that is really
necessary.

.‫ وحسب مستوى الضرورة‬، ‫ قم بعمل المطلوب منك على مستوى واقعي من الجودة في الوقت المتاح‬-

- Don't aim for perfectionism when there is no need for it. Try to balance time, cost
and quality.

‫ حاول تحقيق التوازن بين الوقت والتكلفة والجودة بالعمل‬.‫ال تهدف إلى الكمال عندما ال تكون هناك حاجة لذلك‬
.‫الذي تقوم به‬