CÔNG TY CỔ PHẦN LDT

HƯỚNG DẪN
THỰC HIỆN 5S

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 1

 NỘI QUY LỚP HỌC

Báo CB
Có mặt Không ra Điện thoại Không nói QUẢN LÝ
ĐÚNG vào TỰ CHẾ ĐỘ CHUYỆN LỚP khi vắng
GIỜ DO RUNG RIÊNG mặt

Có mặt
XIN
ĐÚNG
PHÉP
GIỜ

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 2

 MỤC TIÊU KHOÁ HỌC

Chương trình triển khai 5S tại LDT

Nhận thức chung về 5S

Phương pháp và cách thức triển khai

áp dụng 5S tại đơn vị

Đánh giá hoạt động 5S

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 3

 NỘI DUNG CHÍNH

I II III

Khái niệm, Triển khai Các vấn đề

đặc điểm và và duy trì cốt lõi để
lợi ích của 5S hệ thống 5S duy trì 5S

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 4

 NỘI DUNG CHÍNH

1. Thực trạng 5S phải đối mặt

I
2. Quá trình tìm kiếm một vật dụng…

Khái niệm, đặc

điểm và lợi ích 3. Lợi ích của 5S
của 5S

4. 5S là gì?

5. Ý nghĩa của các S: S1, S2, S3, S4, S5

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 5

 1. THỰC TRẠNG LUÔN PHẢI ĐỐI MẶT

Tác phong, tư thế, làm việc, vị trí các vật

dụng không phù hợp và đồng nhất.
Văn phòng: tài liệu, hồ sơ, đồ dùng VP
không sạch sẽ, sẵn có

• Máy móc thiết bị được bố trí và bảo trì

không thích hợp.

• Lối đi, giao thông nội bộ không được

thông thoáng!

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

 2. CÁC TÌNH HUỐNG TÌM KIẾM…
Thời gian tìm kiếm Ta thật
Có thể dùng ngay Số lượng vừa đủ giỏi 
=0

Nguy
Số lượng quá nhiều cơ? Tồn
Tìm kiếm
kho
Có nhưng số Tiếc quá, không đáp ứng
lượng không đủ được công việc 

Có nhưng không
Tiếc quá, thật lãng phí 
dùng được
Mất cả buổi Nguy
Hết thời gian cơ?
mới tìm thấy
Có tìm nhưng Sau đó Lại thừa
Vội vàng đặt mua rồi
nhưng không thấy Lại tìm thấy

Không thấy Vội vàng đặt mua Tốn tiền quá !!!

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

 3. LỢI ÍCH CỦA 5S

Thời gian tìm kiếm đồ dùng, hồ sơ, trang thiết bị nhanh

Không khí làm việc cởi mở, thân thiện trong văn phòng
Môi trường làm việc thông thoáng, thoải mái, hiệu quả.
Nâng cao khả năng quản lý, tính chuyên nghiệp
Giảm lãng phí:

 Thời gian
 Vận chuyển
 Không gian
 Kiểm kê
 Tinh thần

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

 4. 5S LÀ GÌ

5S là một triết lý nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn

nắp, sạch sẽ

5S là một công cụ nhằm loại bỏ lãng phí

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện những công cụ cải tiến
liên tục (Kaizen – sự cải tiến liên tục, Lean – sản xuất
tinh gọn, 6 Sigma,…)

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 9

 5. Ý NGHĨA CỦA CÁC S
Một phương pháp cải tiến đơn giản, dễ thực hiện và ít tốn chi phí.

Tiếng Nhật Tiếng Anh Tiếng Việt

S1 Seiri Sort Sàng lọc

S2 Seiton Set in order Sắp xếp

S3 Seiso Shine Sạch sẽ

S4 Seiketsu Standardize Săn sóc

S5 Shitsuke Sustain Sẵn sàng

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

 S1: SÀNG LỌC
 Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
 Loại bỏ những thứ không cần
thiết
 Xác định “đúng số lượng” đối
với những thứ cần thiết

ơĐúng là nói
Thật là dễ

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 11

 S2: SẮP XẾP
 Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ
tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để
dễ tìm, dễ thấy

 Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ

 Sắp xếp các vị trí dụng cụ,

máy móc, công nhân… sao
cho tiến trình làm việc trôi
chảy

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 12

 S3 :SẠCH SẼ
 Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ.
 Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi
 Dọn dẹp, làm sạch có “Ý THỨC”

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 13

 S4 : SĂN SÓC
 Duy trì thành quả đạt được  Nguyên tắc 3 Không:
 “Liên tục phát triển” 3S
 Không có vật vô dụng.
 Sàng Lọc
 Không bừa bãi.
 Sắp Xếp
 Sạch Sẽ  Không dơ bẩn.
Mọi lúc, mọi nơi

S4 = S1 + S2 + S3 được vận
hành một cách liên tục và trở
thành tiêu chuẩn (thói quen).
Các tiêu chuẩn, thói quen đó
liên tục được cải tiến và nâng
cao mức độ.

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 14

 S5 : SẴN SÀNG
Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S:
• Sàng Lọc
• Sắp Xếp

• Sạch Sẽ

Liên tục thực hiện các phong trào thi đua 5S.
• Thi đua giữa các cá nhân
• Thi đua giữa các phòng/Ban/ PGD thuộc CN

Thường xuyên đánh giá kiểm tra.

• Đánh giá nội bộ 5S
• Đánh giá chéo giữa các PGD/CN…

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 15

 NỘI DUNG CHÍNH
Trao đổi thông tin trong quá trình TH

II Các bước triển khai 5S kỳ II

Bước 1: Chuẩn bị, kickoff, đào tạo

Triển khai
và duy trì
hệ thống 5S Bước 2: Thực hiện 3S (S1 + S2 + S3)

Bước 3: Thực hiện S4

Bước 4: Thực hiện S5

Bước 5: Nghiệm thu kết quả thực hiện

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

 Trao đổi thông tin quá trình thực hiện 5S
PHÒNG
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

CÁC CHI BỘ PHẬN

NHÁNH

PHÒNG A PHÒNG B PHÒNG C

 Chiều mũi tên màu xanh thể hiện việc trao đổi thông tin của phòng QLCL với các đơn vị áp dụng 5S.
QLCL đóng vai trò là đơn vị kiểm soát hoạt động 5S tại các đơn vị.
 Chiều mũi tên màu đỏ, thể hiện việc trao đổi thông tin của Chi nhánh với các phòng trực thuộc trong
quá trình thực hiện 5S

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 17

 Các bước triển khai 5S
Bước Nội dung Thời hạn hoàn thành
Böôùc 3 Böôùc 4
1 Chuẩn bị thực hiện, Kickoff và đào tạo.
Tổng veä sinh Thực hiện 3S

Thực hiện 3S: Tổng vệ sinh, sàng lọc, sắp

2
xếp, sạch sẽ.

3 Thực hiện S4: Tiêu chuẩn hóa

Thực hiện S5: Đánh giá theo checklist

4 Cải tiến: Căn cứ vào kết quả đánh giá, yêu

cầu các phòng, ban, bộ phận cải tiến công
tác 5S.

Thời hạn cuối cùng gửi báo cáo nghiệm

5
thu.

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổiP. Quản lý chất lượng HO
18
 Các bước triển khai 5S

 Hướng dẫn chuẩn bị thực hiện.

 Hướng dẫn kickoff (phát động
chương trình thực hiện).
 Hướng dẫn đào tạo 5S lại 5S cho
BƯỚC 1 các thành viên.
Chuẩn bị thực hiện,
Kickoff và đào tạo.  Hướng dẫn thực hiện tổng vệ sinh
CN/Phòng chức năng
 Hướng dẫn chụp hình, lưu trữ tư
liệu về thực hiện chương trình 5S.

23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
19
 Chuẩn bị thực hiện
1. Lãnh đạo Chi nhánh/Phòng chức năng thấu hiểu lợi ích của 5S:
Được biết về chương trình triển khai 5S của đợt 2.
2. Rà soát lại ban 5S:
• Bổ sung thành viên nếu cần.
• Các nội dung đã thực hiện kỳ trước: cần phát huy và cần cải tiến vấn
đề gì?
• Các vấn đề về nguồn lực của ban 5S
3. Xem xét các hướng dẫn thực hiện và yêu cầu nghiệm thu của
PQLCL.

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 20

 Kick off và đào tạo.
1. Tổ chức buổi kick-off chươmg trình 5S
2. Tuyên truyền quảng bá 5S với biểu ngữ, áp phích,
bản tin nội bộ tại chi nhánh
Bản tin 5S
3. Tổ chức khóa đào tạo 5S cơ bản cho mọi thành viên
tham gia triển khai 5S.

Biển đeo 5S

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

Chụp ảnh
5S
21
 Tổng vệ sinh

1. Cung cấp dụng cụ và thiết bị cần

thiết để vệ sinh
2. Tổ chức tổng vệ sinh
3. Phân chia thành các nhóm nhỏ
làm vệ sinh tại các khu vực được
xác định
4. Chụp ảnh hiện trường
- Cận cảnh
- Toàn cảnh
- Share ảnh lên cho mọi thành viên cùng
thưởng lãm.

23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
22
 Các bước triển khai 5S

 Thực hiện S1: Sàng lọc

BƯỚC 2  Thực hiện S2: Sắp xếp

 Thực hiện S3: Sạch sẽ

Thực hiện 3S.

23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
23
 THỰC HIỆN S1
S1: SÀNG LỌC (SEIRI)
 Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
 Loại bỏ những thứ không cần thiết
 Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

Không gian Văn

Đồ dùng cá nhân của
phòng…
nhân viên

Các vật phẩm, Tủ tài liệu, kệ,…

NVL trong kho.

Các tài liệu, hồ sơ, biểu

Bàn làm việc
mẫu

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

 Thực hiện S2
S2: SẮP XẾP (SEITON)
• Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn.
• Mọi vật dụng cần có địa chỉ và được gắn nhãn theo hệ
thống.
• Đặt vật dụng ở vị trí dễ thấy để giảm thiểu thời gian tìm
kiếm.
• Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ
dàng.
• Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt cần để tách riêng với
các dụng cụ được dùng phổ biến.
• Dụng cụ sử dụng thướng xuyên cần sắp xếp bên cạnh người
sử dụng.

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 25

 Thực hiện S2 (tiếp)
CÁCH THỰC HIỆN SẮP XẾP:

PHÂN LOẠI HÀNH ĐỘNG YÊU CẦU

Thường được Phải được đặt gần điểm sử

S2 dùng dụng

CÁC VẬT Thỉnh thoảng Có thể để cách xa điểm sử

DỤNG CẦN sử dụng dụng một ít
DÙNG

Không sử dụng Cần để tách riêng trong

S1 nhưng phải giữ kho, có nhãn nhận dạng rõ
ràng

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 26

 Thực hiện S2 (tiếp)

• Cách sắp xếp hồ sơ, tài liệu

• Cách sắp xếp công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, ngăn tủ, cốc
chén… (tham khảo)

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 27

 Thực hiện S2 (tiếp)
• Cách sắp xếp các công cụ, dụng cụ dùng chung.

• Cách sắp xếp bàn làm việc:

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 28

 Thực hiện S3
S3: SẠCH SẼ (SEISO)
- Dọn dẹp, lau dọn thường
xuyên nơi làm việc.
- Phòng ngừa nguồn lây bẩn.

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 29

 Thực hiện S3 (tiếp)
CÁC KHU VỰC CẦN LÀM SẠCH
1. Khu vực tủ hồ sơ tài liệu
Các loại kho hồ sơ, các giá kệ chứa đồ,
tủ đựng hồ sơ, tài liệu…
2. Thiết bị văn phòng
Các loại máy móc thiết bị văn phòng:
máy in, máy fax, máy xén giấy, máy
photo, bàn viết, ghế ngồi…
3. Khu vực xung quanh.
Lối đi, cửa sổ, phòng họp, phòng vệ sinh,

khu vực tiếp khách, khu vực 5s v.v…

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 30

 Yêu cầu sau thực hiện 3S

 Dễ dàng xác định vị trí của một vật.

Kết quả  Nhận biết vật đó thừa hoặc thiếu.
của việc thực hiện  Nhận biết ngay vật đã bị thất lạc.
3S phải đạt được:  Mọi vật có thể dễ dàng lấy ra sử dụng.
 Tất cả mọi người cần dùng đều biết.

Thỏa mãn 3C: Thỏa mãn 3E:

Clean Easy to find.
Clear Easy to use.
Compact Easy to put back.

Nên thực hiện các bước 1 và 2 cùng 1 ngày.

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 31

 Các bước triển khai 5S

Hướng dẫn thực hiện S4

BƯỚC 3
Thực hiện S4

23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
32
 Thực hiện S4

S4: SĂN SÓC (SEIKETSU)

 Duy trì thành quả đạt được
 “Liên tục phát triển” 3S
• Sàng Lọc
• Sắp Xếp
• Sạch Sẽ
 Mọi lúc, mọi nơi

Nguyên tắc 3 Không:

• Không có vật vô dụng.
• Không bừa bãi.
• Không dơ bẩn.

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 33

 Thực hiện S4
 Vẽ sơ đồ toàn bộ mặt bằng trong phạm vi 5S. Phân công trách
nhiệm quản lý cho các thành viên của đơn vị theo khu vực

 Thiết lập tiêu chuẩn bàn làm việc cho tất cả các bàn làm việc
của nhân viên (Tham khảo form tiêu chuẩn cơ bản )

 Dán nhãn mác, gáy file, biển chỉ dẫn thích hợp, hướng dẫn sử
dụng cho các máy móc thiết bị phức tạp…. Đồng bộ hóa file
tài liệu, khay tài liệu, các vật phẩm văn phòng…

 Góc thông tin 5S (mỗi CN sẽ thiết lập chung 1 góc 5S nhằm

cập nhật thông tin mới và thường xuyên của CN )
23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
34
 Thực hiện S4

Sàng lọc
Sắp xếp
Xuất sắc

Giỏi

g Tá c
Khá ủaC ô n
u Q
Hiệ
Đạt Sạch sẽ

Thời gian
LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 35
 Các bước triển khai 5S
Hướng dẫn thực
hiện S5

BƯỚC 4
Thực hiện S5

23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
36
 Thực hiện S5
Thời Đỉnh cao của S5: SẴN SÀNG(SHITSUKE)
gian vòng tròn là S5 làm tất cả những việc
(S1+S2+S3+S4) với ý thức tự
Sẵn sàng giác cao.
Mục tiêu của 5S
Sạch sẽS
ắ p x ế p ăn s ó c
l Sc
ọă S
ns
n g óc Sàn
g lọc
Sà Sạch sẽ ắp
S
x ếp
Các công cụ
l ọ c Sắp xếp Sạch
5S Să sẽ
à n g n só
(Lặp đi lặp S c
Sạch s à n g lọc
lại 3S liên ẽ Sắp xếp S
tục) Sạch
sẽ
Sắp xếp Sàng lọc
Thực hiện các S
LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 37
 Bước 5: Thực hiện 3S hàng ngày

Sự hình thành thói quen!

Mọi hoạt động đều cần đến yếu tố con người. Nếu
như “con người” trong tổ chức không có thói quen
thực hiện các quy định hoặc thiếu sự tự giác chấp
hành kỷ luật thì việc thực hiện 5S theo phong trào
thì dễ nhưng khó duy trì tạo hiệu quả thực sự.
LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi
 THỰC HIỆN S5 CẦN LÀM ?

Thường xuyên Đào tạo 5S cho toàn thể

tuyên truyền nội bộ cán bộ, nhân viên.
về 5S trong đơn vị

Niêm yết kết quả đánh

Thường xuyên
thực hiện 5S thường
đánh giá nội bộ
xuyên.
5S

Lãnh đạo là Coi nơi làm việc là ngôi

tấm gương về nhà thứ hai của mình.
việc thực hành
tốt 5S
23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
39
 Đánh giá nội bộ 5S
 Lập kế hoạch đánh giá và khuyến khích 5S
 Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban
 Khuyến khích thưởng cho nhóm và cá nhân thực hiện tốt
 Tổ chức tham quan ở các đơn vị khác

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 40

 Các bước triển khai 5S

CÁC KẾT QUẢ CHÍNH

BƯỚC 5
Nghiệm thu kết quả  Báo cáo thực hiện
thực hiện  Hình ảnh minh họa
 Checklist đánh giá

23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
41
 NGHIỆM THU KẾT QUẢ VỚI PHÒNG QLCL

Kết quả nghiệm thu được gửi chậm nhất vào ngày 15/04/2013.
Gồm 03 nội dung chính như sau:
 Bản báo cáo theo mẫu của P.QLCL (Bản báo cáo này sẽ được lưu trữ
và đối chiếu kiểm tra lại khi P.QLCL tiến hành đánh giá).
 Tối thiểu 10 hình ảnh/1 đơn vị cho các hoạt động sau:
 Kickoff
 Tổng vệ sinh
 Trước và sau khi thực hiện 5S.
 Gửi checklist đánh giá nội bộ 5S của đơn vị gồm 2 phần: Checklist
đánh giá các phòng ban và Checklist đánh giá SGD
 Ban 5S tại chi nhánh tại các đơn vị, thường xuyên kiểm tra email để
cập nhật thông tin và nhận những hướng dẫn kịp thời từ P.QLCL.
23

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi

03/0
8/ 20
42
 NỘI DUNG CHÍNH

1. Cam kết của lãnh đạo

III 2. Sự tham gia của tất cả

3. Cải tiến liên tục

Các vấn đề
cốt lõi để
duy trì 5S 4. Quảng bá 5S như một sản phẩm

5. Thường xuyên đánh giá nội bộ

6. Ghi nhận đóng góp

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 43

 1. Cam kết của Lãnh đạo

TÀI CHÍNH

NHÂN LỰC

THỜI GIAN

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 44

 2. Sự tham gia của tất cả

Tất cả các phòng ban, tất cả

mọi người. Không có ngoại
lệ !!!
LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 45
 3. Cải tiến liên tục

• Cải tiến theo tinh thần liên tục

 Xây dựng văn hóa cải tiến từ những ý tưởng nhỏ
nhất mang lại giá trị trong công việc

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 46

 4. Quảng bá 5S như 1 sản phẩm

• Tổ chức các cuộc thi vui về 5S: sáng

kiến 5S; sáng tác thơ, truyện 5S, cuộc
thi tuyên truyền 5S; slogan… 5S

5S

5S

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 47

 5. Đánh giá 5S nội bộ

• Quá trình đánh giá nhằm:

- Xem xét tính hiệu lực và sự phù hợp của hệ thống
- Tìm kiếm cơ hội cải tiến

 ĐÁNH GIÁ KHÔNG PHẢI LÀ

SỰ TRỪNG PHẠT

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 48

 6. Ghi nhận đóng góp

• Sự ghi nhận là văn hóa, là tiền đề cho sự

GẮN BÓ - TRUNG THÀNH

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi 49

 Ý
Ú
CH
ĐÃ
Ạ N
B
Á C
C E!
N
Ơ GH
Á M N
C NG
L Ắ

LDT JSC Sẵn sàng cho sự thay đổi