GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

CÁCH SỬ DỤNG GIAO

TIẾP BẰNG EMAIL
HIỆU QUẢ TRONG
KINH DOANH
NHÓM 12
 Thành viên nhóm 12
675711 Nguyễn Trang Minh
675773 Nguyễn Thị Bích Ngọc
675716 Vàng Thị Mơ
675761 Nguyễn Thị Minh Ngọc
6654210 Nguyễn Thùy Mỵ
6667268 Tạ Thị Hồng Ngọc
675731 Hoàng Thị Lê Na
 Nội dung 1

I. Khái niệm giao tiếp qua
email
II. tại sao cần phải có kỹ năng
giao tiếp qua email
III. Các nguyên tắc khi giao
tiếp qua email
IV. Cấu trúc của một địa
chỉ email
V. Nên viết gì khi gửi email
VI. Trong một số trường 2
hợp sử dụng email giao tiếp
trong kinh doanh
VII. Ưu và nhược điểm khi
sử dụng email trong giao tiếp 3
kinh doanh
VIII. Những lưu ý khi giao tiếp
qua Email
4
 I. Khái niệm giao tiếp qua email

Giao tiếp qua email là một quá trình

giao tiếp gián tiếp nhằm trao đổi và
tiếp nhận thông tin giữa chủ thể này
với chủ thể khác để thực hiện mục
đích đề ra
 M
II.Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp qua email

T
1 2

• Tạo hiệu quả công việc W

Giúp truyền đạt thông cao

tin hiệu quả hơn so với • Tăng cường sự kết nối
các hình thức giao tiếp giữa người gửi với T
khác người nhận email

F
 M
II.Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp qua email

3 4 T

Thông qua việc viết, gửi,

nhận email mọi người
Là một cách thể W
cũng sẽ đoán biết được
hiện thương hiệu cá
phần nào con người, tính
nhân
cách, phong cách, quan
điểm làm việc, tư duy, T
cách nhìn nhận vấn đề
của bạn
F
 M
III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email

1 2 3
Viết câu chủ Các luận điểm Mọi ý đưa ra đều phải W
động, cấu trúc quan trọng nhất có dẫn chứng cụ thể.
đơn giản, dễ phải đưa lên đầu Nên dùng số liệu,
hiểu, cô đọng. email, và highlight hình ảnh một cách
T
tinh tế để tạo hiệu ứng
mình muốn.

F
 M
III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email

4 5 6
Đoán trước được các
thắc mắc khách hàng Viết email phải luôn W
Diễn giải lại ý của
sẽ có khi đọc mail thể hiện sự tôn trọng
khách hàng theo
Luôn luôn, luôn khách hàng tuyệt
cách mình hiểu, và
luôn check grammar đối qua cách viết.
hỏi họ xem mình T
hiểu thế có đúng và chính tả trong các
không. email gửi cho khách
hàng F
 M
III.Các nguyên tắc khi giao tiếp qua email

7 W
8
Truyền đạt luận
điểm của mình và Văn phong và
thuyết phục khách thần thái
T
hàng tin vào luận
điểm đó.
F
IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên định dạng

Giúp người đọc xác
định được ai là
người gửi email
đó.Tuy nhiên, hiện
nay không còn dùng.
IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên email
Là tên xác định hộp
thư của địa chỉ email
đó. Tên này được
người dùng tự tạo ra
miễn sao là duy nhất
và khác biệt với cái
địa chỉ email khác
IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Tên miền
Là tên của nơi cung
cấp dịch vụ thư
điện tử. Phần này
thường bắt đầu
bằng dấu “@” và
tiếp sau đó là tên
miền.
IV.Cấu trúc của một địa chỉ email (gồm 3 phần)

Ví dụ
Peter Wilson peter_wilson@businessmail.com.
Với "Peter Wilson" là tên định dạng,
"peter_wilson" là tên email và
"businessmail.com" là tên miền.
 V.Nên viết gì khi gửi email

1.Đặt chủ đề Email

(Subject)
Chủ đề email nhằm
giải thích cho mọi
người hiểu thông tin
bạn muốn truyền đạt
một cách ngắn gọn
 M
V.Nên viết gì khi gửi email
2. Bắt đầu bằng một câu chào
T
• Nếu bạn đang viết email tới một người mà bạn chưa hề gặp. Vậy thì hãy
bắt đầu email theo cách thông thường như trong ví dụ sau đây:
‘Thân gửi Anna,
Tôi hy vọng rằng email này có thể đến được với bạn W
Tên của tôi là Jack và hiện tại tôi đang lãnh đạo dự án Phát triển Quốc tế.’

• Nếu như người nhận là đồng nghiệp mà bạn đã quen biết, bạn có thể mở
lời chào một cách gần gũi hơn: T

‘Xin chào Anna,

Tôi hy vọng rằng bạn vẫn khỏe
Đây là thông tin cập nhật nhanh về dự án Phát triển Quốc tế.’ F
 M
V.Nên viết gì khi gửi email

2. Bắt đầu bằng một câu chào

T
• Nếu bạn không biết rõ đối phương sẽ nhận email của bạn là ai ví dụ
như khi viết email xin việc hoặc gửi email đến group chung, bạn có
thể áp dụng cách như sau:
W
‘Kính gửi nhà quản lý tuyển dụng’

• Nếu email gửi cho nhiều hơn một người nhận, bạn có thể kể tên từng
người hoặc gọi tắt như gợi ý này: T
‘Xin chào mọi người/ Chào mọi người.’

F
Câu hỏi: Bạn hãy nhìn vào bức dưới đây và cho biết
người nhận email thuộc trường hợp nào đã kể trên?
 V.Nên viết gì khi gửi email

3. Nêu mục đích của email

 Cách thức diễn đạt cầu kỳ hay đơn giản tùy thuộc vào hoàn cảnh và vị
trí của người gửi, tuy nhiên yếu tố cốt lõi là phải thể hiện rõ mục đích
viết email.
 Hoàn toàn có thể lựa chọn cách viết ngắn gọn và rõ ràng như trong câu
sau:
‘Tôi viết thư này để hỏi về nguồn hỗ trợ cho dưu án Phát triển Quốc tế.’
 V. Nên viết gì khi gửi email

4. Lời
Phần kêu
cuối gọi
thư hành
nên độnglời kêu gọi hành động
bổ sung
nhằm chỉ rõ những mục tiêu mà bạn mong muốn
người nhận email sẽ thực hiện trong thời gian tới
(tùy trường hợp để sử dụng), ví dụ như câu sau
đây:
“Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi những tập
tin
quan trọng đó trước 3 giờ chiều thứ 5 ngày
14
được không”.
 M
V. Nên viết gì khi gửi email
5. Nhớ khép lại nội dung vào cuối thư
T
Email trước khi được gửi phải có
câu cuối thư để cảm ơn người nhận
đã dành thời gian đọc thư này. Một W
ví dụ :
“Cảm ơn bạn đã giúp.”
“Tôi rất mong nhận được câu trả lời
T
từ bạn”.
“Trân trọng/ Lời chúc tốt đẹp/ Mọi
điều tốt đẹp nhất”.
F
 M
V. Nên viết gì khi gửi email

6. Thêm chữ ký cá nhân

T
-Cần thêm chữ ký và một vài thông tin liên lạc để giúp cho bức
email của bạn thêm phần chuyên nghiệm hơn.
W
-Chữ ký có thể bao gồm tên, nghề nghiệp, tên công ty, số điện
thoại hoặc thậm chí là kênh liên lạc khẩn cấp để giúp người
khác liên lạc ngay lập tức trong các trường hợp cần thiết.
T

F
 M
V. Nên viết gì khi gửi email

T
7. Rà soát lỗi trước khi gửi
Hãy kiểm tra lại email một lần
cuối trước khi gửi. Điều này sẽ W

giúp người đọc mất ít công sức

hơn và bạn sẽ không phải mất
thêm thời gian giải thích điều T

bạn muốn nói.

F
 VI.Một số trường hợp sử dụng email giao tiếp M

kinh doanh

Mở lời hợp tác

Giao tiếp với khách Quản lý nhân sự
W
hàng

Quảng bá doanh T
Gửi các văn bản khi nghiệp, bảo mật thông
hợp tác tin tốt và chống spam
F
 VII. Ưu và nhược điểm khi sử dụng email trong M

giao tiếp kinh doanh

Ưu điểm Nhược điểm

T

-Giao tiếp với khách hàng

nhanh chóng -Dễ mất tài liệu W
-Tính khả dụng và tính di -Khó diễn giải được
động cảm xúc
-Giảm chi phí vận chuyển và
T
gửi thư

F
 Tiêu đề không rõ ràng
Sử dụng 1 địa chỉ
hay không có tiêu đề
Cần trả lời khi có phản email lâu dài và chính
hồi và trong giờ hành thức, chuyên nghiệp
chính, tránh trả lời khi đã
tối muộn

Cắt bớt những thông

VIII. Những Không có lời chào
tin cũ khi trả lời
hoặc lời tạm biệt
email lưu ý khi giao
tiếp qua email

Trả lời xác nhận

mail muộn, lâu Lời lẽ tùy tiện, kí hiệu
đặc biệt

Không gửi file đính Viết email sai chính

kèm tả nhiều