‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬

‫وزارة التربية الوطنية‬

‫األمـــــانــــــــة‬
 ‫خطة العرض‬
‫• معالجة البريد‬ ‫• تعريف األمانة‬
‫• مذكرات العمل واالعالنات‬ ‫• أهمية األمانة‬
‫• السحب‬ ‫• المحتويات المادية لألمانة‬
‫• مسك وترتيب ملفات الموظفين‬ ‫• الممنوعات‬
‫• مسك وترتيب ملفات التالميذ‬ ‫• مواصفات موظفي األمانة‬
‫• التصنيف‬ ‫أـ الصفات الشخصية‬
‫• تعريف التصنيف‬ ‫ب ـ الصفات العقلية‬
‫• أهمية التصنيف‬ ‫ج ـ الصفات االنسانية‬
‫• فوائد التصنيف‬ ‫د ـ الثقافة العلمية‬
‫• مخطط احصاء وتصنيف الوثائق‬ ‫هـ ـ االلمام بالمعارف التقنية‬
‫• المطبوعات التي ينبغي وجودها باألمانة على الدوام‬ ‫• العالقات‬
‫• توصيات‬ ‫• الرزنامة اإلدارية‬
‫الخاتمة والمالحق‬ ‫•‬
‫‪kkoucheiensec@gmail.com‬ف‪a‬‬
‫• مهام مسير األمانة‬
 ‫تعريف األمانة ‪:‬‬
‫• األمانة لغة هي الوديعة والوديعة هي ‪ :‬ما يؤتمن عليه ‪ ،‬فهي‬
‫نقيض الخيانة يقال ‪ ":‬األمانة ثروة الرجل الشريف " ‪ .‬وترتبط‬
‫باألمانة معاني الصدق والوفاء‪.‬‬
‫• واألمانة اصطالحا هي المصلحة التابعة مباشرة للمدير وتقوم‬
‫بجملة من الوظائف واألعمال اإلدارية والتنظيمية منها ‪:‬‬
‫‪-‬عالج البريد وتوزيعه وتصنيفه ‪ -‬التحرير والرقن ‪ -‬استقبال‬
‫المكالمات الهاتفية ‪ -‬مسك مختلف الملفات ‪ -‬تنظيم األرشيف‪،‬‬
‫‪-‬توجيه االستقباالت الداخلية والخارجية والتنسيق مع المصالح ‪.‬‬
‫• يعمل باألمانة أعوان اإلدارة والرقن ‪ ،‬حيث يتولى المعاون اإلداري‬
‫مهمة تنسيق وتنشيط أعمال المجموعة ‪ .‬فهناك من يقوم باستقبال‬
‫البريد من عند المدير لعالجه وتوزيعه وتصنيفه حسب تعليماته ‪،‬‬
‫ومن يقوم بعملية الكتابة ‪ ،‬ومن يقوم بتنظيم األرشيف باعتباره‬
‫امتدادا لنشاط األمانة‬
‫• وباإلضافة إلى عملية التنسيق بين أعضاء األمانة يقوم بتجسيد‬
‫أوامر وتعليمات رئيس المؤسسة ويسهر على اعداد مختلف‬
‫المراسالت وجداول االحصائيات والكشوف والتقارير التي ال تحتاج‬
‫إلى قدرات معرفية ‪ ،‬ويتابع باسم المدير تنفيذ الرزنامة االدارية‪.‬‬
‫‪aliaballeche@gmail.com‬‬
 ‫أهمية األمانة‬
‫• األمانة مستودع أسرار المؤسسة التربوية و هي قلبها النابض‬
‫حيث تتولى السهر على السير الحسن لها في مختلف الميادين اإلدارية‬
‫والتربوية و البيداغوجيــــة حتى تضمن تواصل العالقات داخليا و‬
‫خارجيا‬
‫وتواصل الخدمة العمومية بشكل جيد وهي موضع كتمان أسرار‬
‫المؤسسة و بالتالي فهي تنعت بأمانة السر‬
‫‪a.akkoucheiensec@gmail.com‬‬
 ‫المحتويات المادية‬
‫لألمانة‬
‫• تختلف محتويات امانات المؤسسات التربوية تبعا لحجم كل واحدة منها وامكانياتها‬
‫وجدية وتفاني مسؤوليها ‪ ،‬إذ توجد بها عادة مكاتب ‪ ،‬جهاز لإلعالم اآللي أو أكثر ‪،‬‬
‫طابعة ‪ ،‬كراسي ‪ ،‬خزانة أو خزائن لترتيب السجالت وعلب المحفوظات المحتوية‬
‫على مختلف المطبوعات ‪ ،‬حافظات الكرونو ‪ ،‬أو خزائن ذات أدراج ‪ ...‬إلخ‬
‫• ‪ -‬وتسهيال للرجوع الى الموجودات بداخلها ‪ ،‬يتعين على موظفي األمانة ترتيب‬
‫المطبوعات وترقيمها ووضع قوائم مفهرسة لها على العلب أو الخزائن أو الرفوف‬
‫لتسهيل عمليات استغاللها ‪.‬‬
 ‫الممنوعات‬
‫• ‪ -‬والمالحظ أن جميع تجهيزات األمانة هي ذات صلة وثيقة بالعمل ‪ ،‬وما وجدت إال من‬
‫أجل تيسيره ‪ ،‬وعليه فمن واجب موظفي األمانة ‪:‬‬
‫• ‪ 1‬ـ االمتناع عن استعمال أجهزة اإلعالم اآللي ‪ ,‬والطبع والنسخ والتصوير والورق والهاتف‬
‫والسجالت ‪ ...‬إلخ لغير األغراض التي وجدت من أجلها ‪ ,‬واستشارة المدير عند طلب‬
‫تقديم مساعدات في هذا المجال الى الموظفين او االساتذة او مؤسسات تربوية اخرى ‪.‬‬
‫• ‪ 2‬ـ منع واالمتناع عن احضار االشياء التي ال صلة لها بالعمل كاألكل وادوات الخياطة‬
‫والنسيج وادواته ‪ ،‬ضمانا لالستغالل االمثل لجهد الموظفين والموظفات في خدمة‬
‫المؤسسة والتلميذ ‪ .‬وعدم إهدار الوقت في غير محله وفي غير ترقية وتطوير العمل في‬
‫المؤسسة ‪.‬‬
‫التأثيث والتجهيز‬
‫خزائن ذات أدراج ‪-‬‬
‫‪ -‬خزائن مدرجة ‪-‬‬
‫ألواح االعالنات ‪- -‬‬
‫مكاتب عمل كاملة ‪-‬‬

‫كمبيوتر ‪-‬‬
‫حافظات الكر ونو ‪- -‬‬
‫طابعة – ناسخة ‪- -‬‬
‫أقالم وأوراق ‪- -‬‬
‫وثائـق األمانة‬

‫السجالت ‪-‬‬

‫الدفاتر ‪-‬‬

‫االستمارات ‪-‬‬

‫الملفات ‪-‬‬
 ‫مواصفات موظف(ة) األمانة‬
‫أـ الصفات الشخصية‬
‫التحلي بهيئة تعطي االنطباع الحسن وتدعو إلى االحترام ‪.‬‬ ‫•الهـندام ‪-:‬‬
‫)‬ ‫( اللباس‪ ،‬النظافة‪ ،‬الترتيب‬

‫المعاملة الحسنة ‪ -:‬التحلي بالهدوء و الرزانة و ضبط النفس و تجنب االنفعال‬ ‫•‬
‫لضمان حسن االستقبال ‪.‬‬

‫بالسر المهني‪.‬‬ ‫السر المهني ‪ :‬ـ وجوب االلتزام‬ ‫•‬

 ‫ب ‪ -‬الصفات العقلية‬

‫الذكاء و الفهم وسرعة البداهة ‪،‬والمنهجية والذاكرة واالنتباه واليقظة وهي صفات‬
‫يمكن مالحظتها من خالل الترتيب الجيد لكل من األعمـال و الوثائق و المكتب و‬
‫الدقة في انجاز كل متطلبات العمل‬

‫ج ‪ -‬الصفات اإلنسانية‬
‫التحلي بروح الجماعة و التواضع مع العاملين والمتعاملين مع المؤسسة‬
‫‪.‬و التحلي بالصبر في أداء الوظيفة‬
 ‫د ‪ -‬الثقافة العامة‬
‫اإللمام بالمعارف العامة و قواعد اإلمالء و النحو و الصرف و امتالك رصيد لغوي‬
‫‪.‬محترم والدراية بطرق التحرير‬

‫هـ ـ اإللمام بالمعارف التقنية‬

‫‪:‬امتالك التقنيات التي تشكل قاعدة مهنية لموظف األمانة مثل •‬
‫ــ المعرفة بكيفية تنظيم المكتب وترتيب أثاثه وتنصيب تجهيزاته بشكل يجعل مختلف‬
‫مهام األمانة تنجز بدقة وفي وقت وجيز وبأقصى فعالية وأدنى تعب‬
‫ــ استعمال اآلالت (الرقن‪-‬السحب‪ -‬النسخ ‪ ...‬الخ )‬
‫ــ مسك الملفات‬
 ‫العالقات‬
‫ـ عالقتها بمصالح المؤسسة‪• 1‬‬
‫• األمانة تكون بمثابة المفصل الذي يضمن حركية دواليب اإلدارة في جميع االتجاهات‪،‬‬
‫زيادة على مهمتها و إمكاناتها و اتصالها المباشر بالمدير يجعلها تحقق التكامل في‬
‫العمل اإلداري بين مختلف المصالح باعتبارها تستقبل جميع منجزاتهم و أعمالهم و‬
‫تقدم لهم الخدمات الضرورية التي يحتاجونها ‪ .‬و من خالل هذه الخصوصية فان األمانة‬
‫تمثل همزة وصل بين مختلف المصالح و تضمن التنسيق بينهم من جهة و إعداد ما‬
‫هو مطلوب من اإلدارة في اجله من جهة أخرى‪.‬‬
 ‫‪:‬ـ عالقتها بمختلف مستخدمي المؤسسة‪2‬‬ ‫‪.‬‬

‫تتجلى عالقة المستخدمين باألمانة في إمضائهم محاضر‬

‫الدخول الجماعية ‪ ،‬ومحاضر تنصيبهم الفردية كما تتجلى في لجوئهم‬
‫إليها عند طلب شهادات العمل أو سحب الملفات الخاصة بالتأهيل أو‬
‫التصريح بالرغبة و المشاركة في الحركة‪ ،‬كما تنظم األمانة مع‬
‫مصالح مديرية التربية كل العمليات التي تتعلق بتسيير الموظفين‪....‬‬
‫الخ‬
 ‫• ‪3‬ـ عالقتها بالتالميذ ‪:‬‬
‫• رغم أن كافة اهتمامات التالميذ تتكفل بها االستشارة التربوية أو‬
‫الناظر‪،‬إال أن بعض األعمال الخاصة بالتالميذ تسند إلى األمانة نظرا‬
‫ألهميتها و حساسيتها و منها‪ :‬مسك ملفات المنح الدراسية و متابعة‬
‫تسويتها بالتنسيق مع المصالح االقتصادية و كـــذا طلبات التحويل‬
‫وشهادات االنتقال لمن يرغب في التحويل ‪ ،‬وزيادة على ذلك فان قدماء‬
‫المتمدرسين تبقى عالقتهم باألمانة مستمرة عند احتياجهم للشهادات‬
‫المدرسية أو أي تفاصيل أخرى تخص مسارهم المدرسي‪.‬‬
 ‫‪: .‬ـ عالقتها بالمحيط الخارجي‪4‬‬
‫•‬ ‫األمانة هي واجهة وموجهة ‪ ،‬واجهة المؤسسة وموجهة لمختلف‬
‫و مادامت‬ ‫الوافدين عليها من زوار وطالبي عمل و أولياء و‪ ...‬الخ‪.‬‬
‫األمانة من اختصاصها التعامل و التفاعل مع األجانب عن المؤسسة فمن‬
‫الواجب أن تظهر بالمظهر الالئق الذي يشرف إدارة المؤسسة بصفة‬
‫عامة‪ .‬سواء كانت من ناحية مظهر أعوانها أو من ناحية لباقة تعاملها و‬
‫‪ .‬خطابها تجاه الزوار‬
 ΔϳΑ
έΗϟ
΍ΔϳέϳΩ
ϣ

Δγ γ ΅ϣ
ϟ΍
έϳΩ
ϣ

έυΎ
ϧϟ
΍
ϲϟ
Ύϣϟ
΍έϳγ ϣ
ϟ΍

ϲγ ϳ΋
έϟ΍
έΎηΗ
γϣ
ϪϳΟ ϭΗ
Ϡϟ

΢ϟΎ
λ ϣϟ΍
ΔϳΩ
Ύλ Η
ϗϻ΍

ϝΎ
ϐηϷ΍α ϳ΋
έ

Δϧ
ΎϣϷ΍ ϥ΍ϭϋ΃
έΑ
ΎΧϡ
ϝ΍
ϲγ ϳ΋
έϟ΍
έΎηΗγϣ
ϟ΍
ΔϳΑέΗ
Ϡϟ

ΓΫΗ
Ύγ Ϸ΍
Γ
ϲΑέΗ
ϟ΍ ϭΩ
ϋΎγϣ ϝΎ
˰˰˰˰ϣ
όϟ΍

Ϋ˰˰ϳϣ
ϼΗϟ
΍
ΔϳΟέΎ
Χϟ΍΢ϟ
Ύλ ϣ
ϟ΍
˯Ύ
ϳϟ
ϭϷ΍
 ‫الرزنامة االدارية‬
‫‪:‬تعريف الرزنامة •‬
‫• الرزنامة في االصطالح اللغوي كما جاء في مختلف القواميس كلمة معربة عن‬
‫الفارسية ‪ ،‬و تعني مجموعة األوراق التي تحمل أسماء أيام السنة و تواريخها‬
‫وطلوع الشمس و القمر وغيرها من المعلومات األخرى المتعلقة بحساب‬
‫الزمن ‪.‬‬
‫• وهي كلمة مركبة من لفظتين فارسيتين هما ((روز)) أي يوم و((نامه)) أي كتاب‪.‬‬
‫أما في االصطالح اإلداري فيقصد بها تلك الوثيقة الرسمية التي تشمل •‬
‫مجمل الناشطات التي تبرمج لإلنجاز على مستوى المؤسسة وبحسب‬
‫شهور السنة‬

‫أهمية الرزنامة في التسيير اإلداري‬

‫الرزنامة بمثابة خريطة الطريق لألنشط السنوية وتمكننا من احترام‬
‫المواعيد المحددة إلفادة السلطات السلمية بالوثائق والتقارير والملفات‬
‫المطلوبة و تجنبنا التأخر في انجاز األعمال في وقتها‪.‬‬
 ‫مهام مسير(ة) األمانة‬
‫‪:‬‬ ‫• تختص األمانة ب ـ ـ‬
‫• ‪ 1‬ـ استقبال البريد الوارد والصادر وتسجيله وترتيبه ‪.‬‬
‫• ‪ 2‬ـ إنجاز محاضر تنصيب لجميع موظفي المؤسسة ‪.‬‬
‫• ‪ 3‬ـ رقن األعمال المقدمة لها ‪ .‬وكذا السحب والتصوير‬
‫• ‪ 4‬ـ استقبال المكالمات الهاتفية ‪.‬‬
‫• ‪ 5‬ـ إعداد الشهادات المدرسية الخاصة بالتالميذ المغادرين‪.‬‬
 ‫ـ استقبال الزوار وتوجيههم ‪.‬‬ ‫•‪6‬‬

‫• ‪ 7‬ـ االتصال بمختلف األطراف العاملة في المؤسسة ‪ :‬أساتذة ‪،‬‬

‫موظفين وعمال ‪..... ،‬إلخ‬
‫• ‪ 8‬ـ متابعة كافة األعمال المطلوبة في الرزنامة اإلدارية وتذكير‬
‫رئيس المؤسسة بها ‪.‬‬
‫• ‪ 9‬ـ متابعة بطاقات المنح ‪ ،‬وإنجاز كافة األعمال المتعلقة بها ‪.‬‬
‫• ‪ 10‬ـ ترتيب ملفات الموظفين‬
 ‫معالجة البريد‬
‫البريد الوارد •‬
‫البريد الصادر •‬
‫البريد السري •‬
‫مسك سجلي ‪ :‬البريد الوارد ـ والبريد الصادر •‬
‫تصنيف وترتيب البريد •‬
 ‫البريد الوارد‬
‫تستقبل األمانة البريد الوارد ‪ ،‬وتسلم للمدير كل ما يرد منه باسم مدير‬
‫المؤسسة ‪ .‬حيث يفتحه ويدرسه ثم يعيده إليها كليا أو جزئيا ‪ ،‬مؤشرا عليه بالمصلحة أو‬
‫بعدد النسخ المطلوبة أو بالنشر واإلعالم أو بأمر الترتيب أو التنفيذ ‪ .‬وبعد ذلك تسجله‬
‫األمانة فتضع ختما على كل وثيقة وردت ويتضمن الختم اسم المؤسسة وتاريخ الوصول‬
‫ورقم ملف الترتيب ‪.‬‬

‫يسجل هذا البريد في سجل البريد الوارد الذي يحتوي على عنوان المرسل‬
‫والموضوع وتاريخ ورقم اإلرسال وتاريخ الوصول ورقم التسجيل ورقم األرشيف أو‬
‫الملف ‪.‬‬

‫بعد عملية التسجيل تسلم المناشير أو الوثائق ذات الطابع اإلداري أو التربوي أو‬
 ‫وعندما يكون عدد النسخ الواردة غير كاف تقوم األمانة باستنساخ العدد المطلوب‬ ‫•‬
‫بالوسائل المتوفرة لديها وإذا تعذر عليها األمر تسهر على استرجاع الوثائق المسلمة‬
‫لترتيبها وحفظها في المكان المخصص لذلك من أجل الرجوع إليها عند الحاجة ‪.‬‬
‫ترتيب المناشير وتسليم الوثائق ‪ :‬تسلم الوثائق إلى مختلف المصالح واألشخاص مقابل‬ ‫•‬
‫إمضاء رؤساء المصالح أو األشخاص المعنيين باألمر على سجل االتصال وتسليم‬
‫الوثائق المعد لهذا الغرض خصيصا ‪.‬‬
‫ارسالت اإلدارية الضرورية لنشاط المصالح حسب أسلوب الترتيب المعمول به في‬ ‫•‬
‫المؤسسات التربوية ‪ .‬وترتب جداول اإلرسال الوارد حسب تواريخ وصولها في مصنف‬
‫خاص ( كرونو ) ‪.‬‬
 ‫تسيير البريد‬
‫البريد الوارد‪:‬المرحلة االولى‬
‫البريد الوارد‪ :‬المرحلة الثانية‬
‫البريد الوارد‪ :‬المرحلة الثالثة‬
‫البريد الوارد‪ :‬المرحلة الرابعة‬
 ‫البريد الصادر‬
‫ويراد به البريد الصادر عن المؤسسة من مراسالت ووثائق ردا على البريد‬ ‫•‬
‫الوارد‬
‫إنجاز األعمال المطلوبة في الرزنامة اإلدارية ‪،‬‬ ‫•‬
‫التقارير والمراسالت االستثنائية ويتم ذلك وفق ما يلي‪:‬‬ ‫•‬
‫•‬ ‫تنجز األعمال اإلدارية المطلوبة في الرزنامة اإلدارية قبل أسبوع على‬
‫‪ .‬األقل من التاريخ المحدد‬
‫• ترسل كل الوثائق ضمن جداول إرسال يدون عليها عدد الوثائق المرسلة وتخصص خانة‬
‫للمالحظات قصد تسجيل المعلومات الضرورية مثل ‪:‬‬
‫‪‬ردا على مراسلتكم رقم ‪ ...‬المؤرخة في ‪...‬‬
‫‪ ‬بناء على الرزنامة اإلدارية نرسل إليكم‬
‫‪‬الرجاء إشعارنا باالستالم ‪ ...‬إلخ‬
‫• تنجز المراسالت وجداول اإلرسال في ثالث نسخ ‪ ,‬واحدة لإلرسال والثانية يحتفظ بها في‬
‫خزانة أو ملف الترتيب ‪ .‬أما النسخة الثالثة فيستحسن أن تكون من الورق الخفيف‬
‫للترتيب الزمني في حافظة البريد الصادر )كرونو(‬
‫• بعد إنجاز البريد يسلم الى المدير لإلمضاء وتجنبا ألي خلط بين األعمال والوثائق‬
‫المختلفة يفضل أن يمسك موظفو األمانة قميصا للبريد الوارد وقميصا لألعمال المطلوب‬
‫إنجازها وثالثا للترتيب ورابعا لإلمضاءات ‪.‬‬
‫البريد الصادر‪ :‬المرحلة االولى‬
‫البريد الصادر‪ :‬المرحلة الثانية‬
‫البريد الصادر‪ :‬المرحلة الثالثة‬
 ‫البريد السري‬
‫البريد السري من اختصاص المدير وحده ‪ ،‬مهما كان نوعه واردا أو صادرا •‬
‫حيث يمسك سجال على مستواه فينظمه على شاكلة سجلي البريد الصادر والوارد وذلك بعد‬
‫فتحه وترقيمه والتأشير عليه ليتولى عملية التسجيل عليه بنفسه ‪ ،‬كما يرتب هذا النوع من‬
‫البريد بنفسه‬
‫فتح سجلي البريد الصادر والوارد‬
‫يفتح هذان السجالن ويشرع في ترقيم المراسالت عليهما ابتداء من فاتح جانفي من‬ ‫•‬
‫كل سنة ‪ .‬وهذا بخالف الترتيب وحافظة الكرونو و األرشيف الذي يكون حسب السنة‬
‫الدراسية ‪ .‬بمعنى ان سجلي البريد الصادر والوارد يفتحان ويستغالن أصال لسنة‬
‫مدنية) ميالدية(‬
‫•‬
 ‫ترتيب البريد‬
‫من اجل تسهيل عملية البحث عن الوثائق والمناشير ‪ ،‬وتحقيقا لهذا التنظيم الجيد ‪،‬‬ ‫•‬
‫وسرعة االنجاز ودقته التي ينبغي ان تتم بها كافة اعمال امانات المؤسسات التربوية ‪،‬‬
‫وجب اتباع المنهجية الرسمية للتعامل مع جميع الوثائق الواردة او الصادرة من حيث‬
‫ترتيبها ‪ .‬وهي المنهجية التي تضمنها مخطط احصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على‬
‫مستوى المؤسسات التعليمية الصادر عن وزارة التربية الوطنية‪ ،‬ويجب ترتيب الوثائق‬
‫فوريا كي ال تتراكم او تتداخل او يحدث بينها خلط ‪.‬‬
‫وقد اختار المسؤولون على التربية المخطط السالف الذكر ليكون إطارا واسلوبا لتنظيم‬ ‫•‬
‫وتسيير الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية ‪ .‬على شكل ملفات يشتمل كل‬
‫ملف على الوثائق المتجانسة التي تخدم الموضوع او الغرض نفسه ‪ .‬مثل ‪ :‬ملف الوقاية‬
‫األمنية للمؤسسة ‪ ،‬ملف التضامن المدرسي ‪ ،‬ملف ش‪.‬ت‪.‬م ‪ ...‬إلخ ‪.‬‬
 ‫مذكرات العمل واالعالنات الداخلية‬
‫ينجز موظفو األمانة تحت إشراف المدير مذكرات العمل‬
‫واالعالنات الداخلية في سجل اإلعالنات ‪.‬‬
‫تشتمل كل مذكرة عمل – أو اعالن – على رقم الترتيب حسب‬
‫تسلسلها الزمني والتاريخ الذي انجزت فيه ليمكن الرجوع اليها عند‬
‫الحاجة في اسرع وقت وبأقل جهد ممكن ‪.‬‬
 ‫مسك وترتيب ملفات الموظفين‬
‫‪.1‬يمسك مدير المؤسسة شخصيا الملفات الخاصة بالموظفين وترتب في مكتبه وتكون‬
‫جميع المعلومات المدرجة فيها سرية وال يجوز افشاؤها ‪ ،‬وتكون االمانة على دراية تامة‬
‫بالوثائق المطلوبة لتكوين ملف الموظف الجديد ‪ ،‬وهي الوثائق المتمثلة اساسا في‪:‬‬
‫‪ .1‬شهادة ميالد الموظف ‪.‬‬
‫‪.2‬نسخة من المؤهل العلمي ‪.‬‬
‫‪.‬‬ ‫‪.3‬صورتين شمسيتين‬
‫‪.‬‬ ‫‪.4‬نسخة من التعيين‬
‫‪a.akkoucheiensec@gmail.com‬‬
 ‫‪ ‬كما يطلب من موظفي االمانة ان تكون بحوزتهم قوائم جميع الموظفين تتضمن المعلومات الضرورية‬
‫مثل ‪ :‬االسم واللقب ‪ ،‬تاريخ ومكان الميالد ‪ ،‬الحالة العائلية ‪ ،‬السلم ‪ ،‬آخر درجة وتاريخ مفعولها ‪.‬‬
‫‪ ‬ويتكون ملف الموظف من غالف من الورق المقوى ‪ ،‬تخصص الصفحة األولى منه للمعلومات الشخصية‬
‫وصفحته الثانية للعطل والغيابات ‪ ،‬اما الصفحة الثالثة فتخصص للكشف المفصل للخدمات والتسلسل‬
‫المهني ‪ .‬وتقتضي الضرورة تدوين كل هذه المعلومات على غالف الملف بالعناية والدقة الالزمتين حتى‬
‫يمكن استغاللها والرجوع إليها بسهولة ويسر عند الحاجة ‪.‬‬
‫‪ ‬يشتمل غالف ملف الموظف على ثالثة أقمصة (‪ )03‬لترتيب الوثائق الخاصة‬
‫‪ 1.17.1 ‬ـ المسار الوظيفي‬
‫• ‪ 2.17.1‬ـ الحالة المدنية‬
‫• ‪ 3.17.1‬ـ العطل والغيابات‬
‫‪a.akkoucheiensec@gmail.com‬‬
 ‫مسك وترتيب ملفات التالميذ‬
‫• ‪ -‬يمسك الملف المدرسي الخاص بالتلميذ في الطور المتوسط من قبل‬
‫مستشار التربية وفي حالة عدم فتح منصب مالي لفائدته يمسكه المشرف‬
‫للتربية المكلف باالستشارة وفي المؤسسات الجديدة ذات االفواج التربوية‬
‫القليلة العدد ‪ ،‬التي ال يفتح بها المنصبان الماليان لفائدة هذين الموظفين‬
‫يمسكها المدير بنفسه ويحتوي ملف التلميذ على ما يلي والرمز المميز له‬
‫(‪)1‬‬
‫هو ‪2.3 :‬‬

‫‪a.akkoucheiensec@gmail.com‬‬
 ‫• ‪ 1.2.3‬ـ قميص خفيف للحالة المدنية‬
‫• ‪ 2.2.3‬ـ قميص خفيف للمسيرة الدراسية‬
‫• ‪ 3.2.3‬ـ قميص خفيف للحالة الصحية‬
‫• ‪ 4.2.3‬ـ قميص خفيف للمواظبة والسلوك واالنضباط‬
‫• ‪ 5.2.3‬ـ قميص خفيف لوثائق اخرى‬
‫• وفي حالة انتقال الموظف او التلميذ الى مؤسسة اخرى ‪ ،‬فإن ملفه يحول الى المؤسسة‬
‫المستقبلة في غالف مضمون الوصول بناء على طلب مدير)ة (هذه االخيرة ‪.‬وال يبقى‬
‫منه سوى غالفه الذي يحول لألرشيف‪ ,‬وعند انقطاع العالقة بينهما وبين المؤسسة فإن‬
‫ملفيهما يحوالن إلى قاعة األرشيف ‪.‬‬
‫‪a.akkoucheiensec@gmail.com‬‬
‫التصنيف‬
a.akkoucheiensec@gmail.com
 ‫أهمية التصنيف‬
‫عندما نقف أمام الكم الهائل من المراسالت والوثائق التي ترد على المؤسسة أو تصدر‬
‫عنـها‪ ،‬سواء ما تعـلق منها بملفات الموظفين‪ ،‬أو بوظيفة المؤسسة‪ ،‬وتمدرس التالميذ‪.‬‬
‫عندما تتملكنا الحيــرة ألننـــا أمام إنجـاز عمل عاجل ونبحث عن سند وثائقي نرجع إليه‬
‫ونحتار أين نجــد هذا السند أو تلك الوثيقة‪.‬‬
‫األدهى واألمر أنناٌ قد ال نعثر على هذه الوثيقة وإذا عثرنا عليها فبعد ضياع الكثير من‬
‫الوقت والجهد‪.‬‬
‫من هنا تتضح لها أهمية العمل بالتصنيف الذي أقرته وزارة التربية الوطنية والذي‬
‫يمكن أن نوجز أهميته فيما يلي‪:‬‬
 ‫‪ -1‬السرعة في حفظ وتنظيم وترتيب الوثائق‪.‬‬
‫‪ -2‬ضمان العودة إلى أي وثيقة بسهولة‪ ،‬وفي وقت قياسي‪.‬‬
‫‪ -3‬تمكين أي موظف جديد من التعامل مع أي وثيقة ترتيبا وتصنيفا واستثمارا في‬
‫الحاضر والمستقبل‪.‬‬
‫‪ -4‬تمكين المصالح الثالثة‪ ( :‬األمانة – المقتصدية – االستشارة ) من التنسيق فيما بينها‬
‫ومع العون المكلف باألرشيف‪.‬‬
‫‪ -5‬توحيد طرق وأساليب العمل بين جميع المؤسسات على المستوى الوطني مما يمكن‬
‫من اإلستمرارية‪ ،‬ويمكن هيئة التفتيش والمراقبة من القيام بعملها على الوجه األكمل‪.‬‬
‫‪ -6‬تحديد عمر الوثائق على مستوى المصالح وفي األرشيف‪.‬‬
‫فوائد التصنيف‬
‫•لتصنيف فوائد عدة نذكر منها‪:‬‬
‫‪ -1‬سرعة تنظيم وترتيب وحفظ الوثائق اإلدارية‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ -2‬سرعة استخراجها عند الحاجة إليها‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ -3‬ربح الوقت عند البحث‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -4‬قلة الجهد‪.‬‬ ‫•‬
‫‪ -5‬فائدة العمل و تقديمه‪.‬‬ ‫•‬
‫‪-6‬إفادة اإلدارة والموظفين والعمال والتالميذ‪.‬‬ ‫•‬
‫‪a.akkoucheiensec@gmail.com‬‬
 ‫المطبوعات التي ينبغي وجودها باألمانة على الدوام‬
‫طلب االذن بالتغيب ‪-‬‬ ‫‪-‬محضر تنصيب فردي‬
‫االستمارة الفردية لتنقيط الموظفين ‪-‬‬
‫‪-‬بيان استئناف العمل‬
‫محضر تنصيب فردي‪-‬‬
‫بيان استئناف العمل‪-‬‬ ‫‪-‬محضر تنصيب المستخلف ‪-‬شهادة‬
‫ــ بطاقة التقييم خاصة التسجيل على قوائم‬ ‫العمل‬
‫التأهيل‬
‫‪ -‬استمارة المعلومات‬
‫تاكيد المشاركة – عدم المشاركة (‪ )1‬في ‪-‬‬
‫مسابقة االمتحان المهني‬ ‫‪-‬طلب ملف اداري‬
‫‪-‬استدعـــــاء‬
‫‪ -‬اشعار‬
‫‪a.akkoucheiensec@gmail.com‬‬
 ‫‪ -‬االلزام بالعودة‬ ‫بالرغبة‪-‬‬ ‫ـ تصريح‬
‫‪ -‬وضعية غيابات المستخدمين (( اساتذة –‬ ‫ـ متابعة االضراب‪-‬‬
‫موظفين))‬ ‫ــ قرر الخصم الفردي خاص باألضراب‬
‫مقرر الخصم الفردي خاص بالغيابات ‪-‬‬
‫‪ -‬كشف االتصال خاص بالغيابات‬
‫مقرر الخصم الفردي خاص بالعطل المرضية ‪-‬‬
‫‪ -‬طلب ملف مدرسي‬
‫جدول االرســـال ‪-‬‬
‫‪-‬اثبات صحة شهادة مدرسية‬
‫ــ قرار المجلس التاديبي‬
‫ــ مخاضر الدخول الجماعية‬
‫‪ -‬سند االستفادة من مجموعة الكتب المدرسية‬
‫ــ محاضر الخروج الجماعية‬

‫‪a.akkoucheiensec@gmail.com‬‬
 ‫توصيات لموظفي األمانة‬
‫على اعضاء االمانة ان يكونوا نموذجا للباقة و األدب‬
‫قدوة في السلوك واالمانة واالنضباط والتفهم‬
‫لن يتأتى لهم ذلك إال إذا مارسوا التوصيات اآلتية في الميدان‪:‬‬
 ‫توصيات لموظفي األمانة‬
‫‪ 1‬ـ التزام كتمان السر المهني في عالقاتهم وتعاملهم مع الجميع ودون استثناء مهما كان وضع أو مركز‬ ‫•‬
‫الزائر‪.‬‬
‫‪ 2‬ـ ضرورة اتمام كل معامالتها مع الجميع بأدب ولباقة وحسن االستقبال والمعاملة التي تجعل هؤالء‬ ‫•‬
‫الموظفين محط احترام وتقدير المترددين على األمانة ‪.‬‬
‫‪ 3‬ـ التصرف مع الجميع بالمرونة والحكمة والذكاء وفق مختلف المواقف واالحوال‪.‬‬ ‫•‬
‫• ‪ 4‬ـ العمل على إعفاء المدير من استقبال الزوار من اجل االمور البسيطة التي يمكن حلها على مستواها او‬
‫على مستوى المصالح االخرى‪ .‬خاصة اذا كان المدير منهمكا في أعمال مستعجلة ‪ ،‬او تتطلب تركيزا ذهنيا‬
‫أو حضورا نفسيا كافيا ‪.‬‬
 ‫‪ 5‬ـ عدم ادخال الزوار على المدير دون سابق اشعار والحصول على موافقته‪.‬‬ ‫•‬
‫• ‪ 6‬ـ الحضور الدائم في المكتب وعدم مغادرته إال بإذن من المدير احتياطا ألي طارئ محتمل‬
‫كتوجيه زائر او الرد على هاتف او التكليف بمهام مستعجلة‪.‬‬
‫‪ 7‬ـ ومع نهاية العمل اليومي وقبل مغادرة المكتب تقوم االمانة الجادة الشاغرة بمسؤولياتها‬ ‫•‬
‫بتنظيم كل الوثائق والسجالت في الخزائن المخصصة لها ‪ ،‬وعدم ترك أية وثيقة على‬
‫المكتب ‪ ،‬وضع األغطية على آالت الرقن والتصوير والحساب إن وجدت لحفظها من الغبار ‪،‬‬
‫وتنحية الموصالت الكهربائية لألجهزة واآلالت لكي ال تتسبب في عطب كهربائي او حريق‬
‫وإغالق الخزائن وإطفاء اإلنارة ‪ ...‬إلخ‬
 ‫الخاتمة‬
‫• من كل ما تقدم يتضح جليا أن أمانة المؤسسة التربوية تعد بمثابة الشريان الذي‬
‫يتدفق منه الدم لتغذية كافة أعضاء الجسم وخالياه والرئة التي تتنفس بها لكونها‬
‫مصدر إمداد جميع المصالح والموظفين العاملين فيها بالتعليمات والتوجيهات‬
‫والمستجدات الخاصة بهم وبالعمل المساعد على ترقية الفعل التربوي تنفيذا‬
‫ألوامر وتعليمات المدير‪.‬‬
‫ومسك الختام أن‬
‫المالحق‬
 ‫النصوص المسيرة لألمانة‬

‫القرار رقم ‪ 1017‬بتاريخ ‪ 1983/9/15‬المتعلق بسـير األمانـة ‪1-‬‬

‫داخل مؤسسات التعليم الثانوي‬

‫ـ القرار رقم‪ 1013 :‬بتاريخ ‪ 1983/9/15‬المحدد لشروط مسك ملفات الموظفين‪2‬‬

‫العاملين داخل مؤسسات التعليم الثانوي‬

‫المنشور رقم ‪ 181/6.3.0/1999:‬بتاريخ ‪ 1999/11/21 :‬والمتضمن ‪ :‬مخطط ‪3-‬‬

‫احصاء وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى المؤسسات التعليمية‬
 ‫المنشور رقم ‪181/6.3.0/1999:‬‬
‫بتاريخ ‪ 1999/11/21 :‬والمتضمن ‪ :‬مخطط احصاء‬
‫وتصنيف الوثائق المتداولة على مستوى‬
‫المؤسسات التعليمية‬
‫أوال‪ :‬الملفات المتداولة على مستوى‬
‫أمانة المدير ورمزها ‪1:‬‬
 ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬
‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬

‫‪1-1-1‬مرسوم انشاء المؤسسة‬

‫‪ 1-1-2‬قرار االنشاء‬
‫‪ 1-1-3‬قرار الفتح‬
‫‪ 1-1-4‬قرار التسمية‬
‫‪ 1-1-5‬محضر التسليم النهائ‬
‫‪ 1-1-6‬محاضر تسليم المهام‬
‫‪ 1-1-7‬محاضر التحفظات‬
‫‪1-1-8‬عقد التخصيص‬
‫‪1-1‬‬
‫‪1-1-9‬مخطط المؤسسة وتصميم الكتلة‬
‫ملف تعريف‬ ‫حفظ دائم‬
‫‪1-1-10‬رقم التعريف الوطني‬
‫المؤسسة‬
‫‪1-1-11‬رقم الحساب الجاري‬
‫‪ 1-1-12‬رقم الضمان االجتماعي‬
‫‪ 1-1-13‬حساب الخزينة الوالئية‬
‫‪ 1-1-14‬رقم التسجيل الضريبي‬
‫‪ 1-1-15‬رقم التسجيل في مجلس المحاسبة‪.‬‬
‫‪ 1-1-16‬قرار إنشاء المأمن‪.‬‬
‫‪ 1-1-17‬قرارات التجهيز االول‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
 ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬
‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬
‫‪ 1-2-1‬المناشير المتعلقة باالجراءات االمنية‬
‫‪ 1-2.2.‬مخطط المؤسسة وتحديد االماكن الحساسة‪.‬‬
‫‪ 3.2.1‬مخطط توزيع المطفات‬ ‫معرفة‬
‫‪1-2‬‬ ‫‪ 4.2.1‬مخطط ابواب الخروج و النجدة‬ ‫اإلمكانيات‬
‫ملف الوقاية‬ ‫‪ 5.2.1‬ارقام الهاتف الضرورية للنجدة‬ ‫بصفة دائمة‬
‫المتوفرة‬
‫يكيف حسب التغييرات‬
‫‪ 6.2.1‬مخطط الكهرباء والغاز والماء بالمؤسسة‬ ‫للتدخل‬
‫األمنية للمؤسسة‬ ‫عند وقوع‬
‫‪ 7.2.1‬تقرير لجان الوقاية واالمن‬
‫الحادث‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪ 3.11.‬النصوص المتعلقة بالتضامن المدرسي ‪.‬‬

‫‪ – 2.3.1‬قائمة التالميذ المحتاجين‪.‬‬
‫‪ – 3.3.1‬قائمة التالميذ المستفيدين في‬
‫‪3.1‬‬ ‫إطار التضامن المدرسي ‪.‬‬
‫‪3‬سنوات‬
‫ملف التضامن‬ ‫‪ – 4.3.1‬قائمة األدوات الموزعة‪.‬‬ ‫سنة واحدة‬ ‫‪-‬‬
‫المدرسي‬ ‫‪ – 5.3.1‬تقرير وجيز عن توزيع األدوات‪.‬‬
‫‪ – 6.3.1‬وثائق أخرى لها عالقة بالملف‬
‫‪ 15.8.1‬تقرير عن الدخول المدرسي‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫المصلحة في األرشيف‬ ‫االدارية‬

‫‪1-4‬‬ ‫‪ 1.4.1‬الوثائق الثبوتية المتعلقة بالقضية‬ ‫سنتان‬ ‫‪05‬‬

‫ملف المنازعات‬ ‫‪ 2.4.1‬العرائض‬ ‫سنوات‬
‫القضائية‬ ‫‪ 2.4.1‬القرار القضائي النهائي‬
‫‪ 3.4.1‬وثائق الحكم الثبوتية‬
‫‪ 4.4.1‬محضر مجلس التوجيه او التربية والتسيير‪.‬‬
‫‪ 5.4.1‬المصاريف المتعلقة بالقضايا‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪5.1‬‬ ‫‪ 1.5.1‬قرار اعتماد النقابة‬ ‫الى نهاية‬ ‫‪ 05‬سنوات‬

‫ملف التنظيمات‬ ‫‪ 2.5.1‬محضر انتخاب الفرع‬ ‫صالحيات‬
‫النقابية المعتمدة‬ ‫‪ 3.5.1‬محضر التنصيب‬ ‫الفرع او الحل‬
‫‪ 4.5.1‬قائمة المنخرطين‬
‫‪ 5.5.1‬النصوص المتعلقة بممارسة الحق النقابي وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪6.1‬‬ ‫‪ 1.6.1‬محضر الجلسة العامة التاسيسية او التحديدية‪.‬‬ ‫الى ان‬ ‫‪10‬‬ ‫لملف تجدد‬
‫ملف جمعية‬ ‫‪ 2.6.1‬قائمة اعضاء المجلس‬ ‫يحدد‬ ‫سنوات‬ ‫عند كل تغيير‬
‫االولياء التالميذ‬ ‫‪ 3.6.1‬طلب االعتماد من السلطات الوالئية‬ ‫نمكتب الجمعية‬ ‫يطرأ‬
‫‪ 4.6.1‬قرار االعتماد المسلم من طرف الوالية‬
‫‪ 5.6.1‬االعالن عن تأسيس او تجديد الجمعية‬
‫المنشور باحد الجرائد الوطنية‪.‬‬
‫‪ 6.6.1‬القانون االساسي للجمعيات‬
‫‪ 7.6.1‬القانون االساسي للجمعيات‬
‫‪ 8.6.1‬نسخة من التقرير المالي واالداري السنوي و ثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
 ‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬
‫‪1-7‬‬ ‫‪ 1.7.1‬عقود التموين مع شركة سونلغاز‬ ‫بصفة‬ ‫ملف خاص بكل ادارة‬
‫ملف العالقات‬ ‫‪ 2.7.1‬عقود التموين مع مصالح المياه‬ ‫دائمة‬ ‫او مؤسسة‬
‫مع ادارات‬ ‫‪ 3.7.1‬المراسالت مع مختلف االدارات‬ ‫لها عالقة‬
‫اخرى‬ ‫‪ 4.7.1‬عقود الصيانة‬ ‫مع المؤسسة التعليمية‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪8.1‬‬ ‫‪ 1.8.1‬المنشور الوزاري المتعلق بالدخول‬ ‫سنة واحدة‬ ‫‪5‬‬ ‫ملف يتكرر مع‬
‫ملف الدخول المدرسي‬ ‫المدرسي‪.‬‬ ‫سنوات‬ ‫كل دخول‬
‫‪ 2.8.1‬الخريطة التربوية‬ ‫مدرسي‪.‬‬
‫‪ 3.8.1‬الخريطة االدارية‬ ‫تحفيظ عينات‬
‫‪ 4.81‬قوائم التالميذ ‪ -‬جدول التعداد‬ ‫خماسية من‬
‫‪ 5.8.1‬توقيت االساتذة‬ ‫من هذا الملف‪.‬‬
‫‪ 6.8.1‬توقيت االقسام‬ ‫(ملف عن كل‬
‫‪ 7.8.1‬توزيع المهام على الموظفين االداريين‬ ‫‪3‬سنوات)‬
‫‪ 8.8.1‬رزنامة التسجيالت‬
‫‪ 9.8.1‬رسوم التسجيالت‬
‫‪ 10.8.1‬رزنامة مجالس التعليم‬
‫‪ 11.8.1‬قائمة االساتذة الرئيسيين ومسؤولي‬
‫المواد‪.‬‬
‫‪ 12.8.1‬محاضر الدخول الجماعية‬
‫‪ 13.8.1‬قوائم الكتب واسعارها‬
‫‪ 14.8.1‬قائمة االساتذة‬
‫‪ 15.8.1‬تقرير عن الدخول المدرسي وثائق‬
‫اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
 ‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬
‫‪1-9‬‬ ‫‪ 1.9.1‬كشف مفصل للموظفين االداريين‬ ‫سنة واحدة‬ ‫‪08‬‬ ‫تحفظ عينات‬
‫ملف‬ ‫‪ 2.9.1‬كشف مفصل للتالميذ الحاضرين‬ ‫سنوات‬ ‫خماسية‬
‫التقرير العام لتسيير‬ ‫‪ 3.9.1‬خدمات االساتذة و المعلمين‬
‫المؤسسة‬ ‫‪ 4.9.1‬تطبيق المواقيت الرسمية‬
‫‪ 5.9.1‬التدريس المتكملة‬
‫‪ 6.9.1‬مواقيت االقسام‬
‫‪ 7.9.1‬مواقيت االساتذة‬
‫‪ 8.9.1‬استعمال المحالت المتخصصة‬
‫‪ 9.9.1‬استعمال المحاالت العادية‬
‫‪ 10.9.1‬كشف الساعات االضافية المصادق عليها‪.‬‬
‫‪ 11.9.1‬النظام التربوي لالبتدائية التابعة للمأمن و ثائق اخرى لها‬
‫عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪10.1‬‬ ‫‪ 1.10.1‬المناشير الوزارية المتعلقة باالختبارات‬ ‫سنة‬ ‫‪03‬‬ ‫تحفظ عينات‬

‫ملف‬ ‫‪ 2.10.1‬رزنامة االختبارات الفصلية‬ ‫واحدة‬ ‫سنوات‬ ‫عشرية‬
‫التقويم‬ ‫‪ 3.10.1‬جدول سير االختبارات‬ ‫ملف سنوي‬
‫المستمر‬ ‫‪ 4.10.1‬جدول الحراسة‬
‫(االختبارات)‬ ‫‪ 5.10.1‬رزنامة مجالس االقسام‬
‫‪ 6.10.1‬نماذج من مواضيع‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‬
‫‪.‬‬
‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫اإلدارية‬

‫‪3‬‬ ‫سنة‬ ‫‪03‬‬ ‫تحفظ عينات‬

‫‪11.1‬‬ ‫‪ 1.11.1‬المنشور الخاص بالترشيح‬ ‫سنوات‬ ‫واحدة‬ ‫سنوات‬ ‫عشرية‬
‫ملف شهادة‬ ‫‪ 2.11.1‬القوائم االسمية للمترشحين‬
‫ملف سنوي‬
‫التعليم‬ ‫‪ 3.11.1‬قوائم الناجحين‬
‫المتوسط‬ ‫‪ 4.11.1‬محاضر الناجحين‬
‫‪ 5.11.1‬و ثائق اخرى لها عالقة بالملف‬
‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬

‫‪1-12‬‬ ‫سنة واحدة ‪ 1.12.1‬المراسلة المتعلقة بتعداد التالميذ لكل شعبة‪.‬‬ ‫‪08‬‬ ‫تحفظ عينات‬
‫ملف‬ ‫‪ 2.12.1‬المنشور المتعلق بالترشح للبكالوريا‬ ‫سنوات‬ ‫عشرية‬
‫البكالوريا‬ ‫‪ 3.12.1‬القوائم الرسمية للمترشحين لكل شعبة‬ ‫ملف يتكرر‬
‫‪ 4.12.1‬قوائم االساتذة المقترحين للتصحيح‬ ‫في كل سنة‬
‫‪ 5.12.1‬جدول نتائج البكالوريا‬ ‫دراسية‬
‫‪ 6.12.1‬كشف تصحيحات االسماء الخاطئة‬
‫‪ 7.12.1‬القوائم االسمية للناجحين بكل شعبة‬
‫‪ 8.12.1‬كشف تسليم شهادات النجاح‬
‫‪ 9.12.1‬كشف تسليم النقاط وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪13.1‬‬ ‫سنة واحدة ‪ 1.13.1‬القرار المتعلق بتعيين المؤسسة كمركز امتحان‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫تحفظ عينات عشرية‬
‫ملف‬ ‫‪ 2.13.1‬قائمة التالميذ المترشحين‬ ‫سنوات‬ ‫ملف يتكرر في كل‬
‫مركز امتحان‬ ‫‪ 3.13.1‬دليل سير مراكز االمتحانات‬ ‫سنة دراسية‬
‫البكالوريا‬ ‫‪ 4.13.1‬قرار تعيين رئيس المركز و نائبه‬
‫وشهادة‬ ‫‪ 5.13.1‬قائمة االساتذة الحراس و اعضاء االمانة‪.‬‬
‫التعليم‬ ‫‪ 6.13.1‬التعليمات الرسمية المتعلقة باجراء االمتحان‪.‬‬
‫المتوسط‬ ‫‪ 7.13.1‬مختلف الوثائق المتعلقة بالحراس و‬
‫االمانة وتسليم الوثائق‪.‬‬
‫‪ 8.13.1‬التقرير النهائي حول سير االمتحان‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
 ‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬
‫‪1-14‬‬ ‫‪ 1.14.1‬المناشير الخاصة بقبول وتوجيه التالميذ‪.‬‬ ‫سنة واحدة‬ ‫‪03‬‬ ‫تحفظ‬
‫ملف‬ ‫‪ 2.14.1‬محاضر القبول والتوجيه النهائي‬ ‫سنوات‬ ‫عينات‬
‫القبول والتوجيه‬ ‫‪ 3.14.1‬الطعون في قرارات التوجيه‬ ‫عشرية‬
‫‪ 4.14.1‬قرارات لجان الطعن‬
‫‪ 5.14.1‬محضر االساتذة‬
‫‪ 6.14.1‬القرارات الفردية المتخذة من طرف مديرية التربية‪.‬‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪15.1‬‬ ‫‪ 1.15.1‬البرنامج الخاص بكل مادة تعليمية‬ ‫الى ان‬ ‫بصفة‬ ‫ملف لكل‬
‫ملف‬ ‫‪ 2.15.1‬التوجيهات التربوية الواردة من الوزارة ‪.‬‬ ‫تلغى‬ ‫دائمة‬ ‫مادة تعليمية‬
‫البرمجة والمواقيت‬ ‫‪ 3.15.1‬المواقيت والمعامالت الرسمية وثائق‬
‫اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪16.1‬‬
‫ملف مشروع المؤسسة‬

‫‪17.1‬‬ ‫‪ 1.17.1‬المسار الوظيفي‬ ‫مدة العمل‬

‫ملفات الموظفين‬ ‫‪ 2.17.1‬الحالة المدنية‬ ‫بالمؤسسة‬
‫‪ 3.17.1‬العطل الغيابات‬
‫‪18.1‬‬ ‫‪ 1.18.1‬النصوص الخاصة بالحركة‬ ‫سنة‬ ‫‪05‬‬
‫ملف حركة الموظفين‬ ‫‪ 2.18.1‬الوثائق الفردية الخاصة بالحركة‬ ‫سنوات‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬
‫‪19.1‬‬ ‫‪ 1.19.1‬المناشر المتعلقة بتنظيم االمتحانات‬ ‫سنة واحدة‬ ‫‪03‬‬
‫ملف االمتحانات‬ ‫والمسابقات‪.‬‬ ‫سنوات‬
‫والمسابقات‬ ‫‪ 2.19.1‬رزنامة االمتحانات والمسابقات‬
‫الخاصة‬ ‫‪ 3.19.1‬قائمة الموظفين المترشحين للمسابقات المهنية وثائق اخرى لها عالقة‬
‫بالموظفين‬ ‫بالملف‪.‬‬

‫‪20.1‬‬ ‫‪ 1.20.1‬المناشير الخاصة بالتكوين‬ ‫سنة واحدة‬ ‫‪03‬‬

‫ملــــف‬ ‫‪ 2.20.1‬الندوات التربوية والتكوينية‬ ‫سنوات‬
‫التكــــوين‬ ‫‪3.20.1‬رزنامة التكوين المستمر لكل المواد‬
‫والتربصات‬ ‫‪ 4.20.1‬قائمة المستفدين من كل عملية تكوينية‪.‬‬
‫‪ 6.20.1‬قائمة المؤطرين‬
‫وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
‫‪21.1‬‬ ‫‪ 1.21.1‬تقرير الخروج‬ ‫سنة واحدة‬ ‫‪02‬‬ ‫ملف يتكرر مع‬
‫ملف المؤسسة‬ ‫‪ 2.21.1‬محاضر الخروج‬ ‫سنتان‬ ‫نهاية كل سنة دراسية‬
‫خالل العطل‬ ‫‪ 3.21.1‬جدول المداومة للعطلة الصيفية‬
‫‪ 4.21.1‬عناوين الموظفين اثناء العطل وثائق‬
‫اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
‫‪22.1‬‬ ‫‪ 1.22.1‬التقرير اليومية لمدير الدراسات او‬ ‫سنة واحدة‬ ‫‪05‬‬ ‫تحفظ عينات‬
‫ملف التقارير‬ ‫مستشار التربية‪.‬‬ ‫سنوات‬ ‫عشرية‬
‫اليومية‬ ‫‪ 2.22.1‬التقرير للمصالح االقتصادية‬
‫‪ 3.22.1‬التقرير اليومي للمخبر والمكتبة‬
‫العيادة ‪.‬‬
‫‪ 4.22.1‬تقرير اليومي للورشات والقاعات المتخصصة‪.‬‬
‫‪ 5.22.1‬تقرير اعوان االمن و الوقاية‬
‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬
‫‪23.1‬‬ ‫‪ 1.23.1‬المنشور المتعلق باعداد طلبات المنح‬ ‫‪03‬‬ ‫‪05‬‬
‫ملف المنح‬ ‫‪ 2.23.1‬قائمة الطلبات‬ ‫سنوات‬ ‫سنوات‬
‫المدرسية‬ ‫‪ 3.23.1‬قرار المستفيدين‬
‫‪ 4.23.1‬كشف التالميذ الممنوحين الحاضرين في ‪31/1‬‬
‫‪ 5.23.1‬استمارة التحويل‬
‫‪ 6.23.1‬المنح المعادة‬
‫‪ 7.23.1‬منح التجهيز االولى لتالميذ التقني‬
‫‪ 8.23.1‬ملفات المدراسة‬
‫‪ 9.23.1‬جدول تصفيات المنح ‪.‬حالة المنح‬
‫‪ 10.23.1‬قوائم المنح الشاغرة وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪24.1‬‬ ‫‪ 1.24.1‬قرار اعتماد الجمعية‬ ‫الى حين‬ ‫‪03‬‬

‫ملف النشاطات‬ ‫‪ 2.24.1‬القانون االساسي‬ ‫التجديد‬ ‫سنوات‬
‫الثقافة والرياضية‬ ‫‪ 3.24.1‬محضر تنصيب او تجديد نوادي الجمعية الثقافية و الرياضية‪.‬‬
‫‪ 4.24.1‬تقرير الحصيلة السنوية لالنشطة الثقافية والرياضية‪.‬‬
‫‪ 5.24.1‬البرنامج السنوي لالنشطة‬
‫‪ 6.24.1‬التقارير الدورية عن االنشطة المختلفة وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪25.1‬‬ ‫‪ 1.25.1‬المنشور الوزاري المتعلق باعداد مشاريع ميزانية مؤسسات التعليم االساسي والثانوي‪.‬‬ ‫‪02‬‬ ‫‪10‬‬
‫ملف تحضير‬ ‫‪ 2.25.1‬البطاقة الوصفية لتعداد التالميذ الى غاية ‪ 30‬اكتوبر‪.‬‬ ‫سنتان‬ ‫سنوات‬
‫الميزانية‬ ‫‪ 3.25.1‬قرار االعتمادات المالية الخاصة بالتسيير والتغذية‪.‬‬
‫‪ 4.25.1‬تقرير رئيس المؤسسة‬
‫‪ 5.25.1‬مشروع الميزانية للسنة الحالية‬
‫‪ 6.25.1‬محضر اجتماع مجلس التوجيه التسيير‪.‬‬
‫‪ 7.25.1‬بطاقة االلتزام السنوية‬
‫‪ 8.25.1‬قائمة التالميذ الممنوحين‬
‫‪ 9.25.1‬قائمة المستفيدين في الطاولة المشتركة‪.‬‬
‫‪ 10.25.1‬توقعات االعتمادات الخاصة باالجور‬
‫عنوان الملف‬ ‫الوثائق التي يتكون منها‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة‬ ‫المالحظات‬
‫في األرشيف‬ ‫االدارية‬
‫‪26.1‬‬ ‫‪ 1.26.1‬نسخة من الميزانية المصادق عليها من طرف الوصاية‬ ‫بصفة‬ ‫معرفة الحساب المالي للدورات‬
‫ملف متابعة تنفيذ‬ ‫‪ 2.26.1‬وضعية مراقبة صندوق المؤسسة‬ ‫دائمة‬ ‫السابقة‬
‫الميزانية‬ ‫‪ 3.26.1‬حالة تقارب الحسابات مع الصكوك البريدية وحساب الخزينة الوالئية‪.‬‬
‫‪ 4.26.1‬جدول تحويل االعتمادات في الميزانية‬
‫‪ 5.26.1‬تقرير رئيس المؤسسة‪.‬‬
‫‪ 6.26.1‬محضر اجتماع مجلس التوجيه والتسيير‬
‫‪ 7.26.1‬حالة الديون الى غاية ‪ 31‬ديسمبر‬
‫‪ 8.26.1‬نسخة من الحساب المالي وثائق‬
‫اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪27.1‬‬ ‫‪ 1.27.1‬المنشور المتعلق باالصالحات الترميمات‪.‬‬ ‫الى نهاية‬ ‫‪10‬‬ ‫معرفة‬

‫‪ 2.27.1‬طلب رئيس المؤسسة المتعلق بطلب‬ ‫االشغال‬ ‫سنوات‬ ‫االشغال‬
‫االصالحات حسب االولويات‪.‬‬ ‫والتصفية‬ ‫والترميمات‬
‫‪ 3.27.1‬البطاقة التقنية المتعلقة باالصالح‬ ‫المالية‬ ‫التي‬
‫‪ 4.27.1‬دفتر الشروط‬ ‫جرت‬
‫‪ 5.27.1‬المقايسات المختلفة للمقاولين‬ ‫بالمؤسسة‬
‫‪ 6.27.1‬الدراسة الفنية المنجزة من طرف المختصين في االشغال لمديرية البناء‪.‬‬
‫‪ 7.27.1‬محضر اجتماع مجلس التوجيه‬
‫والتسيير او مجلس التربية والتسيير‪.‬‬
‫‪ 8.27.1‬جدول المقارنة بين المناقصات‬
‫‪ 9.27.1‬قرار منح االعتماد‬
‫‪ 10.27.1‬سند الطلب‬
‫‪ 11.27.1‬تسليم االمر باالشغال‬
‫‪ 12.27.1‬محضر االستالم بنهاية االشغال‬
‫والفاتورة النهائية‪.‬‬
‫‪ 13.27.1‬كشف مجمل االصالحات الكبرى و الترميمات وثائق اخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬

‫‪28.1.‬‬ ‫‪ 1.28.1‬المناشير الوزارية المتعلقة باصالح التعليم‪.‬‬ ‫الـــى‬ ‫دائم‬

‫‪ 1.28.1‬مشاريع وزارية لالصالح‬ ‫غاية‬
‫‪ 3.28.1‬المشاريع المقترحة من طرف المؤسسة أو مدير التريبة للوالية‬ ‫النهاية‬
 ‫سجالت و الدفاترالمتداولة على مستوى أمانة المدير ‪:‬‬
‫اســـــــــــــــــــــــم السجـــــــل ورمزه‬ ‫مدة حفظه في األمانة‬ ‫في األرشيف‬ ‫قيمته اإلدارية‬
‫ورمزه‪28.1:‬‬ ‫سجل محاضر التنصيب‬ ‫بصفة دائمــــــــة‬
‫ورمزه‪29.1:‬‬ ‫سجل مجلس التنسيق االداري‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه‪30.1:‬‬ ‫سجل مجلس التربية والتسيير‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫دائم‬
‫ورمزه‪31.1:‬‬ ‫سجل مجالس التعليم‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه‪32.1:‬‬ ‫سجل مجالس االقسام‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 05‬سنوات‬
‫ورمزه‪33.1:‬‬ ‫سجل مجلس التأديب‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 05‬سنوات‬
‫ورمزه‪34.1:‬‬ ‫سجل الجمعية الثقافية الرياضية‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه‪35.1:‬‬ ‫سجل المجلس الصحي‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه‪36.1:‬‬ ‫سجل البريد الصادر والوارد(عمليا هما سجالن)‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 10‬سنوات‬
‫ورمزه‪37.1:‬‬ ‫سجل الدخول والخروج‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫دائم‬
‫ورمزه‪38.1:‬‬ ‫سجل الشهادات المدرسية‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه‪39.1:‬‬ ‫سجل الزيارات الرسمية‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫دائم‬
‫ورمزه‪40.1:‬‬ ‫سجل العالقة مع التنظيمات النقابية المعتمدة‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه‪41.1‬‬ ‫دفتر شهادات االذن باالنتقال‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه‪42.1:‬‬ ‫دفتر تسليم الوثائق للموظفين‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه‪43.1:‬‬ ‫دفتر المداومة‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 05‬سنوات‬
‫ورمزه‪44.1:‬‬ ‫دفتر سند الطلب‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫‪ 05‬سنوات‬
‫ورمزه‪45.1‬‬ ‫سجل العطل المرضية‬ ‫إلى غاية انتهائها‬ ‫دائم‬
‫نقترح اضافة سجل محاضر التنصيب المستخلفين على العطل المرضية و الموظفين في اطار عقود ماقبل التشغيل ‪.‬‬
‫ثانيا‪ :‬الملفات المتداولة على‬
‫مستوى المقتصدية رمزها‪2 :‬‬
 ‫ملف تحضير الميزانية ‪،‬ورمزه ‪1.2:‬‬

‫مدة الحفظ في‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫األرشيف‬
‫‪ – 1.2.1‬المنشور الوزاري المتعلق بإعداد ميزانيـــــــــــة مؤسســــات‬ ‫سنتان‬ ‫‪ 10‬سنوات‬
‫التعليــــم األســــــــــاسي والثانوي‪.‬‬
‫‪ – 2.1.2‬وثيقة الميزانية‪.‬‬
‫‪ – 3.1.2‬البطاقة الوصفية‪.‬‬
‫‪ – 4.1.2‬تقرير رئيس المؤسسة‪.‬‬
‫‪ – 6.1.2‬بطاقة اإللتزام السنوية‪.‬‬
‫‪ – 7.1.2‬قائمة التالميذ الممنوحين‪.‬‬
‫‪ – 8.1.2‬بطاقة المخزون‪.‬‬
‫‪ – 9.1.2‬وثائق أخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
 ‫ملف األجور‪ ،‬ورمزه‪2.2 :‬‬
‫مدة الحفظ في‬ ‫مدة الحفظ في‬
‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫المصلحة‬ ‫األرشيف‬
‫‪ – 1.2.2‬وضعية المناصب المالية‪.‬‬ ‫يحفظ لمدة سنة‬ ‫دائم‬
‫‪ – 2.2.2‬الكشوف الوصفية المفصل للموظفين‪.‬‬ ‫واحدة‬
‫‪ – 3.2.2‬الجداول الوصفية للموظفين‪.‬‬
‫‪ – 4.2.2‬الحوصلة المالية لألجور‪.‬‬
‫‪ – 5.2.2‬الكشوف الشهرية للمرتبات والعالوات‪.‬‬
‫‪ – 6.2.2‬الكشوف الثالثية‪.‬‬
‫‪ – 7.2.2‬حساب التسيير‪.‬‬
‫‪ – 8.2.2‬التصريحات السنوية الخاصة على المرتبات والضمان اإلجتماعي‬
‫‪ – 9.2.2‬كشف اإلقتطاع من الراتب‪.‬‬
‫‪ – 10.2.2‬كشوف الغيابات‪.‬‬
‫‪ – 11.2.2‬كشوف الساعات اإلضافية‪.‬‬
‫‪ – 12.2.2‬ساعات االستخالف‪.‬‬
‫‪ – 13.2.2‬كشوف الملفات المالية المختلفة‪.‬‬
‫‪ – 14.2.2‬قائمة منخرطي تعاضدية عمال التربية‪.‬‬
‫‪ – 15.2.2‬محضر مراقبة الصندوق لنهاية السنة‪.‬‬
‫‪ – 16.2.2‬وثائق أخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
 ‫ملف الحساب المالي‪ ،‬ورمزه‪3.2 :‬‬
‫مدة الحفظ في‬
‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫األرشيف‬
‫‪ – 1.3.2‬المناشير الوزارية المتعلقة بالحساب المالي‪.‬‬ ‫سنة واحدة‬ ‫دائم‬
‫‪ – 2.3.2‬وثيقة الحساب المالي‪.‬‬
‫‪ – 3.3.2‬نسخة من الميزانية مصادق عليها‪.‬‬
‫‪ – 4.3.2‬تقرير رئيس المؤسسة‪.‬‬
‫‪ – 5.3.2‬محضر اجتماع مجلس التوجيه والتسيير‪.‬‬
‫‪ – 6.3.2‬جدول تحويل اإلعتمادات‪.‬‬
‫‪ – 7.3.2‬مقرر استعمال الفوائض المالية‪.‬‬
‫‪ – 8.3.2‬كشوف اإلعتمادات اإلضافية‪.‬‬
‫‪ – 9.3.2‬طلب اعتمادات مالية إضافية‪.‬‬
‫‪ – 10.3.2‬طلب إلغاء الديون السابقة‪.‬‬
‫‪ – 11.3.2‬كشف المقاربة للحساب الجاري‪.‬‬
‫‪ – 12.3.2‬كشف المقاربة لحساب الخزينة‪.‬‬
‫‪ –13.3.2‬محضر مراقبة الصندوق لنهاية السنة‪.‬‬
‫‪ – 14.3.2‬وثائق أخرى لها عالقة بالملف ‪.‬‬
 ‫ملف النفقات‪ :‬ورمزه‪4.2 :‬‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬

‫‪ – 1.4.2‬سند الطلب‪.‬‬ ‫يحفظ لمدة سنة واحدة‬ ‫دائم‬

‫‪ – 2.4.2‬وصل اإلستالم‪.‬‬
‫‪ – 3.4.2‬الفواتير‪.‬‬
‫‪ – 4.4.2‬حواالت الدفع‪.‬‬
‫‪ – 5.4.2‬جدول حواالت الدفع حسب الفصول والبنود‪.‬‬
‫‪ – 6.4.2‬كشف الشراء نقدا‪.‬‬
‫‪ – 7.4.2‬محضر مجلس التوجيه الستعمال اإلعتمادات‬
‫الخارجة عن الميزانية‪.‬‬
‫‪ – 8.4.2‬بطاقة اإللتزام‪.‬‬
‫‪ – 9.4.2‬كشف التموين للورشات والمخابر‪.‬‬
 ‫ملف اإلصالحات الكبرى ورمزه‪5.2 :‬‬

‫مدة الحفظ في‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫األرشيف‬
‫‪ – 1.5.2‬المناشير المتعلقة باإلصالحات والترميمات‪.‬‬ ‫إلى نهاية األشغال‬ ‫‪ 10‬سنوات‬
‫‪ – 2.5.2‬طلب القيام باإلصالحات‪.‬‬
‫‪ – 3.5.2‬المقايسة المعتمدة‪.‬‬
‫‪ – 4.5.2‬قرار منح اإلعتمادات‪.‬‬
‫‪ – 5.5.2‬األمر باألشغال‪.‬‬
‫‪ – 6.5.2‬محاضر متابعة األشغال‪.‬‬
‫‪ – 7.5.2‬محضر اإلستالم النهائي‪.‬‬
‫‪ – 8.5.2‬الفواتير‪.‬‬
‫‪ – 9.5.2‬وثائق أخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
 ‫ملف الجرد‪ ،‬ورمزه‪6.2 :‬‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬

‫‪ – 1.6.2‬النصوص الخاصة بالجرد‪.‬‬ ‫يحفظ لمدة ‪ 10‬سنوات‬ ‫دائم‬

‫‪ – 2.6.2‬بطاقات الجرد‪.‬‬
‫‪ – 3.6.2‬قرارات منح التجهيز‪.‬‬
‫‪ – 4.6.2‬قرارات تحويل التجهيز‪.‬‬
‫‪ – 5.6.2‬محاضر الفحص والمعاينة‪.‬‬
‫‪ – 6.6.2‬محاضر اإلقصاء (اإلسقاط )‪.‬‬
‫‪ – 7.6.2‬صيانة العتاد‪.‬‬
 ‫ملف الدخول المدرسي‪ ،‬ورمزه‪7.2 :‬‬
‫مدة الحفظ في‬ ‫مدة الحفظ في‬
‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫المصلحة‬ ‫األرشيف‬
‫يحفظ لمدة سنة واحدة ‪ – 1.7.2‬الخريطة التربوية‪ .‬واإلدارية‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫‪ – 2.7.2‬كشف التالميذ الحاضرين إلى غاية ‪.1/10‬‬
‫‪ – 3.7.2‬قائمة التالميذ الداخليين ونصف الداخليين‪.‬‬
‫‪ – 4.7.2‬جدول توزيع المهان على موظفي المقتصدية‪.‬‬
‫‪ – 5.7.2‬قائمة الكتب المتوفرة وأسعارها‪.‬‬
‫‪ – 6.7.2‬محاضر الدخول الجماعية‪.‬‬
‫‪ – 7.7.2‬قوائم األ ساتذة مسؤولي المواد واألساتذة الرئيسيين‪.‬‬
‫‪ – 8.7.2‬المننسور الوزاري المتعلق بالنفقات المدرسية‪.‬‬
‫‪ – 9.7.2‬وثائق أخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
‫‪ – 10.7.2‬كشوف التأمين المدرسي ‪.‬‬
‫‪ – 11.7.2‬الوثائق المتعلقة بالرابطة الوالئية للرياضة المدرسية ‪.‬‬
‫‪– 12.7.2‬الوثائق المتعلقة باإلتحادية الوالئية لألعمال المكملة‬
‫للمدرسة ‪.‬‬
 ‫ملف الملفات المالية للموظفين‪ ،‬ورمزه‪8.2 :‬‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬
‫‪ – 1.8.2‬الوضعية المالية‪.‬‬
‫‪ – 2.8.2‬قرارات الترقية‪.‬‬
‫‪ – 3.8.2‬الحالة العائلية‪.‬‬
‫‪ – 4.8.2‬وثائق أخرى لها عالقة بالملف‪.‬‬
‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫يحفظ بالمصلحة مدة عمل‬ ‫دائم‬
‫الموظف بالمؤسسة‬
 ‫‪ :‬ملف تسيير عمال الخدمات ورمزه ‪9.2‬‬

‫مدة الحفظ في‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫األرشيف‬
‫‪ – 1.9.2‬جدول خدمات العمال‪.‬‬ ‫لمدة سنة‬ ‫دائم‬
‫‪ – 2.9.2‬جدول تعديل خدمات العمال خالل العطل‪.‬‬
‫‪ – 3.9.2‬كشف الحضور اليومي للعمال‪.‬‬
 ‫ملف المطعم‪ ،‬ورمزه‪10.2:‬‬
‫مدة الحفظ في‬
‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫األرشيف‬
‫‪ – 2.10.1‬النصوص المتعلقة بالموضوع‪.‬‬ ‫يحفظ لمدة سنتين‬ ‫دائم‬
‫‪ – 2.10.2‬ورقة االستهالك اليومي‪.‬‬
‫‪ – 3.10.2‬قائمة الوجبات األسبوعية‪.‬‬
‫‪ – 4.10.2‬كشف الطاولة المشتركة‪.‬‬
‫‪ – 5.10.2‬بطاقة المخزون الخاصة بالمواد الغذائية‪.‬‬
‫‪ – 6.10.2‬وثيقة الوصل بين المخزني والطباخ‪.‬‬
‫‪ – 7.10.2‬دفتر تكلفة الوجبة‪.‬‬
‫‪ – 8.10.2‬الكشف الشهري للمصاريف الخاصة بالتغذية‪.‬‬
‫‪ – 9.10.2‬دفتر الممونين‪.‬‬
‫‪ – 10.10.2‬وثائق أخرى لها عالقة بالموضوع‪.‬‬
 ‫‪ :‬ملف حضيرة السيارة‪ ،‬ورمزه ‪11.2‬‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬

‫‪ – 1.11.2‬الوثائق الخاصة باستعمال السيارة‪.‬‬ ‫لم يشر المخطط لمدة الحفظ‬ ‫لم يشر المخطط لمدة الحفظ‬
‫‪ – 2.11.2‬الوثائق الخاصة بإصالح السيارة‪.‬‬
‫‪ – 3.11.2‬األمر بمهمة ‪.‬‬
 ‫‪ :‬ملف إسقاط ممتلكات المؤسسة ورمزه‪12.2 :‬‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬

‫‪ – 1.12.2‬قرارات تخصيص الممتلكات‪.‬‬ ‫لم يشر المخطط لمدة الحفظ‬ ‫لم يشر المخطط لمدة الحفظ‬
‫‪ – 2.12.2‬محاضر اإلتالف‪.‬‬
‫‪ – 3.12.2‬محضر اإلسقاط ‪.‬‬
 ‫السجالت المتداولة على مستوى المقتصدية وعددها ‪،17‬وهي‪:‬‬
‫رمز السجل وعنوانه‬ ‫مدة حفظه في اآلمانة‬ ‫مدة حفظه ني اآلرشيف‬ ‫قيمته اإلدارية‬
‫‪ – 13.2‬سجل النفقات‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 14.2‬سجل اإليرادات‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 15.2‬سجل الصندوق اليومي‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 16.2‬دفتر الوصوالت‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 17.2‬سجل الخدمات الخارج عن الميزانية‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 18.2‬سجل الحسابات المفتوحة لدى الخزينمة وغيرها‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 19.2‬سجل الحقوق المثبتة‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 20.2‬سجل الرواتب خاص بالتربويين‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 21.2‬سجل الرواتب خاص باإلداريين‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 22.2‬دفتر الحساب الجاري البريدي‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 23.2‬دفتر حساب الخزينة‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 24.2‬سجل الجرد العام‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 25.2‬دفتر الجرد الدائم‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 26.2‬دفتر جرد المكتبة‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 27.2‬دفتر حركة األموال النقدية‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫‪ – 28.2‬سجل غيابات الموظفين‪.‬‬ ‫إلى أن تنتهي أوراق السجل‬ ‫دائــــــم‬
‫ثالثا‪ :‬ملفات االستشارة‬
‫التربوية ورمزها ‪3 :‬‬
 ‫ملف الدخول المدرسي ورمزه‪1.3 :‬‬
‫مدة الحفظ في‬
‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫المصلحة‬
‫‪ – 1.1.3‬الخريطة التربوية‪.‬‬ ‫يحفظ لمدة سنة‬ ‫دائم‬
‫‪ – 2.1.3‬الخريطة اإلدارية‪.‬‬ ‫واحدة‬
‫‪ – 3.1.3‬قوائم التالميذ‪.‬‬
‫‪ – 4.1.3‬توقيت األقسام‪.‬‬
‫‪ – 5.1.3‬توقيت األساتذة‪.‬‬
‫‪ – 6.1.3‬توزيع المهام على المساعدين التربويين‪.‬‬
‫‪ – 7.13‬كشف استعمال الحجرات والمخابر والورشات‪.‬‬
‫‪ – 8.1.3‬قائمة األساتذة الرئيسيين ومسؤولي المواد‪.‬‬
‫‪ – 9.1.3‬قائمة الكتب المتوفرة‪.‬‬
‫‪ – 10.1.3‬رزنامة مختلف المجالس‪.‬‬
‫‪ – 11.1.3‬كشف التالميذ الحاضرين في ‪ 01/10:‬من كل سنة‪.‬‬
 ‫ملف ملفات التالميذ‪ ،‬ورمزه ‪ ،2.3‬ويتكون ملف كل تلميذ من‪:‬‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬

‫‪ – 1.2.3‬الحالة المدنية‪.‬‬ ‫تحفظ مدة تمدرس التلميذ‬ ‫دائم‬

‫‪ – 2.2.3‬المسيرة الدراسية‪.‬‬ ‫بالمؤسسة‬
‫‪ – 3.2.3‬الحالة الصحية‪.‬‬
‫‪ – 4.2.3‬المواظبة واإلنضباط‪.‬‬
‫‪ – 5.2.3‬وثائق أخرى لها عالقة بالتلميذ‪.‬‬
 ‫ملف المواظبة واإلنضباط‪ ،‬ورمزه‪3.3 :‬‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬

‫‪ – 1.3.3‬ورقة الحضور اليومي‪.‬‬ ‫يحفظ لسنة واحدة‬ ‫‪ 10‬سنوات‬

‫‪ – 2.3.3‬كشف الحضور الشهري للتالميذ‪.‬‬
‫‪ – 3.3.3‬جدول إحصائي للغيابات‪.‬‬
‫‪ – 4.3.3‬بطاقات الدخول والخروج‪.‬‬
 ‫ملف الحالة الصحية‪ ،‬ورمزه‪4.3 :‬‬

‫مدة الحفظ في‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫األرشيف‬
‫‪ – 1.4.3‬قائمة التالميذ المصابين باألمراض المزمنة‪.‬‬ ‫يحفظ لثالث سنوات‬ ‫سنة واحدة‬
‫‪ – 2.4.3‬قائمة التالميذ المعوقين‪.‬‬
‫‪ – 3.4.3‬رزنامة الزيارات الطبية‪.‬‬
‫‪ – 4.4.3‬قائمة التالميذ المعفيين من التربية البدنية‪.‬‬
‫‪ – 5.4.3‬رزنامة المتابعة الصحية‪.‬‬
‫‪ – 6.4.3‬قائمة األمراض المعدية‪.‬‬
 ‫ملف النشاط الرياضي والثقافي‪ :‬ورمزه ‪5.3‬‬

‫مدة الحفظ في‬ ‫مدة الحفظ في‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫المصلحة‬ ‫األرشيف‬
‫‪ – 1.5.3‬برنامج النشاطات للسنة الدراسية‪.‬‬ ‫يحفظ لسنة واحدة‬ ‫سنتان (‪)02‬‬
‫‪ – 2.5.3‬قائمة النوادي الثقافية والعلمية والرياضية ومنشطيها‪.‬‬
‫‪ – 3.5.3‬رزنامة النشاطات الثقافية والرياضية‪.‬‬
‫‪ – 4.5.3‬قائمة المناسبات التي تجري فيها النشاطات الثقافية‬
‫والرياضية‪.‬‬
 ‫ملف االختبارات‪ :‬ورمزه ‪6.3‬‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫مدة الحفظ في األرشيف‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫‪ – 1.6.3‬رزنامة االختبارات‪.‬‬ ‫يحفظ لسنة واحدة‬ ‫سنة واحدة‬
‫‪ – 2.6.3‬جدول الحراسة‪.‬‬
‫‪ – 3.6.3‬مواضيع االختبارات‪.‬‬
‫‪ – 4.6.3‬ساللم التنقيط‪.‬‬
‫‪ – 5.6.3‬رزنامة مجالس األقسام‪.‬‬
 ‫ملف التكوين‪ :‬ورمزه ‪7.3‬‬

‫مدة الحفظ في‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫األرشيف‬
‫‪ – 1.7.3‬رزنامة وبرامج الندوات الداخلية للمساعدين‬ ‫يحفظ مدة خمس سنوات‬ ‫دائم‬
‫التربويين‪.‬‬
‫‪ – 2.7.3‬رزنامة الندوات التربوية‪.‬‬
‫‪ – 3.7.3‬جدول زيارات مفتشي التربية والتكوين‪.‬‬
‫‪ – 4.7.3‬التوثيق‪.‬‬
 ‫ملف البرامج والمواقيت‪ :‬ورمزه ‪8.3‬‬

‫مدة الحفظ في‬

‫الوثائق التي يتكون منها الملف‬ ‫مدة الحفظ في المصلحة‬ ‫القيمة اإلدارية‬
‫األرشيف‬
‫‪ – 1.8.3‬البرنامج الخاص لكل مادة‪.‬‬ ‫يحفظ إلى أن يلغى‬ ‫دائم‬
‫‪ – 2.8.3‬التوجيهات التربوية الواردة من الوزارة‪.‬‬
‫‪ – 3.8.3‬المواقيت والمعمالت الرسمية‪.‬‬
 ‫السجالت والدفاتر المتداولة على مستوى االستشارة التربوية‬
‫ورمزه ‪9.3‬‬ ‫سجل الدخول والخروج‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫دائم‬
‫ورمزه ‪10.3‬‬ ‫سجل األقسام‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫دائم‬
‫ورمزه ‪11.3‬‬ ‫سجل غيابات وتأخر التالميذ‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪12.3‬‬ ‫سجل النتائج الدراسية‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫دائم‬
‫ورمزه ‪13.3‬‬ ‫سجل غيابات وتأخرات اآلساتذة والموظفين‬ ‫يحفظ لمدة سنة واحدة ‪.‬‬ ‫‪ 05‬سنوات‬
‫ورمزه ‪14.3‬‬ ‫سجل االتصال باألولياء‪:‬‬ ‫يحفظ لمدة سنتين‬
‫ورمزه ‪15.3‬‬ ‫دفتر المداومة التربوية‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫سنتان‬
‫ورمزه ‪16.3‬‬ ‫سجل العطل المرصية‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫سنتان‬
‫ورمزه ‪17.3‬‬ ‫سجل األندية الثقافية والرياضية‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫سنتان‬
‫ورمزه ‪18.3‬‬ ‫سجل التمريض‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫سنتان‬
‫ورمزه ‪19.3‬‬ ‫دفاتر النصوص‪:‬‬ ‫تحفظ لمدة سنة واحدة‬ ‫‪ 03‬سنوات‬
‫ورمزه ‪20.3‬‬ ‫دفتر النتائج الفصلية‪:‬‬ ‫يحفظ مدة التمدرس‬ ‫دائم بملف التلميذ‬
‫ورمزه ‪21.3‬‬ ‫دفتر الشهادات المدرسية‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫سنتان‬
‫ورمزه ‪22.3‬‬ ‫دقتر وصوالت االتالف‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪23.3‬‬ ‫دفتر المطعم‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪24.3‬‬ ‫دفتر المرقد‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪25.3‬‬ ‫دفتر المذاكرة‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪26.3‬‬ ‫دفتر استقبال االولياء‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪27.3‬‬ ‫دفتر تكوين المساعدين التربويين‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫دائم‬
‫ورمزه ‪28.3‬‬ ‫دفتر اللقاء مع مندوبي االقسام‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪29.3‬‬ ‫دفتر الخروج االسثنائي للتالميذ‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪30.3‬‬ ‫دفتر بطاقات الدخول والخروج‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫سنتان‬
‫ورمزه ‪31.3‬‬ ‫دفاتر التنسيق والندوات الداخلية‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫سنتان‬
‫ورمزه ‪32.3‬‬ ‫دفاتر التنسيق لألساتذة الرئسيين‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫سنتان‬
‫ورمزه ‪33.3‬‬ ‫سجل جرد المكتبة‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫دائم‬
‫ورمزه ‪34.3‬‬ ‫سجل جرد المخبر والورشات‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫دائم‬
‫ورمزه ‪35.3‬‬ ‫سجل الورشات‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫ورمزه ‪36.3‬‬ ‫سجل استعمال الوسائل المخبرية‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬ ‫دائم‬
‫ورمزه ‪37.3‬‬ ‫سجل إعارة الكتب‪:‬‬ ‫يحفظ إلى نهاية استغالله ‪.‬‬
‫‪ :‬وختامنا دوما‬