BI 13: K NNG SON THO VN BN

I. KHI NIM VN BN
Vn bn l phng tin ghi tin v truyn t thng tin bng ngn ng (hay k hiu)
nht nh. Ty theo lnh vc hot ng qun l i vi cc mt i sng x hi m vn
bn c sn sinh ra vi cc ni dung v hnh thc khc nhau.
Vn bn ca NHCSXH l phng tin cn thit trin khai cc mt hot
ng; cng b cc ch trng, chnh sch, gii quyt cc cng vic c th v giao dch
hng ngy, l mt trong nhng phng tin quan trng trong qu trnh lnh o, ch
o cng tc.
II. CC LOI VN BN THNG C S DNG
1. Cc vn bn c tnh php quy
a. Ngh quyt: L mt hnh thc vn bn dng ghi li mt cch chnh xc
nhng kt lun v quyt nh ca hi ngh tp th, c thng qua ti cuc hp v
ng li, ch trng, chnh sch, k hoch hoc cc vn c th. Ngh quyt l loi
vn bn c tnh lnh o, ch o, khi vit khng chia thnh cc iu khon.
b. Quyt nh: L mt hnh thc vn bn cc c quan nh nc v cc nh
chc trch thc hin thm quyn ca mnh trong vic quy nh cc vn ch ,
chnh sch, v t chc b my, v nhn s v cc cng vic khc (vn bn hnh chnh
c bit).
Quyt nh c tnh lnh o, ch o nh ngh quyt nhng th hin thnh cc iu
khon c th v c dng ban hnh hoc bi b cc quy ch, quy nh v ch trng,
chnh sch, t chc b my, nhn s thuc phm vi quyn hn ca t chc; ban hnh ch
, iu l, quy ch... km theo.
c. Quy nh: L vn bn xc nh cc nguyn tc, tiu chun, th tc v ch
c th v mt lnh vc cng tc nht nh.
d. Quy ch: L vn bn xc nh cc nguyn tc, trch nhim, quyn hn, ch
v l li lm vic ca mt t chc.
e. Th l: L vn bn quy nh v ch , quyn hn, ngha v, phng thc t
chc ca mt b phn trong t chc thng c ban hnh c lp hoc km theo sau
mt quyt nh sau khi c tha thun, thng nht.
2. Cc vn bn hnh chnh thng thng
a. Khi nim v phn loi vn bn hnh chnh thng thng
- Khi nim: Vn bn hnh chnh thng thng l nhng vn bn mang tnh
cht thng tin iu hnh nhm thc thi cc vn bn quy phm php lut hoc dng
gii quyt cc cng vic c th, phn nh tnh hnh giao dch, trao i, ghi chp cng
vic ca c quan.
- Phn loi: Vn bn hnh chnh thng thng gm:
+ Vn bn khng c tn loi: cng vn (cng vn hng dn, cng vn gii
thch, cng vn n c nhc nh, cng vn ngh yu cu, cng vn giao dch, cng
vn phc p,...)
+ Vn bn c tn loi: Thng bo, bo co, k hoch, quyt nh, t trnh, bin
bn, hp ng, cng in, cc loi giy, cc loi phiu,...

b. Mt s loi vn bn hnh chnh thng thng

- Thng bo: L vn bn thng tin v hot ng, thng tin nhanh cc quyt
nh cho i tng qun l ca mnh bit thi hnh v nhng thng tin v nhng tin tc
khc m ngi c lin quan cn bit.
- Bo co: L loi vn bn thut li, k li, nh gi s vic hoc phn nh ton
b hot ng v nhng kin ngh ca mnh hoc tng trnh v mt vn , mt cng
vic c th no , t ra phng hng, bin php gii quyt vn nu ra.
- K hoch: L vn bn dng xc nh mc ch yu cu, ch tiu ca nhim
v cn hon thnh trong khong thi gian nht nh v cc bin php v t chc, nhn
s, c s vt cht cn thit thc hin nhim v .
- T trnh: L vn bn xut vi cp trn mt vn mi, xin cp trn ph
duyt v ch trng, phng n cng tc, n, mt vn , mt d tho vn bn,...
cp trn xem xt, quyt nh.
- n: L vn bn dng trnh by c h thng v mt k hoch, gii php, gii
quyt mt nhim v, mt vn nht nh cp c thm quyn ph duyt.
- Cng vn: L loi vn bn khng c tn loi c dng thng tin trong
hot ng giao dch, trao i cng tc hng ngy trong cc c quan nh giao dch,
nhc nh, tr li, ngh, mi hp, hng dn thc hin vn bn cp trn, xin kin,
thm hi, cm n, phc p,
- Bin bn: L loi vn bn hnh chnh ghi li din bin s vic ang xy ra
hoc mi xy ra do nhng ngi chng kin ghi li.
Bin bn hi ngh l loi vn bn hnh chnh ghi li, chp li, phn nh li
nhng kin tho lun ti hi ngh, nhng kt lun, quyt nh ca hi ngh. Bin bn
hi ngh l c s lm cc vn bn hnh chnh nh ngh quyt, quyt nh, ch th, cng
vn hoc thng bo. Bin bn hi ngh cn l c s kim tra vic thc hin cc
quyt nh ti hi ngh.
3. Cc loi giy t hnh chnh
Giy t hnh chnh l loi giy t mang mt ni dung v c mt gi tr nht
nh. V d: giy ngh vay vn kim kh c nhn n, Giy gia hn n, Giy lnh
tin mt, giy bin nhn, giy chng nhn, giy y quyn...
III. PHNG PHP SON THO MT S VN BN THNG DNG
1. Nhng yu cu chung khi son tho vn bn
Trong qu trnh son tho vn bn, ngi son tho cn m bo thc hin cc
yu cu chung sau y:
- Nm vng ch trng, ng li ca ng, chnh sch, php lut ca Nh
nc
- Vn bn ban hnh phi ng thm quyn, ph hp vi chc nng, nhim v,
quyn hn v phm vi hot ng ca c quan.
- Nm vng ni dung cn son tho, phng thc gii quyt v cng vic a
ra phi r rng, ph hp.
- Vn bn phi c trnh by ng cc yu cu v mt th thc theo quy nh
ca Nh nc.
- Ngi son tho vn bn cn nm vng nghip v v k thut son tho vn
bn da trn kin thc c bn v qun l hnh chnh Nh nc v php lut.

2. Quy nh chung v kt cu ni dung mt vn bn

V ni dung: vn bn thng c 3 phn: (1) Dn dt vn ; (2) Gii quyt vn
; (3) Kt lun vn .
a. Cch vit phn dn dt vn : Phn ny phi nu r l do ti sao vit vn
bn hay c s no vit vn bn: c th gii thiu tng qut ni dung vn a ra
lm r mc ch, yu cu ca vn nu ra. V d: " chun b cho tng kt 10
nm hot ng ca NHCSXH, Chi nhnh hng dn cc Phng giao dch bo co tng
kt theo cc ni dung sau"
b. Cch vit phn gii quyt vn : Ty theo tng loi ch vn bn m la
chn cch vit, nhng cn phi: (i) Xin kin lnh o c quan v hng gii quyt;
(ii) Sp xp no cn vit trc, no cn vit sau lm ni bt c ch cn
gii quyt. Phi s dng vn phong ph hp vi tng th loi vn bn, c lp lun cht
ch cho cc quan im a ra theo nguyn tc:
- Vn bn xut th phi nu r l do xc ng, li vn cht ch, cu th.
- Vn bn tip thu kin ph bnh, d ng hay sai cng phi mm do, khim
tn, nu cn thanh minh phi c dn chng bng s kin tht khch quan, c s
ngh xc minh kim tra qua ch th khc.
- Vn bn t chi th phi dng t ng lch s v c s ng vin, an i.
- Vn bn c tnh n c th phi dng li l nghim khc, nu l do kch thch
s nhit tnh, c th nu kh nng xy ra nhng hu qu nu cng vic khng hon
thnh kp thi.
- Vn bn c tnh thm hi th trong ngn ng phi th hin s quan tm chn
tnh, khng chiu l, so rng.
- Vn bn c tnh thng bo hay ngh, phi c th, r rng.
c. Cch vit phn kt thc vn : Phn ny cn vit ngn gn, ch yu nhn
mnh ch v xc nh trch nhim thc hin cc yu cu (nu c) v lu : Vit li
cho chn thnh, lch s trc khi kt thc (c th l mt li cm n nu c nhu cu
nh h vic g).
3. Phng php son tho c th mt s vn bn thng thng
a. Son tho bo co hot ng
- Nhng yu cu khi son tho bo co: m bo trung thc, chnh xc, y
. Ni dung bo co phi c th, c trng tm, trng im. Bo co phi kp thi.
- Cc loi bo co: Bo co thng, qu, 6 thng, 1 nm, 1 giai on, 1 nhim
k;Bo co bt thng, t xut; Bo co chuyn ; Bo co hi ngh.
- Phng php vit mt bn bo co
+ Cng tc chun b:
(i) Xc nh mc ch, yu cu ca tng loi bo co (bo co s kt, tng
kt,...).
(ii) Xy dng cng khi qut (nh mt khung sn) thu thp ti liu,
sp xp, phn tch, tng hp. cng thng c 3 phn sau:
Phn 1: Nu thc trng tnh hnh hoc m t s vic, hin tng xy ra.

Phn 2: Phn tch nguyn nhn, iu kin ca s vic, hin tng, nh gi tnh
hnh, xc nh nhng cng vic cn tip tc gii quyt.
Phn 3: Nu phng hng nhim v, bin php chnh tip tc gii quyt,
cch t chc thc hin.
Thu thp thng tin, t liu a vo bo co. Chn lc ti liu, tng hp s
kin v s liu phc v cc yu cu trng tm ca bo co. nh gi tnh hnh qua ti
liu, s liu mt cch khi qut. D kin xut kin ngh vi cp trn.
+ Xy dng dn chi tit:
(i) M u: Nu nhng im chnh v nhim v, chc nng ca t chc mnh,
v ch trng cng tc do cp trn hng dn hoc vic thc hin k hoch cng tc
ca n v mnh. ng thi, nu nhng iu kin, hon cnh c nh hng ln n
vic thc hin ch trng cng tc nu trn.
(ii) Ni dung chnh: Kim im nhng vic lm, nhng vic cha hon
thnh. Nhng u, khuyt im trong qu trnh thc hin. Xc nh nguyn nhn ch
quan, khch quan. nh gi kt qu, rt ra bi hc kinh nghim.
(iii) Kt lun bo co: Phng hng, nhim v trong thi gian ti. Cc gii
php chnh khc phc cc khuyt, nhc im. Cc bin php t chc thc hin.
Nhng kin ngh vi cp trn.
+ Vit d tho bo co:
Bo co nn vit bng ngn ng ting Vit ph cp, nu cc s kin, nhn nh,
nh gi, c th dng cc s liu minh ha, trnh by theo li biu mu, theo s
v cc bn i chiu nu xt thy d hiu v ngn gn. Khng vn dng li hnh vn
cu k. Nhng bo co chuyn c th dng bng ph lc tng hp cc s liu
lin quan n ni dung bo co, c th lp bng thng k cc biu mu so snh, cc ti
liu tham kho...
+ i vi bo co quan trng: Cn t chc cuc hp hoc hi ngh ly kin
ng gp b sung, sa i bn d tho bo co cho thng nht v khch quan hn (v
d: bo co tng kt 10 nm hot ng ca NHCSXH, bo co tng kt nm...)
+ Trnh lnh o duyt: i vi bo co gi ln cp trn, bo co trong hi
ngh, bo co chuyn , phi c s xt duyt ca lnh o trc khi gi i, nhm
thng nht vi cc quyt nh qun l v cc thng tin khc m ngi lnh o ch
cht cung cp cho cp trn hoc hi ngh.
b. Son tho cng vn
- Nhng yu cu khi son tho cng vn:
+ Mi cng vn ch cha ng mt ch , nu r rng v thng nht s v
to iu kin cho vic nghin cu, gii quyt. Vit ngn gn, xc tch, r rng, tng
st vi ch .
+ Cng vn l ting ni chung ca c quan ch khng phi ca ring c nhn
no, d l th trng. V vy, ni dung ch ni n cng v, ngn ng chun xc,
nghim tc, c sc thuyt phc cao, khng dng ngn ng mang mu sc c nhn,
hoc trao i nhng vic mang tnh ring trong cng vn.
- Xy dng b cc mt cng vn: Cng vn thng c cc yu t sau: (1) a
danh v thi gian gi cng vn; (2) tn c quan ch qun v c quan ban hnh cng

vn; (3) ch th nhn cng vn; (4) s v k hiu cng vn; (5) trch yu ni dung
cng vn; (6) ch k, ng du (7) ni nhn.
c. Son tho t trnh
- Nhng yu cu khi son tho t trnh: Phn tch cn c thc t lm ni bt
c cc nhu cu bc thit ca vn cn trnh duyt. Nu cc ni dung ngh ph
chun phi r rng, c th. Cc kin phi hp l, d on, phn tch c nhng
phn ng c th xy ra xoay quanh ngh mi. Phn tch cc kh nng v trnh by
khi qut cc phng n pht trin th mnh, khc phc nhng kh khn.
- Xy dng b cc t trnh: gm 3 phn:
Phn 1: Nu l do a ra ni dung trnh duyt.
Phn 2: Ni dung cc vn cn xut (trong c trnh cc phng n,
phn tch v chng minh cc phng n kh thi).
Phn 3: xut, kin ngh cp trn (h tr, bo m cc iu kin vt cht,
tinh thn). Yu cu ph chun. Chng hn, ngh la chn mt trong cc phng n
cp trn ph duyt, cc phng n xp theo th t, khi hon cnh thay i c th
chuyn phng n t chnh thc sang d phng.
Trong phn nu l do, cn c, dng hnh vn th hin c nhu cu khch
quan do hon cnh thc t i hi.
(i) Phn xut: Dng ngn ng v cch hnh vn c sc thuyt phc cao,
nhng rt c th, r rng, trnh phn tch chung chung, kh hiu. Cc lun c phi la
chn in hnh t cc ti liu c tin cy cao, khi cn phi xc minh m bo s
kin v s liu chnh xc. Nu r cc thun li, kh khn trong vic thc thi cc phng
n, trnh nhn xt ch quan, thin v, phin din...
(ii) Cc kin ngh: Phi xc ng, vn phong phi lch s, nh nhn, l l phi
cht ch, ni dung kin ngh phi bo m tnh kh thi mi to ra nim tin cho cp ph
duyt. T trnh phi nh km cc ph lc minh ho thm cho cc phng n c
xut, kin ngh trong t trnh.
d. Son tho thng bo
- Xy dng b cc thng bo: Bn thng bo cn c cc yu t: (1) a danh,
ngy, thng, nm ra thng bo; (2) tn c quan thng bo; (3) s, k hiu cng vn; (4)
tn vn bn (thng bo) v trch yu ni dung thnh cc mc, cc iu cho d nh.
- Trong thng bo: cp ngay vo ni dung cn thng tin v khng cn nu l
do, cn c, hoc nu tnh hnh chung nh cc vn bn khc. Loi thng bo cn gii
thiu cc ch trng, chnh sch, th phi nu r tn, s v ngy thng ban hnh vn
bn , trc khi nu nhng ni dung khi qut.
Trong thng bo, dng cch hnh vn phi r rng, d hiu v mang tnh i
chng cao, cn vit rt ngn gn, thng tin, khng bt buc phi lp lun hay biu
l tnh cm nh trong cc cng vn, phn kt thc ch cn tm tt li mc ch v i
tng cn c thng bo. Ngoi ra, phn kt thc khng yu cu li l x giao nh
cng vn hoc xc nh trch nhim thi hnh nh vn bn php quy.
Phn i din k thng bo: Khng bt buc phi l th trng c quan, m l
nhng ngi gip vic c trch nhim v cc lnh vc c phn cng hay c u
quyn k v trc tip thng bo di danh ngha tha lnh th trng c quan.
e. Son tho bin bn

- Yu cu ca mt bin bn: S liu, s kin chnh xc, c th. Ghi chp trung
thc, y , khng suy din ch quan. Ni dung phi c trng tm, trng im. Th
tc cht ch, thng tin c tin cy cao (nu c tang vt, chng c, cc ph lc din
gii gi km bin bn). i hi trch nhim cao ngi lp v nhng ngi c trch
nhim k chng thc bin bn. Thng tin mun chnh xc, c tin cy cao phi c
c li cho mi ngi c mt cng nghe, sa cha li cho khch quan, ng n v t
gic (khng c cng bc) k vo bin bn cng chu trch nhim.
- Cch xy dng b cc: Trong bin bn phi c cc yu t nh sau: (1) Quc
hiu v tiu ng; (2) Tn bin bn v trch yu ni dung; (3) Ngy, thng, nm, gi
(ghi rt c th thi gian lp bin bn); (4) Thnh phn tham d (kim tra, xc nhn s
kin thc t, d hp hi,...(5) Din bin s kin thc t (phn ni dung); (6) Phn kt
thc (ghi thi gian v l do); (7) Th tc k xc nhn.
- Phng php ghi chp bin bn: Cc s kin thc t c tm quan trng xy ra
nh: i hi, vic xc nhn mt s kin php l, vic kim tra hnh chnh, khm xt,
khm nghim, ghi li khai bo, li t co khiu ni, bin bn bn giao cng tc, bn
giao ti sn,v.v... th phi ghi y , chnh xc v chi tit mi ni dung v tnh tit
nhng phi ch vo cc vn trng tm ca s kin. Nu l li ni trong cuc hp,
hi ngh quan trng, li cung, li khai... phi ghi nguyn vn, y v yu cu ngi
nghe li v xc nhn tng trang.
Trong cc s kin thng thng khc nh bin bn cuc hp nh k, hp tho
lun nhiu phng n, bin php la chn, hp tng kt, bnh xt v.v... c th p
dng loi bin bn tng hp, tc l ch cn ghi nhng ni dung quan trng mt cch
y , nguyn vn, cn nhng ni dung thng thng khc c th ghi tm tt nhng
chnh, nhng lun lun phi qun trit nguyn tc trung thc, khng suy din ch
quan.
Phn kt thc bin bn: Phi ghi thi gian chm dt s kin thc t nh: Bn
giao xong, hi ngh kt thc, kim tra, khm nghim... kt thc lc my gi... ngy...
bin bn c li cho mi ngi cng nghe (c b sung sa cha nu c yu cu) v
xc nhn l bin bn phn nh ng s vic v cng k xc nhn. Trong bin bn cn
ht sc lu vic k xc nhn (phi c ti thiu hai ngi k) th cc thng tin trong
bin bn mi c tin cy cao. Thng thng, trong cc cuc hp, hi ngh, bin bn
phi c th k v ch ta k xc nhn. Tuy nhin c mt s bin bn quan trng theo
quy nh ca NHCSXH cn phi c y ch k ca cc thnh vin d hp (v d:
bin bn hp xt nng bc lng, ngch lng ca NHCSXH; bin bn hp hi ng
thi ua; bin bn xc nhn mc thit hi v vn v ti sn lm cn c x l n b
ri ro...).
g. Son tho ngh quyt
- Yu cu: Cn c vo bin bn ca cuc hp, hi ngh ra ngh quyt, ch
vo cc kt lun c biu quyt thng qua. y l phn ni dung chnh ca cc
quyt nh m ngh quyt thng qua. Sau khi d tho xong, phi trnh cho hi ngh gp
kin v thng qua ngay ti hi ngh hoc ch thng qua hi ngh k tip.
- Cch trnh by: Ngh quyt khng phi chia ra thnh cc iu khon, m chia
thnh cc phn I, II, III hoc 1,2,3.
- Cch xy dng b cc:
Phn 1:Cn c ra ngh quyt: mc ch lm cho ngi c, ngi thc hin
nhn thc c v sao phi ban hnh ngh quyt.

Phn 2: Ni dung ngh quyt: Mc ch gip cho ngi nghin cu thc hin
nm c nhng quyt nh ca bn ngh quyt l nhng vn g? Yu cu ngi ta
phi gii quyt phi thc hin ci g? Phng hng phng chm, bc i. Cch
trnh by theo tnh cht ca vn , nu l vn ln, phc tp th c th vit thnh
tng mc, mi mc c 01 tiu ring. Nu l vn khng phc tp th c th i
thng vo vn .
Phn 3: Bin php thc hin nhng ni dung ngh quyt ra: Mc ch
gip cho ngi thc hin nm c nhng bin php chnh nhm lm cho ngh quyt
thc hin c hiu qu, yu cu nu bin php cn c th, phi quy nh nhng nhim
v trch nhim ca tng cp, tng n v.
- Son tho Ngh quyt Ban i din Hi ng qun tr NHCSXH
Ngh quyt ca Ban i din HQT NHCSXH l vn bn lnh o, ch o ca
Ban i din, ghi li cc quyt nh c thng qua ti k hp Ban i din v ch
trng, ng li, chnh sch, k hoch hoc cc vn c th. Ngh quyt c trch
t Bin bn hp Ban i din
- B cc bn Ngh quyt gm: (1) Thi gian, a im, thnh phn tham d
cuc hp; (2) Cc ni dung c thng nht ti cuc hp; (3) T chc thc hin
Ngh quyt; (4) Ni nhn v lu Ngh quyt.
IV. HNG DN V TH THC V K THUT TRNH BY VN
BN TRONG H THNG NHCSXH
Thc hin theo vn bn 1375/NHCS-VP ngy 07 thng 6 nm 2011 ca Tng
gim c NHCSXH. K thut trnh by vn bn quy nh ti vn bn ny bao gm kh
giy, kiu trnh by, nh l trang vn bn, v tr trnh by cc thnh phn th thc,
phng ch, c ch, kiu ch v cc chi tit trnh by khc, c p dng i vi vn
bn son tho trn my vi tnh v in ra giy; khng p dng i vi vn bn c in
thnh sch, in trn bo, tp ch v cc loi n phm khc ca NHCSXH. Hng dn c
th ti Ph lc I, II , III, IV v V vn bn ny.
Mt s ni dung chnh v th thc vn bn cn lu :
a. Phng ch (font) trnh by vn bn
Phng ch s dng trnh by vn bn trn my vi tnh l phng ch ting Vit
ca b m k t Unicode theo Tiu chun Vit Nam TCVN 6909:2001.
b. Kh giy, kiu trnh by, nh l trang vn bn v v tr trnh by
- Kh giy: Vn bn c trnh by trn kh giy kh A4.
- Kiu trnh by: Vn bn c trnh by theo chiu di ca trang giy kh A4
(nh hng bn in theo chiu di).
Trng hp ni dung vn bn c cc bng, biu nhng khng c lm thnh
cc ph lc ring th vn bn c th c trnh by theo chiu rng ca trang giy
(nh hng bn in theo chiu rng).
- nh l trang vn bn (i vi kh giy A4)
+ L trn: cch mp trn t 20 - 25 mm;
+ L di: cch mp di t 20 - 25 mm;
+ L tri: cch mp tri t 30 - 35 mm;
+ L phi: cch mp phi t 15 - 20 mm.

V. MT S LI CN TRNH KHI SON THO VN BN

1. Cc du ngt cu nh chm (.); phy (,); hai chm (:); chm phy (;); chm
than (!); hi chm (?) phi c g st vo t ng trc n, tip theo l mt du cch
sau vn cn ni dung.
2. Cc du m ngoc n v m kp u phi c hiu l k t u t, do
k t tip theo phi vit st vo bn phi ca cc du ny. Tng t, cc du ng
ngoc n, kp phi hiu l k t cui t v c vit st vo bn phi ca k t cui
cng ca t bn tri.