‫نظم المعلومات في إدارة وتخزين واستبدال قطع الغيار‬

‫أهمية نظم معلومات المخزون‬

‫أهداف النظام‪:‬‬
‫يسهم هذا النظام في تخطيط وإدارة وضبط المخزون بفاعلية وكفاءة حتى يحقق‬
‫الرصيد األمثل من االستثمارات لنظم المعلومات‪ .‬وبذلك فإنه يهدف إلى‪:‬‬
‫متابعة المنصرف والوارد وتوضيح الرصيد لكل صنف يتواجد في المخزون‪.‬‬
‫تحديد الكميات المطلوب شرائها من كل صنف في الوقت المناسب للمساعدة في‬
‫إعداد طلبات المشتريات‪.‬‬
‫متابعة الحركة بالتفصيل لألصناف المتداولة من حيث الكميات والقيمة في‬
‫فترات دورية محددة‪.‬‬
‫حساب الكميات الموجودة في الرصيد الحالي من حيث العدد والقيمة للجرد‬
‫الدوري‪.‬‬
‫متابعة معدل استهاللك األصناف ومعدالت االستخدام أو الركود‪.‬‬
‫مكونات النظام‪:‬‬
‫يشتمل النظام على مكونين أساسيين هما‪:‬‬
‫سندات أو أذونات اإلضافة‪ Store Receipt Vouchers (SRV) :‬تسجيل‬
‫بيانات كل صنف من األصناف المستلمة في المخزن بحيث تشتمل على عناصر‬
‫بيانات مثل رقم طلب الشراء‪ ،‬رقم الرصيد‪ ،‬وصف الصنف المضاف‪ ،‬الكمية‬
‫المستلمة‪ ،‬سعر الوحدة‪ ... ،‬الخ‪ .‬وتسهم هذه البيانات في تحديد رصيد المخزون من‬
‫كل وحدة داخلة فيه وإعادة حساب متوسط الوحدات المضافة‪.‬‬

‫سندات اإلخراج أو أذونات الصرف‪Store Issue Vouchers (SRV( :‬‬

‫تسجيل بيانات كل صنف من األصناف المنصرفة أو الصادرة من المخزن مما يسهم‬
‫في ضبط وتحديد أرصدة المخزون‪ .‬وتشتمل عناصر البيانات المسجلة على رقم إذن‬
‫الصرف‪ ،‬التاريخ‪ ،‬الموقع أو اإلدارة المحمل عليها‪ ،‬رقم الطلبية‪ ،‬حساب التحميل‪،‬‬
‫حساب بند مصروفات األستاذ العام‪ ،‬باإلضافة إلى كود الصنف ووصفه ووحدة‬
‫القياس والكمية الصادرة أو المنصرفة‪.‬‬
‫مخرجات النظام‪:‬‬
‫يمكن أن يقوم بإصدار عدة تقارير بناء على حاجة اإلدارة التي يمكن تحديد بعض‬
‫منها كما يلي‪:‬‬
‫‪ -‬تقرير عن األصناف الموجودة بالمخازن وبكل مخزن فرعي مما يبين الرصيد‬
‫وقيمته‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير عن األصناف المنصرفة أو المضافة إلى رصيد المخزون تخرج يوميا ً‬
 ‫أو شهريا ً أو ربع سنويا أو حسب الطلب‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير يحدد تكلفة األصناف المنصرفة يوميا أو شهريا‪ .‬الخ‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير يحدد تكلفة األصناف المضافة إلى رصيد المخزن يوميا أو شهريا‪ ...‬الخ‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير يحدد الحد األدنى لرصيد المخزون لكل صنف وبيان الكميات المقترحة‬
‫للطلب‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير يحدد حركة كل صنف من حيث اإلضافة او الصرف‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير عن األصناف غير المستخدمة أي الثابتة والحد األقصى لذلك‪.‬‬
‫‪ -‬تقرير عن األصناف النادرة االستخدام‪.‬‬
‫توصيف البيانات‪:‬‬
‫مجموعة البيانات األساسية‪:‬‬
‫التاريخ‪.‬‬
‫رقم إذن اإلضافة أو إذن الصرف‪.‬‬
‫اإلدارة أو القسم أو المشروع‪.‬‬
‫رقم النشاط أو المهمة المحمل عليها‪.‬‬
‫رقم الصنف‪.‬‬
‫اسم ووصف الصنف‪.‬‬
‫الوحدة‪.‬‬
‫الكمية‪.‬‬
‫سعر الوحدة‪.‬‬
‫إجمالي التكلفة‪.‬‬

‫مجموعة بيانات حركة الصرف‪:‬‬

‫‪ -‬الحد األدنى لكمية المخزون المسموح بها‪.‬‬
‫‪ -‬الحد األقصى للكميات بصرفها‪.‬‬
‫تصنيف األصناف في المخازن‪:‬‬
‫تصنيف وحدات األصناف المستخدمة في التصنيع مثال في أربعة أقسام رئيسية تمثل‬
‫في التالي‪:‬‬
‫األصناف أو المواد المستهلكة وقد ترمز من ‪ 1000‬إلى ‪19999‬‬
‫‪ 2000‬إلى ‪2999‬‬ ‫قطع غيار مواد النقل وترمز من‬
‫‪ 3000‬إلى ‪3999‬‬ ‫األدوات واآلالت وترمز من‬
‫‪ 4000‬إلى ‪4999‬‬ ‫اإلطارات واألنابيب وترمز من‬

‫كما يمكن أن يرمز الرصيد حتى ‪ 15‬عددا‪ ،‬حيث أنه يشترط في رقم‪ .‬المخزون أن‬
‫يكون فريدا ً وغير مكرر‪.‬‬