‫التراسل اإلداري هو عملية تبادل معلومات بين الوحدات اإلدارية‪ ،‬أو نقل‬

‫معلومات وتوجيهها إلى أشخاص ينتمون إليها عن طريق رسائل مكتوبة‬

‫أو الكترونية تخضع لمجموعة من القواعد والضوابط اإلدارية‪.‬‬
‫تخضع المراسالت اإلدارية للضوابط التالية‪:‬‬
‫‪ ‬احترام السلم اإلداري؛‬
‫‪ ‬صفة المصدر ‪ /‬المرسل؛‬
‫‪ ‬صفة المرسل إليه؛‬
‫‪ ‬التاريخ؛‬
‫‪ ‬الرقم الترتيبي؛‬
‫‪ ‬المرجع؛‬
‫‪ ‬الموضوع؛‬
‫‪ ‬التحية؛‬
‫‪ ‬المقدمة؛‬
‫‪ ‬العرض؛‬
‫‪ ‬الخاتمة؛‬
‫‪ ‬التوقيع؛‬
‫‪ ‬المرفقات (إذا كانت ضرورية)‪.‬‬
 ‫‪ -‬يقصد بالتحرير اإلداري إعداد مختلف المراسالت والوثائق والنصوص‬
‫اإلدارية وفق اعتبارات نابعة من طبيعة النشاط اإلداري‪ ،‬ومن نوعية العالقات‬
‫بين مختلف الوحدات والمستويات اإلدارية‪ ،‬وكذا عالقتها مع الشركاء‬
‫الخارجيين‪.‬‬
‫‪ -‬يرتكز التحرير اإلداري على الخصائص التالية‪:‬‬
‫‪ ‬اعتماد خط واضح وموحد؛‬
‫‪ ‬وضوح الصياغة التحريرية؛‬
‫‪ ‬توخي الموضوعية وروح المسؤولية؛‬
‫‪ ‬خضوع النص لبناء منهجي؛‬
‫‪ ‬تدقيق الكلمات واعتماد الجمل القصيرة؛‬
‫‪ ‬تدقيق الحجج والمبررات لتحقيق اإلقناع؛‬
‫‪ ‬التركيز على األهم؛‬
‫‪ ‬اعتماد الصيغ اإليجابية‪.‬‬
‫يتميز األسلوب اإلداري عن األساليب األخرى بعدد من الخصوصيات‪ ،‬من‬
‫بينها‪:‬‬
‫‪ ‬الموضوعية؛‬
‫‪ ‬الدقة؛‬
‫‪ ‬البساطة والوضوح؛‬
‫‪ ‬اإليجاز؛‬
‫‪ ‬احترام السلم اإلداري أو التدرج الوظيفي؛‬
‫‪ ‬اعتماد أسلوب المجاملة‪.‬‬
 ‫أثناء التحضير‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫اإللمام بالموضوع وتحديد األهداف؛‬ ‫‪‬‬

‫وضع مخطط التحرير؛‬ ‫‪‬‬

‫استخدام المسودة‬ ‫‪‬‬

‫أثناء الصياغة‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫يتحرى المحرر‪ ،‬خالل هذه المرحلة‪ ،‬االستخدام الدقيق للمفاهيم‪ ،‬وضوح‬ ‫‪‬‬
‫المعاني‪ ،‬تفادي العبارات القابلة للتأويل‪ ،‬تفادي األخطاء النحوية‬
‫والصرفية‪ ،‬اإللمام بعالمات الوقف (الفاصلة‪ ،‬الفاصلة المنقوطة‪ ،‬النقطة‪.‬‬
‫‪.)....‬‬
‫أداة اتصال وتبادل للمعلومات كتابيا بين المصالح اإلدارية أو مع‬ ‫‪‬‬
‫األشخاص الطبيعيين أو االعتباريين؛‬
‫تروم الرسالة اإلدارية إيصال معلومات ال ينبغي تداولها شفهيا‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫بعض أنواع الرسائل اإلدارية‪:‬‬
‫‪ ‬رسالة إخبار؛‬
‫‪ ‬رسالة إحالة؛‬
‫‪ ‬رسالة تذكير‪.‬‬

‫عناصر الرسالة اإلدارية‪:‬‬

‫‪ ‬مصدر الر سالة – الجهة المرسلة‬
‫‪ ‬الرقم التسلسلي‬
‫‪ ‬المكان والتاريخ‬
‫‪ ‬صفة المرسل‬
‫‪ ‬المرسل إليه‬
‫‪ ‬الموضوع‬
‫‪ ‬المرجع‬
‫مضمون الرسالة‪ ،‬ويضم‪:‬‬
‫‪ ‬التقديم؛‬
‫‪ ‬العرض؛‬
‫‪ ‬الخاتمة؛‬
‫‪ ‬التوقيع؛‬
‫‪ ‬المرفقات؛‬
‫‪ ‬وجهة نسخ الرسالة‪.‬‬

‫أسئلة الرسالة اإلدارية‬

‫‪ ‬لماذا؟‬
‫‪ ‬ماذا؟‬
‫‪ ‬من؟‬
‫‪ ‬كيف؟‬
‫‪ ‬متى؟‬
 ‫عبارة عن بطاقة تتضمن بيانات الجهة اإلدارية‪ ،‬مصدر المراسلة‬
‫اإلدارية‪ ،‬والمرسل إليه‪ ،‬وتاريخ الصدور‪ ،‬عالوة على عدد النسخ‬
‫والهدف من المراسلة‪ ،‬ويشار إلى العنوان ب‪ " :‬ورقة اإلرسال"‪.‬‬
‫تقسم البطاقة إلى ‪ 3‬خانات عمودية‪:‬‬
‫‪ ‬اليمنى‪ :‬تتضمن نوع الوثائق المرسلة‪ ،‬مع تلخيص لبياناتها؛‬
‫‪ ‬الوسطى‪ :‬تشير إلى عدد الوثائق؛‬
‫‪ ‬اليسرى‪ :‬تخصص للهدف من المراسلة أو مالحظات حولها‪.‬‬
‫‪ ‬في أسفل البطاقة‪ :‬توقيع مسؤول الوحدة اإلدارية‪ ،‬مصدر المراسلة؛‬
‫الحرص على اعتماد نسخ من ورقة اإلرسال لتمكين المرسل من تأكيد‬
‫إرساليته‪.‬‬
‫الترويسة‪ /‬الرأسية؛‬ ‫‪‬‬

‫الرقم التسلسلي؛‬ ‫‪‬‬

‫المكان والتاريخ؛‬ ‫‪‬‬

‫صفة المرسل؛‬ ‫‪‬‬

‫صفة المرسل إليه؛‬ ‫‪‬‬

‫التوقيع والختم‪.‬‬ ‫‪‬‬

 ‫اإلعالن ‪L’Avis‬‬
‫‪ -‬تلجأ اإلدارة إلى اإلعالن بغرض إبالغ العموم أو فئة معنية من الجمهور‬
‫أنشطة معينة من قبيل المباريات المهنية‪ ،‬والمزادات العلنية والندوات‬
‫والمؤتمرات؛‬
‫‪-‬ينشر اإلعالن في وسائل اتصال مختلفة‪ ،‬حسب خصوصية الجمهور‬
‫المستهدف؛‬
‫‪ ‬يتضمن اإلعالن المعطيات التالية‪:‬‬
‫‪ ‬السلطة اإلدارية المصدرة له؛‬
‫‪ ‬الجمهور المستهدف؛‬
‫‪ ‬التاريخ؛‬
‫‪ ‬المكان؛‬
‫‪ ‬نص اإلعالن؛‬
‫‪ ‬التوقيع‪.‬‬
 ‫البالغ ‪Communiqué :‬‬
‫‪ ‬أداة تواصلية موجهة للجمهورين الداخلي والخارجي للمؤسسة عن طريق وسائل اإلعالم‪ ،‬عبر قنوات‬
‫تواصلية متباينة‪.‬‬
‫بناء البالغ ‪:‬‬
‫يتضمن البالغ العناصر التالية‪:‬‬
‫‪ ‬المصدر؛‬
‫‪ ‬الجمهور المستهدف؛‬
‫‪ ‬التاريخ‪ ،‬والمكان؛‬
‫‪ ‬العنوان؛‬
‫‪ ‬المقدمة؛‬
‫‪ ‬العر ض؛‬
‫‪ ‬الخاتمة؛‬
‫‪ ‬التوقيع‪.‬‬
‫‪ ‬يخضع في صياغته لتقنية الهرم المعكوس؛‬
‫‪ ‬يروم البالغ التعريف بأنشطة المؤسسة أو تقديم توضيحات حول أخبار ومواقف تهم المؤسسة‪.‬‬
 ‫الدعوة ‪L’invitation :‬‬
‫‪ ‬أداة اتصال من أعلى إلى أسفل أو من أسفل إلى أعلى بمثابة طلب‬
‫لحضور مناسبات رسمية أو غير رسمية‪ ،‬ندوات فكرية‪......‬إلخ؛‬
‫‪ ‬تتضمن بيانات حول المصدر‪ ،‬التاريخ‪ ،‬التوقيت‪ ،‬المكان‪ ،‬الموضوع‪،‬‬
‫التوقيع‪ ،‬مع اإلشارة إلى " دعوة " في أعلى الصفحة؛‬
‫‪ ‬الدعوة أداة ال تستلزم الحضور؛‬
‫‪ ‬تبعث الدعوة في آجال معقولة قبل موعد الحدث‪ ،‬وفي حاالت‬
‫االستعجال‪ ،‬ترسل عبر القنوات الرقمية‪ ،‬مدعمة باالتصال الهاتفي؛‬
‫‪ ‬تطبع الدعوة في بطائق خاصة يراعى فيها الجانب الشكلي والجمالي‪،‬‬
‫وال يحتاج هذا النوع إلى توقيع‪.‬‬
 ‫االستدعاء‪La convocation :‬‬
‫‪ ‬يقصد باالستدعاء الوثيقة اإلدارية التي توجهها الوحدات اإلدارية إلى موظفيها أو شركائها لحضور‬
‫اجتماعات ذات طبيعة إلزامية‪.‬‬

‫عناصر االستدعاء‪:‬‬
‫يتضمن االستدعاء العناصر التالية‪:‬‬
‫‪ ‬اإلشارة الى عبارة " استدعاء"؛‬
‫‪ ‬المصدر؛‬
‫‪ ‬الجهة المعنية؛‬
‫‪ ‬التاريخ –التوقيت – المكان؛‬
‫‪ ‬الموضوع؛‬
‫‪ ‬التوقيع؛‬
‫‪ ‬يرفق االستدعاء بجدول األعمال وورقة تأطيرية بمثابة أرضية لالجتماع‪ ،‬باإلضافة إلى األطراف‬
‫المدعوة؛‬
‫‪ ‬يبعث االستدعاء في آجال معقولة‪ ،‬وفي حالة االستعجال يتم اللجوء إلى التواصل الرقمي‪.‬‬
 ‫ المحضر – عرض الحال –الشهادة‬-‫التقرير‬
 Le compte rendu témoigne. Tandis que le
procès-verbal atteste.

 Quant au rapport, décrit, Analyse les faits

objectivement pour proposer des
améliorations.
 ‫تعريف التبليغ‪:‬‬

‫وثائق تكتسي أهمية بالغة في المجال اإلداري‪ ،‬تعتمدها اإلدارة في‬ ‫‪‬‬
‫التوثيق والتتبع والتقييم؛‬
‫أداة لتعرف سير العمل وقياس مدى نجاحه أو فشله‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫مهارات ومواصفات المكلف بإنجاز وثائق اإلثبات‬
‫‪ ‬التموقع قرب مصادر القرار؛‬
‫‪ ‬االلمام بمستجدات الشأن االدراي واستثمار التراكم؛‬
‫‪ ‬القدرة عل التحرير والتقاط كل اإلشارات؛‬
‫‪ ‬القدرة على تحليل المعطيات وتقديم البدائل حسب أولويات اإلدارة‪.‬‬
 ‫التقرير‪Le Rapport :‬‬
‫‪ ‬عبارة عن وثيقة تدوين ونقل وقائع اجتماعات العمل غير الرسمية‪ ،‬وهي‬
‫بمثابة وسيلة لتيسير االستمرار في التفكير حول موضوع معين بهدف‬
‫التتبع واألجرأة؛‬
‫‪ ‬يتيح التقرير‪ ،‬انطالقا من تشخيص إشكالية وتحليل وضعية‪ ،‬تقديم‬
‫توصيات وحلول؛‬
‫‪ ‬يتميز التقرير بطابعه اإلخباري‪.‬‬
 ‫عناصر التقرير‪:‬‬
‫‪ ‬تستند عناصر التقرير على البيانات التالية‪:‬‬
‫‪ ‬مصدر التقرير أو المرسل وصفته النظامية؛‬
‫‪ ‬تحديد المرسل إليه وصفته؛‬
‫‪ ‬عنوان التقرير؛‬
‫‪ ‬تاريخ ومكان إنجاز التقرير؛‬
‫‪ ‬التوقيع؛‬
‫‪ ‬يخضع التقرير لبناء منهجي ‪ :‬مقدمة – عرض‪ -‬خاتمة‪.‬‬
 ‫قواعد إعداد التقرير‪:‬‬
‫‪ ‬الموضوعية – الحياد – المسؤولية‪ ،‬اليقظة الالزمة‪.‬‬

‫أنواع التقارير‬
‫‪ ‬التقرير الدراسي‪:‬‬
‫‪ -‬يقدم دراسة حول موضوع محدد‪ ،‬أو تقارير حول إكراهات واختالالت تعرقل سير عمل المؤسسة‪.‬‬
‫‪ ‬التقرير التفتيشي‪:‬‬
‫‪ -‬يتيح لإلدراة االطالع على وضعية مؤسسة معينة وسيرها وطبيعة مشاكلها؛‬
‫‪ -‬يركز أحيانا على أداة وعمل الموظفين وتتبع وضعياتهم اإلدارية وأدائهم وتعتمده اإلدارة في تقييم‬
‫المردودية‪.‬‬
‫‪ ‬التقرير التربوي‪:‬‬
‫‪ -‬يحرره المراقب التربوي‪ ،‬خالل زيارته للمدرسين‪ ،‬حيث يتضمن مالحظات حول األداء التربوي‪.‬‬
‫‪ ‬التقرير الدوري‪:‬‬
‫‪ -‬يندرج في سياق الرقابة الداخلية للمؤسسة‪ ،‬ويتطرق إلى المنجزات والمكتسبات التي تحققت‪ ،‬واالكراهات‬
‫المادية والبشرية المطروحة‪.‬‬
 ‫المحضر‪Le procès- verbal (P.V) :‬‬
‫‪ ‬وثيقة مكتوبة تسرد وقائع االجتماع بشكل رسمي‪ ،‬ويتميز المحضر عن‬
‫التقرير بطابعه الرسمي؛‬
‫‪ ‬وثيقة إثبات إدارية تكتسي طابع القانون الحائز على قوة االثبات؛‬
‫‪ ‬يعتبر المحضر من أهم آليات تدوين الوقائع بأسلوب دقيق ومضمون‬
‫موضوعي‪.‬‬
 ‫عناصر المحضر‪:‬‬
‫يتضمن المحضر ‪ 4‬عناصر أساسية‪:‬‬
‫‪ ‬اإلشارة إلى كلمة " محضر "؛‬
‫‪ ‬تاريخ ومكان االجتماع؛‬
‫‪ ‬اسم وصفة الهيئة أو الهيئات المجتمعة؛‬
‫‪ ‬صفة المشاركين؛‬
‫‪ ‬أسماء الحاضرين والغائبين؛‬
‫‪ ‬جدول األعمال‬
‫‪ ‬توقيع الهيئات‪ /‬األشخاص الحاضرين‪.‬‬
 ‫خصائص المحضر‪:‬‬
‫‪ ‬وسيلة إثبات‪ ،‬ذو حجية ومصداقية ودليل إثبات على وقائع معينة؛‬
‫‪ ‬يرتكز على ضوابط موضوعية‪ :‬يستند في إ نجاز المحضر على المعاينة‬
‫واالستماع إلى الشهادات واالطالع على الوثائق والمستندات؛‬
‫‪ ‬يصدر عن سلطة مختصة‪.‬‬
 ‫أنواع المحاضر‪:‬‬
‫‪ ‬محاضر االجتماعات؛‬
‫‪ ‬محضر الدخول والخروج؛‬
‫‪ ‬محضر االلتحاق بالعمل وتسلم المهام؛‬
‫‪ ‬محضر الضابطة القضائية؛‬
‫‪ ‬محضر المعاينة‬
 ‫عرض الحال أو البيان ‪Le compte rendu‬‬
‫‪ ‬تقرير ينقل مجريات النقاش ومداوالت االجتماعات اإلدارية‪ ،‬يتحرى‬
‫محرره‪ ،‬سرد الوقائع كما حدثت وبشكل مفص؛‬
‫‪ ‬يعطي صورة وصفية‪ ،‬دون تفسير أو تأويل للوقائع‪ ،‬ودون تقديم‬
‫مقترحات او جهة نظر المحرر؛‬
‫‪ ‬يتميز عرض حال االجتماع عن محضر االجتماع بكونه أكثر تفصيال‪،‬‬
‫بهدف الحفاظ على مجريات النقاش‪ ،‬في حين يشكل المحضر دعامة‬
‫قانونية ومرجعية لألطراف المعنية‪.‬‬
‫عناصر عرض الحال‬
‫‪ ‬مصدر البيان؛‬
‫‪ ‬العنوان؛‬
‫‪ ‬التاريخ؛‬
‫‪ ‬الموضوع؛‬
‫‪ ‬التقديم؛‬
‫‪ ‬العرض؛‬
‫‪ ‬الخاتمة؛‬
‫‪ ‬التوقيع‬
 ‫أنواع عرض الحال‪:‬‬
‫‪ ‬عرض حال اجتماع؛‬
‫‪ ‬عرض حال حدث‪.‬‬

‫خصائص عرض الحال‬ ‫‪‬‬

‫وثيقة تعطي صورة صادقة عن الحدث‪ ،‬يوجه إلى الرئيس اإلداري‬ ‫‪‬‬
‫بهدف إطالعه على وقائع ذات صلة بوسطه المهني وبصالحياته ومجال‬
‫مسؤوليته؛‬
‫أداة تتيح توثيق وقائع معينة والحفاظ على مضمون كتابي عن األحداث‬ ‫‪‬‬
‫والوقائع موضوع االهتمام‪.‬‬