‫اإلدارة اإللكترونية في المؤسسات والشركات‬

‫بقلم محمد عبد الكريم يوسف‬

‫يشهد العالم أجياال متعاقبة ومثيرة من التطورات التقنية المذهلة بدءا من العقدين‬
‫األخيرين من القرن العشرين وهي مستمرة في متوالية هندسية مدهشة ‪ .‬وخالل العقد‬
‫األخير شهدنا أجياال وأجياال من الثورات التقنية التي بدأت تسيطر على حياتنا وكأننا‬
‫أالت موصولة بالشبكة ا لكونية للمعلومات ‪ .‬لقد ساهمت الثورة التقنية في ربط البشر‬
‫بالدفق المعلوماتي الغزير وصار من يسكن الخيمة وسط الصحارى يستخدم االنترنت‬
‫تماما كما يستخدمه الباحث العلمي في السويد ‪ .‬وتطورت العلوم االلكترونية لتصبح‬
‫من العلوم األساسية في الحياة وتأخذ لها حيزا تطبيقيا في الحياة اليومية للناس بدءا‬
‫ما العالم المتقدم وانتهاء بالكثير من الدول التي تنتمي لكوكبة العالم الثالث‪ .‬ومن بين‬
‫العلوم االلكترونية يمكن أن نذكر اإلدارة اإللكترونية التي صارت تماثل في قوتها‬
‫اإلدارة الورقية وتحل محلها في الكثير من مناحي الحياة ‪ .‬تتميز اإلدارة اإللكترونية‬
‫بالسرعة في األداء و قلة التكلفة ووثوقية المعلومة وصار للشيفرة االلكترونية والكود‬
‫االلكتروني والتوقيع اإللكتروني أهمية خاصة له عوالمه وقوانينه الخاصة ‪.‬‬

‫يشير مفهوم االدارة االلكترونية الى منهجية جديدة تقوم على االستيعاب الشامل‬
‫واالستخدام الواعي واالستثمار االيجابي لتقنيات المعلومات واالتصاالت في ممارسة‬
‫الوظائف االساسية لإلدارة على مختلف المستويات التنظيمية في المنظمات‬
‫المعاصرة‪.‬‬

‫وتعرف اإلدارة اإللكترونية ‪ e-management‬بأنها منظومة الكترونية متكاملة‬

‫تهدف إلى تحويل العمل اإلداري العادي من إدارة ورقية إلى إدارة تستخدم الحاسب‬
‫والوثائق اإللكترونية وذلك باالعتماد على نظم معلوماتية قوية مشفرة ومحمية تساعد‬
‫في اتخاذ القرار اإلداري بأسرع وقت وتقدم الخدمات بأقل التكاليف الممكنة ‪.‬‬

‫أهداف اإلدارة اإللكترونية ‪:‬‬

‫‪ ‬تهدف اإلدارة اإللكترونية إلى تحقيق العديد من األهداف يمكن ايجازها بما‬
‫‪:‬‬ ‫يلي‬

‫تطوير اإلدارة العامة و خفض األعمال الورقية وترجيح كفة استخدام الوسائل‬
‫االلكترونية السريعة والموثوقة ‪.‬‬
‫‪‬‬
‫تحسين الخدمات العامة من خالل تخفض تكاليف التنقل وتسريع التوصيل في‬
‫أي وقت وأي مكانوسهولة الوصول للمعلومات‪.‬‬
‫‪ ‬التقريب بين المواطنين والموظفين من واجهة واحدة بالنسبة للمواطن‬
‫والموظف وتقليل االحتكاك الوجاهي وتسهيل اإلجراءات وترشيقها ‪.‬‬
‫‪ ‬تحسين واقع التنافس االقتصادي و استخدام االنترنت للتجارة العالميةوإتاحة‬
‫الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة وتقليل‬
‫النقاش والعالقات الشخصية بين المتعامل والموظف ‪.‬‬
‫‪ ‬خفض المصاريف والنفقات عبر تكامل النظم ودعم اإلجراءات الداخلية‬
‫داخل المؤسسات والخارجية مع الغير ‪.‬‬

‫التحول إلى اإلدارة اإللكترونية‪:‬‬

‫يمر التحول إلى اإلدارة اإللكترونية بالعديد من المراحل منها‪:‬‬

‫تأمين اإلطار القانوني لعمل اإلدارة االلكترونية ناحية قبل الشكل االلكتروني‬ ‫‪‬‬
‫الجديد في كافة المؤسسات العامة والخاصة أفقيا و شاقوليا وإزالة التناقض‬
‫بين القوانين الناظمة للحياة المدنية والشخصية واإلدارية والجنائية والقانونية‬
‫وبين االطار اإللكتروني الجديد‪.‬‬
‫تأمين البنية التحتية لحلول اإلدارة اإللكترونية محل اإلدارة الورقية وتعزيز‬ ‫‪‬‬
‫مسألة القبول بها في المؤسسات العامة والخاصة وتأمين مستلزمات التواصل‬
‫االلكتروني من اتصاالت جيدة وكهرباء على مدار الساعة وانترنت‬
‫وانترانت وخبرات وتدريب‪.‬‬
‫قناعة اإلدارة العليا بتكوين اإلدارة اإللكترونية وامتالك الرؤية الواضحة‬ ‫‪‬‬
‫لتحويل جميع المعامالت الورقية إلى الكترونية وتأمين ما يكفي من معدات‬
‫التحويل والبرمجة (هاردوير وسوفتوير )‪.‬‬
‫تدريب وتأهيل الموظفين في مؤسسات القطاع العام والخاص للتعامل مع‬ ‫‪‬‬
‫الوثائق اإللكترونية وتلقيها وتقبل التفكير الجديد واشعار المواطن بأن ما قام‬
‫به من إجراءات الكترونية مقبول وقد نفذ بشكل جيد ومرضي عبر التغذية‬
‫الراجعة وإعالمه بتنفيذ المهمة ‪.‬‬
‫التوثيق واألرشفة االلكترونية واالسترجاع متى استدعى األمر ذلك لكل‬ ‫‪‬‬
‫العمليات االلكترونية وحمايتها من القرصنة والخلل الفني ‪.‬‬
‫برمجة الوثائق والمعامالت األكثر انتشارا لتسريع األعمال وعدم العرقلة في‬ ‫‪‬‬
‫بعض المفاصل ‪.‬‬
‫الغاء ازدواجية المعامالت االلكترونية والورقية ألن ذلك يزيد الهدر والكلفة‬ ‫‪‬‬
‫وال يقللها‪.‬‬

‫متطلبات اإلدارة اإللكترونية األساسية ‪:‬‬

‫حتى تتمكن المؤسسات والشركات من تطوير منظومة اإلدارة اإللكترونية عليها أوال‬
‫تأمين ما يلي على سبيل المثال وليس الحصر ‪:‬‬
 ‫البنية التحتية الجيدة في الكهرباء واالتصاالت وشبكة االنترنت وشبكة‬ ‫‪‬‬
‫االنترانت‪.‬‬
‫تأمين البنية المعلوماتية القوية المتوافقة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تأمين الموارد البشرية المدربة على استخدام التقنيات الحديثة والتدريب‬ ‫‪‬‬
‫المستمر والمستدام ‪.‬‬
‫تأمين الموارد البشرية القادرة على تقديم الدعم الفني المعلوماتي والقانوني‬ ‫‪‬‬
‫واإلداري‪.‬‬
‫نشر المعرفة اإلدارية اإللكترونية وتوضيح معاييرها وقوتها المماثلة لإلدارة‬ ‫‪‬‬
‫الورقية‪.‬‬
‫الربط الشبكي مع المؤسسات األخرى عبر بوابات ونوافذ آمنة ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اصدار القرارات التي تمنع التعامل باألوراق بعد تأمين اإلطار القانوني‬ ‫‪‬‬
‫والحقوقي واإلداري المناسب‪.‬‬
‫تأمين التحديث والتطوير للبنية التحتية وفق أحدث المعايير العالمية وتأمين‬ ‫‪‬‬
‫التمويل الالزم وعدم التوقف عند مستوى واحد مغلق‪.‬‬
‫مزايا اإلدارة االلكترونية ‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫تسهم اإلدارة االلكترونية في تغيير الكثير من المظاهر الحياتية للمواطنين‬ ‫‪‬‬
‫نحو األفضل ولها مزايا عديدة منها ‪:‬‬
‫تقليل التكاليف والنفقات‬ ‫‪‬‬
‫التقليل من مخاطر التنقالت من مكان إلى مكان آخر ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تسريع المعامالت ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التقليل من العالقات الوجاهية بين المواطن والموظف ‪ ،‬الموظف والموظف ‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫الموظف والمدير والتي تؤثر سلبا ‪ /‬ايجابا في سرعة انجاز المعامالت ‪.‬‬
‫التقليل من الفساد في المؤسسات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تعزيز قيم الشفافية وروح تطبيق القانون‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التطوير الجذري في نظم وآليات عمل المؤسسات‬ ‫‪‬‬
‫تقليل الضغط االجتماعي والثقافي ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تغيير أساليب انجاز المعامالت وسرعتها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫ترشيق عمل المؤسسة واضافة المزيد من المرونة‬ ‫‪‬‬
‫اعادة الهندرة الداخلية في المؤسسة بما يتناسب وأداء األعمال ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التوسع في األتمتة اإلدارية‬ ‫‪‬‬
‫تبسيط االجراءات وزيادة تدفقها ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الرقابة اآلنية على كل مفاصل المؤسسة ألن المنظومة ال تقبل المعامالت غير‬ ‫‪‬‬
‫المطابقة للمعايير القانونية‪.‬‬
‫االعتماد على اقتصاد المعرفة بدال من االقتصاد التقليدي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االعتماد على فرق العمل بدال من التكوينات التقليدية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تغيير األنظمة الداخلية بما يتناسب مع اإلدارة اإللكترونية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫المساعدة في دعم القرار اإلداري لمتخذ القرار وتوفير المعلومات والمعطيات‬ ‫‪‬‬
‫اإللكترونية ‪.‬‬
‫تجاوز البعد المكاني والزماني ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تجاوز مشاكل العمل اليومية والتعامل مع الناس سواسية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫العمل على مدار الساعة ‪ 24/24‬يوميا‬ ‫‪‬‬
‫التفاعل الدائم مع المتغيرات الداخلية والخارجية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االستثمار الدائم للمعدات والوقت والخبرات ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الترابط العالي بين المنظومات اإلدارية واالنتاجية ‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التبادل السريع للمعارف والمعلومات والخبرات ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وال يمكن بأي حال من األحوال االنتقال من اإلدارة الورقية إلى اإلدارة اإللكترونية‬
‫من دون تأمين البنية التحتية المناسبة واإلطار القانوني الرشيق الذي يسمح بمثل هذا‬
‫التحول نحو اإلدارة الرقمية وتحدياتها الكثيرة ‪.‬‬

‫المراجع‬

‫‪E-government and electronic administration, why ...‬‬

‫‪https://www.emunicipality.com › 2016/07/15 › e-government-and-electron...‬‬

‫‪Electronic Administration - BASE-Gestió d'Ingressos‬‬

‫‪https://www.base.cat › AdministracioElectronica › AdministracioElectronica‬‬

‫‪Theoretical, technical and practical aspects of e-administration‬‬

‫‪https://www.researchgate.net › publication › 261712638_Theoretical_techni...‬‬