Doc. dr. sc.

Anita Jeličić

PROTOKOL MANIFESTACIJA
Međunarodna, prijateljska
suradnja
 Posjeti državnika, crkvenih veledostojnika
 Kontakti predstavnika gradova raznih
zemalja
 Pregovori o privrednim pitanjima

Kontakti se odvijaju na najrazličitijim

manifestacijama na kojima je „prisutan”
protokol koji osigurava i regulira njihovo
nesmetano odvijanje.
Svečane i službene
manifestacije
 Doček i ispraćaj gostiju
 Službeni posjeti
 Potpisivanje ugovora i sporazuma
 Službeni razgovori
 Otkrivanje spomenika
 Svečana zasjedanja
 Svečani zborovi
 Otvaranje sajmova i izložbi
 Parlamentarni, znanstveni, stručni skupovi
 Kongresi
 Svečana primanja, ručkovi, večere
 Puštanje u pogon tvornica
 Puštanje u promet cesta i tvornica
 Polaganje vijenaca
 Za sve ove prilike postoji protokolarni red koji
regulira sve pojedinosti:
 način odijevanja
 redoslijed rukovanja

Prema primjeni ili zanemarivanju pojedinih

pravila svaki će gost osjetiti i procijeniti kolika
se pažnja pridaje njegovoj ličnosti.
 Treba paziti na zapostavljanje ili kršenje
protokolarnih normi i propisa jer iako su
oni određena formalnost, znakovi
potcijenjivanja gosta mogu utjecati na
uspjeh razgovora ili pregovora i ugroziti
cilj i uspjeh posjeta.
Pripreme od trenutka najave posjeta/ poslanog
poziva do ispraćaja nakon završenog poziva

1. Rješavaju se poslovi prije dolaska gostiju

2. Protokolarne funkcije oko dolaska i dočeka
gostiju
3. Realizacija cilja dolaska gostiju: pregovori,
razgovori, posjeti, otvaranja
4. Rješavaju se razni pozivi, razonoda, primanja i
drugi oblici društvenih kontakata
5. Rješava se odlazak gostiju i ispraćaj
1. Pripreme-poslovi prije dolaska
gostiju
 Utvrđuje se dan i sat dolaska i prometno
sredstvo

Istodobno se pristupa i sastavljanju programa

boravka u konzultaciji sa zainteresiranim
ličnostima, ustanovama, prema najavljenom ili
zajednički dogovorenom vremenu trajanja
posjeta.
1. Pripreme-poslovi prije
dolaska gostiju

 Posjet može biti:

o Kurtoazan
o Manifestivan
o Radni
o Poslovan
o Studijski
1. Pripreme-poslovi prije
dolaska gostiju
 Istodobno se pristupa osiguranju
odgovarajućeg smještaja i opskrbe
 Obavještavaju se ličnosti koje bi trebale
prisustvovati dočeku
 S ličnostima i ustanovama koje bi gosti
posjetili utvrđuje se dan i sat posjeta
 Unaprijed se predviđa mjesto prehrane
imajući u vidu eventualne svečane ručkove i
večere izvan redovitog smještaja gosta
 1. Pripreme-poslovi prije
dolaska gostiju

 Pri svemu ovome domaćin mora biti obaviješten

i voditi računa o:
o Broju pratilaca gosta
o Njihovim funkcijama
o Stiže li gost sa suprugom
 1. Pripreme-poslovi prije
dolaska gostiju

 Posebnu pozornost treba obratiti ličnosti gosta,

njegovim osobnim sklonostima, i prema tome
odrediti nivo susreta i razgovora, program
posjeta koji uz službenu i stručnu notu može
sadržavati i upoznavanje povijesnih, kulturnih i
turističkih zanimljivosti.
1. Pripreme-poslovi prije
dolaska gostiju

 Prilikom priprema posjeta treba osigurati

prijevozna sredstva gradom, prijevoz za
eventualna putovanja po zemlji (smještaj u
pojedinim mjestima) olakšice pri dočeku na
aerodromu, luci, i što brži postupak prilikom
carine i kontrole putovnica.
 1. Pripreme-poslovi prije
dolaska gostiju
 Kad je plan i program posjeta gotov, ako postoje
vremenske mogućnosti, prije polaska unaprijed se
dostavljaju gostu/delegaciji.

 Predloženi program u pravilu se prihvaća, što ne

znači da gost nema pravo zatražiti eventualne
promjene, no one u osnovi ne smiju narušiti
program. Eventualne korekcije naročito u pogledu
zabavnog i turističkog dijela programa u pravilu se
prihvaćaju.
 1. Pripreme-poslovi prije
dolaska gostiju

 Ako tehničke mogućnosti ne dopuštaju ranije

dostavljanje, program boravka predaje se gostima
neposredno nakon dolaska, i to je za domaćina i
gosta „zakon” u svim prilikama za vrijeme odvijanja
posjeta, prije svega postavljeni termini.
 Program se u pravilu ne mijenja, a eventualne
nepredviđene promjene vrše se samo u tijesnom
sporazumu s gostom, jer svaka se protokolarna
promjena može protumačiti kao negostoljubiv akt.
 1. Pripreme-poslovi prije
dolaska gostiju
 Često se prilikom sastavljanja programa ostavlja
premalo vremena za odmor i za mogućnost
samostalnog, izvanprogramskog kretanja.
Programi su najčešće previše zgusnuti i traže ne
samo psihički nego i fizički napor.

 Pretjerano nastojanje da se pokaže što više mogu

izazvati neraspoloženje gostiju pa prilikom
sastavljanja programa svakako treba uzeti u obzir
njihovo pravo na odmor i potrebu za slobodnim
vremenom.
2. Dolazak i doček

 Značajan trenutak je nastupio. Došao je

trenutak dočeka uglednog gosta.
Primjer: dolazak predsjednika akademije
znanosti prijateljske zemlje sa suprugom,
trojicom akademika i tehničkim pratiocem radi
razgovora i potpisivanja sporazuma o suradnji s
Hrvatskom akademijom znanosti i umjetnosti
2. Dolazak i doček

 Prva na aerodromu je osoba zadužena za

organizaciju posjeta, program i protokol,
tridesetak minuta prije dolaska zrakoplova
 Redom pristižu domaćini za doček kojima je
omogućeno da nakon spuštanja zrakoplova
budu na samoj pisti
 Na čelu domaćih ličnosti je predsjednik HAZU
sa suprugom
Najvažnije pravilo protokola: goste uvijek
dočekuje domaćin istog ranga.
 2. Dolazak i doček

 Šefa delegacije pozdravlja domaćin s nekoliko

riječi dobrodošlice. Ako domaćin govori
jezikom gosta pozdravit će ga na njegovom
jeziku ili na jeziku koji obojica govore. Ako ne
postoji takva mogućnost organizator protokola
pobrinut će se za prevodioca koji će u toku
cijelog posjeta biti na raspolaganju.
 2. Dolazak i doček

 Nakon međusobnog upoznavanja i

pozdravljanja, domaćin predstavlja svom gostu i
ostalim članovima delegacije i ostale ličnosti na
dočeku. Supruga domaćina gošći predaje
cvijeće u znak dobrodošlice.
 U ovom primjeru na dočeku će se naći:
Predsjednik akademije
Tajnik
Tajnici razreda
 2. Dolazak i doček

 Na izlazu iz zračne luke goste i domaćine očekuju

automobili
 Prilikom postavljanja automobila pred izlaz postoji
određeni redoslijed
 Najugledniji gost vozi se u drugom automobilu, ako
se obzirom na broj gostiju stvara kolona
 Ako stiže gost visokog ranga osigurava se i policijski
vodič na motociklu (državnici)
 U prvom automobilu je organizator dočeka, tajnik
delegacije i prtljaga ako ne postoje posebno vozilo za
prtljagu
2. Dolazak i doček

 Red sjedenja u automobilu također je

predviđen protokolarnim pravilima i nije
nevažan: gostu pripada stražnje desno
sjedalo, domaćinu lijevo. Na prednjem
sjedalu uz vozača može zauzeti mjesto
prevodioc, stalni pratilac ili netko od
domaćina na dočeku.
 2. Dolazak i doček

 On sam ili zajedno sa stalnim pratiocem

određenim za goste, sačekat će goste ako je
kratko nakon dolaska predviđen početak
službenog programa.
 2. Dolazak i doček

 S aerodroma gosti se sa svojim domaćinima

obavezno voze u hotel ili drugu rezidenciju
predviđenu za odsjedanje. To pravilo nikakvi
posjeti ili obaveze ne mogu narušiti. Domaćin
doprati goste do predvorja, tamo će se
pozdraviti i pružiti mogućnost gostima za kraći
odmor, osvježenje, promjenu garderobe. U
međuvremenu organizator posjeta brine se za
istovar i raspored prtljage.
2. Dolazak i doček

 Izbor mjesta smještaja gostiju treba uskladiti

s nivoom njihove funkcije. Osnovno pravilo
treba biti da se radije pruži stupanj više nego
manje. Nitko još nije zamjerio bolje i ljepše
nego što se nadao ali ako je to lošije ili manje
od propisanog mogu nastati neugodni
nesporazumi.
2. Dolazak i doček

 Brižljiv protokol pobrinut će se da se u sobi

nađe pribor za pisanje, kalendar na stranom
jeziku, sat, a i svakodnevno svježe novine na
jeziku gosta.
3. Službeni posjeti i razgovori

 Primjer: delagacija akademije

 Službeni dio programa: gost polazi u posjet
domaćinu. Posjet je protokolarnog karaktera. U
hotelu ga čeka osoba zadužena za organizaciju
posjeta i vodi do službenog posjeta domaćina. Na
ulazu u zgradu goste čeka tajnik ili druga službena
osoba. Ako se gostu želi odati posebna počast
već na ulazu u zgradu sačekat će ga sam
domaćin.
3. Službeni posjeti i razgovori

 Odlaze u ured gdje će povesti razgovor o:

o Cilju posjeta
o Programu
o Pitanjima koja gosta zanimaju

Razgovoru mogu prisustvovati i najuži suradnici

obje strane i ono može biti načelno pripremanje
službenih razgovora.
Ako je predviđena razmjena poklona obavlja se
prilikom ovog „nastupnog” posjeta.
3. Službeni posjeti i razgovori

 Duljina posjeta predviđena je programom

boravka. Dnevno se za razgovore predviđa
najviše 3-4 sata u jednom ili nekoliko turnusa.
 Ostali dio dana predviđa se programom za
razne protokolarne i kurtoazne posjete.
 Ako postoje supruge, za vrijeme službenih
razgovora, za njih se razrađuje poseban
program kulturnog, turističkog ili zabavnog
sadržaja.
4. Društveni kontakti

 Pored razgovora i službenih kontakata,

programom se predviđaju i drugi kontakti
domaćina s gostima kao i mogućnost da se
gosti bolje upoznaju s dostignućima,
nasljeđem i kulturnim ustanovama zemlje u
kojoj borave.
4. Društveni kontakti

 Domaćin će za svoje goste prirediti svečani

ručak ili večeru.
 Mogu biti intimnijeg karaktera: samo članovi
delegacije i ličnosti koje su sudjelovale u
razgovorima
 Svečanijeg karaktera: širi krug ličnosti koje
reprezentiraju zemlju/grad u koji su gosti
došli ili su na neki način vezani s ustanovom
koja je primila goste.
 4. Društveni kontakti

 Ako je riječ o svečanoj večeri, svim pozvanima

domaćin upućuje pismene pozive, uključujući i
članove delegacije koja je u gostima. Broj
pozvanih ovisit će o značenju delegacije u čiju se
čast ručak/večera daje, ali broj domaćih nikako
ne bi smio biti ispod broja članova gostujuće
delegacije. Ako postoji supruga i ostalim
gostima se upućuje poziv za supruge.
5. Neslužbeni program i odlazak

 Prema karakteru i afinitetu delegacije sastavlja se

program za upoznavanje grada u kojemu se nalaze;
značajnih ustanova, kulturnih spomenika …
 U „našem” primjeru, delegacija akademije može
posjetiti galeriju slika, muzej karakterističan za
zemlju, znanstveni institut ili visokoškolsku
ustanovu.
5. Neslužbeni program i odlazak

 Hoće li domaćin svuda pratiti svoje goste prilikom

obilaska i posjeta u službenom dijelu programa, ovisi
o stupnju srdačnosti i nivoa delegacije. Nije obaveza
da bude prisutan prilikom svakog obilaska ili posjeta
a njegova prisutnost može se smatrati znakom
posebne pažnje.
 Ako ne prati delegaciju, pratnja se ne prepušta
isključivo tehničkim funkcionarima nego se delegaciji
doda jedan ili nekoliko uglednih funkcionara
ustanove, prema broju uglednih gostiju u delegaciji.
5. Neslužbeni program i odlazak

 Odlazak se odvija prema istom protokolu kao i

dolazak. Domaćin polazi po gosta u rezidenciju
i zajednički odlaze u zračnu luku. Ličnosti koje
su sudjelovale dočeku sudjeluju i pri ispraćaju,
dolaze u određeno vrijeme, ranije na mjesto
polaska.
5. Neslužbeni program i odlazak

 Prema važnosti i značenju posjeta

organizator će osigurati i publicitet. Mediji se
pravodobno obavještavaju o dolasku
delegacije, o mjestu dočeka i, ako postoji
mogućnost, o detaljima programa boravka.
 Ako je predviđena konferencija za medije u
pozivu se navodi cilj boravka delegacije, imen
a šefova i ostalih članova.
Vježba

 Napisati protokol posjeta za:

- Službeni posjet Predsjednik SADa sa
suprugom > Predsjednik RH (1 dan)
- Veleposlanik SADa > Župan