CHƯƠNG III.

Các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án

ERP
Tại Việt Nam, hiện nay nhu cầu ứng dụng hệ thống ERP đã và đang được các doanh
nghiệp quan tâm và trở thành xu hướng tất yếu trong điều hành và quản trị doanh nghiệp
nhằm nâng cao năng lực quản trị, tối ưu chi phí và tăng khả năng cạnh tranh khi tham gia
vào thị trường quốc tế.
Triển khai dự án ERP được tiến hành ở tất cả các bộ phận và phòng ban của doanh
nghiệp. Hệ thống ERP làm thay đổi cách thức tương tác cũng như quy trình vận hành,
hoạt động giữa các bộ phận với nhau. Vì vậy để triển khai dự án ERP thành công và đưa
vào vận hành, khai thác hiệu quả là thách thức của rất nhiều doanh nghiệp. Vì vậy việc
đảm bảo các yếu tố thành công khi triển khai dự án ERP là vô cùng cần thiết.
3.1. Xác định đúng nhu cầu, phạm vi nghiệp vụ cần triển khai và lựa chọn đúng giải
pháp
Chủ doanh nghiệp và các nhà điều hành cần nhận định rõ các khó khăn, thách thức và vấn
đề doanh nghiệp gặp phải hiện nay cũng như trong 3 đến 5 năm tới để xác định đúng nhu
cầu đầu tư hệ thống ERP và phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai, phù hợp với với lộ
trình phát triển của doanh nghiệp và khả năng tiếp nhận, vận hành của nhân sự công ty.
Lựa chọn đúng giải pháp có vẻ hiển nhiên, nhưng trên thực tế không phải luôn luôn xảy
ra. Các nhà cung cấp giải pháp ERP, để đạt được mục đích bán hàng, thường có xu
hướng hoàn hảo hóa khả năng của giải pháp. Tức là với bất kỳ bài toán nghiệp vụ nào
doanh nghiệp đặt ra, giải pháp đều đáp ứng hoàn toàn. Tất nhiên thực tế không hẳn như
vậy. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi ngược lại với nhà cung cấp: Họ
sẽ giải quyết bài toán như thế nào? Họ đã từng gặp bài toán này ở đâu chưa?…Đó là
thực tiễn thành công của giải pháp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải có quá trình lựa chọn
khắt khe và có cấu trúc để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho mình.
3.2. Lựa chọn đối tác triển khai ERP phù hợp
Sau khi xác định rõ nhu cầu và vấn đề, doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển
khai phù hợp. Đây cũng là điều tối quan trọng tương tự như việc lựa chọn đúng giải
pháp. Đơn vị triển khai phải là đối tác có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nhằm
đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng, lợi ích của giải pháp đã đầu
tư. Đối tác triển khai phải có nhiều kinh nghiệm và phải được chứng minh qua thực tiễn
đã triển khai thành công giải pháp ERP ở nhiều doanh nghiệp cùng lĩnh vực với quy mô
doanh nghiệp ngang bằng hoặc lớn hơn quy mô doanh nghiệp hiện nay.
Đối tác triển khai cần hiểu rõ ngành nghề, các quy định của kế toán Việt Nam cũng
như văn hóa doanh nghiệp Việt Nam để dễ dàng trao đổi, phối hợp và thảo luận trong quá
trình xây dựng giải pháp, chuyển giao giải pháp, đào tạo người dùng cuối và hỗ trợ khi hệ
thống vận hành chính thức.
Việc lựa chọn này, doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc cũng có thể thuê đơn vị tư vấn
độc lập. Đây là xu hướng đã phổ biến trên thế giới, tại Việt nam đã có rất nhiều các
doanh nghiệp lớn cũng như các doanh nghiệp nhỏ triển khai giải pháp ERP để quản trị
Doanh nghiệp như: Petrolimex, Trung Nguyên, Maxport, ALS, An Hưng Tường,
Erowindow, … Con số các doanh nghiệp triển khai ERP lên đến hàng trăm doanh nghiệp,
phần mềm mà các doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện này là ERP SAP. 
3.3. Lên kế hoạch thực hiện dự án ERP một cách cẩn thận.
Lập kế hoạch triển khai một cách thực tế và chi tiết nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp
luôn kiểm soát được những gì sẽ phải làm và từng cá nhân trong đội dự án sẽ chịu trách
nhiệm phần công việc nào. Đây là những điều rất cơ bản trong việc thực hiện bất kỳ dự
án nào không chỉ là dự án ERP.
Có một thực tế đang diễn ra phổ biến tại các dự án ERP tại Việt Nam: thời gian triển khai
gần như luôn kéo dài hơn so với kế hoạch ban đầu. Có thể do nhiều nguyên nhân: thay
đổi nhân sự, mức độ phức tạp của nghiệp vụ đòi hỏi customize, thay đổi quy mô triển
khai…tuy nhiên, còn có một nguyên nhân chung, đó là khi lập kế hoạch, doanh nghiệp
cũng như đơn vị triển khai thường đặt ra các mốc thời gian một cách khá “lạc quan”,
trong nhiều trường hợp là “phi thực tế”. Có thể do đơn vị triển khai không ước lượng
được khối lượng công việc phải làm. Cũng có thể do doanh nghiệp muốn hoàn thành dự
án sớm nhất có thể. Điều này rất nên tránh, bởi việc trễ thời gian không chỉ dẫn đến việc
phát sinh công việc, phát sinh chi phí mà còn ảnh hưởng tới tinh thần của  các thành viên
dự án.
* Có ba mảng công việc chính mà Doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian:
- Xác định quy trình với yêu cầu kiểm soát cụ thể: đây là một chuỗi những buổi họp cùng
với đơn vị tư vấn, để hai bên cùng phác thảo ra hệ thống ERP tương lai của Doanh nghiệp
- Chuẩn bị dữ liệu nền tương ứng: dữ liệu sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp...
- Chuẩn bị số dư đầu kỳ: số dư tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, số dư đầu kỳ
các tài khoản kế toán...
3.4. Nhân sự của doanh nghiệp tham gia triển khai dự án phải phù hợp
Việc triển khai giải pháp ERP tiến hành ở tất cả các bộ phận và phòng ban của toàn
doanh nghiệp, tác động đến hoạt động quản trị toàn doanh nghiệp từ quản lý cấp cao đến
quản lý cấp trung và nhân viên thừa hành tác nghiệp. Triển khai ERP làm thay đổi cách
thức tương tác cũng như quy trình vận hành, hoạt động giữa các bộ phận với nhau.
Hãy lựa chọn những nhân viên am hiểu nghiệp vụ cũng như nắm rõ các vấn đề mà doanh
nghiệp đang gặp phải để tham gia vào đội dự án, cũng cần đảm bảo rằng đây là những
người sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Việc triển khai ERP không nên dừng lại ở bất kỳ bộ phận nào mà phải có sự liên minh
của toàn thể công ty, đặc biệt từ cấp lãnh đạo cho đến cấp thấp nhất. Doanh nghiệp cần có
một trưởng dự án am hiểu nhu cầu Doanh nghiệp, có khả năng ra quyết định chính xác
đặc biệt những quy trình liên bộ phận, có khả năng động viên đội ngũ và quan trọng là
bám sát được kế hoạch chung đã thống
 Vì vậy cần huy động nhân sự các bộ phận tham gia dự án ERP trong một khoảng thời
gian nhất định từ 4 đến 6 tháng. Vai trò tham gia trong dự án ERP thông thường sẽ có các
vị trí: Giám đốc dự án, Quản trị dự án và Người dùng chính (Key User).

Giám đốc dự án: Thông thường là Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc
Chiến lược
 Là người có thẩm quyền cao nhất để xác định các mục tiêu và phạm vi triển khai
của dự án.
 Hiểu biết đầy đủ các ngành nghề và quy trình hoạt động của công ty.
 Là người có uy tín, có khả năng kết nối, thúc đẩy và tạo động lực cho các thành
viên trong dự án để thực hiện được mục tiêu dự án đề ra.
  Phân công nguồn lực và cam kết thời gian tham gia của các thành viên trong dự
án.
 Tiên phong ứng dụng các quy trình và giải pháp chuẩn của hệ thống.
 Phê duyệt các thay đổi lớn liên quan đến giải pháp tích hợp giữa các bộ phận
phòng ban nếu các bộ phận không tự kết nối và giải quyết được với nhau.
 Thời gian tham gia dự án trung bình: 01 ngày/tuần hoặc khi phát sinh vấn đề cần
Giám đốc dự án ra quyết định.
Quản trị dự án: Thông thường là Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc Thông tin, Giám đốc
Tài chính, Quản trị Dự án đã có kinh nghiệm triển khai ERP
 Nắm rõ ngành nghề và hoạt động kinh doanh của công ty, là người có khả năng
kết nối và phối hợp với các bộ phận để triển khai dự án.
 Xây dựng kế hoạch triển khai, triển khai kế hoạch công việc đã thống nhất đến các
bộ phận và phòng ban.
 Xác định, quản lý các mục tiêu, phạm vi và các sản phẩm được bàn giao của dự
án.
 Theo dõi tiến độ và hỗ trợ các bộ phận phòng ban thực hiện các công việc theo kế
hoạch đã đề ra.
 Phối hợp với các bộ phận phòng ban giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án
hàng tuần ngay khi có phát sinh.
 Báo cáo tình trạng dự án với Giám đốc dự án và đội dự án hàng tuần.
 Tổ chức thực hiện truyền thông dự án.
 Thời gian tham gia dự án: 01 buổi/ngày.
Người dùng chính (Key – Users) :
 Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách.
 Cung cấp đầy đủ các thông tin về hiện trạng các quy trình, mẫu biểu đang sử dụng
tại công ty.
 Phối hợp với đối tác đưa ra các giải pháp thích hợp nhất cho phạm vi phân hệ mà
mình quản lý.
 Tham gia và thống nhất các quy trình nghiệp vụ do đối tác tư vấn trình bày.
 Xem xét và xác nhận các giải pháp trong phạm vi phân hệ của mình phụ trách.
  Điều động nhân viên nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách tham gia dự án khi
cần thiết.
 Chạy thử nghiệm hệ thống mới và chấp nhận hệ thống.
 Đào tạo lại cho Người dùng cuối cùng (End-Users).
 Thời gian tham gia dự án trung bình: Trung bình 01 buổi/ngày trong các giai đoạn
liên quan của dự án (khảo sát, xem xét giải pháp, kiểm thử chấp nhận hệ thống).
Việc tham gia của lãnh đạo và quản lý các cấp trong dự án ERP càng nhiều thì tỷ lệ thành
công của dự án ERP càng cao.
3.5. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai, giải pháp chuẩn và phương pháp
luận triển khai ERP
Để đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi
triển khai ERP, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình triển khai của nhà cung cấp
ERP đã xây dựng. Quy trình triển khai được nhà cung cấp xây dựng dựa vào tích lũy kinh
nghiệm đã triển khai thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới và được đúc
kết lại. Tuân thủ quy trình là điều kiện tiên quyết để triển khai thành công dự án ERP.
Giải pháp chuẩn là hệ thống những quy trình đã được thiết kế tối ưu, giải quyết các vấn
đề của Doanh nghiệp. Lưu ý rằng, khá nhiều nhân viên quen làm theo cách cũ, ngại thay
đổi nên có thể không chấp nhận giải pháp chuẩn chỉ vì làm chưa quen. Trong trường hợp
như vậy, người trưởng dự án cần tỉnh táo dùng kỹ năng đặt câu hỏi để nhận ra và ra quyết
định đúng đắn.
Phương pháp luận triển khai ERP được các hãng xây dựng và đúc kết dựa trên kinh
nghiệm triển khai ERP thành công cho hàng ngàn doanh nghiệp trên thế giới. Do đó, để
đảm bảo triển khai thành công, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm thiểu rủi ro khi triển
khai ERP, doanh nghiệp cần tuân thủ tuyệt đối đúng phương pháp luận triển khai của
hãng ERP đã xây dựng. Đây cũng là điều kiện cần và tiên quyết để triển khai thành công
dự án ERP.

Quy trình triển khai ERP thành công được xây dựng và đúc kết của nhiều doanh
nghiệp trên thế giới
3.6. Linh hoạt trong cách quản lý
Làm thế nào để xác định một dự án ERP triển khai thành công? Thành công của một dự
án ERP không chỉ đo đạc bằng các tiêu chuẩn thông thường như hoàn thành đúng thời
gian hay đúng ngân sách. Thành công thực sự thể hiện trong việc quản lý giải quyết hoàn
toàn các bài toán nghiệp vụ cũng như quản lý của doanh nghiệp, mức độ hài lòng của đội
ngũ nhân viên với hệ thống mới. Từ đó doanh nghiệp đạt được những lợi ích đã kỳ vọng
khi quyết định đầu tư ERP như tăng năng suất, giảm được chi phí, minh bạch hóa tài
chính…
Dự án ERP cần phải được định hướng từ trên xuống dưới, cần có người từ đội ngũ lãnh
đạo tham gia chỉ đạo, hỗ trợ hàng ngày. Mâu thuẫn, hay đơn giản là sự không thống nhất
có thể nảy sinh bất cứ lúc nào giữa thành viên hai đội dự án, đó là lúc cần sự dung hòa
cũng như quyết đoán của lãnh đạo.
Một điều chắc chắn là sự ra đời của hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh
trong doanh nghiệp: các quy trình kinh doanh, thủ tục thay đổi dẫn đến vai trò của một số
nhân sự sẽ khác…  Do mỗi người đều có phản ứng khác nhau trước những thay đổi, nên
đây sẽ là lúc doanh nghiệp, ban quản lý cần có một chiến lược quản lý khéo léo để từng
bước đưa ERP vào một cách “xuôi chèo, mát mái”.
3.7. Đào tạo và chuyển đổi hệ thống
Đào tạo người dùng chính (Key Users) và người dùng cuối (End Users):
Sử dụng phương pháp Train the Trainer, nghĩa là đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ
Key Users của doanh nghiệp để thực hiện thành thạo trên hệ thống. Sau đó, Key Users sẽ
tiến hành kiểm tra hệ thống so với giải pháp đã thống nhất và nhận bàn giao hệ thống, sau
đó đội ngũ này sẽ đào tạo lại cho người dùng cuối (End Users) là toàn bộ nhân sự của
công ty..

Phương pháp Train the Trainer

Phương pháp Train the Trainer giúp cho người dùng chính (Key Users) kiểm soát tốt và
làm chủ hệ thống khi đưa vào vận hành chính thức. Người dùng chính sẽ trực tiếp đào tạo
và hướng dẫn cho người mới khi có sự thay đổi bổ sung nhân sự.
Việc chuyển đổi hệ thống rất quan trọng, vì đây là dữ liệu danh mục (Master Data) và số
dư đầu kỳ được chuyển đổi đầu tiên vào hệ thống để vận hành chính thức hệ thống. Để
chuyển đổi dữ liệu thành công và đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp phải có ít nhất 3
lần chuyển trước khi đưa hệ thống đi vào vận hành chính thức.
8. Đảm bảo dòng thông tin trong quá trình triển khai hệ thống ERP
Để triển khai thành công dự án ERP, doanh nghiệp cần có lãnh đạo cao nhất cùng tham
gia thực hiện việc đảm bảo dòng thông tin cho dự án ERP.
Đảm bảo dòng thông tin là hoạt động rất quan trọng trong dự án. Thực hiện việc đảm bảo
dòng thông tin thường xuyên, định kỳ sẽ giúp cập nhật kịp thời các thông tin và cột mốc
quan trọng đã đạt được trong dự án. Từ đó, giúp cho toàn thể ban dự án và công ty cập
nhật tiến trình dự án đang thực hiện.
Khi ban lãnh đạo trực tiếp tham gia vào việc thực hiện đảm bảo dòng thông tin sẽ tạo nên
sự gắn kết giữa các bộ phận liên quan, đồng thời thúc đẩy và cam kết thực hiện chuyển
đổi thành công dự án.
CÁCH THỨC ĐẢM BẢO DÒNG THÔNG TIN ERP
1. Xây dựng kế hoạch truyền thông tin tổng thể và chi tiết cho mỗi giai đoạn.
2. Trong mỗi giai đoạn cần thực hiện truyền thông các nội dung chính và quan trọng:
 Thông qua bản tin, quyết định, mini game, bài Test online và truyền thông đến
toàn thể nhân viên có liên quan (Meeting, Mail, Poster, Banner, News).
 Tổ chức họp trực tiếp và truyền thông mục tiêu, tầm quan trọng cần đạt được của
từng giai đoạn.
 Mỗi giai đoạn của dự án sau khi kết thúc cần có 1 bản tin định kỳ.
GLOBAL ENTERPRISE SOLUTIONS (17/12/2019). TRIỂN KHAI ERP THÀNH
CÔNG CẦN NHỮNG YẾU TỐ NÀO??? Truy cập tại: https://geso.us/tin-tuc-erp/trien-
khai-erp-thanh-cong-can-nhung-yeu-to-nao-154.html
Asoft Growing Togerther (06/07/2020). Những yếu tố quết định sự thành công khi doanh
nghiệp triển khai ERP. Truy cập tại: https://asoft.com.vn/vn/erp-cau-chuyen/nhung-yeu-
to-quyet-dinh-su-thanh-cong-khi-doanh-nghiep-trien-khai-erp/24/1
Citek. 7 yếu tố cót lõi triển khai thành công dự án ERP. Truy cập tại:
https://www.citek.vn/kinh-nghiem-trien-khai-thanh-cong-du-an-erp/
Tin thị trường (24/10/2019). 10 YẾU TỐ ĐẢM BẢO TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG.
Truy cập tại: https://ngs.com.vn/vi/news/market/61-trien-khai-erp