13/ A tétel Munkahelyi irodai kapcsolatok

Határozza meg a munkahelyi szervezet fogalmát, ismertesse legfőbb jellemzőit! Mutassa be

a munkahelyi kapcsolatok gyakori formáit (felettes, munkatársak, ügyfelek) és a fontosabb
kapcsolattartási szabályokat!

Jellemezze a munkahelyi csoportok létrejöttét, formáit, működését, valamint a munkahelyi

viselkedést meghatározó tényezőket: társas befolyásolás, azonosulás, behódolás,
internalizáció, munkahelyi szerepek! Ismertesse a munkahelyi csoport(team)munka előnyeit
és hátrányait!

Kulcsszavak, fogalmak

- a munkahelyi szervezet fogalma, jellemzői;

- a munkahelyi kapcsolatok gyakori formái: felettes, munkatársak, ügyfelek;
- a munkahelyi csoport fogalma, a csoportalkotási formák, a csoport működése: munka
és hatáskörmegosztás, felelősség, irányítás, együttműködés, szabálykövetés,
célmeghatározottság, innováció, ellenőrzés stb.;
- a munkahelyi viselkedés: társas befolyásolás, azonosulás, behódolás, internalizáció,
- munkahelyi szerepek (szerep, szerepelvárás, -felfogás, -megfelelés);
- a csoport(team)munka előnyei, hátrányai

A munkahelyi szervezet fogalma: Emberek, eszközök és célok rendszere, mely a vezető

irányításával működik meghatározott célok elérése érdekében. (pl. iskola, vállalat)

Jellemzői:

 közös cél
 hierarchikus struktúra (vezetők és beosztottak)
 együttműködés
 munkamegosztás a tagok között: egy nagyobb feladatmennyiség részfeladatokra
bontása és egyes szervezeti egységekhez való telepítése a szervezeten belül
o funkció alapján
o tárgy alapján (termék vagy termékcsoport)
o régió alapján
 hatáskörmegosztás (döntés – felelősség – hatáskör)
 koordináció: szervezeti egységek (személyek, projektek, teamek) működését a
szervezet egészére vonatkozó célok érdekében össze kell hangolni
 szervezeti séma (pl. lineáris, funkcionális, divizionális, mátrix szervezet)
A munkahelyi kapcsolatok gyakori formái:
¯ felettes – vezető
¯ munkatársak
¯ ügyfelek
Vezető-titkár :(alá-fölé rendeltség) a vezető utasításait pontosan be kell tartani, bizalmas
információk kezelése, szűrő feladatok ellátása: pl. postai küldemények, telefonhívások és az
ügyfelek szűrése.
Munkatársak-titkár: (egyenrangú kapcsolat) egymás munkájának segítése a jó információ
áramlás érdekében.
Ügyfél-titkár: (egyenrangú kapcsolat) mindig udvarias, fegyelmezett, segítőkész, precíz. Az
ügyfelekkel mindig következetesnek kell lenni.

Munkahelyi csoport fogalma:

A csoport egyének olyan együttese, akiket bizonyos közös ismérvek, tulajdonságok kötnek
össze, Leghatékonyabb csoportlétszám: 10 fő alatti (különösen hatékony 5-7-9 fő!). Háromfős
csoport instabil, konfliktusok, feszültségek lehetnek.

Csoportalkotási formák:

A csoportalkotási formákat többféle szempontból megkezelíthetjük. Így megkülönböztetünk:

- nyitott és zárt,

A nyitott csoport megközelítően állandó nagyságú, de lehetőség van működése során a

távozásra és új tagok bekapcsolódására. E csoport működése lehet határozott, vagy
határozatlan idejű.

A zárt csoport tagsága viszonylag állandó, működése megkezdését követően új tagok

felvételére nem kerül sor. Ezek a csoportok rendszerint meghatározott ideig tevékenykednek. 

- formális és informális

A formális csoport meghatározott (szabályozott) keretben, mesterségesen kialakított "egység".

Szigorú hierarchia szerint épülnek fel és ennek megfelelően működnek (Pl.: iskolai tanuló
csoport). 

Az informális csoport rokonszenven, közös célon alapuló, a tagság önkéntes, nem hivatalosan,
hanem spontán módon szerveződnek. (Pl.: szomszédok, falu-közösség, baráti kör stb.) 

- elsődleges (primer) és másodlagos (szekunder) csoportról. 

Az elsődleges - primér - csoport az, amely időrendben, fontosságban minden vele kapcsolatba
kerülőt megelőz. Egyedi, sajátos. (Pl.: család)

A másodlagos - szenkunder - csoport az, amely már meglévőre, megelőzőre alapozva jön
létre, a fejlődésben már meglévő előzményre épül.

-létszám alapján

1. kis csoport = (3-20 fő)

2. nagy csoport = (kb. 50 főig)
3. tömeg = 50 fő felett, a vezető a tömegből emelkedik ki, közös cél vezéreli őket
4. makro = társadalmi réteg
5. mikro = 3-10 fő

A csapat kialakításának három, időben egymást követő szakasza van: az alkalmazkodás, a

normaalakítás és az önkormányzás szakasza.

Az alkalmazkodás időszakában a munkatársak többnyire bizalmatlanok, nem ismerik

egymást, nem közlékenyek. Igyekeznek alkalmazkodni egymáshoz, de ez még felületesnek
tekinthető.

2
A normaalakítás időszakában már bizonyos mértékig ismerik egymást a munkatársak,
vannak közös élményeik, sokszor a szabadidejük egy részét is együtt töltik.

Az önkormányzás időszakában a csapat tagjaira az jellemző, hogy aktívak, önmagukban és

társaikban is megbíznak, egészséges önbizalom alakult ki bennük.

A csoport működése: A csoport működése során mindenkinek felkínál egy funkciót,

amelynek teljesítését az egyéntől várja. A működéshez kellő munka-és hatáskörmegosztás,
felelősség, irányítás, együttműködés, szabálykövetés, célmeghatározás, innováció, ellenőrzés
szükséges. Az egyéni teljesítmények összessége a csoportmunka.

A BEOSZTOTTAK VISELKEDÉSE

Egy munkatárs magatartásával kapcsolatos jogos elvárás, hogy mind a vezetővel, mind
kollégáival együttműködjön. Az utasításokat pontosan, önállóan, lelkiismeretesen hajtsa
végre, támogassa a vezető elgondolásainak megvalósítását. A dolgozónak vállalnia kell a
felelősséget az általa elvégzett munkáért, a feladatok legjobb képességei szerinti
megoldásáért.

Minden munkakörben meghatározó tényező a minőség. Ugyanakkor a jó minőségű munkát

gyorsan kell végezni. A munkavégzés során a kreativitás is alapvető követelmény.

Az alkalmazkodóképesség is nagyon fontos. Ez természetesen nem jelenti az elvtelenséget, az

egyéniség feladását. Magában foglalja viszont a tűrőképességet, s ezzel együtt azt a
szándékot, hogy hassunk a környezetre.

A fegyelem a legtöbb munkahelyen a szakmai, viselkedési, a munkahelyi, a magatartási és a

titoktartási fegyelmet jelenti. A beosztott dolgozó kötelessége főnöke szakmai irányítása
mellett képességei maximális igénybe vételével ellátni feladatait.

Az elkötelezett dolgozó lojális főnöke és cége iránt.

A munkahelyen akarva akaratlanul információkhoz jut, egyes munkakörökben információkkal

dolgozik. Ezeket az adatokat bizalmasan kezeli. Nem vesz részt a pletykák gyártásában és
terjesztésében.

Munkájában törekszik a pontosságra: a határidőket betartja, pontosan jelenik meg a

munkahelyen stb. Saját munkáját tervszerű időbeosztással végzi. Munkaidő- beosztásában
alkalmazkodik cége és munkaadója elvárásaihoz.

A VEZETŐK ÉS BEOSZTOTTAK KAPCSOLATA

A beosztottaknak együtt kell működniük a vezetőjükkel. A vezetőnek tudatosan építenie kell

munkatársai ötleteire, kezdeményezéseire. Ne a hatalmát érvényesítse felettük, hanem vonja
be őket az irányításba, felelősséggel járó feladatokat adva nekik. Munkatársaival éreztetnie
kell megbecsülését, tevékenységük elismerését, azt, hogy véleményük fontos számára. A
beosztottak és vezetők közötti kölcsönös bizalom szintén lényeges. A vezető megindokolja
döntéseit és intézkedéseit, szükség esetén meggyőzi munkatársait azok helyességéről.

Rendszeresen ellenőriznie és értékelnie kell munkatársai tevékenységét. A jó munkahelyi

közérzet szempontjából mindkettőre nagy szükség van. Az ellenőrzés elmulasztása lazaságot
szül, az értékelés hiánya közömbösséget, bizonytalanságot eredményez. Az ellenőrzés nyílt
legyen, a vezető ne besúgókon, pletykákon keresztül szerezzen információkat. A
tapasztalatokat meg kell beszélni az érintett dolgozókkal. Fontos, hogy ne csak a hibákat
3
keresse, vegye észre a pozitívumokat is. Az elismerés és megrovás eszközeit megfelelően kell
alkalmazni. Törekednie kell az anyagi és erkölcsi elismerés, értékelés helyes arányára.

Nagyon jó, ha a vezetői ellenőrzés előre kialakított és az alkalmazottak által ismert

szempontok alapján történik. A vezető következetes, nyílt és őszinte legyen, mert csak így
várhatja el munkatársai hasonló magatartását. Ügyel arra, hogy rendszeresen tájékoztassa
munkatársait az őket érintő kérdésekről, megelőzve a bizonytalanságot.

A munkahelyi viselkedés:

Minden csoport csak úgy létezhet, ha tagjai alkalmazkodnak bizonyos normákhoz. A

konformitás megmutatja, hogy meddig és miben azonosuljon az egyén a csoport
cselekedeteivel. Előfordulhat, hogy az egyén a saját tapasztalatával ellentétes nyomásnak is
enged, a csoportkapcsolat megőrzése érdekében feladja meggyőződését. Konformitást növeli
pl. az önbizalom hiánya is.
 
A társas befolyásolás megvalósulásának 3 útja van:
 behódolás: ha valaki jutalom reményében vagy a büntetés elkerülése végett másképpen
viselkedik, mint ahogy azt egyébként tenné.
 azonosulás: az egyén azért viselkedik másképpen, mert szeretne hasonlítani valakihez.
Azonosulás során a vonzó személy kedvéért véleményét többé-kevésbé elfogadjuk.
 internalizáció: a befolyásoló személyt megbízhatónak, hozzáértőnek tartjuk, ezért
építjük be nézeteit, véleményét a saját nézetrendszerünkbe.
 
Engedelmesség: a társas befolyásolás egyik közvetlen formája pl. utasítás, parancs által. Ha
engedelmesek vagyunk, akkor azt tesszük, amit mások mondanak, azaz feladjuk egyéni
szabadságunkat, viselkedésünk ellenőrzését, s ezt másra bízzuk.
1. társas befolyásolás
2. azonosulás
3. behódolás
4. munkahelyi szerepek (elvárás, megfelelés)
5. tikárok etikai kódexe
6. internalizáció (viselkedési szabályok elsajátítása)

Munkahelyi szerepek (szerep, szerepelvárás, -felfogás, -megfelelés);

A szerepek a csoport tagjainak egymás viselkedésére vonatkozó elvárásai. A szerep
jellemzője, hogy személyhez, egy adott pozíció betöltőjéhez kapcsolódik. Egyszerre több
azonos pozíció, több azonos szerep is megjelenhet a csoporton belül.
Azt, hogy miként fogjuk fel a tőlünk elvárt szerepeket és e szerint viselkedünk-e
szerepészlelésünktől függ. Ezt a csoport tagjai szerepelvárásként fogalmazzák meg és
kommunikálják felénk.
A szervezeti életben mindannyian többféle szerepet töltünk be, lehetünk: döntéshozók,
szerződéskötők, kollégák támogatói, névnapfelelősök. A szerepek egyfajta csoporton belüli
munkamegosztást, funkciókat jelölnek ki. Ha a szerep összhangban van értékeinkkel,
hiedelmeinkkel, akkor szerepazonosságról beszélünk.
A csoportmunka előnyei és hátrányai:

Előnyei: aktivitásra ösztönöz, fejleszti a kommunikációt és a döntéshozatali készséget,

tanulási folyamatot erősíti, fejlődik a személyiség, az önbizalom, költséghatékony

4
Hátrányai: a munkát előre meg kell tervezni csak a jól felkészült vezető irányíthatja, költség
igényes, időigényes, a résztvevők között feszültségek alakulhatnak ki, nehéz az irányítás