7.1.4.

Quy trình tổ chức ( Organizing Process)

Năm bước quy trình tổ chức (Five-Step Organizing Process)
1. Rà soát các kế hoạch và mục tiêu
2. Xác định các công việc cần thực hiện
3. Phân loại và nhóm hoạt động
4. Phân công công việc và ủy quyền
5. Thiết kế một hệ thống cấp bậc các mối quan hệ

Bước1. Rà soát các kế hoạch và mục tiêu (Reviewing Plans and Goals)
Để hoàn thành được các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra, công ty cần nhắm đến các hoạt động của mình.
Một số mục tiêu tương đối ổn định kể từ khi một doanh nghiệp được thành lập . Các doanh nghiệp điều
chỉnh cơ cấu tổ chức của họ để đáp ứng với những kế hoạch mới. Các công ty điều chỉnh cấu trúc phù
hợp với chiến lược nhằm giúp nó tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế.
Bước 2. Xác định các công việc cần thực hiện (Determining Work Activities)
Lợi thế của chuyên môn hóa là công việc có thể được thực hiện hiệu quả hơn. Ngoài ra, do nhân viên
được chuyên sâu về một lĩnh vực, họ có thể có được kỹ năng và sự thành 158 thạo. Chuyên môn hóa tạo
điều kiện cho quá trình lựa chọn người lao động cũng như giảm yêu cầu đào tạo. Cuối cùng, nó cho phép
các nhà quản trị có thể giám sát nhiều nhân viên hơn.
Quá trình chuyên môn hóa dẫn đến việc thiết kế công việc. Công việc và khả năng cần có của một người
làm công việc này được nêu rõ trong bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, những tài liệu này
là cơ sở phục vụ cho công tác nhân sự của tổ chức
Bước 3. Phân loại và chia nhóm các hoạt động (Classifing and Grouping Activities)
Nhà quản trị cần phải phân loại công việc và chia nhóm các hoạt động thành các đơn vị công việc để dễ
quản lý.
Các nhà quản trị áp dụng nguyên tắc này theo ba bước:
a. Kiểm tra từng hoạt động để xác định bản chất chung của nó. Thông thường, lĩnh vực có thể nhận biết
bao gồm marketing, sản xuất, tài chính, và nguồn nhân lực.
b. Nhóm các hoạt động vào các lĩnh vực liên quan.
c. Thiết lập các bộ phận cơ bản cho cấu trúc tổ chức.
Nhà quản trị có thể chọn một trong bốn loại cơ cấu:
Cơ cấu chức năng: liên quan đến việc thành lập các phòng ban trên cơ sở các hoạt động chuyên ngành của
doanh nghiệp: tài chính, sản xuất, marketing, nguồn nhân lực
Cơ cấu theo lãnh thổ địa lý: nhóm các hoạt động và trách nhiệm theo lãnh thổ địa lý.
Cơ cấu theo sản phẩm: sắp xếp hoạt động sáng tạo, sản xuất, tiếp thị..cho mỗi sản phẩm thành một bộ
phận riêng biệt.
Cơ cấu theo khách hàng Nhóm các hoạt động và trách nhiệm của các phòng ban dựa trên nhu cầu của các
nhóm khách hàng cụ thể
Bước 4. Phân công công việc và ủy quyền (Assigning Work and Delegating Authority)
Sau khi xác định các hoạt động công việc cần thiết để đạt được mục tiêu, phân loại và nhóm các hoạt
động, các nhà quản trị phải phân công các hoạt động này cho các cá nhân và trao cho họ những thẩm
quyền thích hợp để hoàn thành nhiệm vụ. Bước này rất quan trọng đối với sự thành công của quá trình tổ
chức, để thực hiện các hoạt động cần xác định các loại và nội dung của các thẩm quyền cần thiết, đủ để
hoàn thành nhiệm vụ.
Bước 5. Thiết kế một hệ thống cấp bậc các mối quan hệ (Designing Hierarchy of Relationships)
Bước cuối cùng đòi hỏi các nhà quản trị xác định các mối quan hệ hoạt động theo chiều dọc và chiều
ngang của toàn bộ tổ chức. Trong thực tế, bước này kết hợp tất cả các phần khó giải quyết của tổ chức với
nhau.