IRODA ÉS MUNKASZERVEZÉSI TEENDŐK

A hatékony titkári munka feltételei:

 szakmai felkészültség
 rendezett munkakörnyezet
 munkafegyelem
 hatékony időbeosztás, időgazdálkodás

Időbeosztás a titkári munkában, figyelembe kell venni:

 feladatainkat
 a feladatok nehézségi fokát
 vezető időbeosztását
 az ügyfélfogadási idő
 előre nem tervezhető, váratlan feladatok
 személyes adottságaink
 pihenőidő betervezése is fontos

Időbeosztás szempontjai:
 rutinfeladatok
 előre tervezhető programok, események
 helyi, szervezeti adottságok
 napi, heti, havi időbeosztás készítése
 esetenként féléves vagy éves ütemtervezés
 csendes óra (nehezebb, összetettebb, koncentrációt igénylő feladatokra
figyelünk)
 a feladatok rangsorolása
 IDŐGAZDÁLKODÁS

Időgazdálkodás:

Olyan munkaszervezési eljárás, amely segíti az idő optimális (kedvező,

lehető legjobb) kihasználását. Kiegészül valamilyen technikai
segédeszközzel. (pl. határidőnapló, tevékenységlista, naptárak)

A hatékony időgazdálkodást akadályozó tényezők:

 váratlan események
 váratlan látogató, váratlan ügyfél
 rendetlenség
 napi munka pontatlan megtervezése
 kapkodás
 időigényes feladatok halogatása
 megkezdett munka félbeszakítása
 későn megszerzett információ
 félreértések, hiányosságok a munkahelyi kommunikációban

Az idő tulajdonságai:

 folyamatosan és visszafordíthatatlanul múlik

 nem raktározható
 nem vásárolható meg
 nem takarítható meg
 nem szaporítható

Időtervezés helyes aránya:

60%  tervezett tevékenységek

20% váratlan események

20% alkotóidő, spontán tevékenységek