2

CHƯƠNG 2: QUÁ TRÌNH GHI CHÉP

Giới Thiệu Chương

 Các công ty sử dụng một bộ sổ kế toán và một quy
trình ghi chép để theo dõi dữ liệu các giao dịch dễ
dàng hơn so với việc ghi tăng, giảm và làm các báo
cáo kế toán ở Chương 1.
 Chương này giới thiệu và minh họa các quy trình và
ghi chép cơ bản.
 3
MỤC TIÊU HỌC TẬP
 4
MỤC TIÊU HỌC TẬP 1
MÔ TẢ TÀI KHOẢN, GHI NỢ, GHI CÓ
GHI CHÉP CÁC GIAO DỊCH KINH TẾ
• Tài khoản là một phương pháp ghi chép đặc thù của kế toán về biến động
của một đối tượng cụ thể như tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu…
• Theo hình thức đơn giản, một tài khoản bao gồm ba phần:
(1) Tên tài khoản
(2) Bên trái hoặc bên Nợ (Debit – Dr, Debitum)
(3) bên phải hoặc bên Có (Credit – Cr, Creditum)
 5
MỤC TIÊU HỌC TẬP 1
Đối tượng cần ghi chép

Bên Nợ
TÊN TÀI KHOẢN Bên Có
Debit side Credit side

Số dư
Tại 1 thời điểm
Balance

Chênh lệch
giữa Bên Nợ và Bên Có
 6
ACCOUNTS, DEBITS, AND CREDITS

Debits and Credits

Tabular Summary (Chapter 1) and Account Form (this Chapter)

LO 1
 7
DR./CR. PROCEDURES FOR ASSETS AND LIABILITIES

Asset accounts normally show debit balances.

That is, debits to a specific asset account should exceed credits to that account.

Liability accounts normally show credit balances.

That is, credits to a liability account should exceed debits to that account.

LO 1
 8
DR./CR. PROCEDURES FOR EQUITY

Share Capital—Ordinary.

Knowing the normal balance in an account may help you trace errors.
Occasionally, though, an abnormal balance may be correct.

LO 1
 9
DR./CR. PROCEDURES FOR EQUITY

Retained Earnings.

Retained earnings is net income that is kept (retained) in the business. It

represents the portion of equity that the company has accumulated through the
profitable operation of the business.

Credits (net income) increase the Retained Earnings account, and debits
(dividends or net losses) decrease it.

LO 1
 10
DR./CR. PROCEDURES FOR EQUITY

Dividends.

Dividend:
A company’s distribution to its shareholders.
The most common form of a distribution is a cash dividend.

Dividends reduce the shareholders’ claims on retained earnings.

Debits increase the Dividends account, and credits decrease it.

LO 1
 11
DR./CR. PROCEDURES FOR EQUITY

Revenues and Expenses.

Revenue accounts are increased by credits and decreased by debits.

Expense accounts are increased by debits and decreased by credits.

Because revenues increase equity, a revenue account has the same debit/credit rules
as the Retained Earnings account. Expenses have the opposite effect.

LO 1
 12
MỐI QUAN HỆ VỚI VỐN CHỦ SỞ HỮU
 13

EQUITY RELATIONSHIPS

LO 1
 14

SUMMARY OF DEBIT/CREDIT RULES

LO 1
 15
MỤC TIÊU HỌC TẬP 2
CHO BIẾT NHẬT KÝ Đ Ư Ợ C SỬ D Ụ NG NHƯ THẾ N À O TRONG Q U Á
TRÌNH GHI CHÉP

MINH HỌA 2.13 Quy trình ghi chép

 16
SỔ NHẬT KÝ – JOURNAL
❖ Các công ty ghi chép giao dịch theo trình tự phát sinh. Vì vậy,
Sổ Nhật Ký được gọi là sổ kế toán gốc.
❖ Sổ nhật ký rất quan trọng trong quá trình ghi chép :
1. Nó thể hiện tất cả ảnh hưởng của một giao dịch.
2. Nó cung cấp các ghi chép các giao dịch theo thời gian.
3. Nó giúp ngăn ngừa, định vị sai sót vì rất dễ đối chiếu giữa
các số tiền ghi Nợ và ghi Có của mỗi bút toán.
 17
SỔ NHẬT KÝ – JOURNAL

NỢ TIỀN CÓ NỢ THIẾT BỊ CÓ

7.000 7.000

GHI KÉP - DOUBLE ENTRY: GHI TỪ HAI TÀI KHOẢN TRỞ LÊN

GHI ĐỐI ỨNG: MỘT TK GHI BÊN NỢ, CÁI CÒN LẠI GHI BÊN CÓ
 18
JOURNALIZING
ASSUME: ON SEPTEMBER 1, SOFTBYTE SA SHAREHOLDERS INVESTED
€15,000 CASH IN THE CORPORATION IN EXCHANGE FOR ORDINARY
SHARES, AND SOFTBYTE PURCHASED COMPUTER EQUIPMENT FOR
€7,000 CASH.

DEMONSTRATE: HOW DO YOU ENTER THE TRANSACTION DATA IN THE

JOURNAL?

Continues on next slide

LO 2
 19
JOURNALIZING

Date of the transaction.

Debit account title.
Credit account title.
Brief explanation of the transaction.
Reference column, which is left blank when the journal entry is made. This
column is used later when the journal entries are transferred to the
individual accounts.
LO 2
 20

SIMPLE AND COMPOUND ENTRIES

SIMPLE ENTRY: INVOLVES ONE DEBIT AND ONE CREDIT ACCOUNT.

COMPOUND ENTRY: AN ENTRY THAT REQUIRES THREE OR MORE ACCOUNTS.

THE STANDARD FORMAT REQUIRES THAT ALL DEBITS BE LISTED BEFORE THE CREDITS.

LO 2
 21

“Định khoản”

Thiết bị 14,000
Tiền 8,000
Phải trả người bán 6,000
NỢ TIỀN CÓ NỢ THIẾT BỊ CÓ

8.000 14.000

PTNB

6,000
 22

RECORDING BUSINESS ACTIVITIES

ACTION PLAN
• Understand which activities need to be recorded and which
do not. Any that have economic effect should be recorded in a journal.
• Analyze the effects of transactions on asset, liability, and equity accounts.

LO 2
 23
MỤC TIÊU HỌC TẬP 3
GIẢI THÍCH SỔ TÀI KHOẢN VÀ CHUYỂN SỔ

MINH HỌA 2.16 Số cái LEDGER, bao gồm tất cả các tài khoản ACCOUNTS của công ty
 24
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN
MINH HỌA 2.19 Hệ thống tài khoản
 25
STANDARD FORM OF ACCOUNT

This format is called the three-column form of account. It has

three money columns—debit, credit, and balance.

LO 3
 26
CHUYỂN SỔ (TỪ NHẬT KÝ VÀO TÀI KHOẢN)

1 Chuyển vào tài

khoản ghi nợ,
ngày, trang nhật
ký và số tiền
2 Nhập số hiệu tài
khoản ghi nợ vào
cột tham chiếu
của nhật ký.
3 Chuyển vào tài
khoản ghi có,
ngày, trang nhật
ký và số tiền.
4 Nhập số hiệu tài
khoản ghi có vào
cột tham chiếu
của nhật ký.
 27
MINH HỌ A QUY TR ÌNH GHI CH É P

GIAO DỊCH THÁNG 10 CỦA QUẢNG CÁO YAZICI A.S.

KỲ KẾ TOÁN: MỘT THÁNG

GỢI Ý HỮU ÍCH

THỰC HIỆN THEO CÁC BƯỚC SAU:
1 - XÁC ĐỊNH LOẠI TÀI KHOẢN CÓ LIÊN QUAN.
2 - XÁC ĐỊNH NHỮNG MỤC TĂNG HOẶC GIẢM VÀ BAO NHIÊU.
3 – CHUYỂN CÁC KHOẢN TĂNG GIẢM THÀNH KHOẢN GHI NỢ
VÀ GHI CÓ.
28
29
30
31
 32

- 600 600
33
34
35
36
37
 38
TÓM TẮT SỔ NHẬT KÝ CHUNG
 39
TÓ M TẮ T MINH HỌ A GHI NHẬT KÝ(TT)
 40
TÓ M TẮ T MINH HỌ A CHUYỂN SỔ

2,500

1,200
 41
TÓ M TẮ T MINH HỌ A CHUYỂN SỔ (TT)
 42

Summary Illustration of Journalizing and Posting

Continues on next slide

LO 3
 43

Summary Illustration of Journalizing and

Posting

LO 3
 44
BÀI THỰC HÀNH
 45
MỤC TIÊU HỌC TẬP 4
LẬP BẢNG CÂN ĐỐI THỬ

Bảng cân đối thử - The Trial Balance

là bảng kê các số dư tài khoản tại một thời điểm nhất định.
• Lập vào cuối kỳ kế toán.
• Liệt kê tên và số dư từng tài khoản theo cột Nợ hoặc cột Có
• Tính tổng số bên cột Nợ và cột Có
• Xác minh sự cân bằng toán học của các khoản ghi nợ và ghi
có sau khi chuyển sổ
46
 47
HẠ N CHẾ C Ủ A BẢ NG CÂN ĐỐ I THỬ

 Không đảm bảo phát hiện tất cả các lỗi ghi chép
 Bảng cân đối thử có thể cân bằng ngay cả khi:
1. Giao dịch không được ghi nhật ký.
2. Một bút toán nhật ký đúng không được chuyển sổ.
3. Một bút toán nhật ký được chuyển hai lần.
4. Tài khoản không đúng được sử dụng trong việc ghi nhật
ký hoặc chuyển sổ.
5. Lỗi bù trừ được thực hiện khi ghi chép số tiền của giao
dịch.

Bảng cân đối thử không chứng minh rằng công ty đã ghi
chép tất cả các giao dịch hoặc sổ cái là đúng hết.
 48
TÌM SAI SÓ T
 Thường là do lỗi toán học, chuyển sổ sai hoặc sao chép dữ
liệu không đúng.
 Đầu tiên, xác định mức chênh lệch giữa hai cột của bảng
cân đối thử.
1. Nếu lỗi là €1, €10, €100 hoặc €1,000 => cộng lại các cột
của bảng cân đối thử và tính toán lại số dư tài khoản.
2. Nếu sai số chia hết cho 2, xem có số ̛nào bằng một nửa số
sai đã được nhập sai cột hay không.
3. Nếu sai số chia hết cho 9, xem có số ̛nào bị sao chép sai
do đảo ngược thứ tự các số: gọi là lỗi chuyển vị.
4. Nếu khoản sai không chia hết cho 2 hoặc 9, hãy xem có bỏ
sót số dư trong bảng cân đối thử hay không, có quên
chuyển sổ một số tiền nào đó không.
 49
KÝ HIỆU TIỀN TỆ VÀ ĐƯỜNG KẺ CHÂN
Ký Hiệu Tiền Tệ
Không sử dụng ký hiệu đơn vị tiền tệ trong các sổ
nhật ký hoặc sổ cái tài khoản.
Thường chỉ được sử dụng trong Bảng cân đối thử và
Báo cáo tài chính.
Chỉ hiển thị ký hiệu tiền tệ cho số đầu tiên và số tổng
cộng trong cột.

Đường Kẻ Chân
Một đường kẻ đơn được đặt dưới cột của các con số
sẽ được cộng hoặc trừ.
Số tổng cộng được kẻ đường kẻ đôi.