The Recording Process

1. Describe how accounts, debits, and credits are used to record business
transactions
- An account is an individual accounting record of increases and decreases in a
specific asset, liability, or owner’s equity item.
Tài khoản là một sổ sách kế toán riêng lẻ về các biến động tăng và giảm của một
khoản mục tài sản (assets), nợ phải trả (liability) hoặc vốn chủ sở hữu (owner’s
equity) cụ thể.

- For example, Softbyte (the company discussed in Chapter 1) would have separate
accounts for Cash, Accounts Receivable, Accounts Payable, Service Revenue,
Salaries and Wages Expense, and so on.
Softbyte (công ty được thảo luận trong Chương 1) sẽ có các tài khoản riêng biệt cho
Tiền mặt, Tài khoản phải thu, Tài khoản phải trả, Doanh thu dịch vụ, Tiền lương và
Chi phí tiền lương, v.v.

An account can be illustrated in a T-account form:

Debit (Nợ) in the left side & Credit (Có) in the right side
Account Name

Debit / Dr. Credit / Cr.

Debit & Credit procedures: Thủ tục Ghi nợ & Tín dụng
Double-entry system (Hệ thống nhập kép)
- Each transaction must affect two or more accounts to keep the basic accounting
equation in balance.
Mỗi giao dịch phải ảnh hưởng đến hai hoặc nhiều tài khoản để giữ cho phương trình kế toán
cơ bản được cân bằng.
- Recording done by debiting at least one account and crediting at least one other
account.
Việc ghi được thực hiện bằng cách ghi nợ ít nhất một tài khoản và ghi có ít nhất một tài
khoản khác.
=> DEBITS must equal CREDITS
Các trường hợp có thể xảy ra:
1. If the sum of Debit entries are greater than the sum of Credit entries, the
account will have a debit balance.
(Nếu tổng các bút toán Nợ lớn hơn tổng các bút toán Có thì tài khoản sẽ có số dư bên Nợ.)

Account Name

Debit / Dr. Credit / Cr.

Transaction #1 $10,000 $3,000 Transaction #2

Transaction #2 $8,000

Balance $15,000

2. If the sum of Credit entries are greater than the sum of Debit entries, the
account will have a credit balance
(Nếu tổng các bút toán Có lớn hơn tổng các bút toán Nợ thì tài khoản sẽ có số dư bên Có.)

Account Name

Debit / Dr. Credit / Cr.

Transaction #1 $10,000 $3,000 Transaction #2

Transaction #2 $8,000

Balance $1,000

Assets - Debits should exceed credits.

(Tài sản - Các khoản nợ phải vượt quá các khoản tín
dụng.)
Liabilities – Credits should exceed debits.

(Nợ phải trả - Các khoản tín dụng phải vượt quá các khoản ghi nợ.)

Normal balance is on the increase side.

(Số dư bình thường ở bên tăng.)

Kết luận:

Owner’s investments and revenues increase owner’s equity (credit).

=> Các khoản đầu tư và doanh thu của chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu (tín dụng).

Owner’s drawings and expenses decrease owner’s equity (debit).

=> Khoản thu hồi của chủ sở hữu và chi phí của chủ sở hữu làm giảm vốn chủ sở hữu (ghi
nợ).

The purpose of earning revenues is to benefit the owner(s).

Mục đích của việc kiếm doanh thu là mang lại lợi ích cho (các) chủ sở hữu.
The effect of debits and credits on revenue accounts is the same as their effect on
Owner’s Capital.

Ảnh hưởng của các khoản ghi nợ và ghi có đối với tài khoản doanh thu cũng giống như ảnh
hưởng của chúng đối với Vốn của chủ sở hữu.

Expenses have the opposite effect: expenses

decrease owner’s equity.

Chi phí có tác động ngược lại: chi phí làm giảm
vốn chủ sở hữu.

Normal balance Debit

Normal balance Credit

 Relationship among the assets, liabilities and owner’s equity of a business

Basic Equation: A = L + OE

Expanded Equation: A = L + OC - OD + R - E

Debit / Credit effects:

A (Dr+ / Cr -) = L (Dr- / Cr+) + OC (Dr- / Cr+) - OD (Dr+ / Cr-) + R (Dr- / Cr+) - E (Dr+ / Cr-)
=> The equation must be in balance after every transaction
Total Debits must equal total Credits

2. Indicate how a journal is used in the recording process

Step in the Recording Process

1. Analyze each transaction
2. Enter transaction in a journal
3. Transfer journal information ledger accounts

Business documents such as sale slips, a check, or a bill, a provide envidence of the
transaction

The Journal
- Book of original entry (Sổ bút toán gốc)
- Transactions recorded in chronological order
(Các giao dịch được ghi lại theo thứ tự thời gian)
- Contributions to the recording process: (Đóng góp cho quá trình ghi chép)
1. Discloses the complete effects of a transaction
Tiết lộ toàn bộ tác động của một giao dịch
2. Provide a chronological record of transactions
Cung cấp bản ghi theo thứ tự thời gian của các giao dịch
3. Helps to prevent or locate errors because the debit and credit amounts can
be easily compared
Giúp ngăn ngừa hoặc xác định lỗi vì số tiền ghi nợ và tín dụng có thể dễ dàng
so sánh

Journalizing - Entering transaction data in the journal. (Nhập dữ liệu giao dịch vào nhật ký.)

- Illustration: On September 1, Ray Neal invested $15,000 cash in the business, and
Softbyte purchased computer equipment for $7,000 cash.
Vào 1/9, Ray Neal đầu tư 15 ngàn đô tiền mặt vào công ty, và Softbyte sử dụng 7
ngàn đô để mua thiết bị máy tính.

GENERAL JOURNAL

Date Account Title Ref Debit Credit

Sep 1 Cash 15,000

Owner’s Capita 15,000

Vốn chủ sở hữu

Equipment 7,000

Cash 7,000
Simple and Compound Entries - Mục ghi sổ đơn giản và phức hợp

Illustration: On July 1, Butler Company purchases a delivery truck costing $14,000. It pays
$8,000 cash now and agrees to pay the remaining $6,000 on account.

GENERAL JOURNAL

Date Account Title Ref Debit Credit

July 1 Equipment 14,000

Cash 8,000

Accounts Payable 6,000

Bài tập
1. Opened a bank account and deposited $20,000
Cash $20,000
Owner’s Capital $20,000

2. Purchased equipment on account (to be paid in 30 days) for a total cost of $4,800
3. Explain how a ledger and posting help in the recording process

The Ledger (Sổ cái kế toán)

- General Ledger: Contains all the assets, liability, and owner’s equity acco

Standard form of Account

In ledger: Posting is Transfering journal entries to the ledger accounts

The Recording Process

Illustrated

Follow these steps:

1. Determine what type of

account is involved.
2. Determine what items
increased or decreased
and by how much.
 3. Translate the increases and decreases into debits and credits.

4. Trail Balance (Bảng cân đối thử)

Limitations of a Trial Balance

Trail balance may balance even when:

1. A transaction is not journalized

2. A correct journal entry is not posted
3. A journal entry is posted twice
4. Incorrect accounts are used in journalizing or posting
5. Offsetting errors are made in recording the amount of transaction

=> Dễ lỗi cần double check

Example:

A trail balance will not balance if $100 cash drawing by the owner is debited to Owner’s
Drawing for $1,000 and credited to Cash for $100.

(Một bản cân đối thử sẽ không được cân đối nếu 100$ tiền mặt thu hồi bởi chủ sở hữu bị ghi
nợ 1,000$ trong khoản thu hồi của chủ sở hữu và ghi nhận số tiền mặt là 100$)

Dollar Signs and Underlining

Dollar Signs

- Do not appear in journals or ledgers.

- Typically used only in the trial balance and the financial statements.
- Shown only for the first item in the column and for the total of that column.

Underlining

- A single line is placed under the column of figures to be added or subtracted.

- Totals are double-underlined.

5. Compare the procedures for the accountIng process under GAAP and IFRS

Similarities

- Transaction analysis is the same under IFRS and GAAP.

IFRS và GAAP phân tích giao dịch giống nhau

 - Both the IASB and the FASB go beyond the basic definitions provided in the textbook
for the key elements of financial statements, that is assets, liabilities, equity, revenue,
and expenses. The implications of the expanded definitions are discussed in more
advanced accounting courses.

Cả IASB và FASB đều vượt ngoài các định nghĩa cơ bản được cung cấp trong sách
giáo khoa về các yếu tố chính của báo cáo tài chính, đó là tài sản, nợ phải trả, vốn
chủ sở hữu, doanh thu và chi phí. Ý nghĩa của các định nghĩa mở rộng được thảo
luận trong các khóa học kế toán nâng cao hơn.

- As shown in the textbook, dollar signs are typically used only in the trial balance and
the financial statements. The same practice is followed under IFRS, using the
currency of the country where the reporting company is headquartered.

Như được trình bày trong sách giáo khoa, ký hiệu đô la thường chỉ được sử dụng
trong bảng cân đối thử và báo cáo tài chính. Tương tự với IFRS, ta sử dụng đơn vị
tiền tệ của quốc gia nơi công ty báo cáo đặt trụ sở chính.

- A trial balance under IFRS follows the same format as shown in the textbook.

Một bảng cân đối thử theo IFRS có format tương tự sgk

Differences

- IFRS relies less on historical cost and more on fair value than do FASB standards.

IFRS ít dựa trên giá gốc và dựa vào giá trị hợp lý so với các tiêu chuẩn của FASB
nhiều hơn

- Internal controls are a system of checks and balances designed to prevent and
detect fraud and errors. While most public U.S. companies have these systems in
place, many non-U.S. companies have never completely documented the controls
nor had an independent auditors attest to their effectiveness.

Kiểm soát nội bộ là một hệ thống kiểm tra và cân đối được thiết kế để ngăn ngừa và
phát hiện gian lận và sai sót. Trong khi hầu hết các công ty đại chúng của Hoa Kỳ
đều có các hệ thống này, nhiều công ty không phải Hoa Kỳ chưa bao giờ ghi lại đầy
đủ các biện pháp kiểm soát cũng như không có kiểm toán viên độc lập chứng thực
tính hiệu quả của chúng.