Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH

Câu 1: Trình bày khái niệm giao tiếp và giao tiếp trong kinh doanh:
- Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người và người,
hoặc giữa người và các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định,
- Giao tiếp là hình thức đặc trung cho mối quan hệ giữa con người với con người mà qua
đó nảy sự sự tiếp xúc tâm lý và được biểu hiện ở các quá trình thông tin, hiểu biết, rung
cảm, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau.
- Giao tiếp kinh doanh là hoạt động xác lập và vận hành mối quan hệ kinh tế, kinh doanh
giữa các chủ thể nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định về lợi ích kinh tế.
Câu 2: Hãy nêu tầm quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, cho ví dụ minh họa:
- Giao tiếp trong kind doanh là một nghệ thuật
- Giao tiếp tốt giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ hung hậu
- Giao tiếp sẽ tranh hiểu lầm và đưa thông tin sai lệch
- Giao tiếp thúc đẩy quá trình kinh doanh
- Giao tiếp tạo ra văn hóa quá trình kinh doanh
- Giao tiếp tạo ra văn hóa hòa nhập chốn công sở
- Giao tiếp làm tang tương tác với khách hang
- Giao tiếp giúp hiểu và nắm bắt được thị trường.
Câu 3: Trình bày mục đích và ý nghĩa của kinh doanh:

 Mục đích:
- Đối với đối tác, khách hang là đàm phán, bàn bạc, thảo luận đi đến quyết điịnh, ký kết
các hợp đồng kinh tế,..
- Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp là truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh cấp dưới,…
- Tìm hiểu và tiếp nhận thông tin từ đó đề ra các quyết định chính xác và kịp thời cho hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩa giữa các cá nhân và tập thể trong doanh nghiệp nhằm
xây dựng một tập thể vui vẻ, đoàn kết, tạo động lực cho nhân viên, người lao động hoàn
thành mục tiêu chung của doanh nghiệp,
 Ý nghĩa:
- Thúc đẩy nền kinh tế phát triển, giải quyết các mâu thuẫn nội bộ, tạo nhân hòa để kinh
doanh có hiệu quả. Chìa khóa cho sự thành công trong kinh doanh không chỉ đơn thuần
phụ thuộc vào cơ sở vật chất, kỹ thuật, vốn,.. mà còn phụ thuộc rất lớn vào nghệ thuật
giao tiếp.
- Tạo ra các mối quan hệ đẹp với đối tác và khách hang, cấp trên, đồng nghiệp.
- Truyền bá, giao lưu văn hóa giữa các dân tộc trên thế giới, phản ánh trình độ con người.
đất nước, lối sống, phong tục tập quá của mỗi dân tộc, thúc đẩy xã hội phát triển, tạo
điều kiện hòa nhập thế giới.
 Câu 4: Trình bày hình thức giao tiếp trong kinh doanh:
 Giao tiếp bằng lời nói:
- Ưu điểm
+ Nó hạn chế tối thiếu sự hiểu nhầm vì những người tham gia đàm thoại có thể ngay lập
tức đặt câu hỏi, làm rõ vấn đề chưa rõ rang.
+ Nó cho phép người đàm thoại thấy được thái độ và nghe được giọng điệu của người
đối thoại, từ đó cải thiện được hiệu quả của giao tiếp trong kinh doanh.
 Mọi người đều thích việc trò chuyện trực tiếp vì sẽ tạo ra sự thuận lợi, thể hiện sự
than thiện, không khí tự nhiên giữa cá nhân với nhau.
- Nhược điểm:
+ Không được lưu lại nếu không ghi âm, đôi khi lãng phí thời gian và có thể là bất tiện do
khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ
+ Khi các cá nhân gặp mặt hay nói chuyện qua điện thoại, công việc của ai đó sẽ bị gián đoạn
vì không ai cũng có khả năng kiểm soát cuộc trò chuyện trong phạm vi công việc của mình.

 Giao tiếp bằng văn bản:

- Giao tiếp bằng văn bản không thể hiện được cảm xúc cá nhân vì người đọc không trực
tiếp tiếp xúc và nghe được giọng điệu của người viết và không thể đưa ra phản hồi ngay
lập tức. Hầu hết các hình thức giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh được thực hiện
qua thư điện tử, thông báo, thông cáo, các bản kế hoạch,..
- Tất cả các tổ chức, doanh nghiệp đều cần giao tiếp bằng văn bản vì nó cung cấp một bản
ghi có thể lưu lại được và nó có tính pháp lí cao. Các tài liệu văn bản cũng rất tiện lợi vì
nó có thể đọc lại khi cần thiết và có thể tiết kiệm thời gian cho những người tham gia
giao tiếp kinh doanh.
- Hạn chế:
+ Giao tiếp bằng văn bản đồi hỏi người viết phải có sự chuẩn bị cẩn thận và sự dụng cấu trúc
ngữ pháp chặt chẽ, lựa chọn từ ngữ thận trọng. Lời nói ra sớm có thể bị lãng quên nhưng
những từ ngữ được viết ra thành văn bản dù là bản cứng hay bản mềm đều trở thành
những ghi chép công khai và đôi khi vô tình là bằng chứng gây thiệt hại cho doanh nghiệp
hoặc bản thân người soạn thảo. Ghi chép của thư điện tử và tin nhắn, kể cả những bản bị
xóa đi, những lời quảng cáo trên trang web đôi khi cũng trở thành bằng chứng trong các
phiên tòa hoạc vô tình tiết lộ thông tin bí mật của tổ chức.
+ Chuẩn bị phức tạp. Người soạn thảo văn bản đòi hỏi phải có kĩ năng viết tốt, am hiểu ngữ
pháp, văn hóa và luật pháp cũng như phải có vốn từ vựng phong phú.
Câu 5: Trình bày nhân tố tác động đến giao tiếp kinh doanh ( rào cản gây ra sự hiểu nhầm
trong kinh doanh)

 Những rào cản lớn nhất đối với giao tiếp giữa các cá nhân là sự vòng co do sự khác biệt
về quy chiếu, ngôn ngữ mơ hồ và sao lãng.
- Sự mơ hồ của ngôn ngữ: một trong những rào cản lớn nhất đối với việc giao tiếp là sự
mơ hồ của ngôn ngữ. Sự mơ hồ của ngôn ngữ dẫn đến hiểu sao ý của người truyền đạt
xảy ra khi một người không biết ý của người khác, không nhận ra điểm khác biệt của
người giao tiếp cùng mình. Sự mơ hồ của ngôn ngữ có thể dẫn tới giao tiếp kém hiệu
quả chủ yếu vì người ta cho rằng ý nghĩa của từ ngữ không đồng nhất, ý nghĩa của ngôn
ngữ đã được hiểu khác nhau tùy tuộc vào từng người. Để giao tiếp thành công, người
gửi, người nhận phải sự dụng ý nghĩa tượng trung cho mỗi từ giống nhau.
- Hệ quy chiếu khác nhau: một rào cản khác là hệ quy chiếu của tùng người do giá trị cá
nhân tạo ra. Mỗi người thấy và cảm nhận về thế giới theo những cách khác nhau từ hệ
quy chiếu riêng. Hệ qui chiếu của từng người được hình thành bởi một tập hợp từ kinh
nghiệm, sự giáo dục, tính cách và các yếu tố cá nhân khác. Vì hệ quy chiếu của mỗi
người là hoàn toàn khác nhau nên mỗi người không bao giờ thấy chính xác những gì
người khác thấy. Những người đàm thoại thông thái cố gắng ngăn cản giao tiếp sai lệch
bằng cách luôn chú ý phát hiện sự khác nahu trong hệ quy chiếu của mình và của người
cũng giao tiếp để có thể lựa chọn cách thức giao tiếp hiệu quả nhất
- Thiếu kĩ năng sử dụng ngôn ngữ: nếu những người giao tiếp có kĩ năng sử dụng và diễn
đạt ngôn ngữ không tốt sẽ không được hiểu rõ và không được coi trọng. Mỗi các nhân
cần có vốn từ đầy dủ và thích hợp, thông thạo ngữ pháp và cấu trúc câu cơ bản trong
văn nói. Hơn nữa, kỹ năng xử lý thông tin kém có thể làm cho chúng ta không hiểu rõ
thông điệp và có thể dẫn đến phản hồi một cách không thích hợp.
- Sự sao lãng: những cảm xúc như vui vẻ, sợ hãi, phẫn uát, … hay một số dnagj cảm xúc
mạnh mẽ khác đều tác động mạnh mẽ đến người nhận và người gửi thông tin trong quá
trình giao tiếp. Để giảm thiểu cảm xúc khi giao tiếp, cả người gửi và người nhận nên tập
trung vào nội dung của thông điệp và cố gắng khách quan để tranh bị cảm xúc chi
phối.Để giao tiếp tốt, cần phải tập trung vào những điều quan trọng và loại bỏ những
sao lãng làm gián đoạn quá trình giao tiếp.
- Vượt qua những trở ngại trong giao tiếp: những người giao tiếp có kinh nghiệm có thể
lường trước những rào cản bằng nhiều cách khác nhau cho dù quá trình giao tiếp nhạy
cảm. Những người giao tiếp hiệu quả thường tạo môi trường khí khách và sẵn sàng đón
nhận những phản hồi hữu ích
 Giao tiếp là một quá trình đối thoại hai chiều giữa các chú thể nhằm trao đổi, truyền đạt
những thông tin theo mục đích đã định. Tuy nhiêm vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà
cũng một thông tin có thể làm người ta hiểu nghĩa khác nhau. Vì thế cần lưu ý:
- Những rào cản truyền thông luôn tồn tại trong mỗi chúng ta.
- Không thể lúc nào cũng loại bỏ được rào cản này.
- Nhưng có thể ý thức được ảnh hưởng và làm hết sức để giảm hiểu những ảnh hưởng
đó.
Câu 6 : Trình bày nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh:
- Luôn luôn lắng nghe
- Khách hang luôn luôn đúng
- Quan tâm đến khách hang là một trong những nguyên tắc quan trọng khi giao tiếp trong
kinh doanh
- Luôn nhiệt tình giúp đỡ
- Không tranh luận với khách hang
- Luôn kiên định với ý kiến của mình.