DEPARTMENTS OF AN AD AGENCY

Like any other organisation, ad agencies

too have assigned the responsibilities to
their employees under different
departments. All these departments
have to function according to their
nature of activity, but are closely related
to one another.

The major classification of the personnel

that we witness in an Ad firm is as
follows:

 Accounts Department
 Client Serving Department
 Creative Department
 Production Department
 Media Planning Department

Roles and Responsibilities of

Departments:

As mentioned earlier, ad agencies

consist of various departments whose
main responsibility is to perform their
respective roles to create the end result.
Each and every department is
interrelated and they are
interdependent on each other. You can't
expect them to work in isolation. An
agency can broadly be divided into Two
units: The Creative side and The
Production side.
एक विऻाऩन एजेंसी के विबाग
ककसी बी अन्म सॊगठन की तयह,
विऻाऩन एजेंससमों ने बी अऩने
कभमचारयमों को विसबन्न विबागों के तहत
जजम्भेदारयमाॉ सौंऩी हैं। इन सबी विबागों
को उनकी गततविधध की प्रकृतत के
अनस
ु ाय कामम कयना होता है , रेककन िे
एक-दस
ू ये से तनकटता से सॊफॊधधत होते
हैं।

ककसी विऻाऩन पभम भें हभ जजन कसभममों

को दे खते हैं उनका प्रभख
ु िगीकयण इस
प्रकाय है :

 रेखा विबाग

 ग्राहक सेिा विबाग

 यचनात्भक विबाग

 उत्ऩादन विबाग

 भीडडमा मोजना विबाग

विभागों की भमू िकाएँ और जिम्िेदाररयाँ:

जैसा कक ऩहरे उल्रेख ककमा गमा है ,

विऻाऩन एजेंससमों भें विसबन्न विबाग
शासभर होते हैं जजनकी भख्
ु म ज़िम्भेदायी
अॊततभ ऩरयणाभ फनाने के सरए अऩनी
सॊफॊधधत बसू भकाएॉ तनबाना है । प्रत्मेक
विबाग आऩस भें जड ु ा हुआ है औय िे
एक-दसू ये ऩय अन्मोन्माधित हैं। आऩ
उनसे अरगाि भें काभ कयने की उम्भीद
नहीॊ कय सकते। एक एजेंसी को भोटे
तौय ऩय दो इकाइमों भें विबाजजत ककमा
जा सकता है : यचनात्भक ऩऺ औय
उत्ऩादन ऩऺ।

Accounts Department:
The very common and the colloquial
term for account planning is client
servicing, which means that the account
planner takes care of the needs and
requirements of the clients who
approaches the agency for their
advertisement. It is the primary function
of an agency to create advertising, and
this account planning function provides
a base or firm ground for this activity.
An account planning personnel has to
perform a number of activities as listed
below.

अकाउॊ ट प्रातनॊग के सरए सफसे साभान्म

औय फोरचार की बाषा भें क्राइॊट
सविमससॊग शब्द है , जजसका अथम है कक
अकाउॊ ट प्रानय उन ग्राहकों की जरूयतों
औय जरूयतों का ख्मार यखता है जो
अऩने विऻाऩन के सरए एजेंसी से सॊऩकम
कयते हैं। विऻाऩन फनाना ककसी एजेंसी
का प्राथसभक कामम है , औय मह खाता
तनमोजन फॊक्शन इस गततविधध के सरए
आधाय मा दृढ़ आधाय प्रदान कयता है ।
एक खाता तनमोजन कभी को नीचे
सच
ू ीफद्ध कई गततविधधमाॉ कयनी होती हैं
 They are also responsible for
selecting and evaluating the feedback
which they have received in the form of
research, so that it becomes easy for the
team to make further decisions
 िे अनस
ु ध
ॊ ान के रूऩ भें प्राप्त पीडफैक
का चमन औय भल्
ू माॊकन कयने के सरए
बी जजम्भेदाय हैं, ताकक टीभ के सरए
आगे तनणमम रेना आसान हो जाए।

 The accounts planners are also

responsible to act as a bridge between
the client and the agency and solve all
the queries raised by the clients and find
out suitable solutions for them.

 खाता तनमोजक ग्राहक औय एजेंसी के

फीच एक सेतु के रूऩ भें कामम कयने औय
ग्राहकों द्िाया उठाए गए सबी प्रश्नों को
हर कयने औय उनके सरए उऩमुक्त
सभाधान खोजने के सरए बी जजम्भेदाय
हैं।

Client Servicing

With the increase in competition, the

demand on the advertising agencies to
maintain strong rapport with the clients
has become more pivotal. It's very much
important to have a good compatibility
between the client, agency and its
brand. The service provided by the
agencies helps them to retain- clients
for a long run, and the agencies need to
deliver their best for retaining their
accounts. The agencies have to evolve
and adapt to the new changes and
demands from the industry. Many a
time the clients grade the agencies
which give them an upper hand in the
profession and among their rivals.

All the requirements needed by a client

must be fulfilled by the agency.
Therefore having all the services
available under one roof is essential.

ग्राहक सेिा
प्रततस्ऩधाम भें िद्
ृ धध के साथ, विऻाऩन
एजेंससमों ऩय ग्राहकों के साथ भजफूत
सॊफॊध फनाए यखने की भाॊग अधधक
भहत्िऩूणम हो गई है । ग्राहक, एजेंसी औय
उसके ब्ाॊड के फीच अच्छी अनक
ु ू रता
होना फहुत भहत्िऩणू म है । एजेंससमों द्िाया
प्रदान की जाने िारी सेिा उन्हें रॊफे
सभम तक ग्राहकों को फनाए यखने भें
भदद कयती है , औय एजेंससमों को अऩने
खातों को फनाए यखने के सरए अऩना
सिमिेष्ठ प्रदशमन कयने की आिश्मकता
होती है । एजेंससमों को उद्मोग के नए
ऩरयितमनों औय भाॊगों के अनस
ु ाय
विकससत औय अनक
ु ू सरत होना होगा।
कई फाय ग्राहक उन एजेंससमों को ग्रेड
दे ते हैं जो उन्हें ऩेशे भें औय उनके
प्रततद्िॊद्विमों के फीच फढ़त ददराती हैं।

ग्राहक के सरए आिश्मक सबी

आिश्मकताओॊ को एजेंसी द्िाया ऩूया
ककमा जाना चादहए। इससरए एक ही छत
के नीचे सबी सेिाएॉ उऩरब्ध होना
आिश्मक है ।
  Maintaining transparency with each
other is very important.
 The agencies also help in producing
ad campaigns for their clients at the
stages of planning, execution, and
branding their product for a better
reach. The qualities of a good client
servicing agent include: patience,
listening skills, articulation, time
management, knowledge of the
product, use of positive words and
result oriented actions:

• एक-दस
ू ये के प्रतत ऩायदसशमता फनाए
यखना फहुत जरूयी है ।

• एजेंससमाॊ अऩने ग्राहकों के सरए मोजना

फनाने, किमान्िमन कयने औय फेहतय ऩहुॊच
के सरए उनके उत्ऩाद की ब्ाॊडडॊग कयने के
चयणों भें विऻाऩन असबमान फनाने भें बी
भदद कयती हैं। एक अच्छे ग्राहक सेिा
एजेंट के गुणों भें शासभर हैं: धैम,म सन
ु ने
का कौशर, असबव्मजक्त, सभम प्रफॊधन,
उत्ऩाद का ऻान, सकायात्भक शब्दों का
उऩमोग औय ऩरयणाभ उन्भख
ु कामम:

(Important) Creative Department

This is the department which transforms
all the ideas into pictures and visuals
and packages the bundle into a
presentable product for its target
audiences.

The following are the activities of the

Creative Department:
a. Conceptualise the idea for the client
b. Copywriters get on to do the copy
and create story line for the ad
c. They also contribute to the theme of
the advertisements
d. The copy is converted into various
forms by the visualiser
e. The creation of logo, selection of
colour, using appropriate fonts, etc

यचनात्भक विबाग की गततविधधमाॉ

तनम्नसरखखत हैं:
 ग्राहक के सरए विचाय को सॊकजल्ऩत
कयें
 कॉऩीयाइटय विऻाऩन की प्रततसरवऩ
फनाने औय कहानी फनाने का काभ शरू
ु
कय दे ते हैं
 िे विऻाऩनों की थीभ भें बी मोगदान
दे ते हैं
 वि़िअ
ु राइ़िय द्िाया कॉऩी को
विसबन्न रूऩों भें ऩरयिततमत ककमा जाता
है
 रोगो का तनभामण, यॊ ग का चमन,
उऩमक्
ु त फॉन्ट का उऩमोग कयना आदद

Personnel in a Creative Department:

Copy Writers:
They are the creative back bone of an
Agency. They need to have a creative
bent of mind to survive in this
competitive ad world. Their main
responsibility is to give shape to the
ideas in the form of words. Their
content adds more life and vibrancy to
the advertisements. They are
responsible for creating, and designing
the promotional content for their
clients. They need to be humours as it’s
one of the ingredients of a quality
advertisement. They are the ones who
create the taglines, jingles, content texts
which makes the ad linger in the minds
of the consumers.

रचनात्िक विभाग िें employee:

कॉपी राइटर:
िे ककसी एजेंसी की यचनात्भक यीढ़ की हड्डी
हैं। इस प्रततस्ऩधी विऻाऩन दतु नमा भें दटके
यहने के सरए उनके ददभाग भें यचनात्भक
प्रिवृ ि होनी चादहए। इनका भख्
ु म दातमत्ि
विचायों को शब्दों का रूऩ दे ना है । उनकी
साभग्री विऻाऩनों भें अधधक जीिन औय
जीिॊतता जोडती है । िे अऩने ग्राहकों के सरए
प्रचाय साभग्री फनाने औय डड़िाइन कयने के
सरए ज़िम्भेदाय हैं। उनभें humour होना ़िरूयी
है क्मोंकक मह गुणििाऩूणम विऻाऩन के अिमिों
भें से एक है । िे ही टै गराइन, जजॊगर, साभग्री
फनाते हैं जो विऻाऩन को उऩबोक्ताओॊ के
ददभाग भें फनाए यखता है ।

Graphic Designers:
Graphic designing is an inseparable part
of an advertisement.
Nowadays advertisements use graphics
to a larger extent to make it more
attractive and effective.
He needs to have ability of logical
thinking iced by work ethics to meet the
deadlines with appropriate time
management. His role is to create
designs, logos, characters which suit the
copy content, by identifying the colour
textures, the fonts, the background, and
the animation to convey the message in
a stronger way.
ग्राफ़िक डिजाइनर:
ग्राकफक डड़िाइतनॊग विऻाऩन का एक
अविबाज्म दहस्सा है ।
आजकर विऻाऩनों को अधधक आकषमक
औय प्रबािी फनाने के सरए ग्राकपक्स का
उऩमोग कापी हद तक ककमा जाता है ।
उधचत सभम प्रफॊधन के साथ सभम
सीभा भे कामम को ऩूया कयने के सरए
उसके ऩास कामम नैततकता के साथ-साथ
ताककमक सोच की ऺभता होनी चादहए
चादहए। इनका कामम यॊ ग फनािट, फॉन्ट,
ऩष्ृ ठबसू भ औय एनीभेशन की ऩहचान
कयके सॊदेश को भजफत
ू तयीके से
सॊप्रेवषत कयने के सरए copy content
के अनुरूऩ डड़िाइन, रोगो, आदद फनाना
है ।

Art Directors:
They are the individuals who are
responsible for the visual images and
styles in newspapers, magazines,
product packaging, television and movie
productions. Their main role is to create
the overall design and direct others to
develop art work and layouts.
Their list of activities include: discussion
with the creative team, planning a
budget, working with artists,
photographers, maintaining on and off
location shoots, presentation of the ¿nal
draft to the clients.
करा तनदे शक: िे ऐसे व्मजक्त हैं जो
सभाचाय ऩत्रों, ऩत्रत्रकाओॊ, उत्ऩाद ऩैकेजजॊग,
टे रीविजन औय कपल्भ तनभामण भें दृश्म
छविमों औय शैसरमों के सरए जजम्भेदाय
हैं। उनकी भख्
ु म बसू भका सभग्र डड़िाइन
फनाना औय दस
ू यों को करा कामम औय
रेआउट विकससत कयने के सरए तनदे सशत
कयना है ।
उनकी गततविधधमों की सच
ू ी भें शासभर
हैं: यचनात्भक टीभ के साथ चचाम, फजट
की मोजना फनाना, कराकायों, पोटोग्रापयों
के साथ काभ कयना, ऑन औय ऑप
रोकेशन शट
ू को फनाए यखना, ग्राहकों के
सरए अॊततभ ड्राफ्ट की प्रस्ततु त।