Thuậ t quả n lý thờ i gian

Table of Contents

“Bạ n từ đâ u tớ i khô ng quan trọ ng. Quan trọ ng là đích đến củ a

bạ n.” Giớ i thiệu

Bố n chữ D củ a Tính Hiệu quả

Tậ n dụ ng mọ i thứ bạ n có ngay lậ p tứ c

Chương 01. Tâ m lý họ c về quả n lý thờ i gian

Quy luậ t củ a sự kiểm soá t

Nhữ ng suy nghĩ và cả m xú c củ a bạ n

Niềm tin trở thà nh thự c tế

Ra quyết định

Lậ p trình cho tâ m trí củ a bạ n

Hình dung về điều bạ n muố n trở thà nh

Hà nh độ ng theo giả định

Chương 02. Xá c định cá c giá trị bạ n coi trọ ng

Ý nghĩa và mụ c đích

Bạ n coi trọ ng điều gì nhấ t?

Bạ n là ngườ i phi thườ ng

Phâ n tích bả n thâ n

Chương 03. Suy nghĩ về tầ m nhìn và sứ mệnh củ a bạ n

Giữ mụ c tiêu cuố i cù ng trong tâ m trí

Nghiên cứ u phương phá p củ a bạ n

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Tìm mộ t cá ch tố t hơn

Chương 04. Dự tính về tương lai và nhìn lạ i

Tầ m nhìn dà i hạ n

Ra quyết định tố t hơn ở hiện tạ i

Sẵ n sà ng cho nhữ ng kỹ thuậ t quả n lý thờ i

gian Chương 05. Viết ra cá c kế hoạ ch

Lên kế hoạ ch để đạ t mụ c tiêu

Chương 06. Lậ p biểu đồ cá c kế hoạ ch củ a bạ n

Xâ y dự ng mộ t biểu đồ PERT

Thiết lậ p các mụ c tiêu rõ rà ng cho mọ i ngườ i

Chương 07. Lậ p danh sá ch cô ng việc hà ng ngà y

Ngủ ngon hơn

Phương phá p ABCDE

Sự lã ng phí thờ i gian là m phá hoạ i sự nghiệp

Ủ y quyền mọ i thứ có thể

Lên kế hoạ ch cô ng việc và hà nh độ ng theo kế

hoạ ch Danh sá ch nhữ ng việc khô ng đượ c là m

Chương 08. Thiết lậ p cá c ưu tiên rõ rà ng

Nguyên lý Pareto

Đặ t ra á p lự c

Hoà n thà nh đượ c nhiều việc quan trọ ng hơn

Quy luậ t củ a số ba

Truyền đạ t lạ i

Chương 09. Giữ đú ng hướ ng

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Mộ t nguyên tắ c về lố i số ng

Quan trọ ng hay Cấ p bá ch

Gó c phầ n tư thứ nhấ t: cấ p bá ch và quan trọ ng

Gó c phầ n tư thứ 2: quan trọ ng, nhưng khô ng cấ p bá ch

Gó c phầ n tư thứ 3: cấ p bá ch, nhưng khô ng quan trọ ng

Gó c phầ n tư thứ 4: khô ng cấ p bá ch và khô ng quan

trọ ng Xâ y dự ng cá c thó i quen tố t trong cô ng việc

Chương 10. Xá c định cá c nhiệm vụ chính

Đi đú ng hướ ng

Xá c định cá c nhiệm vụ chính

Sự rõ rà ng rấ t quan trọ ng

Chương 11. Ủ y quyền cho ngườ i khá c

Gấ p bộ i giá trị củ a bạ n

Có thể họ c đượ c kỹ nă ng ủ y quyền

Chương 12. Tậ p trung tâ m trí

Luyện tậ p xử lý từ ng việc

Trá nh đa nhiệm

Ngố c và ngố c hơn

Quyết tâ m phả i tậ p trung

Chương 13. Vượ t qua sự trì hoã n

Lậ p trình cho tinh thầ n

Hoà n thà nh cá c nhiệm vụ lớ n hơn

Phương phá p cắ t lá t salami

Rèn luyện ý thứ c về sự cấ p bá ch

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Chương 14. Đặ t ra cá c khoả ng thờ i gian thích hợ p

Đừ ng lẫ n lộ n giữ a cô ng việc sá ng tạ o và hà nh chính

Cá ch thứ c đặ t ra cá c khoả ng thờ i gian phù hợ p

Khô ng là m phiền

Dà nh thêm thờ i gian

Chương 15. Kiểm soá t sự giá n đoạ n

Hã y tậ n dụ ng mọ i thờ i gian khi là m việc

Hạ n chế tố i đa nhữ ng giá n đoạ n

Đứ ng dậ y ngay lậ p tứ c

Chương 16. Sắ p xếp cá c nhiệm vụ theo nhó m

Sử dụ ng email là m cô ng cụ hỗ trợ cho bạ n

Họ có thể chờ

Chương 17. Quả n lý điện thoạ i

Nhó m cá c cuộ c gọ i củ a bạ n

Hã y lịch sự và chuyên nghiệp

Trá nh gọ i nhiều lầ n

Chương 18. Tổ chứ c cá c cuộ c họ p hiệu quả

Tính toá n chi phí củ a cuộ c họ p

Chuẩ n bị trướ c lịch trình

Đặ t nhiều câ u hỏ i hơn

Chương 19. Đọ c nhanh hơn, nhớ nhiều hơn

Họ c cá ch đọ c nhanh

Đọ c mộ t cá ch tậ p trung

Đọ c có chọ n lọ c

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Hã y nó i khô ng

Xâ y dự ng mộ t hệ thố ng

Chương 20. Đầ u tư phá t triển bả n thâ n

Cả i tiến liên tụ c và khô ng ngừ ng

Tham dự cá c hộ i thả o do cá c chuyên gia giả ng dạ y

Chương 21. Sắ p xếp nơi là m việc củ a bạ n

Sắ p xếp giú p tă ng nă ng suấ t

Kết luậ n

Giớ i thiệu tá c giả

Thuậ t quả n lý thờ i gian

“Bạn từ đâu tới không quan trọng. Quan trọng là đích đến của
bạn.”
– Brian Tracy

Bạ n là doanh nhâ n khở i nghiệp? Bạ n là nhà quả n lý cấ p trung trong doanh nghiệp
đang tă ng trưở ng, hay trong tậ p đoà n đa quố c gia? Bạ n đang đau đầ u tìm cá ch tă ng thị
phầ n, tă ng doanh số bá n hà ng? Khá t khao tìm ra cá ch thú c đẩ y nhâ n viên trở nên xuấ t sắ c?
Mong muố n tiết kiệm thờ i gian? Ứ ng phó vớ i cấ p trên khó tính, đồ ng nghiệp khó hợ p tá c
hay ủ y quyền cho nhâ n viên sao cho hiệu quả ? Đương đầ u và vượ t qua nhữ ng đố i thủ cạ nh
tranh đá ng gờ m? v.v… Nếu nhữ ng câ u hỏ i trên chính là nỗ i bă n khoă n củ a bạ n, là m bạ n trằ n
trọ c mỗ i đêm, thì tô i hy vọ ng bộ sá ch nà y củ a tá c giả Brian Tracy sẽ là cẩ m nang hữ u ích,
giú p bạ n thá o gỡ , trả lờ i nhữ ng câ u hỏ i trên, giú p bạ n vữ ng tâ m hà nh độ ng mà vẫ n ngủ
ngon hơn mỗ i tố i.

Bộ sá ch gồ m 7 cuố n, vớ i 7 chủ đề đượ c đá nh giá là phù hợ p vớ i quan tâ m củ a bạ n đọ c

Việt Nam hiện nay, gồ m: Thuật quản trị, Thuật lãnh đạo, Thuật quản lý thời gian, Thuật ủy
quyền và giám sát, Thuật thúc đẩy nhân viên, Thuật marketing và Thuật đàm phán . Mỗ i cuố n
sá ch chứ a đự ng 21 thuậ t điển hình, như mộ t bộ cô ng cụ tiện dụ ng cho nhữ ng ai đang muố n
bổ sung nhữ ng kỹ nă ng là m việc cầ n thiết, ngoà i nhữ ng yếu tố thiên bẩ m như tố chấ t, trí
tuệ, tinh thầ n dá m mạ o hiểm nắ m chắ c thà nh cô ng.

Brian Tracy, tá c giả nổ i tiếng về tư duy thà nh cô ng, sẽ giú p chú ng ta gợ i mở nhữ ng nă ng
lự c tiềm ẩ n củ a bả n thâ n, giú p chú ng ta tự tin trong cá c tình huố ng đà m phá n, ra quyết định
hiệu quả , tiết kiệm thờ i gian, ủ y quyền và giá m sá t thô ng minh, thú c đẩ y nhâ n viên trở nên
xuấ t sắ c, v.v… Bạ n đọ c hã y đồ ng hà nh cù ng Brian Tracy qua từ ng trang sá ch, để lự a chọ n
nhữ ng thuậ t phù hợ p vớ i mình, kiên trì á p dụ ng đến cù ng và o trong cô ng việc và cuộ c số ng
củ a bạ n. Chắ c chắ n, bạ n sẽ gặ t há i đượ c nhữ ng thà nh quả khô ng nhỏ .

Chú ng tô i tin bộ sá ch nà y sẽ hữ u ích đố i vớ i mọ i độ c giả , giú p bạ n phầ n nà o có thêm sự

tự tin nhờ sở hữ u “bộ cô ng cụ ” hỗ trợ , nâ ng bướ c bạ n trên con đườ ng đi tớ i thà nh cô ng.

Trâ n trọ ng giớ i thiệu đến độ c giả !

Tháng 9 năm 2014

Bà Đậu Thúy Hà,

Chủ tịch HĐQT Công ty CP Tư vấn Quản lý OCD,
đồng chủ tịch WomenCorporateDirectors
chi nhánh Việt Nam

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Giớ i thiệu
Khả nă ng quả n lý thờ i gian có vai trò rấ t quan trọ ng đố i vớ i sự thà nh bạ i củ a bạ n
khô ng hề kém cá c thó i quen khá c trong cô ng việc.
Thờ i gian là mộ t nguồ n lự c khô ng thể thiếu hay thay thế.

Nó là tài sản quý giá nhất mà bạn không thể để dành và một khi đã mất thì không
bao giờ lấy lại được.
Mọ i việc bạ n là m đều cầ n đến thờ i gian, và đương nhiên, nếu biết cá ch sử dụ ng thờ i gian
hiệu quả , bạ n sẽ thà nh cô ng hơn và có mộ t cuộ c số ng viên mã n hơn. Quả n lý thờ i gian là
mộ t việc vô cù ng quan trọ ng để đạ t đượ c sứ c khỏ e và hiệu quả cá nhâ n tố i đa. Mứ c độ kiểm
soá t thờ i gian và cuộ c số ng là mộ t yếu tố chủ chố t quyết định sự bình an, hà i hò a và hạ nh
phú c củ a bạ n. Cả m giá c mấ t kiểm soá t về thờ i gian là nguyên nhâ n chủ yếu gâ y ra că ng
thẳ ng, lo â u và trầ m cả m. Cà ng quả n lý và kiểm soá t thờ i gian tố t hơn, bạ n cà ng có cơ hộ i
tậ n hưở ng nhữ ng khoả nh khắ c củ a cuộ c số ng, có nhiều nă ng lượ ng hơn, ngủ tố t hơn và là m
đượ c nhiều việc hơn... Bằ ng cá ch á p dụ ng nhữ ng ý tưở ng và phương phá p trong cuố n sá ch
nà y, bạ n sẽ có thể tiết kiệm đượ c thêm hai giờ là m việc hiệu quả mỗ i ngà y, tă ng gấ p đô i hiệu
quả cô ng việc hay nă ng suấ t lao độ ng củ a mình. Nhữ ng phương phá p nà y đã đượ c hà ng
ngà n lã nh đạ o trong mọ i lĩnh vự c á p dụ ng thà nh cô ng và chắ c chắ n nó cũ ng sẽ mang lạ i hiệu
quả trong cuộ c số ng củ a bạ n nếu bạ n nắ m trong tay bố n chữ D dướ i đâ y.

Bố n chữ D củ a Tính Hiệu quả

Chữ D đầ u tiêu là Mong muốn (Desire): Bạ n phả i có mong muố n mã nh liệt và chá y bỏ ng
nhằ m kiểm soá t thờ i gian củ a mình và đạ t đượ c hiệu quả tố i đa.

Chữ D thứ hai là Sự quyết đoán (Decisiveness): Bạ n phả i kiên quyết á p dụ ng cá c kỹ thuậ t
quả n lý thờ i gian có hiệu quả cho đến khi chú ng trở thà nh thó i quen hà ng ngà y củ a bạ n.

Chữ D thứ ba đạ i diện cho Sự quyết tâm (determination): Bạ n phả i kiên trì đố i mặ t vớ i
nhữ ng cá m dỗ khiến bạ n bỏ cuộ c cho đến khi trở thà nh mộ t ngườ i quả n lý thờ i gian hiệu
quả . Mong muố n củ a bạ n sẽ củ ng cố thêm quyết tâ m nà y.

Và cuố i cù ng, yếu tố quan trọ ng nhấ t đố i vớ i thà nh cô ng trong cuộ c số ng, chữ D cuố i
cù ng, chính là Tính kỷ luật (Discipline): Bạ n phả i rèn luyện mình để biến việc quả n lý thờ i
gian trở thà nh mộ t thó i quen suố t đờ i. Tính kỷ luậ t hiệu quả là sự sẵ n sà ng buộ c bả n thâ n
phả i trả giá và là m điều bạ n biết mình nên là m đú ng lú c, đú ng chỗ . Đâ y là yếu tố vô cù ng
quan trọ ng để thà nh cô ng.

Việc trở thà nh mộ t ngườ i quả n lý thờ i gian xuấ t sắ c mang lạ i nhữ ng lợ i ích vô cù ng lớ n.
Đó chính là phẩ m chấ t phâ n biệt ngườ i thà nh – kẻ bạ i. Tấ t cả nhữ ng ngườ i thà nh đạ t trong
cuộ c số ng đều sử dụ ng thờ i gian mộ t cá ch hiệu quả trong khi nhữ ng kẻ thấ t bạ i luô n coi
thờ i gian là nguồ n tà i nguyên vô hạ n. Mộ t trong nhữ ng nguyên tắ c quan trọ ng nhấ t để
Thuậ t quả n lý thờ i gian
thà nh cô ng trong cuộ c số ng đơn giả n là “hình thà nh cá c thó i quen tích cự c và luô n tuâ n thủ
chú ng”. Trong cuố n sá ch nà y, bạ n sẽ họ c đượ c cá ch hình thà nh nhữ ng thó i quen tích cự c
nà y và để chú ng dẫ n dắ t bạ n. Cuố n sá ch sẽ mang tớ i 21 giả i phá p quan trọ ng giú p quả n lý
thờ i gian hiệu quả mà gầ n như tấ t cả nhữ ng ai đạ t đượ c nă ng suấ t cao trong cô ng việc và
cuộ c số ng đều đã khá m phá ra và á p dụ ng chú ng thà nh cô ng. Hã y nhớ rằ ng quả n lý thờ i
gian đồ ng nghĩa vớ i quả n lý cuộ c số ng. Việc đạ t đượ c khả nă ng quả n lý thờ i gian và hiệu
quả cá nhâ n xuấ t phá t từ việc trâ n trọ ng từ ng phú t giâ y trong cuộ c số ng củ a bạ n.

Tậ n dụ ng mọ i thứ bạ n có ngay lậ p tứ c
Hã y luô n tự nhủ rằ ng “Cuộ c số ng củ a tô i rấ t quý giá và quan trọ ng; tô i luô n trâ n trọ ng
từ ng giâ y phú t số ng. Tô i sẽ sử dụ ng thờ i giờ nà y hợ p lý để tậ n dụ ng tố i đa hiệu quả mà thờ i
gian mang lạ i cho tô i.” Tin tố t là quả n lý thờ i gian là mộ t kỹ nă ng trong cô ng việc và mọ i kỹ
nă ng đều có thể họ c đượ c. Quả n lý thờ i gian cũ ng giố ng việc đi xe đạ p, đá nh má y hay chơi
mộ t mô n thể thao. Nó gồ m mộ t chuỗ i cá c phương phá p, chiến lượ c và kỹ thuậ t. Nó là mộ t kỹ
nă ng mà bạ n có thể họ c tậ p, thự c hà nh và là m chủ nó bằ ng quyết tâ m và sự thụ c luyện.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Chương 01.Tâm lý học về quản lý thời gian
Cá ch bạ n suy nghĩ và cả m nhậ n về bả n thâ n là nhâ n tố chủ chố t quyết định chấ t lượ ng
cuộ c số ng củ a bạ n. Mạ ch nguồ n về cả m xú c trong tính cá ch củ a bạ n là lò ng tự tô n hay “mứ c
độ bạ n yêu quý bả n thâ n mình”. Lò ng tự tô n củ a bạ n đượ c xá c định chủ yếu bằ ng cá ch bạ n
tậ n dụ ng cuộ c số ng và thờ i gian để phá t triển tố i đa tiềm nă ng củ a bả n thâ n, nó tỷ lệ nghịch
vớ i hiệu quả cô ng việc củ a bạ n. Mặ t bên kia đồ ng xu củ a sự tự tô n – “niềm tin và o khả nă ng
củ a bả n thâ n” – là mứ c độ nă ng lự c, khả nă ng và hiệu quả mà bạ n tự cả m nhậ n, giú p bạ n
giả i quyết cá c vấ n đề, hoà n thà nh cô ng việc và đạ t đượ c cá c mụ c tiêu. Bạ n cà ng cả m thấ y
mình có nă ng lự c và hiệu quả thì lò ng tự tô n củ a bạ n cà ng cao, đồ ng nghĩa vớ i khả nă ng và
nă ng suấ t cao hơn. Mỗ i yếu tố đều hỗ trợ và củ ng cố cho yếu tố cò n lạ i. Nhữ ng ngườ i quả n
lý thờ i gian hiệu quả cả m thấ y lạ c quan, tự tin và kiểm soá t đượ c cuộ c số ng củ a mình.

Quy luậ t củ a sự kiểm soá t

Tâ m lý họ c về quả n lý thờ i gian đượ c dự a trên mộ t nguyên lý đơn giả n mang tên Quy
luậ t củ a sự kiểm soá t. Quy luậ t nà y cho biết mứ c độ bạ n cả m thấ y hà i lò ng về bả n thâ n phụ
thuộ c và o mứ c độ bạ n kiểm soá t đượ c cuộ c số ng củ a chính mình và ngượ c lạ i. Cá c nhà tâ m
lý họ c muố n nó i đến sự khá c biệt giữ a khả nă ng tậ p trung kiểm soá t bên trong, khi bạ n cả m
thấ y mình là m chủ củ a số mệnh củ a mình và khả nă ng tậ p trung kiểm soá t bên ngoài, khi
bạ n cả m thấ y mình bị chi phố i bở i cá c yếu tố ngoạ i cả nh. Khi tậ p trung kiểm soá t bên ngoà i,
bạ n cả m thấ y mình bị chi phố i bở i cấ p trên và cá c hó a đơn, cũ ng như á p lự c từ cô ng việc và
trá ch nhiệm củ a bả n thâ n. Bạ n cả m thấ y mình có quá nhiều việc phả i là m vớ i quá ít thờ i
gian và khô ng thự c sự kiểm soá t đượ c thờ i gian và cuộ c số ng. Hầ u hết nhữ ng việc bạ n là m
hà ng giờ chỉ là mộ t chuỗ i phả n ứ ng và phả n hồ i lạ i cá c biến cố bên ngoà i. Có mộ t sự khá c
biệt rấ t lớ n giữ a hà nh độ ng mang tính chủ độ ng và có mụ c tiêu và phả n ứ ng hay phả n hồ i
ngay lậ p tứ c vớ i á p lự c bên ngoà i. Đó cũ ng là khá c biệt giữ a cả m xú c lạ c quan và tự chủ
trong cuộ c số ng vớ i cả m xú c bi quan, că ng thẳ ng và bị á p lự c. Để có đượ c phong độ tố t nhấ t,
bạ n phả i kiểm soá t đượ c nhữ ng lĩnh vự c quan trọ ng trong cô ng việc và cuộ c số ng cá nhâ n.

Nhữ ng suy nghĩ và cả m xú c củ a bạ n

Theo thuậ t ngữ tâ m lý họ c, mỗ i ngườ i đều có mộ t khá i niệm về bả n thâ n – mộ t chương
trình quả n lý nộ i bộ điều khiển hà nh vi củ a họ trong mọ i lĩnh vự c quan trọ ng củ a cuộ c số ng.
Nhữ ng ngườ i có khá i niệm quả n lý thờ i gian cà ng cao sẽ cà ng tổ chứ c cô ng việc và hiệu quả
tố t hơn. Họ có khả nă ng kiểm soá t tố t cuộ c số ng và cô ng việc củ a mình. Khá i niệm về bả n
thâ n củ a bạ n bao gồ m toà n bộ ý tưở ng, hình ả nh và đặ c biệt là niềm tin củ a bạ n về bả n thâ n,
nhấ t là cá ch bạ n sử dụ ng thờ i gian củ a mình. Mộ t số ngườ i tin rằ ng họ rấ t có tổ chứ c và là m

Thuậ t quả n lý thờ i gian

việc rấ t hiệu quả trong khi nhữ ng ngườ i khá c liên tụ c cả m thấ y bị quá tả i vì nhữ ng yêu cầ u
củ a ngườ i khá c và cá c tá c nhâ n ngoạ i cả nh.

Niềm tin trở thà nh thự c tế

Bạ n có niềm tin như thế nà o về bả n thâ n và khả nă ng quả n lý thờ i gian củ a mình? Bạ n
có nghĩ mình là ngườ i quả n lý thờ i gian vô cù ng hiệu quả ? Bạ n có tin rằ ng mình có nă ng lự c
là m việc hiệu quả và có thể kiểm soá t tố t cô ng việc và cuộ c số ng? Dù niềm tin củ a bạ n là gì,
nếu xem mình là mộ t ngườ i quả n lý thờ i gian xuấ t sắ c, bạ n sẽ tự nhiên có hà nh độ ng phù
hợ p vớ i niềm tin đó . Bở i vì khá i niệm về bả n thâ n khiến bạ n khô ng ngừ ng cố gắ ng để đạ t
đượ c sự hò a hợ p giữ a cá ch bạ n nghĩ về và cá ch bạ n hà nh xử , nếu tin rằ ng mình biết cá ch
quả n lý thờ i gian, bạ n sẽ sử dụ ng thờ i gian mộ t cá ch hiệu quả .

Bạ n có thể tham gia cá c khó a họ c về quả n lý thờ i gian, đọ c sá ch và thự c hà nh nhiều

phương phá p khá c nhau, nhưng nếu coi mình là mộ t ngườ i quả n lý thờ i gian kém cỏ i, thì sẽ
khô ng có điều gì có thể giú p bạ n. Nếu bạ n có thó i quen đến muộ n trong cá c cuộ c hẹn, hoặ c
tin rằ ng mình là mộ t ngườ i vô tổ chứ c, nhữ ng thó i quen đó sẽ trở thà nh hà nh vi củ a bạ n
mộ t cá ch tự độ ng. Nếu bạ n khô ng thay đổ i niềm tin củ a mình về mứ c độ hiệu quả củ a bả n
thâ n, khả nă ng quả n lý thờ i gian củ a bạ n cũ ng sẽ khô ng đổ i.

Ra quyết định
Bạ n có thể xâ y dự ng nhữ ng niềm tin mớ i tích cự c về bả n thâ n và mứ c độ hiệu quả cá
nhâ n bằ ng cá ch nà o? Thậ t may là điều nà y khô ng hề khó . Bạ n chỉ cầ n á p dụ ng 4 yếu tố :
mong muố n, sự quyết đoá n, quyết tâ m và kỷ luậ t. Quan trọ ng hơn, bạ n cầ n phả i quyết tâ m
xâ y dự ng mộ t thó i quen quả n lý thờ i gian cụ thể, như đến sớ m trong mọ i cuộ c hẹn trong
thờ i gian tớ i. Mọ i thay đổ i trong cuộ c số ng củ a bạ n sẽ xuấ t hiện khi bạ n quyết định là m mộ t
việc gì đó theo cá ch khá c đi. Và quyết định trở thà nh mộ t ngườ i quả n lý thờ i gian xuấ t sắ c
chính là bướ c khở i đầ u quan trọ ng.

Lậ p trình cho tâ m trí củ a bạ n

Khi đã quyết định trở thà nh mộ t ngườ i là m việc hiệu quả , bạ n có thể á p dụ ng nhiều kỹ
thuậ t lậ p trình bả n thâ n. Kỹ thuậ t đầ u tiên là thay đổ i cá ch thứ c đố i thoạ i nộ i tâ m. 95%
nhữ ng cả m xú c củ a bạ n và hà nh độ ng kéo theo chú ng đượ c quyết định bở i cá ch bạ n đố i
thoạ i vớ i bả n thâ n trong phầ n lớ n thờ i gian. Hã y tự nhủ : “Tô i là mộ t ngườ i tổ chứ c tố t và có
nă ng suấ t cao”. Bấ t cứ khi nà o thấ y bị quá tả i bở i cô ng việc, hã y nghỉ ngơi và tự nhủ : “Tô i là
ngườ i tổ chứ c tố t và có nă ng suấ t cao.” Hã y liên tụ c khẳ ng định vớ i bả n thâ n rằ ng, “Tô i là
mộ t ngườ i quả n lý thờ i gian xuấ t sắ c”. Nếu có ngườ i hỏ i về cá ch bạ n sử dụ ng thờ i gian, hã y
nó i vớ i họ : “Tô i là mộ t ngườ i quả n lý thờ i gian xuấ t sắ c.” Bấ t cứ khi nà o bạ n nó i rằ ng, “Tô i là
mộ t ngườ i tổ chứ c tố t”, tiềm thứ c củ a bạ n sẽ tiếp nhậ n nhữ ng lờ i nà y như mộ t mệnh lệnh
và bắ t đầ u khuyến khích cũ ng như thú c đẩ y bạ n trở thà nh mộ t ngườ i tổ chứ c tố t thự c sự
thô ng qua nhữ ng hà nh vi củ a mình.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Hình dung về điều bạ n muố n trở thà nh
Cá ch thứ hai để thay đổ i hà nh vi củ a bạ n là hình dung bả n thâ n như mộ t ngườ i quả n lý
thờ i gian xuấ t sắ c. Hã y xem mình là mộ t ngườ i hiệu quả , tổ chứ c tố t và kiểm soá t đượ c cuộ c
số ng. Hã y nhớ rằ ng con ngườ i bạ n “thấ y” bên trong chính là ngườ i bạ n sẽ “trở thà nh” ở bên
ngoà i. Nếu là mộ t ngườ i tổ chứ c tố t và có nă ng suấ t cao, bạ n sẽ thay đổ i hà nh vi củ a mình
như thế nà o? Điều gì sẽ thay đổ i trong cá ch bạ n ứ ng xử ngà y hô m nay? Hã y vẽ ra mộ t bứ c
tranh về bả n thâ n vớ i nhâ n vậ t trung tâ m là mộ t ngườ i điềm tĩnh, tự tin, có hiệu suấ t cao,
tâ m lý thoả i má i hơn và có thể hoà n thà nh khố i lượ ng cô ng việc lớ n trong thờ i gian ngắ n.
Hã y tưở ng tượ ng mộ t ngườ i có nă ng suấ t cao sẽ như thế nà o. Liệu bà n là m việc củ a anh ta
có sạ ch sẽ và gọ n gà ng khô ng? Liệu ngườ i đó có tỏ ra thoả i má i khô ng? Hã y liên tưở ng mộ t
cá ch rõ rà ng về bả n thâ n như mộ t ngườ i có thể kiểm soá t thờ i gian và cuộ c số ng.

Hà nh độ ng theo giả định

Cá ch thứ ba để lậ p trình bả n thâ n là hà nh độ ng như thể bạ n là mộ t ngườ i quả n lý thờ i
gian hiệu quả . Hã y coi bả n thâ n là mộ t ngườ i có tổ chứ c trong mọ i việc. Nếu đã là mộ t ngườ i
quả n lý thờ i gian xuấ t sắ c, bạ n sẽ hà nh độ ng như thế nà o? Bạ n sẽ là m điều gì khá c đi? Về
thờ i gian và nă ng suấ t cá nhâ n, cá ch bạ n là m mọ i việc so vớ i hiện tạ i có gì khá c? Điều thú vị
là , ngay cả khi bạ n khô ng nghĩ mình là mộ t ngườ i sử dụ ng thờ i gian hiệu quả hô m nay,
nhưng bạ n coi đó là sự thự c, nhữ ng hà nh độ ng nà y sẽ tạ o nên cả m xú c về hiệu quả cá nhâ n.
Bạ n có thể thự c sự thay đổ i nhữ ng hà nh độ ng, thó i quen và hà nh vi củ a mình khi cư xử theo
giả định “nếu như”.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Chương 02.Xác định các giá trị bạn coi trọng
Bở i quả n lý thờ i gian thự c chấ t là quả n lý cuộ c số ng, nên việc nâ ng cao hiệu suấ t cá
nhâ n bắ t đầ u từ việc xem xét cá c giá trị mà bạ n coi trọ ng. Mộ t trong nhữ ng Định luậ t củ a
Murphy nó i rằ ng trướ c khi là m bấ t cứ việc gì, bạ n sẽ phả i là m mộ t việc gì đó khá c. Bạ n sẽ
khô ng thể quả n lý thờ i gian hợ p lý nếu như khô ng biết chính xá c nhữ ng tô n chỉ củ a bả n
thâ n. Việc quả n lý thờ i gian hiệu quả đò i hỏ i bạ n phả i hà i hò a cá ch kiểm soá t cá c biến cố và
điều mà bạ n coi trọ ng nhấ t. Nếu khô ng coi trọ ng điều đó , bạ n sẽ khô ng bao giờ cả m thấ y có
độ ng lự c và quyết tâ m kiểm soá t thờ i gian củ a mình. Hã y tự hỏ i: “Tạ i sao mình lạ i đang là m
việc nà y?” Tạ i sao bạ n thứ c dậ y và o buổ i sá ng? Tạ i sao bạ n lạ i là m cô ng việc hiện tạ i? Lý do
bạ n là m việc tạ i đâ y là gì?

Ý nghĩa và mụ c đích
Mỗ i ngườ i đều có mộ t nhu cầ u sâ u xa nhằ m đạ t đượ c ý nghĩa và mụ c đích số ng. Mộ t
trong nhữ ng lý do chính khiến ngườ i ta că ng thẳ ng và buồ n chá n là cho rằ ng nhữ ng việc
mình đang là m khô ng có ý nghĩa và mụ c đích khi quy chiếu vớ i nhữ ng giá trị và niềm tin sâ u
kín củ a bả n thâ n. Bạ n phả i luô n bắ t đầ u bằ ng cá ch đặ t câ u hỏ i “Tạ i sao?” Bạ n có thể đạ t
đượ c hiệu quả vớ i cá c kỹ thuậ t quả n lý thờ i gian, nhưng điều đó sẽ khô ng giú p gì cho bạ n
nếu bạ n trở nên hiệu quả ở nhữ ng việc khô ng có ý nghĩa vớ i bả n thâ n bạ n. Khi đó sự hiệu
quả hơn chỉ khiến bạ n cả m thấ y lạ c lõ ng, thấ t vọ ng và lo lắ ng hơn.

Bạ n coi trọ ng điều gì nhấ t?

Câ u hỏ i tiếp theo bạ n cầ n đặ t ra là : “Bạ n coi trọ ng điều gì nhấ t trong cuộ c số ng?” Bạ n
thự c sự quan tâ m đến và đấ u tranh vì điều gì? Bạ n sẽ khô ng đấ u tranh vì điều gì? Bạ n sẽ chỉ
thự c sự hạ nh phú c và cả m thấ y có giá trị nếu cá c hoạ t độ ng hà ng ngà y củ a bạ n hò a hợ p vớ i
nhữ ng tô n chỉ củ a bả n thâ n. Hầ u hết nhữ ng sự că ng thẳ ng, lo â u và thấ t vọ ng trong cô ng
việc và cuộ c số ng đều đến từ việc là m nhữ ng điều mà bạ n khô ng tin tưở ng và trâ n trọ ng. Có
nhiều bá o cá o về việc cá c nhà lã nh đạ o bị kiệt sứ c do că ng thẳ ng trong cô ng việc. Nhưng
nhữ ng ngườ i yêu thích việc mình là m và đặ t cả trá i tim củ a họ và o nó vì nó đạ i diện cho
nhữ ng tô n chỉ củ a bả n thâ n hiếm khi că ng thẳ ng hay kiệt sứ c ở bấ t cứ dạ ng nà o. Khi bạ n
số ng phù hợ p vớ i cá c giá trị củ a bả n thâ n, bạ n sẽ đượ c trả i nghiệm mộ t dò ng chả y nă ng
lượ ng, nhiệt huyết và sá ng tạ o liên tụ c.

Hã y xem xét cá c tô n chỉ củ a bạ n, nhữ ng niềm tin sâ u kín nhấ t, và đặ t câ u hỏ i mình có

thể thay đổ i điều gì để gắ n kết nhữ ng hoạ t độ ng bên ngoà i và nhữ ng ưu tiên trong cuộ c
số ng vớ i nhau hơn.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Bạ n là ngườ i phi thườ ng
Hã y nhậ n ra và chấ p nhậ n mình là mộ t ngườ i độ c đá o và tuyệt vờ i. Nhữ ng tô n chỉ phá t
triển trong suố t cuộ c đờ i bạ n. Chú ng là kết quả củ a vô số nhữ ng ả nh hưở ng và trả i nghiệm
củ a bạ n. Chú ng là mộ t phầ n củ a bộ gien tâ m lý, cả m xú c và tính cá ch củ a bạ n. Chú ng hiếm
khi thay đổ i theo thờ i gian. Nhiệm vụ củ a bạ n là xá c định nhữ ng giá trị sâ u kín nhấ t mà bạ n
thự c sự coi trọ ng và sau đó tổ chứ c cuộ c số ng củ a mình để số ng và là m việc phù hợ p vớ i
nhữ ng giá trị đó .

Phâ n tích bả n thâ n

Dướ i đâ y là bố n bà i tậ p hoà n thà nh câ u mà bạ n có thể dù ng để hiểu rõ hơn về bả n thâ n
mình. Hã y hoà n thà nh mỗ i câ u:

1. “Tôi là người…” Nếu mộ t ngườ i lạ hỏ i bạ n: “Thự c sự thì bạ n là ai?” bạ n sẽ trả lờ i như

thế nà o? Bạ n sẽ dù ng nhữ ng từ gì đầ u tiên để mô tả về bả n thâ n? Liệu bạ n có mô tả về cô ng
việc, phẩ m chấ t, hy vọ ng, giấ c mơ và khá t vọ ng củ a mình? Hã y lự a chọ n ba đến nă m từ để
hoà n thà nh câ u “Tô i là ngườ i…”

Nếu bạ n phỏ ng vấ n nhữ ng ngườ i xung quanh, nhữ ng ngườ i bạ n số ng và là m việc cù ng

và đặ t ra câ u hỏ i tương tự , họ sẽ nó i gì? Cá ch nhữ ng ngườ i khá c mô tả về bạ n liên quan đến
cá c giá trị mà bạ n coi trọ ng và bả n chấ t con ngườ i bạ n? Dự a trên cá ch bạ n ứ ng xử vớ i ngườ i
khá c, họ sẽ đưa ra nhữ ng kết luậ n về tính cá ch củ a bạ n.

2. “Mọi người thì…” Hã y nghĩ về mọ i ngườ i nó i chung trong thế giớ i xung quanh bạ n.
Bạ n sẽ mô tả về họ như thế nà o? Họ tố t đẹp, ấ m á p và già u tình yêu thương? Họ lườ i biếng,
thủ đoạ n hay khô ng đá ng tin tưở ng?

Câ u trả lờ i củ a bạ n sẽ ả nh hưở ng lớ n tớ i cá ch bạ n cư xử vớ i mọ i ngườ i trong mọ i lĩnh

vự c củ a cuộ c số ng. Nó quyết định gầ n như mọ i thà nh quả bạ n sẽ đạ t đượ c trong cô ng việc
cũ ng như trong quan hệ vớ i gia đình và bạ n bè.

3. “Cuộc sống thì…” Câ u trả lờ i củ a bạ n có thể đơn giả n, nhưng nó nó i lên toà n bộ quan
điểm củ a bạ n về cuộ c số ng. Nhữ ng ngườ i lạ c quan, khỏ e mạ nh và hạ nh phú c nhìn cuộ c số ng
như mộ t trả i nghiệm thú vị vớ i nhiều thă ng trầ m nhưng về tổ ng thể, đó chắ c chắ n là mộ t
cuộ c phiêu lưu tuyệt vờ i.

Mộ t trong nhữ ng câ u chuyện tô i thích nhấ t kể về mộ t chà ng trai đến gặ p mộ t nhà hiền
triết già và nó i, “Cuộ c đờ i thậ t là khắ c nghiệt.”

Nhà hiền triết trả lờ i: “So vớ i cá i gì?”

Helen Keller từ ng nó i, “Đờ i là mộ t cuộ c phiêu lưu liều lĩnh hoặ c khô ng gì cả .” Đố i vớ i
bạ n thì cuộ c đờ i là gì?

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 4. “Mục tiêu lớn nhất của tôi trong cuộc sống là…” Nếu có thể vung câ y đũ a thầ n và đạ t
đượ c mộ t mụ c tiêu nà o đó , thì mụ c tiêu nà o sẽ có tá c độ ng tích cự c lớ n nhấ t đố i vớ i cuộ c
đờ i bạ n? Bâ y giờ hã y hoà n thà nh nhữ ng câ u sau:

“Mụ c tiêu lớ n nhấ t trong sự nghiệp củ a tô i là …

“Mụ c tiêu lớ n nhấ t củ a tô i dà nh cho gia đình là ...”

Đâ y là nhữ ng câ u hỏ i sâ u sắ c và quan trọ ng nhấ t mà bạ n có thể đặ t ra và trả lờ i về bả n

thâ n mình. Khi bạ n đã rõ rà ng về nhữ ng câ u trả lờ i – điều khô ng phả i dễ – bạ n có thể tiếp
tụ c đặ t câ u hỏ i mình cầ n thay đổ i điều gì để việc sử dụ ng thờ i gian và nhữ ng ưu tiên trong
cuộ c số ng phù hợ p vớ i nhau hơn. Napoleon Hill đã nhậ n thấ y rằ ng cuộ c số ng chỉ trở nên
tuyệt vờ i khi chú ng ta có thể đưa ra quyết định rõ rà ng về mụ c tiêu quan trọ ng nhấ t trong
đờ i.

Nhữ ng mụ c tiêu quan trọ ng nhấ t củ a bạ n là gì?

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Chương 03. Suy nghĩ về tầm nhìn và sứ mệnh của bạn
Mộ t trong nhữ ng cuố n sá ch hay và sâ u sắ c nhấ t đượ c viết trong và i nă m gầ n đâ y là
cuố n Thinking, Fast & Slow (Tư duy nhanh và chậm) củ a Daniel Kahneman. Ô ng cho rằ ng
chú ng ta cầ n sử dụ ng hai hình thứ c tư duy khá c nhau để xử lý cá c tình huố ng mà mình phả i
đố i mặ t hà ng ngà y. Tư duy nhanh là hình thứ c tư duy chú ng ta dù ng để xử lý cá c nhiệm vụ ,
trá ch nhiệm, hoạ t độ ng, vấ n đề và tình huố ng ngắ n hạ n mà chú ng ta cầ n hà nh độ ng nhanh
chó ng và theo bả n nă ng. Trong hầ u hết cá c tình huố ng, tư duy nhanh hoà n toà n phù hợ p vớ i
cá c hoạ t độ ng hà ng ngà y củ a chú ng ta.

Hình thứ c tư duy thứ hai mà Kahneman mô tả là tư duy chậ m. Đó là khi bạ n dừ ng lạ i và

dà nh nhiều thờ i gian hơn để suy nghĩ thậ t kỹ và chi tiết về tình huố ng trướ c khi quyết định
sẽ là m gì. Quan điểm củ a Kahneman là sự thấ t bạ i trong việc á p dụ ng tư duy chậ m khi cầ n
thiết sẽ dẫ n đến nhiều sai lầ m chú ng ta mắ c phả i trong cuộ c số ng. Để quả n lý thờ i gian và
kiểm soá t tố t cuộ c số ng củ a mình, bạ n cầ n phả i á p dụ ng “tư duy chậ m” mộ t cá ch thườ ng
xuyên. Hã y bắ t đầ u vớ i câ u hỏ i: “Tô i đang cố gắ ng là m gì?” Suy nghĩ trướ c khi hà nh độ ng.
Bạ n có thể thườ ng xuyên nỗ lự c là m việc nhưng lạ i chưa dà nh thờ i gian nhìn lạ i và suy nghĩ
về điều mình thự c sự muố n đạ t đượ c.

Có mộ t câ u chuyện về mộ t cặ p vợ chồ ng đi ô tô từ San Diego đến Los Angeles. Ngườ i

chồ ng khô ng quen đườ ng nhưng luô n phó ng hết tố c độ . Khi đang đi, ngườ i vợ hỏ i: “Anh à ,
có phả i Phoenix ở trên đườ ng đến Los Angeles khô ng?”

Anh chồ ng đá p, “Sao em lạ i hỏ i thế?” Cô vợ trả lờ i, “À , mình vừ a đi qua biển bá o là

đườ ng nà y đi đến Phoenix.”

Anh chồ ng nó i: “Đừ ng lo, chú ng ta đang rấ t vui mà .”

Trướ c khi bạ n tă ng tố c trong cuộ c đờ i mình, bạ n cầ n phả i biết rõ kết quả mình thự c sự
mong muố n đạ t đượ c. Trong cuố n sá ch The Devil’s Dictionary (tạ m dịch: Từ điển củ a quỷ),
Ambrose Bierce đã viết rằ ng “Sự cuồ ng tín chính là nỗ lự c gấ p đô i nhưng lạ i bỏ quên mụ c
tiêu.”

Mụ c tiêu củ a bạ n có phả i là xâ y dự ng mộ t cuộ c số ng tuyệt vờ i hay khô ng? Bạ n đang cố

gắ ng tạ o dự ng mộ t sự nghiệp vĩ đạ i hay hoà n thà nh mộ t tá c phẩ m vĩ đạ i? Khả nă ng dừ ng lạ i
để tự phâ n tích và tự vấ n—tứ c tư duy chậ m—là điều cầ n thiết giú p bạ n quả n lý thờ i gian để
đạ t hiệu suấ t cao nhấ t cũ ng như niềm vui, sự hà i lò ng và hạ nh phú c từ việc mình là m.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Giữ mụ c tiêu cuố i cù ng trong tâ m trí
Hã y xá c định rõ mong muố n củ a bả n thâ n. Như Stephen Covey đã nó i, “Hã y bắ t đầ u vớ i
mụ c tiêu cuố i cù ng trong tâ m trí.” Đâ u là kết quả hay thà nh tự u cuố i cù ng mà bạ n đang cố
gắ ng đạ t đượ c? Bạ n mong muố n đạ t đến vị trí nà o? Khi bạ n đang bon chen trên nhữ ng nấ c
thang thà nh cô ng, hã y chắ c chắ n rằ ng chiếc thang đó đượ c dự a và o đú ng tò a nhà bạ n muố n
leo lên. Bạ n có đang là m việc để kiếm đủ tiền nhằ m đả m bả o cuộ c số ng và để cả m thấ y hạ nh
phú c hay khô ng? Bạ n đang là m việc vì yêu thích cô ng việc hay vì cả m thấ y mình đang có sứ
mệnh đạ t đượ c mộ t điều gì đó rấ t quan trọ ng? Thế giớ i củ a bạ n sẽ ra sao khi bạ n đạ t đượ c
mụ c tiêu lớ n nhấ t củ a mình? Tầ m nhìn về bả n thâ n và sự nghiệp dà i hạ n củ a bạ n là gì? Sứ
mệnh củ a bạ n là gì? Bạ n muố n tạ o ra sự khá c biệt nà o trong cuộ c số ng củ a nhữ ng ngườ i
khá c? Nếu tấ t cả nhữ ng việc bạ n là m chỉ là để kiếm đủ tiền chi trả cá c hó a đơn, bạ n sẽ khó
có thể trau dồ i và giữ vữ ng quyết tâ m và nhiệt huyết cao độ . Để có thể thự c sự cả m thấ y
hạ nh phú c và trọ n vẹn, bạ n phả i hà nh độ ng để đạ t đượ c mộ t điều gì đó lớ n lao hơn vượ t ra
ngoà i nhữ ng nhu cầ u củ a bả n thâ n và tạ o ra sự khá c biệt trong cuộ c số ng hay cô ng việc củ a
nhữ ng ngườ i khá c.

Nghiên cứ u phương phá p củ a bạ n

Khi đã biết rõ mình muố n là m gì, bạ n phả i đặ t câ u hỏ i, “Tô i phả i là m như thế nà o?” Trả
lờ i câ u hỏ i nà y, bạ n sẽ có đượ c nhữ ng hiểu biết quý giá , giú p bạ n xem xét tình huố ng củ a
bạ n và biết đượ c liệu bạ n có đang đi đú ng hướ ng hay khô ng. Khi đã biết rõ mình đang cố
gắ ng là m gì và là m như thế nà o, bạ n cầ n phả i đặ t ra câ u hỏ i tiếp theo: “Tình hình đang diễn
ra như thế nà o?” Liệu điều bạ n đang là m có đưa bạ n đến gầ n vớ i mụ c tiêu mộ t cá ch nhanh
nhấ t và hiệu quả nhấ t hay khô ng? Bạ n có hà i lò ng vớ i tố c độ tiến triển củ a mình khô ng? Mọ i
thứ có đang diễn ra mộ t cá ch tố t đẹp khô ng hay bạ n đang gặ p phả i quá nhiều rà o cả n trên
đườ ng? Điều quan trọ ng nhấ t là phả i tự vấ n về nhữ ng giả định củ a bạ n. Như Peter Drucker
đã nó i “Nhữ ng giả định sai lầ m là nguồ n gố c củ a mọ i thấ t bạ i.” Nhữ ng giả định củ a bạ n về
cô ng việc và cuộ c số ng là gì? Nhữ ng giả định có ý thứ c củ a bạ n là gì? Nhữ ng giả định vô thứ c
và thườ ng đượ c chấ p nhậ n mộ t cá ch ngẫ u nhiên củ a bạ n là gì? Điều đá ng kinh ngạ c là có rấ t
nhiều ngườ i đang là m việc cậ t lự c vì nhữ ng giả định sai lầ m mà họ khô ng bao giờ nghi ngờ .

Tìm mộ t cá ch tố t hơn
Khi suy nghĩ về câ u hỏ i “Mọ i thứ đang diễn ra như thế nà o?”, bạ n cũ ng cầ n câ n nhắ c mộ t
câ u hỏ i quan trọ ng khá c “Có cá ch nà o tố t hơn khô ng?” Thự c tế là hầ u như luô n có mộ t cá ch
khá c tố t hơn để đạ t đượ c mộ t mụ c tiêu trong cô ng việc. Cá ch đó có thể nhanh hơn, ít tố n
kém hơn, dễ thự c hiện hơn và hiệu quả hơn. Có mộ t câ u nó i rấ t hay rằ ng, “Cuộ c số ng có
nhiều thứ quan trọ ng hơn là phả i tă ng tố c.” Rấ t nhiều ngườ i đang là m việc rấ t chă m chỉ
nhưng lạ i đang đi sai hướ ng. Họ khô ng biết mình muố n là m gì và sẽ đạ t đượ c điều gì, nhưng
lạ i khô ng muố n phả i đố i mặ t vớ i thự c tế là họ có thể phạ m sai lầ m. Quá trình đặ t ra nhữ ng
câ u hỏ i hó c bú a nà y đò i hỏ i khả nă ng tư duy chậ m, có thể là m tă ng tố c đá ng kể khả nă ng
bạ n đạ t đượ c nhữ ng mụ c tiêu trong cô ng việc cũ ng như tầ m nhìn và sứ mệnh củ a bả n thâ n.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Chương 04. Dự tính về tương lai và nhìn lại
Việc quan trọ ng và có giá trị nhấ t mà bạ n là m trong bấ t cứ lĩnh vự c nghề nghiệp nà o là
gì? Đó chính là tư duy! Khả nă ng suy nghĩ mộ t cá ch rõ rà ng về việc mình là m và cá ch thứ c
là m điều đó sẽ tá c độ ng tớ i nhữ ng kết quả bạ n sẽ đạ t đượ c lớ n hơn bấ t kỳ hoạ t độ ng riêng
lẻ nà o. Có mộ t số khía cạ nh trong cô ng việc củ a bạ n mà việc “tư duy chậ m” là vô cù ng quan
trọ ng để có thể đạ t hiệu suấ t cao nhấ t. Hã y dà nh ít nhấ t ba mươi phú t mỗ i ngà y để xem xét
cá c mụ c tiêu, kế hoạ ch và sự tiến bộ củ a mình. Thờ i điểm thích hợ p nhấ t để là m việc nà y là
đầ u buổ i sá ng. Hã y dà nh thờ i gian để suy nghĩ, lậ p kế hoạ ch, mơ mộ ng và sá ng tạ o. Tấ t cả
cá c lã nh đạ o xuấ t chú ng cũ ng như nhữ ng ngườ i có hiệu suấ t cao đều dà nh thờ i gian nà y
trong ngà y để nghiên cứ u kỹ lưỡ ng về việc mình sẽ là m trướ c khi bắ t đầ u. Bạ n nên đọ c,
đá nh giá và suy ngẫ m về việc mình đang đả m nhậ n trướ c khi hà nh độ ng.

Trong nhữ ng nă m qua, tô i đã đọ c hà ng tră m cuố n tiểu sử và tự truyện củ a nhữ ng ngườ i

thà nh cô ng trong nhiều lĩnh vự c. Tô i nhậ n ra mộ t điểm chung trong nhữ ng cuố n tiểu sử nà y
là thà nh cô ng thự c sự chỉ xuấ t hiện khi có sự tự vấ n, hồ i tưở ng, tá ch biệt và suy tính. Bạ n chỉ
có thể đạ t đượ c thà nh cô ng vượ t trộ i khi thườ ng xuyên dà nh thờ i gian suy nghĩ về bả n thâ n,
nhữ ng điều mình muố n và cá ch tố t nhấ t để đạ t đượ c điều đó .

Hã y dà nh thờ i gian để đá nh giá cuộ c đờ i và nhữ ng hoạ t độ ng củ a bạ n dướ i khía cạ nh

tổ ng quan. Hã y nghĩ về vị trí củ a mình ngà y hô m nay và vị trí mong muố n trong 5 nă m nữ a.
Hã y nhìn và o cá c hoạ t độ ng mà bạ n đang là m hô m nay và xá c định nhữ ng việc nà o có thể
tá c độ ng lớ n nhấ t tớ i tương lai củ a bạ n. Lố i suy nghĩ nà y sẽ giú p bạ n quả n lý thờ i gian củ a
mình tố t hơn bạ n tưở ng. Có nhữ ng khi chỉ mộ t ý tưở ng nả y ra sau mộ t thờ i gian suy ngẫ m
hoặ c ở mộ t mình có thể giú p bạ n tiết kiệm đượ c nhiều thá ng hay thậ m chí nhiều nă m là m
việc cậ t lự c.

Tầ m nhìn dà i hạ n
Tiến sĩ Edward Banfield thuộ c Đạ i họ c Harvard đã tiến hà nh cuộ c nghiên cứ u trên 50
nă m về thá i độ và hà nh vi củ a nhữ ng ngườ i thà nh đạ t ở nướ c Mỹ và trên thế giớ i. Ô ng đã
tìm ra mộ t đặ c tính dườ ng như giú p phâ n biệt nhữ ng ngườ i thà nh cô ng và thấ t bạ i mà ô ng
gọ i là “tầ m nhìn dà i hạ n”. Banfield phá t hiện ra rằ ng nhữ ng ngườ i có hiệu suấ t cao thườ ng
dà nh thờ i gian để nghĩ về tương lai trong dà i hạ n, thườ ng là 10 hay 20 nă m sau, và tìm hiểu
rõ xem họ muố n đạ t đượ c điều gì trong cuộ c số ng và cô ng việc và o thờ i điểm đó . Sau đó họ
sẽ trở lạ i vớ i hiện tạ i và đả m bả o rằ ng nhữ ng việc mình là m phù hợ p vớ i mụ c tiêu trong
tương lai. Đâ y là mộ t kỹ thuậ t có hiệu quả cao mà bạ n cũ ng có thể á p dụ ng. Hã y dự tính
tương lai trong mộ t và i nă m sau và tưở ng tượ ng rằ ng cuộ c số ng củ a mình sẽ trở nên lý

Thuậ t quả n lý thờ i gian

tưở ng về mọ i mặ t. Hã y hình dung thậ t cụ thể về cô ng việc củ a bạ n trong điều kiện hoà n hả o
nhấ t. Từ điểm nhìn trong tương lai nà y, hã y nhìn xung quanh và mô tả về cuộ c số ng và cô ng
việc lý tưở ng củ a bạ n. Sau đó hã y tự hỏ i liệu nhữ ng điều mình đang là m có phù hợ p vớ i việc
xâ y dự ng mộ t tương lai lý tưở ng theo ý bạ n hay khô ng.

Từ điểm nhìn trong tương lai đó , hã y xem lạ i bả n thâ n, vị trí củ a mình hô m nay và vạ ch
ra cá c bướ c bạ n cầ n là m để đạ t đượ c mụ c tiêu. Lố i suy nghĩ “nhìn lạ i từ tương lai” nà y là
thó i quen củ a nhiều nhà lã nh đạ o hà ng đầ u.

Ra quyết định tốt hơn ở hiện tại

Hã y xem xét ví dụ về mộ t cô gá i trẻ quyết định rằ ng mình muố n đạ t đượ c nhiều thà nh
cô ng trong cô ng việc khi trưở ng thà nh. Vớ i tầ m nhìn dà i hạ n rõ rà ng nà y, cô dà nh nhiều
thờ i gian họ c thêm để đạ t điểm xuấ t sắ c ở trung họ c và đủ điều kiện và o mộ t trườ ng đạ i họ c
có tiếng. Ở trườ ng đạ i họ c, cô đă ng ký nhữ ng mô n họ c khó hơn và dà nh nhiều thờ i gian họ c
bà i hơn bạ n bè để tố t nghiệp ở vị trí cao nhấ t có thể trong khó a. Sau nhiều nă m họ c hà nh
chă m chỉ và bỏ qua nhữ ng thú vui tiệc tù ng, thể thao và giao du xã hộ i, cô tố t nghiệp xuấ t
sắ c mộ t trườ ng đạ i họ c danh tiếng và đượ c mộ t cô ng ty lớ n tuyển dụ ng, nơi cô có cơ hộ i
đượ c trả lương cao hơn và thă ng tiến nhanh hơn nhữ ng bạ n họ c khô ng nghĩ gì về tương lai.

Khi đã biết rõ mình muốn ở đâu tại một thời điểm trong tương lai, việc đưa ra các
quyết định tốt hơn ở hiện tại sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Theo quy luật thì tầm nhìn dài hạn sẽ hỗ trợ cho việc ra quyết định trong ngắn hạn
như câu nói: “Nếu bạn không biết mình đang đi đâu thì con đường nào cũng vậy
thôi.”

Thó i quen xâ y dự ng tầ m nhìn dà i hạ n là mộ t việc quan trọ ng. Qua việc dự tính về tương
lai và quan sá t hiện tạ i, thườ ng thì bạ n sẽ nhậ n ra cá c việc phả i là m và nhữ ng sai lầ m có thể
trá nh. Hoạ t độ ng nà y sẽ giú p bạ n nắ m rõ cá c tô n chỉ củ a bả n thâ n. Nó sẽ mang đến nhữ ng
cô ng cụ để quả n lý thờ i gian và cá c hoạ t độ ng sao cho nhữ ng việc bạ n là m hô m nay đưa bạ n
tớ i gầ n hơn tương lai mà mình mong muố n.

Sẵ n sà ng cho nhữ ng kỹ thuậ t quả n lý thờ i gian

Nếu đang khô ng hướ ng tớ i mụ c tiêu mong muố n củ a mình thì hẳ n bạ n khô ng muố n đạ t
đượ c nó nhanh hơn. Nếu đang khô ng hà nh độ ng theo hướ ng đi do mình tự quyết định thì
việc quả n lý thờ i gian nhằ m tă ng tố c độ đạ t thà nh tích sẽ chẳ ng có nghĩa lý gì. Việc á p dụ ng
cá c chiến thuậ t quả n lý thờ i gian mà khô ng có mộ t tầ m nhìn về tương lai rõ rà ng sẽ chỉ đưa
bạ n tớ i đích nhanh hơn mà khô ng đả m bả o đó là đích đến bạ n mong muố n. Chỉ khi bạ n nắ m
rõ cá c giá trị mình coi trọ ng cũ ng như tầ m nhìn và sứ mệnh củ a mình trong cuộ c số ng và
cô ng việc, về điều bạ n mong muố n đạ t đượ c và cá ch tố t nhấ t để đạ t đượ c điều đó , bạ n mớ i
có thể bắ t đầ u á p dụ ng nhữ ng kỹ thuậ t quả n lý thờ i gian hiệu quả trong tầ m tay.
Thuậ t quả n lý thờ i gian
 Chương 05.
Viết ra cá c kế hoạ ch
Tấ t cả nhữ ng ngườ i quả n lý thờ i gian thà nh cô ng đều là nhữ ng ngườ i lậ p kế hoạ ch giỏ i.
Họ lậ p ra cá c danh sá ch lớ n nhỏ để hoà n thà nh mụ c tiêu khá c nhau. Mỗ i khi có mộ t dự á n
mớ i phá t sinh, họ sẽ dà nh thờ i gian để câ n nhắ c điều mình muố n đạ t đượ c và viết mộ t danh
sá ch theo thứ tự tấ t cả cá c bướ c cầ n thiết để hoà n thà nh dự á n. Có mộ t quy tắ c là mỗ i phú t
lậ p kế hoạ ch giú p tiết kiệm mườ i phú t thự c hiện. Thờ i gian bạ n cầ n để vạ ch ra kết quả mình
muố n đạ t đượ c trướ c khi bắ t đầ u cô ng việc sẽ giú p bạ n tiết kiệm rấ t nhiều sứ c lự c – hay 10
phú t tiết kiệm đượ c từ mỗ i phú t bạ n đầ u tư để lên kế hoạ ch cô ng việc trướ c khi bắ t đầ u.
Khi đã nắ m rõ mụ c tiêu củ a mình, hã y lên danh sá ch tấ t cả nhữ ng việc bạ n nghĩ là cầ n phả i
là m để đạ t dượ c mụ c tiêu đó . Hã y liên tụ c bổ sung nhữ ng đề mụ c mớ i khi bạ n nghĩ ra cho
đến khi hoà n tấ t danh sá ch. Hã y sắ p xếp danh sá ch củ a bạ n theo hai cá ch: theo thứ tự và
theo mứ c độ ưu tiên.

Đầ u tiên, khi sắ p xếp theo thứ tự , bạ n cầ n tạ o ra mộ t danh sá ch cá c hoạ t độ ng theo trình

tự thờ i gian từ bướ c đầ u tiên đến bướ c cuố i cù ng trướ c khi mụ c tiêu hay dự á n đượ c hoà n
thà nh. Như Henry Ford đã nó i “Mụ c tiêu lớ n đến mấ y cũ ng có thể đạ t đượ c nếu bạ n chia nó
ra thà nh mộ t lượ ng thích hợ p nhữ ng phầ n việc nhỏ ”.

Thứ hai, bạ n cầ n thiết lậ p mứ c độ ưu tiên vớ i nhữ ng hạ ng mụ c nà y, vớ i nhậ n thứ c rằ ng

20% nhữ ng hạ ng mụ c trong danh sá ch sẽ chiếm 80% giá trị và tầ m quan trọ ng trong mọ i
việc bạ n là m. Việc thiết lậ p sự ưu tiên giú p bạ n tậ p trung và o nhữ ng nhiệm vụ và hoạ t độ ng
chính mà khô ng bị xao nhã ng. Như Goethe đã nó i “Đừ ng bao giờ để nhữ ng việc quan trọ ng
nhấ t bị lấ n á t bở i nhữ ng việc ít quan trọ ng nhấ t.”

Hã y xem xét lạ i cá c kế hoạ ch củ a mình mộ t cá ch thườ ng xuyên, nhấ t là khi bạ n thấ y thấ t
vọ ng hay lưỡ ng lự . Hã y sẵ n sà ng sử a lạ i cá c kế hoạ ch nà y khi bạ n nhậ n đượ c nhữ ng thô ng
tin hay phả n hồ i mớ i. Hã y nhớ rằ ng hầ u như mọ i kế hoạ ch đều có thiếu só t dù lớ n hay nhỏ .
Đừ ng ngừ ng tìm kiếm nhữ ng thiếu só t đó . Khi xem lạ i cá c kế hoạ ch củ a mình hà ng ngà y,
bạ n sẽ có đượ c nhữ ng ý tưở ng, gó c nhìn và hiểu biết mớ i về cá ch thứ c thự c hiện cô ng việc
nhanh hơn và hiệu quả hơn suy nghĩ trướ c đó . Hà nh độ ng mà khô ng có kế hoạ ch là nguyên
nhâ n củ a mọ i thấ t bạ i. Hã y chố ng lạ i sự cá m dỗ phả i hà nh độ ng trướ c khi bạ n lên kế hoạ ch
kỹ cà ng.

Lên kế hoạ ch để đạ t mụ c tiêu

Có lẽ từ quan trọ ng nhấ t liên quan tớ i thà nh cô ng dướ i mọ i hình thứ c chính là sự rõ
ràng. Nhữ ng ngườ i thà nh cô ng biết rấ t rõ mình là ai và muố n gì trong mọ i lĩnh vự c cuộ c

Thuậ t quả n lý thờ i gian

số ng. Ngoà i việc viết ra cá c mụ c tiêu, họ cò n lậ p ra cá c kế hoạ ch hà nh độ ng đượ c tuâ n thủ
hà ng ngà y.

Khi đã đặ t ra mộ t mụ c tiêu lớ n hơn cho bả n thâ n và cô ng việc củ a mình, bạ n cầ n đặ t ra

bố n câ u hỏ i:

1. Đâu là những khó khăn và rào cản giữa bạn và việc thực hiện mục tiêu?

Tạ i sao bạ n chưa đạ t đượ c mụ c tiêu củ a mình? Điều gì đang kìm hã m bạ n? Điều gì đang
cả n trở bạ n? Bạ n cầ n phả i giả i quyết nhữ ng vấ n đề và vượ t qua nhữ ng khó khă n nà o để đạ t
đượ c mụ c tiêu cuố i cù ng? Trong tấ t cả nhữ ng vấ n đề bạ n cầ n giả i quyết, đâ u là 20% cá c vấ n
đề sẽ chiếm 80% trở ngạ i giữ a bạ n và mụ c tiêu củ a mình?

2. Bạn cần thêm kiến thức, kỹ năng hay thông tin gì để đạt được mục tiêu hay hoàn thành
dự án của mình?

Hã y ghi nhớ câ u nó i: “Bấ t cứ điều gì đưa bạ n đến vị trí ngà y hô m nay khô ng đủ để đưa
bạ n tiến xa hơn.” Bạ n có thể tích lũ y thêm kiến thứ c và kỹ nă ng cầ n thiết để đạ t đượ c mụ c
tiêu củ a mình ở đâ u? Bạ n có thể mua hoặ c thuê nhữ ng kiến thứ c hay thô ng tin đó hay
khô ng? Bạ n có cầ n trau dồ i nhữ ng kỹ nă ng mớ i cho bả n thâ n để phá t huy tố i đa tiềm nă ng
trong cô ng việc khô ng? Thô ng tin nà o cầ n thiết có thể giú p bạ n đưa ra nhữ ng quyết định
đú ng đắ n trong quá trình chinh phụ c mụ c tiêu củ a mình? Như Josh Billings đã viết: “Điều
khiến mộ t ngườ i tổ n thương khô ng phả i là điều anh ta biết mà là điều anh ta tưở ng mình
biết.”

3. Bạn cần sự giúp đỡ và hợp tác của những người, nhóm hay tổ chức nào để đạt được
mục tiêu của mình?

Có nhữ ng khi mộ t ngườ i có thể cung cấ p cho bạ n nhữ ng ý tưở ng, kiến thứ c hoặ c mở ra
cá c cơ hộ i cho bạ n, giú p bạ n đạ t đượ c nhữ ng kết quả vượ t xa nhữ ng gì bạ n tưở ng tượ ng.
Cũ ng vì lý do nà y mà rấ t nhiều doanh nhâ n đã tham gia và o cá c liên doanh và liên minh
chiến lượ c vớ i cá c đố i thủ để có thể mang tớ i cho khá ch hà ng củ a đố i phương nhữ ng sả n
phẩ m và dịch vụ mà hiện tạ i mỗ i bên đang khô ng cung cấ p.

4. Trong số những người có thể giúp bạn đạt được mục tiêu, ai là người quan trọng nhất?

Bạ n có thể mang lạ i điều gì để đổ i lấ y sự giú p đỡ và hợ p tá c củ a ngườ i nà y và đạ t đượ c

nhữ ng mụ c tiêu quan trọ ng củ a mình nhanh chó ng hơn? Nhữ ng dự á n quan trọ ng nhấ t
trong kinh doanh và cuộ c số ng xung quanh chú ng ta đượ c hoà n thà nh bở i nhữ ng ngườ i có
thể lậ p cá c kế hoạ ch hà nh độ ng cụ thể trướ c khi thự c hiện. Hã y viết ra cá c kế hoạ ch cho bả n
thâ n và cô ng việc củ a mình đồ ng thờ i tuâ n thủ nghiêm tú c nhữ ng kế hoạ ch nà y cho đến khi
đạ t đượ c thà nh cô ng.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 06.
Lậ p biểu đồ cá c kế hoạ ch củ a bạ n
Hầ u hết mọ i việc trong giớ i kinh doanh là mộ t chuỗ i cá c dự á n. Khả nă ng hoà n thà nh
cá c dự á n là yếu tố chính quyết định thà nh cô ng trong sự nghiệp củ a bạ n. Mộ t dự á n đượ c
coi là mộ t “cô ng việc đa nhiệm vụ ”. Nó đò i hỏ i việc hoà n thà nh mộ t loạ t cá c cô ng việc nhỏ
hơn. Có lẽ cô ng cụ hữ u hiệu nhấ t bạ n có thể sử dụ ng để tố i đa hó a hiệu quả củ a bả n thâ n và
tă ng đá ng kể cá c thà nh quả củ a mình là mộ t danh sách công việc. Mộ t danh sá ch cô ng việc
bao gồ m mộ t chuỗ i cá c cô ng đoạ n theo trình tự thờ i gian mà bạ n lậ p ra trướ c khi tiến hà nh
cô ng việc. Khả nă ng xá c định rõ rà ng và quyết định cá c bướ c bạ n cầ n là m từ thờ i điểm hiện
đạ i tớ i khi hoà n thà nh dự á n thà nh cô ng là mộ t dấ u hiệu củ a khả nă ng tư duy vượ t trộ i. Mộ t
lầ n nữ a, hã y dà nh mỗ i phú t để lậ p kế hoạ ch, cá c danh sá ch cô ng việc sẽ giú p bạ n tiết kiệm
mườ i phú t khi thự c hiện và hoà n thà nh cô ng việc. Đâ y là mộ t ví dụ nữ a về việc tư duy chậ m
có thể tă ng đá ng kể hiệu suấ t và kết quả củ a bạ n cũ ng như vai trò củ a bạ n trong cô ng việc.

Xâ y dự ng mộ t biểu đồ PERT
Hã y xâ y dự ng mộ t hình ả nh đạ i diện cho nhữ ng nhiệm vụ và dự á n lớ n nhấ t có thể giú p
bạ n và nhữ ng ngườ i khá c quan sá t chú ng mộ t cá ch tổ ng thể.

Hã y bắ t đầ u bằ ng việc xá c định cá c mụ c tiêu bạ n phả i đạ t đượ c để có thể tậ n hưở ng

nhữ ng thà nh quả mình mong muố n. Hã y bắ t đầ u vớ i mụ c tiêu cuố i cù ng trong tâ m trí. Hã y
dà nh thờ i gian để xá c định rõ dấ u hiệu củ a cá c mụ c tiêu mình đặ t ra nếu chú ng đượ c hoà n
thà nh mộ t cá ch xuấ t sắ c. Sau đó hã y tư duy theo trình tự ngượ c lạ i từ tương lai về hiện tạ i.
Hã y lậ p danh sá ch cá c bướ c theo trình tự logic mà bạ n cầ n là m để đi từ hiện tạ i tớ i mụ c tiêu
mong muố n. Việc sử dụ ng mộ t biểu đồ PERT (Program Evaluation Review Technique – Kỹ
thuậ t xét duyệt và đá nh giá chương trình) giú p minh họ a mọ i cô ng đoạ n bạ n cầ n tiến hà nh
và thờ i điểm cầ n hoà n thà nh mỗ i bướ c để bạ n có thể đạ t đượ c mụ c tiêu cuố i cù ng. Kỹ thuậ t
nà y đượ c sử dụ ng bở i nhữ ng cô ng ty và cá c nhà lã nh đạ o hiệu quả nhấ t trên thế giớ i. Mộ t
biểu đồ PERT giú p bạ n đá nh giá cá c cá ch khá c nhau để hoà n thà nh nhiệm vụ vớ i hiệu quả
cao hơn.

Bạ n có thể lự a chọ n nhiều dạ ng và kiểu dá ng biểu đồ khá c nhau trên mạ ng. Mộ t ví dụ

đượ c minh họ a ở biểu đồ dướ i đâ y. Để lậ p biểu đồ , vớ i mỗ i mụ c tiêu bạ n hã y vẽ mộ t đườ ng
ngượ c chiều kể từ ngà y cầ n hoà n thà nh. Hã y vạ ch ra trên giấ y để bạ n có thể nắ m đượ c khi
nà o cầ n phả i hoà n tấ t mỗ i phầ n củ a nhiệm vụ nhằ m hoà n thà nh cô ng việc đú ng tiến độ .

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 ♦ Các hình chữ nhật được đánh số là các nút và đại diện cho các sự kiện hay điểm
mốc

♦ Các mũi tên có hướng đại diện cho các nhiệm vụ phụ thuộc cần phải được hoàn
thành theo thứ tự

♦ Các hướng mũi tên phân kỳ (ví dụ 1-2 và 1-3) thể hiện các nhiệm vụ có thể thực
hiện đồng thời

♦ Các đường nét đứt thể hiện các nhiệm vụ phụ thuộc không đòi hỏi nguồn lực

Bằ ng việc thể hiện suy nghĩ trên giấ y và sử dụ ng biểu đồ PERT, bạ n có thể hoà n toà n
kiểm soá t trình tự cá c sự kiện và có phương hướ ng để tuâ n theo. Bạ n có mộ t loạ t cá c nhiệm
vụ cầ n kiểm tra để đả m bả o chú ng đượ c hoà n thà nh đú ng tiến độ và đạ t yêu cầ u về chấ t
lượ ng. Nhờ biểu đồ PERT, bạ n sẽ trá nh đượ c tình trạ ng quá tả i cá c thờ i hạ n và luô n kiểm
soá t đượ c cô ng việc cũ ng như cá c dự á n chính củ a mình. Nếu cầ n hoà n thà nh việc gì trướ c
cuố i thá ng, hã y lên lịch để hoà n thà nh và o ngà y 15 hoặ c 20 để đề phò ng trườ ng hợ p chậ m
trễ hay cá c vấ n đề phá t sinh. Hã y luô n ghi nhớ quy tắ c củ a Murphy “Điều gì có thể trụ c trặ c
sẽ trụ c trặ c.” Cá c nhà quả n lý vượ t trộ i luô n giả định sẽ có nhữ ng vấ n đề, trở ngạ i, nhữ ng trì
hoã n bấ t ngờ và thấ t bạ i trong việc hoà n thà nh cô ng việc trong thờ i hạ n đã định. Nhữ ng
tình huố ng nà y rấ t bình thườ ng và là mộ t phầ n tấ t yếu trong hoạ t độ ng kinh doanh. Nhiệm
vụ củ a bạ n là phả i luô n theo sá t dự á n và giả i quyết cá c vấ n đề cũ ng như gỡ bỏ nhữ ng rà o
cả n có thể xả y ra. Khi bắ t đầ u sử dụ ng biểu đồ PERT, có lẽ bạ n sẽ rấ t kinh ngạ c về tá c dụ ng
cả i thiện hiệu quả hay giả m bớ t nhữ ng trụ c trặ c cũ ng như xung độ t giữ a cá c bướ c mà nó
mang lạ i.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Thiết lậ p cá c mụ c tiêu rõ rà ng cho mọ i ngườ i
Cá c mụ c tiêu rõ rà ng bằ ng vă n bả n cho mỗ i thà nh viên chủ chố t tham gia và o dự á n sẽ
giú p bạ n thu đượ c kết quả lớ n hơn nhiều so vớ i nhữ ng cuộ c trao đổ i tuyệt vờ i và nhữ ng ý
định tố t. Hã y xâ y dự ng cá c mụ c tiêu mộ t cá ch rõ rà ng, cụ thể để đo lườ ng và xá c định giớ i
hạ n về thờ i gian. Hã y nhớ rằ ng nhữ ng gì có thể đo lườ ng đượ c có thể đượ c hoà n thà nh. Mộ t
mụ c tiêu mà khô ng có thờ i hạ n khô ng phả i mụ c tiêu khả thi. Đố i vớ i mỗ i mụ c tiêu hay cộ t
mố c để hoà n thà nh mộ t cô ng việc hoặ c dự á n, bạ n phả i phâ n cô ng trá ch nhiệm cho mộ t
ngườ i cụ thể. Hã y luô n đặ t ra nhữ ng câ u hỏ i: Ai sẽ thự c hiện nhiệm vụ nà y? Khi nà o cầ n
hoà n thà nh nhiệm vụ và theo tiêu chuẩ n chấ t lượ ng nà o? Đừ ng bao giờ giả định rằ ng mọ i
ngườ i biết bạ n muố n gì trừ khi bạ n nó i rõ vớ i họ . General Motors đã đi từ nhữ ng khoả n
thua lỗ lớ n và bị phá sả n và o nă m 2009 đến ngưỡ ng đạ t lợ i nhuậ n 4,9 tỷ đô -la và o nă m
2012. Dan Akerson, chủ tịch củ a GM cho biết điều quan trọ ng nhấ t giú p cô ng ty củ a ô ng
xoay chuyển tình thế là nhờ đặ t ra cá c mụ c tiêu rõ rà ng cho mỗ i nhâ n sự chủ chố t và tạ i mỗ i
cấ p độ củ a tổ chứ c. Trướ c khi nhậ m chứ c, ô ng nhậ n thấ y cá c mụ c tiêu trong toà n cô ng ty
đều mơ hồ , khô ng rõ rà ng, khô ng đượ c tuâ n thủ và hiếm khi thà nh hiện thự c. Sau khi đặ t ra
cá c mụ c tiêu rõ rà ng và cụ thể, mọ i nhâ n viên đều biết chính xá c mình phả i là m gì để giữ
đượ c việc là m và tiến lên phía trướ c.

Hã y nhớ rằ ng tà i nă ng tuyệt vờ i nhấ t mà bạ n có là khả nă ng tư duy, đặ c biệt là khả nă ng

tư duy kỹ cà ng trướ c khi hà nh độ ng. Bạ n cà ng dà nh nhiều thờ i gian để suy nghĩ và lậ p kế
hoạ ch trên giấ y, bạ n cà ng đạ t đượ c nhữ ng kết quả tố t hơn mộ t cá ch nhanh chó ng hơn.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Chương 07. Lập danh sách công việc hàng ngày
Có lẽ cô ng cụ quả n lý thờ i gian hữ u hiệu nhấ t chính là danh sá ch cô ng việc mà bạ n lậ p
ra để thự c hiện cá c kế hoạ ch chi tiết trong ngà y.

Tấ t cả nhữ ng ngườ i quả n lý thờ i gian thà nh cô ng thể hiện suy nghĩ trên giấ y và là m việc
theo danh sá ch cá c cô ng việc hà ng ngà y. Giố ng như ngườ i phi cô ng sử dụ ng mộ t danh sá ch
kiểm tra trướ c mỗ i lầ n cấ t cá nh, cá c lã nh đạ o hiệu quả dà nh mộ t và i phú t để lậ p danh sá ch
cá c việc cầ n là m trướ c khi bắ t đầ u ngà y mớ i.

Thờ i điểm tố t nhấ t để lậ p danh sá ch là tố i hô m trướ c, vì khi đó tiềm thứ c củ a bạ n có thể

xử lý danh sá ch nà y trong khi bạ n ngủ . Đến khi thứ c dậ y và o buổ i sá ng, bạ n sẽ thườ ng có
đượ c nhữ ng ý tưở ng và sự thấ u hiểu nhằ m đạ t đượ c nhữ ng mụ c tiêu quan trọ ng nhấ t trong
danh sá ch củ a mình.

Và o cuố i mỗ i ngà y, việc cuố i cù ng bạ n cầ n là m là lên kế hoạ ch cho ngà y hô m sau. Trong
mộ t nghiên cứ u đượ c thự c hiện vớ i 50 lã nh đạ o doanh nghiệp có hiệu suấ t cao, 49/50
ngườ i cho hay rằ ng hệ thố ng quả n lý thờ i gian tố t nhấ t đố i vớ i họ là mộ t mả nh giấ y đơn
giả n vớ i nộ i dung bao gồ m nhữ ng việc phả i là m trướ c khi bắ t đầ u hà nh độ ng.

Ngủ ngon hơn

Nhiều ngườ i trằ n trọ c và o buổ i tố i để cố gắ ng để khô ng quên việc mình cầ n là m ngà y
hô m sau.

Nếu bạn tạo ra một danh sách những việc cần làm trước khi đi ngủ, bạn sẽ ngủ
ngon hơn rất nhiều và thức dậy sảng khoái hơn.
Theo cá c chuyên gia về quả n lý thờ i gian, cầ n khoả ng 12 phú t mỗ i ngà y để tạ o ra danh
sá ch cá c nhiệm vụ cho ngà y hô m đó .

Tuy nhiên danh sách này sẽ giúp bạn tiết kiệm gấp mười lần thời gian đó với năng
suất được tăng lên.
12 phú t dà nh để chuẩ n bị danh sá ch hà ng ngà y sẽ mang lạ i cho bạ n 120 phú t hay 2
tiếng vớ i nă ng suấ t cao khi bạ n bắ t tay và o là m việc. Đó là mộ t phầ n thưở ng tuyệt vờ i cho
mộ t nhiệm vụ đơn giả n đến vậ y.

Phương pháp ABCDE

Khi đã viết xong danh sá ch nhữ ng việc cầ n là m và o ngà y hô m sau, hã y sắ p xếp danh
sá ch nà y bằ ng cá ch á p dụ ng phương phá p ABCDE vớ i cá c hoạ t độ ng củ a bạ n. Từ quan trọ ng
nhấ t trong quả n lý thờ i gian là hậ u quả . Mộ t nhiệm vụ quan trọ ng hay khô ng phụ thuộ c và o
kết quả có thể xả y ra do việc thự c hiện hay khô ng thự c hiện nó . Khi thiết lậ p cá c ưu tiên, hã y
Thuậ t quả n lý thờ i gian
á p dụ ng nguyên tắ c nà y vớ i mọ i nhiệm vụ và luô n luô n bắ t đầ u vớ i nhiệm vụ có hậ u quả lớ n
nhấ t. Đó là khi phương phá p ABCDE đặ c biệt hữ u ích. Hã y bắ t đầ u bằ ng việc lậ p danh sá ch
tấ t cả nhữ ng việc bạ n phả i là m ngà y hô m sau. Sau đó hã y viết A, B, C, D, E ở bên cạ nh mỗ i đề
mụ c trong danh sá ch trướ c khi bắ t đầ u là m việc.

Một mục được đánh dấu A là việc bạn phải làm. Đó là việc quan trọng và sẽ có
những hệ quả nghiêm trọng từ việc thực hiện hay không thực hiện nó. Hãy viết A
vào bên cạnh những nhiệm vụ và hoạt động mà bạn phải thực hiện trong ngày để có
thể hoàn thành chúng.

Các mục được đánh dấu B là những việc bạn nên làm. Có những hậu quả nhẹ từ
việc làm (hay không làm) các nhiệm vụ nhóm B, nhưng chúng không quan trọng
bằng các hoạt động thuộc nhóm A. Quy tắc ở đây là hãy đừng bao giờ làm một hoạt
động nhóm B khi còn một hoạt động nhóm A chưa được hoàn thành.

Những hoạt động nhóm C là những việc làm thì tốt, nhưng chúng không có hậu quả
nào dù là tích cực hay tiêu cực. Việc tán gẫu với đồng nghiệp, uống thêm một ly cà
phê hay kiểm tra email là những việc làm thì tốt, và thường mang lại cảm giác vui
vẻ và thú vị, nhưng việc bạn có làm hay không không để lại hậu quả gì đối với hiệu
quả làm việc của bạn.

Sự lã ng phí thờ i gian là m phá hoạ i sự nghiệp

Cô ng ty Robert Half International ướ c tính rằ ng có khoả ng 50% thờ i gian là m việc đượ c
dù ng trong nhữ ng hoạ t độ ng nhó m C, nhữ ng thứ khô ng có đó ng gó p gì đố i vớ i cô ng việc.
Mọ i ngườ i đều là nô lệ củ a cá c thó i quen. Nhữ ng ngườ i hiệu quả xâ y dự ng nhữ ng thó i quen
tố t và luô n tuâ n theo chú ng. Nhữ ng ngườ i khô ng hiệu quả vô tình xâ y dự ng nhữ ng thó i
quen xấ u và để nhữ ng thó i quen đó chi phố i cuộ c số ng củ a mình. Nhiều ngườ i có thó i quen
bắ t đầ u là m việc là ngay lậ p tứ c sa và o nhữ ng hoạ t độ ng giá trị thấ p hay vô giá trị là m lã ng
phí thờ i gian. Ngay khi vừ a đến vă n phò ng, họ lậ p tứ c tìm mộ t ai đó để buô n chuyện, đọ c
bá o, kiểm tra email, uố ng cà phê và dầ n dầ n buô ng xuô i mọ i thứ trong khi là m việc.

Tuy nhiên bấ t cứ việc gì bạ n là m lặ p đi lặ p lạ i sẽ nhanh chó ng trở thà nh thói quen. Thậ t
khô ng may là đạ i đa số cá c nhâ n viên hiện nay đã hình thà nh thó i quen lã ng phí hầ u hết
thờ i gian củ a mình và o nhữ ng hoạ t độ ng khô ng mang lạ i lợ i ích gì vớ i cô ng việc hay sự
nghiệp củ a họ . Đừ ng để điều nà y xả y ra vớ i bạ n.

Ủ y quyền mọ i thứ có thể

Quay lạ i vớ i phương phá p ABCDE, mộ t hoạ t độ ng nhó m D là mộ t việc bạ n có thể ủy
quyền cho ngườ i khá c là m. Nguyên tắ c ở đâ y là bạ n nên ủ y quyền tấ t cả mọ i việc có thể cho
ngườ i khá c để có thêm thờ i gian là m cá c hoạ t độ ng nhó m A. Cá c hoạ t độ ng nhó m A củ a bạ n
và việc thự c hiện chú ng thà nh cô ng là yếu tố quyết định chủ yếu tớ i toà n bộ sự nghiệp củ a
bạ n. Mộ t hoạ t độ ng nhó m E là mộ t việc bạ n nên loại bỏ hoà n toà n. Xét cho cù ng, bạ n chỉ có
thể kiểm soá t thờ i gian củ a mình khi chấ m dứ t nhữ ng việc khô ng cầ n thiết. Việc mọ i ngườ i
để mình rơi và o vù ng an toà n trong cô ng việc và sự nghiệp là mộ t điều bình thườ ng và tự
nhiên. Họ dầ n dầ n trở nên thoả i má i vớ i việc thự c hiện cá c hoạ t độ ng theo mộ t cá ch nhấ t

Thuậ t quả n lý thờ i gian

định. Thậ m chí sau khi đượ c thă ng chứ c và đả m nhậ n nhữ ng trọ ng trá ch cao hơn, họ vẫ n
tiếp tụ c là m nhữ ng việc khô ng cò n thự c sự cầ n thiết hoặ c nhữ ng việc mà ngườ i khá c có thể
là m vớ i hiệu quả tương tự hay thậ m chí tố t hơn. Hã y tự hỏ i: “Điều gì sẽ xả y ra nếu mình bỏ
qua khô ng là m việc nà y?” Nếu điều đó chỉ tạ o nên khá c biệt khô ng đá ng kể đến cô ng việc
hay sự nghiệp củ a bạ n thì đâ y là mộ t lự a chọ n hà ng đầ u cầ n phả i loạ i bỏ .

Lên kế hoạ ch cô ng việc và hà nh độ ng theo kế hoạ ch

Đừ ng bao giờ là m việc gì khô ng có trong danh sá ch củ a bạ n. Khi có mộ t nhiệm vụ hay
dự á n mớ i phá t sinh, hã y thêm nó và o danh sá ch và đặ t mứ c độ ưu tiên cho nó trướ c khi bắ t
đầ u thự c hiện. Nếu khô ng viết ra cá c ý tưở ng và hoạ t độ ng mớ i mà chỉ phả n hồ i lạ i nhữ ng
đò i hỏ i khô ng ngừ ng về thờ i gian, bạ n sẽ nhanh chó ng bị mấ t kiểm soá t và rố t cuộ c dà nh
hầ u hết thờ i gian cho nhữ ng hoạ t độ ng giá trị thấ p hoặ c vô giá trị. Bấ t kỳ hệ thố ng quả n lý
thờ i gian nà o cũ ng tố t hơn là khô ng có mộ t hệ thố ng quả n lý thờ i gian. Có nhiều ứ ng dụ ng
trên điện thoạ i giú p bạ n quả n lý thờ i gian củ a mình hay cá c hệ thố ng quả n lý thờ i gian mà
bạ n có thể cà i đặ t trên má y tính. Bạ n cũ ng có thể sử dụ ng mộ t hệ thố ng quả n lý thờ i gian
viết tay mà bạ n mang theo và cậ p nhậ t thườ ng xuyên. Hã y nhớ rằ ng trong cô ng việc, thứ
duy nhấ t mà bạ n có để đá nh đổ i chính là thờ i gian củ a mình. Hã y đả m bả o rằ ng bạ n đang
tậ p trung thờ i gian và o nhữ ng việc có giá trị và quan trọ ng nhấ t mình có thể là m để đó ng
gó p nhiều nhấ t cho cô ng việc.

Danh sá ch nhữ ng việc khô ng đượ c là m

Ngoà i mộ t danh sá ch cô ng việc hoạ t độ ng như mộ t chỉ dẫ n cho bả n thâ n trong mộ t ngà y
bậ n rộ n, bạ n cũ ng cầ n mộ t danh sá ch nhữ ng việc khô ng đượ c là m để giữ mình luô n đi đú ng
hướ ng. Đâ y là nhữ ng việc mà bạ n đã quyết định là sẽ khô ng là m dù chú ng có cá m dỗ như
thế nà o đi chă ng nữ a. Như Nancy Reagan từ ng nó i “Hã y nó i khô ng!”, hã y từ chố i bấ t cứ hoạ t
độ ng nà o khô ng giú p bạ n đạ t đượ c giá trị cao nhấ t vớ i lượ ng thờ i gian bỏ ra. “Khô ng” chính
là từ giú p tiết kiệm thờ i gian tuyệt vờ i nhấ t trong lĩnh vự c quả n lý thờ i gian. Và khi bạ n đã
bắ t đầ u sử dụ ng từ nà y, việc nó i nó sẽ ngà y cà ng trở nên dễ dà ng hơn. Hã y nhớ rằ ng con
người là yếu tố gâ y lã ng phí thờ i gian lớ n nhấ t. Khi đượ c đề nghị là m việc gì đó hoặ c giú p đỡ
họ , hã y tự hỏ i “Liệu đâ y có phả i cá ch hữ u hiệu nhấ t để sử dụ ng thờ i gian củ a mình và o lú c
nà y khô ng?” Nếu câ u trả lờ i là khô ng, bạ n có thể trả lờ i mộ t cá ch nhã nhặ n: “Cả m ơn anh vì
đã hỏ i. Để tô i suy nghĩ về điều nà y và xem lạ i lịch củ a mình. Tô i sẽ liên lạ c lạ i và bá o vớ i anh
liệu mình có thể giú p hay khô ng.” Bạ n có thể chờ 24 giờ rồ i liên lạ c vớ i ngườ i đó và nó i rằ ng
thậ t khô ng may là bạ n đang có rấ t nhiều việc và thờ i hạ n phả i hoà n thà nh nên khô ng thể
giú p đỡ . Hã y cả m ơn họ vì đã đề nghị bạ n hỗ trợ , và gợ i ý rằ ng “có thể lầ n sau” bạ n sẽ sắ p
xếp đượ c thờ i gian củ a mình.

Hã y nhớ rằ ng bạ n chỉ có thể quả n lý thờ i gian củ a mình nếu như dừ ng là m nhữ ng việc
có giá trị thấ p. Bạ n sẽ khô ng thể toà n tâ m toà n ý vớ i nhữ ng cô ng việc và trá ch nhiệm hiện
tạ i chứ chưa nó i nhữ ng cô ng việc và trá ch nhiệm mớ i phá t sinh mỗ i ngà y. Vì thế, hã y nó i
khô ng sớ m hơn và thườ ng xuyên hơn. Chẳ ng mấ y mà bạ n có thể hoà n toà n kiểm soá t đượ c
thờ i gian củ a mình.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 08.
Thiết lậ p cá c ưu tiên rõ rà ng
Tô i đã nghiên cứ u về quả n lý thờ i gian trên 30 nă m, đọ c hà ng tră m cuố n sá ch và bà i
viết về chủ đề nà y, nghe vô số cá c chương trình ghi â m và tham dự cá c buổ i hộ i thả o. Vớ i
nhữ ng kiến thứ c tổ ng hợ p đượ c, tô i đã viết nhiều sá ch về quả n lý thờ i gian bá n chạ y trên
toà n thế giớ i, sả n xuấ t cá c chương trình họ c bằ ng â m thanh và bă ng hình và tổ chứ c nhiều
hộ i thả o về quả n lý thờ i gian trên khắ p thế giớ i. Tô i phá t hiện ra mộ t điều thậ t đơn giả n: Ý
nghĩa củ a việc quả n lý thờ i gian là giú p bạ n xá c định nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t mình có thể
là m và o thờ i điểm hiện tạ i, cung cấ p cho bạ n cá c cô ng cụ và kỹ thuậ t để bắ t đầ u ngay lậ p tứ c
vớ i nhiệm vụ đó và tiếp tụ c xử lý nó cho đến khi hoà n thà nh. Tô i đã giả i thích về phương
phá p ABCDE ở chương trướ c. Đó chính là mộ t trong nhữ ng phương phá p thiết lậ p cá c ưu
tiên hiệu quả nhấ t từ ng đượ c tìm ra. Ngoà i ra cò n có nhữ ng kỹ thuậ t khá c mà bạ n có thể sử
dụ ng để thiết lậ p cá c ưu tiên.

Nguyên lý Pareto
Và o nă m 1895, nhà kinh tế họ c ngườ i Ý Vilfredo Pareto đã kết luậ t rằ ng quy tắ c 80/20
có vẻ là đú ng vớ i tiền bạ c, tà i sả n và sự tích lũ y củ a cả i trong mọ i xã hộ i. Sau nhiều nă m
nghiên cứ u, ô ng phá t hiện ra rằ ng 20% cá c cá nhâ n và gia đình mà ô ng gọ i là “số ít quan
yếu” nắ m giữ 80% tấ t cả củ a cả i và tà i sả n tạ i châ u  u. Quy tắ c 80/20 dườ ng như đú ng vớ i
hầ u hết mọ i lĩnh vự c củ a đờ i số ng con ngườ i, nhấ t là trong cá c cô ng việc và trá ch nhiệm.
Điều đó nghĩa là 20% cá c việc bạ n là m sẽ chiếm 80% giá trị mà bạ n tạ o ra. Peter Drucker
cho rằ ng trong thự c tế, tỷ lệ phổ biến là “quy tắ c 90/10”. Có nhữ ng khi 10% cô ng việc bạ n
là m sẽ chiếm tớ i 90% giá trị. Khi bạ n khở i độ ng mỗ i ngà y vớ i mộ t danh sá ch cá c cô ng việc
và trá ch nhiệm, trướ c khi bắ t đầ u là m việc, hã y xem qua danh sá ch nà y và chọ n ra 20%
cô ng việc hà ng đầ u sẽ có đó ng gó p lớ n nhấ t tớ i việc đạ t đượ c cá c mụ c tiêu quan trọ ng nhấ t
củ a bạ n. Nếu bạ n có mộ t danh sá ch 10 đầ u việc cầ n hoà n thà nh trong ngà y, 2 trong số cá c
đầ u việc đó sẽ có giá trị hơn tấ t cả nhữ ng đầ u việc khá c cộ ng lạ i. Khả nă ng xá c định rõ rà ng
hai đầ u việc đó và thự c hiện chú ng trướ c tiên sẽ đó ng vai trò chủ chố t quyết định thà nh
cô ng củ a bạ n trong sự nghiệp.

Đặ t ra á p lự c
Đâ y là mộ t kỹ thuậ t khá c mà bạ n có thể dù ng để thiết lậ p cá c ưu tiên. Hã y lậ p danh sá ch
nhữ ng việc cầ n là m hà ng ngà y và tự hỏ i: “Nếu tô i đượ c cử đi khỏ i thà nh phố trong mộ t
thá ng kể từ ngà y mai, tô i muố n chắ c chắ n sẽ hoà n thà nh nhữ ng việc nà o trong danh sá ch
nà y trướ c khi đi?” Kẻ thù lớ n nhấ t củ a việc quả n lý thờ i gian và hiệu suấ t cá nhâ n ngà y nay
là “tậ p trung và o nhữ ng việc nhỏ nhặ t”. Do mỗ i ngườ i đều có khuynh hướ ng chọ n lố i đi ít bị

Thuậ t quả n lý thờ i gian

cả n trở nhấ t và hà i lò ng vớ i vù ng an toà n củ a mình, lẽ bình thườ ng và tự nhiên là ngườ i ta
thườ ng bắ t đầ u mỗ i ngà y vớ i nhữ ng nhiệm vụ và hoạ t độ ng nhỏ nhặ t, dễ dà ng, vui vẻ, thú vị
và thườ ng là khô ng quan trọ ng. Nhưng than ô i, bấ t cứ điều gì bạ n bắ t đầ u là m và o đầ u ngà y
sẽ nhanh chó ng trở thà nh khuynh hướ ng mà bạ n sẽ tuâ n theo trong nhữ ng giờ tiếp theo.
Đến cuố i ngà y, bạ n có thể nhậ n ra rằ ng mình đã dà nh toà n bộ thờ i gian và o nhữ ng cô ng việc
nhỏ nhặ t và vô nghĩa, và sẽ khô ng đạ t đượ c điều gì có giá trị thự c sự .

Hoà n thà nh đượ c nhiều việc quan trọ ng hơn

Mộ t kỹ thuậ t khá c bạ n có thể dù ng là tưở ng tượ ng rằ ng mình đi là m và o buổ i sá ng thứ
Hai và sếp bạ n thô ng bá o mộ t tình huố ng khó xử . Ô ng vừ a trú ng mộ t kỳ nghỉ miễn phí cho
hai ngườ i ở mộ t khu nghỉ dưỡ ng tuyệt đẹp vớ i vé má y bay hạ ng nhấ t. Vấ n đề là ô ng ấ y quá
bậ n để có thể sử dụ ng giả i thưở ng nà y, nhưng nó lạ i bị giớ i hạ n về thờ i gian và cầ n phả i
đượ c sử dụ ng ngay từ sá ng ngà y hô m sau. Sếp củ a bạ n đã đưa ra mộ t thỏ a thuậ n: nếu bạ n
có thể hoà n thà nh tấ t cả nhữ ng việc quan trọ ng nhấ t củ a mình và o cuố i ngà y thứ Hai, ô ng ta
sẽ tặ ng vợ chồ ng bạ n kỳ nghỉ tuyệt vờ i và miễn phí nà y. Nếu bạ n nhậ n đượ c mộ t phầ n
thưở ng hay độ ng cơ như vậ y, bạ n sẽ là m gì? Có thể bạ n sẽ thấ y kinh ngạ c về khố i lượ ng
cô ng việc mình có thể hoà n thà nh chỉ trong ngà y hô m đó . Có thể bạ n sẽ hoà n thà nh đượ c
20% quan trọ ng nhấ t trong cá c cô ng việc mà bạ n đã lên kế hoạ ch cho cả tuầ n. Vớ i mộ t hình
thứ c khuyến khích như vậ y, bạ n sẽ khô ng để lã ng phí mộ t phú t nà o. Bạ n sẽ khô ng tố n thờ i
gian buô n chuyện vớ i cá c đồ ng nghiệp mà sẽ bắ t tay và o việc từ sớ m, là m việc qua giờ nghỉ
và tậ p trung tâ m trí và o việc giả i quyết cá c cô ng việc tồ n đọ ng bằ ng cá ch hoà n thà nh nhữ ng
nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t. Bạ n sẽ trở thà nh mộ t trong nhữ ng ngườ i có nă ng suấ t cao nhấ t
ở cơ quan trong phú t chố c. Đâ y là mộ t bà i tậ p tuyệt vờ i mà bạ n có thể á p dụ ng vớ i bả n thâ n.
Bà i tậ p nà y minh họ a cho thự c tế rằ ng hiệu suấ t củ a bạ n chủ yếu phụ thuộ c và o sự lự a chọ n.
Vớ i mộ t độ ng lự c đủ lớ n, bạ n sẽ thấ y kinh ngạ c về hiệu suấ t củ a mình gầ n như chỉ sau và i
phú t. Vớ i mộ t độ ng lự c đủ lớ n và quyết định củ a bả n thâ n, bạ n sẽ gầ n như ngay lậ p tứ c trở
thà nh mộ t trong nhữ ng ngườ i đá ng giá nhấ t trong tổ chứ c.

Quy luậ t củ a số ba
Đâ y có lẽ là nguyên lý xứ ng đá ng vớ i chi phí và thờ i gian mà bạ n bỏ ra để đọ c cuố n sá ch
nà y. Nó đượ c dự a trên mộ t phá t hiện kỳ diệu củ a tô i sau nhiều nă m là m việc vớ i hà ng ngà n
lã nh đạ o và chủ doanh nghiệp. Nguyên lý nà y cho biết dù bạ n có là m bao nhiêu việc khá c
nhau trong mộ t tuầ n hay mộ t thá ng, sẽ chỉ có 3 nhiệm vụ và hoạ t độ ng chiếm tớ i 90% giá
trị đố i vớ i cô ng việc củ a bạ n. Nếu bạ n lậ p danh sá ch tấ t cả nhữ ng việc mình là m trong mộ t
thá ng, có thể nó sẽ bao gồ m 20, 30 hay thậ m chí 40 nhiệm vụ và trá ch nhiệm khá c nhau.
Nhưng nếu bạ n xem xét danh sá ch đó mộ t cá ch kỹ lưỡ ng từ ng đề mụ c mộ t, bạ n sẽ thấ y rằ ng
chỉ có 3 đề mụ c trong cả danh sá ch chiếm 90% đó ng gó p củ a bạ n trong cô ng ty.

Là m thế nà o để bạ n có thể xá c định “bộ ba chủ chố t” nà y? Rấ t đơn giả n. Hã y lậ p danh

sá ch cá c nhiệm vụ và trá ch nhiệm củ a bạ n từ đầ u thá ng đến cuố i thá ng và trong cả nă m. Sau
đó , hã y trả lờ i 3 câ u hỏ i kỳ diệu sau:

Thuậ t quả n lý thờ i gian

1. Nếu tôi chỉ có thể làm một việc trong danh sách này trong cả ngày, thì hoạt động nào sẽ có
đóng góp lớn nhất cho công việc của tôi? Nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t – điều sẽ có đó ng gó p
lớ n nhấ t vớ i cô ng việc củ a bạ n có thể sẽ hiện lên rõ rà ng trướ c mắ t bạ n từ danh sá ch.
Thườ ng thì điều đó sẽ khá hiển nhiên vớ i bạ n cũ ng như vớ i nhữ ng ngườ i xung quanh. Hã y
khoanh trò n mụ c đó lạ i.

2. Nếu tôi chỉ có thể làm hai việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có
đóng góp lớn thứ hai đối với công việc của tôi? Thườ ng thì đề mụ c nà y cũ ng sẽ rấ t rõ rà ng
đố i vớ i bạ n. Có thể bạ n sẽ phả i suy nghĩ nhiều hơn mộ t chú t, nhưng nó thườ ng sẽ sớ m hiện
ra.

3. Nếu tôi chỉ có thể làm ba việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có
đóng góp lớn thứ ba đối với công việc của tôi? Khi phâ n tích cá c câ u trả lờ i củ a mình, bạ n sẽ
thấ y rõ rằ ng chỉ có ba việc mình là m chiếm gầ n như tấ t cả giá trị mà bạ n tạ o ra. Việc bắ t đầ u
và hoà n thà nh nhữ ng nhiệm vụ nà y quan trọ ng hơn tấ t cả nhữ ng việc khá c bạ n là m.

Có mộ t điểm quan trọ ng là : nếu bạ n khô ng biết câ u trả lờ i cho 3 câ u hỏ i nà y, bạ n đang

gặ p rắ c rố i nghiêm trọ ng. Bạ n đang gặ p rủ i ro lớ n về việc lã ng phí thờ i gian và cuộ c số ng
củ a mình trong cô ng việc. Nếu bạ n khô ng biết câ u trả lờ i cho nhữ ng câ u hỏ i kỳ diệu nà y,
bạ n sẽ luô n luô n là m nhữ ng việc có giá trị thấ p hoặ c khô ng có giá trị gì. Nếu bạ n khô ng nắ m
rõ vì bấ t cứ lý do nà o, hã y đến gặ p sếp củ a mình. Hã y hỏ i xem ô ng ta nghĩ 3 việc quan trọ ng
nhấ t mà bạ n là m có đó ng gó p lớ n nhấ t trong cô ng việc là gì. Hã y hỏ i cá c đồ ng nghiệp củ a
bạ n. Hã y hỏ i vợ hay chồ ng bạ n. Nhưng bằ ng cá ch nà o bạ n cũ ng phả i biết đượ c câ u trả lờ i
cho 3 câ u hỏ i nà y.

Truyền đạ t lạ i
Khi bạ n đã nắ m rõ về “bộ ba chủ chố t”, bạ n cũ ng phả i giú p nhữ ng nhâ n viên củ a bạ n
nắ m đượ c “bộ ba chủ chố t” củ a họ . Khô ng có việc gì mà bạ n có thể là m cho cá c nhâ n viên
củ a mình tố t và hà o phó ng hơn là giú p họ hiểu biết cặ n kẽ về nhữ ng việc quan trọ ng nhấ t
mà họ là m có đó ng gó p lớ n nhấ t vớ i cô ng ty. Trong mộ t bộ phậ n hoặ c tổ chứ c đượ c quả n lý
hiệu quả , cá c nhâ n viên đều biết chính xá c nhữ ng việc quan trọ ng nhấ t họ có thể là m để có
thể đạ t thà nh quả lớ n nhấ t. Đồ ng thờ i mọ i nhâ n viên cũ ng cầ n biết ba việc chủ chố t củ a
nhữ ng ngườ i khá c là gì. Mọ i ngườ i cầ n luô n là m việc độ c lậ p và theo nhó m để hoà n thà nh
nhữ ng nhiệm vụ chủ chố t đó . Nhữ ng ngườ i có thiên hướ ng “tư duy nhanh” thườ ng phả n hồ i
lạ i nhữ ng yêu cầ u và á p lự c củ a thờ i điểm hiện tạ i. Họ liên tụ c đi lệch hướ ng khỏ i nhữ ng
nhiệm vụ có ưu tiên cao nhấ t củ a mình. Nhưng phong cá ch nà y khô ng phả i dà nh cho bạ n.
Trướ c khi bạ n bắ t đầ u và o việc, hã y dà nh thờ i gian để suy nghĩ mộ t cá ch chậ m rã i, chọ n ra
nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t và bắ t đầ u là m việc đó mà khô ng bậ n tâ m đến cá c việc khá c.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 09.
Giữ đú ng hướ ng
“Đâ u là cá ch sử dụ ng thờ i gian hiệu quả nhấ t củ a tô i ngay lú c nà y?” Bở i đâ y là câ u hỏ i
quan trọ ng nhấ t trong lĩnh vự c quả n lý thờ i gian, hã y luô n đặ t ra câ u hỏ i nà y cho đến khi nó
tự độ ng trở thà nh kim chỉ nam khuyến khích và thú c đẩ y bạ n tậ p trung và o nhiệm vụ hay
hoạ t độ ng có giá trị cao nhấ t. Khi bạ n sắ p xếp thờ i gian và cá c cô ng việc xoay quanh câ u trả
lờ i cho câ u hỏ i nà y, bạ n sẽ thấ y ngạ c nhiên về khả nă ng cả i thiện hiệu quả mộ t cá ch nhanh
chó ng củ a mình. Thỉnh thoả ng tô i lạ i hỏ i cá c khá n giả củ a mình, “Tà i sả n tà i chính có giá trị
nhấ t củ a bạ n là gì?” Sau khi họ đã suy nghĩ kỹ và đưa ra mộ t và i câ u trả lờ i, tô i chỉ ra rằ ng
đá p á n thự c sự là “khả nă ng kiếm tiền củ a bạ n”. Khả nă ng kiếm tiền củ a bạ n thể hiện từ
80% đến 90% giá trị về mặ t tà i chính củ a bạ n trong cô ng việc. Hã y coi bả n thâ n như mộ t
“cỗ má y kiếm tiền”. Mọ i việc mà bạ n là m đều có mộ t giá trị nà o đó dù cao hay thấ p. Nhiệm
vụ củ a bạ n là tậ p trung và o cá ch sử dụ ng thờ i gian có giá trị nhấ t và rèn luyện bả n thâ n để
có thể liên tụ c là m việc vớ i mộ t số ít hoạ t độ ng có đó ng gó p lớ n nhấ t cho cô ng việc và cô ng
ty củ a bạ n.

Mộ t nguyên tắ c về lố i số ng
Sự lự a chọ n cá ch sử dụ ng thờ i gian có giá trị nhấ t nà y á p dụ ng vớ i mọ i khía cạ nh trong
cuộ c số ng củ a bạ n. Có nhữ ng khi cá ch sử dụ ng thờ i gian hiệu quả nhấ t củ a bạ n, nhấ t là khi
bạ n đã là m việc cậ t lự c, là về nhà , đi nghỉ sớ m và có mộ t giấ c ngủ ngon. Có khi cá ch sử dụ ng
thờ i gian hiệu quả nhấ t là gặ p gỡ nhữ ng ngườ i quan trọ ng nhấ t trong cuộ c số ng củ a bạ n. Có
khi cá ch sử dụ ng thờ i gian hiệu quả nhấ t củ a bạ n là quan tâ m chu đá o tớ i sứ c khỏ e bằ ng
cá ch ă n nhữ ng thự c phẩ m phù hợ p, dà nh thờ i gian để tậ p thể dụ c thườ ng xuyên và nghỉ
ngơi thư giã n hợ p lý để có thể đạ t hiệu suấ t cao nhấ t. Có khi cá ch sử dụ ng thờ i gian có giá
trị nhấ t củ a bạ n là ở bên gia đình hoặ c đọ c mộ t cuố n sá ch hay thay vì xem ti vi. Và o nhữ ng
lú c khá c, cá ch sử dụ ng thờ i gian có giá trị nhấ t là giao lưu, gặ p gỡ nhữ ng ngườ i thâ n và bạ n
bè mà bạ n muố n ở bên để có thể thư giã n và giả i tỏ a că ng thẳ ng. Điều quan trọ ng nhấ t là
bạ n phả i luô n luô n đặ t ra cho mình câ u hỏ i: “Cá ch sử dụ ng thờ i gian có giá trị nhấ t vớ i tô i
và o lú c nà y là gì?” Sau đó hã y rèn luyện bả n thâ n để bắ t đầ u và hoà n thà nh hoạ t độ ng đó .
Khi bạ n á p dụ ng gợ i ý nà y và o cá c kỹ nă ng quả n lý thờ i gian cũ ng như mộ t ngà y củ a mình,
bạ n sẽ trở thà nh mộ t trong nhữ ng ngườ i quả n lý thờ i gian hiệu quả nhấ t trong thế hệ củ a
mình.

Quan trọ ng hay Cấ p bá ch

Đố i vớ i cá c nhiệm vụ và hoạ t độ ng củ a bạ n, thiết lậ p cá c ưu tiên chủ yếu là việc phâ n
biệt “số ít quan yếu” vớ i “số nhiều tầ m thườ ng”. Có bố n loạ i nhiệm vụ mà bạ n phả i đố i mặ t

Thuậ t quả n lý thờ i gian

mỗ i ngà y. Khả nă ng sắ p xếp nhữ ng nhiệm vụ nà y theo nhó m thích hợ p có thể giú p bạ n tă ng
đá ng kể nă ng suấ t củ a mình. Mỗ i nhiệm vụ có thể đượ c xếp và o mộ t chiếc hộ p hay gó c phầ n
tư riêng.

Góc phần tư thứ nhất: cấp bách và quan trọng

Mộ t nhiệm vụ quan trọng là mộ t việc có tá c độ ng dà i hạ n đến sự nghiệp củ a bạ n. Mộ t
nhiệm vụ cấp bách là mộ t việc khô ng thể bị trì hoã n. Mộ t nhiệm vụ vừ a quan trọ ng vừ a cấ p
bá ch là mộ t việc rấ t cấ p thiết đố i vớ i bạ n. Nó đượ c quyết định chủ yếu bở i nhữ ng yêu cầ u từ
ngoạ i cả nh đố i vớ i thờ i gian củ a bạ n, bở i nhữ ng nhiệm vụ và trá ch nhiệm mà bạ n phả i bắ t
đầ u và hoà n thà nh nhằ m kiểm soá t đượ c cô ng việc củ a mình. Có nhữ ng ngườ i bạ n phả i gặ p,
nhữ ng việc bạ n phả i là m và nhữ ng nơi bạ n phả i đi. Có nhữ ng khá ch hà ng cầ n gặ p mặ t,
nhữ ng nhiệm vụ cầ n hoà n thà nh và nhữ ng hoạ t độ ng mà nhữ ng ngườ i khá c cho rằ ng bạ n
phả i thự c hiện. Hầ u hết mọ i ngườ i dà nh phầ n lớ n thờ i gian trong ngà y và o nhữ ng nhiệm vụ
vừ a quan trọ ng vừ a cấ p bá ch. Nhữ ng nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t và nhữ ng ưu tiên lớ n nhấ t
củ a bạ n đều là nhữ ng việc cấ p bá ch và quan trọ ng. Đâ y đượ c gọ i là “gó c phầ n tư cầ n là m
ngay tứ c thì”.

Góc phần tư thứ 2: quan trọng, nhưng không cấp bách

Loạ i nhiệm vụ thứ hai là nhữ ng nhiệm vụ quan trọ ng nhưng khô ng cấ p bá ch. Chú ng có
thể đượ c trì hoã n ít nhấ t là trong ngắ n hạ n. Mộ t ví dụ về nhiệm vụ quan trọ ng nhưng khô ng
cấ p bá ch là mộ t bá o cá o quan trọ ng bạ n phả i viết, phê duyệt và nộ p và o trướ c cuố i thá ng.
Hoặ c mộ t bà i nghiên cứ u ở trườ ng đạ i họ c. Đâ y là mộ t việc rấ t quan trọ ng đố i vớ i điểm số
củ a bạ n và o cuố i họ c kỳ, nhưng cũ ng là việc có thể trì hoã n sau nhiều tuầ n hoặ c thá ng –
chuyện thườ ng xuyên xả y ra. Hầ u hết cá c bà i tậ p nghiên cứ u đượ c viết và o tố i hô m trướ c
hạ n nộ p. Việc từ ng là quan trọ ng nhưng khô ng cấ p bá ch bỗ ng nhiên trở nên vô cù ng khẩ n
cấ p. Trong suố t cuộ c đờ i, bạ n bị xoay quanh bở i nhữ ng nhiệm vụ quan trọ ng nhưng khô ng
cấ p bá ch. Việc đọ c nhữ ng cuố n sá ch quan trọ ng trong lĩnh vự c củ a mình, họ c cá c khó a bổ
sung, nâ ng cao kỹ nă ng và trình độ đều rấ t quan trọ ng đố i vớ i thà nh cô ng củ a bạ n về lâ u
dà i, nhưng chú ng khô ng phả i là nhữ ng việc cấ p bá ch. Vì thế, hã y trì hoã n chú ng. Hầ u hết
nhữ ng ngườ i thấ t bạ i hay đạ t kết quả thấ p trong cô ng việc đã trì hoã n việc nâ ng cao cá c kỹ
nă ng và nă ng lự c củ a mình quá lâ u đến mứ c họ bị xem thườ ng hoặ c qua mặ t bở i nhữ ng
ngườ i quyết tâ m và quyết liệt hơn, nhữ ng ngườ i mong muố n đạ t đượ c thà nh quả và trọ ng
trá ch lớ n hơn. Thậ m chí mộ t việc đơn giả n như tậ p thể dụ c cũ ng rấ t quan trọ ng đố i vớ i sứ c
khỏ e củ a bạ n nhưng khô ng phả i là việc cấ p bá ch. Bạ n có thể trì hoã n chú ng trong mộ t thờ i
gian dà i giố ng như hầ u hết mọ i ngườ i. Cá c bá c sĩ cho biết 85% nhữ ng vấ n đề chủ yếu về sứ c
khỏ e mà mọ i ngườ i gặ p phả i khi về già có thể trá nh đượ c nếu như họ có cá c thó i quen về
sứ c khỏ e hợ p lý khi trưở ng thà nh, bao gồ m chế độ ă n và tậ p thể dụ c. Nhữ ng nhiệm vụ nà y
rơi và o “gó c phầ n tư củ a sự hiệu quả ”.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Góc phần tư thứ 3: cấp bách, nhưng không quan trọng
Có nhữ ng ngườ i bướ c và o vă n phò ng củ a bạ n, gọ i điện thoạ i, gử i tin nhắ n hay thư điện
tử cho bạ n, nhưng sự phả n hồ i củ a bạ n đố i vớ i nhữ ng tá c nhâ n nà y lạ i hầ u như khô ng có giá
trị gì đố i vớ i cô ng ty hay cô ng việc củ a bạ n. Đâ y là nhữ ng nhiệm vụ cấ p bá ch nhưng khô ng
quan trọ ng. Nhữ ng nhiệm vụ nà y thuộ c và o nhó m thườ ng đượ c gọ i là “gó c phầ n tư củ a sự
đá nh lừ a”. Mọ i ngườ i nghĩ rằ ng vì họ là m nhữ ng hoạ t độ ng nà y trong ngà y thì hẳ n chú ng
phả i có giá trị nà o đó , nhưng họ chỉ đang tự để mình rơi và o nhữ ng việc khô ng quan trọ ng
đố i vớ i sự nghiệp. Nhiều ngườ i dà nh tớ i mộ t nử a thờ i gian củ a mình và o nhữ ng việc cấ p
bá ch nhưng khô ng quan trọ ng. Chú ng là nhữ ng việc vui vẻ, dễ dà ng và thú vị nhưng lạ i
khô ng mang lạ i kết quả trong cô ng việc. Hầ u hết nhữ ng hoạ t độ ng nà y là việc tá n gẫ u vớ i
đồ ng nghiệp, nhữ ng hoạ t độ ng giá trị thấ p hoặ c vô giá trị.

Góc phần tư thứ 4: không cấp bách và không quan trọng

Loạ i hoạ t độ ng thứ tư mà mọ i ngườ i thự c hiện trong cô ng việc là nhữ ng nhiệm vụ vừ a
khô ng cấ p bá ch vừ a khô ng quan trọ ng. Nhữ ng hoạ t độ ng nà y thuộ c và o “gó c phầ n tư lã ng
phí”. Nhiều ngườ i tham gia và o cá c hoạ t độ ng khô ng có giá trị đố i vớ i bả n thâ n hay cô ng ty.
Việc đọ c nhữ ng email rá c hay cá c trang tin thể thao, đi mua sắ m trong ngà y hoặ c lá i xe lò ng
vò ng giữ a cá c cuộ c hẹn trong khi nghe đà i đều là cá c ví dụ về nhữ ng hoạ t độ ng vừ a khô ng
cấ p bá ch vừ a khô ng quan trọ ng. Chú ng hoà n toà n gâ y lã ng phí thờ i gian và khô ng có đó ng
gó p gì cho cuộ c số ng củ a bạ n.

Xâ y dự ng cá c thó i quen tố t trong cô ng việc

Mộ t bi kịch lớ n là khi bạ n là m mộ t việc gì đó lặ p đi lặ p lạ i, bạ n sẽ nhanh chó ng hình
thà nh nên mộ t thó i quen. Và khi đã hình thà nh, nhữ ng thó i quen nà y rấ t khó bỏ . Nhiều
ngườ i đã có thó i quen dà nh phầ n lớ n thờ i gian củ a mình và o nhữ ng hoạ t độ ng giá trị thấ p
hoặ c vô giá trị rồ i sau đó lạ i bấ t ngờ vì mình bị sa thả i hoặ c bỏ lỡ cá c cơ hộ i thă ng tiến. Chìa
khó a để quả n lý thờ i gian hiệu quả là hã y thiết lậ p cá c ưu tiên và luô n luô n xử lý nhữ ng việc
vừ a cấ p bá ch vừ a quan trọ ng, tứ c là nhữ ng nhiệm vụ cấ p bá ch và quan trọ ng nhấ t. Khi bạ n
đã hoà n thà nh nhữ ng nhiệm vụ vừ a cấ p bá ch vừ a quan trọ ng, hã y lậ p tứ c chuyển sang cá c
nhiệm vụ quan trọ ng nhưng khô ng cấ p bá ch và o thờ i điểm hiện tạ i. Nhữ ng nhiệm vụ quan
trọ ng nhưng khô ng cấ p bá ch thườ ng là nhữ ng nhiệm vụ và hoạ t độ ng có thể giú p ích cho sự
nghiệp củ a bạ n về lâ u dà i.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 10.
Xá c định cá c nhiệm vụ chính
Để đạ t nă ng suấ t cao trong cô ng việc, bạ n cầ n tậ p trung và o nhữ ng việc có giá trị và
quan trọ ng nhấ t cả ngà y. Việc nắ m rõ cá c nhiệm vụ quan trọ ng là điều cầ n thiết để đạ t đượ c
hiệu quả điều hà nh và nă ng suấ t cao. Chú ng là nhữ ng việc bạ n đượ c thuê là m, hoà n thà nh
hay đạ t đượ c. Chú ng là nhữ ng ưu tiên hà ng đầ u củ a bạ n xét về giá trị mà bạ n đó ng gó p cho
cô ng ty. Đâ y là nhữ ng nhiệm vụ mà khi đượ c hoà n thà nh sẽ quyết định liệu bạ n có là m trò n
trá ch nhiệm vớ i cô ng ty và bả n thâ n hay khô ng. Nhữ ng nhiệm vụ chính mà bạ n đượ c thuê
để hoà n thà nh là gì? Hã y thử hỏ i câ u nà y theo cá ch khá c: “Tạ i sao bạ n lạ i đượ c trả lương?”
Đâ y là mộ t câ u hỏ i về mặ t tổ chứ c quan trọ ng mà bạ n cầ n đặ t ra từ ng giâ y phú t mỗ i ngà y –
nhấ t là khi bạ n bị quá tả i vớ i quá nhiều việc cầ n là m vớ i quá ít thờ i gian.

Mộ t nhiệm vụ chính có thể đượ c định nghĩa là nhiệm vụ có ba đặ c tính cụ thể:

1. Đó là việc mà bạ n nhấ t định phả i là m để hoà n thà nh cá c trá ch nhiệm và yêu cầ u về

cô ng việc.

2. Đó là việc mà bạ n phả i chịu trá ch nhiệm hoà n toà n. Nếu bạ n khô ng tự mình là m nó ,
khô ng ai khá c có thể hoặ c sẽ là m việc đó thay bạ n.

3. Đó là việc hoà n toà n nằ m trong tầ m kiểm soá t củ a bạ n. Bạ n khô ng cầ n sự hỗ trợ hoặ c

tham gia củ a ngườ i khá c để hoà n thà nh nó .

Nếu bạ n khô ng chắ c chắ n về nhữ ng nhiệm vụ chính củ a mình, hã y hỏ i sếp củ a bạ n. Hã y

hỏ i ô ng ta: “Chính xá c thì tô i đượ c trả lương vì lý do gì?”

Mộ t điều khá bấ t ngờ là hầ u hết cá c nhà quả n lý cũ ng khô ng biết trả lờ i câ u hỏ i nà y. Họ

chưa bao giờ suy nghĩ kỹ cà ng vì sao bạ n lạ i có trong biên chế, hay thậ m chí tạ i sao mình lạ i
ở trong biên chế. Khi đặ t ra câ u hỏ i nà y và buộ c sếp mình suy nghĩ kỹ cà ng về nó , bạ n sẽ
giú p cả hai bên trở nên hiệu quả và nă ng suấ t hơn trong cô ng việc.

Đi đú ng hướ ng
Mộ t câ u hỏ i thứ hai liên quan đến cá c nhiệm vụ chính là : “Việc gì chỉ tô i mớ i có thể là m
mà nếu thự c hiện xuấ t sắ c sẽ tạ o nên khá c biệt thự c sự cho tổ chứ c?” Thự c tế là có mộ t câ u
trả lờ i cụ thể cho câ u hỏ i nà y trong hầ u như mọ i thờ i điểm trong ngà y. Trong cô ng việc củ a
bạ n, có nhữ ng việc mà chỉ bạ n mớ i có thể là m. Nếu bạ n khô ng thự c hiện nhữ ng việc đó , sẽ
khô ng có ai khá c là m chú ng thay bạ n. Nếu bạ n thự c hiện tố t, chú ng sẽ tạ o nên nhữ ng khá c
biệt đá ng kể đố i vớ i cô ng việc và cô ng ty củ a bạ n. Đâ y là nhữ ng hoạ t độ ng cụ thể có đó ng

Thuậ t quả n lý thờ i gian

gó p lớ n nhấ t tớ i cô ng việc củ a bạ n. Để có thể đạ t phong độ cao nhấ t, bạ n phả i hoà n toà n
nắ m rõ về nhữ ng hoạ t độ ng có giá trị cao nhấ t mà chỉ bạ n mớ i có thể thự c hiện xuấ t sắ c.
Hã y nhớ rằ ng luô n có hà ng tră m nhữ ng việc nhỏ mà bạ n có thể là m nhưng nếu đượ c thự c
hiện tố t cũ ng chỉ tạ o nên nhữ ng khá c biệt rấ t nhỏ đố i vớ i thà nh cô ng củ a bạ n. Tậ p trung và o
nhữ ng nhiệm vụ chính là cá ch nhanh nhấ t để thú c đẩ y hiệu quả , nă ng lự c, sự thuyết phụ c,
nhiệt huyết và nă ng lượ ng. Bạ n sẽ luô n cả m thấ y trà n đầ y tự tin và o khả nă ng củ a bả n thâ n
sau khi hoà n thà nh mộ t việc quan trọ ng và có ý nghĩa lớ n vớ i bả n thâ n và cô ng ty. Mặ t khá c,
trong thờ i đạ i củ a nhữ ng giá n đoạ n ngà y nay, bạ n sẽ cả m thấ y tự ti, thấ t vọ ng, că ng thẳ ng và
trầ m cả m khi là m mộ t việc gì đó mà bạ n biết rằ ng chỉ có vai trò khô ng đá ng kể vớ i việc thự c
hiện cá c mụ c tiêu chính củ a bả n thâ n.

Xá c định cá c nhiệm vụ chính

Hiếm có cô ng việc nà o có trên 5 đến 7 nhiệm vụ chính. Mỗ i nhiệm vụ chính (KRA) là
mộ t nhiệm vụ cụ thể mà bạ n phả i là m để có thể hoà n thà nh cá c trá ch nhiệm về kết quả
chung trong cô ng việc.

Chẳ ng hạ n nếu bạ n là mộ t nhâ n viên kinh doanh, cá c nhiệm vụ chính củ a bạ n là :

1. Khả o sá t (tìm kiếm khá ch hà ng mớ i để trao đổ i)

2. Xâ y dự ng lò ng tin và mố i quan hệ vớ i khá ch hà ng tiềm nă ng để họ sẵ n sà ng lắ ng nghe

bạ n

3. Xá c định chính xá c cá c nhu cầ u

4. Giớ i thiệu sả n phẩ m củ a bạ n mộ t cá ch thuyết phụ c

5. Phả n hồ i lạ i nhữ ng ý kiến trá i chiều mộ t cá ch rõ rà ng

6. Kết thú c bá n hà ng mộ t cá ch dứ t khoá t

7. Tiếp nhậ n việc bá n lạ i và giớ i thiệu từ cá c khá ch hà ng hà i lò ng

Mỗ i mộ t nhiệm vụ nà y cầ n phả i đượ c thự c hiện để bạ n có thể hoà n thà nh trá ch nhiệm
củ a mộ t nhâ n viên kinh doanh cho cô ng ty.

Là mộ t nhà quả n lý, bạ n cũ ng có 7 nhiệm vụ chính đó là :

1. Lậ p kế hoạ ch (quyết định chính xá c nhữ ng việc cầ n thự c hiện)

2. Tổ chứ c (tậ p hợ p nhâ n lự c, tiền bạ c và cá c nguồ n lự c cầ n thiết để hoà n thà nh kế

hoạ ch)

3. Tuyển dụ ng (tìm kiếm nhữ ng ngườ i phù hợ p để là m việc cù ng bạ n và thự c hiện cá c

mụ c tiêu)

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 4. Ủ y quyền (đả m bả o rằ ng mọ i ngườ i biết chính xá c họ phả i là m gì, và o lú c nà o và vớ i
chấ t lượ ng như thế nà o)

5. Giá m sá t (đả m bả o mỗ i cô ng việc đượ c thự c hiện đú ng tiến độ và đạ t yêu cầ u về chấ t

lượ ng)

6. Đo lườ ng (đặ t ra cá c tiêu chuẩ n và cộ t mố c cũ ng như lộ trình để hoà n thà nh cá c

nhiệm vụ quan trọ ng)

7. Bá o cá o (đả m bả o rằ ng mỗ i ngườ i cấ p trên, cấ p dướ i và ngang hà ng vớ i bạ n biết

chính xá c bạ n đang là m gì và đạ t đượ c kết quả gì)

Hơn 90% cá c vấ n đề củ a bạ n trong quả n lý và cuộ c số ng là do sự lơ là mộ t trong nhữ ng

nhiệm vụ chính trên. Điều nà y giố ng như việc bỏ só t mộ t gia vị quan trọ ng trong cô ng thứ c
nấ u ă n. Vì mộ t lý do mà mó n ă n đã khô ng cò n “ngon đú ng điệu” nữ a.

Sự rõ rà ng rấ t quan trọ ng
Tấ t cả mọ i ngườ i ở mọ i cấ p bậ c trong tổ chứ c cầ n biết cá c nhiệm vụ chính củ a mình là
gì. Hã y đả m bả o rằ ng mọ i nhâ n viên củ a bạ n nắ m rõ về đó ng gó p có giá trị nhấ t củ a họ đố i
vớ i tổ chứ c. Mộ t trong nhữ ng điều tố t nhấ t bạ n có thể dà nh cho cá c nhâ n viên củ a mình là
giú p họ nắ m rõ nhữ ng việc quan trọ ng và có giá trị nhấ t mà họ có thể là m và sau đó giú p họ
đạ t đượ c nhữ ng mụ c tiêu nà y đú ng hạ n. Dù đang ở cấ p bậ c nà o trong tổ chứ c, bạ n cầ n phả i
biết hai điều: Thứ nhấ t là nhữ ng nhiệm vụ chính củ a sếp bạ n là gì? Nhiệm vụ ô ng ấ y cầ n
hoà n thà nh có vai trò quan trọ ng nhấ t đố i vớ i thà nh cô ng củ a tổ chứ c là gì? Nếu bạ n khô ng
biết câ u trả lờ i cho nhữ ng câ u hỏ i nà y, bạ n sẽ khô ng thể giú p sếp củ a mình hoà n thà nh
nhiệm vụ , điều vố n rấ t quan trọ ng đố i vớ i thà nh cô ng củ a chính bạ n. Thứ hai là bạ n cầ n
phả i biết cá c nhiệm vụ chính củ a mình là gì. Ngoà i ra, mỗ i nhâ n viên củ a bạ n cũ ng phả i biết
câ u trả lờ i cho câ u hỏ i nà y cũ ng như phả i biết về nhữ ng nhiệm vụ chính củ a mình theo trình
tự quan trọ ng và thờ i hạ n cầ n hoà n thà nh chú ng.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 11.
Ủ y quyền cho ngườ i khá c
Mộ t trong nhữ ng cô ng cụ quả n lý thờ i gian hữ u hiệu nhấ t là tìm đượ c ngườ i có thể
đả m đương nhiệm vụ thay bạ n. Khả nă ng giao cá c nhiệm vụ có giá trị thấ p hơn cho nhữ ng
ngườ i có khả nă ng vớ i mứ c tiền cô ng theo giờ thấ p hơn là mộ t trong nhữ ng kỹ nă ng thiết
yếu trong quả n lý hiện đạ i. Hã y giao tấ t cả nhữ ng nhiệm vụ có thể ủ y quyền cho nhữ ng
ngườ i có thể là m đượ c chú ng vớ i kết quả tương đương hoặ c tố t hơn bạ n. Hã y sử dụ ng “quy
tắ c 70%”: nếu mộ t ngườ i có thể là m mộ t nhiệm vụ tố t bằ ng 70% khả nă ng củ a bạ n, hã y giao
việc đó cho họ .

Gấ p bộ i giá trị củ a bạ n
Việc ủ y quyền giú p bạ n chuyển từ việc mình có thể tự là m sang việc mình có thể quả n
lý. Ủ y quyền là mộ t kỹ nă ng cho phép bạ n tậ n dụ ng tà i nă ng củ a mình và gấ p bộ i lên bằ ng
nhữ ng ngườ i bạ n có thể giao phó cá c phầ n việc nhỏ hơn. Bạ n luô n có mộ t lự a chọ n. Bạ n có
thể tự là m nó hoặ c tìm mộ t ngườ i khá c thay thế. Nă ng suấ t cao buộ c bạ n phả i luô n suy nghĩ
theo cá ch thứ hai: “Ai có thể là m việc nà y ngoà i tô i?”

Có thể họ c đượ c kỹ nă ng ủ y quyền

Hã y họ c cá c kỹ nă ng ủ y quyền đú ng cá ch (Tô i đã viết mộ t cuố n sá ch riêng trong tuyển
tậ p nà y, Thuật ủy quyền và giám sát, cung cấ p cho bạ n mọ i kiến thứ c cầ n thiết để tă ng tố i đa
nă ng suấ t củ a mình nhờ nhữ ng ngườ i khá c). Hã y chọ n ngườ i thích hợ p để xử lý mỗ i nhiệm
vụ và cung cấ p cho họ cá c lịch trình, thờ i hạ n, tiêu chuẩ n thự c hiện và mộ t kế hoạ ch đá nh
giá . Bạ n cũ ng có thể ủ y quyền việc giả i quyết vấ n đề và ra quyết định nếu nhữ ng việc đó
nằ m trong nghĩa vụ và trá ch nhiệm củ a bạ n. Bạ n có thể ủ y quyền việc thu thậ p thô ng tin và
nghiên cứ u. Bạ n có thể ủ y quyền tấ t cả nhữ ng nhiệm vụ mà bấ t cứ ai khá c có thể là m tố t
hoặ c gầ n tố t bằ ng bạ n. Vớ i ủ y quyền, mộ t kỹ nă ng có thể dễ dà ng họ c hỏ i, bạ n có thể đạ t đến
mọ i giớ i hạ n trong sự nghiệp củ a mình. Nhưng nếu khô ng có khả nă ng ủ y quyền hiệu quả ,
bạ n sẽ luô n bị rơi và o tình trạ ng quá tả i cô ng việc. Bạ n cũ ng sẽ rơi và o tình trạ ng là m quá
nhiều việc có giá trị thấ p hoặ c vô giá trị. Bạ n sẽ khô ng bao giờ bắ t kịp và kiểm soá t đượ c
cô ng việc củ a mình và sẽ là m tổ n hạ i đến sự nghiệp củ a bạ n.

Tin tuyệt vờ i nhấ t là tấ t cả cá c kỹ nă ng trong cô ng việc đều có thể họ c đượ c. Bạ n có thể

nắ m vữ ng tấ t cả nhữ ng ý tưở ng trong cuố n sá ch nà y nhờ thự c hà nh và lặ p lạ i. Bạ n có thể
trở thà nh ngườ i quả n lý thờ i gian xuấ t sắ c và tă ng gấ p đô i hay gấ p ba nă ng suấ t củ a mình
trong thờ i gian tớ i.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 12.
Tậ p trung tâ m trí

Sự tậ p trung và khả nă ng xử lý mộ t việc duy nhấ t là nhữ ng yếu tố thiết yếu để đạ t đượ c
mọ i thà nh tự u lớ n. Tậ p trung nghĩa là khi bạ n đã bắ t đầ u vớ i nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t,
quyết tâ m kiên trì vớ i nó mà khô ng đi lạ c hướ ng hay xao nhã ng. Khả nă ng tậ p trung tâ m trí
và o cá ch sử dụ ng thờ i gian quan trọ ng nhấ t củ a bạ n chính là yêu cầ u số mộ t để thà nh cô ng.
Bạ n có thể đá p ứ ng mọ i yêu cầ u khá c bằ ng trí tuệ, khả nă ng và sự sá ng tạ o củ a mình, nhưng
nếu khô ng thể tậ p trung và o từ ng việc cụ thể, bạ n sẽ khô ng thể thà nh cô ng. Bạ n cầ n phả i
là m nhữ ng việc quan trọ ng nhấ t trướ c tiên, mộ t cá ch lầ n lượ t và bỏ qua nhữ ng việc thứ yếu.
Nếu bạ n khô ng buộ c bả n thâ n tậ p trung toà n tâ m ý và o nhữ ng việc cụ thể, bạ n sẽ luô n chỉ
là m nhữ ng việc có mứ c độ ưu tiên thấ p. Hã y luô n luô n dà nh đủ thờ i gian cho nhữ ng ưu tiên
hà ng đầ u củ a bạ n. Hã y xá c định thờ i gian cầ n thiết để là m mộ t việc và thêm 30% thờ i gian
dự phò ng cho nhữ ng sự giá n đoạ n độ t xuấ t, cá c tình huố ng cấ p bá ch và trá ch nhiệm mớ i
phá t sinh. Vớ i mộ t khoả n dự phò ng 30% thờ i gian, chắ c rằ ng bạ n sẽ dự tính đượ c khá chính
xá c thờ i gian cầ n thiết để hoà n thà nh cô ng việc. Đâ y là mộ t trong nhữ ng bí quyết để đạ t
đượ c hiệu suấ t cao trong cô ng việc.

Earl Nightingale đã nó i: “Tấ t cả nhữ ng thà nh tự u vĩ đạ i trong cuộ c số ng đều đến từ sự

tậ p trung đượ c duy trì trong thờ i gian dà i.”

Luyện tậ p xử lý từ ng việc
Xử lý từ ng việc là mộ t trong nhữ ng kỹ thuậ t quả n lý thờ i gian và nguyên tắ c quả n lý
cuộ c số ng quan trọ ng nhấ t. Khi đã bắ t đầ u mộ t nhiệm vụ , bạ n phả i tiếp tụ c vớ i nó cho đến
khi hoà n thà nh. Xử lý từ ng việc đò i hỏ i bạ n phả i chấ m dứ t việc nâ ng lên và đặ t xuố ng nhiều
lầ n mộ t nhiệm vụ , chuyển sang là m việc khá c rồ i quay lạ i. Khi bạ n đã tiếp nhậ n và bắ t đầ u
mộ t việc, hã y buộ c mình phả i hoà n thà nh nó trướ c khi chuyển sang là m việc tiếp theo. Hã y
á p dụ ng cá ch xử lý từ ng việc vớ i cá c thư từ củ a bạ n. Hã y bỏ qua nhữ ng thứ khô ng quan
trọ ng ngay lậ p tứ c và xử lý cá c tà i liệu quan trọ ng mộ t lầ n duy nhấ t bằ ng cá ch phâ n loạ i
hoặ c phả n hồ i ngay. Nguyên tắ c xử lý từ ng việc đượ c phổ biến bở i chuyên gia về quả n lý
thờ i gian Alan Lakein xuấ t phá t từ cá c nghiên cứ u về thờ i gian và sự vậ n độ ng so sá nh kết
quả củ a nhữ ng ngườ i luô n tậ p trung tâ m trí và nhữ ng ngườ i luô n là m việc mộ t cá ch ngắ t
quã ng, bỏ đi rồ i quay lạ i vớ i mộ t việc nhiều lầ n trong khi thự c hiện nó . Nhữ ng nghiên cứ u
nà y phá t hiện ra rằ ng mỗ i lầ n bạ n tạ m dừ ng mộ t việc và chuyển sang việc khá c, bạ n bị mấ t
đà và nhịp điệu trong cô ng việc và khô ng cò n nắ m bắ t đượ c mình đang là m đến đâ u. Khi
quay lạ i vớ i việc đó , bạ n khô ng cò n lự a chọ n nà o khá c ngoà i việc phả i xem xét lạ i nhữ ng
việc đã là m trướ c đó , dò vị trí trướ c khi dừ ng lạ i và bắ t đầ u lạ i cô ng việc. Quá trình nà y có
thể cầ n lượ ng thờ i gian gấ p 5 lầ n để hoà n thà nh cô ng việc so vớ i việc nếu bạ n tiếp tụ c là m
nó mộ t mạ ch từ đầ u đến cuố i.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Nó i mộ t cá ch đơn giả n, xử lý từ ng việc có thể rú t ngắ n thờ i gian mà bạ n cầ n để hoà n tấ t
mộ t nhiệm vụ quan trọ ng xuố ng 80%, đồ ng thờ i là m tă ng đá ng kể chấ t lượ ng củ a cá c kết
quả .

Trá nh đa nhiệm
Hiện nay có khá nhiều tranh luậ n về khá i niệm đa nhiệm. Mộ t số ngườ i nghĩ rằ ng họ có
khả nă ng đạ t hiệu suấ t cao khi là m nhiều việc cù ng lú c. Cá c nghiên cứ u hiện đã chứ ng minh
rằ ng ý tưở ng nà y là hoà n toà n sai lầ m. Cá c chuyên gia phá t hiện ra rằ ng đa nhiệm thự c chấ t
là việc “chuyển đổ i giữ a cá c nhiệm vụ ”. Thự c tế, bạ n chỉ có thể là m mộ t việc mộ t lú c. Nếu
bạ n ngừ ng là m mộ t việc để chuyển sang việc khá c, bạ n phả i chuyển toà n bộ sự chú ý và
nă ng lượ ng củ a mình sang nhiệm vụ mớ i. Khi quay lạ i vớ i cô ng việc lú c trướ c, bạ n chỉ đang
dịch chuyển sự chú ý củ a mình giố ng như rọ i mộ t chù m sá ng từ mụ c tiêu nà y sang mụ c tiêu
khá c. Khi đó bạ n sẽ phả i lấ y lạ i nhịp độ là m việc vớ i cô ng việc cũ để có thể phả i bắ t đầ u lạ i
vớ i nó .

Ngố c và ngố c hơn

Theo tờ USA Today, mỗ i lầ n bạ n chuyển từ việc nà y sang việc khá c và quay trở lạ i, bạ n
sẽ phả i tiêu tố n mộ t phầ n trí tuệ và nă ng lự c củ a nã o bộ . Và o cuố i mộ t ngà y bậ n rộ n vớ i
nhiều việc cù ng lú c, bạ n có thể giả m đến 10 điểm IQ. Như vậ y, bạ n dầ n trở nên kém thô ng
minh hơn trong ngà y và đến cuố i ngà y sẽ bị kiệt sứ c và thườ ng xuyên thiếu quyết đoá n vớ i
nhữ ng chuyện nhỏ nhặ t như mình muố n ă n gì hay xem chương trình gì trên tivi và o buổ i
tố i. Là m nhiều việc cù ng lú c có vẻ hấ p dẫ n nhưng lạ i là mộ t cá ch sử dụ ng thờ i gian gâ y ả o
tưở ng. Nó có thể gâ y hạ i tớ i sự nghiệp củ a bạ n và là m ả nh hưở ng đến khả nă ng hoà n thà nh
nhữ ng nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t có vai trò quyết định tớ i thà nh cô ng củ a bạ n.

Quyết tâ m phả i tậ p trung

Ngà y hô m nay hã y quyết tâ m tạ o thó i quen lậ p kế hoạ ch cho cô ng việc mộ t cá ch cẩ n
thậ n, thiết lậ p cá c ưu tiên và bắ t đầ u vớ i nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t củ a bạ n. Khi bạ n bắ t đầ u
là m nhiệm vụ chủ chố t củ a mình, hã y quyết tâ m dà nh toà n bộ sự tậ p trung cho nó mà
khô ng đi lạ c hướ ng hay xao nhã ng cho đến khi hoà n thà nh. Mộ t trong nhữ ng kỹ thuậ t đượ c
cá c nhà lã nh đạ o hiệu suấ t cao sử dụ ng đó là là m việc tạ i nhà và o buổ i sá ng hay buổ i tố i
hoặ c cuố i tuầ n khi bạ n có thể tậ p trung tâ m trí mà khô ng bị là m phiền. Mộ t yếu tố quan
trọ ng khá c để có thể tậ p trung toà n bộ tâ m trí là trá nh xa “cá m dỗ củ a sự xao nhã ng”. Thay
vì trả lờ i tấ t cả cá c email hay cuộ c gọ i, hã y tắ t bỏ chú ng. Hã y đó ng cử a lạ i, tắ t cá c thiết bị và
gạ t mọ i thứ sang mộ t bên để có thể xử lý nhiệm vụ sẽ tạ o nên khá c biệt lớ n nhấ t cho cô ng ty
và sự nghiệp củ a bạ n ở thờ i điểm nà y. Khi bạ n tạ o đượ c thó i quen đó , chẳ ng mấ y chố c hiệu
suấ t và thà nh quả củ a bạ n sẽ đượ c tă ng gấ p nhiều lầ n.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 13.
Vượ t qua sự trì hoã n
Ngườ i ta thườ ng nó i rằ ng “trì hoã n là kẻ đá nh cắ p thờ i gian”. Mộ t khá n giả thô ng thá i
tham gia mộ t trong cá c buổ i hộ i thả o củ a tô i đã mở rộ ng quan điểm nà y và nó i rằ ng “trì
hoã n chính là kẻ đá nh cắ p cuộ c đờ i”. Khả nă ng vượ t qua sự trì hoã n và hoà n thà nh cô ng
việc đú ng tiến độ có thể quyết định đến sự thà nh bạ i trong sự nghiệp củ a bạ n. Tuy nhiên có
mộ t thự c tế là tấ t cả mọ i ngườ i đều trì hoã n. Ai cũ ng có quá nhiều việc để là m vớ i quá ít thờ i
gian. Nhưng nếu như tấ t cả đều trì hoã n, đâ u là sự khá c biệt giữ a mộ t ngườ i có hiệu suấ t
cao và mộ t ngườ i có hiệu suấ t thấ p? Thậ t đơn giả n. Ngườ i có hiệu suấ t cao trì hoã n là m
nhữ ng nhiệm vụ và hoạ t độ ng giá trị thấ p hoặ c vô giá trị, cò n ngườ i có hiệu suấ t thấ p trì
hoã n là m nhữ ng việc có giá trị lớ n đố i vớ i cô ng ty và sự nghiệp củ a bả n thâ n. Để có thể đạ t
hiệu suấ t lớ n nhấ t, bạ n phả i quyết tâ m “trì hoã n mộ t cá ch sá ng tạ o” kể từ hô m nay. Hã y chủ
độ ng quyết định nhữ ng việc cầ n hoã n lạ i. Hã y nhìn và o danh sá ch cô ng việc trong ngà y và
chọ n ra nhữ ng đầ u việc mà bạ n sẽ khô ng là m cho đến khi hoà n tấ t nhữ ng việc khá c có tầ m
quan trọ ng lớ n hơn nhiều. Bạ n phả i là m việc mộ t cá ch chủ độ ng và có ý thứ c thay vì để
mình rơi và o sự trì hoã n.

Chú ng ta luô n luô n có xu hướ ng trì hoã n nhữ ng nhiệm vụ lớ n nhấ t thườ ng cũ ng là
nhữ ng nhiệm vụ có giá trị cao nhấ t. Có mộ t số kỹ thuậ t mà bạ n có thể á p dụ ng để vượ t qua
hay ít nhấ t là kiểm soá t sự trì hoã n củ a mình. Thự c tế là có rấ t nhiều cuố n sá ch về chủ đề
vượ t qua sự trì hoã n, trong đó tô i cũ ng viết mộ t hai cuố n. Sau đâ y là mộ t số ý tưở ng hay mà
bạ n nên thự c hiện ngay lậ p tứ c.

Lậ p trình cho tinh thầ n

“Là m ngay đi!” có lẽ là nhữ ng từ hiệu quả nhấ t bạ n có thể dù ng để tă ng cườ ng nă ng suấ t
củ a mình. Bấ t cứ khi nà o bạ n thấ y mình trì hoã n vớ i mộ t nhiệm vụ quan trọ ng, hã y nhắ c lạ i
vớ i bả n thâ n mộ t cá ch đầ y hứ ng khở i: “Là m ngà y đi! Là m ngay đi! Là m ngay đi!”

Kết quả tuyệt vờ i là sau khi bạ n đã nhắ c lạ i nhữ ng từ nà y nhiều lầ n, bạ n sẽ thấ y mình tự
độ ng bị thú c đẩ y và o nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t và hoà n thà nh nó trướ c khi là m bấ t cứ việc
gì khá c.

Hoà n thà nh cá c nhiệm vụ lớ n hơn

Henry Ford từ ng viết, “Bấ t kỳ mụ c tiêu nà o cũ ng có thể đạ t đượ c nếu như bạ n chia nó
thà nh mộ t lượ ng thích hợ p cá c phầ n việc nhỏ .” Bấ t kỳ nhiệm vụ lớ n nà o bạ n cầ n hoà n thà nh
cũ ng có thể thự c hiện đượ c nếu như bạ n chia nó thà nh mộ t lượ ng thích hợ p cá c phầ n việc

Thuậ t quả n lý thờ i gian

nhỏ . Mộ t trong nhữ ng kỹ thuậ t hữ u hiệu nhấ t là chia nhiệm vụ củ a bạ n thà nh “cá c miếng
vừ a ă n”. Hã y lấ y mộ t tờ giấ y và viết ra tấ t cả nhữ ng phầ n việc nhỏ bạ n phả i là m theo thứ tự
từ việc đầ u tiên đến việc cuố i cù ng để hoà n thà nh nhiệm vụ . Sau đó , hã y buộ c mình là m việc
“số 1” trong danh sá ch. Có nhữ ng khi quyết định bắ t tay và o bướ c đầ u tiên củ a mộ t nhiệm
vụ lớ n sẽ khiến việc là m cá c bướ c tiếp theo trở nên dễ dà ng hơn. Có khi chỉ cầ n buộ c bả n
thâ n bắ t tay và o mộ t nhiệm vụ chính sẽ giú p bạ n lấ y đà và nă ng lượ ng cầ n thiết để tiếp tụ c
là m việc cho đến khi hoà n tấ t.

Phương phá p cắ t lá t salami

Mộ t biến thể củ a kỹ thuậ t “cá c miếng vừ a ă n” nhằ m vượ t qua sự trì hoã n đượ c gọ i là
“phương phá p cắ t lá t salami”. Cũ ng giố ng như việc bạ n sẽ khô ng muố n ă n mộ t câ y xú c xích
salami chỉ vớ i mộ t miếng, bạ n cũ ng sẽ khô ng muố n hoà n tấ t mộ t việc lớ n chỉ trong mộ t lầ n.
Thay và o đó , bạ n sẽ cắ t lá t nhiệm vụ để là m giả m quy mô củ a nó . Sau đó hã y cố gắ ng hoà n
thà nh mộ t phầ n cô ng việc đã cắ t lá t trướ c khi là m việc khá c. Mỗ i khi bạ n xử lý mộ t nhiệm
vụ chủ chố t, nhấ t là khi bạ n bị quá tả i vớ i nhữ ng trá ch nhiệm cấ p bá ch khá c, hã y cố gắ ng
hoà n thà nh mộ t phầ n củ a nhiệm vụ . Thườ ng thì chiến thuậ t nà y sẽ giú p bạ n bắ t tay và o dự
á n và khiến việc hoà n thà nh cá c phầ n việc tiếp theo dễ dà ng hơn.

Rèn luyện ý thứ c về sự cấ p bá ch

Mộ t trong nhữ ng phẩ m chấ t hiếm có và đá ng giá nhấ t trong cô ng việc là ý thứ c về sự
cấ p bá ch. Ngườ i ta ướ c tính rằ ng chỉ có khoả ng 2% số ngườ i luô n hà nh độ ng nhanh chó ng
để hoà n thà nh cô ng việc. Khi đượ c biết đến là ngườ i chủ độ ng và có thể hoà n thà nh cô ng
việc mộ t cá ch nhanh chó ng, bạ n sẽ thă ng tiến nhanh trong sự nghiệp củ a mình. Khi 300
CEO đượ c hỏ i về việc cá c nhâ n viên củ a họ có thể là m gì để thă ng tiến nhanh trong cô ng ty,
85% trong số đó có cù ng mộ t câ u trả lờ i. Nhữ ng phẩ m chấ t quan trọ ng nhấ t mà họ tìm kiếm
đượ c là : 1) khả nă ng thiết lậ p cá c ưu tiên và 2) khả nă ng bắ t tay và o việc quan trọ ng nhấ t và
hoà n thà nh mộ t cá ch xuấ t sắ c và nhanh chó ng. Khi đượ c biết đến là ngườ i bắ t đầ u vớ i
nhữ ng nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t và hoà n thà nh chú ng xuấ t sắ c và nhanh chó ng, bạ n sẽ
thấ y ngạ c nhiên vớ i nhữ ng cơ hộ i tuyệt vờ i mở ra vớ i mình.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 14.
Đặ t ra cá c khoả ng thờ i gian thích hợ p
Bạ n cầ n phả i có nhữ ng khoả ng thờ i gian khô ng bị giá n đoạ n để đạ t hiệu quả cao nhấ t.
Cô ng việc cà ng quan trọ ng, bạ n cà ng cầ n đặ t ra cá c khoả ng thờ i gian thích hợ p để xử lý
chú ng. Bạ n cầ n tố i thiểu 60 đến 90 phú t để có thể thự c hiện bấ t cứ việc gì có giá trị. Bạ n cầ n
khoả ng 30 phú t chỉ để hướ ng tâ m trí và o mộ t nhiệm vụ phứ c tạ p chẳ ng hạ n như chuẩ n bị
mộ t bả n đề xuấ t, bá o cá o hay thậ m chí là lên kế hoạ ch cho mộ t dự á n quan trọ ng. Khi đã bắ t
nhịp đượ c vớ i cô ng việc, bạ n có thể tậ p trung tâ m trí bằ ng ý thứ c và sá ng tạ o cao độ trong
vò ng 60 phú t tiếp theo hoặ c hơn để là m việc mộ t cá ch tậ p trung và nghiêm tú c nhấ t có thể.

Đừ ng lẫ n lộ n giữ a cô ng việc sá ng tạ o và hà nh chính

Bạ n khô ng thể trộ n lẫ n nhữ ng nhiệm vụ đò i hỏ i tính sá ng tạ o vớ i nhữ ng nhiệm vụ chứ c
nă ng hay hà nh chính. Bạ n khô ng thể đồ ng thờ i là m cá c nhiệm vụ vậ n hà nh và sá ng tạ o. Mỗ i
loạ i đều đò i hỏ i tư duy nhanh hoặ c chậ m nhưng khô ng phả i là cả hai cù ng lú c. Cá c cô ng việc
vă n phò ng yêu cầ u tư duy nhanh và ngắ n hạ n, cò n cá c cô ng việc sá ng tạ o đò i hỏ i phả i suy
nghĩ, lậ p kế hoạ ch và thự c hiện.

Hã y coi thờ i gian là m việc sá ng tạ o như là “khoả ng thờ i gian và ng hướ ng nộ i” và thờ i
gian là m việc vậ n hà nh là “khoả ng thờ i gian và ng hướ ng ngoạ i” củ a bạ n. Đừ ng lẫ n lộ n giữ a
chú ng. Bạ n khô ng thể là m nhữ ng cô ng việc sá ng tạ o lớ n đò i hỏ i sự tậ p trung trong mộ t mô i
trườ ng vă n phò ng điển hình trừ khi bạ n trưng biển Không làm phiền ở ngoà i cử a. Nếu
khô ng, bạ n sẽ phả i thậ t sá ng tạ o trong việc tìm ra nhữ ng cá ch thứ c để thoá t khỏ i mô i
trườ ng là m việc gâ y phiền nhiễu và hoà n thà nh nhữ ng nhiệm vụ có tính quyết định vớ i sự
nghiệp củ a mình.

Cá ch thứ c đặ t ra cá c khoả ng thờ i gian phù hợ p

Sau đâ y là mộ t và i gợ i ý giú p bạ n đặ t ra cá c khoả ng thờ i gian phù hợ p và tă ng cườ ng
hiệu quả mộ t cá ch đá ng kể.

Đầ u tiên, hã y là m việc và o buổ i sá ng khi bạ n sả ng khoá i và nhanh nhẹn nhấ t. Phầ n lớ n

nhữ ng ngườ i có hiệu suấ t là m việc cao nhấ t tuâ n theo nguyên tắ c đi ngủ sớ m và dậ y và o lú c
5 hay 6 giờ sá ng để có thể là m việc trong vò ng 60 đến 90 phú t khô ng bị giá n đoạ n trướ c khi
đến vă n phò ng. Như vậ y dù bạ n đến vă n phò ng muộ n hơn mộ t chú t thì vớ i 90 phú t là m việc
liên tụ c đó bạ n sẽ thu đượ c kết quả ngang vớ i mộ t ngườ i bình thườ ng là m tạ i vă n phò ng
trong 3 tiếng. Mộ t khoả ng thờ i gian khá c mà bạ n có thể tậ n dụ ng là giờ ă n trưa. Đâ y là mộ t
cơ hộ i tuyệt vờ i để bạ n có thể tắ t điện thoạ i, ngắ t kết nố i internet và loạ i bỏ nhữ ng xao

Thuậ t quả n lý thờ i gian

nhã ng khá c khi mọ i ngườ i ra ngoà i ă n trưa. Bạ n sẽ có 60 phú t liên tụ c yên ổ n để có thể tậ p
trung là m việc và xử lý nhữ ng việc quan trọ ng nhấ t củ a mình.

Khô ng là m phiền
Mộ t chiến thuậ t khá c bạ n có thể dù ng là đó ng cử a vă n phò ng và o nhữ ng khoả ng thờ i
gian nhấ t định hà ng ngà y để tậ p trung tâ m trí và o nhữ ng nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t. Nhiều
lã nh đạ o treo tấ m biển Không làm phiền ở cử a phò ng. Tấ t cả mọ i ngườ i đều biết rằ ng khi
tấ m biển nà y ở đó , khô ng ai đượ c phép quấ y rầ y họ trừ trườ ng hợ p thự c sự khẩ n cấ p.
Ngườ i quả n lý tà i chính củ a tô i, mộ t phụ nữ tà i nă ng và có tay nghề than phiền rằ ng cô bị
quá tả i do liên tụ c bị xen ngang trong khi là m việc. Hậ u quả là cô khô ng thể hoà n thà nh cô ng
việc kế toá n chi tiết củ a mình và gử i cá c bá o cá o tà i chính đú ng tiến độ . Khi tô i đề nghị cô
treo mộ t tấ m biển Không làm phiền ở ngoà i cử a và là m việc liên tụ c trong 1 giờ và o buổ i
sá ng và 1 giờ và o buổ i chiều mà khô ng bị quấ y rầ y, cô ng việc củ a cô đã có chuyển biến đá ng
kể. Cô cho tô i biết rằ ng chỉ sau và i ngà y, cô đã có thể hoà n toà n tậ p trung và o cô ng việc.
Khô ng nhữ ng thế, hó a ra chẳ ng có sự xen ngang nà o là quan trọ ng đến mứ c khô ng thể trì
hoã n đến lú c khá c.

Dà nh thêm thờ i gian

Đâ y là mộ t kỹ thuậ t tuyệt vờ i nữ a mà hầ u như mọ i lã nh đạ o thà nh cô ng đều sử dụ ng.
Nó đơn giả n đến mứ c lẽ ra tô i khô ng nên tiết lộ cho cá c bạ n. Hã y dậ y sớ m hơn mộ t chú t và
đến vă n phò ng trướ c mọ i ngườ i mộ t giờ . Hã y sử dụ ng thờ i gian đó để tổ chứ c cô ng việc
trong ngà y và bắ t tay và o việc trướ c khi có mộ t sự giá n đoạ n nà o. Sau đó hã y là m việc qua
giờ ă n trưa và dà nh thêm mộ t giờ là m việc hiệu quả nữ a và o buổ i chiều. Cuố i cù ng hã y ở lạ i
muộ n hơn mộ t giờ sau khi tấ t cả mọ i ngườ i đã về nhà và dà nh thờ i gian nà y để chố t lạ i cô ng
việc trong mộ t ngà y và hoà n tấ t nhữ ng nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t cò n só t lạ i củ a bạ n. Đâ y là
mộ t kỹ thuậ t tuyệt vờ i! Khi điều chỉnh mộ t ngà y củ a bạ n theo cá ch nà y, bạ n sẽ trá nh đượ c
tắ c đườ ng khi đi là m cũ ng như khi về nhà . Ngoà i ra bạ n cò n có thêm ba giờ là m việc hiệu
quả mỗ i ngà y. Bạ n sẽ thu đượ c kết quả gấ p nhiều lầ n so vớ i nhữ ng ngườ i là m việc theo giờ
giấ c thô ng thườ ng. Vớ i chiến thuậ t nà y, bạ n có thể tă ng gấ p đô i thà nh tích củ a mình và
mang lạ i chuyển biến tích cự c cho sự nghiệp.

Hã y nhớ rằ ng bạ n là mộ t thiên tà i tiềm nă ng. Mộ t trong nhữ ng lĩnh vự c mà bạ n có thể

thể hiện sự sá ng tạ o là đặ t ra nhữ ng khoả ng thờ i gian giú p bạ n là m đượ c nhiều việc hơn và
tiến nhanh hơn trong sự nghiệp.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 15.
Kiểm soá t sự giá n đoạ n
Sự giá n đoạ n độ t xuấ t là mộ t trong nhữ ng yếu tố gâ y lã ng phí thờ i gian nhiều nhấ t
trong kinh doanh và cá c ngà nh nghề. Nhữ ng giá n đoạ n nà y có thể xuấ t hiện dướ i dạ ng mộ t
tiếng chuô ng bá o có thư mớ i từ má y tính, chuô ng cuộ c gọ i và tin nhắ n điện thoạ i hay việc
mọ i ngườ i đi và o vă n phò ng củ a bạ n vì có chuyện cầ n trao đổ i. Thự c tế, con ngườ i chính là
yếu tố gâ y lã ng phí thờ i gian nhấ t trong cô ng việc. Có đến 50% thờ i gian ở cô ng sở đượ c
dà nh để tá n gẫ u vớ i đồ ng nghiệp. Nhiều ngườ i cứ đến vă n phò ng và o buổ i sá ng là bắ t đầ u
buô n chuyện và tiếp tụ c đến hai ba tiếng sau. Ở nhiều cơ quan, ngườ i ta chỉ thự c sự bắ t tay
và o việc và o lú c 11 giờ sá ng, ngay trướ c giờ nghỉ ă n trưa. Sau bữ a trưa họ tiếp tụ c buô n
chuyện vớ i đồ ng nghiệp cho đến 1h 30 phú t hoặ c 2 giờ chiều mớ i trở lạ i là m việc.

Hã y tậ n dụ ng mọ i thờ i gian khi là m việc

Quy tắ c bạ n cầ n nhớ là “hã y tậ n dụ ng mọ i thờ i gian khi là m việc.” Khi bạ n đến vă n
phò ng, hã y lậ p tứ c bắ t tay và o việc. Đừ ng buô n chuyện vớ i ngườ i khá c, đọ c bá o hay lướ t
web. Bở i bạ n đã lên kế hoạ ch cho ngà y là m việc và o tố i hô m trướ c, hã y bắ t đầ u ngay và o
việc quan trọ ng nhấ t và tiếp tụ c là m từ ng việc mộ t cho đến khi hoà n thà nh nhữ ng việc quan
trọ ng nhấ t.

Hạ n chế tố i đa nhữ ng giá n đoạ n

Khi có ngườ i gọ i điện thoạ i cho bạ n, hã y lậ p tứ c đi thẳ ng và o vấ n đề. Hã y nó i kiểu như,
“Xin chà o Bill. Rấ t vui khi đượ c nó i chuyện vớ i anh. Tô i có thể là m gì giú p anh đâ y?” Hã y đi
thẳ ng và o vấ n đề. Đừ ng lã ng phí thờ i gian. Trướ c khi bạ n gọ i cho Bill, hã y phá c thả o nhanh
nhữ ng điểm bạ n muố n nó i. Khi bạ n nố i má y đượ c vớ i Bill, hã y nó i: “Tô i biết là anh rấ t bậ n
rộ n. Tô i có ba điểm cầ n phả i trao đổ i vớ i anh và sau đó tô i sẽ để anh quay lạ i là m việc.”
Phương phá p nà y vừ a lịch sự lạ i vừ a chuyên nghiệp. Hầ u hết cá c doanh nhâ n bậ n rộ n sẽ
đá nh giá cao việc bạ n đi và o vấ n đề mộ t cá ch nhanh chó ng và chấ m dứ t cuộ c gọ i. Khi có
ngườ i và o vă n phò ng củ a bạ n để nó i chuyện, bạ n có thể nó i: “Tô i rấ t muố n nó i chuyện vớ i
anh bâ y giờ , nhưng tô i thự c sự phả i là m việc. Tô i cầ n hoà n thà nh việc nà y trướ c chiều nay.”
Bấ t cứ khi nà o bạ n nó i nhữ ng từ kỳ diệu như “Tô i phả i là m việc”, họ sẽ dừ ng lạ i và rờ i đi.

Đứ ng dậ y ngay lậ p tứ c
Để hạ n chế tố i đa thờ i gian cho nhữ ng giá n đoạ n độ t xuấ t, khi có ngườ i bướ c và o phò ng
bạ n, hã y đứ ng lên và lạ i gầ n họ và nó i: “Tô i đang định đi ra ngoà i. Tô i có thể giú p gì cho
anh?” Tiếp đó , bạ n đi cù ng ngườ i đó ra khỏ i vă n phò ng và đến hà nh lang, vừ a nó i chuyện
vừ a lắ ng nghe. Khi ngườ i kia nó i xong, bạ n hã y để anh ta quay lạ i vớ i cô ng việc củ a mình,
cò n bạ n trở lạ i vớ i vă n phò ng vớ i cô ng việc củ a bạ n.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Mộ t kỹ thuậ t khá c là dẫ n cá c vị khá ch từ bên ngoà i và o mộ t phò ng họ p riêng biệt thay vì
đưa họ và o phò ng củ a bạ n. Sau đó hã y lịch sự đặ t ra mộ t giớ i hạ n thờ i gian và o đầ u cuộ c
thả o luậ n bằ ng nhữ ng lý do như: “Tô i có mộ t cuộ c gọ i quan trọ ng từ đạ i diện tạ i London và o
đú ng 3 giờ 15 phú t. Tô i khô ng thể bỏ lỡ cuộ c hẹn đó . Tô i chắ c rằ ng chú ng ta có thể bà n bạ c
mọ i chuyện trướ c thờ i điểm đó .”

Trong cuố n sá ch The Effective Executive (tạ m dịch: Nhà lã nh đạ o hiệu quả ), Peter
Drucker đã nhấ n mạ nh rằ ng khô ng chỉ mọ i ngườ i là m lã ng phí thờ i gian củ a bạ n, bạ n cũ ng
là m lã ng phí thờ i gian củ a nhữ ng ngườ i khá c. Ô ng đề nghị mọ i ngườ i hã y mạ nh dạ n hỏ i
ngườ i khá c: “Tô i có là m việc gì gâ y lã ng phí thờ i gian củ a anh khô ng?” Khi khuyến khích
mọ i ngườ i hoà n toà n trung thự c vớ i bạ n trong câ u hỏ i nà y, bạ n sẽ ngạ c nhiên về nhữ ng ý
kiến nghe đượ c nhằ m giú p nâ ng cao hiệu quả củ a cả hai bên.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 16.
Sắ p xếp cá c nhiệm vụ theo nhó m
Việc sắ p xếp cá c nhiệm vụ theo nhó m đơn giả n là là m nhữ ng việc tương tự và o cù ng
thờ i điểm. Mọ i việc bạ n là m đều có mộ t “đườ ng cong họ c tậ p”. Khi bạ n hoà n tấ t mộ t chuỗ i
cá c nhiệm vụ tương tự hoặ c giố ng hệt nhau cù ng lú c, đườ ng cong họ c tậ p sẽ giú p bạ n rú t
ngắ n thờ i gian là m mỗ i việc tớ i 80% trướ c khi bạ n hoà n tấ t nhiệm vụ . Chẳ ng hạ n khi viết
thư từ hoặ c trả lờ i email, hã y ghép cá c việc nà y lạ i và là m cù ng mộ t thờ i điểm. Hã y gom cá c
cuộ c điện thoạ i lạ i và trả lờ i chú ng mộ t lượ t. Nếu phả i phỏ ng vấ n nhiều ngườ i, hã y phỏ ng
vấ n từ ng ngườ i mộ t liên tiếp nhau. Hã y là m tấ t cả cá c việc tương tự cù ng mộ t thờ i điểm
thay vì là m ngắ t quã ng.

Sử dụ ng email là m cô ng cụ hỗ trợ cho bạ n

Cá ch bạ n xử lý email sẽ có tá c độ ng lớ n đến sự nghiệp củ a bạ n. Có nhữ ng ngườ i là nô lệ
cho hộ p thư củ a mình. Họ đặ t chuô ng bá o mỗ i khi có email mớ i và khi đó , dù đang là m gì họ
cũ ng mở ngay hộ p thư ra để kiểm tra. Thự c tế là họ đang “chuyển đổ i giữ a cá c nhiệm vụ ” và
sau đó lạ i quay lạ i vớ i việc đang là m dở , nhữ ng lú c như thế nà y, họ lậ p tứ c là m mấ t đi nhịp
độ , sự rõ rà ng và kết quả từ nhữ ng nhiệm vụ quan trọ ng nhấ t củ a mình.

Tim Ferris trong cuố n sá ch bá n chạ y củ a mình có tên The 4-Hour Workweek (tạ m dịch:
Tuầ n là m việc bố n giờ ) đã giải thích cách anh thay đổi từ một người phụ thuộc vào email
trong vòng 12 đến 14 giờ mỗ i ngà y thà nh mộ t ngườ i hoà n toà n là m chủ quá trình nà y.

Đầ u tiên, anh quyết định chỉ trả lờ i email hai lầ n mộ t ngà y và o lú c 11 giờ sá ng và 4 giờ
chiều. Sau đó anh chuyển sang trả lờ i email mộ t lầ n mộ t ngà y rồ i mộ t lầ n mộ t tuầ n. Thậ m
chí khi chỉ trả lờ i email mộ t lầ n mộ t tuầ n, hiệu suấ t và thu nhậ p củ a Tim vẫ n tă ng lên.

Chuyên gia về quả n lý thờ i gian Julie Morgenstern đã viết mộ t cuố n sá ch có tên Never
Check E-Mail in the Morning (tạ m dịch: Đừ ng bao giờ kiểm tra email và o buổ i sá ng). Nhan
đề và ý tưở ng nà y đã khiến hầ u hết mọ i ngườ i bị số c.

Họ có thể chờ
Mộ t và i ngườ i có hiệu suấ t cao nhấ t mà tô i biết đặ t chế độ tự độ ng trả lờ i email, chẳ ng
hạ n: “Tô i chỉ trả lờ i email 2 lầ n mộ t ngà y do lịch là m việc bậ n rộ n. Nếu bạ n đã gử i cho tô i
mộ t email, tô i sẽ liên lạ c lạ i vớ i bạ n sớ m nhấ t có thể. Nếu là trườ ng hợ p khẩ n cấ p, hã y gọ i
số ... và trao đổ i vớ i...”

Mộ t nhà bá o bậ n rộ n đã kể về mộ t chuyến đi châ u  u củ a anh trong hai tuầ n. Anh khô ng

đă ng nhậ p đượ c và o hộ p thư trong suố t thờ i gian đó . Khi quay lạ i Mỹ, anh có hơn 700 email
đang chờ mình. Biết rằ ng sẽ mấ t nhiều giờ , thậ m chí và i ngà y để đọ c hết 700 email nà y, anh
Thuậ t quả n lý thờ i gian
đã thở sâ u và nhấ n nú t “Xó a tấ t cả ”. Anh giả i thích quan điểm khá đơn giả n củ a mình và nó i
“Tô i từ chố i bị lệ thuộ c và o bấ t cứ ngườ i nà o gử i cho tô i mộ t email và cho rằ ng tô i phả i
phả n hồ i ngay lậ p tứ c. Ngoà i ra, nếu có email nà o trong đó quan trọ ng, ngườ i gử i nó sẽ gử i
lạ i.” Và anh đã đú ng: 90% cá c email bị xó a khô ng bao giờ quay lạ i, cò n nhữ ng thư quan
trọ ng đượ c gử i lạ i trong vò ng và i ngà y sau.

Hã y quyết tâ m khô ng để email kiểm soá t cuộ c số ng củ a bạ n. Ngượ c lạ i, hã y rèn luyện

cá ch sử dụ ng email như mộ t cô ng cụ trong cô ng việc. Hã y phả n hồ i mộ t cá ch ngắ n gọ n và đi
thẳ ng và o vấ n đề. Chỉ kiểm tra email hai lầ n mộ t ngà y hoặ c ít hơn. Thậ m chí hã y ngừ ng sử
dụ ng email và o cuố i tuầ n và dà nh nhiều thờ i gian hơn cho gia đình và bạ n bè cũ ng như cá c
hoạ t độ ng cá nhâ n.

Tin tố t là có thể bạ n sẽ khô ng bao giờ bỏ lỡ mộ t thô ng điệp quan trọ ng nà o. Có rấ t ít

nhữ ng việc xả y ra mà khô ng thể chờ thêm mộ t hay hai ngà y, nhấ t là trong cô ng việc.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 17.
Quả n lý điện thoạ i
Điện thoạ i có thể là mộ t cô ng cụ tuyệt vờ i hoặ c mộ t ngườ i chủ tồ i tệ - nhấ t là khi bạ n
cả m thấ y buộ c phả i trả lờ i mỗ i khi chuô ng reo. Để đạ t đượ c nă ng suấ t tố i đa, bạ n phả i giữ
điện thoạ i ở vai trò thích hợ p nhằ m khô ng để bả n thâ n bị phụ thuộ c và o bấ t kỳ ai gọ i đến.
Cá ch tố t nhấ t để quả n lý cá c cuộ c điện thoạ i là hã y để trợ lý hà nh chính sà ng lọ c tấ t cả
nhữ ng cuộ c gọ i đó , nếu khô ng hã y để điện thoạ i ở chế độ rung và chế độ hộ p thư thoạ i. Có
rấ t ít cuộ c gọ i hay tin nhắ n khô ng thể chờ đến khi bạ n thấ y thuậ n tiện hơn để xử lý chú ng.
Mộ t trong nhữ ng lý do khiến chú ng ta đang trở thà nh nô lệ củ a sự xao nhã ng đó là tính tò
mò. Chú ng ta khô ng thể kìm lạ i việc tự hỏ i ai đang gử i tin nhắ n cho mình hay ở bên kia đầ u
dâ y. Cá ch duy nhấ t để vượ t qua cá m dỗ về sự phâ n tá n sự chú ý nà y là bạ n cầ n tắ t bỏ điện
thoạ i để khô ng nghe thấ y chuô ng. Bấ t cứ khi nà o bạ n gặ p cá c nhâ n viên và cấ p dướ i củ a
mình, vớ i sếp hay khá ch hà ng, hã y để cá c cuộ c gọ i ở chế độ chờ . Hã y tắ t điện thoạ i di độ ng
củ a bạ n. Hã y loạ i bỏ mọ i sự xao nhã ng. Hiếm khi có điều gì quan trọ ng đến mứ c khô ng thể
chờ tớ i lú c khá c. Mườ i phú t trò chuyện vớ i ngườ i khá c mà khô ng bị giá n đoạ n sẽ có hiệu
quả hơn 30 hoặ c 40 phú t vớ i cá c cuộ c điện thoạ i trong khi trò chuyện. Bạ n có thể gọ i lạ i cho
từ ng ngườ i sau khi xong việc.

Nhó m cá c cuộ c gọ i củ a bạ n
Nếu bạ n cầ n thự c hiện nhiều cuộ c gọ i trong ngà y, hã y là m việc đó và o cù ng mộ t thờ i
điểm. Hã y chọ n ra mộ t khoả ng thờ i gian mà bạ n có thể tắ t cá c thiết bị và tậ p trung và o gọ i
điện cho nhữ ng ngườ i quan trọ ng trong danh sá ch củ a mình. Hã y viết ra nhữ ng cá i tên, số
điện thoạ i và chủ đề cuộ c nó i chuyện bạ n cầ n thự c hiện. Hã y lên kế hoạ ch cho cá c cuộ c gọ i
mộ t cá ch tậ n tâ m như khi lên kế hoạ ch gặ p sếp củ a mình. Nếu đó là mộ t cuộ c gọ i quan
trọ ng, hã y viết ra lịch trình trao đổ i cho cuộ c gọ i vớ i mộ t danh sá ch nhữ ng điều cầ n nó i.
Khô ng gì gâ y bự c mình bằ ng việc khi kết thú c mộ t cuộ c gọ i quan trọ ng vớ i mộ t nhâ n vậ t
khó tiếp cậ n và phá t hiện ra rằ ng bạ n đã quên khô ng nhắ c đến mộ t điểm quan trọ ng bở i đã
quên viết ra lịch trình.

Hã y lịch sự và chuyên nghiệp

Khi gọ i cho mộ t ai đó , hã y luô n luô n hỏ i: “Anh/chị có tiện nó i chuyện khô ng?” Cá c nhà
lã nh đạ o hà ng đầ u đều sử dụ ng cụ m từ lịch sự và chuyên nghiệp nà y để mở đầ u mộ t cuộ c
điện thoạ i, ngay cả vớ i nhữ ng cuộ c gọ i đã đượ c sắ p đặ t và lên kế hoạ ch từ trướ c. Xét cho
cù ng, nếu có mộ t vấ n đề cấ p bá ch xả y ra trướ c đó thì đâ y có thể khô ng phả i là lú c thích hợ p
để nó i chuyện. Nếu bạ n cố gắ ng bắ t đầ u câ u chuyện và o lú c nà y, ngườ i kia sẽ khô ng thể tậ p
trung chú ý đượ c. Vì thế hã y luô n hỏ i: “Bâ y giờ có tiện cho anh/chị khô ng?”

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Nếu ngườ i bạ n gọ i nó i rằ ng đâ y khô ng phả i là lú c thích hợ p, hã y đề nghị gọ i lạ i sau hoặ c
hỏ i xem họ có thể gợ i ý mộ t thờ i điểm thuậ n tiện hơn khô ng. Đâ y là mộ t việc đơn giả n để
thể hiện sự lịch thiệp và tô n trọ ng, và đương nhiên nó sẽ đượ c đá nh giá cao. Đừ ng bao giờ
giả định rằ ng ngườ i đó có thờ i gian để nó i chuyện vớ i bạ n và o lú c nà y, dù trướ c đó bạ n đã
thỏ a thuậ n vớ i họ .

Trá nh gọ i nhiều lầ n
Hã y cố hết sứ c để trá nh phả i gọ i nhiều lầ n cho nhau. Hã y sắ p xếp cá c cuộ c hẹn qua điện
thoạ i cũ ng như cá ch mà bạ n thu xếp cá c cuộ c gặ p trự c tiếp tạ i vă n phò ng. Khi bạ n gọ i cho ai
đó , hã y để lạ i số điện thoạ i và thờ i gian cụ thể mà bạ n có thể nghe má y. Khi ngườ i khá c gọ i
bạ n nhưng bạ n khô ng thể nhậ n điện thoạ i, hã y để thư ký củ a bạ n chọ n mộ t thờ i điểm gọ i lạ i
thuậ n tiện cho đố i phương. Thờ i điểm đó nên là trong giờ là m việc khi bạ n có mặ t tạ i vă n
phò ng hoặ c có thể nghe điện thoạ i kịp thờ i. Hã y sử dụ ng điện thoạ i như mộ t cô ng cụ trong
cô ng việc. Hã y nghe và kết thú c cá c cuộ c gọ i mộ t cá ch nhanh chó ng. Hã y đi thẳ ng và o vấ n
đề. Hã y lịch sự và thâ n thiện, đồ ng thờ i cũ ng thự c tế và hướ ng đến kết quả .

Bạ n cà ng chuẩ n bị kỹ cà ng và chính xá c về thờ i gian và nộ i dung củ a cuộ c điện thoạ i,

bạ n sẽ cà ng hoà n thà nh đượ c nhiều việc mộ t cá ch nhanh chó ng hơn, và trở nên hiệu quả
hơn trong mọ i cuộ c gọ i.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 18.
Tổ chứ c cá c cuộ c họ p hiệu quả
Có tớ i 25 đến 50% thờ i gian quả n lý đượ c dù ng và o việc họ p hà nh. Đó có thể là nhữ ng
cuộ c họ p trự c tiếp vớ i mộ t ngườ i, nhữ ng cuộ c gặ p ngắ n ở hà nh lang hay khi ra và o vă n
phò ng hoặ c nhữ ng cuộ c họ p trang trọ ng hơn trong vă n phò ng hay phò ng họ p. Thậ t khô ng
may là ít nhấ t 50% thờ i gian họ p hà nh bị lã ng phí. Cá c cuộ c gặ p mặ t tiêu tố n rấ t nhiều thờ i
gian mà ít khi mang lạ i giá trị về lâ u dà i. Tuy nhiên cá c cuộ c họ p cũ ng là mộ t cô ng cụ quả n lý
quan trọ ng và cầ n phả i đượ c sử dụ ng mộ t cá ch hiệu quả .

Tính toá n chi phí củ a cuộ c họ p

Hã y chắ c chắ n rằ ng bạ n có lý do chính đá ng để triệu tậ p hay tham dự mộ t cuộ c họ p. Hã y
coi mỗ i cuộ c họ p như mộ t khoả n đầ u tư trong kinh doanh vớ i cá c chi phí đi kèm về thờ i
gian và tiền lương củ a nhâ n viên và lã nh đạ o. Hã y tính tổ ng tiền lương theo giờ củ a nhữ ng
ngườ i tham dự cuộ c họ p và xá c định rằ ng bạ n cầ n phả i thu về mộ t khoả n lợ i nhuậ n từ
khoả n đầ u tư nà y. Nếu bạ n có 10 ngườ i tham dự cuộ c họ p và trung bình mỗ i ngườ i có thu
nhậ p 50 đô -la mộ t giờ , thì tà i khoả n ngâ n hà ng củ a cô ng ty sẽ tố n 500 đô -la vớ i mộ t cuộ c
họ p trong mộ t giờ đồ ng hồ . Nếu có ai đó muố n chi 500 đô -la cho mộ t dự á n và gặ p bạ n để
xin phê duyệt, bạ n sẽ muố n biết cô ng ty sẽ nhậ n đượ c gì từ khoả n chi nà y. Có lẽ bạ n sẽ cầ n
suy nghĩ về nó trướ c khi phê duyệt. Thậ m chí bạ n có thể yêu cầ u bổ sung thô ng tin và chi
tiết trướ c khi cả m thấ y thoả i má i vớ i việc cho phép mộ t khoả n chi ở mứ c nà y. Hã y đố i xử
vớ i cá c cuộ c họ p mộ t cá ch cẩ n trọ ng như vậ y. Hã y trá nh nhữ ng cuộ c họ p khô ng cầ n thiết.
Luô n đặ t câ u hỏ i rằ ng cuộ c họ p nà y có cầ n diễn ra hay khô ng. Bấ t cứ khi nà o mộ t cuộ c họ p
là khô ng cầ n thiết, bạ n phả i trá nh khô ng tham dự nó . Nếu cá nhâ n bạ n khô ng cầ n tham dự
cuộ c họ p thì đừ ng tham dự . Nếu là ngườ i tổ chứ c cuộ c họ p, hã y tự hỏ i ai là ngườ i cầ n tham
dự cuộ c họ p và chỉ mờ i nhữ ng ngườ i đó . Hã y trá nh việc mờ i nhữ ng ngườ i khô ng cầ n tham
gia chỉ để khiến họ cả m thấ y hà i lò ng hoặ c quan trọ ng.

Chuẩ n bị trướ c lịch trình

Hã y chuẩ n bị mộ t lịch trình cho mọ i cuộ c họ p và luô n tuâ n theo chương trình đã lậ p ra.
Hã y ưu tiên cho nhữ ng đề mụ c trong chương trình và xử lý nhữ ng vấ n đề quan trọ ng nhấ t
trướ c tiên, phò ng khi bạ n bị hết thờ i gian. Là ngườ i chủ tọ a cuộ c họ p, nhiệm vụ củ a bạ n là
giữ cho việc thả o luậ n đi đú ng hướ ng và thú c đẩ y việc hoà n tấ t mỗ i đề mụ c trướ c khi tiếp
tụ c. Hã y bắ t đầ u và kết thú c cá c cuộ c họ p đú ng giờ . Nếu có nhữ ng ngườ i thườ ng xuyên đến
muộ n, bạ n có thể câ n nhắ c việc khó a cử a ít phú t sau giờ bắ t đầ u. Mộ t chiến thuậ t khá c là giả
định rằ ng ngườ i đến muộ n sẽ khô ng tham dự và bắ t đầ u họ p ngay. Mộ t khi cuộ c họ p bắ t
đầ u, hã y đả m bả o sẽ khô ng có sự giá n đoạ n nà o trong thờ i gian họ p.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Trong cuố n sá ch bá n chạ y củ a mình có tên What Got You Here Won’t Get You There
(Điều mang bạn đến đây sẽ không đưa bạn đến đó), Marshall Goldsmith nó i rằ ng mộ t trong
nhữ ng khuyết điểm lớ n nhấ t trong quả n lý là xu hướ ng lấ n á t trong nhữ ng cuộ c họ p mà
ngườ i tham dự là cấ p dướ i. Bở i bạ n là cấ p trên, nên tấ t cả mọ i ngườ i đều lắ ng nghe bạ n nó i.
Dầ n dầ n mọ i ngườ i sẽ quen vớ i việc khô ng nó i gì hoặ c xen ngang mà để bạ n muố n nó i gì và
bao lâ u tù y ý.

Đặ t nhiều câ u hỏ i hơn
Trong cuộ c họ p, hã y hà nh độ ng như mộ t chú chim cú già thô ng thá i. Hã y đặ t nhiều câ u
hỏ i hơn và lắ ng nghe chă m chú hơn khi bạ n nó i hay đó ng gó p cho chương trình họ p. Hã y sử
dụ ng cuộ c họ p để khơi gợ i nhữ ng ý tưở ng tố t nhấ t củ a mỗ i ngườ i tham dự , điều khô ng thể
xả y ra nếu như bạ n nó i quá nhiều. Nhữ ng cuộ c họ p hiệu quả và thà nh cô ng nhấ t là nhữ ng
cuộ c họ p mà mọ i ngườ i đều đứ ng. Bạ n có thể tổ chứ c hình thứ c họ p nà y tạ i vă n phò ng, sẽ
khô ng có ai đượ c phép ngồ i và nhữ ng gì cầ n trao đổ i đượ c thả o luậ n mộ t cá ch nhanh chó ng
và ngắ n gọ n để mọ i ngườ i có thể quay lạ i là m việc. Việc triệu tậ p mộ t cuộ c họ p như vậ y rấ t
đơn giả n. Bạ n có thể nó i “Để tiết kiệm thờ i gian – vì tô i biết mọ i ngườ i đều bậ n – hã y tổ
chứ c mộ t cuộ c họ p đứ ng. Như thế chú ng ta có thể bà n bạ c về mọ i vấ n đề và quay trở lạ i là m
việc nhanh hơn”. Bở i mọ i ngườ i thườ ng rấ t bậ n rộ n, bạ n sẽ thấ y rằ ng vớ i thờ i gian và địa
điểm thích hợ p, hình thứ c họ p nà y sẽ đượ c cá c nhâ n viên đá nh giá rấ t cao. Như Peter
Drucker từ ng viết, “Nếu trên 25% thờ i gian quả n lý đượ c dà nh để tham gia cá c cuộ c họ p thì
đó là dấ u hiệu củ a mộ t tổ chứ c yếu kém.”

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 19.
Đọ c nhanh hơn, nhớ nhiều hơn
Mộ t doanh nhâ n hiện đạ i điển hình phả i đọ c hà ng ngà n chữ từ email, bá o cá o, bả n
tin, thô ng tin kinh doanh, bà i bá o và cá c tư liệu khá c. Để thà nh cô ng, bạ n sẽ phả i theo kịp
vớ i nhữ ng yêu cầ u về việc đọ c. Chú ng ta đang số ng trong mộ t xã hộ i dự a trên tri thứ c và
mộ t thô ng tin quan trọ ng có thể tá c độ ng trự c tiếp tớ i cô ng việc và việc ra quyết định củ a
bạ n. Hã y dà nh thờ i gian để chọ n lọ c nhữ ng gì bạ n đọ c. Cá ch tiết kiệm thờ i gian tố t nhấ t
trong khi đọ c và họ c hỏ i chính là nú t Delete (Xó a) trên bà n phím củ a bạ n. Hã y sử dụ ng nó
mộ t cá ch triệt để. Hã y chố ng lạ i sự cá m dỗ phả i dà nh thờ i gian đọ c nhữ ng thứ khô ng có giá
trị trự c tiếp hay liên quan đến cuộ c số ng và cô ng việc củ a bạ n.

Họ c cá ch đọ c nhanh
Bạ n khô ng thể trố n trá nh tấ t cả nhữ ng thô ng tin đượ c gử i đến, nhưng có thể sắ p xếp
chú ng và nghiên cứ u và o mộ t thờ i gian và địa điểm phù hợ p hơn. Mộ t trong nhữ ng kỹ nă ng
quan trọ ng nhấ t bạ n có thể trau dồ i là kỹ nă ng đọ c nhanh. Nếu chưa bao giờ tham dự mộ t
khó a dạ y đọ c nhanh, bạ n nên là m việc đó ngay bâ y giờ . Khó a họ c nà y sẽ giú p bạ n tă ng tố c
độ đọ c và mứ c độ ghi nhớ , có thể chỉ trong hai bà i họ c đầ u tiên. Cá c kỹ thuậ t đượ c phá t
triển giú p đọ c nhanh vô cù ng hiệu quả , và bấ t kỳ ai cũ ng có thể họ c cá ch đọ c từ 500 đến
1.000 từ mộ t phú t vớ i mứ c độ hiểu cao.

Đọ c mộ t cá ch tậ p trung
Khi bạ n gặ p nhữ ng bà i tổ ng hợ p hay thô ng tin có giá trị trên mạ ng, hã y in chú ng ra và
xếp và o mộ t tậ p tà i liệu hoặ c để riêng trong mộ t tậ p tin trên má y tính để đọ c sau. Thay vì
“chuyển sang nhiệm vụ khá c” — tứ c là dừ ng việc đang là m để đọ c mộ t thô ng tin mớ i, hã y để
nó sang mộ t bên và đọ c sau. Khi đã có thó i quen là m việc nà y, bạ n sẽ thấ y ngạ c nhiên về
lượ ng kiến thứ c bổ sung mình đọ c đượ c và khả nă ng tă ng cườ ng sự chú ý khi đọ c chú ng.

Đố i vớ i bá o chí, bạ n có thể lự a chọ n để nhậ n nhữ ng thô ng tin quan trọ ng nhấ t qua má y
tính hà ng ngà y hoặ c đọ c bá o giấ y. Dù lự a chọ n hình thứ c nà o, hã y đọ c lướ t và chỉ đọ c nhữ ng
gì phù hợ p vớ i mình. Trong cá c bả n tin, thô ng tin quan trọ ng nhấ t thườ ng nằ m ở tiêu đề và
đoạ n đầ u tiên. Trong nhiều trườ ng hợ p bạ n khô ng cầ n đọ c mọ i chi tiết để có thể hiểu chính
xá c chuyện gì đã xả y ra.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Đọ c có chọ n lọ c
Cá c bá o và tạ p chí đượ c thiết kế và sả n xuấ t để khiến bạ n đọ c từ ng trang mộ t nhằ m tiếp
xú c nhiều nhấ t vớ i nhữ ng quả ng cá o có bên trong. Vì lý do nà y, bạ n phả i đọ c cá c bá o, tạ p chí
và bả n tin mộ t cá ch chọ n lọ c, chỉ đọ c nhữ ng gì thích hợ p và quan trọ ng đố i vớ i bạ n. Hã y
xem xét mụ c lụ c và đi thẳ ng tớ i cá c bà i viết có giá trị đố i vớ i cô ng việc hay cuộ c số ng củ a
bạ n. Mộ t kỹ thuậ t tuyệt vờ i đố i vớ i cá c tà i liệu in là “cắ t và đọ c”. Hã y cắ t cá c bà i bá o bạ n
muố n đọ c, xếp chú ng và o mộ t tậ p tà i liệu và mang theo để đọ c khi bạ n có thờ i gian rả nh.
Hã y nghiên cứ u cá c cuố n sá ch mộ t cá ch cẩ n thậ n trướ c khi quyết định bạ n muố n dà nh thờ i
gian đọ c cuố n nà o. Bạ n có thể đă ng ký sử dụ ng cá c dịch vụ đá nh giá sá ch và nhậ n đượ c
nhữ ng ý tưở ng hay nhấ t từ bấ t kỳ cuố n sá ch nà o chỉ trong và i phú t.

Hã y nó i khô ng
Cá ch tố t nhấ t để tiết kiệm thờ i gia đọ c củ a bạ n là ra quyết định khô ng đọ c mộ t cá i gì đó .
Qua việc sà ng lọ c lờ i nó i đầ u củ a tà i liệu, mụ c lụ c, lờ i giớ i thiệu và thô ng tin về tá c giả bạ n có
thể quyết định cuố n sá ch hay tạ p chí đó là khô ng quan trọ ng đố i vớ i mình. Trong trườ ng
hợ p nà y, hã y dừ ng đọ c hoặ c bỏ qua nó để có thêm thờ i gian là m nhữ ng việc quan trọ ng
hơn.

Xâ y dự ng mộ t hệ thố ng
Trong nhữ ng nă m qua, tô i đã xâ y dự ng đượ c nhịp độ và thó i quen dà nh ba giờ hoặ c hơn
mỗ i ngà y để đọ c về chủ đề kinh doanh, kinh tế, chính trị và phá t triển bả n thâ n. Như vậ y
trong suố t sự nghiệp củ a mình tô i đã có hơn 150.000 giờ đọ c. Vớ i nhữ ng thô ng tin tích lũ y
đượ c, tô i đã có thể viết trên 60 đầ u sá ch bao gồ m cả cuố n nà y. Khi mọ i ngườ i hỏ i là m thế
nà o tô i có thể đọ c nhiều như vậ y, tô i có thể giả i thích mộ t cá ch khá đơn giả n. Tô i sắ p xếp
nhữ ng thứ mình cầ n đọ c và đọ c mộ t cá ch cầ n mẫ n từ ng chú t mộ t, từ ng phú t, từ ng giờ , từ ng
chuyến bay cũ ng như bấ t cứ khi nà o tô i có thờ i gian rả nh, chẳ ng hạ n như trong phò ng chờ
tạ i sâ n bay. Hã y nhớ rằ ng “Nhữ ng ngườ i đọ c là nhữ ng ngườ i dẫ n đầ u”. Bạ n khô ng thể cậ p
nhậ t và dẫ n đầ u trong lĩnh vự c củ a mình trừ khi bạ n liên tụ c trau dồ i hiểu biết củ a mình
mộ t cá ch có chọ n lọ c về cá c thô ng tin đượ c tạ o ra ngà y hô m nay bở i nhữ ng bộ ó c thô ng
minh nhấ t từ ng tồ n tạ i.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 20.
Đầ u tư phá t triển bả n thâ n
Điều quan trọ ng nhấ t bạ n có thể là m để tă ng giá trị củ a bả n thâ n, nâ ng cao kết quả và
khiến mình trở nên quan trọ ng hơn đố i vớ i cô ng ty chính là việc ngà y cà ng là m tố t hơn
nhữ ng việc quan trọ ng nhấ t củ a mình. Việc phá t triển bả n thâ n phả i là mộ t quá trình diễn ra
liên tụ c trong cá c ưu tiên sử dụ ng thờ i gian củ a bạ n hà ng ngà y. Đâ y là mộ t chứ c nă ng quả n
lý thờ i gian chủ chố t có thể đưa bạ n tớ i cá c vị trí điều hà nh cấ p cao và hơn thế nữ a.

Hã y dà nh thờ i gian trong lịch là m việc củ a mình để tiếp tụ c họ c hỏ i và phá t triển. Có

mộ t nguyên tắ c că n bả n về phá t triển bả n thâ n là bạ n khô ng thể đi xa hơn vị trí củ a ngà y
hô m nay vớ i cá c kiến thứ c và kỹ nă ng hiện có . Để tiến xa hơn và thú c đẩ y sự nghiệp củ a
mình, bạ n phả i tích lũ y nhiều kiến thứ c hơn. Bạ n phả i họ c hỏ i nhiều hơn để có thể kiếm
đượ c nhiều tiền hơn.

Cả i tiến liên tụ c và khô ng ngừ ng

Hã y hà nh độ ng để phá t triển và cả i thiện bả n thâ n mỗ i ngà y. Nếu mỗ i ngà y bạ n dà nh ra
mộ t giờ để đọ c nhằ m giú p tă ng khả nă ng là m việc củ a mình, bạ n sẽ tiến tớ i vị trí củ a 1% số
ngườ i đứ ng đầ u trong xã hộ i chỉ trong 5 nă m. Hã y nghe cá c chương trình đà o tạ o khi bạ n di
chuyển bằ ng ô tô . Hiện nay, gầ n như tấ t cả cá c thô ng tin và ý tưở ng tinh tú y nhấ t từ ng đượ c
diễn đạ t bằ ng tiếng Anh hay bấ t kỳ ngô n ngữ nà o khá c đều có sẵ n ở dạ ng bả n thu â m trên
đĩa CD hoặ c có thể tả i về điện thoạ i và má y tính bả ng. Mộ t ngườ i đi là m trung bình dà nh
500 đến 1.000 giờ trên ô tô mỗ i nă m, tương đương vớ i 12 hay 20 tuầ n là m việc 40 tiếng,
hoặ c 1 đến 2 họ c kỳ tạ i đạ i họ c. Điều nà y có nghĩa là bạ n có thể thu đượ c lợ i ích gầ n như
bằ ng vớ i việc họ c đạ i họ c chính quy chỉ nhờ việc biến thờ i gian di chuyển thà nh thờ i gian
họ c tậ p. Nếu bạ n khô ng nghe cá c chương trình ghi â m trên ô tô hay khi di chuyển, bạ n đang
bỏ lỡ mộ t trong nhữ ng cơ hộ i họ c tậ p tuyệt vờ i.

Tham dự cá c hộ i thả o do cá c chuyên gia giả ng dạ y

Hã y tham dự cá c hộ i thả o do cá c chuyên gia trong lĩnh vự c củ a bạ n thuyết giả ng ít nhấ t
4 lầ n mộ t nă m. Hã y tích cự c tìm kiếm nhữ ng hộ i thả o nà y. Hã y sẵ n sà ng đi xa để có thể họ c
hỏ i từ nhữ ng ngườ i giỏ i nhấ t trong lĩnh vự c củ a bạ n. Điều cố t yếu là bạ n phả i tham dự cá c
buổ i hộ i thả o đượ c giả ng dạ y bở i nhữ ng ngườ i có kinh nghiệm thự c tiễn và đã đạ t đượ c
thà nh cô ng trong lĩnh vự c củ a mình. Hã y cố gắ ng trá nh nhữ ng bà i giả ng và hộ i thả o từ cá c
giá o sư đạ i họ c, nhữ ng ngườ i viết ra cá c câ u chuyện từ “thá p ngà ” củ a mình. Họ hiếm khi có
trả i nghiệm thự c tế và nhữ ng gì họ dạ y thườ ng chỉ đú ng về mặ t họ c thuậ t nhưng lạ i khô ng

Thuậ t quả n lý thờ i gian

có giá trị thự c tiễn. Bạ n sẽ gầ n như khô ng thể á p dụ ng nhữ ng ý tưở ng củ a họ để đạ t kết quả
tố t hơn trong cô ng việc.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Chương 21.
Sắ p xếp nơi là m việc củ a bạ n
Mộ t trong nhữ ng cô ng cụ quả n lý thờ i gian tuyệt vờ i là là m việc tạ i mộ t chiếc bà n và
gó c là m việc ngă n nắ p. Giố ng như mộ t đầ u bếp tà i ba dọ n sạ ch bếp trướ c và sau khi nấ u ă n,
bạ n nên hoà n tấ t việc sắ p xếp chỗ là m việc củ a mình trướ c khi bắ t tay và o là m việc. Mộ t
trong nhữ ng doanh nhâ n thà nh cô ng nhấ t thờ i nay đã nó i rằ ng chìa khó a thà nh cô ng củ a
ô ng ta là “luô n là m việc tạ i mộ t chiếc bà n ngă n nắ p”. Peter Drucker nhậ n thấ y rằ ng cá c nhà
lã nh đạ o hiệu quả luô n giữ bà n là m việc gọ n gà ng. Trừ việc họ đang xử lý cô ng việc và o thờ i
điểm đó , nhữ ng thứ khá c đều đượ c bỏ ra ngoà i, vì vậ y họ có thể tậ p trung hiệu quả hơn,
hoà n thà nh nhiều việc hơn vớ i chấ t lượ ng tố t hơn và trong thờ i gian ngắ n hơn. Hã y xếp cá c
tà i liệu củ a bạ n cả bả n cứ ng và bả n mềm và o cá c thư mụ c phù hợ p. Chỉ xử lý cô ng việc hiện
tạ i củ a mình. Hã y cố gắ ng chỉ để mộ t thứ ở trướ c mặ t bấ t cứ khi nà o có thể. Cá c chuyên gia
hà ng đầ u trong mọ i lĩnh vự c luô n giữ mộ t gó c là m việc gọ n gà ng và đượ c sắ p xếp quy củ .
Hã y nghĩ đến mộ t ngườ i thợ mộ c, nha sĩ hay bá c sĩ. Họ luô n dọ n dẹp và sắ p xếp lạ i mọ i thứ
trong khi là m cô ng việc hà ng ngà y. Hã y sắ p xếp gọ n gà ng và duy trì sự ngă n nắ p. Hã y đả m
bả o rằ ng bạ n có đầ y đủ cá c vă n phò ng phẩ m và tà i liệu ở vị trí dễ lấ y. Bạ n sẽ thấ y rằ ng
khô ng có điều gì là m mấ t hiệu quả hơn là phả i dừ ng cô ng việc và bắ t đầ u lạ i vì thiếu đi sự
chuẩ n bị hay cá c đồ dù ng phù hợ p.

Sắ p xếp giú p tă ng nă ng suấ t

Nhiều ngườ i tin rằ ng họ là m việc hiệu quả hơn vớ i mộ t chiếc bà n là m việc bừ a bộ n. Tuy
nhiên tấ t cả nhữ ng nghiên cứ u đều cho thấ y khi buộ c phả i dọ n dẹp nơi là m việc sao cho chỉ
có mộ t nhiệm vụ trướ c mặ t, nă ng suấ t củ a họ sẽ nhanh chó ng đượ c tă ng gấ p đô i hay gấ p ba.

Nhữ ng ngườ i là m việc vớ i mộ t chiếc bà n bừ a bộ n đượ c phá t hiện là mấ t rấ t nhiều thờ i

gian trong ngà y để tìm kiếm nhữ ng vậ t dụ ng họ cầ n trong mớ hỗ n độ n xung quanh. Theo
tâ m lý họ c, khi nhìn thấ y mộ t chiếc bà n hay vă n phò ng bừ a bộ n thì tiềm thứ c củ a bạ n đượ c
củ ng cố rằ ng bạ n là mộ t ngườ i vô tổ chứ c. Điều nà y sẽ dẫ n đến sự xao nhã ng liên tụ c do mắ t
và sự chú ý củ a bạ n khô ng ngừ ng chuyển từ vậ t nà y sang vậ t khá c.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

 Kết luậ n
Vấ n đề cuố i cù ng về quả n lý thờ i gian là khá i niệm về sự câ n bằ ng. Điều quan trọ ng
nhấ t mà bạ n có thể trau dồ i cho cuộ c số ng củ a mình là sự câ n bằ ng và điều độ . Bằ ng cá ch
thự c hà nh cá c phương phá p, ý tưở ng và kỹ thuậ t trong cuố n sá ch nà y, bạ n sẽ trở thà nh mộ t
ngườ i giỏ i quả n lý thờ i gian và có nhiều thờ i gian hơn cho gia đình và bả n thâ n. Mọ i ngườ i
thườ ng theo họ c cá c chương trình về quả n lý thờ i gian để có thể là m nhiều việc hơn hà ng
ngà y. Tuy nhiên, như mộ t nhà hiền triết từ ng nó i: “Cuộ c số ng có nhiều thứ quan trọ ng hơn
là việc tă ng tố c.” Mụ c đích chính củ a việc họ c tậ p và thự c hà nh cá c kỹ nă ng quả n lý thờ i gian
là nâ ng cao chấ t lượ ng cuộ c số ng củ a bạ n về tổ ng thể, hay nâ ng cao sự hà i lò ng và hạ nh
phú c mà bạ n trả i nghiệm. Dù cô ng việc củ a bạ n có phù hợ p đến đâ u thì chấ t lượ ng cuộ c
số ng củ a bạ n cũ ng sẽ chủ yếu đượ c quyết định bở i ba thứ . Đầ u tiên là chấ t lượ ng đờ i số ng
nộ i tâ m củ a bạ n: bạ n hiểu bả n thâ n mình như thế nà o, yêu quý mình ra sao và cả m thấ y như
thế nà o về tính cá ch củ a mình. Sự phá t triển nộ i tâ m đò i hỏ i thờ i gian và sự suy ngẫ m cũ ng
như phả i đọ c và suy nghĩ về nhữ ng câ u hỏ i lớ n củ a cuộ c đờ i. Yếu tố thứ hai là sức khỏe củ a
bạ n. Khô ng có thà nh cô ng nà o có thể bù đắ p cho mộ t sứ c khỏ e yếu kém. Hã y dà nh thờ i gian
để ă n nhữ ng thự c phẩ m phù hợ p, tậ p thể dụ c thườ ng xuyên, nghỉ ngơi và giả i trí hợ p lý. Đô i
khi cá ch sử dụ ng thờ i gian tố t nhấ t là đi nghỉ sớ m và có mộ t giấ c ngủ ngon. Cuố i cù ng và
quan trọ ng nhấ t là hã y dà nh thờ i gian cho những mối quan hệ củ a bạ n. Nhữ ng ngườ i mà
bạ n quan tâ m và quan tâ m đến bạ n là nhữ ng tá c nhâ n quan trọ ng nhấ t trong cuộ c số ng củ a
bạ n. Đừ ng bao giờ để mình bị cuố n và o cô ng việc đến mứ c bỏ quên vai trò củ a bả n thâ n
trong nhữ ng mố i quan hệ vớ i ngườ i bạ n đờ i, con cá i và nhữ ng ngườ i bạ n thâ n củ a mình.
Mộ t cuộ c số ng tuyệt vờ i là mộ t cuộ c số ng có sự câ n bằ ng. Nếu bạ n dà nh đủ thờ i gian gìn giữ
và nâ ng cao chấ t lượ ng cá c mố i quan hệ củ a mình, bạ n sẽ tìm thấ y nhiều niềm vui, sự hà i
lò ng hơn từ cô ng việc, và bạ n sẽ tìm thấ y thà nh cô ng. Mộ t vị bá c sĩ già thô ng thá i từ ng nó i:
“Tô i chưa bao giờ gặ p doanh nhâ n nà o lú c lâ m chung lạ i nó i rằ ng ướ c gì mình dà nh nhiều
thờ i gian hơn ở vă n phò ng.”

Cả m ơn bạ n, và chú c bạ n may mắ n khi sử dụ ng nhữ ng ý tưở ng nà y trong mọ i lĩnh vự c

củ a cuộ c số ng.

Thuậ t quả n lý thờ i gian

Giớ i thiệu tá c giả
rian Tracy là diễn giả , nhà đà o tạ o, chuyên gia tư vấ n nổ i tiếng. Ô ng là chủ tịch tổ B chứ c Brian Tracy

International, mộ t cô ng ty đà o tạ o và tư vấ n, có trụ sở ở Solana Beach, California. Brian đã tự mình vươn lên

trên con đườ ng đi tớ i thà nh cô ng. Nă m 1981, trong cá c cuộ c nó i chuyện và thuyết giả ng trên khắ p nướ c Mỹ,
ô ng bắ t đầ u chia sẻ cá c nguyên tắ c mà ô ng đã đú c rú t từ cô ng việc bán hà ng và kinh doanh. Hiện
tạ i, cá c cuố n sá ch và chương trình huấ n luyện dạ ng audio, video củ a ô ng – vớ i số lượ ng lên
đến 500 tá c phẩ m – đã đượ c dịch ra 38 thứ tiếng và đượ c sử dụ ng ở 55 quố c gia. Ô ng là tá c
giả củ a hơn 50 đầ u sá ch ă n khá ch, trong đó có Psychology of Selling (Nhữ ng đò n tâ m lý
trong bá n hà ng) và The Art of Closing The Sale (Kết thú c bá n hà ng – Đò n quyết định).

“Khơi dậ y cả m hứ ng, có tính giả i trí cao, đầ y thô ng tin bổ ích và có tính khích lệ…"

Thuậ t quả n lý thờ i gian