‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫تعريف السكرتارية‪:‬‬

‫وهي وظيفة من الوظائف اإلدارية المهمة في بيئة العمل والتي تسعى إلى تزويد اإلدارة بكاف ة‬
‫المعلومات‪ ،‬والبيانات‪ ،‬من أجل توفير الوقت‪ ،‬والجه د وتخفي ف األعب اء المتراكم ة‪ ،‬والمرتبط ة‬
‫بالوظائف الروتينية‪.‬‬

‫ويعود ظهور ه ذه الوظيف ة إلى الث ورة الص ناعية في أوروب ا‪ ،‬فيهتم األف راد ال ذين يعمل ون في‬
‫مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية‪ ،‬مع التميز باألمانة‪ ،‬والمص داقية في العم ل‪،‬‬
‫والقدرة على القراءة‪ ،‬والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيف ة‪ .‬أم ا اس م‬
‫س كرتارية فه و مع رٌب من الكلم ة األص لية ‪ ،Secretary‬وال تي تم اش تقاقها من مص طلح‬
‫‪ ،Secret‬ومعناها السر‪ ،‬ومع التطور الزمني ص ار من الض روري وج ود وظيف ة الس كرتارية‬
‫في أغلب منشآت العمل‪ ،‬مثل‪ :‬المؤسس ات‪ ،‬والش ركات‪ ،‬والعي ادات الطبي ة‪ ،‬ومك اتب المحام اة‪،‬‬
‫وغيرها‪...‬‬

‫يطلق لفظ (سكرتارية) على الوح دة التنظيمي ة التابع ة لم ديري اإلدارات وللرؤس اء في مختل ف‬
‫المنشآت حيث تحوي هذه الوحدة جهازًا بش ريًا يس د إلي ه مهم ة إنج از كاف ة األعم ال المكتبي ة‬
‫المتمثلة في تحرير المراسالت وإعداد التقارير ومعالجة البريد الوارد والص ادر وتنظيم أرش يف‬
‫المكتب وغير ذلك‪.‬‬

‫تعريف السكرتيرة‪:‬‬

‫هي إحدى الموارد البش رية في الوح دة التنظيمي ة التابع ة لم ديري اإلدارات في أي مؤسس ة أو‬
‫شركة حيث تقوم بمساعدة رئيسها في حفظ أسراره وترتيب أعمال ه وتس جيل معلومات ه وتنظيم‬
‫وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ‪...‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫أنواع السكرتارية‪:‬‬

‫يمكن التمييز بين ثالثة أنواع من السكرتارية وهي كالتالي‪:‬‬

‫أوًال‪ :‬السكرتيرة الخاصة‪:‬‬

‫السكرتيرة الخاصة‪ :‬هي أحد أفراد جهاز السكرتارية وتتمتع بمواصفات معينة وتتميز‬
‫بكفاءتها وإخالصها لعملها وتحظى بثقة مديرها ويمكن تلخيص مهامها بما يلي‪:‬‬

‫تحديد المواعيد واستقبال الزوار وفق جدول زمني محدد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتسهيل مكالمات مديرها مع الغير‬ ‫‪‬‬
‫تنظيم وقت مديرها خارج المنظمة أو الوحدة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫حف ظ وص يانة الوث ائق الخاص ة بمكتب م ديرها بطريق ة تمكن ه من الرج وع إليه ا‬ ‫‪‬‬
‫بسهولة‪.‬‬
‫االهتمام باألعمال الكتابية الخاصة بالمدير‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫معاونة المدير في عقد االجتماعات وإدارته‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫فرز وسائل وتقارير العمل الخاصة بالمدير وتنبيهه إلى بعض الفقرات الهامة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تقديم تقارير حول الموضوعات الخاصة التي يطلبها المدير‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫ثانيًا‪ :‬السكرتيرة المتخصصة‪:‬‬

‫السكرتيرة المتخصصة‪ :‬تختص بمجال عمل محدد كالمجال القانوني‪ ،‬أو الصحفي هذا النوع‬
‫يتطلب خبرة كبيرة في مجال العمل الذي يقوم به ويمكن تلخيص مهامه كاآلتي‪:‬‬

‫دراسة القضايا التي تقدم من المدير والتي تدخل في إطار تخصصه‪ ،‬ومن ثم تق ديم‬ ‫‪‬‬
‫تقرير فني موجز عن الدراسة‪.‬‬
‫مالزمة المدير في االجتماعات الفنية التي تدخل في إطار تخصصه وتزوي د الم دير‬ ‫‪‬‬
‫بالمعلومات والبيانات الالزمة‪.‬‬
‫متابعة المستجدات من األبحاث والتق ارير العلمي ة المتعلق ة بمج ال تخصص ه بغي ة‬ ‫‪‬‬
‫تقديمها إلى مديره‪.‬‬
‫حف ظ وص يانة الوث ائق المتعلق ة بمج ال تخصص ه بم ا يمكن ه من الرج وع إليه ا‬ ‫‪‬‬
‫بسهولة ويسر‪.‬‬

‫تعريف موجز بمفهوم السكرتارية القانونية‪:‬‬

‫هذه السكرتيرة تقوم بأعمال متعددة وتعتمد هذه األعمال على حجم المشروع وطبيعة‬
‫عمله؛ وهل المشروع فردي أم شركة تضامن‪ ،‬ومن الممكن أن تعمل السكرتيرة في اإلدارة‬
‫القانونية في المنشأة الكبيرة‪ ،‬والمحامي العام يشمل نشاطه كل أشكال العمليات القانونية‪،‬‬
‫والمحاكم بمستوياتها المختلفة تقدم خبرات متعددة في أعمال السكرتارية‪ ،‬كمعرفة العبارات‬
‫القانونية‪.‬‬
‫كما أن نظام العمل مهم جدا لنجاح السكرتيرة القانونية‪ ،‬والتي من مهامها‪ :‬تنسيق وطباعة‬
‫المستندات القانونية‪ ،‬تجهيز القضايا التي ستنظر أمام المحكمة حسب تاريخها‪ ،‬وتقديمهما‬
‫للرئيس في الوقت المناسب‪.‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫ثالثا‪:‬السكرتيرة العامة‪ :‬في جميع المؤسسات الكبيرة أو الصغيرة نجد إدارة للسكرتارية‬
‫ويختلف حجم ه ذه اإلدارة بحس ب حجم المؤسس ة والنش اط ال ذي تمارس ه‪ ،‬تتلخص مه ام ه ذا‬
‫النوع من السكرتارية كالتالي‪:‬‬

‫معالجة البريد الصادر والوارد ومتابعته‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫معالجة االتصاالت الهاتفية الواردة والصادرة ومتابعتها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫اإلعداد لالجتماعات والندوات والمحاضرات ومتابعتها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫استقبال ال زوار وتحدي د المواعي د وت أمين بعض الص حف والمجالت والكتب ال تي‬ ‫‪‬‬
‫يستخدمها الزوار أثناء االنتظار‪.‬‬
‫حفظ وترتيب وترقيم وتصنيف الوثائق وصيانتها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تأمين مستلزمات األعمال المكتبية من قرطاسية وغيرها‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫صفات السكرتيرة‪:‬‬

‫الصفات السلوكية‪:‬‬

‫مظهر خارجي أنيق والئق من حيث المالبس‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫شخصية قوية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫القدرة على التواصل مع اآلخرين بشكل سليم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫طالقه في التحدث‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫قدرة على التصرف بشكل سليم‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫سرعة البديهة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫امتالك ذاكرة قوية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫قدرة على حفظ كل المعلومات‪ ،‬وإعادتها بشكل صحيح‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫الذوق واألدب في التعامل مع اآلخرين‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫احترام ه لل وقت‪ ،‬وقدرت ه على إدارت ه‪ ،‬والتزام ه بالمواعي د‪ ،‬بم ا يش مل مواعي د العم ل‬ ‫‪‬‬
‫الرسمية‪.‬‬
‫االنتماء والوالء للمسئولين والمنظمة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫االتزان والهدوء والمرونة العالية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫لمزيد من المعلومات ح ول بحث عن س لوكيات وقيم العم ل ج اهز للطباع ة يمكن ك ق راءة‬ ‫‪‬‬
‫المقال التالي‪ :‬بحث عن سلوكيات وقيم العمل جاهز للطباعة‪.‬‬

‫الصفات المهنية‪:‬‬

‫يملك مؤهل علمي في نفس المجال‪ ،‬والبد أن يكون حاصل على دبلوم أو بكالوريوس‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬
‫القدرة على التعلم المستمر‪ ،‬ومواكبة جميع التطورات الطارئة تحديًد ا على الحقل اإلداري‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وكذلك متابعة كافة التطورات التي يسعى إليها العق ل البش ري في مج ال التقني ة خصوًص ا‬
‫عند استعمال المعدات المكتبية‪.‬‬
‫‪‬‬

‫اإلحاط ة بالمه ارات التقني ة الرئيس ية والتكنولوجي ة‪ ،‬خصوًص ا عن د اس تعمال الحاس وب‬ ‫‪‬‬
‫وشبكات االتصال الجديدة‪.‬‬

‫امتالك مهارات إدارية كبيرة في المجال الخاص بترتيب وتنظيم المكاتب‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫امتالك مهارات خاصة بالعمل في األرشيف‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫امتالك مهارة إنشاء التقارير‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫القدرة على إعداد المراسالت الداخلية والخارجية بصورة سليمة‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫القدرة على التعامل مع البريد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إمكانية على العمل في فريق والعمل الفردي‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫القدرة على العمل الفردي وكذلك التفاوض واإلقناع وتقبل آراء األخرين‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫معرفته في ميدان التحليل اإلداري والمالي‪ ،‬وخاصًة في مجال التدقيق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الصفــــات األخـــالقية‪:‬‬

‫البد أن يندرج ضمن صفات السكرتير الناجح‪ ،‬الصفات اآلتية‪:‬‬

‫‪ ‬المسؤولية‪.‬‬
‫‪ ‬الموضوعية‪.‬االلتزام‪.‬‬
‫‪ ‬النزاهة‪.‬‬
‫‪ ‬األمانة‪.‬‬
‫الصدق‪.‬‬ ‫‪‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫مواصفات السكرتيرة‪:‬‬

‫الشكل العام‪ :‬وهو ما يطلق عليه الوجه المقبول‪ ،‬السمح‪ ،‬المبتسم االبتسامة المريحة‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫التي تبعث على االرتياح‪.‬‬

‫حسن المظهر‪ :‬يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير‪ ،‬ويعد من الضروريات الهامة‬ ‫‪‬‬
‫لنج اح العم ل‪ ،‬وتحقي ق اله دف الكام ل من الوظيف ة‪ ،‬حيث يك ون الس كرتير في مقدم ة‬
‫المس تقبلين لل زوار‪ ،‬وعمالء المؤسس ة ويتطل ع الزائ رون للمنش أة دائم ا إلى مقابل ة‬
‫الس كرتير‪ ،‬ومن خالل تل ك المقابل ة األولى‪ ،‬يس تطيع الزائ ر أن يأخ ذ انطباع ا جي دا عن‬
‫المنشأة‪ ،‬التي يقوم بزيارتها أو العكس‪.‬‬

‫التمتع بالبساطة‪ ،‬واألناقة المعتدلة الحكمة والصبر‪ :‬يتطلب ذلك التمتع بمقومات‬ ‫‪‬‬
‫شخصية‪ :‬بعدم التس رع في الحكم على األش ياء‪ ،‬والب د من الص بر عن د مواجه ة األم ور‬
‫الصعبة‪ ،‬والمشاكل المفاجئ ة والطارئ ة‪ ،‬ومحاول ة اس تيعابها واس تعمال العق ل في حله ا‬
‫التفك ير المنظم المنطقي‪ :‬عن د ط رح المواض يع واألم ور العملي ة‪ ،‬الب د من الس كرتير‬
‫بدراس ة ه ذه المواض يع بتمعن‪ ،‬ح تى يس تطيع من خالل ذل ك اتخ اذ الق رار الص حيح‬
‫والمناسب‪ ،‬وإبداء المشورة والنصح‪ ،‬والرأي السليم عند اللزوم‪.‬‬
‫أمانة السر‪ :‬البد من توافر المقدرة الشخصية‪ ،‬للمحافظة على كافة األسرار التي اطلع‬ ‫‪‬‬
‫ويطلع عليه ا أثن اء خدمت ه‪ .‬حيث أن طبيع ة عم ل الس كرتير تس مح ل ه بص فة مس تمرة‬
‫االطالع على كث ير من أس رار العم ل‪ .‬ل ذا يتعين أن يك ون ش اغل ه ذه الوظيف ة متمتع ا‬
‫باألمانة‪ ،‬والصدق في المعاملة‪ ،‬حتى يتمكن من شغل هذه الوظيفة‪.‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫مهـــام السكــــــــــرتيرة‪:‬‬

‫لكل من تعمل كسكرتيرة مهام وواجبات عليها معرفتها وتأديتها بإتقان‬

‫فحص المكالمات والزوار قبل تمريرها للمدير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وضع نظام محكم لتنظيم الملفات أي ابتكار أنظمة ترتيب للمس تندات س واء ك انت يدوي ة‬ ‫‪‬‬
‫أوحاسوبية‪.‬‬
‫تنظيم مواعيد االجتماعات والزيارات الرسمية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إعداد مسودة المذكرات والخطابات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫تفويض األعمال الخفيفة لآلخرين‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫صيانة ومتابعة وتحديث الملفات‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫مساعدة المدير على تنظيم مهامه وتذكيره بالمواعيد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التفكير باحتياجات العمل المستقبلية‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫إلقاء النظر على الرسائل والمستندات قبل إرسالها‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫طباعة وكتابة التقارير‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫التواصل مع األقسام المختلفة والتأكد من تنفيذ القرارات اإلدارية بالشكل المتفق عليه‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫حضور االجتماعات للقيام بعرض جدول األعمال وتدوين المالحظات والنتائج التي توصل‬ ‫‪‬‬
‫إليها االجتماع‪.‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫السكرتيرة والهاتف‪:‬‬

‫تقوم السكرتارية بدور هام وحيوي في‬

‫المنش آت على اختالف أحجامه ا ونش اطاتها‪،‬‬
‫وتس اهم في مس اعدة متخ ذي الق رار في‬
‫المنش آت على تحم ل أعب ائهم ح تى تحق ق‬
‫في‬ ‫المنشآت أه دافها‪ ،‬ول ذا يح رص المس ؤولون‬
‫المنش آت على العناي ة باختي ار الع املين في‬
‫أقسام السكرتارية عناية فائقة‪ ،‬ألن الس كرتير‬
‫يساهم مساهمة فعال ة في تحس ين ص ورة المنش أة أم ام األف راد والعمالء‪ ،‬من األس باب العام ة‬
‫لنجاح السكرتير توفر القدرة على إجراء ومعالجة االتصاالت الهاتفية‪.‬‬

‫مفهوم االتصاالت الهاتفية‪:‬‬

‫تعت بر االتص االت الهاتفي ة من أهم وس ائل االتص االت ال تي يتم نقله ا عن طري ق اله اتف‪،‬‬
‫وتتميز بسرعتها في نقل المعلومات وقلة تكلفتها بالمقارنة بوسائل االتصاالت األخرى‪.‬‬

‫ومن أهم ما يميز االتصاالت الهاتفية عن غيرها ما يلي‪:‬‬

‫قلة التكاليف‬ ‫‪‬‬
‫‪ ‬السرعة في نقل المعلومات والبيانات‪.‬‬
‫‪ ‬كثرة االستخدام‪.‬‬
‫‪ ‬سهولة االستخدام‪.‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬

‫قواعد استخدام أجهزة االتصال الهاتفي‪:‬‬

‫لالتصال الهاتفي قواعد وفنون يجب على الس كرتير معرفته ا ألداء عمل ه بش كل ص حيح‬
‫ولتحقي ق رض ا مديري ه والمتع املين ال داخليين للمنش أة‪ ،‬حيث من الس هل ج دًا الحكم على أي‬
‫منشأة بمستوى تميز خدماتها من خالل التعامل الهاتفي معها‪.‬‬

‫ومن أهم قواعد االتصال الهاتفي ما يلي‪:‬‬

‫وضع جهاز هاتف‪:‬‬

‫أفضل مكان لوض ع جه از اله اتف ه و أن يك ون على يس ار الس كرتير وفي متن اول ي ده بش كل‬
‫مريح‪ .‬وهذا الوضع للهاتف يساعد السكرتير على رفع سماعة الهاتف باليد اليس رى واس تخدام‬
‫اليد اليمنى لتدوين المالحظات‪ ،‬وال بد أن يق وم الس كرتير بتوف ير أقالم وأوراق ونم اذج خاص ة‬
‫لتسجيل المكالمات أو الرسائل للمكالمات الخاصة بمديره‪.‬‬
‫القدرة على التعامل مع أجهزة الهاتف ‪:‬‬ ‫*‬
‫يجب على السكرتير أن يكون قادرًا على تشغيل أجهزة الهاتف المتط ورة بكف اءة وفاعلي ة‪ ،‬وأن‬
‫يكون قادرًا على صيانتها وبرمجتها بما يخدم مصلحة العمل وضمان عدم توقفها‪.‬‬

‫أسس معالجة االتصاالت الهاتفية‪:‬‬

‫يقضي السكرتير وقتًا طويًال من عمله في معالجة المكالم ات الهاتفي ة‪ ،‬ل ذا يجب علي ه أن‬
‫يتعامل بشكل جيد مع تلك المكالمات ليعطي صورة مشرفة عن المنشأة التي يعمل فيه ا ويس اهم‬
‫بش كل فع ال في المحافظ ة على وقت الم دير لي تيح الفرص ة ل ه كي يعم ل على تحقي ق أه داف‬
‫المنشأة‪،‬‬

‫إض افة إلى خدم ة المتع املين م ع المنش أة‪ ،‬وكم ا أس لفنا إن المس تفيدين من المنش أة يمكن أن‬
‫يحكموا على أداء المنشأة من خالل االتصاالت الهاتفية لذا كان لزام ًا على الس كرتير أن يتعام ل‬
‫بلطف وكياسة مع االتصاالت الهاتفية الواردة والصادرة‪.‬‬
‫االتصاالت الهاتفية الواردة‪:‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬
‫هي تلك االتصاالت الهاتفية ال تي ت رد الى المكتب أو المنش أة وعلى الس كرتير أن يتعام ل معه ا‬
‫وفق التالي‪:‬‬
‫الحرص على الرد بسرعة‪ ،‬وأن ال يترك جرس الهاتف عند سماعه ألكثر من ثالث مرات‪.‬‬
‫أن يحرص السكرتير على التعريف بنفسه واسم المنشأة التي يعمل بها‪ .‬على سبيل المثال‬
‫"السالم عليكم شركة هاديكو للنقليات‪ ،‬مكتب المدير العام عادل معك أي خدمة"‪.‬‬

‫يجب أن تكون منصتًا جيدًا وتركز على ما يقوله المتصل‪ ،‬وأن تعطيه ال وقت الك افي ألن ي دلي‬
‫بحديثه‪ ،‬وأن تكون متأكدًا من جميع النقاط ال تي ذك رت ل ك وأن تستوض ح من المتص ل إذا ك ان‬
‫لديك غموض أو سوء فهم عن المعلومات التي ذكرت لك‪.‬‬
‫‪ ‬أن يحرص السكرتير على عدم مقاطعة المتحدث‪ ,‬ان يوحي للمتصل بأنه متابع ومنص ت ل ه‬
‫كقول كلمة "نعم" بين الحين واآلخر‪.‬‬
‫أن يكون دقيقًا في جمع المعلومات والبيانات من المتصل‪.‬‬
‫أن تتقن مهارة تدوين المالحظات والرسائل من المتصل وأن تحرص على ذلك‪.‬‬
‫أن تح رص على تزوي د المتص ل بالمعلوم ات ال تي يري دها إذا ك انت في ح دود ص الحياتك أو‬
‫توجيهه للجهة المسؤولة بكياسة‪ .‬على سبيل المثال "آسف أنا ال أستطيع أن أفي دك أو أس اعدك‬
‫في هذا الموض وع ولكن بإمك اني تحوي ل مكالمت ك الى الجه ة المختص ة لالستفس ار منهم‪ .‬ه ل‬
‫ترغب في تحويلك للجهة المعنية؟"‪.‬‬
‫على الس كرتير التخلص من جمي ع العوام ل الم ؤثرة على س ماع المتح دث كالضوض اء من‬
‫أجهزة المذياع الصوتي والمرئي أو محادث ة زمالئ ه في المكتب أو ح تى ص وت بعض األجه زة‬
‫التي تستخدم عادة في المكاتب مثل آلة التصوير وجهاز الفاكس والطابعة وغير ذلك‪.‬‬
‫في حالة وجود أكثر من هاتف في المكتب والسكرتير مشغول مع الهاتف ووردت مكالمة أخرى‬
‫احرص على االستئذان من المتحدث األول بلباقة لتقوم بالرد على الهاتف الثاني‪.‬‬
 ‫السكرتارية دورها ووظائفها في اإلدارة‬
‫يجب أن يحرص السكرتير على عدم إطالة مدة االنتظ ار عن دقيق ة‪ ،‬وإذا ل زم األم ر أن يك ون‬
‫االنتظ ار ط ويًال ك البحث عن المعلوم ات معين ة تس تدعي وقت ًا ط ويًال يجب توض يح ذل ك الى‬
‫المتحدث‪ ،‬أو أخذ رقمه وأن تقوم باالتصال به الحقًا‪.‬‬
‫على السكرتير أن يتأكد دائمًا ب أن م ديره مس تعد لتلقي المكالم ة‪ ،‬وذل ك بمعرف ة اس م المتص ل‬
‫بلباقة وأدب ووضعه على االنتظار‪ ،‬ثم يقوم السكرتير بإبالغ مديره باسم المتص ل لمعرف ة م دى‬
‫رغبته في تلقي المكالمة أم ال‪ .‬في حالة تلقيك كسكرتير مكالمة مس تعجلة وهام ة والم دير في‬
‫اجتماع‪ ،‬ال تقاطع المدير بل أرس ل م ذكرة ص غيرة عن المكالم ة واتب ع تعليم ات الم دير تحوي ل‬
‫المكالمة‪ ،‬أو‬

‫تبقى كما هي مالحظات المتصل وكامل المعلوم ات عن ه وإبالغ ه ب أن الم دير س وف يتص ل ب ه‬
‫الحقًا‪ .‬وفي أغلب األحيان يجب أن يكون هناك اتفاق مس بق بين الم دير والس كرتير على كيفي ة‬
‫التعامل مع مثل هذه المكالمات تفاديًا لإلحراجات واالنزعاج للطرفين‪.‬‬