Professional Documents
Culture Documents
KẾ HOẠCH BÀI GIẢNG CHƯƠNG 4
KẾ HOẠCH BÀI GIẢNG CHƯƠNG 4
4.1. Khái niệm và các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác tổ chức cơ sở lƣu trú du lịch
4.1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức doanh nghiệp
4.1.1.1 Khái niệm của tổ chức doanh nghiệp
- Về bản chất: Tổ chức doanh nghiệp bao gồm tổ chức bộ máy quản trị, tổ chức nhân sự
và tổ chức công việc hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất.
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp lưu trú là loại hình doanh nghiệp sản
xuất và cung ứng các loại hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng các yêu cầu cho khách du
lịch như: lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung kèm theo. Quá trình sản xuất và cung
ứng các hàng hóa và dịch vụ đó luôn đòi hỏi có sự tham gia và kết hợp chặt chẽ của các
bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Ví dụ quan hệ giữa lễ tân và buồng trong việc bố
trí phòng cho khách, quan hệ giữa bàn, bếp và bar. Một doanh nghiệp lưu trú dù có quy
mô lớn hay nhỏ, muốn tiến hành hoạt động kinh doanh thì điều quan trọng trước hết là
phải biết cách phân chia đội ngũ lao động của mình thành các bộ phận chuyên biệt và
giao cho mỗi bộ phận đó đảm trách những chức năng nhất định, nhưng đồng thời giữa
chúng lại luôn có sự gắn kết chặt chẽ với nhau và cùng hướng tới mục tiêu chung của
doanh nghiệp. Thực tế đã cho thấy, những doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả cao là
những doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp hợp lý và có khả năng tạo ra
sự cộng hưởng của các bộ phận khác nhau trong quá trình phục vụ khách.
- Về mặt tổng quát: Tổ chức doanh nghiệp là việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp
và xác định mối liên hệ giữa các bộ phận khác nhau trong cơ cấu đó sao cho hoạt động
của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao theo mục tiêu đã định.
- Về thực chất: Tổ chức doanh nghiệp là thực hiện việc phân quyền và phối hợp giữa các
bộ phận hướng tới thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp
Phân quyền là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện
một hoạt động nhất định. Nó là cơ sở để thực hiện việc giao phó quyền hạn. Mục đích
chủ yếu của việc giao phó quyền hạn là nhằm phát huy và huy động sức lực, trí tuệ của
cấp dưới làm cho một tổ chức có khả năng thực hiện được mục tiêu đề ra. Như vậy, việc
giao phó quyền hạn được thực hiện khi cấp trên trao cho cấp dưới quyền được quyết định
về một số vấn đề nhất định nào trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. việc giao
phó quyền hạn thông thường được thể hiện băng văn bản có nội dung rõ ràng, cụ thể. Ví
dụ, giám đốc khách sạn có thể giao cho bộ phận lễ tân tiến hành toàn bộ các hoạt động
nghiệp vụ có liên quan đến việc giải quyết nhu cầu đăng ký thuê phòng của khách, còn bộ
phận buồng chịu trách nhiệm quản lý và phục vụ buồng… Cần lưu ý nếu giao nhiệm vụ
nhưng không giao quyền thực hiện thì nhiệm vụ đó khó hoặc không thể hoàn thành. Song
nếu giao quyền mà không xác định rõ kết quả cuối cùng phải hoàn thành thì quyền hạn
được giao rất có thể bị lạm dụng. Bởi vậy, phân quyền không chỉ là một vấn đề khoa học
mà còn là một nghệ thuật. Nó đòi hỏi phải thích hợp với từng tình huống, từng điều kiện,
từng con người cụ thể để sao cho việc phân quyền đạt hiệu quả cao từ cá nhân của nhà
quản trị như: sự tin cậy đối với cấp dưới, tạo cơ hội cho người khác, việc thiết lập các
hoạt động kiểm tra đối với cấp dưới…
Sự phối hợp giữa các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế phân
quyền và phối hợp chính là hai vấn đề quan trọng nhằm đảm bảo tính tối ưu của một tổ
chức. Mục tiêu chung của doanh nghiệp là hướng đích và là một trong những cơ sở quan
trọng để thực hiện sự phối hợp giữa các bộ phận trong một tổ chức. Nói cách khác, khi
nhiều người cùng làm việc với nhau trong một tổ chức doanh nghiệp thì cần thiết thực
hiện việc giao hiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và đến từng nhân viên, do đó, tất yếu đòi
hỏi phải thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nếu không đảm bảo ăn khớp trong
sự phối hợp đó thì sẽ dẫn đến làm giảm hiệu lực của bộ máy quản trị doanh nghiệp. Đặc
biệt, trong doanh nghiệp lưu trú do tính đặc thù nền giữa các bộ phận tác nghiệp thường
có tính độc lập tương đối, do vậy nếu không chú trọng tới sự phối hợp nhịp nhàng giữa
các bộ phận ấy thì không thể đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng cho dù mỗi bộ phận đã
hoàn thành nhiệm vụ riêng của mình.
4.1.1.2 Vai trò của tổ chức doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp có vai trò quan trọng như sau:
- Đảm bảo tính tối ưu của công tác tổ chức doanh nghiệp nói chung và tổ chức bộ máy
quản trị doanh nghiệp nói riêng.
- Tạo ra và duy trì một trật tự xác định giúp cho các cấp quản trị thực hiện nhiệm vụ quản
trị có hiệu quả.
- Xác định sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận trong cơ cấu quản trị doanh
nghiệp, hướng tới thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Giúp cho doanh nghiệp thích nghi và có khả năng phản ứng nhạy bén trước những biến
động của môi trường kinh doanh
- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp như lao động, vốn, công nghệ…
4.1.2. Khái niệm và yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp lƣu trú
4.1.2.1 Khái niệm
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau và có mối liên hệ
qua lại phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có trách nhiệm và quyền hạn nhất định
nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp
4.1.2.2 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn hảo thì hoạt động quản
trị càng tác động có hiệu quả đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, việc
xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị hợp lý và có hiệu quả phải đảm bảo các
yêu cầu sau:
- Phù hợp với mục tiêu và chiến lƣợc kinh doanh: cơ sở để xác định và hoàn thiện cơ
cấu tổ chức chính là mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Bỡi lẽ, suy cho
cùng thì mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều hướng đến thực hiện mục tiêu chung của
doanh nghiệp. Đồng thời, cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp phải đảm bảo thích ứng
với từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp. Vì mục tiêu và chiến lược kinh doanh
của doanh nghiệp có thể thay đổi khi các yếu tố của môi trường thay đổi.
- Đảm bảo sự phân quyền rõ ràng, cụ thể và chính xác: nghĩa là trong cơ cấu tổ chức
doanh nghiệp phải quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm đối với
từng bộ phận, từng cá nhân nhằm phát huy tính năng động, sáng tạo và tự chịu trách
nhiệm của các bộ phận cũng như các cá nhân trong cơ cấu tổ chức đó, tạo điều kiện để họ
hiểu và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân trong cơ cấu
tổ chức doanh nghiệp: trong kinh doanh doanh nghiệp lưu trú, muốn có sản phẩm, dịch
vụ có chất lượng cao thì không những phải thực hiện phân quyền chính các mà còn phải
tạo ra và duy trì mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
Hay nói khác đi, cần phải quy định rõ mối quan hệ (dọc ngang) trong cơ cấu tổ chức
doanh nghiệp nhằm xác lập rõ quan hệ chỉ huy, lãnh đạo hay quan hệ phối hợp chuyên
môn, nghiệp vụ… Điều này có ý nghĩa quyết định đến hiệu lực của cơ cấu quản trị nói
chung và góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng nói riêng. Ví dụ, để phục vụ
tốt khách hàng, càng phải phân quyền rõ ràng cho các bộ phận lễ tân, buồng, bàn..Tuy
vậy, để đáp ứng tốt nhu cầu lưu trú cho du khách cần có sự phối hợp chặt chẽ của bộ
phận lễ tân và bộ phận buồng, bàn và các bộ phận dịch vụ bổ sung để đáp ứng nhu cầu
của khách cũng như trong việc thanh toán cho khách.
- Phải đảm bảo tính cân đối và hiệu quả: Việc lựa chọn một cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
phải đảm bảo tính gọn nhẹ, có hiệu lực quản trị cao trên cơ sở chi phí quản trị ít nhất.
Nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, phức tạp, bảo thủ, trì trệ.. sẽ cản trở sự phát triển của
doanh nghiệp, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Vì điều đó sẽ làm cho chi phí quản trị cao, hệ thống thông tin
trong quản trị dễ bị rối loạn, mất tính chính xác, trình độ xử lý thông tin chậm chạp, kém
tác dụng.
4.1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến việc xây dựng cơ cấu tổ chức cơ sở lƣu trú du lịch
- Thứ nhất, ngày nay khách hàng và thị trường khách hàng của các cơ sở doanh nghiệp
lưu trú du lịch đang ngày càng phát triển và chính xác hơn, cụ thể hơn. Từ đó cơ cấu tổ
chức cơ sở lưu trú thay đổi theo hương được tổ chức chuyên môn hóa hơn, giúp tăng hiệu
quả của tổ chức trong việc quản lý và phân phối dịch vụ của nó.
- Thứ hai, cơ cấu tổ chức của cơ sở lưu trú du lịch cũng không tránh khỏi ảnh hưởng của
nền kinh tế và chu kỳ kinh doanh. Do đó, trong thời kỳ suy giảm kinh tế, những khó khăn
xãy ra cho việc kinh doanh nói chung cũng ảnh hưởng đến tổ chức của doanh nghiệp lưu
trú. Việc tinh giảm biên chế và tái cơ cấu là những thuật ngữ thường được sử dụng để mô
tả những thay đổi tại các doanh nghiệp lưu trú đã trải qua giai đoạn này. Ví dụ trong
những năm 1990, một số khách sạn ở Mỹ đã loại bỏ mức độ quản lý toàn bộ trách nhiệm
quản lý kết hợp để san bằng tổ chức, trợ lý giám đốc điều hành thường được loại bỏ, làm
cho bộ phận đứng đầu chịu trách nhiệm trực tiếp với tổng giám đốc. Trong khi đó, một số
khách sạn loại bỏ quản lý riêng biệt ở mức độ phân chia, với tất cả các nhà quản lý bộ
phận báo cáo trực tiếp cho GM.
GĐ khách sạn
GĐ khách sạn
Phụ trách Phụ trách Phụ trách Phụ trách Phụ trách
lễ tân buồng BP ăn BP HC- kế các BP
uống (nếu toán- nhân khác (nếu
có) sự có)
NV NV NV NV NV
NV NV NV