SPIN →Sustav za planiranje i izvršavanje nabave

BP&C → Sustav za poslovno planiranje i kontroling

Što je SPIN@

• SPIN je web sustav koji omogućava kreiranje plana

nabave, registriranje svih tipova nabave kao i praćenje
realizacije plana nabave u skladu s donešenim planom.

• BP&BC je podsustav za poslovno planiranje i kontroling

izvršenja planova koji omogućava formiranje kataloga
svih vrsta troškova – materijala i usluga, planiranja
potreba, donošenja financijskog plana, povezivanja na
izvore financiranja i donošenja operativnog plana.

• E-commerce je podsustav s javnim funkcijama nabave.

Najvažnije reference

• Ured za središnju javnu nabavu Vlade Republike Hrvatske

• Narodne novine – Elektronički portal javne nabave (e-Oglasnik, e-Tendering)
• GoProcure – Elektronički oglasnik javne nabave BiH
• Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje
• Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture
• Hrvatska banka za obnovu i razvoj
• Croatia osiguranje
• Elektroprivreda BiH
• Upravljanje javnom nabavom prema pravilima EU za CARDS, PHARE, ISPA,
SAPARD, IPA
• Prvi projekt iz područja javne nabave 2002. godine
 Vrijednosti
• Standardizirano i sveobuhvatno vođenje procesa
javne nabave
• Preglednost i brz uvid u važne informacije o svim
nadmetanjima, ponuditeljima, ugovorima i
realizaciji
• Usklađenost sa zakonskom regulativom
• Standardizacija zapisnika i odluka u postupcima
• Kontrolabilnost i sljedivost svih poslovnih procesa
• Povećanje financijske efikasnosti te smanjenje
rizika ljudskih pogrešaka
• Olakšana pravovremena izrada plana nabave za
sljedeću godinu i mogućnost višegodišnjeg
planiranja
• Priprema ugovora i praćenje realizacije okvirnih
sporazuma i ugovora
• Kontrola troškova
 Operativne koristi

Kontrola izvršenja planova;

Nadzor nad životnim ciklusom provođenja nabave;
Koristi za
Menadžersko i operativno izvješćivanje;
menadžment
Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI);
Optimizacija procesa planiranja i nabave uslijed standardizacije.

Olakšana izrada plana nabave, rebalansa i prenamjena;

Koristi za Standardizacija poslova nabave, dokumentacije i izvještavanja –
referente implementacija Zakona o javnoj nabavi;
- Nabava Smanjene mogućnosti pogrešaka;
- Financije
- Kontroling
Jednostavno korištenje i brzo uključivanje korisnika;
- ostala mjesta Ugrađene kontrole „potrošnje” plana, okvirnih sporazuma,
troška ugovora
Jednostavno i brzo pretraživanje.
Funkcionalnosti

• Definiranje kataloga roba i usluga

• Planiranje potreba, usklađenje s financijskim planom
• Planiranje nabave
• Upravljanje i provedba prenamjena i rebalansa plana nabave
• Provođenje postupaka javne nabave (evidencija postupaka, faza, ponuda, evaluacija
ponuda, odabir)
• Definiranje ugovora, okvirnih sporazuma
• Terećenje stavki plana nabave u fazi pokretanja nadmetanja i u fazi ugovaranja
• Praćenje životnog ciklusa nadmetanja i ugovora
• Knjiga narudžbenica
• Praćenje realizacije ugovora, narudžbenica i plana

„Sustav je kompatibilan sa Zakonom o javnoj nabavi (NN 90/11) i pripadnim Uredbama.”

Podržani procesi
Arhitektura SPIN@ i BP&C
Katalog roba, usluga i radova

• Definiranje kataloga roba, usluga i radova – nabavnih

kategorija
• Struktura kataloga
• Tipovi (pozicije plana nabave → predmeti),
• Skupine (podpozicije plana nabave → grupe predmeta),
• Nabavni modeli (specifikacija za nadmetanje, planski
cjenici → troškovnik)
• Količinski izraženi
• Financijski izraženi
• Mogućnost planiranje po nabavnim kompletima
Formiranje plana nabave

• Unos zahtjeva za plan nabave sukladno dodijeljenim

pravima na razini:
• Organizacijske jedinice
• Projekta
• Planske pozicije
• Nabavnog modela
• Količinsko i financijsko planiranje
• Višerazinsko odobravanje zahtjeva za nabavu
• Jednostavna konsolidacija planova
• Automatizirana prenamjena sukladno preostalim
raspoloživim sredstvima
Ispis plana nabave – zakonski minimum
Predmet Evidencijski Procijenjena Vrsta Ugovor ili Planirani Planirano
nabave broj nabave vrijednost postupka okvirni početak trajanje
sporazum postupka

Hrana za 1 115.000,00 Otvoreni Okvirni 1.4.2012. 4 godine

restoran sporazum

Prezentacijska 2 95.000,00 Otvoreni Ugovor 15.4.2012. 1 godina

oprema
Sanacija 3 456.000,00 Otvoreni Ugovor 21.4.2012. 1 godina
krovišta
Adaptacija 4 1.250.000,00 Otvoreni Ugovor 21.4.2012. 1 godina
upravne
zgrade
Uredski 5 650.000,00 Otvoreni Ugovor 1.5.2012. 1 godina
namještaj
Potrošni 6 455.000,00 Pregovarački s Okvirni 1.5.2012. 2 godine
materijal prethodnom sporazum
objavom
Toneri 7 255.000,00 Pregovarački s Okvirni 15.5.2012. 4 godine
prethodnom sporazum
objavom
Kalendar nadmetanja

• Godišnji raspis termina pokretanja nabava (s vezom na plan

nabave)
• Rezervacija sredstava koja se planiraju potrošiti u
budućnosti
• Planiranje postupka nabave s rokovima izvršenja
• Kontroling planiranja i realizacije
Zahtjevi za
nabavu
• Za pokretanje nabave roba
• Za pokretanje nabave usluga
• Za pokretanje nabave
izvođenja radova
• Za konzumiranje okvirnog
sporazuma
Provođenje nadmetanja

• Evidencija nabave
• Definiranje evaluacijskih uvjeta za (prihvatljivost,
pravilnost ponude
• Registriranje ponuda
• Ocjena postavljenih uvjeta za svakog ponuditelja
• Odabir
• Registriranje žalbi

Integracija s e-Oglasnikom Narodnih novina

Integracija s riznicom
Integracija s vanjskim sustavima
Implementacija faza u stvaranju obveza

Postupak stvaranja obveze može početi u bilo kojoj od faza:

• Najava obveze  Ugovor  Narudžbenica  Faktura
• Najava obveze  Ugovor  Faktura
• Najava obveze  Narudžbenica  Faktura
• Najava obveze  Faktura
• Ugovor  Narudžbenica  Faktura
• Ugovor  Faktura
• Narudžbenica  Faktura
• Faktura (samo za definirane rashode)
Postupci nabave

• Sustav SPIN@ podržava vođenja slijedećih postupaka JN:

• Javna nabava:
• Otvoreni postupak
• Ograničeni postupak
• Pregovarački postupak s prethodnom objavom
• Pregovarački postupak bez prethodne objave
• Natjecateljski dijalog
• Otvoreni natječaj
• Ograničeni natječaj
• Bagatelne nabave (do 200.000 kn)
• Nabava po izuzeću
• Posebni načini nabave:
• Okvirni sporazum s jednim gospodarskim subjektom
• Okvirni sporazum s više gospodarskih subjekata
Automatsko generiranje dokumentacije

Interna dokumentacija:

• Zahtjev za pokretanje nabave roba

• Zahtjev za pokretanje nabave usluga
• Zahtjev za pokretanje nabave roba po ugovoru
• Zahtjev za pokretanje nabave usluga po ugovoru
• Zapisnik o javnom otvaranju ponuda
• Zapisnik o pregledu i ocjeni ponuda
• Odluka o odabiru
• Odluka o poništenju nadmetanja
• .....
Evaluacija gospodarskih subjekata
Okvirni sporazumi

• Evidencija okvirnih sporazuma definiranim /

nedefiniranim bitnim uvjetima
• Omogućava trošenje sredstava unutar zadanog
financijskog okvira
• Izdavanje narudžbenica po sklopljenom okvirnom
sporazumu
• Kontrola preostalog iznosa po okvirnom sporazumu
• Evidencija troškovnika – specifikacije jediničnih
cijena u slučaju definiranih bitnih uvjeta
Ugovori

• Evidencija ugovora javne nabave

• Veza na ponude, nabavu
• Tipovi ugovora:
• S narudžbenicama
• Bez narudžbenica (predefinirane isporuke)
• Izdavanje narudžbenica po sklopljenom ugovoru
• Kontrola preostalog iznosa po ugovoru
• Mogućnost vezanja računa i plaćanja
Logističke i financijske operacije
 Evidencija narudžbenica

 Veza na ponude, nabavu

 Izdavanje narudžbenica po Račun Narudžbenica Primka

sklopljenom ugovoru

 Kontrola preostalog iznosa po

ugovoru

 Integracija sa SAP-om - MM i Verifikacija

FI modulima usluga
(računi, primke, verifikacije
usluga, podaci o plaćanjima)
Dnevni cjeloviti pogled svakog sudionika -
Business activity monitoring (BAM)
• Pruža sažetak odvijanja poslovnih procesa za sve razine
menadžmenta
• Prikazuje informacije na tzv. “dashboard-u”, menadžerskoj
konzoli
• Sadrži ključne indikatore uspješnosti izvođenja aktivnosti
Što je BP&C

• BP&C je sustav za poslovno planiranje i kontroling

izvršenja planova
• Pokriva procese:
• formiranja kataloga svih vrsta troškova,
• planiranja potreba,
• donošenja financijskog plana, povezivanja na izvore
financiranja
• i donošenja operativnog plana.
 Proces planiranja

Projekti / Višegodišnji Plan Financijski Operativni

Programi
aktivnosti plan potreba plan plan

Formiranje Definiranje Definiranje Unos Definicija Usporedba plana

strateških projekata i dugoročnih i jednogodišnjih strukture potreba s
programa dugoročnih srednjoročni potreba po financijskog financijskim
sukladno aktivnosti u h planova mjestima plana planom
dugoročnim okviru Distribucija troška Dodjela Procesi
ciljevima i programa troškova po Planiranje svih budžeta po usuglašavanja
strateškom Razvrstavanje dimenzijama: troškova bez pozicijama plana potreba s
planu razvoja na OPEX i • Programska fiksiranog financijskog financijskim
javnog CAPEX • Ekonomska budžeta i izvora plana planom
zdravstva Povezivanje na • Funkcijska financiranja Dodjela Automatsko
izvore • Izvori Planiranje za sredstava na generiranje
financiranja financiranja predefinirane pojedine plana nabave
vrste troškova organizacijske Verzioniranje
jedinice ili planova
skupine org.
jedinica
Programi, projekti / aktivnosti

• Centralni registar programa:

• Glavni programi
• Programi (na razini dijelova organizacije)
• Definiranje nositelja programa
• Vezanje projekata / aktivnosti uz program
• Definiranje uloga org. jedinica za projekte / aktivnosti:
• Upravljanje projektom
• Provođenje postupka nabave (nadležna org. nabave)
• Planiranje potreba (mjesta troška)
• Nositelji planiranja
• Definiranje pozicija u projektima / aktivnostima:
• Raspis projekata / aktivnosti po sastavnicama
• Dimenzije raspisa:
• Izvori financiranja
• Konta glavne knjige
• WBS-ovima
• Objektima
• Raspoložive vrste troška
Višegodišnji planovi

• Definiranje dugoročnih i srednjoročnih planova

• Unos troškova projekata / aktivnosti:
• Po godinama trajanja projekata / aktivnosti
• Po izvorima financiranja
• Mogućnost unosa analitike po kontima GK

• Analiza troškova po svim dimenzijama

• Verzioniranje planova
• Kopiranje planskih dokumenata
Katalog troškova Rezervni
Robe
Rezervni
Roba I1
dijelovi
dijelovi
Rezervni
Roba II2
dijelovi

Gume II
Usluga
Specijalna
Nabavni Gume
Usluge
vozila
Usluga
Gume IIII

Usluge
održavanja
Rad I
I
Usluge
Radovi
održavanja Usluge
Vrste održavanja
Rad II
troškova II

Plaće i Klas. radnih Radno

nadnice mjesta mjesto I

Komunalni
...
troškovi
Režijski
troškovi
Doprinosi i
....
naknade

Amortizacija ...
Ostali
troškovi
Kamate ....
Planiranje - novi subjekt

potreba N razina
podplanova Planovi
potreba
- novi projekt
- novi konto
- nova pozicija

• Namjensko planiranje svih

operativnih troškova Nacrt zahtjeva za DP

• Planiranje unutar cijele

organizacije Zahtjev za
državni
Kolektiranje proračun +/- Δ
• Automatska hijerarhijska
konsolidacija podataka IZVORI
FINANCIRANJA Razdjel

• Planiranje svih troškova (okvir)

• Planiranje po vremenskim Distribucija

(INVERZNI
shemama (projekcija cash- proces)
Plan nabave

flow)
N razina
Podplanovi
podplanova

Subjekti nabave
Dimenzije planiranja nabave
• Razrada po • Razrada po
namjeni organizaciji
(mjesta troška)

Funkcijska Lokacijska
klasifikacija klasifikacija

Objekti
(Assets)

Ekonomska Vremenska
klasifikacija klasifikacija

• Razrada po • Razrada po
kontnoj shemi dinamci
utroška
Financijski i operativni plan

• Definiranje hijerarhijske strukture financijskog plana (klasifikacija za kontroling plana)

• Unos godišnjih troškova razdijeljenih po:
• Izvorima financiranja
• Ekonomskoj klasifikaciji
• Projektima /aktivnostima
• Organizacijskim jedinicama
• Usporedba financijskog plana s planom potreba
• Podržani procesi usklađivanja plana potreba s financijskim planom:
• Grupni rebalansi i prenamjene planova
• Verzioniranje
• Pregled razlike plana potreba i fin. plana
• Donošenje operativnog plana
• Vođenje statusa planskih dokumenata
• Automatsko generiranje plana nabave iz operativnog plana
Što nas razlikuje od konkurencije?

• Znanje javne nabave (5 certificiranih ovlaštenih predstavnika)

• Reference za implementacije projekata u velikim sustavima
• Reference za nacionalne portale javne nabave
• Podrška za nabavne procese koji nisu standardizirani Zakonom o
javnoj nabavi
• Sustav za zaokružen nabavni proces
• Integracija s elektroničkim oglasnikom javne nabave
• Ugrađivanje specifičnosti korisnika u sustavu (tailor-made
solution) – procesi, ovlasti, obrasci...
• Veliko iskustvo u integraciji s drugim sustavima (SAP, Oracle eBS,
Konto, ...)
• Uključenost u EU normizacijska tijela (CEN radionice)
 Motivacija i razlozi za uvođenje
 Značajno ubrzanje odvijanja poslovnih procesa
 Standardizacija i upravljanje procesima planiranja,
Unaprijeđenje provođenja postupaka nabave te izvršenja ugovora
poslovanja  Povećanje efikasnosti u odlučivanju (praćenje izvršenja
planova)
 Preglednost i kontrola izvršenja postupaka

 Pravovremeno planiranje (smanjenje broja postupaka ili

Uštede samostalnih narudžbenica)
 Pravovremeno provođenje postupaka
 Smanjenje broja nepravilnosti, reklamacija i poništenih
nadmetanja
 Smanjenje administrativnih troškova
 Smanjenje mogućnosti „cjepanja” nabava

Veća sigurnost  Upravljanje pravima

sustava  Upravljanje nadležnostima u organizaciji
 Uklanjanje rizika gubitka dokumenata
Ostali InfoDom proizvodi i usluge
Galileo,  alati za internu reviziju i usklađenost
Magique, ACL  evidencija i upravljanje rizicima
 automatska detekcija nepravilnosti

 kontrola poslovnih procesa i aktivnosti

e-Kontrolor
 baze znanja i mehanizmi check lista
 detektiranje neregularnosti, prijevara
 upravljanje poslovnim sadržajem
e-BAP
 upravljanje poslovnim procesima
 upravljanje poslovnom dokumentacijom
 digitalna arhiva i DMS
 sustav poslovnih registara

SESS  upravljanje strategijom tvrtke

ARIS  modeliranje poslovnih procesa

Ostali InfoDom proizvodi i usluge
upravljanje poslovnom dokumentacijom
e-BAP
upravljanje poslovnim sadržajem
 upravljanje poslovnim procesima
 digitalna arhiva i DMS
 sustav poslovnih registara

Galileo, Magique, ACL  alati za internu reviziju i usklađenost

 evidencija i upravljanje rizicima
 automatska detekcija nepravilnosti
 kontrola poslovnih procesa i aktivnosti
e-Kontrolor
 baze znanja i mehanizmi check lista
 detektiranje neregularnosti, prijevara

SESS  upravljanje strategijom tvrtke

ARIS  modeliranje poslovnih procesa

Hvala na pažnji.