TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

CHUYỂN ĐỔI SỐ:

CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC

Th.S Nguyễn Bích Thủy

Th.s Dương Việt Đức
 1.Chuyển đổi số giúp tiết kiệm nguồn lực của đơn vị.

Sự phát triển của mạng xã hội các ứng dụng Zalo, facebook,… đã
hỗ trợ rất nhiều cho việc gửi nhận và trao đổi thông tin. Bên cạnh
đó ứng dụng các phiên bản của hệ thống E-Offfice nên việc xử lý
các văn bản đến đi, giải quyết công việc có thể thực hiện được
mọi lúc mọi nơi, tiện lợi vô cùng.
Đó là một trong rất nhiều dẫn chứng để chúng ta thấy được rằng
khi chuyển đổi số công việc được giải quyết nhanh chóng, tiết
kiệm về thời gian, nhân lực, phương tiện, …

2
 2. Chuyển đổi số nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

Khi quy trình công việc chưa được số hóa, các bước đều tiến
hành thủ công, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu ở dạng giấy khiến công
tác tra cứu tài liệu, cập nhật, theo dõi các số liệu tổng hợp gặp
nhiều khó khăn;
Với việc ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ I-file
và bây giờ là Savis-ARM, hệ thống đã có thể đáp ứng các yêu cầu
trong việc tra cứu, theo dõi, tổng hợp, báo cáo,…rất chặt chẽ,
khoa học và nhanh chóng.

3
 3. Chuyển đổi số tăng cường khả năng gắn kết và
nâng cao năng suất công việc.

▪ Chuyển đổi số trong các cơ quan là quá trình chuyển đổi toàn
diện và tổng thể, đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ cá nhân và của
tất cả các bộ phận. Vì vậy nó sẽ tạo ra sự gắn kết giữa các cá
nhân và bộ phận đó trong một chương trình thống nhất. Với sự
phát triển của công nghệ số đã làm cho mọi người xích lại gần
nhau hơn, tạo điều kiện để trao đổi với nhau nhiều vấn đề. Công
nghệ số đã rút ngắn khoảng cách, xóa nhòa khoảng cách, mở ra
nhiều cơ hội tiếp cận, tiếp thu tri thức cho mỗi cán bộ công chức
viên chức.

4
 Chuyển đổi số là khai thác các dữ liệu có được từ quá trình số hóa,
áp dụng các công nghệ để biến đổi các dữ liệu đó tạo ra các giá trị
mới hơn. Có thể xem số hóa như một phần của quá trình chuyển
đối số.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tính đến nay đã số hóa được hơn 6
triệu trang tài liệu. Quan khảo sát, đánh giá trong khối lượng hơn
13km giá tài liệu đang quản lý tại Trung tâm, sẽ có hơn 10 triệu
trang tài liệu sẵn sàng số hóa.
Để thực hiện được nhiệm vụ trước mắt và lâu dài về chuyển đổi số
tại Trung tâm, mà cụ thể là thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ
các phông lưu trữ tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm, chúng tôi
nhận thấy có một số hạn chế, khó khăn, thách thức cụ thể như sau:

5
 1. Về thay đổi nhận thức (tư duy trong chuyển đổi số,
chậm đổi mới, sức ỳ lớn…)
▪ Quy luật của sự phát triển là cái mới ra đời tiến bộ hơn sẽ dần thay thế
cái cũ. Tuy nhiên để cái mới có chỗ đứng, được công nhận, được thực
hiện không phải là điều dễ dàng. Chuyển đổi số cũng vậy, đó cũng là
cái mới là thuật ngữ của thời đại số. Việc đầu tiên trong công tác
chuyển đổi số là phải làm thay đổi nhận thức của mỗi cán bộ công
chức viên chức. Từ đó Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đẩy mạnh
công tác tham mưu để ban hành các văn bản quy phạm về lưu trữ điện
tử, tổ chức rất nhiều lớp đào tạo, hội thảo, hội nghị về chuyển đổi số
trong công tác văn thư lưu trữ,..nhằm cung cấp cho cán bộ công chức
viên chức hiểu rõ chuyển đổi số là gì, vì sao phải chuyển đổi số, làm gì
để chuyển đổi số cũng như chiến lược chuyển đổi số,….
6
 2. Thách thức về số hóa:

▪ Về hạ tầng công nghệ thông tin (chưa được đầu tư đồng bộ, khó khăn
trong kết nối, trong khai thác hiệu quả dữ liệu lưu trữ; dữ liệu – phông
tài liệu giấy được chỉnh lý- số hóa đưa vào hệ thống chung (máy chủ)
của TT để khai thác sử dụng tuy nhiên hiện nay chưa chỉnh lý hoàn
chỉnh các phông tài liệu để số hóa do nguồn lực, vật lực …
▪ Đầu vào của công tác chuyển đổi số là các dữ liệu, dữ liệu này được
tạo ra thông qua việc số hóa. Hiện nay, để số hóa các hồ sơ tài liệu này
là cả một vấn đề lớn. Bởi vậy, cần phải có thời gian thực hiện số hóa
đồng thời có kế hoạch để thực hiện công tác này.

7
 3. Thách thức về nhân lực

▪ Nhân lực chuyển đổi số ở đây bao gồm toàn bộ cán bộ công chức viên
chức nhưng chúng tôi muốn nhấn mạnh đến nhân lực vận hành chuyển
đổi số - Những cán bộ công chức viên chức làm nhiệm vụ công nghệ
thông tin tại các đơn vị. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng vận hành
các phần mềm, hệ thống trong công tác chuyển đổi số. Vì vậy việc biên
chế lao động tại các đơn vị, việc nâng cao trình độ, công tác đào tạo
vận hành cũng như khả năng xử lý các lỗi hệ thống của đội ngũ này
cần được quan tâm đặc biệt. Mới đây, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã có chỉ
đạo về bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ công nghệ thông tin phục vụ chuyển
đổi số; cơ chế chính sách thuê kỹ sư, chuyên gia công nghệ thông tin
tham gia vào quá trình chuyển đổi số của Bộ Nội vụ nói chung và của
8 ngành Lưu trữ nói riêng.
 4. Thách thức về hạ tầng số

▪ Yêu cầu đặt ra của công tác chuyển đổi số là phải có đủ cơ sở hạ tầng
để tiếp nhận vận hành hệ thống quản lý, quản trị tài liệu lưu trữ số.

9
 Xin trân trọng cảm ơn!

10