1.1.

Khái niệm đấu thầu

Tại khoản 12 Điều 4 Luật Đấu thầu 2013 quy định về đấu thầu như sau: “Đấu thầu là
quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn,
dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; Lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực
hiện hợp đồng dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng,
minh bạch và hiệu quả kinh tế.” Cụ thể, đấu thầu là một phương thức giao dịch đặc
biệt, là một hình thức kinh doanh dựa vào tính chất cạnh tranh của thị trường.

Trong quá trình đấu thầu, bên mua sẽ tổ chức đấu thầu để bên bán (các nhà thầu) cạnh
tranh nhau. Mục tiêu của bên mua là có được các hàng hóa và dịch vụ thỏa mãn các
yêu cầu của mình về kĩ thuật, chất lượng và chi phí thấp nhất. Mục đích của nhà thầu
là giành được quyền cung cấp mua hàng hoá, dịch vụ đó với giá đủ bù đắp các chi phí
đầu vào và đảm bảo mức lợi nhuận cao nhất có thể.

Sở dĩ, pháp luật coi đấu thầu là hoạt động thương mại vì nó có các dấu hiệu cơ bản
của một hoạt động thương mại về chủ thể, mục đích của hoạt động, đối tượng hay
quyền và nghĩa vụ các bên. Theo đó, có thể hiểu đơn giản đấu thầu là quá trình chủ
đầu tư lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của mình.

1.2. Vai trò của đấu thầu

Đấu thầu là một hình thức cạnh tranh văn minh trong nền kinh tế thị trường phát triển
nhằm lựa chọn nhà thầu đáp ứng các yêu cầu kinh tế kỹ thuật của chủ đầu tư. Đấu
thầu có vai trò đảm bảo bốn nội dung: hiệu quả – cạnh tranh – công bằng – minh bạch.

Cụ thể, hình thức kinh doanh này nhằm mục đích thể hiện tính cạnh tranh trong việc
nhận dự án một cách công khai, minh bạch và công bằng nhất cho các ứng viên đấu
thầu. Bên cạnh đó, đấu thầu giúp bên mời thầu có thể lựa chọn được nhà thầu phù hợp
nhất đảm bảo cho việc hiệu quả trong việc đầu tư dự án. Hiệu quả có thể về mặt tài
chính hoặc một yếu tố nào khác tuỳ thuộc vào mục tiêu của dự án.
Ngoài ra, giá trị về mặt kinh tế hoặc xã hội mà một dự án đấu thầu mang lại cũng là
một yếu tố quan trọng cần được chú trọng đến. Đấu thầu mang lại lợi ích to lớn đối
với chủ đầu tư, nhà thầu và nền kinh tế quốc dân nói chung.

1.2.1. Vai trò đối với chủ đầu tư

Việc tổ chức đấu thầu mang lại hiệu quả vô cùng to lớn cho chủ đầu tư:

- Thực hiện có hiệu quả yêu cầu về chất lượng trong kinh doanh, tiết kiệm được vốn
đầu tư cơ bản, bảo đảm tiến độ phát triển của doanh nghiệp.

- Thông qua hoạt động đấu thầu, chủ dự án có thể tăng cường quản lý vốn đầu tư,
tránh thất thoát lãng phí.

- Bảo đảm quyền chủ động, tránh tình trạng phụ thuộc vào một nhà cung cấp trong
từng hoạt động kinh doanh.

- Tạo môi trường cạnh tranh bình đẳng và lành mạnh giữa các doanh nghiệp.

- Cho phép chủ đầu tư nâng cao trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ kinh tế kỹ thuật của
chính các chủ đầu tư.

1.2.2. Vai trò đối với nhà thầu

Tham gia các cuộc đấu thầu dự án giúp cho nhà thầu ngày các hoàn thiện hơn ở các
phương diện để phát triển:

- Nhờ nguyên tắc công khai và bình đẳng trong đấu thầu: các nhà thầu cạnh tranh bình
đẳng trên thương trường, các nhà thầu phải phát huy tối đa tính chủ động trong việc
tìm kiếm các cơ hội tham dự đấu thầu và ký kết hợp đồng (khi trúng thầu) tạo công ăn
việc làm cho người lao động, phát triển sản xuất.

- Nhờ đấu thầu, các nhà thầu phải đầu tư có trọng điểm nhằm nâng cao năng lực công
nghệ và kỹ thuật của mình. Từ đó sẽ nâng cao năng lực của doanh nghiệp trong tham
gia đấu thầu.
- Để đạt mục tiêu thắng thầu, các công ty phải tự hoàn thiện các mặt quản lý, nâng cao
năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý trong tham gia đấu thầu và thực hiện dự án đã
thắng thầu.

- Thông qua phương thức đấu thầu, các công ty sẽ tự nâng cao hiệu quả công tác quản
trị chi phí kinh doanh, quản lý tài chính, thúc đẩy nâng cao hiệu quả kinh tế khi giá bỏ
thầu thấp nhưng vẫn thu được lợi nhuận.

1.2.3. Vai trò đối với nền kinh tế quốc dân

- Đấu thầu góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhà nước về đầu tư, hạn
chế và loại trừ được tình trạng thất thoát, lãng phí vốn đầu tư.

- Đấu thầu góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong nhiều lĩnh vực và cả
nền kinh tế.

- Đấu thầu tạo ra môi trường cạnh tranh bình đẳng và lành mạnh giữa các đơn vị kinh
doanh. Đây là động lực to lớn thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế nước ta và tạo
điều kiện ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, từng bước hội nhập với
khu vực và thế giới.

1.3. Các hình thức, phương thức đấu thầu

1.3.1. Các hình thức đấu thầu

1.3.1.1. Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi là hình thức đấu thầu không hạn chế số lượng nhà thầu,
nhà đầu tư tham dự. Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi (OCB) là hình thức đấu thầu được
khuyến khích áp dụng cho hoạt động đấu thầu dự án do Ngân hàng Phát triển Châu Á
(ADB) tài trợ.

Mục tiêu của Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi, như được nhấn mạnh trong quy chế này, là
đảm bảo đạt được giá trị đồng tiền đầu tư. Điều này có thể đạt được thông qua việc
tìm kiếm các nhà thầu đủ năng lực đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật của
bên vay, việc thông báo các yêu cầu của bên vay một cách kịp thời và đầy đủ đến tất
cả các nhà thầu tiềm năng, và đảm bảo cơ hội bình đẳng tham gia đấu thầu. Đấu thầu
cạnh tranh rộng rãi áp dụng cho mua sắm hàng hóa, xây lắp và dịch vụ. Thủ tục đấu
thầu và mẫu hồ sơ mời thầu được sử dụng sẽ phụ thuộc vào tính chất của gói thầu. Các
bước chính trong quy trình đấu thầu cạnh tranh rộng rãi như sau:

(a) Xác định loại và quy mô hợp đồng dựa trên bối cảnh và có tính đến các yếu tố
khác nhau của hàng hóa, xây lắp và dịch vụ được yêu cầu.

(b) Xác định các yêu cầu kỹ thuật hoặc điều khoản tham chiếu và định nghĩa chất
lượng và mức độ thực hiện cần đạt được.

(c) Áp dụng các tiêu chí năng lực nhà thầu phù hợp.

(d) Lựa chọn hình thức đấu thầu, bao gồm các yêu cầu cụ thể về phương thức đấu thầu
(chẳng hạn sử dụng phương thức đấu thầu hai túi hồ sơ hay đấu thầu hai giai đoạn).

(e) Chuẩn bị hồ sơ mời thầu và đăng tải thông báo mời thầu.

(f) Lựa chọn các tiêu chí đánh giá phù hợp nhất dựa trên các yếu tố chất lượng và giá
cả được áp dụng.

(g) Thông báo nộp hồ sơ dự thầu và thủ tục mở thầu.

(h) Thủ tục trao hợp đồng, bao gồm báo cáo ngắn gọn.

(i) Quản lý hợp đồng.

Tùy thuộc vào bối cảnh, ADB có thể cho phép sử dụng các hình thức và cơ chế đấu
thầu khác không được xác định trong Quy chế này, với điều kiện phải phù hợp với
Các nguyên tắc đấu thầu cốt lõi, các yêu cầu về tư cách hợp lệ, và các yêu cầu về tính
liêm chính của Quy chế này. Cơ sở để lựa chọn và cách thức triển khai các hình thức
và cơ chế đấu thầu như vậy phải được trình bày trong kế hoạch đấu thầu.

1.3.1.2. Đấu thầu cạnh tranh hạn chế

Đấu thầu cạnh tranh hạn chế (LCB) thực chất là hình thức đấu thầu cạnh tranh rộng rãi
(OCB) thông qua mời thầu trực tiếp chứ không quảng cáo công khai. Đấu thầu cạnh
tranh hạn chế có thể được áp dụng cho mua sắm hàng hóa, xây lắp và dịch vụ trong
những trường hợp:
(a) chỉ có một số lượng hạn chế các nhà thầu tiềm năng.

(b) giá trị hợp đồng không đủ lớn để thu hút đủ số lượng nhà thầu tham gia thông qua
đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

(c) có các lý do ngoại lệ khác có thể biện minh cho việc không quảng cáo công khai.

Khi áp dụng hình thức đấu thầu cạnh tranh hạn chế, Bên vay có thể lựa chọn từ danh
sách rộng các nhà thầu tiềm năng để đảm bảo giá cả cạnh tranh. Danh sách này
thường bao gồm tất cả các nhà thầu tiềm năng trong khi chỉ có một số lượng hạn chế
các nhà thầu đã được xác định. Ngoại trừ quảng cáo và quy định ưu tiên, các thủ tục
đấu thầu cạnh tranh hạn chế giống hệt như đấu thầu cạnh tranh rộng rãi về mọi
phương diện, bao gồm thông báo và công bố quyết định trao hợp đồng.

1.3.1.3. Thỏa thuận chung

Một thỏa thuận khung có nghĩa là một thỏa thuận được trao theo một trong các hình
thức đấu thầu được quy định trong quy chế này giữa một hoặc nhiều cơ quan chủ quản
và một hoặc nhiều nhà thầu, nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Mục đích của thỏa
thuận là để đặt “Nhà cung cấp dịch vụ” trong bối cảnh thỏa thuận khung bao gồm đơn
vị tư vấn, trừ khi có quy định khác. Các hình thức đấu thầu và cơ chế đấu thầu ra các
điều khoản áp dụng cho các hợp đồng sẽ được trao trong một khoảng thời gian nhất
định, đặc biệt là về giá cả và số lượng dự kiến (nếu phù hợp). Thỏa thuận khung cũng
quy định các điều khoản và điều kiện để tiến hành các đợt mua sắm hoặc cung cấp
dịch vụ cụ thể (chốt hợp đồng cụ thể) trong suốt thời hạn của thỏa thuận.

1.3.1.4. Yêu cầu chào giá

Yêu cầu chào giá (RFQ) là hình thức đấu thầu dựa trên việc so sánh các bản chào giá
nhận từ một số các nhà cung cấp (đối với hàng hóa hoặc dịch vụ), hoặc từ các nhà
thầu xây lắp (đối với công trình xây lắp). Yêu cầu chào giá là hình thức phù hợp cho,
mua sắm hàng hóa có sẵn, hàng hóa giá trị nhỏ với quy cách tiêu chuẩn, dịch vụ tiêu
chuẩn hoặc thường xuyên, hoặc các công trình xây lắp đơn giản có giá trị nhỏ. Yêu
cầu chào giá phải mô tả rõ hàng hóa và khối lượng hàng hóa, mô tả dịch vụ hoặc quy
cách kỹ thuật của công trình xây lắp, cũng như ngày giờ và địa điểm cần giao hàng
(hoặc hoàn thành dịch vụ, công trình). Nhà thầu hoặc nhà cung cấp có thể gửi bản
chào giá qua đường điện tử, thư hoặc fax. Việc đánh giá các bản chào giá phải tuân
thủ các nguyên tắc giống như đấu thầu rộng rãi. Các điều khoản của bản chào giá
được chấp thuận phải được đưa vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng rút gọn.

1.3.1.5. Đấu giá ngược điện tử

Đấu giá ngược điện tử (đấu giá điện tử) là một sự kiện trực tuyến được lên lịch trước,
trong đó các nhà thầu đã qua sơ tuyển đấu giá với nhau bằng cách đưa ra các mức giá
mới theo hướng giảm dần. Đấu giá điện tử được sử dụng khi mua sắm các sản phẩm
hoặc dịch vụ chuẩn hóa, khi các yêu cầu hoặc thông số kỹ thuật có thể được thiết lập
một cách chính xác.

Đấu giá điện tử là hình thức đặc biệt của yêu cầu chào giá trong đó, ngay sau khi sơ
tuyển, tất cả các nhà thầu (mà đã được sơ tuyển dựa trên các tiêu chí trao hợp đồng
không liên quan đến giá cả được quy định trong hồ sơ mời thầu) sẽ được mời tham gia
đấu giá trực tuyến trên trang web và vào thời gian được ghi trong thư mời đấu giá.
Thư mời đầu giá cũng cần xác định phương thức đánh giá tự động được áp dụng để
xếp hạng nhà thầu trong quá trình đấu giá điện tử cũng như các thông tin có liên quan
khác về cách thức tiến hành đấu giá điện tử.

1.3.1.6. Chỉ định thầu

Chỉ định thầu hay ký hợp đồng trực tiếp là hình thức trao hợp đồng không qua đấu
thầu cạnh tranh (nghĩa là lựa chọn từ một nguồn duy nhất) và có thể là phương thức
thích hợp trong những hoàn cảnh sau:

(a) Mua bổ sung các hạng mục cần thiết theo một hợp đồng đã ký với điều kiện hợp
đồng này được trao dựa trên hình thức đấu thầu cạnh tranh. Trong những trường hợp
đó, ADB phải được đảm bảo rằng sẽ không có đề xuất nào tốt hơn và giá phải trả
không cao hơn giá ban đầu. Thông thường, đơn hàng lặp lại phải được thực hiện trong
vòng 18 tháng kể từ đơn hàng ban đầu, và số lượng bổ sung không vượt quá 30% số
lượng ban đầu.
(b) Việc chuẩn hóa các thiết bị hoặc phụ tùng thay thế tương thích với các thiết bị hiện
có có thể biện minh cho việc mua bổ sung từ nhà cung ứng ban đầu. Để việc mua sắm
như vậy là hợp lý, thiết bị ban đầu phải phù hợp, số lượng các hạng mục mua mới
thường phải ít hơn so với số lượng thiết bị hiện có, giá cả phải hợp lý, và những lợi
thế của việc mua sắm từ một nhà sản xuất khác hay nguồn thiết bị khác đã phải được
cân nhắc và không được lựa chọn do những lý do mà được ADB chấp thuận.

(c) Thiết bị cần mua là loại độc quyền và chỉ có thể mua được từ một nguồn duy nhất
hoặc, trong trường hợp dịch vụ tư vấn, chỉ có một công ty tư vấn đủ năng lực hoặc có
kinh nghiệm đặc biệt để thực hiện nhiệm vụ.

(d) Nhà thầu chịu trách nhiệm thiết kế yêu cầu mua các hạng mục quan trọng từ một
nhà cung ứng cụ thể như là một điều kiện để đảm bảo kết quả thực hiện.

(e) Trường hợp công trình xây lắp hoặc dịch vụ phi tư vấn sẽ được ký hợp đồng là
hạng mục mở rộng tự nhiên của một công việc trước đó hoặc đang thực hiện mà công
việc đó đã được trao hợp đồng. Hồ sơ mời thầu ban đầu nên đề cập nếu việc tiếp tục
và mở rộng các hạng mục công việc là cần thiết. Các hình thức đấu thầu và cơ chế đấu
thầu trên cơ sở đấu thầu cạnh tranh,và có cơ sở cho thấy rằng việc tham gia của cùng
một nhà thầu sẽ kinh tế hơn và đảm bảo kết quả tương thích về mặt chất lượng công
việc.

(f) Đối với các nhiệm vụ tư vấn mà là sự tiếp nối tự nhiên của công việc trước đó do
đơn vị tư vấn thực hiện và chỉ khi tính liên tục cho công việc tiếp theo là cần thiết (ví
dụ tính liên tục trong cách tiếp cận kỹ thuật, kinh nghiệm thu được và trách nhiệm
nghề nghiệp liên tục của cùng đơn vị tư vấn) và thể hiện một lợi thế rõ ràng so với
việc đấu thầu cạnh tranh mới.

(g) Đối với các nhiệm vụ tư vấn nhỏ.

(h) Trong các trường hợp ngoại lệ, ví dụ: ứng phó với thiên tai. Sau khi hợp đồng
được ký kết, Bên vay sẽ đăng tải trên một tờ báo tiếng Anh, hoặc đăng tải bằng tiếng
Anh trên một trang web có thể truy cập rộng rãi và miễn phí, tên của nhà cung cấp
hàng hóa, xây lắp hoặc dịch vụ, và giá hợp đồng, thời hạn và phạm vi tóm tắt của hợp
đồng. Việc đăng tải này có thể thực hiện hàng quý và dưới dạng bảng tóm tắt các hoạt
động đã được thực hiện trong kỳ trước.

1.3.1.7. Tự thực hiện

Tự thực hiện nghĩa là việc xây dựng được thực hiện bằng cách sử dụng nhân lực và
thiết bị của chính bên vay và có thể là phương thức thực tiễn duy nhất để thi công một
số loại công trình. Việc áp dụng hình thức tự thực hiện có thể được xem là hợp lý
trong trường hợp:

(a) không thể xác định trước khối lượng công việc.

(b) công trình xây lắp có quy mô nhỏ, phân tán hoặc ở vùng sâu vùng xa, và khó có
thể thu hút các công ty xây dựng có năng lực tham gia đấu thầu với mức giá hợp lý,
lượng lao động của cơ quan”, hay “công việc trực tiếp”.

1.3.2. Các phương thức đấu thầu

Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ: Được hiểu là hoạt động mở thầu được tiến
hành trong một lần duy nhất trọn vẹn với hồ sơ dự thầu hay hồ sơ đề xuất đó. Phương
thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: Được hiểu là khi thực hiện theo phương thức này thì
việc mở thầu sẽ được tiến hành thành hai lần. Hai lần ở đây đó là nhà thầu, nhà đầu tư
nộp hồ sơ về kỹ thuật sau đó nếu đáp ứng đủ điều kiện thì sẽ 10 tiếp tục việc nộp hồ
sơ tài chính theo yêu cầu đã được nêu trong hồ sơ mời thầu trước đó.

Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ: Là phương thức mà ở đó trong giai đoạn
một, nhà thầu sẽ nộp hồ sơ về kỹ thuật, tài chính nhưng chưa đặt ra vấn đề về giá dự
thầu. Giai đoạn hai sẽ là giai đoạn mà những nhà thầu đã nộp hồ sơ ở giai đoạn một
được nhà đầu tư mời nộp hồ sơ dự thầu, trong hồ sơ này sẽ gồm có những yêu cầu
theo hồ sơ mời thầu của giai đoạn hai về kỹ thuật và tài chính kèm thêm đó là có giá
dự thầu, xác nhận việc đảm bảo dự thầu.

Phương thức hai giai đoạn hai túi hồ sơ: Có thể áp dụng với hình thức đấu thầu hạn
chế, đấu thầu rộng rãi trong các gói thầu mua sắm hàng hóa, hay xây lắp, hỗn hợp mà
phải sử dụng các công nghệ phức tạp, tính đặc thù cao, hay công nghệ mới. Phương
thức này được hiểu là ở giai đoạn một, nhà thầu sẽ nộp đồng thời hai hồ sơ đó là hồ sơ
đề xuất kỹ thuật và hồ sơ tài chính, trong giai đoạn này đối với hồ sơ đề xuất kỹ thuật
sẽ được mở luôn, còn hồ sơ tài chính sẽ được mở ở giai đoạn hai. Trong giai đoạn hai,
những nhà thầu đủ điều kiện sẽ được gửi hồ sơ mời thầu, các nhà thầu sẽ nộp hồ sơ đề
xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính, trong giai đoạn này hồ sơ tài chính đã nộp ở
giai đoạn một sẽ được mở đồng thời với hồ sơ nộp ở giai đoạn hai để đối chiếu.

1.4. Loại hình

Đấu thầu có 4 loại hình, phụ thuộc vào các đặc điểm của đối tượng mua bán để phân
chia:

● Đấu thầu tuyển chọn tư vấn.

● Đấu thầu xây lắp.

● Đấu thầu mua sắm hàng hóa, các dịch vụ khác.

● Đấu thầu lựa chọn đối tác để thực hiện dự án.

1.5. Trình tự đấu thầu

Quy trình, trình tự các bước tổ chức đấu thầu bao gồm 5 bước:

Bước 1: Chuẩn bị đấu thầu, trước hết trong công tác chuẩn bị, bên mời thầu cần xây
dựng quy chế đấu thầu, mục tiêu; xây dựng kế hoạch đấu thầu; xây dựng mẫu thư
chào hàng và xây dựng mẫu hợp đồng. Tiếp theo sau đó là thông báo mời thầu.

Để tiến hành mời thầu, bên mời thầu tiến hành các công việc sau:

Sơ tuyển nhà thầu: Theo điều 217 Luật Thương mại năm 2005, bên mời thầu có thể tổ
chức sơ tuyển các bên dự thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng
các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra. Việc sơ tuyển nhà thầu là nhằm đảm bảo rằng
thư mời thầu sẽ được giới hạn trong phạm vi nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm
thực hiện gói thầu.

Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Những chỉ dẫn liên quan đến việc đấu thầu được quy định
tại Điều 218 Luật Thương mại năm 2005: Hồ sơ mời thầu bao gồm:
a) Thông báo mời thầu;

b) Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;

c) Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;

d) Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.

Để đảm bảo tính minh bạch và cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu, Hồ sơ mời
thầu cần phải rõ ràng. Thông báo mời thầu gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ của bên mời thầu;

b) Tóm tắt nội dung đấu thầu;

c) Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu;

d) Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu;

đ) Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo
rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi
hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường
hợp đấu thầu hạn chế.

Bước 2: Nhận hồ sơ dự thầu (chào hàng) Sau bước mời thầu là bước dự thầu được quy
định từ Điều 221 đến Điều 223 Luật Thương mại 2005: Sau khi có thông báo mời
thầu, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ
làm thủ tục dự thầu, nhà thầu là những thương nhân có khả năng cung cấp hàng hóa,
dịch vụ cho gói thầu. Hồ sơ dự thầu phải được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc
gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ được ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm
đóng thầu. Bên mời thầu phải bảo mật hồ sơ dự thầu. Khi dự thầu, bên dự thầu có thể
phải nộp 1 khoản tiền bảo đảm dự thầu (thể hiện dưới hình thức đặt cọc, ký quỹ hoặc
bảo lãnh dự thầu) theo yêu cầu của bên mời thầu để đảm bảo hiệu lực của hồ sơ dự
thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp một tiền đặt cọc, ký quỹ, hoặc bảo
lãnh dự thầu khi nộp hồ sơ dự thầu. Tỷ lệ đặt cọc, ký quỹ, bảo lãnh dự thầu không quá
3% tổng giá trị ước tính của hàng hóa dịch vụ đấu thầu. Trong trường hợp đặt cọc, ký
quỹ thì tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu được trả lại cho bên dự thầu không trúng thầu
trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu. Bên dự thầu
không được nhận lại lại tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu trong trường hợp rút hồ sơ dự
thầu sau thời điểm hết hạn nộp hồ sơ dự thầu (thời điểm đóng thầu), không ký hợp
đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng trong trường hợp trúng thầu. Bên nhận bảo lãnh
cho bên dự thầu có nghĩa vụ bảo đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi
giá trị tương đương số tiền đặt cọc, ký quỹ.

Bước 3: Giải thích những chất vấn của người dự thầu Trong quá trình đấu thầu, bước
3 là giai đoạn mà các nhà thầu được yêu cầu giải thích các chất vấn mà họ nhận được
từ bên dự thầu hoặc các bên liên quan khác. Điều 223 Luật Thương mại 2005 quy
định rõ: Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự
thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của
bên dự thầu. Đây là một bước quan trọng trong quá trình đấu thầu, vì nó cho phép các
nhà thầu giải thích và làm rõ các yếu tố liên quan đến đề xuất của họ. Các chất vấn
của người dự thầu có thể xoay quanh việc làm rõ các yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật
được quy định trong hồ sơ mời thầu. Họ có thể yêu cầu làm rõ các điều khoản và điều
kiện của hợp đồng, như các cam kết về thời gian giao hàng, phương thức thanh toán
và bảo hành. Chất vấn cũng có thể liên quan đến quy trình đánh giá và chấm điểm đề
xuất, để đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong việc xác định người trúng thầu.
Người dự thầu cũng có thể chất vấn về tiến độ và lịch trình của dự án. Họ có thể yêu
cầu làm rõ về thời gian thực hiện, các giai đoạn công việc và các cam kết về tiến độ.
Bằng cách chất vấn về tiến độ, người dự thầu có thể đảm bảo rằng họ có đủ khả năng
và tài nguyên để hoàn thành dự án theo yêu cầu. Mặt khác, bên dự thầu cũng có quyền
chất vấn về hợp đồng. Họ có thể yêu cầu làm rõ các điều khoản và điều kiện trong hợp
đồng, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch trong các cam kết. Điều này giúp người dự
thầu đảm bảo rằng họ hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của mình trong quá trình thực
hiện hợp đồng. Trong quá trình giải thích các chất vấn, các nhà thầu cần đảm bảo rằng
các thông tin cung cấp cho bên dự thầu là chính xác, đầy đủ và minh bạch.

Bước 4: Mở thầu Căn cứ của bước mở thầu được quy định từ Điều 224 đến Điều 226
Luật Thương mại. Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã được ấn
định hoặc trong trường hợp không có thời điểm ấn định trước thì thời điểm mở thầu là
ngay sau khi đóng thầu. Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở
công khai, các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu. Những hồ sơ dự thầu nộp
không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng
chưa mở, các bên dự thầu không được sửa hồ sơ sau khi mở thầu. Bên mời thầu có thể
yêu cầu bên dự thầu giải thích những nội dung chưa rõ trong hồ sơ dự thầu. Việc giải
thích hồ sơ dự thầu phải được lập thành văn bản. Khi mở thầu, bên mời thầu và bên dự
thầu có mặt phải ký vào văn bản. Biên bản mở thầu phải có nội dung sau đây: Tên
hàng hóa, dịch vụ; ngày, giờ, địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ của bên mở thầu, dự thầu;
giá bỏ thầu của bên dự thầu; các nội dung sửa đổi, bổ sung và các nội dung có liên
quan nếu có.

Bước 5: Ký hợp đồng mua bán Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng địa
chỉ làm căn cứ đánh giá hoàn thiện. Các tiêu chuẩn trên được đánh giá bằng phương
pháp cho điểm theo thang điểm hoặc phương pháp khác được ấn định trước khi mở
thầu. Căn cứ vào kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp
hạng, lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong
trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng
thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền chọn nhà thầu. Thông báo kết
quả thầu và ký kết hợp đồng là bước cuối cùng trong quy trình, trình tự
các bước tổ chức đấu thầu quy định tại Điều 230 Luật Thương mại năm
2005. Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết
quả đấu thầu cho bên dự thầu. Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng
đối với các bên trúng thầu trên cơ sở sau đây: kết quả đấu thầu; các yêu cầu trong hồ
sơ mời thầu; nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu. Các bên có thể thỏa thuận bên trúng
thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt
cọc, ký quỹ do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Biện
pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến thời điểm bên trúng thầu hoàn
thành nghĩa vụ hợp đồng. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, bên trúng thầu được
nhận lại tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng nếu từ chối thực hiện hợp
đồng sau khi hợp đồng được giao kết. Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ đảm bảo thực
hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ.