(ĐH Công nghệ) Đề án kiến tạo môi trường làm việc số

Base Inc.
ĐỀ ÁN
KIẾN TẠO MÔI TRƯỜNG
LÀM VIỆC SỐ 4.0
Đưa chuyển đổi số trở thành chiến lược phát triển mũi nhọn củaTrường Đại học
Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội trong giai đoạn 2024 - 2029
Được thiết kế riêng cho: Trường Đại học Công nghệ - ĐHQGHN
Tháng 02 - 2024 Soạn thảo bới: Nguyễn Thị Hồng Anh - Business Consultant @ Base.vn
MỤC LỤC
01
Năng lực & kinh nghiệm thực tiễn từ Base.vn 01
Công nghệ & kinh nghiệm triển khai từ các đơn
vị cùng ngành Giáo dục
02
Mô tả không gian làm việc số tại Đại học 09
Công nghệ - ĐH Quốc gia Hà Nội
Mô tả về các công năng vận hành trong văn phòng số
03
Chứng chỉ bảo mật 33
Các chứng chỉ bảo mật của Base

NĂNG LỰC & KINH NGHIỆM
CỦA BASE.VN
THƯ NGỎ TỪ ĐỘI NGŨ SÁNG LẬP
CỦA BASE.VN
Kính gửi: Ban giám hiệu Trường đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội
Tôi là Trịnh Ngọc Bảo, Đồng sáng lập và giám đốc vận hành của Base.vn.
Công nghệ trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0 đang thay đổi thế giới hàng ngày. Hơn bao giờ
hết, công nghệ đang thay đổi cách chúng ta làm việc cùng nhau. Công nghệ giúp chúng ta
cộng tác hiệu quả hơn, quản trị thông minh hơn, tìm được khách hàng nhanh hơn, và quan
trọng nhất, công nghệ giúp chúng ta đưa ra các quyết định đúng đắn hơn dựa trên dữ liệu.
Cách đây 6 năm khi thành lập Base.vn, chúng tôi đã bắt đầu với một niềm tin tuyệt đối vào
công nghệ và khát khao chuyển đổi số cho các Doanh Nghiệp tại đất nước của mình và
nhiều quốc gia trên thế giới. Chúng tôi đã hứa, đã quyết tâm và đã hành động để theo đuổi
niềm tin đó. Xuất phát từ những ngày khái niệm “Chuyển đổi số” mới được nhen nhóm tại
Việt Nam, chúng tôi cũng đã đạt được những thành công, tất nhiên đồng hành cùng đó là
những thất bại. Cả những dự án thắng lợi và chưa thắng lợi đều dạy cho chúng tôi nhiều đều
về những đau thương của các Khách hàng ở nhiều quy mô và lĩnh vực trên mọi miền.
Tại Trường đại học Công nghệ - ĐHQGHN, công nghệ chắc chắn sẽ là chiến lược. Và
Base.vn tin tưởng rằng, chúng tôi – Base.vn, bằng sự nhiệt thành, kinh nghiệm và năng lực
công nghệ của mình, xứng đáng trở thành một đối tác chiến lược của Trường đại học Công
nghệ trong công cuộc chuyển đổi số phía trước. Chúng tôi sẽ mang tới những kinh nghiệm
đã được đóng gói từ lý thuyết tới thực tiễn, những công nghệ vô cùng đơn giản và thân
thiện, những năng lực về con người, công nghệ và bảo mật tốt nhất để Trường đại học Công
nghệ thành công.
Lời cuối cùng, chúng tôi xin trân trọng cảm ơn quý Khách hàng đã dành thời gian cùng
Base.vn. Chúc quý Khách hàng luôn thành công và tăng trưởng vượt bậc!
Trân trọng,
Trịnh Ngọc Bảo

Đồng sáng lập, Giám đốc vận hành tại Base.vn
PROPOSAL | BASE.VN 01
NĂNG LỰC CỦA BASE.VN
Base.vn được xây dựng dựa trên niềm tin rằng: Công nghệ sẽ trở thành một phần quan trọng trong
sự phát triển của các Doanh Nghiệp. Chúng tôi đã bắt đầu công cuộc chuyển đổi số cho các Doanh
Nghiệp tại Việt Nam cách đây gần 10 năm từ khi cuộc cách mạng số được nhen nhóm và các khái
niệm 4.0 được hình thành.
01 VỀ BASE.VN 02 VỀ FPT
Base.vn đại diện cho một thế hệ công nghệ FPT đại diện cho một tập đoàn công nghệ tư
mới của Việt Nam. Nền tảng Base.vn với hơn nhân lớn nhất Việt Nam. Với hơn 20 năm kinh
40 ứng dụng phục vụ cho các nhu cầu của nghiệm chuyển đổi số cho các Doanh nghiệp
Doanh Nghiệp từ: Công việc, Quy trình, hàng đầu thế giới, FPT sẽ cùng Base mang
Thông tin, Nhân sự… Chúng tôi đã, đang và một triết lý chuyển đổi số mới về Việt để giúp
sẽ trở thành một địa chỉ tin cây hàng đầu về hàng trăm nghìn Doanh Nghiệp tại Việt Nam
chuyển đổi số với những sản phẩm Make in
Vietnam.
Chúng tôi tin rằng: Bằng năng lực công nghệ hàng đầu, cùng những kinh nghiệm và trải nghiệm
chuyển đổi số trong và ngoài nước, cùng đó là sự nhiệt thành và chân thành của một trong những
Doanh Nghiệp công nghệ Việt Nam đã có tên tuổi, Base sẽ là đối tác chiến lược quan trọng trong
hành trình chuyển đổi số của ĐH Công nghệ.
CỐ VẤN CẤP CAO

Mr. Trương Gia Bình
Chủ tịch HĐQT tập đoàn FPT
Cố vấn cấp cao cho Base.vn
"Hai mươi năm qua FPT đã không ngừng nỗ lực để khẳng định vị
thế Việt Nam trên bản đồ số toàn cầu và bây giờ có thể chắp
cánh cho Base.vn có tầm bay khác: Tầm bay mà mọi thanh niên
Việt Nam như Phạm Kim Hùng, mọi start-up Việt Nam có thể ước
mơ. Sau ngày hôm nay, lãnh đạo FPT và Base sẽ cùng hợp lực để
biến câu chuyện chúng ta nói, biến những khát vọng trên thành
hiện thực"
Mr. Nguyễn Văn Khoa

Tổng giám đốc tập đoàn FPT
Cố vấn cấp cao cho Base.vn
Base vẫn thực hiện sứ mệnh của mình, với "ADN của chính mình"
nhưng có một bệ phóng giúp Base đi nhanh hơn, đó là FPT. Chúng tôi
sẽ cùng nhau viết nên chữ Việt Nam trên toàn cầu, giúp con người
Việt Nam phát triển và giúp quốc gia hưng thịnh
Mr. Phạm Kim Hùng

Chairman @ Base.vn
Tham vấn công nghệ
Công nghệ đã thay đổi các Doanh Nghiệp rất nhiều trong
những năm vừa qua. Đặc biệt là khi có sự dịch chuyển của các
mô hình kinh doanh thì Doanh Nghiệp sẽ còn rất ít cơ hội nếu
BAN LÃNH ĐẠO
không biết cách chuyển đổi số và áp dụng công nghệ trong các
hoạt động hàng ngày.
Chúng tôi muốn dùng công nghệ của mình để trở thành một
đối tác lâu dài về chuyển đổi số của các Doanh Nghiệp trên
toàn thế giới
Mr. Nguyễn Thượng Tường Minh

CEO @ Base.vn
Tham vấn dự án chuyển đổi số
Base may mắn được trải qua nhiều bài học về chuyển đổi số cho
rất nhiều Doanh Nghiệp từ những ngày đầu khái niệm chuyển
đổi số được nhen nhóm tại Việt Nam.
Chúng tôi đã đóng gói được những kinh nghiệm về việc thay đổi
con người, quy trình trong các lĩnh vực khác nhau và sáng tạo ra
những miếng ghép lego thông qua nền tảng của mình để Doanh
Nghiệp có khả năng tùy biến công nghệ theo sự thay đổi trong
cách điều hành và quản trị.
BASE VÀ
ĐIỂM KHÁC BIỆT
01 8000+ Khách hàng tại Việt Nam

và khu vực
Base trở thành nền tảng SaaS dành cho Enterprise có lượng truy cập lớn nhất Việt Nam với hàng
triệu truy cập mỗi tháng. Chúng tôi cũng nhận thêm hàng trăm dự án chuyển đổi số cùng với các
Doanh Nghiệp trên khắp cả nước hàng tháng.
02 Nền tảng số xuất sắc nhất

"Make in Vietnam" 2020
Base được Bộ TTTT và các chuyên gia công nghệ hàng đầu bình chọn là nền tảng số xuất sắc
nhất do người Việt sáng tạo năm 2020. Vượt qua rất nhiều những tên tuổi lớn như Viettel, VNPT,
Misa để mang tới tinh thần công nghệ mới và tân tiến nhất.
03 Cộng hưởng với hệ sinh thái

công nghệ của FPT
Base có hơn 40 ứng dụng trên nền tảng với độ tùy biến và linh hoạt cao. Bên cạnh đó là hệ sinh
thái các công nghệ của tập đoàn FPT đã được tích hợp trên nền tảng của Base. Chúng tôi trở
thành nền tảng với số lượng ứng dụng lớn nhất Việt Nam.
04 Bảo mật theo tiêu chuẩn

ISO 9001-27001
Với việc xây dựng các ứng dụng trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud), chúng tôi đảm bảo
các biện pháp bảo mật tốt nhất bằng cả kỹ thuật và vật lý, môi trường bên trong và bên ngoài.
Bên cạnh đó là các công nghệ giúp người dùng cuối tự bảo mật các thông tin của mình như định
danh IP, bảo mật hai lớp,...
BASE VÀ HÀNH TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ

TRONG LĨNH VỰC GIÁO DỤC
Trong hơn 8 năm phát triển, Base đã và đang đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp thuộc lĩnh vực giáo
dục trong hành trình chuyển đổi số, nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả hơn,
gắn kết hơn.
HỌC VIỆN HÀNG KHÔNG
"“Chúng tôi coi đây là môi trường làm việc chính thống. Nếu ai đó
không hoạt động và báo cáo trên Base, đồng nghĩa với việc ngày
hôm đó họ không đi làm, và ngược lại. Chúng ta không thể áp đặt
khi chuyển đổi số, nhưng khi đã thống nhất tư tưởng với nhau, thì
cần hành động thật quyết liệt”
PGS. TS - Trần Hoài An - Chủ tịch hội đồng Học viện hàng không
VIDEO CHUYỂN ĐỔI SỐ CỦA HỌC VIỆN HÀNG KHÔNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP BẮC NINH
"Cuối năm 2020 ban đầu khi tiếp cận với Base chúng tôi cũng gặp
nhiều trở ngại, bởi vì lãnh đạo và cán bộ nhân viên đã quá quen với
cách làm việc kiểu cũ. Sau 2 năm thì dần dần bằng sự cố gắng nỗ
lực, quyết tâm của toàn thể đội ngũ, thì tôi có thể khẳng định Base là
một công cụ hỗ trợ đắc lực và không thể thiếu trong đơn vị chúng tôi.
Thạc sỹ Nguyễn Đức Lưu - Hiệu trưởng trường cao đẳng CN Bắc Ninh
VIDEO CHUYỂN ĐỔI SỐ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP BẮC NINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG
"Cảm ơn Base đã hỗ trợ Văn Lang hết mình. Tôi rất mong trong thời
gian tới, ngoài việc chuyển đổi hệ thống quản lý hiện nay sẽ còn
những dự án khác mang lại giá trị nhiều hơn. Chính vì vậy, Trường
Đại học Văn Lang sẽ có kế hoạch cụ thể để xây dựng mối quan hệ
hợp tác giữa hai bên một cách thiết thực và hiệu quả nhất."
PGS. TS. Trần Thị Mỹ Diệu - Hiệu trưởng trường đại học Văn Lang
MÔ TẢ ĐỀ ÁN
VĂN PHÒNG SỐ TẠI

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ - ĐHQGHN
PHẦN 1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
THỰC TRẠNG VÀ CÁC THÁCH
THỨC TRONG KỶ NGUYÊN SỐ
1.1
1.1 XU HƯỚNG NGÀNH GIÁO DỤC
TRONG KỶ NGUYÊN SỐ
Trong những năm trở lại đây, công nghệ nói riêng và chuyển đổi số nói chung trở thành xu
hướng tất yếu len lỏi vào từng hoạt động của đời sống. Không chỉ doanh nghiệp, các đơn vị
công lập, cơ quan hành chính nhà nước cũng nhanh chóng chuyển mình, coi công nghệ là
chiến lược mũi nhọn để tăng trưởng và phát triển.
Đối với ngành giáo dục, việc ứng dụng công nghệ để nâng cao chất lượng giảng dạy, cải
tiến cơ sở vật chất và đổi mới phương pháp đào tạo đã sớm được quan tâm và triển khai
triệt để. Tuy nhiên ở khía cạnh quản lý vận hành, sự cải biến vẫn chưa thực sự được biểu
hiện rõ nét. Điều này gây ra nhiều cản trở trong quá trình cộng tác nội bộ, làm giảm hiệu
suất và lãng phí nguồn lực của tổ chức, gián tiếp ảnh hưởng đến năng lực mở rộng và khả
năng cạnh tranh trong bối cảnh thời đại mới.
Để giải quyết bài toán liên quan đến quản trị vận hành nội bộ, có 04 mục tiêu mà kỷ nguyên
số đặt ra cho các doanh nghiệp, đơn vị trong lĩnh vực Giáo dục.
01 GIA TĂNG TỐC ĐỘ 02 TIẾT KIỆM NGUỒN LỰC
Đại dịch đã tạo ra một cú hích khiến người Cạnh tranh với đối thủ, sự xâm nhập của
tiêu dùng phải đánh giá lại các ưu tiên, nhu các mô hình kinh doanh mới yêu cầu Doanh
cầu của mình và buộc doanh nghiệp phải Nghiệp ngày càng phải quản trị tiết kiệm và
thích nghi liên tục, điều này yêu cầu Doanh hiệu quả:
nghiệp:
Tiết kiệm giấy tờ
Ưu tiên tốc độ vì tốc độ sẽ thắng quy mô. Tối ưu tổng số giờ lao động của toàn bộ
Guồng quay của Doanh Nghiệp phải công ty. (Tức năng suất lao động)
nhanh và liên tục. Thay đổi tư duy đội ngũ để tìm được
Càng lớn lại càng phải ưu tiên tinh gọn. các cải tiến mới trong công việc.
03 QUẢN TRỊ THỐNG NHẤT 04 TÍCH LUỸ DỮ LIỆU
Doanh nghiệp khi đứng trước áp lực tăng Dữ liệu được cho là một loại “vàng” mới của
trưởng thì “Được ở chiến lược, mất ở thực Doanh Nghiệp, Doanh Nghiệp sở hữu được
thi”. Vì vậy cần đưa ra một phương thức dữ liệu sẽ chiếm được ưu thế lớn trong
quản trị nhất quán để kiểm soát chi tiết các cạnh tranh ngắn hạn và dài hạn. Tuy nhiên,
công việc thực thi hàng ngày, hàng giờ: Doanh Nghiệp gặp khó khăn với:
Xây dựng nguyên tắc làm việc. Tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu.
Đánh giá và cải tiến liên tục. Tính tức thời của dữ liệu.
1.2
THỰC TRẠNG & THÁCH THỨC
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
01 THỰC TRẠNG
Thực trạng tại trường đại học Công nghệ
Chưa có phần mềm quản lý công việc, dự án. Chủ yếu quản lý bằng excel và tương tác trao đổi qua các
công cụ chat như zalo, viber, email. Việc quản lý tiến độ các dự án, đề tài khoa học gặp nhiều khó khăn
Các biểu mẫu giấy, phê duyệt, ký duyệt thủ công, các quy trình chưa được đưa lên phần mềm. Mất nhiều
thời gian để luân chuyển tờ trình qua các phòng ban chức năng và trình ký
Hệ thống văn bản, các thông tin về công trình nghiên cứu khoa học, hồ sơ tài liệu chưa được số hoá,
nên khó tìm kiếm, chia sẻ và tra cứu khi cần
02 THÁCH THỨC
01 Quy trình thủ công 02 Tiến độ Dự án - công việc

nằm trên giấy
Với quy mô khoảng 1000 cán bộ nhân viên và Nhiều đề tài khoa học, dự án chưa được lưu trữ
giảng viên trải dài ở các phòng ban chuyên môn, tổ online, thiếu tính hệ thống và đồng bộ dẫn đến tiến
công tác, cùng với luồng vận hành đa dạng và độ công việc cập nhật chậm trễ, thiếu tính tức thời.
chưa được số hoá dẫn đến tình trạng khó kiểm Ban Quản lý không nắm quyền chủ động trong việc
soát, quản lý và gia tăng ma sát nội bộ và tiêu tốn theo dõi tiến độ, phát hiện kịp thời các điểm nóng
chi phí vận hành để hỗ trợ, điều phối
03 Vận hành chồng chéo 04 Dữ liệu phân mảnh
Do chưa có sự thống nhất trong quy trình và công Thông tin phân mảnh ở nhiều nơi, nhiều tài liệu còn
cụ vận hành, dẫn đến công việc của các đơn vị chưa được đưa lên phần mềm để quản lý, các
công ty con chồng chéo, nhân sự gặp khó khăn tương tác trao đổi diễn ra trên nhiều môi trường
trong việc xử lý thông tin công việc và phân định rõ nên khó nắm bắt bức tranh tổng quan và sở hữu
ràng phạm vi thực thi nhiệm vụ, gây ra thất thoát các báo cáo quản trị. Điều này khién cho quá trình
chi phí vận hành không đáng có tối ưu hệ thống vận hành gặp nhiều rào cản.
PHẦN 2
KIẾN NGHỊ MỘT GIẢI

PHÁP TỔNG THỂ
MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC
SỐ 4.0
2.1 KIẾN TẠO

PHONG CÁCH LÀM VIỆC MỚI
WORKING STYLE 4.0
Base đặt mục tiêu giúp Trường đại học Công nghệ - ĐHQGHN xây dựng phong cách
làm việc mới với chiến lược NHANH HƠN & CHÍNH XÁC HƠN
ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

PHẢI NHANH HƠN
Base tin rằng Trường đại học Công nghệ sẽ là những đơn vị tiên phong nhất trong
việc áp dụng Công nghệ để xây dựng một phương thức làm việc mới tốc độ hơn, quyết
liệt hơn. Công nghệ sẽ giúp Trường đại học Công nghệ xóa đi các vách ngăn giữa các
bộ phận và phòng ban, các khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên để đạt 5 NHANH:
Thực thi công việc Nhanh hơn.

Ra quyết định Nhanh hơn.
Phối hợp Nhanh hơn.
Truyền tải thông tin Nhanh hơn.
Cộng hưởng tri thức Doanh Nghiệp Nhanh hơn.
ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

PHẢI CHÍNH XÁC HƠN
Không chỉ mang lại tốc độ trong phong cách làm
việc, Công nghệ sẽ giúp cho các quyết định hoặc
thông tin của Trường đại học Công nghệ được
chính xác. Sự xô lệch và khác biệt về thông tin đã
khiến cho hiệu suất của rất nhiều Doanh Nghiệp bị
giảm sút.
Đánh giá bằng dữ liệu công việc

Làm việc có căn cứ/sở cứ
Minh bạch các thông tin quan trọng
Giảm thiểu ma sát nội bộ
2.2
DANH MỤC SỐ HOÁ TRÊN NỀN TẢNG BASE
Danh mục dưới đây mang tính chất tham khảo và đang đề xuất dựa trên quá trình khảo sát sơ bộ của Base.
Danh mục này sẽ được bổ sung và hoàn thiện sau khi hai bên có buổi gặp gỡ trao đổi cụ thể
1.1 Quản lý kế hoạch công việc của các phòng ban, tổ chuyên môn
Dự án và công việc số
1.2 Quản lý tiến độ các dự án, đề tài nghiên cứu khoa học
1.3 Kê khai các công trình nghiên cứu khoa học, bài báo, bằng sáng chế....
1.4 Tìm kiếm, truy xuất văn bản thông tin trên phần mềm
1.5 Tương tác trao đổi thảo luận theo luồng công việc trên môi trường số
1.6
1.7
2.1 Quy trình đề xuất và phê duyệt các đề tài cấp bộ
2.2 Quản lý và theo dõi tiến trình thực hiện và đấu thầu các đề tài khoa học
Tờ trình và quy trình số
2.3 Số hoá các form biểu mẫu và quá trình phê duyệt các đề xuất
2.4 Xử lý các quy trình mua hàng thanh toán, cấp thiết bị
2.5 Quản lý các tài nguyên dùng chung như xe cộ, phòng họp, dụng cụ học tập
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.3 KIẾN TẠO VĂN PHÒNG SỐ TẠI ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ -
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
01
Công việc số
Số hóa hệ thống giao nhận
việc và quản trị các dự án.
08 Giúp Doanh Nghiệp quản
02
trị thực thi qua chu trình
Tri thức số PDCA. Tờ trình số
Số hóa hệ thống tri thức, Số hóa hệ thống tờ trình
tài liệu và nhân bản tri và ra quyết định nội bộ,
thức thông qua mạng xã giúp giảm thiểu giấy tờ
hội học tập và ra quyết định nhanh
chóng.
07
Truyền thông số
03
Quy trình số
Truyền thông và xây
Số hóa các quy trình hoạt
dựng văn hóa Doanh
động của Doanh Nghiệp
Nghiệp. Giúp Doanh
giúp Doanh Nghiệp kiểm
Nghiệp được kết nối
soát được trách nhiệm
toàn diện.
giữa các bộ phận.
06
Mục tiêu số
04
Văn thư số
Duy trì tính thống nhất,
Số hóa hệ thống thông tin
minh bạch của các mục
05
và văn bản nội bộ. Giúp
tiêu chiến lược trong nội
chuẩn hóa và minh bạch
bộ doanh nghiệp
Đánh giá số hóa các văn bản thông tin
đã được phát hành.
Số hóa công tác đánh giá
nhân sự, giúp Doanh
nghiệp đo lường hiệu suất.
Quản trị nguồn lực.
Nhanh.
Tiện.
Linh hoạt.
KHÁM PHÁ
@Base.vn
VĂN PHÒNG SỐ
TẠI ĐH CÔNG NGHỆ
Mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị
VĂN PHÒNG SỐ TẠI ĐH CÔNG NGHỆ
GIÚP TĂNG CƯỜNG
Base sẽ trực tiếp tăng cường 03 yếu tố nội tại của doanh nghiệp:
Hệ thống vận hành.
Văn hóa doanh nghiệp.
Trải nghiệm nhân sự.
Từ đó nâng cao hiệu suất của tổ chức, kiến tạo môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp,
minh bạch và số hóa.
PROPOSAL | BASE.VN
12
VĂN PHÒNG SỐ TẠI ĐH CÔNG NGHỆ BAO GỒM
Kiến tạo môi trường vận hành số của ĐH Công nghệ với:
Công việc & quy trình số.
Thông tin & tri thức số.
Nhân sự số.
Base giúp doanh nghiệp tăng tốc thực thi và phát triển con người toàn diện.
VĂN PHÒNG SỐ TẠI ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ -
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
Dễ dàng giao việc.

Quản trị & giám sát thực thi.
Cộng tác bất kỳ lúc nào, bất cứ nơi đâu chỉ với chiếc điện thoại di động.
Tự động báo cáo tiến độ và kết quả công việc qua các biểu đồ trực quan.
Hệ thống quản lý công việc sẽ hạn chế tối đa việc tương tác, phân công công việc và theo dõi tiến
độ qua chat, email, báo cáo giấy - cách thức làm việc hiện tại của ĐH Công nghệ. Ứng dụng hỗ trợ
tổ chức công việc phòng ban và quản lý dự án hiệu quả trên một nền tảng duy nhất.
Hệ thống tích hợp báo cáo thời gian thực (real – time), gồm báo cáo ở cấp độ công ty, cấp độ dự
án/phòng ban và cấp độ cá nhân. Cho phép tải ứng dụng điện thoại trên hai nền tảng
Android/IOS, phù hợp, thuận tiện cho nhân sự sử dụng khi di chuyển và không làm việc tại văn
phòng.
Ứng dụng thiết kế các luồng phê duyệt, để thông tin từ nhân viên được đẩy nhanh và chính xác
hơn tới các cấp quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian ra quyết định của doanh nghiệp. Chuẩn
hoá toàn bộ các form mẫu, tờ trình của ĐH Công nghệ, giảm thiểu tối đa sai sót, thiếu thông tin.
Base Request
Số hóa quy trình xử lý

Xây dựng các biểu mẫu chuẩn cho toàn bộ quy trình xử lý Yêu
cầu - Đề xuất nội bộ
Tạo form mẫu
Phân nhóm
Tổng hợp & Báo cáo
Minh bạch thông tin & thẩm quyền ra

quyết định
Trách nhiệm rõ ràng
Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian
Giúp công ty hoạt động hiệu quả
Xử lý đề xuất & tương tác

Base Request giúp Trường đại học Công nghệ xử lý các đề xuất
nhanh chóng và linh hoạt trong mọi tình huống
Linh hoạt
Dễ dàng tương tác
Dễ dàng tìm kiếm
Request tích hợp với các dịch vụ chữ ký số (FPT Sign,

Cyberlotus), hỗ trợ ban lãnh đạo ký duyệt văn bản từ xa,
nhưng đảm bảo giá trị pháp lý (theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ)
Chế độ in theo mẫu đính kèm QR code đảm bảo bản cứng
trình ký đã được duyệt trên hệ thống
15
PROPOSAL | BASE.VN
17
Đẩy nhanh vòng xoay cải tiến, tối ưu bằng việc mô hình hóa các quy trình biểu mẫu
lên phần mềm. Phát hiện ngay các điểm tắc nghẽn cần cải tiến.
Các bộ phận giám sát chéo lẫn nhau, đẩy nhanh tốc độ và chất lượng dịch vụ, tiết kiệm
thời gian và tiết kiệm chi phí.
Base Workflow
Ứng dụng thiết kế và chuẩn hóa quy trình phối hợp trong doanh nghiệp. Bằng việc mô hình hoá các quy trình
biểu mẫu lên hệ thống, các bộ phận thực thi sẽ giám sát chéo lẫn nhau, đẩy nhanh tốc độ và chất lượng dịch
vụ của Trường đại học Công nghệ. Workflow thường được triển khai song song cùng ERP, thay thế cho các
công cụ giao tiếp thủ công như email, chat apps.
01 02 03
Quản lý toàn diện Liên kết các quy trình Chuẩn hoá dữ liệu,
quy trình làm việc và đo lường hiệu suất giảm thiểu sai sót
Quản lý quy trình Chuyển giao công việc Chính xác

Chuẩn hóa quy trình Rút ngắn thời gian Giảm thiểu sai sót
Theo dõi tiến độ Hiệu quả công việc Kết nối các nền tảng
Trao đổi dễ dàng Chuẩn hóa quy trình Kiểm soát quy trình
VĂN PHÒNG SỐ ĐH CÔNG NGHỆ
QUẢN LÝ THÔNG TIN
Thông tin số
Nếu như công việc là kết quả, nhân sự là nguồn lực thì thông tin chính là phương tiện để
nguồn lực tạo ra kết quả. Việc phân luồng thông tin theo mức độ quan trọng và số lượng
người nhận sẽ giúp các thông tin trong nội bộ Trường đại học Công nghệ được tiếp cận
đúng bối cảnh, đúng đối tượng
Quản lý văn bản (Văn thư số)
Base Office giúp Trường đại học Công nghệ

quản lý hiệu quả quá trình ban hành và lưu trữ
các công văn, thông báo trong doanh nghiệp.
Từ góc độ tổ chức, Office ghi nhận lại lịch sử
xem của người nhận, tránh tình trạng đứt gãy
thông tin gây mâu thuẫn giữa cấp quản lý và
nhân viên.
Quản lý tri thức

Tri thức là thứ phải được đóng gói và là di
sản để doanh nghiệp trường tồn. Với Base
Square, mỗi nhân viên của Trường đại học
Công nghệ sẽ là 1 chuyên gia, đóng góp vào
kho tri thức chung của doanh nghiệp. Ứng
dụng có cơ chế tính điểm để tăng tính cạnh
tranh và xây dựng văn hóa học tập (learning
culture).
Quản lý truyền thông nội bộ
Base Inside hỗ trợ Trường đại học Công nghệ

hiệu quả trong việc lan tỏa văn hóa doanh
nghiệp, tạo ra tương tác hai chiều giữa cấp
lãnh đạo với người lao động. Những giá trị
mà công ty hướng đến cần được truyền thông
tới từng cá nhân, từ đó gắn kết nhân viên với
sứ mệnh mục tiêu của tổ chức.
Quản lý tài sản, tài nguyên
Hệ thống quản lý, lưu trữ dữ liệu tài sản giúp

cho việc khai thác, cập nhật dữ liệu nhanh
chóng, đơn giản.
Base Inside hỗ trợ ĐH Công nghệ hiệu quả trong việc lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, tạo ra
tương tác hai chiều giữa cấp lãnh đạo với CBNV. Những giá trị mà công ty hướng đến cần được
truyền thông tới từng cá nhân, từ đó gắn kết nhân viên với sứ mệnh mục tiêu của tổ chức.
Base Office giúp ĐH Công nghệ quản lý hiệu quả quá trình ban hành và lưu trữ các công văn,
thông báo trong doanh nghiệp. Từ góc độ tổ chức, Office ghi nhận lại lịch sử xem của người
nhận, tránh tình trạng đứt gãy thông tin gây mâu thuẫn giữa cấp quản lý và nhân viên.
Hệ thống quản lý, lưu trữ dữ liệu tài sản giúp cho việc khai thác, cập nhật dữ liệu một cách
nhanh chóng, đơn giản.
VĂN PHÒNG SỐ ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ
HỆ THỐ NG ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ
ỨNG DỤNG BỔ TRỢ
3
ĐỀ XUẤT LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI
Phương pháp triển khai đóng một vai trò quan trọng đối trong công cuộc chuyển đổi số cho
Doanh nghiệp. Base đề xuất phương án triển khai thiết kế dành riêng cho Trường đại học Công
nghệ theo hướng Chuyển giao công nghệ (Train the trainer) trong vòng khoảng 2 đến 3 tháng.
Phương pháp này cho phép đội ngũ Trường đại học Công nghệ có thể chủ động trong việc tối
ưu hệ thống. Cụ thể, phương pháp bao gồm 4 bước:
7 -10 ngày CHUẨN BỊ DỮ LIỆU

Base sẽ tiến hành gửi form khảo sát thực trạng vận hành tới các
bộ phận, phòng ban của Trường đại học Công nghệ. Hai bên sẽ
đồng thời chuẩn bị dữ liệu theo các biểu mẫu có sẵn, gồm có:
biểu mẫu hệ thống quy trình, tờ trình; biểu mẫu nhân sự
LỘ TRÌNH
THIẾT LẬP
30 - 40 ngày Tại giai đoạn 2, Base sẽ hướng dẫn ban công nghệ của Trường
đại học Công nghệ các thao tác thiết lập hệ thống chi tiết, mục
tiêu là để Trường đại học Công nghệ có thể làm chủ hoàn toàn
Base Platform. Bên cạnh đó, hai bên sẽ chuẩn bị các kế hoạch
truyền thông tới nhân sự công ty, thống nhất lịch đào tạo tại văn
phòng và các dự án
ĐÀO TẠO
Tại giai đoạn 3, Base sẽ tổ chức các buổi đào tạo cho nhân sự
của Trường đại học Công nghệ, chia làm hai cấp độ:
15 ngày • Cấp quản lý: đào tạo chuyên sâu các tính năng hệ thống dành
cho quản lý
• Cấp nhân viên: đào tạo các thao tác cơ bản
VẬN HÀNH CHÍNH THỨC

Trường đại học Công nghệ ban hành văn bản chính thức đến
toàn bộ CBNV về việc đưa Base vào vận hành kèm các quy định
và chế tài. Base sẽ tiếp tục đồng hành hỗ trợ Trường đại học
Công nghệ tối ưu trong suốt quá trình sử dụng
PHỤ LỤC
CHỨNG CHỈ BẢO MẬT

PHỤ LỤC: CHỨNG CHỈ BẢO MẬT
01
Chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013
ISO (International Organization for Standardization)

là hệ thống tiêu chuẩn quốc tế về quản lý doanh nghiệp, sử dụng như một tài liệu tham chiếu để
đánh giá nguồn lực, năng lực vận hành của doanh nghiệp. ISO thường tập trung vào các yêu cầu đối
với (1) hoạt động thiết lập, (2) triển khai, (3) duy trì và (4) cải tiến liên tục.
Tiêu chuẩn ISO 27001

là tiêu chuẩn quốc tế về thông tin hoặc quản lý an ninh (viết tắt của Information Security
Management System – ISMS). Tiêu chuẩn vạch ra phương pháp để thực hiện hệ thống quản lý an
ninh thông tin và là căn cứ để chứng nhận cho hệ thống đó. Tiêu chuẩn cho phép doanh nghiệp bảo
đảm các số liệu và dữ liệu mật một cách hiệu quả hơn, qua đó giảm thiếu đến mức tối đa khả năng
bị truy cập bất hợp pháp hoặc không được cho phép.
Chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013

là chứng chỉ nhằm xác nhận hệ thống quản lý An toàn thông tin nhằm đảm bảo dữ liệu được bảo
mật hiệu quả; giảm thiểu tối đa khả năng bị truy cập trái phép. Để đạt được chứng nhận ISO/IEC
27001:2013, doanh nghiệp sẽ phải chứng minh với các Đánh Giá Viên về việc xây dựng được hệ
thống ISMS đáp ứng được các tiêu chuẩn đề ra.
Tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013

bao gồm 10 phần, trong đó, 03 Điều khoản đầu là giới thiệu, phạm vi và thuật ngữ. Các yêu cầu
chính nằm ở 07 điều khoản đưa ra yêu cầu bắt buộc về các công việc cần thực hiện trong việc thiết
lập, vận hành, duy trì, giám sát và nâng cấp Hệ thống quản lý An toàn thông tin (ISMS) của các tổ
chức. Bất kỳ vi phạm nào của tổ chức so với các quy định nằm trong 07 điều khoản này đều được
coi là không tuân thủ theo tiêu chuẩn.
Chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013 của Base

02
Chứng chỉ ISO 9001:2015
Chứng chỉ ISO 9001:2015

là hệ thống tiêu chuẩn quốc tế nhằm xác nhận hệ thống quản lý chất lượng đã đáp ứng các yêu cầu
về nâng cao chất lượng sản phẩm - dịch vụ và đảm bảo sự hài lòng của Khách hàng.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015

được đưa ra các chuẩn mực để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng một cách khoa học để
kiểm soát rủi ro, ngăn ngừa sai lỗi, sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng thỏa mãn
khách hàng một cách ổn định.
Khi một doanh nghiệp áp dụng ISO 9001:2015 sẽ tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất
quán trong công việc, chuẩn hóa các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần
thiết, ngăn ngừa những rũi ro trong quá trình hoạt động, rút ngắn thời gian và giảm chi phí phát sinh
do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong công việc.
Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2015:

Có được khả năng luôn cung cấp sản phẩm/dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và
các yêu cầu luật định;
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng;
Giải quyết các rủi ro và kết hợp tận dụng được các cơ hội để đạt được mục tiêu mong đợi của
Nhà trường/Tổ chức;
Chứng chỉ ISO 9001:2015 của Base

Chứng chỉ Pentest của VESC

03
Pentest (penetration test)
là hình thức tấn công giả lập để giúp chỉ ra các lỗ hổng bảo mật nhằm hỗ trợ các công ty bảo mật
cho khách hàng tốt nhất.
Công ty Cổ phần An Ninh Mạng Việt Nam (VSEC)

là tổ chức uy tín trong lĩnh vực an toàn thông tin, khách hàng của VSEC là các nhà trường hàng đầu
tại Việt Nam (*)
(*) Theo thông tin cung cấp trên website: https://vsec.com.vn/
Hiện tại VSEC đã cung cấp chứng chỉ

hoàn thành Pentest cho Base đạt 2 yêu cầu về:
Open Source Security Testing Methodology Manual (OSSTMM) là một chuẩn mở cung cấp một
phương pháp kiểm tra an ninh toàn diện cho một hệ thống mạng.
Open Web Application Security Project (OWASP) tiêu chuẩn của quốc tế phục vụ cho việc kiểm
thử của Pentester.
Chứng chỉ OSSTMM & OWASP của Base


Bảo mật từ hệ thống lưu trữ Google
Cơ sở hạ tầng
Tận dụng cơ sở hạ tầng bảo mật theo thiết kế, bảo vệ tích hợp và mạng toàn cầu mà
Google sử dụng để bảo vệ thông tin, danh tính, ứng dụng và thiết bị của người dùng.
Sản phẩm bảo mật
Đáp ứng các yêu cầu chính sách của người dùng và bảo vệ tài sản quan trọng với các sản
phẩm và khả năng bảo mật độc đáo của Google.
Minh bạch & riêng tư
Người dùng kiểm soát cách dữ liệu được sử dụng và chia sẻ. Giải pháp bảo mật Google
Cloud chia sẻ chi tiết về cơ sở hạ tầng, hoạt động và những gì đang xảy ra với dữ liệu của
người dùng.
Trân trọng cảm ơn Quý đối tác đã dành thời gian tìm hiểu và chia sẻ
bài toán cùng Base. Chúng tôi tin rằng Base sẽ đặt những viên gạch
đầu tiên góp phần xây dựng nền móng công nghệ của Trường đại
học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội.
Mọi thông tin liên hệ:

Ms. Nguyễn Thị Hồng Anh
SĐT: 0986 420 811
Email: anh.nguyen26@base.vn
Ghi chú: Đây là tài liệu nội bộ Base dành cho Đối tác, xin vui lòng không chia sẻ
dưới mọi hình thức khi chưa có sự cho phép

(ĐH Công nghệ) Đề án kiến tạo môi trường làm việc số

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

(ĐH Công nghệ) Đề án kiến tạo môi trường làm việc số

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Base Inc.

Các chứng chỉ bảo mật của Base

Trịnh Ngọc Bảo

NĂNG LỰC CỦA BASE.VN

CỐ VẤN CẤP CAO

Mr. Nguyễn Văn Khoa

Mr. Phạm Kim Hùng

Mr. Nguyễn Thượng Tường Minh

01 8000+ Khách hàng tại Việt Nam

02 Nền tảng số xuất sắc nhất

03 Cộng hưởng với hệ sinh thái

04 Bảo mật theo tiêu chuẩn

BASE VÀ HÀNH TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ

HỌC VIỆN HÀNG KHÔNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP BẮC NINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG

VĂN PHÒNG SỐ TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

01 GIA TĂNG TỐC ĐỘ 02 TIẾT KIỆM NGUỒN LỰC

03 QUẢN TRỊ THỐNG NHẤT 04 TÍCH LUỸ DỮ LIỆU

Thực trạng tại trường đại học Công nghệ

01 Quy trình thủ công 02 Tiến độ Dự án - công việc

03 Vận hành chồng chéo 04 Dữ liệu phân mảnh

KIẾN NGHỊ MỘT GIẢI

2.1 KIẾN TẠO

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

Thực thi công việc Nhanh hơn.

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

Đánh giá bằng dữ liệu công việc

2.1 Quy trình đề xuất và phê duyệt các đề tài cấp bộ

Dễ dàng giao việc.

Số hóa quy trình xử lý

Tạo form mẫu

Tổng hợp & Báo cáo

Minh bạch thông tin & thẩm quyền ra

Trách nhiệm rõ ràng

Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian

Giúp công ty hoạt động hiệu quả

Xử lý đề xuất & tương tác

Dễ dàng tương tác

Dễ dàng tìm kiếm

Request tích hợp với các dịch vụ chữ ký số (FPT Sign,

Quản lý quy trình Chuyển giao công việc Chính xác

Quản lý văn bản (Văn thư số)

Base Office giúp Trường đại học Công nghệ

Quản lý tri thức

Quản lý truyền thông nội bộ

Base Inside hỗ trợ Trường đại học Công nghệ

Quản lý tài sản, tài nguyên

Hệ thống quản lý, lưu trữ dữ liệu tài sản giúp

7 -10 ngày CHUẨN BỊ DỮ LIỆU

VẬN HÀNH CHÍNH THỨC

CHỨNG CHỈ BẢO MẬT

PHỤ LỤC: CHỨNG CHỈ BẢO MẬT

ISO (International Organization for Standardization)

Tiêu chuẩn ISO 27001

Chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013

Tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013

PHỤ LỤC: CHỨNG CHỈ BẢO MẬT

Chứng chỉ ISO/IEC 27001:2013 của Base

PHỤ LỤC: CHỨNG CHỈ BẢO MẬT

Chứng chỉ ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015