ĐỀ TÀI 3: THẢO LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH ( HENRY FAYOL,

CHESTER BARNARD)

NỘI DUNG

HENRY FAYOL ( 1841 - 1925 )

- TIỂU SỬ
+ Nhà quản trị hành chính người Pháp
+ Người đầu tiên đề xuất quan điểm chức năng trong quản trị
+ Theo ông, nhà quản trị tài năng phải biết sắp xếp tổ chức với những phương pháp khoa
học. Việc này cũng trọng như 5 việc khác trong cơ sở sản xuất kinh doanh: (1) sản xuất,
(2) tiếp thị hay marketing, (3) tài chính, (4) quản lý tài sản và con người, (5) kế toán -
thống kê.
- QUAN ĐIỂM CỦA HENRY FAYLO
+ Năng suất lao động của công nhân tùy thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị
+ Fayol phân loại các hoạt động của bất kỳ một tổ chức thành sáu nhóm hoạt động như
sau:
1. Hoạt động kỹ thuật
2. Thương mại
3. Tài chính
4. An ninh
5. Hạch toán - thống kê
6. Quản lý hành chính
Trong đó hoạt động quản lý hành chính sẽ kết nối năm hoạt động còn lại tạo ra sức
mạnh cho tổ chức.
- ĐỀ RA 14 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ:
1. Phải phân công lao động
2. Phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm
3. Phải duy trì kỷ luật trong xí nghiệp.
4. Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất.
5. Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy.
6. Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng.
7. Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc.
8. Quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối.
9. Xí nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân.
10. Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự.
11. Sự đối xử trong xí nghiệp phải công bình.
12. Công việc của mỗi người trong xí nghiệp phải ổn định.
 13. Tôn trọng sáng kiến của mọi người.
14. Xí nghiệp phải xây dựng cho được tinh thần tập thể

1. Phân chia công việc: sự phân chia

công việc, đảm bảo sự chuyên môn hóa
là rất cần thiết. Nó đảm bảo công việc
được hoàn thành nhanh chóng và có
chất lượng cao.
2. Thẩm quyền và trách nhiệm: có quan
hệ mật thiết với nhau. Quyền hạn phải
gắn liền với trách nhiệm. Giao trách
nhiệm mà không giao quyền thì công
việc không hoàn thành được. Có quyền
quyết định mà không chịu trách nhiệm
về quyết định đã đưa ra thì sẽ dẫn tới
thói vô trách nhiệm và hậu quả xấu.
3. Kỷ luật: là sự tôn trọng những thỏa
thuận đạt đến sự tuân lệnh, tính chuyên
cần. Fayol tuyên bố rằng kỷ luật đòi hỏi
có những người lãnh đạo tốt ở mọi cấp,
chất lượng và hiệu quả cao trong kinh
doanh.
4. Thống nhất chỉ huy: Nguyên tắc này
có nghĩa là nhân viên chỉ được nhận
mệnh lệnh từ một thượng cấp mà thôi.
5. Thống nhất điều khiển: theo nguyên
tắc này thì một nhóm hoạt động có cùng
một mục tiêu phải có người đứng đầu
và phải có kế hoạch thống nhất. Nguyên
tắc này có liên quan đến đoàn nhóm
hơn là đối với cá nhân, nhân viên như ở
nguyên tắc trên.
6. Cá nhân lợi thuộc lợi ích chung:
nguyên tắc này tự nó đã giải thích rõ.
Tuy nhiên, theo H. Fayol khi có sự khác
biệt không thống nhất giữa lợi ích cá
nhân và lợi ích chung thì cấp quản trị
phải hòa giải hợp lý.
7. Thù lao: cách trả công phải công
bằng, hợp lý và mang lại sự thỏa mãn
tối đa có thể cho chủ và thợ.
8. Tập trung và phân tán: nguyên tắc
này của H. Fayol nói lên mức độ quan
hệ và thẩm quyền giữa tập trung và
phân tán. Chuẩn mực của mối quan hệ
này phải dẫn đến ‘năng suất toàn bộ
cao nhất’.
9. Cấp bậc, tuyến hay ‘xích lãnh đạo’:
trong quản trị phải có ‘xích lãnh đạo’ từ
cấp cao nhất đến cấp thấp nhất. Phải
đảm bảo nguyên tắc, không được đi trật
khỏi đường dây. Sự vận dụng phải linh
hoạt, không cứng nhắc.
10. Trật tự hay sắp xếp người và vật
vào đúng chỗ cần thiết: H.Fayol cho
rằng vật nào, người nào cũng có chỗ
riêng của nó. Phải đặt cho đúng vật nào,
người nào vào chỗ nấy. Đây là một
nguyên tắc quan trọng trong việc sắp
xếp, sử dụng người và dụng cụ, máy
móc.
11. Công bằng: sự công bằng trong
cách đối xử với cấp dưới và nhân viên
cũng như lòng tử tế đối với họ là sự cần
thiết tạo nên lòng trung thành và sự tận
tụy của nhân viên đối với xí nghiệp.
12. Ổn định nhiệm vụ: sự ổn định nhiệm
vụ là nguyên tắc cần thiết trong quản trị.
Nó đảm bảo cho sự hoạt động với mục
tiêu rõ ràng và có điều kiện để chuẩn bị
chu đáo. Sự thay đổi luôn luôn không
cần thiết và thiếu căn cứ tạo nên những
nguy hiểm do thiếu ổn định kèm theo
những lãng phí và phí tổn to lớn.
13. Sáng kiến: sáng kiến được quan
niệm là sự nghĩ ra và thực hiện công
việc một cách sáng tạo. Fayol khuyên
các nhà quản trị nên ‘hy sinh lòng tự
kiêu cá nhân’ để cho phép cấp dưới
thực hiện sáng kiến của họ. Điều này rất
có lợi cho công việc.
14. Tinh thần đoàn kết: nguyên tắc này
nói rằng đoàn kết luôn tạo ra sức mạnh.
Sự thống nhất, sự đoàn kết nhất trí
trong cộng đồng mang lại những hiệu
quả to lớn.
- ĐỀ RA HỆ THỐNG CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ:
Ông là người đã khởi xướng 5 chức năng của quản trị viên:
+ Kế hoạch
+ Tổ chức
+ Chỉ huy
+ Phối hợp
+ Kiểm soát
* Ưu điểm, nhược điểm:
1.Ưu điểm:
- Tạo ra được kỷ cương trong một tổ chức, thiết lập thành một hệ thống hoàn chỉnh.
- Đánh giá cao vai trò của mỗi con người, mỗi người nhân viên trong nhà máy, khuyến
khích họ, tôn trọng họ và không coi họ như những cỗ máy biết đi, biết nói.
2. Nhược điểm:
- Ông chưa chú trọng đầy đủ các mặt tâm lý và môi trường xã hội của người lao động, hệ
thống của ông vẫn bị đóng kín.
- Chưa chỉ ra được mối quan hệ giữa xí nghiệp với khách hàng, thị trường, các đối thủ
cạnh tranh và các ràng buộc của nhà nước.
- ĐÁNH GIÁ THUYẾT QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH:
- Tích cực:
+ Fayol đã biến quản trị từ chỗ phụ thuộc ngẫu hứng và cá tính của nhà quản lí trở thành
một khoa học độc lập. Và khoa học quản lí hành chính không chỉ cần áp dụng việc điều
hành các doanh nghiệp mà cần mở rộng đến các loại tổ chức khác, bao gồm các cơ quan
chính quyền.
+ Ông đã tạo ra một kỷ cương trong một tổ chức thiết lập thành một hệ thống hoàn chỉnh.
+ Làm việc chuyên môn hóa.
+ Tuyển dụng và đào tạo nhân viên một cách chuyên nghiệp.
+ Xem quản trị như một nghề và là đối tượng khoa học.
+ Hạ giá thành.
+ Đánh giá cao vai trò của mỗi người, mỗi người nhân viên trong nhà máy, khuyến khích
họ và tôn trọng họ và không coi họ như cỗ máy biết đi, biết nói.
+ Những vấn đề mà thuyết Fayol đã giải đáp khá rõ ràng là một nội hàm của khái niệm
quản lí, cơ cấu tổ chức quản lí và nguyên tắc vận hành của máy tổ chức.
- Hạn chế:
+ Ông chưa chú trọng đầy đủ các mặt tâm lý và môi trường xã hội của người lao động, hệ
thống của ông vẫn bị đóng kín, chưa chỉ ra được mối quan hệ giữa xí nghiệp với khách
hàng, thị trường, các đối thủ cạnh trang và các ràng buộc của nhà nước.
+ Quan niệm chưa đầy đủ về tổ chức, hiệu quả, năng suất lao động.
+ Chưa chú trọng nhu cầu xã hội và nhu cầu tinh thần của con người.
+ Trọng tâm của quản trị là ở người thừa hành.

CHESTER BARNARD (1886-1961)

Tiểu sử:
- Tốt nghiệp đại học Harvard và làm việc tại công ty điện thoại của Mỹ năm 1909. Sau 28
năm làm Chủ tịch công ty New Jarsey Bell.
- Tác phẩm kinh điển: “Các chức năng của Quản trị” (The functions of the executive,
1938)
Các quan điểm quản trị:
- Khái niệm về tổ chức: Đó là một hệ thống có sự tác động của nhiều người trên cơ sở
phối hợp với nhau.
- Lý thuyết của ông có 02 tính cách mạng lớn, gồm:
+Thứ nhất, ông chỉ ra được mối quan hệ hữu cơ có hệ thống giữa các bộ phận trong một
tổ chức.
+Thứ hai, cần khai thác các tính trội của hệ thống tổ chức. Có nghĩa là tổ chức sẽ tạo
được kết quả lớn hơn kết quả của từng bộ phận trong tổ chức cộng lại, hoặc tạo ra những
khả năng mới của hệ thống.
=> Quản trị là công việc chuyên môn để duy trì hệ thống tổ chức hoạt động và nhằm phát
triển sức mạnh cho hệ thống tổ chức đó.
 Lý thuyết của Barnard tập trung nghiên cứu cá nhân và tổ chức:
* Đối với tổ chức: ông cho rằng, một tổ chức (xí nghiệp, công ty,..) là một hệ thống hợp
tác nhiều người với 3 yếu tố cơ bản:
 Sự sẵn sàng hợp tác:
+ Hợp tác giữa nhà quản trị với nhân viên, giữa nhà quản trị với nhà quản trị, giữa nhân
viên với nhân viên.
+ Hợp tác mang tính chỉ đạo.
+ Hợp tác mang tính hỗ trợ bổ sung cho nhau.
+ Cường độ và mức độ hợp tác của mỗi bộ phận là khác nhau.
 Sự sẵn sàng hợp tác giữa các cá nhân trong tổ chức đóng vai trò quan trọng thúc
đẩy quá trình hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
 Mục tiêu chung của tổ chức phải có các điều kiện sau mới khả thi:
+ Mục tiêu phải mang tính phổ biến & mọi thành viên phải hiểu rõ.
+ Đảm bảo mục tiêu tổ chức và mục tiêu cá nhân không mâu thuẫn nhau.
 Mục tiêu chung là yếu tố phổ biến tiếp theo và là yếu tố tiên quyết xác định sự tồn
tại của một tổ chức. Mỗi tổ chức luôn theo đuổi những mục tiêu nhất định, tổ chức
không thể tồn tại nếu như thiếu đi mục tiêu. Mọi cá nhân khi tham gia vào tổ chức
đều phải thống nhất một mục tiêu chung nhất, đó là phấn đấu vì mục tiêu mà tổ
chức theo đuổi mặc dù mỗi cá nhân khác nhau lại có vô vàn những mục tiêu cá
nhân và mục đích cá nhân khác nhau.
 Có sự thông đạt, thông tin cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Nhà quản trị đóng vai trò trung tâm của hệ thống thông tin.
+ Các kênh thông tin phải được cụ thể hóa thông qua việc công khai hóa quyền hạn và
chức vụ của mỗi cá nhân.
+ Phải xác định vị trí của mỗi thành viên trong tổ chức để giúp họ xác định được các
nguồn
tin cần nhận được & các thông tin cần cung cấp cho bộ phận khác.
+ Các tuyến thông tin phải ngắn gọn, trực tiếp, liên tục.
+ Thông tin phải xác thực.
 Thông tin là yếu tố kết nối giữa mục tiêu chung của tổ chức với sự sẵn sàng hợp
tác giữa các cá nhân trong tổ chức.
*Nếu thiếu một trong 3 yếu tố này thì tổ chức bị tan vỡ.

* Đối với cá nhân: nhấn mạnh yếu tố quyền hành trong tổ chức. Nguồn gốc của quyền
hành không xuất phát từ người ra mệnh lệnh mà xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới
khi có 4 điều kiện:
- Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh.
- Nội dung ra lệnh phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
- Nội dung ra lệnh phù hợp với mục đích của họ.
- Họ có khả năng thực hiện mệnh lệnh đó.
* Ưu điểm và nhược điểm:
- Ưu điểm:
+ Đề cao vai trò cá nhân, khai thác sức mạnh cá nhân để hình thành sức mạnh của tổ chức
trên cơ sở thỏa mãn lợi ích cá nhân từ đó thỏa mãn lợi ích của tổ chức.
+ Đề ra được các công cụ quản trị để thực hiện tốt mục tiêu chung
+ Có các yếu tố đạo đức trong quản trị bên cạnh các yếu tố kinh tế và tâm lý khác.
- Nhược điểm:
+ Nhấn mạnh nhiều về kinh nghiệm và linh cảm của người ra quyết định
+ Chưa xét đến môi trường bên ngòai mà chỉ dựa vào nguồn lực bên trong tổ chức để ra
quyết định.
+ Trong thực tế khó có lợi ích cá nhân phù hợp với lợi ích tập thể.

Ý NGHĨA VÀ VẬN DỤNG:

- Đưa ra được những quan điểm đúng đắn, có giá trị cho thực tiễn bấy giờ và thực tiễn
quản lí sau này.
- Mỗi tổ chức phải có những kỷ luật và nguyên tắc đảm bảo chúng được thực hiện
nghiêm túc cho mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức hoạt động ổn định.
- Người quản lí phải có năng lực thực sự và có hiểu biết về tâm lý, nhu cầu của các cá
nhân trong tổ chức. Cần phải có quy trình đào tạo người quản lí một cách bài bản.
- Đánh giá cao vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức và khuyến khích tính sáng tạo, chủ
động của họ.
- Chuyên môn hóa rõ ràng làm cho năng suất lao động của tổ chức cao hơn, tránh được
sự chồng chéo trong nhiệm vụ và sự chỉ đạo của các cấp quản lí.
→ Tóm lại, Lý thuyết “Quản trị hành chính” được cho là đồng quan điểm với lý thuyết
“quản trị khoa học” : để đem lại hiệu quả quản trị phải bằng con đường tặng năng suất lao
động. Lý thuyết “quản trị hành chính” có đóng góp to lớn trên cả phương diện lý thuyết
và thực hành quản trị.