Основи управління проєктами

1. Проєкт і сутність проєктної діяльності.

2. Міжнародні та національні стандарти з
управління проєктами.
3. Класифікація проєктів.
4. Життєвий цикл і фази проєкту.
5. Моделі життєвого циклу інформаційних
систем.
6. Учасники й оточення проєкту.
7. Мет одичні засади ст рукт уризації проєкт у.
7.1. Поняття структури проєкту
7.2. Структурні моделі
7.3. Основні етапи структуризації проєкту
 Питання 7:
Структуризація проєкту
1. Поняття структури проєкту
2. Структурні моделі
3. Основні етапи структуризації проєкту
1. Поняття структури проєкту
Структура проєкту (СП) - сукупність
взаємопов'язаних елементів і процесів,
представлених з різною мірою деталізації.
На основі СП будуються різні структурні
моделі, що використовуються в управлінні
проєктами
Основним призначенням структури є
визначення продукції, яку необхідно
розробити або виробити.
Структура пов’язує елементи робіт, які
доведеться виконати – як між собою, так і з
кінцевою метою проєкту.
 1. Поняття структури проєкту
Структура проєкту є центральним
елементом методології управління
проєктами і являє собою струнку
ієрархічну декомпозицію проєкту.
Прийнята структура проєкту з виділеною
ієрархією постійних елементів складає
основу інформаційної мови проєкту,
якою будуть спілкуватись усі учасники
проєкту і на якій буде вестись
документація.
 1. Поняття структури проєкту
Структуризація проєкту полягає у
формуванні структури проєктних
робіт, витрат і узгодженні їх з
організаційною структурою
проєктної команди.
 1. Поняття структури проєкту
Структуризація передбачає розбивку проєкту на
фази життєвого циклу проєкту, етапи, роботи,
завдання, одиничні робочі процеси; розробку так
званої робочої структури проєкту (Work
Breakdown Structure — WBS), організаційної
структури проєкту (Organization Breakdown
Structure — OBS), структури розподілу
відповідальності й обов'язків виконавців при
виконанні робіт із проєкту на основі WBS і OBS у
вигляді матриці, структури витрат проєкту (Cost
Breakdown Structure — CBS) та ін.
Основні задачі структуризації:

1) розбиття проєкт у на блоки, що піддаються управлінню;

2) розподіл відповідальност і за різні елементи проєкту й
ув'язка робіт зі структурою організації та ресурсами;
3) т очне оцінювання необхідних вит рат – коштів, часу, та
матеріальних ресурсів;
4) створення єдиної бази для планування, складання
кошторисів і контролю за витратами;
5) ув'язування робіт по проєкту з сист емою ведення
бухгалт ерських рахунків у компанії;
6) перехід від загальних, не завжди конкретно
сформульованих цілей, до конкрет них задач, що
виконуються підрозділами компанії;
7) визначення комплексів робіт (пакетів робіт, підрядів).
Основні вимоги до структуризації проєкту:
1) кожний рівень декомпозиції проєкту повинен
мати закінчений вигляд, тобто охоплювати всі
компоненти проєкту даного рівня деталізації.
Рівні декомпозиції відрізняються один від
одного ступенем деталізації.
2) кількість характеристик елементів проєкту
(обсяги робіт, вартість, ресурси. кількість
виконавців) на кожному рівні ієрархії повинні
співпадати.
3) нижній рівень декомпозиції проєкту повинен
містити елементи або модулі на основі яких
можуть бути чітко визначені всі дані, необхідні
й достатні для управління проєктом.
Існують 2 основних методи структуризації:

1) "зверху-вниз" - низхідний підхід -

визначаються загальні задачі, далі вони
деталізуються
2) "знизу-вгору" - висхідний - визначає
окремі задачі, які потім узагальнюються
по рівнях
Для структуризації проєкту використовується
ряд спеціальних моделей:
• дерево цілей
• дерево рішень
• дерево робіт
• організаційна структура виконавців
• матриця відповідальності
• сітьова модель
• структура споживання ресурсів
• структура витрат
Дерево цілей - схема цілей,
підцілей по рівнях

Основне правило 1 1 рівень

розбиття –
повнота. 1.1 1.2 1.3 2 рівень
Кожна ціль
верхнього рівня 3 рівень
повинна бути
представлена 4 рівень
повним набором
підцілей.
 Ціль (мета) проєкту - доказовий
результат і задані умови реалізації
загальної задачі проєкту
Розрізняють:
цілі -"результати" (доказовий результат) і
цілі - "спосіб дій" (умови реалізації).
Разом ці компоненти складають цілі
проєкту, які виникають на основі потреб,
необхідності, бажання, ідей тощо.
 Знаходження цілі проєкту рівнозначно
його визначенню і складає важливий етап
в його розробці
При знаходженні цілі не можна
обмежуватися формулюванням тільки
абстрактно, а треба знайти точні цільові
характеристики/результати проєкту і
умови, що враховуються при реалізації
проєкту (вимоги і обмежень).
Після знаходження цілі приступають до
пошуку й оцінки альтернативних способів
її досягнення.
Для кожного проєкту може бути велика кількість
взаємопов'язаних цілей, що відображають його
структуру і учасників.

Цілі проєкту повинні мати чітке значення;

результати, що отримуються при
досягненні цілей, повинні бути
вимірними; задані обмеження і вимоги -
здійсненними, тобто цілі повинні
знаходитися у межах допустимих рішень
проєкту.
Звичайно вони обмежуються термінами,
бюджетом, ресурсами, що виділяються і
необхідною якістю результатів.
Визначення цілей проєкту - творчий процес,
який включає:

1) ВИЗНАЧЕННЯ ПОКАЖЧИКІВ
ЦІЛЕЙ
2) ВИЗНАЧЕННЯ МОЖЛИВИХ ЦІЛЕЙ
ПРОЄКТУ
3) ОПИС ЦІЛЕЙ ПРОЄКТУ
 Визначення цілей проєкту - творчий процес:

1) ВИЗНАЧЕННЯ ПОКАЖЧИКІВ ЦІЛЕЙ

можна розглядати як попереднє
дослідження, після якого по знайдених
покажчиках може бути розпочатий
активний пошук цілі та її
формулювання.
Цей етап вимагає вивчення різних джерел,
які можуть містити необхідну
інформацію (вимоги до проєкту,
замовлення на проєкт, оточення
підприємства etc)
 Визначення цілей проєкту - творчий процес:

2) ВИЗНАЧЕННЯ МОЖЛИВИХ ЦІЛЕЙ

ПРОЄКТУ - використовуються
індивідуальні/групові методи. Строгих
підходів до цього немає.
При індивідуальній роботі
використовуються логічні методи
(односторонній розгляд проєкту), при
груповій роботі - інтуїтивні (мозкового
штурму, запису ідей etc)
 Визначення цілей проєкту - творчий процес:

3) ОПИС ЦІЛЕЙ ПРОЄКТУ -

задокументована угода про цілі проєкту.
Опис цілей визначає суть проєкту і є
основою для подальшої роботи над
проєктом
Якщо були ризикові міркування, то в опис
проєкту входить угода про результати,
заява про наміри, терміни і бюджет, угода
про розв'язання можливого конфлікту між
результатами, термінами і витратами.
 Визначення цілей проєкту - творчий процес:
При описі цілі проєкту повинні знайти
відображення в чіткій однозначній формі:
- результат проєкту - описується як бажаний стан
системи і залежить від типу і виду проєкту;
доповнюється описом ефекту;
- терміни закінчення - описуються як часовий
інтервал, в якому бажане завершення проєкту;
звичайно це заява про намір, але може бути і що
зобов'язуючий часовий інтервал;
- витрати - в описі - це бюджетні рамки, іноді -
чітка верхня межа;
- порядок зміни цілей - повинен бути визначений у
зв'язку з можливістю зміни цілей;
- ієрархія залежних цілей - може бути як
доповнення; може вказуватися, до якої мети
перейти, якщо дана недосяжна.
 Цілепокладання
- безперервний динамічний процес, де
аналізується ситуація, що склалася і
тенденції, а при необхідності здійснюється
коригування цілей.
Сформульовані цілі не повинні
розглядатися як щось незмінне, оскільки
під впливом змін в оточенні або з
прогресом проєкту і отриманням
проміжних результатів цілі можуть
змінюватися.
 Дерево рішень - схема задач
оптимізації багатокрокового
процесу реалізації проєкту.

Гілки дерева відображають події,

які можуть мати місце, а вузли
(вершини) - точки, в яких
виникає необхідність вибору.
 Дерево робіт - структура декомпозиції робіт
(СДР) (англ. - WBS - Work Breakdown
Structure)
- це орієнтована на результати
структуризація компонентів проєкту, що
дозволяє впорядкувати зміст проєкту.
Елементи СДР (WBS) - це об'єднані блоки
робіт проєкту (наприклад, «Тестування»),
які включають більш детальні блоки робіт і
роботи.
Для створення WBS структуризація може
провадитися по таких рівнях:

рівень 1 — проєкт;
рівень 2 — стадії або субпроєкти;
рівень 3 — системи або блоки;
рівень 4 — робочі пакети.
 Основні етапи розробки WBS:
• визначення ступеня деталізації проєктних робіт
(так, щоб вони піддавались оцінюванню);
• визначення кількості рівнів (як правило три —
чотири, для сучасних компаній — чотири
оптимально);
• розробка структури кожного рівня (формуються
горизонтальні рівні);
• підготовка опису елементів WBS (стисла назва
кожної складової WBS);
• формування системи кодування (кодуються всі
блоки);
• проведення зворотних обчислень (витрати знизу
вгору за принципом: відділ локалізації—
субпідрядник).
Принципом декомпозиції проєкту на блоки робіт
СДР може слугувати:
Декомпозиція за підпроєктами (підпроєкт 1 – підпроєкт 2 —
підпроєкт 3);
Декомпозиція за фазами/етапами (концептуальна - проєктування
— будівництво — приймання), (постановка задачі, розробка,
тестування й т.п.)
Декомпозиція за продуктами (Розробка звіту, Розробка модуля
програми й т.п.)
Декомпозиція за регіонами (Роботи в Києві, роботи в Харків т.п.)
Декомпозиція за місцем виконання робіт (фундамент — зовнішні
роботи — внутрішні роботи);
Декомпозиція за центрами витрат (компанія 1 — компанія 2 —
компанія 3).
Допускається використання в одному проєкті різних способів
декомпозиції за умови, що на одному рівні ієрархії не буде їх
змішування.
При декомпозиції проєкту на блоки необхідно стежити, щоб
роботи в різних блоках не дублювалися.
Доцільно створити для окремих типів проєктів стандартні
формати їх WBS – шаблони.
Декомпозиція по продукту передбачає
розробку двох ієрархічних схем:
• ієрархію виробів (результату) та
• ієрархію робіт, які між собою пов'язані.
На ранніх стадіях проєкту, коли
результати ще чітко не визначені,
структурну декомпозицію можна
будувати, опираючись на фази
життєвого циклу проєкту.
WBS - Work Breakdown Structure
Нижній рівень ієрархії робіт WBS
відповідає пакетам робіт,
використовуваних при розробці
сітьового графіка.
Пакет робіт може бути самостійною
фінансовою одиницею і мати окремий
кошторис та звіт про витрати.
СДР (WBS ) - основа для розробки
структурної схеми адміністративного
управління проєктом.
ОСНОВНІ ПРАВИЛА ПОБУДОВИ WBS
1. Кожний елемент WBS повинен забезпечувати
досягнення відчутного результату.
2. Кожний елемент WBS одного рівня повинен бути
результатом всіх підпорядкованих елементів,
перерахованих безпосередньо під ним.
3. Декомпозиція результатів, починаючи від
верхнього рівня WBS до нижнього рівня повинна
бути логічно пов'язаною. Кожний наступний рівень
представляє наступний ступінь деталізації операцій
проєкту.
4. Кожний рівень декомпозиції проєкту повинен мати
закінчений вигляд, тобто охоплювати всі
компоненти даного рівня деталізації. Усі результати
в явному вигляді повинні бути включені в WBS.
5. Результати пакетів робіт повинні бути унікальними
й відрізнятися від результатів інших пакетів робіт
того ж рівня.
 ОСНОВНІ ПРАВИЛА ПОБУДОВИ WBS (закінчення)

6.Результати повинні бути чітко визначені так, щоб

виключити дублювання обсягів робіт усередині
елементів WBS, у цілому по організації або окремими
відповідальними за виконання робіт.
7. Процес розробки WBS повинен забезпечувати
коригування WBS у випадку зміни обсягу робіт по
проєкту.
8. Для всіх важливих подій, пов'язаних зі звітністю
(наприклад, щомісячні звіти, звіти про проведення
випробувань і т.д.) повинні бути включені й визначені
відповідні пакети робіт.
9. Усі пакети робіт повинні бути сумісні з організаційною
структурою й структурою витрат.
10. Нижній рівень декомпозиції проєкту повинен містити
елементи або модулі на основі яких можуть бути чітко
визначені всі дані, необхідні й достатні для управління
проєктом. Ці елементи повинні мати розмір, достатній
для ефективного управління, але не настільки малий,
щоб зробити витрати на контроль надмірними.
 Дерево робіт

Структура продукції Структура робіт

 WBS

1 1 рівень
10 20 30

1.1 1.2 2 рівень 1.3

11 12 21 31 32

3 рівень
111 112 121 22 311 312 321 322
 Ст рукт ура робіт проєкт у (WBS) повинна бути
інтегрована з організаційною структурою проєкту
(OBS- Organization Breakdown Structure)
WBS розбиває загальний обсяг робіт по
проєкту на незалежні блоки, що
піддаються управлінню - пакети робіт, які
будуть передані під управління так званих
цільових менеджерів команди проєкту, що
несуть відповідальність за їхнє здійснення
й завершення, установлюючи, таким
чином, логічний зв'язок між ресурсами
проєкту й обсягами робіт, які треба буде
здійснити.
Організаційна структура виконавців (OBS –
Organization Breakdown Structure)
У цій схемі керівник -
нульовий рівень. На Z ORG
більш низьких рівнях
- відділи, необхідні
для функціонального
управління роботами. X Y
Ці рівні іноді
відповідають рівням
WBS. Мета OBS - A B A B
визначити
виконавців,
відповідальних за
A1 A2 B1 B2 A1 A2 B1 B2
виконання робіт.
матриця відповідальності - зв'язує пакети
робіт з організаціями-виконавцями.
Складається на основі WBS і OBS
ORG X Y
WBS
A B C A B C
111

11
112

121
10

122
12

123

211

20 21
212
Сітьова модель - на основі WBS і OBS,
дерева цілей і робіт складають сітьовий
графік вузлових подій

2 6 10

1 3 7 11

5 8

4 9
Інші моделі
• структура споживання ресурсів -
ієрархічно побудований граф, який
фіксує необхідні на кожному рівні
ресурси.
Використовується для аналізу засобів,
необхідних для досягнення цілей та
підцілей проєкту
• структура витрат - ієрархічний граф,
який фіксує вартість елементів проєкту
на кожному рівні.
 Схема взаємодії структурних
моделей проєкту
Структура
загальносистемних
функцій УП, цілей, Структура
Структура рішень, портфеля підсистем,
життєвого проєктів підпроєктів
циклу, фази
проєкту

Модель OBS -
проєкту, організаційна
WBS - структура.
структура макети, Ролі учасників
робіт ескізи проєкту
проєкту

Структура Матриця Структура

відповідальності витрат і
ресурсів грошових
потоків
Структура проєкту має поєднувати
розподіл проєкту на
• компоненти продукції (результату)
проєкту;
• етапи життєвого циклу;
• елементи організаційної структури.
Отже, мистецтво розбиття проєкту
(структуризації) полягає в умілому
поєднанні трьох різних структур:
процесу; продукту; організації
в єдину структуру проєкту.
 Рівні розбивки

1. Визначити мету 0
проекту

2. Задати рівень
1
деталізації 0

3 4 5 6
Встановити Визначити Проаналізувати проаналізувати
структуру організаційну структуру систему 2
процесу (етапи структури проекта продукції бухгалтерськи
життєвого (оточення, проекту ( в т. ч. х рахунків в
циклу) учасники, підсистем і компанії
відповідальності) компонентів)

7
Об’єднати схему розбивки
проекту (від підпроектів до 3
пакетів робіт)

8 9 10
Підготувати Підготувати Розробити систему
зведений матрицю розподілу розбивки,
(укрупнений відповідальності відповідну 4
план) прийнятому в
компанії плану
рахунків

11 12
Підготувати Запустити систему 13
детальний сітьовий наряд-завдань, Встановити
графік і план узгоджену з планом систему 5
використання рахунків компанії звітності і
ресурсів контроля
 Послідовність дій по структуризації проєкту
1. Визначення цілей проєкту . Повністю та чітко
визначити:
» характер проєкту;
» цілі та зміст проєкту;
» кінцеві продукти та їх характеристика.
2. Рівень деталізації. Обдумати (задати) різні рівні
деталізації планів та кількість рівнів та елементів в
структурі розбиття проєкту.
3. Структура процесу. Підготовити схему життєвого
циклу проєкту.
4. Організаційна структура. Схема організаційної
структури має охоплювати усі групи та окремі особи, які
будуть працювати на проєкт, включаючи осіб із
зовнішнього оточення, зацікавлених в проєкті.
5. Структура продукту. Це схема розбиття на
підсистеми або ієрархія робіт.
Послідовність дій по структуризації проєкту
(продовження)
6. План бухгалтерських рахунків в
організації. Система кодів, які
використовуються при структуризації, має
базуватися на плані бухгалтерських рахунків в
організації або на можливості його
коригування.
7. Структура розбиття проєкту. Пункти 3-6
об’єднуються в єдину структуру проєкту.
8. Генеральний зведений план проєкту.
Може бути у подальшому деталізований в
процесі пошуку критичного шляху. В ході
реалізації проєкту зведений план може
використовуватися для доповідей вищому
керівництву.
Послідовність дій по структуризації проєкту
(продовження)
11. Робочий сітьовий графік. Реалізація
перших 10 кроків дозволяє розробити
деталізований графік, який включає по
кожній з робіт часові та ресурсні оцінки.
12. Система наряд-завдань.
Випливає з попередньої структури (п.7) та
матриці (п.9). На цьому етапі завдання
мають бути абсолютно конкретними у часі
і по ресурсах.
13. Система звітності та контролю.
Розроблюються форми звітів та
повідомлень, продумується спосіб їх
надання тощо.
Послідовність дій по структуризації проєкту
(продовження)
9. Матриця розподілу відповідальності. В
результаті аналізу взаємовідносин між
елементами структури проєкту та організацією
(підприємством) будується матриця, де
елементи структури проєкту стають рядками, а
елементи схеми організації компанії -
стовпчиками ( або навпаки ). В елементах
матриці рівень відповідальності тих чи інших
дійових осіб позначають за допомогою різних
умовних позначень або кодів.
Таким чином, матриця “призначає” кожному
пакету робіт конкретних виконавців.
10. Робочий план бухгалтерських рахунків. У разі
необхідності потрібно опрацювати систему
субрахунків, які “стикуються” з планом
рахунків. (управлінський облік).