ЛЕКЦІЯ № 5

ЦІЛЕПОКЛАДАННЯ І ПЛАНУВАННЯ
У ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТІ
1. Визначення понять «мета» і «цілепокладання». Класифікація цілей.
2. Основні аспекти цілепокладання та формулювання цілей.
3. «SMART»-технологія постановки цілей.
4. Планування як невід’ємний елемент самоменеджменту: загальні
правила планування ефективного використання часу.
5. Методи планування робочого часу.
6. Застосування діаграм Ганта і мережевих графіків у плануванні часу.
7. Індивідуальний фонд часу і поняття часової перспективи.
8. Урахування графіка працездатності при плануванні робочого часу .
▪ Зазвичай цей кінцевий результат уявляється в
нашій свідомості у вигляді певного ідеального
образу, більш чи менш усвідомленого. Такий
ідеальний образ майбутнього результату
діяльності називають метою.
▪ На відміну від «мети» як деякого загального
образу майбутнього результату, поняття «ціль»
означає конкретний орієнтир дій і вживається
для позначення конкретного, точного, чітко
визначеного бажаного результату діяльності.
▪ Постановку, формулювання цілей позначають
терміном “цілепокладання”.
 УМОВИ ЕФЕКТИВНОСТІ
ОСОБИСТІСНОГО ЦІЛЕПОКЛАДАННЯ:

▪ 1) визначення значущих цілей;

▪ 2) визначення стратегічно важливих
дій;
▪ 3) планування і виконання стратегічно
важливих дій;
▪ 4) аналіз і оцінка успіху в просуванні до
мети.
 КЛЮЧОВІ АСПЕКТИ
ЦІЛЕПОКЛАДАННЯ:

▪ 1. Цілепокладання – найважливіший механізм

реалізації потреб.
▪ 2. Мета – це мотивоване, усвідомлене, виражене
в словах передбачення майбутнього результату.
▪ 3. Цілепокладання – прояв і спосіб реалізації
наданої людині свободи.
▪ 4. Цілепокладання пов’язане з категоріями
закономірності і необхідності.
▪ 5. При правильному цілепокладанні, мета –
джерело енергії, рух, розвиток, активність, зміна.
 КЛЮЧОВІ АСПЕКТИ
ЦІЛЕПОКЛАДАННЯ:

▪ 6. Цілі індивідуальні.
▪ 7. Цілепокладання – активний творчий процес.
▪ 8. Важливо розуміти, що метою може бути не
зовнішній результат, а внутрішній стан.
▪ 9. Цілі людини пластичні, вони неминуче
змінюються в процесі їх досягнення (аж до
повного знецінення).
▪ 10. Якісне цілепокладання неможливе, якщо немає
необхідної і достатньої інформації: 1) про самого
себе; 2) про навколишній світ; 3) про засоби,
способи, правила, технології діяльності.
▪ Метод «винаходу» цілей найбільш прийнятний
для пошуку незначних за масштабом
короткострокових цілей. Цей метод можна
охарактеризувати як експериментальний,
заснований на пробному досягненні можливої
цілі в зменшеному масштабі.
▪ Для пошуку довгострокових і масштабних цілей
краще використовувати метод «обчислення»
цілей, сутність якого полягає в підборі (або
виборі) цілі відповідно до заздалегідь
сформульованих якісних і кількісних критеріїв.
▪ Ще одним способом пошуку цілей є їх вибір з
вже відомих, раніше існуючих цілей та їх
прийняття (визнання, припис) як «своїх».
 Найбільш поширені помилки, що
перешкоджають досягненню цілей:

▪ цілі не прописані;
▪ цілей занадто багато;
▪ цілі нечітко сформульовані;
▪ час досягнення цілей визначений
неправильно;
▪ перфекціонізм (досконалість в усьому);
▪ відсутність планів для реалізації тощо.
 «SMART»-технологія постановки цілей:
▪ 1) Specific – конкретність – формулювання цілі має бути
чітким і зрозумілим для того, кому вона призначена, не
викликати додаткових запитань, мати чітку практичну
спрямованість;
▪ 2) Measurable – вимірність (інструментальність,
діагностичність) – відображує вимогу вказування норм
припустимого результату, що дає змогу оцінити міру його
досягання і підібрати відповідний інструмент
діагностування;
▪ 3) Achievable – досяжність – відображає очевидність
шляху реалізації цілі;
▪ 4) Realistic – реалістичність – вказує на загальну
можливість її реалізації з урахуванням наявних
можливостей суб’єкта, умов і засобів;
▪ 5) Time-bound – термін реалізації – означає обов’язкове
планування необхідного часу досягнення поставлених
цілей.
ДЕРЕВО ЦІЛЕЙ - графічне зображення
взаємозв’язку і підпорядкованості цілей, що
відображає розподіл місії і мети на цілі, підцілі,
завдання та окремі дії
Модель «різдвяної
ялинки»
Правила планування ефективного
використання робочого часу:

▪ Дотримання співвідношення 60:40.

▪ Аналіз видів діяльності і витрат
часу.
▪ Складання плану дій.
▪ Регулярність – системність –
послідовність.
▪ Реалістичне планування.
▪ Адаптивність.
▪ Поповнення втрат часу.
Правила планування ефективного
використання робочого часу:

▪ Письмова форма – обов’язкова.

▪ Перенесення невиконаного.
▪ Фіксування результатів замість дій.
▪ Установлення часових норм.
▪ Обов’язково встановлювати точний
термін виконання.
▪ Встановлення пріоритетів (ступеня
важливості справ).
▪ Позбавлення від „тиранії нагальності”.
Правила планування ефективного
використання робочого часу:

▪ Делегування (передоручення) справ.

▪ „Поглиначі” і резерви часу.
▪ Переробка – повторний огляд.
▪ Вільний час.
▪ Часові блоки і спокійний час (закриті
години).
▪ Час для планування і творчості.
 Додаткові правила:
▪ Рутинної роботи.
▪ Непродуктивної діяльності.
▪ Піклування про різноманітність
виконуваних робіт.
▪ Необхідність погоджувати свої власні
часові плани з планами інших людей (своїх
колег, начальника, підлеглих).
▪ Варто також враховувати можливість
альтернативного планування – за
принципом: «Завжди можна знайти інший
шлях – кращий».
▪ Правило «6П»:
правильне
попереднє
планування
попереджує погані
показники
 Рекомендації з управління
часом і ресурсами:
▪ 1. Протягом дня необхідний ритмічний відпочинок з
максимальним перемиканням.
▪ 2. Необхідно підвищувати ефективність сну.
▪ 3. Для налаштування на різні завдання і відпочинок
допомагає використання «якорів».
▪ 4. Корисно застосування «методу швейцарського
сиру» (підхід до великого завдання з різних сторін).
▪ 5. В обов’язковому порядку повинен бути складений
список щоденних справ.
▪ 6. Необхідно виявити і визначитися з особистісними
цінностями.
 Рекомендації з управління
часом і ресурсами:
▪ 7. На основі стратегічного завдання (особистісного
плану) сформулювати особисту місію.
▪ 8. Виділити 5–7 ключових сфер життя і визначитися
зі своїми цілями у цих сферах.
▪ 9. Найбільш близькі і зрозумілі цілі зробити
вимірними.
▪ 10. Щодня створювати повну оглядову картину
справ на наступний день.
▪ 11. При плануванні у щоденнику використовувати
ручки різних кольорів, закладки, стікери.
▪ 12. Використовувати «стратегічну карточку» –
цитати з довгостроковими цілями.
 Рекомендації з управління
часом і ресурсами:
▪ 13. Розділяти завдання на «жорсткі», «гнучкі» і
«бюджетувати».
▪ 14. Планувати справи за методом «день – тиждень
– місяць – рік».
▪ 15. Розвивати корисні навички – вміння делегувати
завдання, мати різні стратегії відмови.
▪ 16. Важливий фактор ефективної роботи –
правильно організоване робоче місце.
▪ 17. Виявлення «поглиначів часу» – невід’ємна
умова підвищення ефективності роботи.
▪ 18. Необхідно заздалегідь планувати «наповнення»
транспортного часу і часу відряджень.
Д. Вігер рекомендує такі дієві прийоми для
економії часу і ефективної діяльності:
▪ 1) цілепокладання (чітке формулювання
цілей); диференціація на короткострокові та
довгострокові, великі і малі цілі;
▪ 2) урахування планів і індивідуальних
біоритмів людини;
▪ 3) продуктивне використання часу
очікування (в громадському транспорті, у
черзі, в заторах);
▪ 4) фотографування, а не переписування
документів, схем, матеріалів;
▪ 5) створення мережі контактів (networking).
 Метод “п'яти пальців”
Л. Зайверта (Метод АLРEN):
▪ Аufgаben, Termіne und geрlаnte Аktіvіtäten
nоtіeren – нотувати завдання та заплановані
дії.
▪ Länge sсhätzen – оцінювати тривалість
виконання кожної дії.
▪ Рufferzeіten eіnрlаnen – включати у планування
буферний час.
▪ Entsсheіdungen treffen – приймати рішення.
▪ Nасhkоntrоlle – контролювати виконані дії.
 ЩОДЕННИК ЧАСУ:

▪ Календарна частина
▪ Розділ службових та інших дат
▪ Адреси і телефони
▪ Загальна частина
 СИСТЕМА ФРАНКЛІНА:

▪ Головні життєві цінності людини

▪ Глобальна особиста ціль
▪ Довготерміновий план (на роки)
▪ Короткотерміновий план (від кількох
тижнів до кількох місяців)
▪ План на день
ГРАФІК ГАНТА (ПРИКЛАД):
▪ Мережеве планування – це такий підхід
до проєктного планування, який дозволяє
побачити окремі етапи (роботи) виконання
складного проєкту і отримати уявлення
про шляхи досягнення цілей.
▪ Мережевий графік – комплекс робіт,
спрямованих на виконання цілісного
завдання, що показує взаємозв’язок і
послідовність виконання робіт.
Для використання мережевих методів
планування необхідно забезпечити такі
умови:
▪ усі види діяльності повинні бути чітко визначені в проєкті;
▪ повинна бути визначена відправна точка – початок
виконання робіт проєкту;
▪ повинні бути визначені вимоги до черговості видів
діяльності;
▪ необхідно розробити діаграму, що відображає
послідовність дій;
▪ необхідно визначити час для кожного виду діяльності;
▪ цю діаграму необхідно оцінити шляхом розрахунку
критичного шляху, потім потрібно скласти графік різних
видів діяльності;
▪ по мірі розвитку проєкту потрібно фіксувати дійсний час,
щоб, по необхідності, внести поправки до графіка.
Основні поняття мережевого
планування:
▪ робота – процес або дія, яку потрібно виконати, щоб
перейти від однієї події до іншої;
▪ подія – фіксований момент часу, який являє собою
одночасно закінчення попередньої роботи, тобто її
результат (виняток – початкова подія) і початок
наступної роботи (виняток – кінцева подія);
▪ шлях – будь-яка безперервна послідовність
взаємопов’язаних подій і робіт;
▪ критичний шлях – найдовший за часом шлях від початку
виконання завдання до його завершення (на графіку
критичний шлях позначається жирними стрілками).
▪ Робота характеризується певними витратами праці і часу
та зображається на графіку стрілкою, проведеною від
однієї події до іншої.
▪ Якщо для переходу від однієї події до іншої не потрібні
витрати часу і праці, то взаємний зв’язок таких подій
зображається пунктирною стрілкою і називається
фіктивною роботою. Фіктивна робота являє собою
логічний зв’язок між подіями і показує залежність
початку виконання будь-якої роботи від результатів
виконання іншої.
▪ Шлях від початкової до кінцевої події називається
повним. Шлях від даної події до завершальної
називається наступною за даними подією, а від вихідної
події до даної – попередньою.
Для складання мережевого графіка
необхідно виконати такі чотири дії:

▪ розбити весь проєкт на роботи і

скласти їх список;
▪ визначити послідовність виконання
робіт;
▪ підрахувати приблизний час для
виконання кожної роботи;
▪ представити отриману інформацію у
графічному вигляді.
Приклад. Невелике кафе спеціалізується на приготуванні
гарячих сніданків з яйця, підсмаженого хліба (тосту) і чашки
кави. Офіціант, який готує сніданок, повинен так розподілити
свої зусилля, щоб подати усі компоненти сніданку в гарячому
вигляді.
 Умовні позначення:

▪ А, 1 – отримання яєць – 1 хв;

▪ Б, 3 – варіння яєць – 3 хв;
▪ В, 1 – нарізка хліба;
▪ Г, 0,5 – приготування кави – 0,5 хв;
▪ Д, 1 – підсмажування тосту;
▪ Е, 1 – збирання сніданку;
▪ Ж, 1 і 3, 1 – фіктивна робота, врахована в Е,
1;
▪ І, 1 – подача сніданку клієнту.
▪ Мережевий графік показує, що найтриваліший за часом
шлях буде проходити через події 1–2–3–7–8 (на графіку
виділено жирними стрілками). Це і є критичний шлях
для приготування сніданку.
▪ На некритичних шляхах існує деяка свобода щодо
початку різних видів діяльності (нарізка хліба у нашому
прикладі), за умови, що це не призведе до зриву терміну
завершення всього проєкту (подачі сніданку). Ця свобода
іноді називається «зазором».
▪ Як тільки сформований критичний шлях, періодично
необхідно записувати дійсні терміни, в які завершуються
різні роботи, і на цій основі переглядати графік. Так,
зокрема, коли роботи на критичному шляху потребують
більшого часу, ніж планувалося, необхідно виконати
коригувальні дії, щоб виправити ситуацію; в іншому разі
буде затримано виконання всього проєкту.
▪ Ще один приклад.
▪ Правління банку доручило менеджеру
кадрового відділу, відповідальному за
оплату праці, розробити схему
преміювання вищого керівного складу
банку. Для планування цього проєкту та
контролю за ходом його здійснення
менеджер розробив мережевий графік. Як
того і вимагає алгоритм побудови
мережевого графіка, менеджер склав
список ключових завдань.
▪ 1) почати розробку проєкту;
▪ 2) зустрітися з кожним членом ради директорів і
керівниками управлінь та вислухати їхні міркування з
приводу системи преміювання;
▪ 3) на підставі результатів зустрічей скласти повний список
вимог до системи преміювання;
▪ 4) знайти опис систем преміювання інших банків;
▪ 5) скласти список відмітних рис систем преміювання
інших банків;
▪ 6) проконсультуватися у юриста;
▪ 7) з’ясувати, чи не виникне проблем морально-етичного
характеру при реалізації проєкту;
▪ 8) обговорити шляхи вирішення можливих проблем з
членами ради директорів і керівниками управлінь;
▪ 9) розробити систему преміювання;
▪ 10) провести презентацію.
 «Структурна схема
індивідуального фонду часу»:
▪ Час життя можна поділити на час
праці, тобто витрачання розумових і
фізичних сил, і на час відпочинку,
тобто відновлення.
▪ Позаробочий час умовно може бути
поділений на чотири категорії: пов’язаний
з роботою; домашня праця;
самообслуговування; вільний час.
▪ Поняття часової перспективи було
введене К. Левіним як «загальність
поглядів індивіда на його психологічне
майбутнє і психологічне минуле, існуюче
в теперішній час на реальному та різних
ірреальних рівнях».
▪ Одним з психологічних наслідків
соціальних криз є порушення (або навіть
деструкція) часової перспективи
особистості, крах життєвих планів і
часова дезорганізація суб’єкта.
▪ Часова перспектива може змінюватися під
впливом таких ситуативних чинників, як
загроза життю, соціальні зміни, зміни
статусу особистості тощо.
▪ Індивідуальна тенденція акцентувати ту
чи іншу часову рамку виробляє стійке
часове уподобання, внаслідок якого деякі
індивіди будуть більше орієнтовані на
майбутнє, інші більше орієнтовані на
теперішнє чи минуле.
▪ До характеристик часової перспективи відносять:
протяжність, глибину, насиченість, ступінь
структурованості, рівень реалістичності.
▪ Налаштованість суб’єкта щодо минулого,
теперішнього або майбутнього називають
часовою установкою, а домінуючу
спрямованість поведінки людини на об’єкти
та події минулого, теперішнього або
майбутнього називають часовою
орієнтацією.
▪ Поняття «трансспектива» є близьким до
часової перспективи, це здатність свідомості
поєднувати теперішнє, перспективу
(майбутнє) і ретроспективу (минуле).
▪ Ф. Зімбардо та Дж. Бойд виділили такі
часові перспективи: «Негативне минуле»,
«Гедоністичне теперішнє», «Майбутнє»,
«Позитивне минуле», «Фаталістичне
теперішнє».
▪ Ф. Зімбардо увів поняття збалансованої
часової перспективи, в якій компоненти
минулого, теперішнього і майбутнього є
змішаними і гнучко залучаються залежно
від вимог ситуації, а також наших потреб і
цінностей.
▪ Збалансована часова перспектива
характеризується наявністю життєвих цілей,
почуттям осмисленості існування, відчуттям
цінності того, що було в минулому, відбувається
у теперішньому і буде відбуватись у
майбутньому.
▪ Для збалансованої часової перспективи
характерні висока орієнтація на позитивне
минуле, помірно висока вираженість
орієнтації на майбутнє, середня
представленість у свідомості орієнтації на
гедоністичне теперішнє, низький рівень
орієнтацій на негативне минуле і
фаталістичне теперішнє.
▪ «Застрягання» у минулому стає
перешкодою на шляху до змін, пошуку
нових друзів, вражень і можливостей.
▪ Орієнтація лише на теперішнє відображає
звужену часову перспективу, яка є
свідченням так званої “примітивної
поведінки”, коли рішення приймається без
врахування його довгострокових
наслідків.
▪ У ситуації гострої кризи краще бути орієнтованими на
теперішнє – це дозволяє більш ефективно і швидко
вирішувати актуальні завдання.
▪ В ситуації роботи чи навчання слушною є часова
перспектива майбутнього, яка дозволяє працювати
більш продуктивно, допускає більшу ступінь
самоефективності і підтримує оптимізм щодо майбутніх
досягнень.
▪ Проводячи час зі своєю сім’єю і друзями, можна бути
орієнтованими на спільне минуле.
▪ На відпочинку знову зануритися у часову перспективу
теперішнього, що дозволяє відновити душевні і фізичні
сили, не відчуваючи при цьому провини, що робота
стоїть на місці.
▪ Таким чином, важливою
характеристикою збалансованої
часової перспективи постає
гнучкість, яка дозволяє
переключатися з однієї часової
орієнтації на іншу і оперувати в
тому часовому режимі, який
підходить для ситуації, в якій
знаходиться індивід.
Типологія особистісної організації часу:

▪ Оптимальний тип.
▪ Дефіцитний тип.
▪ Спокійний тип.
▪ Виконавчий тип.
▪ Тривожний тип.
▪ Неоптимальний тип.
Різне ставлення до часу знаходить
своє пояснення в індивідуальному
тау-типі
▪ Усі індивідуальні значення одиниці часу конкретних
суб’єктів вміщуються в єдиний неперервний діапазон
значень τ. На основі багаторічних експериментів
з'ясовано, що спектр індивідуальних значень τ
знаходиться у стійких межах 0,7 сек. ≤ τ ≤ 1,1 сек, а
представникам різних типів темпераменту властиві
індивідуальні значення τ.
▪ Так, «чисті» холерики «поспішають» і відтворюють
часові інтервали швидше, їх тау-тип дорівнює 0,7 сек.;
«чисті» сангвініки теж «поспішають», але менше, їх тау-
тип сягає 0,8 сек.; «чисті» меланхоліки відтворюють
часові інтервали найточніше за усіх, їх тау-тип дорівнює
1,0 сек.; «чисті» флегматики «запізнюються» – їх тау-тип
найбільший – 1,1 сек.
ФАЗНИЙ РОЗВИТОК ПРАЦЕЗДАТНОСТІ
ЛЮДИНИ УПРОДОВЖ ДНЯ:

▪ 1. Фаза впрацювання, чи наростаючої

працездатності (триває від кількох хвилин до 1,5
години).
▪ 2. Фаза стійкої високої працездатності
(протягом 2–2,5 і більше годин).
▪ 3. Фаза стомлення і пов’язаного з ним падіння
працездатності (триває від кількох хвилин до 1–
1,5 години).
▪ У різний час доби організм людини по-
різному реагує на фізичне і нервово-
психічне навантаження.
▪ Розробляти свій режим праці і відпочинку,
слід виходячи з особливостей зміни
працездатності. Якщо час роботи буде
збігатися з періодами найвищої
працездатності, можна виконати максимум
роботи при мінімальній витраті енергії і
мінімальному стомленні.
 Для того, щоб визначити свій індивідуальний
денний ритм, слід систематично та усвідомлено
спостерігати за собою протягом 10 днів та
визначити:

▪ В який час дня Ви маєте найбільший приплив енергії?

▪ В який час дня Ви краще сприймаєте інформацію?
▪ Коли відчувається втома, які види діяльності особливо
важко робити?
▪ До якого часу відчувається втома?
▪ Коли Ви починаєте боротьбу зі сном?
▪ Коли Ви лягаєте спати?
▪ Який період дня є дійсно Вашим робочим часом?
▪ Коли Ви займаєтеся найбільш важливими справами?
▪ Коли Ви виконуєте менш важливу роботу?
 ТЕОРІЯ БІОРИТМІВ:
▪ Ф (фізичний ритм) – тривалість періоду 23 дні,
перепад кожні 11,5 дня. Впливає на фізичну силу
і на силу волі.
▪ П (психічний ритм) – тривалість періоду 28 днів,
перепад кожні 14 днів. Впливає на динаміку
почуттів, настроїв, творчих сил.
▪ І (інтелектуальний ритм) – тривалість періоду
33 дні, перепад 16,5 дня. Впливає на розумові
здібності, наприклад, на концентрацію уваги.