Семінарське заняття 4

1.Визначення, суть розстановки пріоритетів в тайм-менеджменті.

Розстановка пріоритетів в тайм-менеджменті - це процес визначення і
упорядкування завдань чи дій за їхньою важливістю та терміновістю з метою
ефективного використання часу та досягнення стратегічних цілей. Цей процес
допомагає фокусуватися на найважливіших завданнях, щоб максимізувати
продуктивність та досягти успіху в особистому чи професійному житті.

Суть розстановки пріоритетів:

1. Визначення Важливих Завдань:
Важливість визначається в контексті стратегічних цілей та значущості завдань
для їхнього досягнення.
2. Встановлення Термінів:
Визначення термінів виконання для кожного завдання допомагає створити
чіткий графік та зберігати ефективність.
3. Класифікація за Пріоритетами:
Розділення завдань на категорії за їхньою важливістю та терміновістю
(застосування, наприклад, методу АБВ-аналізу).
4. Фокус на "20/80" Принципі:
Визначення тих 20% завдань, які призводять до 80% результатів, і
зосередження уваги на них.
5. Відмова від Неважливого:
Здатність відмовлятися від неважливих завдань або тих, що не відповідають
стратегічним цілям.
6. Делегування:
Передача завдань, які можна делегувати, іншим членам команди або колегам.
7. Постійний Аналіз та Корекція:
Періодична перевірка та адаптація пріоритетів відповідно до змін в обставинах
чи нових важливих завдань.
8. Використання Інструментів Тайм-Менеджменту:
Застосування планерів, додатків для управління завданнями та інших
інструментів для систематизації та виконання завдань.
9. Зосередженість на Стратегічних Цілях:
Пріоритети мають бути відповідні стратегічним цілям та сприяти їх виконанню.
Розстановка пріоритетів є ключовим елементом тайм-менеджменту, що
допомагає раціонально використовувати час та досягати значущих результатів у
роботі та особистому житті.
2.Основи формування бюджету витрат на персонал і контролю його
виконання, володіння навичками контролю за використанням робочого часу.
  Аналіз Потреб:
Оцінка поточних та майбутніх потреб компанії в персоналі, враховуючи
стратегічні цілі та проекції розвитку.
 Розробка Плану Вакансій:
Визначення нових вакансій, ролей та функцій, які будуть необхідні для
досягнення цілей.
 Визначення Заробітної Плати:
Встановлення конкурентоспроможної заробітної плати для кожної ролі
враховуючи ринкові стандарти та внутрішню рівень оплати праці.
 Контроль Строків Проектів:
Призначення термінів та приблизних обсягів робіт для проектів, що дозволяє
розрахувати потребу в ресурсах.
 Аналіз Ефективності Персоналу:
Визначення ключових показників ефективності та робочих стандартів для
оцінки продуктивності праці.
 Розробка Резервів:
Урахування резервів для можливих змін у витратах на персонал.
 Формування Плану Заощаджень:
Розробка стратегій ефективного використання робочого часу та оптимізації
витрат.
 Плановий Аудит Персоналу:
Аудит кадрових ресурсів для визначення невикористаних чи перевантажених
ресурсів.
 Контроль Змін у Персональному Складі:
Відстеження змін у персональному складі та адаптація бюджету відповідно.
 Створення Фінансового Резерву:
Створення фінансового резерву на випадок непередбачених витрат чи змін у
персональному складі.
Володіння навичками контролю за використанням робочого часу:
 Встановлення Чітких Очікувань:
Уточнення завдань та очікувань, які допоможуть працівникам керувати своїм
часом ефективно.
 Використання Інструментів Тайм-Менеджменту:
Навчання персоналу використовувати інструменти тайм-менеджменту, такі як
планери, календарі та додатки.
 Організація Робочого Простору:
Створення ефективного та організованого робочого простору для підвищення
продуктивності.
 Системи Моніторингу Робочого Часу:
Впровадження систем для моніторингу робочого часу, які дозволяють
відстежувати витрати часу на конкретні завдання.
 Навчання Ефективним Практикам:
Проведення тренінгів та семінарів щодо ефективного використання робочого
часу.
 Системи Подавання Звітності:
Розробка систем для подавання звітності щодо витрат часу та продуктивності.
Формування Культури Відповідальності:
Встановлення культури, де кожен працівник відповідає за свій робочий час та
продуктивність.
 Періодичний Аналіз Результатів:
Проведення регулярного аналізу ефективності та внесення необхідних
корекцій.
Володіння навичками контролю за використанням робочого часу є важливою
складовою ефективного управління персоналом та досягнення стратегічних
цілей організації.
3.Спосіб попарного порівняння для розстановки пріоритетів.
Спосіб попарного порівняння є методом визначення пріоритетів, при якому
елементи порівнюються попарно, і на основі цих порівнянь формується
загальний рейтинг. Цей метод дозволяє визначити, які елементи є більш чи
менш важливими або пріоритетними в порівнянні один з одним.

Кроки попарного порівняння для розстановки пріоритетів:

I. Вибір Елементів для Порівняння:
Визначте список елементів чи завдань, які потрібно порівняти.
II. Порівняння Пар Елементів:
Порівнюйте елементи по парам. Наприклад, якщо у вас є елементи A, B, і C,
порівнюйте A з B, A з C, та B з C.
III. Визначення Переможця:
Для кожного порівняння обирайте елемент, який, на вашу думку, є більш
важливим, пріоритетним чи ефективним.
IV. Надання Балів або Рейтингів:
Додайте бали або визначте рейтинг для кожного елемента на основі того,
скільки разів він перемагав у порівняннях.
V. Формування Загального Рейтингу:
Сумуйте бали чи рейтинги для кожного елемента, щоб отримати загальний
рейтинг.
VI. Визначення Пріоритетів:
Основуючись на загальному рейтингу, визначте, які елементи є більш або менш
пріоритетними.
Приклад:
Уявімо, що у нас є три проекти: A, B, і C.
 Порівняння Пар Елементів:
Порівняння A з B: Обираємо A.
Порівняння A з C: Обираємо C.
Порівняння B з C: Обираємо C.
 Визначення Переможця:
A переміг у порівняннях з B і C.
B переміг у порівнянні з C.
 Надання Балів або Рейтингів:
A: 2 перемоги.
B: 1 перемога.
C: 0 перемог.
 Формування Загального Рейтингу:
A: 2 бали.
B: 1 бал.
C: 0 балів.
 Визначення Пріоритетів:
Загальний рейтинг вказує на те, що проект A є більш пріоритетним, за ним йде
B, а C - менш пріоритетний.
Спосіб попарного порівняння є простим і ефективним методом для визначення
пріоритетів, особливо коли у вас є багато елементів або завдань, які потрібно
оцінити.
4.Визначення пріоритетності довгострокових цілей.Визначення
пріоритетності поточних завдань.
 Стратегічне Значення:
Оцініть, наскільки ціль важлива для стратегічного розвитку організації або для
особистного зростання.
 Вплив на Основну Місію:
Переконайтеся, що довгострокові цілі відповідають основній місії організації чи
особистій визначеної меті.
 Часові Каденції:
Визначте строк, в який потрібно досягти довгострокової цілі, і оцініть, наскільки
цей строк є реалістичним.
 Ресурси та Витрати:
Розгляньте доступні ресурси для досягнення цілі та визначте, чи є необхідні
витрати допустимими.
 Міроприємства Прогресу:
Встановіть конкретні критерії і показники, які допоможуть вам відстежувати
прогрес досягнення довгострокових цілей.
 Зв'язок із Короткостроковими Завданнями:
Пов'яжіть довгострокові цілі з короткостроковими завданнями та кроками для
покращення досягнення мети.
  Порівняння Пріоритетів:
Порівнюйте довгострокові цілі між собою та визначте їх пріоритетність в
контексті важливості та впливу.
Визначення пріоритетності поточних завдань:
 Терміновість:
Оцініть терміновість кожного завдання і визначте, яке з них потрібно вирішити
найшвидше.
 Стратегічна Важливість:
Порівнюйте завдання за їхньою важливістю для досягнення стратегічних цілей.
 Реальний Вплив:
Визначте, як завдання впливає на основні цілі чи завдання та на результати
роботи.
 Доступні Ресурси:
Оцініть наявні ресурси для виконання кожного завдання та визначте його
реалістичність.
 Комплексність та Трудомісткість:
Розгляньте складність та обсяг роботи, пов'язаної з кожним завданням.
 Ступінь Залучення:
Визначте, наскільки завдання важливе для вас особисто чи для вашої команди.
 Зв'язок із Стратегічними Цілями:
Пов'яжіть поточні завдання із стратегічними цілями організації або особистими
цілями.
 Зв'язок із Перспективою:
Розгляньте, як вирішення кожного завдання вплине на довгострокові
перспективи.
 Аналіз Можливостей та Загроз:
Оцініть, чи використання можливостей чи уникнення загроз пов'язаних із
завданням.
При визначенні пріоритетності поточних завдань, важливо враховувати їхню
відповідність стратегічним цілям та узгодженість з довгостроковими планами.
5.Закон Парето. Використання принципу 80/20 при організації планування
особистого часу.
Закон Парето, відомий також як принцип 80/20, визначає, що багато явищ чи
результатів у житті часто виникають в результаті нерівномірного розподілу
зусиль чи ресурсів. Конкретно, він стверджує, що близько 80% результатів
можуть бути досягнуті за допомогою 20% зусиль чи ресурсів.

Використання принципу 80/20 при організації планування особистого

часу:
Ідентифікація Ключових Завдань:
Визначте ті завдання, які приносять найбільший внесок у досягненні ваших
цілей чи завдань.
Парінг Завдань:
Підберіть 20% завдань, які принесли би вам 80% бажаних результатів.
Фокус на Суттєвому:
Сконцентруйте свою увагу та зусилля на цих суттєвих завданнях, враховуючи їх
великий вплив.
Визначення Переваг:
Розгляньте, які дії чи зусилля принесуть найбільше значущих результатів, і
давайте їм перевагу.
Елімінація Неважливого:
Виберіть менш важливі або менш продуктивні завдання та розгляньте їх для
елімінації або мінімізації.
Планування за Принципом 80/20:
При розподілі часу на планування тижня чи дня, виділіть 20% часу на важливі та
стратегічно важливі завдання.
Визначення Ключових Періодів:
Визначте періоди, коли ви найбільш продуктивні, і використовуйте їх для
вирішення ключових завдань.
Аналіз Ефективності:
Періодично оцінюйте ефективність ваших зусиль та внеску кожного завдання у
ваші цілі.
Гнучкість та Корекції:
Будьте гнучкими та готовими коригувати свій план відповідно до змін у
пріоритетах чи умовах.
Принцип 80/20 може слугувати важливим орієнтиром при плануванні
особистого часу, допомагаючи вам зосередитися на ключових завданнях та
досягненні максимальних результатів з мінімальними зусиллями.
6.Розстановка пріоритетів в щоденних задачах за допомогою
багатокритеріальної оцінки (скорочений варіант).

Пріоритетів в Щоденних Задачах:

 Визначення Ключових Критеріїв:
Оберіть 3-5 ключових критеріїв, які вам найбільше важливі. Наприклад:
терміновість, важливість, трудомісткість.
 Присвоєння Ваги:
Надайте вагу кожному критерію від 1 до 5, де 5 - найважливіший критерій, 1 -
менший.
 Оцінка Завдань:
Для кожної задачі визначте оцінку за кожним критерієм на шкалі від 1 до 5.
 Сумарний Бал:
Помножте оцінку кожної задачі на відповідну вагу критерію та підсумуйте.
 Сортування за Результатами:
Розташуйте задачі в порядку спадання сумарних балів.
 Виконання в Порядку Пріоритету:
Починайте виконання завдань з верхньої частини списку, яка має найвищий
сумарний бал.
 Перегляд та Оновлення:
Періодично переглядайте та оновлюйте свої пріоритети відповідно до змін у
обставинах чи ваших цілях.
 Гнучкість у Виконанні:
Зберігайте гнучкість у виконанні завдань, можливо, змінюючи їх порядок у
залежності від ситуації.
Скорочений варіант багатокритеріальної оцінки дозволяє ефективно визначати
пріоритети в щоденних задачах, концентруючись на ключових критеріях та
швидкому вирішенні, які завдання є найважливішими для вас.

Реферат
Проблема особової організації часу.
Ефективна організація часу є ключовим аспектом успішного функціонування як
особистого, так і професійного життя. У сучасному світі, де темп життя є
швидким і вимоги постійно зростають, важливо розвивати навички особистої
організації часу для досягнення поставлених цілей та забезпечення балансу між
різними аспектами життя.
Проблеми особистої організації часу:
Недостатнє планування: Багато людей стикаються з проблемою
неправильного планування свого часу, що призводить до стресу та втрати
продуктивності.
Відсутність пріоритетів: Неуміння визначити пріоритети призводить до того,
що людина розсіюється на різних завданнях, не фокусуючись на суттєвих.
Відкладання задач: Схильність відкладати важливі справи на потім може
ускладнити досягнення цілей та призвести до невиконання завдань у
встановлені терміни.
Невміння відмовлятися: Затягнутість у виконанні завдань, які не мають
реальної важливості, може займати час, який міг би бути використаний більш
продуктивно.
Шляхи Вирішення:
Планування: Розвивайте навички планування, визначаючи конкретні цілі та
розклад робочого часу.
Пріоритети: Визначайте основні завдання та встановлюйте пріоритети
відповідно до їхньої важливості та строків виконання.
Визначення мети: Ретельно розглядайте, які цілі вам поставлено та як кожне
завдання призводить до досягнення цих цілей.
Відмова від зайвого: Навчіться відмовлятися від завдань, які не вносять
значущого вкладу в ваш особистий або професійний розвиток.
Ефективне використання перерв: Розподіляйте час на роботу та відпочинок,
щоб уникнути втоми та підтримувати продуктивність.
Ефективна особиста організація часу є фундаментальним аспектом успіху та
задоволення в житті. Розвиток навичок планування, управління пріоритетами та
відмови від зайвого може сприяти поліпшенню продуктивності та досягненню
балансу між різними сферами життя.