Лекція 4 Пріоритети.

Методи розстановки
пріоритетів.
1.Раціональна організація виконання завдань та розподілу власних ресурсів.
Раціональна організація виконання завдань та розподіл власних ресурсів є
ключовим елементом ефективного управління часом, енергією та зусиллями
для досягнення поставлених цілей. Ось декілька стратегій, які можна
використовувати для досягнення цього:
1. Постановка Цілей:
Визначте конкретні, вимірювані, досяжні, реалістичні та часові (SMART) цілі.
Розподіліть їх за пріоритетами та важливістю.
2. Планування Завдань:
Створіть щоденні, тижневі та місячні плани виконання завдань.
Використовуйте методи планування, такі як матриця ейзенгауера, для
визначення пріоритетів.
3. Декомпозиція Завдань:
Розбивайте великі завдання на менші, більш керовані кроки.
Визначайте етапи досягнення цілей та встановлюйте терміни для кожного
етапу.
4. Ефективне Використання Часу:
Визначте ваші "часові крадіжки" та уникайте їх.
Використовуйте техніки управління часом, такі як метод Помідора.
5. Пріоритети та Сфокусованість:
Визначте 20% завдань, які принесуть 80% результату (принцип Парето).
Уникайте роздріблених зусиль і сфокусуйтеся на важливих завданнях.
6. Делегування:
Розподіляйте завдання відповідно до навичок та експертності.
Довіряйте своїм колегам та команді частину відповідальності.
7. Самоменеджмент та Самомотивація:
Створюйте системи винагород та мотивації для себе.
Працюйте над розвитком особистих лідерських якостей.
8. Аналіз та Корекція:
Періодично оцінюйте свій прогрес та використовуйте навчальний досвід для
покращення стратегій.
Вносьте корективи в плани, якщо ситуація змінюється.
Раціональне використання часу та ресурсів вимагає систематичного та
свідомого підходу до організації робочих та особистих процесів. Ці стратегії
допомагають підтримувати ефективність та досягати максимальних результатів
у будь-яких умовах.
2.Основні способи і методи розставлення пріоритетів: матриця
Ейзенхауера, матриця багатокритеріальної оцінки, критерії
пріоритетності.
Організація завдань та встановлення пріоритетів є важливими елементами
ефективного управління часом та ресурсами. Існує кілька способів та методів
для розставлення пріоритетів, які можна використовувати залежно від
конкретних ситуацій та завдань. Ось деякі з них:
1. Матриця Ейзенхауера:
 Визначення важливості та термінів: Розділіть завдання на чотири категорії
залежно від їхньої важливості та термінів виконання:
 Важливі та Срочні: Виконати негайно.
 Важливі, але не Срочні: Запланувати термін виконання.
 Срочні, але не Важливі: Делегувати, якщо можливо.
 Не Срочні та не Важливі: Розглядати або відкладати.
2. Матриця Багатокритеріальної Оцінки:
 Визначення Критеріїв:
 Параметри важливості: Оцінюйте завдання за їхньою важливістю для вас
чи вашого проекту.
 Терміни виконання: Оцінюйте час, який потрібен для виконання кожного
завдання.
 Побудова Матриці: Заповнюйте матрицю значеннями за кожним
критерієм та сумуйте бали.
 Визначення Пріоритетів: Визначте, які завдання мають вищі пріоритети
згідно суми балів.
3. Критерії Пріоритетності:
 Визначення Критеріїв:
 Важливість для Цілей: Як важливе завдання для досягнення ваших
основних цілей?
 Виконання За Строком: Як швидко потрібно виконати завдання?
 Важливість для Проекту/Завдання: Чи важливе завдання для поточного
проекту чи завдання?
 Визначення Пріоритетів: Використовуйте ці критерії для визначення рівня
пріоритету для кожного завдання.
Ці методи можна комбінувати або використовувати окремо в залежності від
конкретних обставин і особистих вподобань. Вони допомагають
систематизувати завдання, покращити планування та забезпечити ефективне
використання часу та ресурсів.
3.Метод АБВ-аналіз (планування і делегування).

Метод АБВ-аналізу є ефективним інструментом для планування та делегування

завдань на основі їх важливості та термінів виконання. Цей метод допомагає
розподілити увагу та зусилля відповідно до пріоритетів, забезпечуючи
оптимальне використання часу та ресурсів. Основний принцип полягає в тому,
щоб класифікувати завдання за трьома категоріями: А, Б та В.

Кроки методу АБВ-аналізу:

Класифікація Завдань:
 Завдання типу "А" (Важливі та Срочні): Це завдання, які мають високий
пріоритет та важливі для ваших цілей. Вони потребують негайного
вирішення.
 Завдання типу "Б" (Важливі, але не Срочні): Ці завдання важливі для
вашого успіху, але не є терміновими. Вони можуть бути заплановані для
вирішення відповідно до вашого графіка.
 Завдання типу "В" (Срочні, але не Важливі): Ці завдання термінові, але не
мають ключового значення для досягнення вашої стратегічної мети.
Дії за Категоріями:
 Завдання типу "А": Вирішуйте їх негайно або делегуйте іншим членам
команди, якщо можливо.
 Завдання типу "Б": Плануйте та призначайте конкретні терміни
виконання. Розробіть план дій для їх розв'язання.
 Завдання типу "В": Перегляньте, чи можна їх виконати швидше чи дали їх
комусь іншому, оскільки вони не є стратегічно важливими.
Ефективна Делегація:
 Визначте завдання, які можна делегувати.
 Оберіть відповідальну та компетентну особу для виконання завдань.
 Забезпечте чітку інструкцію та підтримку для того, хто виконує завдання.
Систематичне Оновлення:
 Періодично переглядайте ваш список завдань та перекласифікуйте їх,
оскільки обставини можуть змінюватися.
Метод АБВ-аналізу допомагає фокусуватися на ключових завданнях, які дійсно
важливі для досягнення стратегічних цілей, і ефективно розподіляти зусилля та
ресурси.
4.Правило Парето. Нав'язана терміновість і важливість, стратегії відмови.
Правило Парето, також відоме як "принцип 80/20", стверджує, що близько 80%
результатів досягається через 20% зусиль чи джерел. Цей принцип може бути
застосований до різних аспектів життя та бізнесу. У контексті управління
завданнями і часом, він може вказувати на те, що не всі завдання або дії мають
рівну важливість, і важливість може бути концентрована в обмеженому
кількості елементів.

Нав'язана Терміновість і Важливість:

 Нав'язана терміновість: Це ситуації, коли завдання потрібно виконати
негайно або у встановлений короткий термін. Це може бути спричинено
зовнішніми обставинами, терміновими проектами, або несподіваними
подіями.
 Важливість: Це міра того, наскільки завдання є ключовим для досягнення
стратегічних цілей чи особистих планів. Важливість визначається в
контексті вашої стратегії та довгострокових цілей.

Стратегії Відмови:
1. Підход Через Правило Парето:
Визначте ті 20% завдань, які принесуть 80% результатів.
Спрямовуйте свої зусилля на виконання цих важливих завдань.
2. Призначення Пріоритетів:
Розподіліть завдання за пріоритетами на основі їхньої важливості та
терміновості.
Сфокусуйтеся на важливих та стратегічно важливих завданнях.
3. Визначення Неважливих Завдань:
Визначте ті завдання, які, можливо, не мають високої важливості для ваших
цілей.
Розгляньте можливість відмовитися від частини менш важливих завдань.
4. Делегація та Відмова:
Делегуйте завдання, які можна виконати іншими членами команди.
Відмовляйтеся від завдань, які не приносять значної важливості для ваших
цілей.
5. Аналіз Витрат Часу:
Аналізуйте, як ви витрачаєте свій час та зусилля.
Віддавайте перевагу завданням, які мають великий вплив на ваші результати.
Використання правила Парето та стратегій відмови дозволяє зосередитися на
найважливіших елементах та максимально використовувати власний час та
ресурси для досягнення ключових цілей.
5.Основний закон часу як стратегічного ресурсу можна відобразити у вигляді
формули:
Вартість часу=Результати чи впливВитрати часуВартість часу=Витрати часуРезуль
тати чи вплив
Ця формула відображає ідею, що ефективне використання часу полягає в тому,
щоб досягти максимального результату або впливу за мінімальний час. Це
підтримує основну ідею, що час є обмеженим та стратегічним ресурсом, і його
слід використовувати з максимальною ефективністю для досягнення
стратегічних цілей.