Тема 11.

Раціональне використання
часу
 Зміст

11.1
Поглиначі часу

11.2 Впорядкування
контактів з підлеглими

11.3 Розподіл праці

 11.1
Поглиначі часу

3
Хронофаги - пожирачі часу:
1. Бажання нічого не упустити.
2. Зайва товариськість.
3. «Я не гальмо, я повільний газ».
4. Поспіх.
5. Відсутність чіткості.
6. Невміння говорити «ні».
7. Довге очікування.
8. Прокрастинація.
4
 Хронофаги - пожирачі часу:

1. Бажання нічого не упустити.

Варто усвідомлювати, що все знати і все
встигнути неможливо. Необхідно
розставити пріоритети і дозовано
розподілити отримання нових знань і
нових вражень за ступенем їх важливості
для вас.
5
2. Зайва товариськість.
Комунікабельність – це добре, але якщо ви дорогою за
продуктами зупинитесь поговорити з сусідкою,
обговорите погоду з продавщицею, пограєте зі
знайомими дітьми, погодуйте дворову собаку і
вислухаєте розповідь сантехніка Васі про те, як його
кинула дружина, то не дивуйтеся, чому на
приготування вечері у вас зовсім не залишиться часу.

6
3. «Я не гальмо, я повільний газ».
Перш ніж взятися за роботу, Ви розгойдуєтесь півдня.
Спочатку збираєтесь з думками, потім пишете план, потім у
Вас виникає бажання попити чаю, потім сідаєте за
комп’ютер і знову збираєте докупи думки. Допомагає
попереднє планування роботи, починаючи від
найпростіших і приємних завдань до більш складних і
важких (і навпаки).
7
4. Поспіх.
У режимі поспіху мозок працює вкрай
нераціонально і неефективно,
змушуючи господаря йти самим
звивистим і тернистим шляхом через
інтернет, телефон.

8
5. Відсутність чітко поставленого завдання і
плану вирішення.
Наче блукаємо в темряві, здійснюючи безліч
непотрібних рухів і витрачаючи багато часу.
Зайвий контроль пожирає наш час не менше, ніж
повна його відсутність.
9
6. Невміння говорити «ні».
Безвідмовні люди мають
величезну популярність.

10
7. Довге очікування.
Намагайтеся планувати справи так, щоб вам не
довелося тривалий час проводити в очікуванні, а
якщо це неможливо (черга в поліклініці, пробки на
дорогах), то хоча б забезпечте собі на цей час
корисне заняття – почитати, пов’язати, скласти
важливий лист, прикинути сімейний бюджет на
наступний місяць.
11
8. Прокрастинація.
Схильність людини відкладати
неприємні завдання на потім.
Пов’язана з нашим сприйняттям часу і
себе в зв’язку з ним. Незважаючи на те,
що теоретично ми розуміємо, що через
тиждень/місяць/рік ми будемо тією ж
людиною, ким є і зараз, ми ставимося
до «себе майбутнього» байдуже. Тому
відкладаємо вирішення проблеми,
підсвідомо звалюючи її на того, кому
доведеться потім це розгрібати.

12
Вправа-порада.
- Складіть список ваших хронофагів за ступенем шкідництва.
Помістіть на видноті і частіше продивляйтеся.
- Формулюйте мету і етапи її досягнення - на папері.
- Плануйте завтрашній день.
- Утримуйте в порядку робоче місце.
- Використовуйте проміжки між справами для відпочинку,
розслаблення або вирішення менш об’ємних завдань, навчання,
саморозвитку.
13
Створюючи корпоративні домовленості
поваги до часу в компанії та працюючи над
особистою організованістю, керівник може
підвищити свою ефективність та звільнити
1,5-2 години щодня або 7-10 годин на
тиждень. (таблиця)

14
15
Отже, вивільнення:
- освоєння навичок реалістичного планування - 1 година на
день;
- вміння доробляти справи до кінця та перерозподіляти
завдання у графіку – 30 хвилин на день;
- освоєння навичок управління своєю енергією, підвищення
концентрації уваги – 1 година на день;
- освоєння навичок визначення пріоритетів – 20 хвилин на
день;
- використання делегування завдань – 2 години на день.

16
 11.2
Впорядкування контактів з
підлеглими

17
 Принципи контактування керівника з підлеглими:

1. Функції, обов’язки, права і відповідальність працівника точно і

однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах.

2. Кожен працівник підлеглий одній особі, тобто своєму

безпосередньому керівникові; передавання розпоряджень без
відома керівника не допускається.

3. Кожне завдання містить вказівку про те, хто його виконує, хто за
нього відповідає, що і за який час повинно бути зроблено, яким має
бути результат.

4. Цілі організації, досягненню яких сприяє своєю працею

виконавець, вищі за цілі підрозділу і особисті прагнення працівника.

18
 Підлеглі з погляду сприйняття інформації, яка
надходить від керівника:

активні

• виявляють ініціативу, добре розуміють вказівки, точно і акуратно виконують усі

елементи завдання, цікавляться метою організації, прагнуть брати активну участь
у їх досягненні

пасивні

• байдуже сприймають вказівки, байдужі до змісту роботи і справ організації

резистентні

• чинять опір дії, часто і без підстав сперечаються з керівником, критикуючи

організацію, не намагаються брати участь у її справах

19
Для менеджера дуже важливо під час особистих
контактів з підлеглими одержати від них нову і
передати необхідну інформацію.
Це потребує вміння так організувати і вести
бесіду, щоб завоювати довіру підлеглого і
викликати його на відверту розмову; в зручний і
зрозумілій формі передати йому необхідну
інформацію, свій досвід роботи, підтримати
корисну ініціативу.
20
Для раціональної організації прийому
відвідувачів керівнику необхідно
встановити певний перелік службових
питань і категорії працівників, яких
приймає безпосередньо він сам, та чітко
визначити час прийому з невідкладних
питань.

21
Якщо бесіда з підлеглими відбувається з ініціативи
менеджера, то щоб зробити її ефективнішою, слід
дотримуватися певних правил.
Менеджер зобов’язаний заздалегідь визначити мету бесіди
(ознайомлення під час прийняття нових працівників або
обговорення питання просування працівників по службі,
отримання і обміну інформацією, необхідною для
прийняття рішення, для оголошення наказу, підписання
або видачі службового доручення). Менеджер з’ясовує
кваліфікацію працівника, його ставлення до пропонованої
роботи, порівнює його з іншими кандидатурами.

22
Доведення наказу до безпосереднього виконавця
краще здійснювати у формі бесіди.
У наказі, звичайно, повністю відображені його
мотиви і подробиці.
Під час бесіди керівник може одразу відповісти на
запитання, які виникають у виконавця.
Такі бесіди дають змогу виконавцю швидше
зрозуміти зміст доручення, а менеджеру –
уникнути помилок при визначенні
відповідальності виконавця, строку виконання
завдання чи усунення недоліків у роботі.
23
Після визначення основної мети бесіди менеджеру
необхідно попередньо ознайомитися зі станом
справ і наявною інформацією з даного питання,
заздалегідь попередити підлеглих про місце і час
бесіди, що є важливим елементом її підготовки. Це
не тільки знімає напруженість у підлеглих, але й
спрощує завдання менеджера.
Підлеглий у такому випадку приходить краще
підготовленим для обговорення окреслених питань.
До початку бесіди доцільно скласти попередній
план її проведення.
24
Наради, засідання, збори - різні форми участі
персоналу організації у розгляді, обговоренні,
вирішенні будь–яких питань.
На нарадах керівник роз’яснює свою позицію,
переконує присутніх, готує до правильного
сприйняття свого рішення. Коли з’являється
наказ, розпорядження або вказівка, робітники,
що були на нараді, сприймають його як
результат рішення, у підготовці якого вони
брали участь.
25
Нарада – форма управлінської діяльності, змістом
якої є спільна робота певної кількості учасників
управлінського процесу.

Засідання – форма організаційної роботи постійно

діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії,
групи).

Збори – присутність у певному місці людей,

об’єднаних конкретною метою (збори працівників
підприємства, підрозділу, членів товариства).
26
Наради є ефективною формою обміну
інформацією й досвідом роботи.
За допомогою нарад спрощується й
прискорюється процес доведення
конкретних завдань до безпосередніх
виконавців, організація контролю.
Але якщо менеджер виносить на нараду
такі питання, які міг би вирішити
самостійно, то вона перетворюється на
марну втрату часу.
27
У нарад є і виховне значення. Емоційний
вплив менеджера на колектив під час
наради, вплив колективу на окремих
працівників сприяє зростанню ініціативи і
ентузіазму.
Але так буває лише тоді, коли нарада є
дійсно необхідною і належним чином
підготовленою, а питання, що
розглядаються, безпосередньо стосуються
працівників, залучених до участі в ній.

28
Ефективність нарад залежить від якості підготовки і
проведення. Готуючись до наради, присвяченої
прийняттю рішення, менеджер має здійснити такі
заходи:
- заздалегідь вирішити і чітко сформулювати порядок
денний, аби на обговоренні винести одне–два (не
більше) питань, які менеджер дійсно не може
вирішити самостійно або вирішення яких на основі
консультацій з відповідними спеціалістами є
малоефективним;…

29
…
- обмежити коло учасників наради працівниками, яких
безпосередньо стосуються обговорювані питання;
своєчасно ознайомити всіх з порядком денним, часом і
місцем проведення, з матеріалами щодо обговорюваних
питань (тези основного повідомлення, довідки,
запропоновані проекти рішень);
- попередньо повідомити всіх учасників наради, аби вони
були готові висловити свою думку чи відповісти на
запитання;
- потурбуватися про присутність секретаря;
- забезпечити підготовку приміщення та оргтехніки.

30
Кейс. Діагностика у великій компанії з розробки
ІТ-рішень. Терміновість оцінювалася за шкалою:
термінове питання треба робити зараз,
нетермінове питання можна відкласти на
потім, відправити електронною поштою.
Термінові справи зайняли більше 50% часу, що
для не занадто завантаженого робочого дня
досить багато, 4:18:00 годин, а нетермінові –
3:24:00.

31
 Які висновки було зроблено.
1. На рівні керівного складу розроблено критерії терміновості:
Питання є терміновим, якщо (у порядку спадання):
- З його вирішенням пов'язане швидке отримання коштів
компанією.
- З його вирішенням пов'язаний швидкий продаж, отримання
подальших замовлень компанією.
- З його вирішенням пов'язана якість послуг, що надаються
клієнту.
- З його вирішенням пов'язаний імідж компанії як кращого
постачальника послуг.
- Питання знаходиться на особистому контролі генерального
директора.
32
2. Критерії було доведено до співробітників.
3. У кожному відділі критерії терміновості були
деталізовані до конкретних прикладів.

Оцініть, наскільки у вас ясне розуміння, що таке

«терміново» у вашій роботі. Якщо такого розуміння
немає – обов'язково ініціюйте обговорення із
керівником.
Які питання варто поставити собі:

33
За яке завдання я найшвидше беруся?
Чи розставляє мені пріоритети мій керівник?
Наскільки часто мені доводиться змінювати пріоритети,
перемикатися з одного завдання на інше? Ще й
недоробивши попередню?
Чи бувають в нашій компанії ситуації, коли я виконував
завдання, а під кінець дізнався, що воно вже не
пріоритетне і не вплине на суть справи?
Як часто наприкінці дня я відчуваю, що головне так і не
зробив?

34
 11.3
Розподіл праці

35
Спеціалізація і розподіл праці значно
підвищують продуктивність.
Якщо не будуть враховані, визначені і
скоординовані відносини між окремими
працівниками й організаційними
підрозділами — ефективність організації
буде втрачена.

36
Кооперація управлінської праці — це
об’єднання, взаємодія групи працівників у
процесі спільного виконання
взаємопов’язаних трудових процесів.

Розподіл управлінської праці — це

об’єктивний процес виокремлення певних її
видів у самостійні сфери діяльності різних
груп управлінського персоналу.

37
 Види розподілу:
1. Функціональний
• виділення функцій, необхідних для ефективного управління виробництвом,
виконання яких закріплюється за певними працівниками / підрозділами
2. Ієрархічний
• розподіл комплексу робіт з реалізації функцій між рівнями ієрархії управління
3. Технологічний
• розподіл процесу управління на збирання, передавання, зберігання й опрацювання
інформації, які виконуються певними категоріями працівників
4. Професійний
• диференціація управлінських працівників відповідно до їх професійної підготовки
5. Кваліфікаційний
• закріплення робіт за управлінськими працівниками відповідно до їх кваліфікації,
стажу роботи та особистісних здібностей
6. Посадовий
• розподіл управлінських працівників в системі управління відповідно до їх компетенції
38
Організація управлінської праці –
це система використання живої праці в
сфері управління, що забезпечує її
функціонування з метою досягнення
корисного ефекту трудової діяльності.

39
 Принципи наукової організації управлінської праці (НОУП):

1. Принцип комплексності
2. Принцип системності
3. Принцип регламентації
4. Принцип спеціалізації
5. Принцип стабільності
6. Принцип цілеспрямованої творчості
40
Кейс. У компанії з виготовлення інвентарю для
прибирання проводилося опитування з оцінкою
актуальності відволікань від «1» – «не актуально» до
«5» – «часто зустрічається в роботі».

41
Які питання варто поставити собі:
Скільки часу на день особисто у мене витрачається неефективно?
Наскільки кожна хвилина моїх дій має на меті досягнення
пріоритетних цілей. Чи я колись це оцінював?
Скільки часу на день у моїх співробітників «зжирається»
корпоративними поглиначами часу?
Що я роблю щодня, щоб зменшити кількість часу, що
неефективно витрачається?
Що роблять мої колеги для цього?
У нас є якісь домовленості про час? (наприклад, під час обіду не
дзвонити або коли прапорець на столі – не турбувати)

42
 Помилка: Якщо Ви не навчилися
самоорганізації в юності, то
1. Ситуація: можете все життя вважати себе
«Мені складно дезорганізованою людиною.
дається Однак, будь–яка людина в будь–
планування часу, якому віці може навчитися
тому що я від організовувати свій час. Потрібна
народження лише готовність піти на зміни у
неорганізована своєму житті, а також знання того,
людина». де, коли й як здійснювати ці зміни.

43
 Помилка: Чітке визначення своїх цілей і
пріоритетів не означає, що Вас затягне в нудну
рутину. Насправді, при кращій організації свого
2. Ситуація: часу, Ви надасте собі більше свободи дій.
«Я переконаний, Наприклад, у спекотний день Ви захочете піти
додому раніше. Але перед уходом Вам зненацька
що планування
нагадують, що потрібно закінчити звіт, про який
часу позбавляє Ви майже забули. У результаті Ви не тільки не
життя елементів йдете раніше, а ще й затримуєтеся після роботи.
непередбачу- Якби здача звіту була у Вас заздалегідь
ваності й робить запланована, Ви могли б внести корективи у свій
його рутинним». робочий графік і закінчити звіт заздалегідь, щоб
звільнити час наприкінці робочого дня.

44
 Помилка: Занадто багато працюючи і
перенапружуючись, Ви не тільки не
3. Ситуація: підвищуєте власну продуктивність
«Щоб зробити праці, але знижуєте якість роботи, на
більше, мені яку витрачаєте стільки часу й сил.
треба Навчіться виключати з життя
працювати ще якнайбільше «завантаженості» й
старанніше». заміняти її роботою з
найефективнішим використанням часу.

45
4. Ситуація: Помилка: Плани й цілі, не
«Усі мої цілі викладені в письмовому вигляді,
й плани у вірніше вважати Вашими намірами.
мене в голові. Ваші прагнення необхідно «одягти»
Навіщо в чітко окреслені плани дій, перш
записувати їх ніж їх можна буде реалізувати. Те
на папері». саме стосується й постановки
цілей.

46
 Помилка: Дійсно, якщо Ви
5. Ситуація: захочете досягти всіх можливих
«Як я можу або навіть просто всіх бажаних
скласти цілей, то Вашого життя може
список своїх просто не вистачити. Постарайтеся
цілей, якщо відокремити головні цілі від
хочу від другорядних. Деякі люди просто не
життя так наважуються зробити вибір.
багато?» Учіться розставляти пріоритети.

47
Питання :
1. Що відносять до хронофагів?
2. Які Ви знаєте помилки у використанні часу
та способи їх вирішення?
3. Що таке кооперація управлінської праці?
4. Охарактеризуйте види розподілу праці.
5. Дати визначення поняття прокрастинація.
6. На які групи поділяються підлеглі під час
спілкування з керівником?

67