1.

Theo bạn vì sao doanh nghiệp cần lưu trữ và duy trì tập tin nhà cung cấp được
chấp nhận?
Doanh nghiệp cần lưu trữ và duy trì tập tin nhà cung cấp được chấp nhận vì các lí do
sau:
Quản lý thông tin: Lưu trữ và duy trì tập tin nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có thể quản
lý thông tin liên quan đến nhà cung cấp một cách hiệu quả. Điều này bao gồm thông tin
về hợp đồng, giá cả, sản phẩm/dịch vụ, chất lượng, thời gian giao hàng, phương thức
thanh toán và các điều khoản hợp đồng khác.
Đảm bảo tuân thủ và pháp lý: Việc lưu trữ tập tin nhà cung cấp giúp doanh nghiệp đảm
bảo tuân thủ các quy định pháp lý và quyền lợi của cả hai bên. Khi có sự tranh chấp hoặc
khi cần kiểm tra, tập tin nhà cung cấp được chấp nhận có thể là bằng chứng quan trọng để
xác minh thông tin và giải quyết tranh chấp.
Đảm bảo quản lý rủi ro: Lưu trữ tập tin nhà cung cấp giúp doanh nghiệp đảm bảo quản lý
rủi ro. Bằng cách duy trì thông tin chi tiết về nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đánh giá
và theo dõi hiệu quả của nhà cung cấp, đảm bảo rằng các sản phẩm/dịch vụ được cung
cấp đúng chất lượng và đúng thời gian.
Quản lý tài chính: Lưu trữ tập tin nhà cung cấp giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một
cách chặt chẽ hơn. Thông qua việc theo dõi và kiểm tra hợp đồng, giá cả và thanh toán,
doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các giao dịch với nhà cung cấp được thực hiện đúng
và thuận lợi cho cả hai bên.
Hỗ trợ trong quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Việc lưu trữ tập tin nhà cung cấp
giúp doanh nghiệp quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả. Có sẵn
thông tin về nhà cung cấp, lịch sử giao dịch và thông tin liên hệ giúp doanh nghiệp xây
dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, tăng cường sự tin tưởng và tiếp tục hợp
tác lâu dài.
2. Trong trường hợp đơn đặt hàng mua đã được gửi đến nhà cung cấp, và sau đó
chuyển đến bộ phận kho vận để chuẩn bị nhận hàng, nhập kho hàng mua. Theo
bạn, đơn đặt hàng mua được gửi đến bộ phận kho vận có cần điều chỉnh hay loại bỏ,
thêm mới thông tin gì so với đơn đặt hàng mua khi gửi đến nhà cung cấp không?
Tại sao?
Trong trường hợp đơn đặt hàng mua đã được gửi đến nhà cung cấp và sau đó chuyển
đến bộ phận kho vận để chuẩn bị nhận hàng và nhập kho, thông tin trong đơn đặt hàng
mua không cần điều chỉnh hay loại bỏ. Tuy nhiên, có thể có một số thông tin mới cần
thêm vào để quản lý quá trình vận chuyển và nhập kho một cách hiệu quả:
Thời gian dự kiến đến kho: Khi đơn hàng đến bộ phận kho vận, cần xác định thời gian dự
kiến đến kho để phối hợp công việc chuẩn bị nhận hàng và sắp xếp lưu trữ.
Thông tin vận chuyển: Nếu nhà cung cấp cung cấp thông tin vận chuyển, như số vận đơn
hoặc thông tin vận chuyển khác, cần thêm thông tin này vào hệ thống quản lý kho để theo
dõi quá trình vận chuyển.
Kiểm tra số lượng và tình trạng hàng: Khi hàng đến kho, cần kiểm tra số lượng và tình
trạng của hàng để đảm bảo rằng không có sự thiếu sót hoặc hỏng hóc trong quá trình vận
chuyển. Kết quả kiểm tra này cần được ghi nhận và cập nhật vào hệ thống.
=> Vì các thông tin trên đều có mục đích giúp bộ phận kho vận quản lý quá trình nhập
kho một cách chính xác và hiệu quả hơn.