Chương 5: Quy trình bán hàng

5.1. Các khái niệm liên quan đến quy trình bán hàng
5.1.1. Bán hàng
• Trong ngữ cảnh ERP (Enterprise Resource Planning - Quản trị nguồn
lực doanh nghiệp), bán hàng là quá trình liên quan đến quản lý và thực
hiện các hoạt động bán hàng, kinh doanh và tiếp thị trong một doanh
nghiệp. ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng để
quản lý các hoạt động và quy trình kinh doanh trên nhiều bộ phận và
chức năng của doanh nghiệp, bao gồm quản lý bán hàng.
• Bán hàng trong ERP bao gồm một số chức năng và quy trình quan
trọng, bao gồm nhưng không giới hạn:
• Quản lý danh mục sản phẩm: Hỗ trợ tạo và quản lý danh mục sản
phẩm của doanh nghiệp, bao gồm thông tin sản phẩm, giá cả, đơn vị
đo lường và các chi tiết liên quan khác.
• Quản lý đơn hàng: Theo dõi và xử lý các đơn đặt hàng từ khách hàng,
từ việc nhập đơn hàng, kiểm tra tính khả dụng của sản phẩm trong
kho, xác nhận đơn hàng và xuất hóa đơn.
• Quản lý khách hàng: Lưu trữ và quản lý thông tin về khách hàng, bao
gồm lịch sử mua hàng, thông tin liên hệ và chi tiết khác để cung cấp
dịch vụ tốt hơn và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
• Quản lý xuất kho: Theo dõi và kiểm soát quá trình xuất hàng từ kho để
đáp ứng đơn hàng của khách hàng.
• Quản lý giá cả và chiết khấu: Quản lý giá cả bán hàng, áp dụng các
chương trình khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu cho khách hàng.
• Thống kê và báo cáo: ERP cung cấp các công cụ thống kê và báo cáo
để giám sát hiệu suất bán hàng, theo dõi doanh số bán hàng, lợi nhuận,
tồn kho, và các chỉ số kinh doanh quan trọng khác.
5.1.2. Khách hàng
• Trong hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Quản trị nguồn
lực doanh nghiệp), khách hàng được thể hiện là một thực thể quan
trọng trong quy trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Trong ngữ
cảnh của ERP, khách hàng là một cá nhân hoặc tổ chức mà doanh
nghiệp tạo quan hệ thương mại, bao gồm việc mua sản phẩm hoặc sử
dụng dịch vụ
5.1.3. Điều khoản thanh toán (Billing terms)
• Điều khoản thanh toán (Billing terms) trong hệ thống ERP (Enterprise
Resource Planning - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) đề cập đến các
điều kiện và thỏa thuận về việc thanh toán cho các đơn hàng hoặc giao
dịch bán hàng của khách hàng. Điều khoản thanh toán là một phần
quan trọng trong quá trình bán hàng và ghi nhận các điều kiện mà
khách hàng phải tuân thủ khi thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch
vụ đã mua.
• Một số ví dụ về điều khoản thanh toán thông thường trong ERP bao
gồm:
• Thanh toán ngay (Immediate payment): Khách hàng phải thanh toán
toàn bộ số tiền cho đơn hàng hoặc hóa đơn ngay lập tức sau khi nhận
hàng hoặc dịch vụ.
• Thanh toán theo hạn mức tín dụng (Payment on credit terms): Điều
này áp dụng khi khách hàng được cấp một hạn mức tín dụng. Họ có
thể thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày xuất hóa
đơn hoặc ngày giao dịch.
• Thanh toán theo kỳ (Payment in installments): Khách hàng được phép
chia số tiền thanh toán thành các đợt thanh toán nhỏ hơn trong một
khoảng thời gian cụ thể.
• Thanh toán theo điều kiện hợp đồng (Payment on contract terms): Áp
dụng khi có một hợp đồng giữa doanh nghiệp và khách hàng, điều
khoản thanh toán sẽ tuân theo các điều kiện đã được thỏa thuận trong
hợp đồng.
• Thanh toán trước (Prepayment): Khách hàng phải thanh toán một phần
hoặc toàn bộ số tiền trước khi nhận hàng hoặc dịch vụ.
• Thanh toán theo thời gian nhất định (Payment within specific time):
Quy định một khoảng thời gian cụ thể mà khách hàng phải thanh toán
sau khi nhận hóa đơn hoặc sản phẩm.
5.1.4. Quản lý giá bán (Price List/Book)
• Quản lý giá bán (Price List/Book) là một tính năng quan trọng trong
hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Quản trị nguồn lực
doanh nghiệp) cho phép doanh nghiệp quản lý và áp dụng các giá bán
cho sản phẩm hoặc dịch vụ một cách hiệu quả và nhất quán. Điều này
giúp đơn giản hóa quá trình định giá, cung cấp thông tin giá cả chính
xác và giúp đảm bảo tính nhất quán trong việc đề xuất giá bán đối với
khách hàng.
• Tạo và quản lý danh mục giá bán: Hệ thống ERP cho phép doanh
nghiệp tạo ra các danh mục giá bán dựa trên nhiều yếu tố, chẳng hạn
như danh mục sản phẩm, kênh phân phối, loại khách hàng, khu vực
địa lý, hoặc thời gian.
• Quản lý giá bán đa cấp: ERP hỗ trợ quản lý giá bán đa cấp, cho phép
áp dụng giá bán khác nhau cho các nhóm khách hàng hoặc đối tượng
mua hàng khác nhau.
• Xác định giá bán linh hoạt: Hệ thống ERP cho phép xác định các chiến
lược giá bán linh hoạt, chẳng hạn như giá cố định, giá linh hoạt dựa
trên số lượng mua, giá dựa trên hợp đồng hoặc giá theo kỳ hạn.
• Cập nhật giá bán tự động: ERP cho phép cập nhật giá bán tự động dựa
trên các quy tắc và chính sách quy định, giúp tiết kiệm thời gian và
giảm thiểu sai sót trong quá trình cập nhật giá.
• Theo dõi lịch sử giá bán: Hệ thống ERP ghi nhận lịch sử giá bán, cho
phép doanh nghiệp theo dõi các thay đổi giá cả, hiển thị các phiên bản
giá trước đó và giúp dễ dàng phân tích sự thay đổi trong chiến lược
định giá.
• Kết hợp với các mô-đun khác: Quản lý giá bán trong ERP thường
được tích hợp chặt chẽ với các mô-đun khác như quản lý đơn hàng,
quản lý khách hàng và quản lý kho, giúp đảm bảo tính nhất quán và
chính xác trong việc ghi nhận giá bán trong quá trình kinh doanh.
5.1.5. Bảng báo giá (Quotation) trong ERP
• Bảng báo giá (Quotation) trong hệ thống ERP (Enterprise Resource
Planning - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) là một tài liệu hoặc chức
năng cho phép doanh nghiệp tạo và cung cấp thông tin về giá cả, các
sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, và các điều khoản giao dịch
cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Bảng báo giá được sử
dụng nhằm đưa ra các thông tin cụ thể để khách hàng có thể đánh giá
và quyết định về việc mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ của doanh
nghiệp.
• Thông tin liên hệ: Thông tin về doanh nghiệp và khách hàng như tên,
địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email, để giữ liên lạc với nhau.
• Sản phẩm hoặc dịch vụ: Danh sách chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ
được cung cấp bao gồm tên, mô tả, mã sản phẩm, đơn vị đo lường, số
lượng và giá bán đề xuất.
• Tổng giá: Tổng giá của các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp,
tính tổng cộng theo các điều kiện và giá đã nêu trong bảng báo giá.
• Các điều khoản giao dịch: Thông tin về điều kiện thanh toán, hạn chế,
chiết khấu hoặc chương trình khuyến mãi áp dụng, thời hạn hiệu lực
của bảng báo giá và các điều khoản pháp lý khác.
• Lịch sử báo giá: Bảng báo giá cũng có thể bao gồm thông tin về lịch
sử các báo giá trước đó mà doanh nghiệp đã cung cấp cho khách hàng.
5.3. Tác động của hệ thống ERP đến quy
trình bán hàng
• Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Quản trị nguồn lực
doanh nghiệp) có tác động tích cực và đáng kể đến trình bán hàng của
doanh nghiệp. Dưới đây là một số tác động quan trọng của hệ thống
ERP đến quy trình bán hàng:
• Tối ưu hóa quy trình bán hàng: Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa và tự động
hóa quy trình bán hàng, từ việc nhập đơn hàng, kiểm tra tính khả dụng của
sản phẩm trong kho, xác nhận đơn hàng, lập hóa đơn cho đến việc quản lý
giao hàng và thanh toán. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức của
nhân viên bán hàng và đảm bảo tính chính xác trong quy trình kinh doanh.
• Cải thiện quản lý khách hàng: Hệ thống ERP lưu trữ và quản lý thông tin chi
tiết về khách hàng, bao gồm lịch sử mua hàng, thông tin liên hệ, tình trạng
thanh toán và các thông tin khác. Điều này giúp nhân viên bán hàng nắm
vững thông tin về khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn, đồng thời hỗ trợ
việc xây dựng mối quan hệ lâu dài và tăng cường trải nghiệm mua hàng của
khách hàng.
• Quản lý giá bán linh hoạt: Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp quản
lý giá bán linh hoạt, áp dụng các chiến lược giá cả khác nhau cho các
nhóm khách hàng hoặc đối tượng mua hàng khác nhau. Điều này giúp
đáp ứng nhu cầu và mong muốn của từng khách hàng và tăng cường
khả năng cạnh tranh trong thị trường.
• Tích hợp thông tin kinh doanh: Hệ thống ERP tích hợp thông tin từ
các mô-đun khác nhau như quản lý kho, quản lý tài chính và quản lý
sản xuất. Điều này giúp cải thiện quy trình dự đoán cung cầu, quản lý
tồn kho và thực hiện phân tích kinh doanh, từ đó giúp nhân viên bán
hàng đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả hơn.
• Nâng cao hiệu suất bán hàng: Với các quy trình được tối ưu hóa và dữ
liệu kinh doanh được quản lý hiệu quả, hệ thống ERP giúp nâng cao
hiệu suất bán hàng, tăng cường khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu
cầu của khách hàng và tối ưu hóa doanh số bán hàng.
5.3.1. Vị trí của quy trình bán hàng trong hệ
thống ERP
• Quy trình bán hàng là một phần quan trọng của hệ thống ERP
(Enterprise Resource Planning - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) và
thường được tìm thấy trong mô-đun hoặc phần mềm quản lý bán hàng
của hệ thống ERP. Nó là một trong những quy trình chính của ERP,
liên quan trực tiếp đến việc quản lý và thực hiện các hoạt động bán
hàng, kinh doanh và tiếp thị của doanh nghiệp.
• Mô-đun quản lý bán hàng: Quy trình bán hàng thường nằm trong mô-
đun hoặc phần mềm quản lý bán hàng của hệ thống ERP. Đây là nơi
doanh nghiệp quản lý và thực hiện các hoạt động bán hàng từ việc tạo
báo giá, nhập đơn hàng, quản lý khách hàng, xác nhận đơn hàng, tạo
hóa đơn và theo dõi giao hàng.
• Tích hợp với mô-đun khác: Quy trình bán hàng thường được tích hợp
chặt chẽ với các mô-đun khác trong hệ thống ERP, chẳng hạn như
quản lý kho, quản lý khách hàng, quản lý tài chính và quản lý sản
xuất. Tích hợp giúp đồng bộ thông tin và quy trình kinh doanh, từ đó
tối ưu hóa hiệu suất và chính xác trong việc quản lý bán hàng.
• Mối liên kết với quy trình kinh doanh khác: Quy trình bán hàng liên
quan mật thiết với các quy trình kinh doanh khác như quy trình mua
hàng, quản lý tồn kho, quản lý tài chính và quản lý sản xuất. Quy trình
bán hàng cung cấp thông tin cần thiết để thực hiện các quy trình kinh
doanh khác và ngược lại, đảm bảo sự liên tục và tính nhất quán trong
hoạt động kinh doanh.
• Cung cấp dữ liệu cho phân tích và báo cáo: Quy trình bán hàng cung
cấp dữ liệu quan trọng để thực hiện phân tích kinh doanh và tạo báo
cáo về doanh số bán hàng, lợi nhuận, hiệu suất kinh doanh và các chỉ
số kinh doanh quan trọng khác.
5.3.2. Các giai đoạn bán hàng trong Hệ thống
ERP
• Trong hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - Quản trị nguồn
lực doanh nghiệp), quy trình bán hàng thường bao gồm nhiều giai
đoạn hay còn được gọi là các bước, từ đầu đến cuối để thực hiện một
giao dịch bán hàng hoàn chỉnh. Dưới đây là các giai đoạn chính trong
quy trình bán hàng trong hệ thống ERP:
• Tạo báo giá (Quotation): Giai đoạn đầu tiên trong quy trình bán hàng
là tạo báo giá cho khách hàng. Tại giai đoạn này, doanh nghiệp cung
cấp thông tin về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng quan tâm
cùng với giá cả và các điều khoản giao dịch.
• Nhập đơn hàng (Order Entry): Sau khi nhận được phản hồi từ khách
hàng, doanh nghiệp tiếp nhận và nhập thông tin đơn hàng vào hệ
thống ERP. Thông tin bao gồm các sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách
hàng muốn mua, số lượng, giá và các yêu cầu khác.
• Quản lý đơn hàng (Order Management): Giai đoạn này liên quan đến
quản lý và xử lý đơn hàng từ khi nhập đơn hàng đến khi đơn hàng
được giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ. Hệ thống ERP sẽ kiểm tra tính
khả dụng của sản phẩm trong kho, xác nhận đơn hàng và chuẩn bị cho
giai đoạn giao hàng.
• Giao hàng (Delivery): Giai đoạn này là khi hàng hóa được giao đến
khách hàng. Hệ thống ERP giúp theo dõi quá trình giao hàng, từ việc
lập kế hoạch giao hàng, xuất kho, định vị và đảm bảo giao hàng đến
địa điểm đúng thời gian.
• Tạo hóa đơn (Invoicing): Sau khi giao hàng thành công, doanh nghiệp
tạo hóa đơn cho khách hàng dựa trên thông tin trong đơn hàng. Hệ
thống ERP tự động tạo hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
• Thanh toán (Payment): Giai đoạn cuối cùng trong quy trình bán hàng
là thanh toán từ khách hàng. Hệ thống ERP giúp quản lý các khoản
thanh toán, cập nhật thông tin tài chính và lưu trữ lịch sử thanh toán
của khách hàng.