QUY TRÌNH ÑAÙNH GIAÙ-

LÖÏA CHOÏN NHAØ CUNG CAÁP

Soaïn thaûo Kieåm tra Pheâ duyeät

Hoï vaø
teân
Chöõ kyù
 I/ MUÏC ÑÍCH :
J Quy ñònh thống nhất caùch thöùc xem xeùt naêng löïc cuaû caùc nhaø cung caáp
J Ñaûm baûo nhaø cung caáp ñöôïc chọn lựa coù ñuû khaû naêng cung öùng haøng
hoaù- dòch vuï ñaùp öùng caùc yeâu caàu cuaû coâng ty
J Giaûm thieåu caùc ruûi ro phaùt sinh töø caùc nhaø cung caáp aûnh höôûng ñeán
hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh
II/ PHAÏM VI AÙP DUÏNG :
Aùp duïng cho caùc nhaø cung caáp coù saûn phaåm/dòch vuï aûnh höôûng tröïc tieáp tôùi chaát
löôïng saûn phaåm cuûa cty.
III/ NOÄI DUNG :
1. Thu thaäp – nhaän thoâng tin töø nhaø cung caáp :
1.1 Nhaø cung caáp môùi:
- Nhaân vieân phuï traùch hoaëc Tröôûng boä phaän keá hoaïch - vaät tö (KH-VT) Thoâng baùo
yeâu caàu caùc Nhaø cung caáp göûi caùc thoâng tin lieân quan veà hoï, bao goàm nhöng khoâng
haïn cheá ( coù theå thoâng tin tröïc tieáp qua ñieän thoaïi ) caùc noäi dung sau:
+ Giaù caû saûn phaåm
+ Chaát löôïng saûn phaåm
+ Thôøi gian vaø Phöông thöùc giao haøng
+ Phöông thöùc thanh toùan
+ Tö caùch phaùp nhaân
+ Nhaø cung caáp coù truyeàn thoáng – uy tín (veà loaïi haøng hoaù caàn mua)
+ Yeâu caàu cung caáp maãu saûn phaåm, taøi lieäu kyõ thuaät, Catalogue ( neáu caàn )
- Caùc thoâng tin qua ñieän thoaïi ñöôïc ghi nhaän vaøo soå ghi nhaän thoâng tin nhaø cung caáp
( BM-KHVT/02-01)
- Caùc thoâng tin veà nhaø cung caáp coù theå ñöôïc thu thaäp thoâng qua caùc ñôn vò baïn/ ñoái
taùc ñaõ qua giao dòch vaø söû duïng saûn phaåm cuûa nhaø cung caáp ñang löïa choïn- ñaùnh
giaù.

1.2 Nhaø cung caáp ñaõ qua giao dòch (cung caáp maët haøng môùi/ dòch vuï môùi):
ngoaøi caùc thoâng tin tröïc tieáp töø Nhaø cung caáp nhö Nhaø cung caáp môùi , caùc
thoâng tin veà Nhaø Cung Caáp ñaõ qua giao dòch coù theå döïa treân phieáu giaùm saùt
cuûa caùc kyø giao dòch tröôùc hoaëc qua döõ lieäu thöïc teá giao dòch tröôùc ñoù.
1.3 Yeâu caàu veà maãu thöû nghieäm: Maãu thöû nghieäm (töø nhaø cung caáp) phaûi ghi
roõ nguoàn goác xuaát xöù, quy caùch , nhaø saûn xuaát , ñaëc tính kyõ thuaät… Soá
löôïng maãu toái thieåu phaûi ñuû thöû nghieäm treân thieát bò coù lieân quan vaø ñuû ñeå
löu maãu ñoái chöùng sau naøy
2. Thöïc hieän ñaùnh giaù:( laàn ñaàu)

2.1 Taàn suaát ñaùnh giaù: phaûi thöïc hieän ñaùnh giaù tröôùc khi mua haøng/ dòch vuï ñoái
vôùi caùc Nhaø cung caáp môùi vaø Nhaø cung caáp cuõ nhöng cung caáp moät maët haøng
môùi/ dòch vuï môùi

2.2 Noäi dung ñaùnh giaù:

2.2.1 Caên cöù treân caùc thoâng tin thu thaäp ñöôïc tröôûng boä phaän KH-VT (hoaëc / caù nhaân
/ nhoùm ñöôïc chæ ñònh ) ñaùnh giaù döïa treân caùc tieâu chí sau:
Chaát löôïng
Giaù caû
Tö caùch phaùp lyù
Phöông thöùc giao nhaän vaø thanh toaùn
Thôøi gian giao nhaän
Khaû naêng cung öùng veà soá löôïng
Heä thoáng quaûn lyù chaát löôïng
 Cô sôû haï taàng (coâng ngheä, maùy moùc thieát bò, nhaø xöôûng..)
Dòch vuï, haäu maõi.
- Tieâu chí ñaùnh giaù cuï theå tuøy theo loaïi haøng hoaù/ dòch vuï mua vaøo vaø ñöôïc cuï theå
qua phieáu ñaùnh gía: bieåu maãu BM-KHVT/02-02)
. Chaát löôïng laø tieâu chí baét buoäc phaûi ñaùnh giaù. Neáu tieâu chí chaát löôïng khoâng ñaït
nhaø cung caáp töông öùng vôùi saûn phaåm / dòch vuï ñoù bò loaïi.
2.2.2. Ñaùnh giaù veà chaát löôïng: nhöõng tröôøng hôïp yeâu caàu phaûi coù maãu thöû, vieäc
ñaùnh giaù chất lượng thoâng qua thöû nghieäm maãu:
 Neáu maãu laø Nguyeân-Vaät lieäu boä phaän Coâng ngheä coù traùch nhieäm thöû
nghieäm maãu .(ñieàu chænh cho phuø hôïp vôùi thöïc teá cty )
 Neáu maãu laø vaät tö phuï tuøng thieát bò seõ chuyeån ñeán boä phaän kyõ thuaät –baûo trì
ñeå ñaùnh giaù
 Keát quaû thöû nghieäm maãu phaûi theå hieän cuï theå baèng vaên baûn coù xaùc nhaän
cuaû boä phaän ñaùnh giaù , ñoàng thôøi phaûi thöû nghieäm treân dieän roäng ñeå ñaûm
baûo tính chính xaùc cuaû vaán ñeà .
 Hoà sô ñaùnh giaù maãu thöû õ löu taïi boä phaän ñaùnh giaù vaø gôûi cho boä phaän
KHVT ñeå bieát keát quaû thöû nghieäm nhaèm coù cô sôû ñaùnh giaù löïa choïn nhaø cung
caáp.

2.3 Caùch thöùc ñaùnh giaù:

- Thöïc hieän ñaùnh giaù vaø cho ñieåm tham khaûo theo HÖÔÙNG DAÃN CHO ÑIEÅM
KHI ÑAÙNH GIAÙ (PHUÏ LUÏC 1) Ñieåm soá veà chaát löôïng ñoái vôùi caùc Nhaø cung
caáp phaûi töø 2 trôû leân. Toång ñieåm chaáp nhaän toái thieåu theo quy ñònh cuï theå trong
phieáu ñaùnh giaù BM-KHVT/02-02)
.
3. Pheâ duyeät keát quaû ñaùnh giaù
- Keát quaû ñaùnh giaù ñöôïc ngöôøi ñaùnh giaù ghi nhaän tröïc tieáp treân phieáu ñaùnh
giaù. Coù theå söû duïng moät phieáu ñaùnh giaù cho moät nhaø cung caáp vôùi nhieàu
maët haøng khaùc nhau.
- Keát quaû ñaùnh giaù phaûi ñöôïc söï pheâ duyeät cuûa Ban giaùm ñoác . Neáu Ban giaùm
ñoác khoâng ñoàng yù phaûi thöïc hieän ñaùnh giaù laïi.
- Caùc nhaø cung caáp ñaït yeâu caàu sau khi ñaùnh giaù ñöôïc caäp nhaät vaøo Danh saùch nhaø
cung caáp ñöôïc pheâ duyeät BM-KHVT/02-03)
-

4. Giaùm saùt nhaø cung caáp:

- Nhaân vieân phuï traùch coù traùch nhieäm giaùm saùt caùc nhaø cung caáp khi thöïc hieän
giao dòch. Moïi vaán ñeà phaùt sinh nhö: giao haøng treå, thieáu, sai chuûng loaïi,chaát löôïng
keùm hoaëc caùc dòch vuï ñi keøm khaùc khoâng ñaït … phaûi ñöôïc ghi nhaän vaøo phieáu
Giaùm saùt nhaø cung caáp BM-KHVT/02-04)
- Caùc döõ lieäu naøy caàn söû duïng ñeå taùi ñaùnh giaù theo ñònh kyø.
- Caùc tröôøng hôïp vi phaïm nghieâm troïng veà chaát löïông, ngaøy giao haøng nhaø cung
caáp coù theå bò loaïi ngay khoûi danh saùch .
5. Ñaùnh giaù laïi:
- Ñònh kyø 1 laàn/ naêm toaøn boä caùc nhaø cung caáp phaûi ñöôïc ñaùnh giaù laïi. Caùc
thoâng tin ñeå ñaùnh giaù döïa treân caùc döõ lieäu veà giao dòch ghi nhaän trong phieáu
giaùm saùt .
- Noäi dung vaø caùch thöùc ñaùnh giaù töông töï nhö ñoái vôùi nhaø cung caáp môùi.
- Sau khi taùi ñaùnh giaù caùc nhaø cung caáp khoâng ñaït yeâu caàu phaûi loaïi boû khoûi
Danh saùch nhaø cung caáp ñöôïc pheâ duyeät .
6. Phaân tích döõ lieäu:
Ñònh kyø haøng naêm tröôùc cuoäc hoïp xem xeùt cuûa Laõnh ñaïo, Tröôûng boä phaän
KH-VT phaûi thöïc hieän phaân tích caùc döõ lieäu lieân quan ñeán nhaø cung caáp. Keát
 quaû phaân tích phaûi ñöôïc laäp thaønh vaên baûn (xem quy trình phaân tích döõ lieäu )
vaø baùo caùo trong cuoäc hoïp xem xeùt cuûa Laõnh ñaïo.

7. Löu hoà sô
- Caùc hoà sô lieân quan ñeán keát quaû ñaùnh giaù nhaø cung caáp , giaùm saùt nhaø cung
caáp, danh saùch nhaø cung caáp ñöôïc löïa choïn ñöôïc boä phaän KH-VT löu tröõ ñaày
ñuû theo ñuùng quy ñònh theo quy trình kieåm soaùt hoà sô.

IV/ PHUÏ LUÏC:

- Soå theo doõi thoâng tin nhaø cung caáp BM-KHVT/02-01

- Phieáu ñaùnh giaù nhaø cung caáp BM- KHVT-01/02

- Danh saùch Nhaø cung caáp ñöôïc pheâ duyeät BM- KHVT-01/03
- Phieáu Giaùm saùt Nhaø cung caáp BM- KHVT-01/04
- HÖÔÙNG DAÃN CHO ÑIEÅM KHI ÑAÙNH GIAÙ- phuï luïc 1
PHUÏ LUÏC 1
HÖÔÙNG DAÃN CHO ÑIEÅM KHI ÑAÙNH GIAÙ NHAØ CUNG
CAÁP.
Stt Haïng muïc ñaùnh Tieâu chuaån nhaø cung caáp (NCC) Ñieåm Xeáp loaïi
giaù
1 Chaát löôïng - Chaát löôïng ñaït treân tieâu chuaån ñeà nghò cho 4 Toát
moïi chæ tieâu .
- Khoâng xaûy ra baát kyø loãi naøo veà chaát
löôïng trong caùc laàn giao dòch tröôùc.

- Chaát löôïng ñaït tieâu chuaån ñeà nghò, coù 50% 3 Khaù
chæ tieâu ñaït treân tieâu chuaån.
- Tæ leä saûn phaåmñaït tieâu chuaån trong caùc
laàn giao dòch tröôùc treân 98%
- Chaát löôïng ñaït tieâu chuaån ñeà nghò. 2 Trung bình
- Tæ leä saûn phaåm ñaït tieâu chuaån trong caùc
laàn giao dòch tröôùc treân 95% hoaëc laø nhaø
cung caáp giao dòch laàn ñaàu.
- Coù 50% chæ tieâu chaát löôïng khoâng ñaït tieâu 1 Keùm
chuaån ñeà nghò .
- Tæ leä saûn phaåmñaït tieâu chuaån trong caùc
laàn giao dòch tröôùc döôùi 95%
2 Giaù - Chaát löôïng ñaït tieâu chuaån vaø giaù thaønh 4 Toát
thaáp nhaát.
- Chaát löôïng ñaït tieâu chuaån vaø giaù thaønh 3 Khaù
thaáp hôn caùc NCC khaùc treân 5%
- Chaát löôïng ñaït tieâu chuaån vaø giaù thaønh 2 Trung bình
töông öùng vôùi caùc NCC khaùc.
- Giaù thaønh cao nhaát. 1 Keùm
3 Khaû naêng ñaùp - Ñaùp öùng moïi soá löôïng khi ñöôïc yeâu caàu. 4 Toát
öùng veà soá löôïng (khoâng ñaøm phaùn)
- Chöa xaûy ra tröôøng hôïp naøo khoâng giao
ñuùng soá löôïng yeâu caàu.
- Ñaùp öùng moïi soá löôïng (ñaõ thoáng nhaát qua 3 Khaù
ñaøm phaùn) phuø hôïp vôùi nhu caàu cuûa Xí
nghieäp.
- Chöa xaûy ra tröôøng hôïp naøo khoâng giao
ñuùng soá löôïng ñaõ thoáng nhaát.
- Ñaùp öùng moïi soá löôïng (ñaõ thoáng nhaát qua 2 Trung bình
ñaøm phaùn ) phuø hôïp vôùi nhu caàu cuûa Xí
nghieäp.
- Soá tröôøng hôïp khoâng giao ñuùng soá löôïng
ñaõ thoáng nhaát khoâng quaù 5% trong caùc laàn
giao dòch tröôùc hoaëc tæ leä soá löôïng thieáu
khoâng quaù 5% khi giao haøng vaø khoâng aûnh
höôûng ñeán hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh
cuûa Xí nghieäp hoaëc laø nhaø cung caáp giao
dòch laàn ñaàu.
- Khoâng coù khaû naêng ñaùp öùng soá löôïng 1 Keùm
phuø hôïp vôùi nhu caàu cuûa Xí nghieäp.
- Trong caùc laàn giao dòch tröôùc ñaõ xaûy ra
Stt Haïng muïc ñaùnh Tieâu chuaån nhaø cung caáp (NCC) Ñieåm Xeáp loaïi
giaù
treân 5% soá tröôøng hôïp khoâng giao ñuùng
soá löôïng ñaõ thoáng nhaát hoaëc tæ leä soá
löôïng thieáu treân 5%.

4 Thôøi gian giao - Ñaùp öùng baát kyø thôøi gian giao haøng naøo 4 Toát
haøng theo yeâu caàu Xí Nghieäp.
- Chöa xaûy ra tröôøng hôïp naøo khoâng giao
haøng ñuùng thôøi gian.
- Ñaùp öùng thôøi gian giao haøng ñaõ trao ñoåi 3 Khaù
thoáng nhaát vôùi Xí nghieäp.
- Chöa xaûy ra tröôøng hôïp naøo khoâng giao
haøng ñuùng thôøi gian ñaõ thoáng nhaát.
- Ñaùp öùng thôøi gian giao haøng ñaõ trao ñoåi 2 Trung bình
thoáng nhaát vôùi Xí nghieäp.
- Soá laàn khoâng ñaùp öùng thôøi gian ñaõ thoáng
nhaát khoâng quaù 5% ( 10%) trong caùc giao
dòch tröôùc hoaëc laø nhaø cung caáp giao dòch
laàn ñaàu coù cam keát giao haøng ñuùng haïn.
- Khoâng ñaùp öùng thôøi gian giao haøng theo 1 Keùm
nhu caàu cuûa Xí nghieäp.
- Soá laàn khoâng ñaùp öùng thôøi gian ñaõ thoáng
nhaát vöôït quaù 5% ( 10%)trong caùc giao dòch
tröôùc

5 Phöông thöùc giao - Giao haøng taän nôi. 4 Toát

nhaän vaø thanh - Thanh toaùn sau 30 ngaøy nhaän haøng.
toaùn - Giao haøng taän nôi. 3 Khaù
- Thanh toaùn sau 15 ngaøy nhaän haøng
- Giao haøng taän nôi. 2 Trung bình
- Thanh toaùn sau khi nhaän haøng
- Khoâng coù dòch vuï giao haøng taän nôi. 1 Keùm
- Thanh toaùn tröôùc khi nhaän haøng

6 Heä thoáng quaûn - Ñaõ coù chöùng nhaän heä thoáng quaûn lyù 4 Toát
lyù chaát löôïng chaát löôïng(HT QLCL) phuø hôïp theo tieâu
chuaån ISO9001:2000 hoaëc coù chöùng nhaän
caùc tieâu chuaån khaùc töông ñöông
- Chöa coù chöùng nhaän ISO9001:2000 nhöng 3 Khaù
HTQLCL thöïc teá phuø hôïp vôùi
ISO9001:2000
- Ñang xaây döïng HTQLCL vaø thöïc teá ñaõ aùp 2 Trung bình
duïng.
- Chöa xaây döïng heä thoáng QLCL 1 Keùm
Stt Haïng muïc ñaùnh Tieâu chuaån nhaø cung caáp (NCC) Ñieåm Xeáp loaïi
giaù
7 Tö caùch phaùp - Coù ñaày ñuû caùc hoà sô nhö : Giaáy chöùng 4 Toát
nhaân nhaän ñaêng kyù kinh doanh coù ngaønh ngheà
phuø hôïp vôùi vieäc cung öùng , giaáy chöùng
nhaän maõ soá thueá, nhöõng giaáy tôø khaùc coù
lieân quan : quyeát ñònh môû chi nhaùnh , giaáy
uyõ quyeàn, giaáy chöùng nhaän boå sung
ngaønh ngheà , Licence nhöôïng quyeàn…
- La øthöông hieäu haøng ñaàu treân thò tröôøng
veà saûn phaåm, dòch vuï cung öùng

- Coù ñaày ñuû caùc hoà sô nhö : Giaáy chöùng 3 Khaù

nhaän ñaêng kyù kinh doanh coù ngaønh ngheà
phuø hôïp vôùi vieäc cung öùng , giaáy chöùng
nhaän maõ soá thueá, nhöõng giaáy tôø khaùc coù
lieân quan : quyeát ñònh môû chi nhaùnh , giaáy
uyõ quyeàn, giaáy chöùng nhaän boå sung
ngaønh ngheà , Licence nhöôïng quyeàn…
- Coù uy tín treân thò tröôøng veà saûn phaåm,
dòch vuï cung öùng
- Coù ñaày ñuû caùc hoà sô nhö : Giaáy chöùng 2 Trung bình
nhaän ñaêng kyù kinh doanh coù ngaønh ngheà
phuø hôïp vôùi vieäc cung öùng , giaáy chöùng
nhaän maõ soá thueá, nhöõng giaáy tôø khaùc coù
lieân quan : quyeát ñònh môû chi nhaùnh , giaáy
uyõ quyeàn, giaáy chöùng nhaän boå sung
ngaønh ngheà , Licence nhöôïng quyeàn…
-
- Hoà sô phaùp nhaân lieân quan khoâng roõ raøng, 1 Keùm.
khoâng ñaày ñuû.
8 Cô sôû haï taàng - Nhaø xöôûng , Maùy moùc thieát bò, coâng 4 Toát.
ngheä hieän ñaïi phuø hôïp hoaøn toaøn vôùi yeâu
caàu.

- Nhaø xöôûng , Maùy moùc thieát bò phuø hôïp Khaù.

vôùi yeâu caàu.
- Nhaø xöôûng , Maùy moùc thieát bò ñaùp öùng 2 Trung bình
ñöôïc yeâu caàu toái thieåu.
- Nhaø xöôûng , Maùy moùc thieát bò laïc haäu, 1 Keùm.
ngheøo naøn khoâng ñaùp öùng yeâu caàu.
Dòch vuï- haäu - Hoã trôï tö vaán kyõ thuaät cho khaùch haøng. 4 Toát
maõi - Thôøi haïn baûo haønh daøi nhaát.
- Thöïc hieän toát caùc cam keát veà cheá ñoä haäu
maõi
- Tích cöïc giaûi quyeát ngay khi coù vaán ñeà
phaùt sinh
- Thöïc hieän toát caùc cam keát veà cheá ñoä haäu 3 Khaù
maõi
- Tích cöïc giaûi quyeát ngay khi coù vaán ñeà
phaùt sinh.
- Thöïc hieän toát caùc cam keát veà cheá ñoä haäu 2 Trung bình
maõi
Stt Haïng muïc ñaùnh Tieâu chuaån nhaø cung caáp (NCC) Ñieåm Xeáp loaïi
giaù
- Giaûi quyeát khi coù vaán ñeà phaùt sinh.
- Khoâng ñaùp öùng caùc yeâu caàu neâu treân 1 Keùm