QUY TRÌNH MUA HÀNG

I/ MUÏC ÑÍCH: Quy ñònh caùch thöùc mua haøng nhaèm ñaûm baûo saûn phaåm hoaëc

dich vuï mua vaøo ñaùp öùng moïi yeâu caàu cuûa coâng ty.

II/ PHAÏM VI AÙP DUÏNG:

Aùp duïng cho taát caû saûn phaåm hoaëc dich vuï mua vaøo töø beân ngoaøi coù aûnh

höôûng tröïc tieáp ñeán chaát löôïng saûn phaåm cuûa coâng ty.

III/ NOÄI DUNG

1/ xaùc ñònh vaø xem xeùt nhu caàu

- Thuû kho caên cöù vaøo möùc toàn kho toái thieåu theo Qui ñònh vaø toàn kho thöïc teá

haøng trong kho xaùc ñònh nhu caàu caàn mua vaø vieát phieáu Ñaët haøng trình cho

Giaùm ñoác saûn xuaát xem xeùt.

- Giaùm ñoác saûn xuaát xem xeùt tính xaùc thöïc cuûa nhu caàu, neáu nhu caàu laø xaùc

thöïc kyù duyeät ñôn ñaët haøng cuûa thuû kho chuyeån cho nhaân vieân thu mua ( thuoäc

phoøng GÑCTY) ,hoaëc traû laïi phieáu neáu nhu caàu khoâng xaùc thöïc.

- Nhaân vieân thu mua ( phoøng GÑ) kieåm tra laïi nhu caàu thöïc teá caàn cho saûn xuaát

( theo qui ñònh cuûa BGÑ). Leân keá hoaïch ñaët haøng.

- Ñôn ñaët haøng ñöôïc qui ñònh moãi tuaàn 1 laàn

2. Choïn nhaø cung caáp vaø caùch thöùc mua haøng:

– nhaân vieân Thu mua Choïn nhaø cung caáp ( trong danh saùch ñaõ ñöôïc pheâ duyeät)

vaø tieán haøng khaûo saùt giaù ( nhaø cung caáp thoâng baùo giaù baèng ñieän thoaïi

hoaëc vaên baûn – Baûng baùo giaù).

 - Neáu laø khaùch haøng môùi hoaëc laø maät haøng môùi hoaëc giaù coù söï thay ñoåi

( ñoái vôùi khaùch haøng cuõ , maët haøng cuõ) trình baùo giaù cho GÑ quyeát ñònh.

- Neáu GÑ khoâng ñoàng yù choïn nhaø cung caáp khaùc.

-Neáu GÑ ñoàng yù nhaân vieân thu mua laäp keá hoaïch mua haøng .

1 – MUA HAØNG TRONG NÖÔÙC

* Ñoái vôùi maët haøng mua thöông xuyeân – nhaø cung caáp thöôøng xuyeân:

- Ñaët haøng qua ñieän thoaïi.( ñoái vôùi maët haøng ñôn giaûn)

- Ñaët haøng baèng ñôn ñaët haøng ( phuï luïc 1 BM…)

- Laøm hôïp ñoàng nguyeân taéc – moät naêm laøm 1 laàn

( ghi roû chuûng loaïi, maõ soá, soá löôïng, ñôn giaù, thôøi gian giao haøng, thôøi gian

thanh toaùn)

- Thoâng baùo ñôn ñaët haøng cho caùc thuû kho ñeå theo doûi nhaän haøng

* Tröôøng hôïp ñôn ñaët haøng sau 3 ñeán 5 ngaøy chöa thaáy nhaø cung caáp giao

haøng, Thuû kho phaûi baùo laïi cho nhaân vieân thu mua bieát.

Ngoaøi ra neáu mua haøng thanh toaùn ngay ( ñoái vôùi nhöõng nhaø cung caáp

khoâng thöôøng xuyeân). Khi coù nhu caàu, nhaân vieân thu mua tieán haønh nhö

sau:

- Kieåm tra giaù qua ñieän thoaïi.

- Laøm phieáu taïm öùng mua haøng.

- Nhaân vieân giao nhaän mua haøng – nhaäp kho

* Ñoái vôùi maët haøng môùi hoaëc nhaø cung caáp môùi

- Nhaø cung caáp gôûi maãu ( nguyeân lieäu), thieát keá môùi ( bao bì).
 - Gôûi phoøng kyõ thuaät kieåm tra.

- Trình Ban Giaùm Ñoác duyeät.

- Tieán haønh mua haøng.

2 – MUA HAØNG NGOAØI NÖÔÙC

Choïn nhaø cung caáp ( theo danh saùch ñaõ ñöôïc pheâ duyeät)

Nhaø cung caáp gôûi maãu.

Ban Giaùm Ñoác ( cuøng Phoøng Kyõ Thuaät ) kieåm tra vaø duyeät maãu.

Maãu ñaõ ñöôïc duyeät, nhaø cung caáp ( vaên phoøng ñaïi dieän ) laøm hôïp

ñoàng nhaäp khaåu

Môû LC, chuyeån tieàn, nhaän haøng

3-Yeâu caàu mua haøng :Nhöõng yeâu caàu sau ñaây neáu ñuôïc aùp duïng thì caàn ghi vaøo

trong Hôïp Ñoàng hoaëc Phieáu ñaët haøng hoaëc baùo tröïc tieáp cho nhaø cung caáp :

- Soá löôïng

- Chuûng loaïi

- Ngaøy giao haøng

- Phöông thöùc giao nhaän

- Phöông thöùc thanh toaùn

- Giaù

4. Nhaän haøng

-Haøng tröôùc khi chính thöùc nhaäp kho phaûi ñuôïc toå QC kieåm tra chaát löôïng theo

Keá hoaïch kieåm soaùt quaù trình saûn xuaát.

-Neáu khoâng ñaït phaûi xöû lyù theo Thuû Tuïc Kieåm Soaùt saûn phaåm khoâng phuØ

hôïp.
 - Neáu ñaït, Thuû kho tieán haønh kieåm tra soá löôïng, quy caùch vaø thöïc hieän nhaäp

kho theo quy trình nhaäp xuaát.

 Ghi chuù:

- Ñoái vôùi vaät tö phuï khoâng caàn ñaùnh giaù nhaø cung caáp.

- Trong tröôøng hôïp ñoät xuaát, haøng caàn mua coù aûnh huôûng ñeán chaát löôïng saûn

phaåm maø nha øcung caáp chöa ñuôïc pheâ duyeät thì khoâng thöïc hieän ñaùnh giaù nhaø

cung caáp, nhöng phaûi ñaûm baûo haøng mua vaøo ñaït yeâu caàu quy ñònh.