Pengurusan Mesyuarat

Agenda Mesyurat
 Agenda ialah senarai perkara yang
dikemukakan untuk perbincangan dalam
mesyuarat.
 Contohnya: Agenda Mesyuarat
 Agenda
Mesyuarat
mengandungi
:

Hal-
hal lain

Perkara- Ucapan
perkara alu-aluan
berbangkit pengerusi

Pengesahan
minit
mesyuarat
yang lepas.
Tatacara Mesyuarat
Selepas

Semasa

3
Peringkat

Pra
 Pra-Mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat.
• Tempahan bilik mesyuarat.
• Menentukan kertas perbincangan.
• Menghantar surat jemputan.
• Persediaan di bilik mesyuarat.
• Menentukan kehadiran.
• Perbincangan pra-mesyuarat bersama pengerusi.
• Memberitahu ahli tentang etiket mesyuarat.
Semasa Mesyuarat
• Senarai kehadiran mesyuarat.
• Perkara penting yang dibincang
dalam mesyuarat.
• Keputusan yang dibuat.
• Tindakan susulan yang perlu
diambil.
 Selepas Mesyuarat
• Penyediaan minit.
• Format minit mesyuarat.
• Susunan nama ahli-ahli mesyuarat.
• Catatan perbincangan.
• Pengesanan maklumbalas
pelaksanaan keputusan mesyuarat.
• Laporan maklum balas oleh AJK
Pengendalian Mesyuarat
Selepas

Semasa

3
Peringkat

Pra
 TINDAKAN PRA-MESYUARAT
Menentukan agenda, Mencetak bahan
(sekurang-kurangnya
tarikh, masa dan
agenda dan minit) dan
tempat mesyuarat memasukkannya ke
bersama pengerusi. dalam fail

Menempah bilik
mesyuarat dan Menyediakan fail dan
memastikan bilik kemudahan peralatan
tersebut mempunyai seperti LCD
tempat yang mencukupi

Menghantar surat Menyediakan

Menyediakan surat
surat jemputan
jemputan yang
yang
mengandungi
mengandungi maklumat
maklumat asas
asas
jemputan mesyuarat dan seperti
seperti nama
nama jawatankuasa,
jawatankuasa,
dokumen berkaitan tarikh
tarikh dan
dan tempat
tempat mesyuarat,
mesyuarat,
masa
masa mula
mula dan
dan masa
masa dijangka
sekurang-kurangnya 10 tamat,
dijangka
tamat, agenda
agenda mesyuarat,
mesyuarat, nama
nama
hari sebelum mesyuarat pengerusi,
pengerusi, jenis
jenis pakaian
pakaian

Meneliti Berhubung dengan ahli-

Meneliti maklum
maklum balas
balas dan
dan
mengenal
mengenal pasti tindakan bagi
pasti tindakan bagi ahli mesyuarat untuk
menyelesaikan
menyelesaikan masalah-
masalah- menentukan senarai
masalah
masalah yang
yang timbul,
timbul, dua
dua ahli-ahli yang akan
hari
hari sebelum mesyuarat
sebelum mesyuarat hadir.

Mengingatkan
Mengingatkan ahli
ahli mesyuarat
mesyuarat
agar
agar memberitahu
memberitahu pengerusi
pengerusi
 Tindakan Semasa Mesyuarat
Mengedarkan buku Mencatat minit
kehadiran mesyuarat

Mengedarkan
bahan-bahan yang
baharu diterima

Mengedarkan Melaksanakan tugas khas

yang diarahkan oleh
minuman kepada pengerusi semasa mesyuarat
pengerusi dan ahli seperti mengambil sesuatu
terpilih, jika perlu di pejabat
 Tindakan Selepas Mesyuarat
Meyemak draf minit
Menentukan bilik bersama pengerusi untuk
mesyuarat kemas mendapat persetujuan tidak
selepas mesyuarat lewat daripada tiga hari
selepas tarikh mesyuarat

Menyediakan kertas lampiran

untuk edaran borang tindakan
susulan dengan menyatakan
tempoh yang diberi untuk
menyempurnakan borang itu
ialah dua minggu

Merumus tindakan
Membincangkan
susulan (menganalisis
tindakan susulan
dan membuat
dengan pengerusi
ringkasan).
 Minit Mesyuarat
• Laporan mengenai perkara yang
dibincangkan atau diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat. Minit disediakan
oleh setiausaha mesyuarat. Terdapat
dua peringkat dalam penyediaan minit
mesyuarat, iaitu :
1.Peringkat pertama, setiausaha mencatat :

• Semua isi penting –mula hingga akhir.

• Semua keputusan yang dicapai
• Cadangan dan sokongan serta undian yang
dibuat
• Nama pencadang dan penyokong
• Jumlah undi menyokong dan menentang
2. Kedua, setiausaha menulis minit secara
gramatis, jelas dan tepat.

•Draf minit disediakan 3 hari selepas

mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi
–Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas mesyuarat.
–Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan
untuk melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam
mesyuarat
 Penulisan Minit Mesyuarat
• Penyediaan minit mesyuarat perlulah
mengambil kira hal-hal yang berikut:
1. Butiran tentang mesyuarat
• a) Nama mesyuarat.
• b) Bilangan kali diadakan.
• c) Tarikh PANDUAN PENGENDALIAN
MESYUARAT
• d) Masa
• e) tempat
2. Senarai kehadiran
• Senarai lengkap ahli yang hadir sangat
perlu untuk pengesahan
• minit pada masa akan datang dan
memerlukan pandangan
• mereka sama ada sah atau sebaliknya
minit itu.
3. Isi minit mesyuarat
• Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti
yang berikut
– Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir
dengan mencatatkan jawatan mereka.
– Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir
sebagai pemerhati atau atas undangan khas
(bukan ahli jawatankuasa).
– Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir
(sama ada yang memberikan alasan ataupun
tidak).
• Kata alu-aluan daripada pengerusi
mesyuarat.
• Pembentangan dan pengesahan minit
mesyuarat yang lalu.
• Perkara-perkara berbangkit.
• Agenda-agenda yang ditetapkan.
• Hal-hal lain.
• Ucapan penutup oleh pengerusi.
Sekian, Terima
Kasih.