‫تقرير تربص للحصول على اإلجازة التطبيقية في التوثيق و علوم‬

‫المكتبات و األرشيف‬

‫المساهمة في بعث النواة األولى في التصرف في الوثائق و األرشيف‬

‫إعداد و تقديم‪ :‬سرين بن مقداد‬

‫حمزة غنيمي‬

‫رجاء دواس‬ ‫المؤطر البيداغوحي ‪:‬‬

‫منيرة عوني‬ ‫ِ‬

‫المؤطر المهني‪:‬‬

‫السنة الجامعية‪-2020 : ‬‬

‫‪2021‬‬
 ‫التخطيط‬

‫تقديم كلية اآلداب و الفنون و اإلنسانيات‬

‫األعمال المنجزة‬

‫الخاتمة‬
 ‫تقديم كلية اآلداب و الفنون و اإلنسانيات‬

‫‪ ‬تأسست كلية اآلداب و الفنون و اإلنسانيات بمنوبة بمقتضي األمر عدد ‪ 83‬لسنة ‪ 1986‬الصادر‬
‫في ‪ 01‬ديسمبر ‪ 1986‬و تعتبر النواة األولى للجامعة التونسية ‪.‬تضم ثلث طلبة المرحلة األولى‬
‫بجامعة منوبة حيث منذ بدايتها كانت تدرس اللغات من عربية‪ ,‬فرنسية‪ ,‬انقليزية‪,‬ايطالية و اسبانية‬
‫و كذلك الفلسفة و العربية و علم االجتماع ثم تخلت عن تدريس كل من اختصاص الفلسفة و علم‬
‫النفس لتضم اختصاصات جديدة و المتمثلة في التاريخ و الجغرافيا‪.‬‬

‫‪‬تحتوي كلية اآلداب و الفنون و اإلنسانيات علي المصالح التالية‪  : ‬‬

‫‪‬مصلحة الموارد البشرية‬

‫‪‬مصلحة الموارد المالية‬
‫‪‬مصلحة شؤون الطلبة‬
‫‪‬مصلحة المرحلة الثالثة‬
‫‪‬مصلحة سير الدروس و االمتحانات‬
‫‪‬مصلحة اإلعالمية‬
‫‪‬مصلحة النشر و التوثيق و األرشيف‬
‫‪‬المكتبة‬
 ‫مصلحة النشر و التوثيق و األرشيف‪:‬‬
‫إدارة التصرف في الوثائق و األرشيف‬

‫‪ ‬تساهم إدارة التصرف في الوثائق و األرشيف في تسيير و ضبط و تنظيم الوثائق و ذلك من خالل‪:‬‬

‫‪‬إعداد و تطبيق برنامج التصرف في الوثائق و االرشيف‬

‫‪‬جمع الوثائق و األرشيف و العمل علي حفظها و تنظيمها و منع عمليات اإلقصاء العشوائي لها‬

‫‪‬إعداد أدوات العمل من جدول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية و نظام التصنيف و أدوات البحث و‬

‫االسترجاع‬

‫الرصيد األرشيفي‪:‬‬

‫تملك كلية اآلداب و الفنون و اإلنسانيات رصيدا أرشيفيا هاما يتكون من مجموع الوثائق التي أنتجتها أو‬

‫تحصلت عليها مختلف إدارات و مصالح الكلية ‪.‬وقع حفظها في محل حفظ األرشيف االنتقالي‬
 ‫الذي يبعد ‪ 100‬م عن إدارة التصرف في‬

‫الوثائق و األرشيف و مجهز ب‪ 40‬رف حديدي‬

‫مقابل ‪ 1000‬حافظة أرشيف و ال يتناسب مع‬

‫المعاـيير الدولية المنصوص عليها في حفظ‬

‫االرشيف‪.‬‬
6
‫األعمال المنجزة‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪7‬‬

 ‫التحويل و استقبال األرشيف‬
‫خالل هذه المرحلة قمنا ب‪: ‬‬
‫‪‬التنقل إلى مكاتب العـمل و معاينة الحافظات موضوع التحويل و التثبت من توفر المعطيات الضرورية‬
‫(التاريخ األدنى و األقصى‪ -‬تجانس محتوي الحافظات و مدى مطابقتها لجداول التحويل الحافظات)‬

‫‪ ‬ترقيم حافظات األرشيف من ‪ 1‬إلى س لتسهيل عملية التثبت في الوثائق موضوع التحويل و يستأنف‬
‫الترقيم‬
‫التسلسلي عند كل عملية تحويل من ‪ 1‬إلى س حتى يتسنى التمييز بين مختلف عمليات التحويل و تحديد‬
‫طبيعة و حجم الوثائق بالمتر الخطي‬

‫‪‬مساعدة األعوان في تعمير مختلف الخانات الخاصة بالمصلحة المحولة بجداول التحويل‬

‫‪‬مراسلة اإلدارة المعنية و المتمثلة في مصلحة سير الدروس و االمتحانات إلعالمها بالموافقة واالستعداد لنقل‬
‫وثائقها‬

‫‪‬تعمير الجزء الخاص بإـدارة التصرف في الوثاـئقـ و األرشيف والمتمثل في ضبط المصير النهائي للوثائق‬
‫وتحديد أجال إتالفها أو ترحيلها‬

‫‪Juin‬التصرف في الوثائق واألرشيف‬

‫وإدارة‬
‫‪2012‬‬
‫إمضاء الجداول من طرف الجهة المنشئة للوثائق‬
‫‪8‬‬
‫‪‬‬
 ‫‪‬تسجيل الرصيد المحول في دفتر خاص بالتحويالت و ذلك بإسناد عدد رتبي للتحويل وفقا للتسلسل‬
‫التاريخي تم ترتيب جداول التحويل وفق عدد رتبي لكل سنة مع تسجيل عدد التحويل و تاريخه واإلدارة‬
‫المحولة باإلضافة لكمية الوثائق بالمتر الخطي‬
‫مثال‪: ‬‬
‫الجهة المنشئة‬ ‫تاريخ التحويل‬ ‫عدد التحويل‬
‫‪ ‬‬ ‫المالحظات‬ ‫تاريخ اإلتالف‬ ‫مدة الحفظ‬ ‫عدد الحافظات‬
‫‪ ‬‬ ‫أو الترحيل‬
‫‪2024‬‬ ‫‪ 3‬سنوات‬ ‫‪ 16‬حافظة‬ ‫مصلحة سير‬ ‫‪2021/02/18‬‬ ‫‪02/2021‬‬
‫أرشيف‬ ‫الدروس و‬
‫االمتحانات‬

‫‪ ‬إعداد الجذاذات الخاصة بكل حافظة و إلصاـقها على ظهر الحافظة المعدة للترفيف‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪9‬‬

 ‫الفرز‬

‫‪‬في هذا اإلطار قمنا بفرز مجموعة من األرصدة األرشيفية التي وقع حفظها في محل حفظ األرشيف الوسيط‬
‫وتجدر اإلشارة إلى أن األرصدة المحفوظة في محل الحفظ لم تخضع سابقا ألي عملية معالجة أرشيفية‪ .‬و‬
‫تخص مصلحة الموارد البشرية ‪ ,‬مصلحة سير الدروس و االمتحانات و مصلحة الموارد لمالية ‪.‬‬

‫وقد قمنا باإلطالع على محتوى كل حافظة أرشيفية و تحديد الملفات الموجودة بداخلها والتخلص من‬
‫المسودات‬
‫والنسخ المتكررة و الوثائق الثانوية و استخراج األوراق البيضاء و االستمارات الفارغة ‪.‬‬

‫و قد تم فرز ‪ 277‬حافظة أرشيف تابعة لمصلحة الموارد البشرية و ‪ 350‬حافظة أرشيف تابعة لمصلحة سير‬
‫الدروس و االمتحانات ‪.‬‬

‫‪‬طرق الفرز ‪:‬‬

‫تمت عملية الفرز اعتمادا على ‪:‬‬

‫‪ ‬المصلحة المنشئة للوثائق‬

‫‪ ‬الموضوع‬
‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪10‬‬
 ‫حرصنا عند قيامنا بعملية الفرز لمختلف األرصدة‬
‫األرشيفية على تطبيق ما ينص عليه مبدأ احترام‬
‫‪ .‬الرصيد‬

‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪11‬‬

 ‫اإلتالف‬
‫فرز الوثائق المعدة لإلتالف حسب اآلجال و القواعد المحددة‬
‫بجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية و المشتركة‬

‫‪ ‬‬ ‫تعمير جداول اإلتالف بذكر‪ :‬محتوى الوثائق‪ /‬الجهة المنشئة‪/‬‬

‫‪ ‬‬ ‫تاريخ النشأة‪ /‬تاريخ اإلتالف‬

‫إمضاء جدول اإلتالف من طرف الجهة المنشئة ومصلحة األرشيف بعد‬

‫التثبت في مدة حفظ هذه الوثائق ومدى استجابتها لشروط اإلتالف‬

‫تحرير محضر في الغرض بعد الحصول على موافقة األرشيف الوطني‬

‫رفع الحافظات والوثائق من طرف شركة خاصة تقوم برسكلة الوثائق‬

‫مع الحضور الفعلي على عملية اإلتالف‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪12‬‬

 ‫‪ ‬و قد قمنا بإتالف الرصيد األرشيفي التابع لمصلحة الموارد البشرية و‬
‫المتكون من ‪ 275‬حافظة أرشيف من سنة ‪ 2018-2000‬وتنظيم الحافظات‬
‫حسب الموضوع و ترتيبها اعتمادا علي النظام الزمني التسلسلي لتسهيل‬
‫إعداد جداول اإلتالف‪.‬‬

‫‪‬إتالف األرشيف التابع لمصلحة سير الدروس و االمتحانات و في هذا اإلطار‬

‫قمنا بتقسيم الفضاء إلى جزئين‪: ‬‬
‫‪ ‬جزء لحفظ أوراق االمتحانات لسنة ‪ 2020-2019‬و ذلك بحفظها في‬
‫صناديق كرتونية و ترتيبها حسب االختصاص و اعتماد الترتيب الزمني‬
‫التسلسلي‬

‫‪‬جزء قمنا بتخصيصه ألوراق االمتحانات المعدة لإلتالف و المتمثلة في ‪258‬‬

‫حافظة لسنة ‪ 2017-2013‬و حفظها كذلك في صناديق كرتونية و ترتيبها‬
‫حسب االختصاص و اعتماد النظام الزمني التسلسلي‬

‫و قد اعددنا في هذا الغرض دفتر مخصص لتسجيل مختلف‬

‫عمليات اإلتالف‪.‬‬

‫‪ ‬‬ ‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪13‬‬

 ‫الترتيب‬
‫‪‬لتيسير عملية إتاحة الوثائق قمنا بترتيبها كاألتي‪: ‬‬

‫‪‬الترتيب داخل المكاتب‪ :‬تم اللجوء إلى هذه الطريقة لتسهيل عملية الوصول للوثائق قيد العمل‪ ،‬التي تستخدم بشكل‬
‫يـومي وفـوري و نظرا للقيمة اإلدارية العالية لهذه الوثائق‪ .‬و قد تم ترتيب الوثائق كاألتي‪: ‬‬

‫‪‬الترتيب الزمني‪ : ‬قمنا بترتيب الملفات حسب تاريخ اإلنتاج عن طريق جمع كل الوثائق المتعلقة بفترة زمنية معينة‬
‫وفقا لتاريخ صدورها‪.‬‬
‫و قد طبقنا هذا النوع من الترتيب على الوثائق التي تغطي المجاالت المالية كالميزانية‪ ،‬المراسيم‪ ،‬القوانين و غيرها‪.‬‬

‫‪‬الترتيب في إدارة األرشيف‪ :‬تم ترتيب الوثائق بإتباع الطرق التالية‪: ‬‬

‫‪‬ترتيب الوثائق ترتيبا عضويا‪ : ‬ترتيب الوثائق حسب الجهة المنشئة أي مصدر الوثيقة‬

‫‪‬الترتيب الزمني‪ : ‬ترتيب حافظات األرشيف اعتمادا على النظام الزمني التسلسلي من األقدم إلى األحدث‪.‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬ ‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪14‬‬
 ‫الترقيم‬

‫‪ ‬إسناد رموز مركبة من اثنين عددي و الفبائي لمختلف األرصدة‪ .‬و يدل الرمز على المصلحة المنشئة لمختلف األرصدة‬
‫األرشيفية‪.‬‬

‫مثال‪: ‬‬
‫‪ ‬مصلحة الموارد البشرية‪H1 : ‬‬
‫‪ ‬مصلحة الموارد المالية‪F1 : ‬‬
‫‪ ‬مصلحة سير الدروس و االمتحانات‪T1 : ‬‬
‫‪ ‬مصلحة المرحلة الثالثة‪D1 : ‬‬
‫‪ ‬مصلحة النشر‪P1 : ‬‬

‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬ ‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪15‬‬
 ‫الترفيف‬

‫‪ ‬يعتبر الترفيف أخر حلقات السلسلة األرشيفية و في هذا اإلطار قمنا بترفيف حافظات األرشيف على الرفوف المعدة‬
‫للغرض وفق النظام الزمني التسلسلي‬

‫‪ ‬و في نفس اإلطار اعددنا القائمة االسمية لمختلف الحافظات التي تضم جميع الملفات المكونة للحافظة و الوثائق‬
‫المكونة لهذه الملفات و إلصاقها داخل الحافظة و ذلك لضمان سرعة استرجاع الوثائق المطلوبة عند الطلب‬

‫‪ ‬كما عملنا في نفس الغرض على ترقيم كافة الخزائن الحديدية و الرفوف المكونة لها بحيث احتوت حافظة األرشيف‬
‫على المعطيات التالية‪: ‬‬

‫‪-‬نظام التصنيف‬
‫‪-‬التاريخ األدنى و األقصى‬
‫‪ -‬رمز الترقيم‬
‫ملف‬
‫رفرـقم لاــ ‪-‬‬
‫رـقم لاــخزاـنة ‪ .‬رـقم الـ ‪.‬‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪16‬‬

 ‫أدوات البحث و االسترجاع‬

‫‪‬وسائل البحث الداخلية ‪:‬‬

‫‪‬جدول التحويل‪ ‬‬
‫‪‬سجل التحويل‪ : ‬و هو سجل يعرف بمختلف مجموع األرصدة المحولة و المحفوظة في محل حفظ األرشيف االنتقالي‬
‫بتحديد محتواها و حجمها و تموقعها داخل مخزن الحفظ‪.‬‬

‫‪‬وسائل البحث الموجهة للجمهور‪:‬‬

‫‪‬الكشافاتـ‪: ‬قمنا في هذا الغرض بإعداد كشاف الموضوعات‬

‫‪‬الفهارس‪ :‬اعددنا في هذا اإلطار الفهرس الرقمي الذي ترتب فيه البيانات ترتيبا زمنيا و ذكر العناوين و ملخص بسيط عن‬
‫الملف و التاريخ األدنى و األقصى‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪17‬‬

 ‫التقييم‬
‫‪ ‬في إطار تقييم التربص الذي أجريناه بإدارة التصرف في الوثائق واألرشيف بكلية اآلداب و معايشة الواقعـ المهني قمنا‬
‫بتحديد السلبيات و الصعوبات التي تم التعرض لها باإلضافة إلى تقديم مقترحات نأمل أن تأخذ بعين االعتبار‪.‬‬
‫‪‬السلبيات‪:‬‬
‫‪‬صغر المساحة الكلية لإلدارة و غياب فضاء الستقبال األرشيف المحول‬
‫‪ ‬نقص في بعض وسائل العمل مثل األجهزة اإللكترونية( الماسح الضوئي‪ ،‬الحواسيب) و األمتعة (الميداعات والقفازات‪)...‬‬

‫‪ ‬عدم استجابة محل حفظ األرشيف إلى المواصفات العالمية المنصوص عليها‬
‫‪‬قلة االرشفيين المختصين بإدارة التصرف في الوثائق و األرشيف‬

‫‪‬االقتراحات‪:‬‬
‫‪ ‬مزيد من االعتناء بالفضاءات المعدة لحفظ الوثائق فيما يتعلق بالتجهيزات و المعدات لتكون مطابقة للمقاييس‬
‫والمواصفات العالمية و تحسين ظروف الحفظ بالمحالت‬
‫‪‬إرساء نظام للتصرف االلكتروني في المعلومات و الوثائق‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪18‬‬

 ‫المحور الثالث األعمال المنجزة بمكتبة كلية‬
‫اآلداب‬
‫‪ ‬عملية التسجيل و الختم و الطبع‪:‬‬

‫قمنا بتسجيل ‪ 10‬كتب مطبوعة بطريقة برايل و هي نظام كتابة تمكن المكفوفين من القراءة و قد تحصلت عليه المكتبة‬
‫في شكل إهداء من جمعية “‪   “Ibsar‬و ذلك وفق المراحل التالية‪:‬‬

‫‪‬المرحلة األولي‪ : ‬تسجيل البيانات الخاصة بالكتب في دفتر جرد الكتب‬

‫‪‬المرحلة الثانية‪ : ‬تسجيل هذه المعلومات أليا في منظومة "‪ "Excel‬مع إضافة رقم التصنيف و الجرد‬

‫‪‬المرحلة الثالثة‪ :‬إسناد الرقم التسلسلي الخاص بكل كتاب‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪19‬‬

 ‫الفهرسة و الترفيف‬

‫‪‬قمنا بفهرسة جزء من المقتنيات التي لم يقع معالجتها و المتمثلة في ‪ 10‬كتب و ذلك وفق المراحل التالية‪: ‬‬

‫‪‬المرحلة األولي‪: ‬إعداد الوصفة البيبليوغرافية لكل كتاب و إدراجها بالفهرس الورقي‬

‫‪‬المرحلة الثانية‪: ‬إدخال المعلومات البيبليوغرافية للكتاب في منظومة "‪"Excel‬‬

‫‪‬المرحلة الثالثة‪ : ‬إدخال المعلومات البيبليوغرافية للكتاب في الفهرس االلكتروني " ‪"Biruni‬‬

‫‪ ‬ترفيف ‪ 20‬كتاب باالعتماد على الملصق الموجود على ظهر الكتاب و الذي يتكون من أرقام متسلسلة من ‪ 1‬إلى س و‬
‫حروف ترمز إلى موضوع الكتاب‪.‬‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪20‬‬

 ‫تحميل برنامج “‪“Greenstone‬‬

‫‪‬اثناء فترة التربص الحظنا وجود ‪ 10‬أ قراص مضغوطة لرسائل الدكتوراه و الماجستير باللغتين العربية و الفرنسية لم يقع‬
‫معالجـتها أو استعمالها و في هذا الغرض قمنا بتحميل برنامج "‪ "Greenstone‬لحسن استغالل هذه األقراص المضغوطة‬
‫ووضعها على ضمة المستفيدين‪ .‬وهو عبارة عن حزمة برمجيات لبناء و توزيع مجموعات المكتبة الرقمية و يعطي طريقة‬
‫جديدة لتنظيم المعلومات ونشرها على اإلنترنت أو على قرص مدمج‪.‬‬

‫‪ ‬تكوين و مساعدة العاملين بالمكتبة على كيفية استخدام البرنامج‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪21‬‬

 ‫عملية اإلعارة‬
‫‪ ‬مواكبة عملية اإلعارة بمستوييها الداخلي و الخارجي إذ حرصنا علي المشاركة في كامل األعمال التي يقوم بها المكتبي‬
‫من تطبيق السلسلة الوثائقية إلى توفير خدمة اإلعارة إلى المستفيدين‪.‬‬

‫‪‬إجراءات اإلعارة‬
‫‪‬ملئ بطاقة اإلعارة بعد الرجوع إلى مختلف الفهارس الورقية أو االلكترونية‬
‫‪ ‬مد بطاقة اإلعارة إلى المكتبي مصحوبة ببطاقة تعريف أو بطاقة طالب أو شهادة تسجيل‬
‫‪ ‬توفير الكتاب المطلوب للمستفيد و ذلك بالرجوع إلى مكان حفظ الرصيد الوثائقي باالعتماد علي رمز الكتاب‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪22‬‬

 ‫التقييم‬
‫‪ ‬ايجابيات المكتبة‪: ‬‬
‫‪‬االعتماد علي اقتراحات و أراء المستفيدين و األساتذة في عملية االقتناء‬
‫‪‬توفير رصيد وثائقي غني و متنوع‬
‫‪‬توفير أدوات البحث الورقية و االلكترونية للمستفيدين‬

‫‪‬سلبيات المكتبة‪: ‬‬
‫‪‬عدم توفير مساحة كافية لترفيف الكتب والمقتنيات الجديدة‬
‫‪‬االنقطاع المستمر لالنترنات مما يعطل عملية الفهرسة و البحث في منظومة "‪"Biruni‬‬
‫‪ ‬غياب استخدام األجهزة المتطورة في معالجة و صيانة الرصيد الوثائقي‬

‫‪‬االقتراحاتـ‪: ‬‬
‫‪ ‬تطبيق التقنيات الحديثة في مختلف الوظائف و الخدمات التي توفرها المكتبة‬
‫‪‬العمل علي توفير المكتبيين المتخصصين بالمكتبة‬
‫‪ ‬مسايرة التطورات التكنولوجية و العمل علي تجهيز المكتبة بالتقنيات و األجهزة الحديثة‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪23‬‬

‫الخاتمة‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪24‬‬

 ‫‪ ‬لقد تمكنا أثناء فترة التربص من‪:‬‬

‫‪‬استعمال األدوات األرشيفية‬

‫‪‬تطبيق واستعمال األدوات األرشيفية‬
‫‪‬اكتساب مهارات ومعارف مهنية‬
‫‪‬معايشة الواقع المهني‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪25‬‬

‫شكرا لكم على اهتمامكم‬

‫‪Juin 2012‬‬ ‫‪26‬‬