Organization Structure

SAP System có các lớp hệ thống:

• Client system bao gồm 3 lớp
Lớp Client DEV – Development: test trước khi đưa lên hệ thống QIS, cấu hình và phát triển
các báo cáo trên hệ thống này
Lớp Client QIS – cho phép user test trên hệ thống này trước khi đưa lên Prod
Lớp Production
• Operating Concern
Nhận dữ liệu từ tất cả các phân hệ lên để phân tích
• Controlling area
• Financial management area: chứa dữ liệu về ngân sách
• Credit control area (CCA): quản lý toàn bộ phần credit limit của khách hàng
• Company code: là 1 pháp nhân trong 1 doanh nghiệp – tương ứng với 1 pháp nhân
(ledger entity)
GL
• Master data:
• COA – Chart of accounts
• Operation chart of accounts: hạch toán trực tiếp
• Group chart of accounts: phục vụ báo cáo hợp nhất (tài khoản cha)
• Country – specific chart of accounts: chưa sử dụng tới
• Company specific area:
• Hierarchy of GL master data: phân chia các nhóm phân đoạn và vai trò của các phân đoạn này
trong hệ thống. (post tự động hay thủ công, tài khoản reconcile, chi phí, doanh thu…)
• Account group: nhóm tài khoản để gom nhóm tài khoản và hạn chế sai sót khi tạo. nguyên tắc
hạch toán (ví dụ tài khoản doanh thu bắt buộc phải có mã sản phẩm, tài khoản chi phí phải bắt
buộc có mã chi phí)
• Maintain GL: các nghiệp vụ chức năng cho phép xóa, sửa, change, post … các tài khoản. gần như
99% các tài khoản được tạo ra đều không xóa được chỉ disable không cho phép sử dụng nữa.
Key design feature
• 1 chứng từ SAP khi hạch toán từ các phân hệ con hay GL thì các chứng từ sẽ nhìn thấy ở
GL bao gồm
• Header level: ngày ctu, số ctu, ngày ghi số, kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ
• Item level: sợ/có, tài khoản, số tiền, đồng tiền,… gồm 2 loại đồng tiền (đồng tiền giao dịch
• Tất cả các phân hệ nhìn chung thể hiện dưới dạng Account: GL account, vendor Account,…
• Posting key: khóa ghi sổ - đối với loại tài khoản account là GL thì GL sẽ ghi nhận 40 nợ, 50
có.
• AR: Nợ (01,09), Có (11, 19)
• AP: Nợ (21,29), Có (31, 39)
• Asset: Nợ (70), Có (75)
• Material: Nợ (89), Có (99)
• Số âm hệ thống sẽ ghi ấm - ở cuối chứ không ghi ở đầu.
(cont)
• Document type: phân loại các loại chứng từ kho (dãy số theo các
nhóm nghiệp vụ để nhìn vào mã Doc type có thể nắm được nghiệp vụ
đấy là nghiệp vụ gì). Đối với Doc đó được hạch toán vào đâu,
• Posting period, Posting period variant: thực hiện đóng mở kỳ của kỳ
kế toán và đống rồi cò thể mở được và có thể tạo ra nhiều line item
Posting period variant (ví dụ: ngày 31 không cho phép hạch toán vào
331 nhưng KH chưa đóng, thì tạo ra variant cho những loại đặc biệt
mong muốn muốn đóng lại của riêng tài khoản nào đó, đối tượng KH
nào đó…) – Đóng kỳ có MM (kho) và FI.
• Fiscal year
(cont)
• Currencies : định nghĩa được nhiều loại tiền (local currency) có thể cấu
hình nhiều loại tiền khác để lên báo cáo. (local cur 1, functional curr,
group curr, …)
• Trading partner: liên quan tới giao dịch intercompany. (mỗi company là 1
company code – ledger entity), mỗi company code được định nghĩa them
là 1 trading partner với mục đích ghi nhận công nợ nội bộ giữa các
Company code. Lên báo cáo hợp nhất để eliminate doanh thu công nợ
nội bộ với nhau
• Financial statement version (FSV): tạo ra để cấu trúc BS và PL với mục đích
khi lên báo cáo sẽ tự động lên được các báo cáo theo số dư của các tài
khoản theo cấu trúc đã được setup sẵn
GL Transaction
• Khi hạch toán 1 giao dịch của GL account gồm header và item
• Open item: khi cần kiểm soát xem tài khoản này có được clear hay chưa. Ví dụ: tài
khoản 113  open item  khi xem báo cáo của tài khoản này sẽ chỉ cần xem những
giao dịch chưa clear.
• Changing Document: SAP khi ghi nhận giao dịch và master data thì sẽ không cho xóa
mà chỉ có reverse/cancel, thay đổi thông tin khi 1 chứng từ được post vào hệ thống chỉ
thay đổi được số số field trắng. (diễn giải,…) những tài khoản, amount, date… không
thay đổi được. Và ht sẽ lưu thông tin người thay đổi, nội dung thay đổi.
• Reversing document: chỉ có FI thôi, nếu reverse tại MM thì phải dung chức năng của
MM
• Open/Close: có thể đóng/mở tất cả hoặc 1 kỳ trước hoặc sau, có thể mở các kỳ khác
nhau.
• Foreign Currency Revaluation: đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, đánh giá thanh toán.
• Đánh giá tỷ giá cuối kỳ:
• Đánh giá AR, AP, GL
• Balance Carry forward: hạch toán tkhoan 5678  911  421 tuy nhiên
với SAP không kết chuyển số dư mà lúc nào cũng sẽ tồn tại số dư. Với SAP
không closed vì qua năm sau vẫn còn số dư để check báo cáo PL.
• SAP chỉ balance carry fw đối với retaining account là tài khoản 421 
không hạch toán mà chỉ chuyển số dư lên báo cáo BS và PL.
• CB = Closing balance
• CF = balance carried forward
• Cuối năm mới làm 1 lần fw.
Data migration
• Master data chuyern ht cũ sang ht mới
• Số dư kho đầu tháng x golive thì trước đó sẽ kiểm kê và chốt lại số
lượng và giá trị các mã hàng tồn kho
• Chỉ chuyển đổi BS tại thời điểm đóng sổ chứ không chuyển đổi PL
AP
• Invoice – payment
• Tích hợp trực tiếp với MM
• Procure to pay: đánh giá vendor, hợp đồng, tạo pr, từ pr tạo po. Good
Receipt  Good invoice (AP Invoice)  Payment
Business partnet – vendor code
• Chia ra nhiều phần
• General data : thông tin chung: mã số thuế, tên, mã của