Internal training course

Guideline IG010-Submit RFA

Date: Aug 2022
By: Vân-Planning dept.
 Group No Items Review Approv Review Appr Chan
issue al (NEW) oval ged
(NEW (Y/N)
)
Legal doc 4 No need RFA   N/A No Y
Trường hợp người đại diện pháp luật của khách hàng thay đổi CMND, giấy RFA
phép kinh doanh với số CMND cũ của người đại diện pháp luật vẫn được
chấp nhận nếu khách hàng có thể cung cấp một trong các chứng từ sau:
+ Giấy xác nhận của Cơ quan nhà nước về số CMND cũ và mới ; hoặc
+ Có công chứng số CMND mới; hoặc
+ CILC có thể kiểm tra được số CMND mới trên CIC (phải có kết quả đã
từng giao dịch với ngân hàng), Cơ quan thuế, Sở kế hoạch đầu tư, Cơ quan
nhà nước khác hoặc website công cộng; hoặc
+Mã QR trên CCCD gắn chip có thể tra cứu được số CMND cũ.

Legal doc 6     CO CA New

CMND/CCCD hết hạn, MO làm request pending new ID. Khách cần cung author
cấp: giấy hẹn ID mới hoặc Giấy định danh do phường/xã phát hành, hoặc ity
chụp màn hình cổng thông tin điện tử. Mục này chỉ được áp dụng khi khách (origin
đã đăng ký mới CCCD (KHÔNG chấp nhận passport vì ko check được CIC) al)
 Group No Items Review Approval Review (NEW) Approval Chang
issue (NEW) ed
(Y/N)

Contract 8Sign import purchase contract before receiving money for USD financing CSD, CRE GD CSD, CRE CRE manager Lower
currency case (Import case). Not accept RFA for local cases. authori
Ký hợp đồng nhập khẩu trước khi nhận tiền thực hiện hợp đồng thuê bằng ty
USD (Hợp đồng thuê nhập khẩu). Không chấp nhận RFA cho case local.

Contract 13Any requests related to the article 2 (payment) and article 3 (delivery of CSD, LEG Original CSD, LEG CA authority Y
goods and document) of purchase contract. CA (original)
Bất kỳ đề nghị nào liên quan đến việc sửa đổi điều khoản số 2 (điều khoản authority
thanh toán) và điều khoản số 3 (điều khoản về giao nhận) của hợp đồng
mua bán. (loại trừ những điều khoản khác trong guideline này đã có quy
định).
*** No need RFA:
1. Change delivery location from Seller to Lessee;
2. Delete wording "to seller to issue invoice" (để bên bán xuất hóa đơn);
Note: with a production line/system, not allow issue invoice for spare
parts, issue invoice for whole system after the system is fully delivered.
 Group No Items Review Approval Review (NEW) Approval Chang
issue (NEW) ed
(Y/N)

Contract 8Sign import purchase contract before receiving money for USD financing CSD, CRE GD CSD, CRE CRE manager Lower
currency case (Import case). Not accept RFA for local cases. authori
Ký hợp đồng nhập khẩu trước khi nhận tiền thực hiện hợp đồng thuê bằng ty
USD (Hợp đồng thuê nhập khẩu). Không chấp nhận RFA cho case local.

Contract 13Any requests related to the article 2 (payment) and article 3 (delivery of CSD, LEG Original CSD, LEG CA authority Y
goods and document) of purchase contract. CA (original)
Bất kỳ đề nghị nào liên quan đến việc sửa đổi điều khoản số 2 (điều khoản authority
thanh toán) và điều khoản số 3 (điều khoản về giao nhận) của hợp đồng
mua bán. (loại trừ những điều khoản khác trong guideline này đã có quy
định).
*** No need RFA:
1. Change delivery location from Seller to Lessee;
2. Delete wording "to seller to issue invoice" (để bên bán xuất hóa đơn);
Note: with a production line/system, not allow issue invoice for spare
parts, issue invoice for whole system after the system is fully delivered.
 Group No Items Revie Approv Review Appro Chang
issue w al (NEW) val ed
(NEW (Y/N)
)
Pending 23 CSD Original N/A No Y
Trong trường hợp khách hàng đã cung cấp bản chính BOM, LA điều chỉnh, PC điều chỉnh, CA RFA
thư bảo lãnh và hóa đơn đỏ: hoãn nộp trong 3 ngày làm việc kể từ ngày CSO leader hoặc authority
CSO manager quyết định chấp thuận cho phép hoãn nộp

*CSD authority refers the minor mistake list to have her own judgement. Then, CSO will
input it in the system.

*If CSD authority consider it's not minor mistake, CSO will prepare RFA, reviewed by
CSD authority and final approved by CA authority. MO can prepare this RFA if CSD is
busy and MO is available to prepare it.

Pending 24Documents at item 2 without minor mistake.     CSD CA

RFA: authori
*Preparer: CSO to save time (C/C MO + MKT leader) ty
MO can prepare this RFA if CSD is busy and MO is available to prepare it. New
Pending 27Pending insurance policy (for Insurance informed by lessee). Receive scanned file first.   Not yet   No New
Input pending/or auto pending in system. mentione need
Xin hoãn nộp hợp đồng bảo hiểm d RFA
Pending 28Xin miễn nộp hồ sơ đã hoãn nộp trước đó. CSD, Legal CSD, CA Y
LEG AGD or LEG authori
GD ty
Group No Items Review Approval Review Appro Change
issue (NEW) val d
(NEW) (Y/N)
Insurance 32Buy insurance for 1 year (asset value ≤ 1,000,000,000 for vehicle case) No RFA   N/A No delete
Mua bảo hiểm 1 năm (giá trị tài sản ≤ 1,000,000,000 áp dụng cho xe). RFA

Insurance 34Insurance for machine is bought with 110% of financing amount (MKT leader send email). No   N/A No delete
Mua bảo hiểm cho tài sản thuê là máy móc bằng 110% tổng số tiền tài trợ (MKT leader gửi need RFA
email thông báo). RFA

Insurance 35Offset all insurance compensation amount without refunding (if getting confirmation letter No   N/A No Y
from Lessee and confirmation email from Isurance Dept) need RFA
Cấn trừ hết toàn bộ tiền bồi thường bảo hiểm mà không hoàn trả bất kỳ khoản nào cho khách RFA
hàng (áp dụng cho trường hợp nhận được thư xác nhận của khách hàng về việc cấn trừ và
email xác nhận từ Phòng bảo hiểm)

Insurance 37Offset the insurance premium surplus amount into leasing monthly rental and all insurance No     No New
payable amount of Lessee if getting confirmation letter from Lessee and confirmation email need RFA
from Insurance Dept. The posting money date is the Insurance Dept's email date with the RFA
offical letter of the customer.
Cấn trừ phí bảo hiểm còn dư vào tiền thuê hàng tháng (áp dụng cho trường hợp nhận được
thư xác nhận của khách hàng về việc cấn trừ và email xác nhận từ Phòng bảo hiểm). Ngày post
tiền là ngày Insurance email cùng với ngày nhận thư xác nhận của khách hàng.
Group issue No Items Review Approval Review App Change
(NEW) rov d
al (Y/N)
(NE
W)
Disburse 43Giải ngân 3 lần: No   N/A No Y
- Giải ngân lần đầu (nếu có): ko vượt quá tổng số tiền trả trước và ký quỹ của khách hàng need RFA
- Giải ngân lần 2: nếu tài sản đã được lắp đặt hoàn chỉnh tại nhà máy của khách hàng, hồ sơ yêu RFA
cầu cho việc giải ngân bao gồm hóa đơn đỏ, biên bản bàn giao tài sản và hình ảnh tài sản đã được
lắp đặt.
- Giải ngân lần 3:
+ CILC sẽ giải ngân sau khi nhận được biên bản nghiệm thu; hoặc
+ Tự thanh toán bởi khách hàng: nếu khách hàng không cung cấp biên bản nghiệm thu trong
vòng 120 ngày kể từ ngày ký hợp đồng mua bán.

Disburse 44Giải ngân 3 lần:         Y

- Giải ngân lần đầu (nếu có): ko vượt quá tổng số tiền trả trước và ký quỹ của khách hàng
- Giải ngân lần 2: nếu tài sản chưa được lắp đặt hoàn chỉnh/chưa chạy tại nhà máy của khách
hàng, hồ sơ yêu cầu cho việc giải ngân bao gồm hóa đơn đỏ và khách hàng phải có thêm một
khoản đảm bảo (bằng tiền hoặc tài sản) trong suốt thời gian phát sinh việc trả trước của CILC
theo quy định tại điểm 20a hoặc 20b dưới đây
- Giải ngân lần 3: sau khi nhận được biên bản bàn giao và nghiệm thu hoặc biên bản nghiệm thu.
Group issue No Items Revie Approv Review Appr Changed
w al (NEW) oval (Y/N)
(NE
W)
Comme 48 No   N/A No Y
nce Thay đổi ngày thanh toán trước khi có bất kỳ ngày thanh toán nào (khách hàng chưa trả tiền thuê kỳ nào): (MO nee RF
informs to CSD, COL and ACC via email): d A
RF
+ Ngày thanh toán mới phải có cùng tháng hoặc tháng kế tiếp của ngày bắt đầu thuê; và A
+ Đề nghị đổi ngày thanh toán phải được gửi đến phòng thu hồi nợ và phòng dịch vụ khách hàng (qua email) (inf
trước ngày thanh toán MỚI ít nhất 10 ngày cho hợp đồng thường và 18 ngày cho hợp đồng của FXV. orm
via
ema
il)
Comme 49Thay đổi ngày thanh toán sau khi đã có ngày thanh toán (khách hàng đã trả một vài tháng tiền thuê): CO COL N/A No Y
nce + Email xác nhận của khách phải gửi đến phòng dịch vụ khách hàng trước ngày thanh toán hiện tại ít nhất 10 L leade RF
ngày cho hợp đồng thường và 18 ngày cho hợp đồng của FXV; và r/ A
+ Ngày thanh toán mới phải trước ngày thanh toán hiện tại. COL
(VD: - Được phép thay đổi ngày thanh toán từ 20/10 thành 15/10 actin
- Không được phép thay đổi ngày thanh toán từ 20/10 thành 25/10, trừ khi khách hàng đồng ý (bằng văn bản) và g
thanh toán 2 tháng tiền thuê (20/10 và 20/11) trong cùng tháng 10, ngày thanh toán mới sẽ được đổi sang ngày leade
25 kể từ tháng 11 trở đi). r
VD:
+ ngày giải ngân: 28/03/2022
+ khách hàng muốn chọn due ngày 1, tuy nhiên due ngày 01/4 đã bị khóa mà chọn due 01/5 luôn thì không được
=> khách/ MO thông báo due thanh toán là 20/4, 1/5,1/6,…
+ CSO thực hiện: chạy commence due 20/4, ACC confirm commence như bình thường. Sau đó thông báo cho chị
Chi/ Miên COL issue payment notice due 20/4 để khóa due này lại. Sau đó thực hiện chay đổi due 01/05, 01/06,
….
**Như vậy trên PS lúc đó sẽ là due 20/4, 01/05, 01/6, … và khách sẽ thanh toán theo lịch trình như vậy. Collect
email confirm từ KH về việc họ có thể thanh toán 2 due gần nhau 1 lúc như ở VD là due ngày 20/4 và 1/5.
VRC 54Miễn nộp giấy đăng ký cho tài sản thuê và tài sản thế chấp là xe máy chuyên dùng có giấy chứng nhận chất lượng thể CR Original
CA
No   Y
hiện tài sản này hoạt động trong phạm vị hẹp và không được phép lưu thông trên đường. E (highest RF
Nếu tài sản này được cấp giấy hồng ghi rõ dùng cho đăng ký xe thì không được phép waive VRC. : MKT A
AGD)

VRC 55Miễn VRC cho các loại TCM khác (VD: TCM hoạt động trong nhà máy hoặc cảng). Bên Thuê cần cung cấp đủ bộ hồ sơ     CS GD Ne
đăng ký xe dù được miễn đăng ký. D, w
CR
E
VRC 56Miễn nộp giấy đăng ký cho xe nâng nếu khách hàng cung cấp được tất cả các hồ sơ dưới đây: No   N/ No Y
CHƯA ĐĂNG KÝ VRC: ne A RFA
a) Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng có thể hiện số khung và/hoặc số máy (bản gốc); và ed
b) Giấy xác nhận từ khách hàng về việc chịu hoàn toàn trách nhiệm liên quan đến việc xin miễn nộp giấy đăng ký này RF
kèm với bản cà/hoặc bản chụp số khung và/hoặc số máy có ký và đóng dấu bởi khách hàng. A
ĐÃ ĐĂNG KÝ VRC: Phải sang tên VRC cho CILC.

Quality document: need to collect the inspection certificate (Giấy hồng) issued by the Gov inspection dept; or issued by
other Government dept (For example: Cục khoa học công nghệ,..). Accept the e-quality certificate in case it mentions
that the lift is operated in the narrow area and not allowed for VRC registration.

In case documents are not officially issued by Government (Giấy xanh, giấy trắng): *RFA preparer: CSO to save time
(C/C MO + MKT leader)
If CSO is busy, can prepare by MO (no need MKT leader).
*This pending RFA is allowed to be prepared after disbursement and no later than commencement date.
*If CSD think it's not minor issue, CSD suggest RFA approved by CA authority.
Chấp nhận bản điện tử nếu trên Giấy hồng có nói đến xe hoạt động trong phạm vi hẹp không đi đăng ký.
VRC 63Lessee asks more VRC copy (No delinquent) (MO email MKT leader + CSO + CSO leader; MKT leader confirm cho CSD.     N/ No Ne
A RFA w
Group No Items Review Approval Review Appro Change
issue (NEW) val d
(NEW) (Y/N)
Refund 64Refund the amount in RFP/Debit note to Lessee in case Lessee cancel lease FIN, CSD FIN, CSD Y
/offset agreement or Lessee overpaid the RFP or Debit Note if the surplus amount ≤ 5 Mil CSD manage CSD mana
VNĐ. RFA needs to attach the collection inform email from FIN/or system; and all r ger
remittance fee shall be borne by Lessee.
Trả lại tiền chuyển dư cho khách hàng trong trường hợp khách hàng hủy hợp đồng
thuê hoặc khách hàng trả dư so với số tiền trên Yêu cầu thanh toán hoặc Giấy báo
thanh lý với số tiền chuyển dư ≤ 5 triệu VNĐ.
Wai 70 No   N/ANo Y
ve / Trường hợp khách hàng trả thiếu phí chuyển tiền due to partial disbursement:: nee RFA
red - Số tiền thiếu < 50,000đ: miễn, không cần thu thêm d
uce - Số tiền thiếu từ 50,000đ đến 1,100,000đ: sẽ được thu vào kỳ thuê đầu tiên RFA
- Số tiền thiếu >1,100,000: khách hàng phải thanh toán trước lần giải ngân cuối cùng
Wai 73Waive 50% of total receivable interest amount (including interest, adjusted interest, overdue, penalty) CS MKT CO MKT Y
ve / but not exceed 50 millions VND for pre-termination by CILC cases D, seni L senio
red Giảm 50% tổng số tiền lãi phải thu của trường hợp thanh lý trước hạn bởi CILC (bao gồm tiền lãi, lãi CO or (ha r
uce điều chỉnh, lãi quá hạn, lãi phạt chậm thanh toán) nhưng tổng số tiền giảm không vượt quá 50 tri ệu L Man rd) mana
VND. ager ger/
/ MKT
MKT AGD
AGD
Wai 74Waive over 50% of total receivable interest amount (including interest, adjusted interest, overdue, CS Origi CO CA Y
ve / penalty) or more than 50 millions VND for pre-termination by CILC cases D, nal L (origi
red Giảm hơn 50% tổng số tiền lãi phải thu của trường hợp thanh lý trước hạn bởi CILC (bao gồm tiền lãi, CO Auth nal)
uce lãi điều chỉnh, lãi quá hạn, lãi phạt chậm thanh toán) hoặc tổng số tiền giảm vượt quá 50 triệu VND. L ority

Wai 75Miễn/giảm số tiền phát sinh trong trường hợp khách hàng thanh toán toàn bộ số tiền trên thông báo N/A CSD N/ANo Y
ve / thanh lý hợp đồng trễ nhưng không quá 7 ngày kể từ ngày yêu cầu thanh toán. RFA
red Nếu khách hàng không thanh toán toàn bộ số tiền thanh lý trong vòng 7 ngày kể từ ngày yêu cầu thanh
uce toán, thông báo thanh lý phải được phát hành lại.
Terminate 76(SNLB) Cancel LA (applied for M/C + vehicle/TCM case has not yet       No RFA New
registered VRC). Waive the cancel LA fee (3tr đ).

Cancel LA (M/C + vehicle/TCM has not yet registered VRC) and no

request for waiving penalty fee

Terminate 77(Other cases) Cancel LA + Waive the fee of cancel LA (3tr đ); and ask for       CA authority New
refund the amount in RFP ≤ 5 Mil VNĐ. All remittance fee is born by (original)
Lessee. RFA needs to attach the collection inform email from FIN/or
system; and all remittance fee shall be borne by Lessee.

Terminate 78Pre-terminate to clear all outstanding by lessee N/A CSD N/A No RFA Y
Thanh lý trước hạn toàn bộ số dư bởi khách hàng

Terminate 79Pre-terminate to clear partial outstanding by lessee while all lease N/A CSD N/A No RFA Y
agreements are overdue within 10 days at pre-termination date
Thanh lý trước hạn một phần số dư bởi khách hàng và tất cả hợp đồng
thuê không bị quá hạn trên 10 ngày tại ngày thanh lý.

Terminate 82Reduce pre-termination penalty ratio which is mentioned in item No.81 CSD Latest CA N/A CA authority Y
Giảm tỷ lệ phạt thanh lý trước hạn mà được đề cập tại khoản 81 authority (Latest)
Other 86In case of any rejection from related dept (CRE, CSD,…) for following kinds     Ginh/or H. GD New
of documents/procedures, pls kindly send to Ms. Ginh-accounting or Vân
H.Vân-planning before sending to GD:
***Invoices or other documents/procedures related accounting: send to
Ms. Ginh

***Other documents/procedures related to CSD (not related to credit or

asset/goods checking): send to H.Vân.
In system, you are free from add column “related dept” to add new
authority when it has not yet come to highest authority.

Other 87Any articles in RFA related to credit risk and any other articles not     CRE GD New
mentioned in IG010 but it is much related to credit risks, all RFAs need to
submit for CA authority’s review before sending to GD.

*Item 23, 24, 56: prepared by CSO.

- Leader, manager: including acting Leader, acting manager

THANK YOU!