ОРГАНИЗАЦИЈА СКУПА У ХОТЕЛУ

ВРСТЕ СКУПОВА - БАНКЕТ

Банкет
је најпримењенија али и такође
и најелегантнија форма
дешавања. Када се наручи
банкет тачно се одреди ток,
мени и пиће, декорације,
облици столова. Банкети се пре
свега везују за венчања,
крштења, славља фирме и
градских пријема.
 ВРСТЕ СКУПОВА - БИФЕ
Бифе
(фр. буффет, итал. буффетто) у буквалном
преводу то је тезга у крчми, сто по
железничким станицама, у биоскопима или
на забавама на којем стоје разна јела и
пића. Зависно од врсте догађаја
разликујемо отворени и затворени бифе. О
отвореном бифеу се говори када објекат
свим гостима у различито доба дана нуди
простор за јело и пиће-бифе и при том се
обрачун услуге врши по госту. Затворени
бифе се организује по жељама наручиоца и
по броју гостију (најчешће у једној одвојеној
просторији) и наручилац добија рачун.
 ВРСТЕ СКУПОВА - СЕМИНАРИ

Семинари
обично подразумевају низ
предавања током већег дела
дана, па су занимљивост и
динамика тих предавања од
највеће важности за успешност
догађаја. Учесницима мора бити
приређен програм који ће им
држати пажњу и логично
надовезивати целине једну на
другу. Разликују се једнодневни
и вишедневни семинари.
 ВРСТЕ СКУПОВА - БАЛОВИ

Балови
У буквалном преводу то је
забава са игранком. Ово
дешавање може да се одигра у
самом објекту или изван
хотела. Када се организује
унутар објекта, онда се то мора
учинити у највећој просторији,
са високим плафоном, свечаног
изгледа. Балови често имају
хуманитарни карактер.
 ВРСТЕ СКУПОВА - ПРИЈЕМИ
Пријем или коктел журка
У буквалном преводу значи дочек, прихватање
или добродошлицу. Овај начин догађаја долази
из Америке и максимално је ограничен на 2
сата. Пријеми су на пример погодни за
затварање конференција, или као оквир за
презентацију производа. Гости пријема нису
везани за време, они могу по прохтеву да оду и
да дођу.
Пријеми се најчешће организују као „стојећи
пријеми“ што значи да је простор опемљен
столовима и малим бројем места за седење
поред зидова. У оквиру коктел журке може бити
понудјен мали коктел бифе. Често сервирају
мале залогајчиће и пиће.
 ВРСТЕ СКУПОВА - EVENTS

Events
То је увезена реч из енглеског
језика и означава неки догађај
или нешто што ће се десити
изненада. То су тренди
дешавања. Она се организују
најчешће као део маркетиншких
активности у циљу промовисања
неког посла или производа.
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ
ДЕШАВАЊА У ХОТЕЛУ

Да би се скупови могли остварити неоходно је да

хотели обезбеде за то одговарајуће услове:
1. Просторије
2. Инвентар
3. Мапе за информисање
4. Мапе за конференције
5. Листе провере
6. Документацију
7. Додатну техничку опрему
8. Декорацију
9. Интерне и екстерне услуге
НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ
ДЕШАВАЊА У ХОТЕЛУ - ПРОСТОРИЈЕ

Просторије
Само онда када су хотелу на
располагању одговарајуће
просторије могуће је дати понуду за
догађаје. Просторије морају
одговарати траженом поводу.
Зависно од врсте догађаја и захтева
наручиоца догађаја изабраће се и
опремити одговарајући простор у
хотелу.
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ
ДЕШАВАЊА У ХОТЕЛУ - ИНВЕНТАР

Инвентар
То је списак ствари које се налазе у
једном хотелу. Код организације
догађаја посебно треба обратити пажу
на: посуђе, чаше, вазне, столњаке,
прибор за јело, транспортне кутије
итд. У сваком случају и инвентар који
се налази у просторији уприличеној за
неки догађај мора да одговара врсти
догађаја и захтевима наручиоца
догађаја.
НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ ДЕШАВАЊА У
ХОТЕЛУ – МАПЕ ЗА ИНФОРМИСАЊЕ

Мапа за информисање представља неки

вид проспекта хотела који ће показати
капацитете хотела за организацију
разноврсних дешавања.Мапа за
информисање садржи следеће податке:
– информације о уопштеним услугама и
понудама хотела и о месту, положају и
инфраструктури околине
– планови о индивидуалној подели
просторија, избор величине и положаја
столова и столица
– набрајање техничке опреме
– понуде менија и пића
– понуде за паузе за кафу
– понуде бифеа и сл.
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ
ДЕШАВАЊА У ХОТЕЛУ – МАПЕ ЗА КОНФЕРЕНЦИЈЕ

Мапа за конференцију
Излаже се додатно уз мапу за информације и
садржи податке који се односе на
организацију пословних догађаја. Она
информише о могућностима одржавања
седница, семинара, конференција или
конгреса у хотелу. Ту се до детаља описују
понуде и представљају такозвани пакети за
конференције, понуде за инсетиве
(подстицање), просторије и избор менија и
пића, обликовање семинарских пауза,
техничка опрема итд.
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ
ДЕШАВАЊА У ХОТЕЛУ – ЛИСТЕ ПРОВЕРЕ

Листа провере
То је формулар у коме је до детаља
описано дешавање. Он служи као интерни
подсетник свим одељењима и службама у
хотелу које су ангажоване на једном
догађају. Листа провере настаје као
резултат разговора између наручиоца
догаћаја и хотела. На рецепцији је важно
да се знају све резервације у хотелу да не
би дошло до дуплирања.
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ
ДЕШАВАЊА У ХОТЕЛУ – ДОКУМЕНТАЦИЈА

Документација
Овде се ради о штампаном материјалу
који прати неки скуп. Дакле све оно што
се на неком скупу презентује даје се
учесницима тог скупа у штампаном
облику. Најчешће је то фасцикла која
прати конкретни догађај. Уобичајено је да
се након догаћаја са штампаним
материјалом достави и презентација
догађаја у електронском облику.
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ ДЕШАВАЊА У
ХОТЕЛУ – ДОДАТНА ТЕХНИЧКА ОПРЕМА
Техника/аудио визуелна средства
Данас се не може замислити организовање догађаја без
савремених техничких односно аудио визуелних средстава. У
том смислу у зависности од врсте догађаја који се организује
треба дати одговоре на следећа питања:
− Да ли постојећа инфраструктура одговара захтевима
наручиоца?
− Да ли на одговарајућим местима има довољно електричних
прикључака и да ли је обезбеђена довољна снага (ампери)?
− Да ли просторија може да се замрачи?
− Да ли може да се регулише осветљење ?
− Да ли са свих места може добро да се види подносилац
реферата и пројекционо платно?
− Да ли у просторији могу да се инсталирају додатни технички
апарати?
− Каква су места пресека?
− Да ли могу да се прикључе телефони и факс?
− Да ли постоји (wи-фи) интернет?
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ ДЕШАВАЊА У
ХОТЕЛУ – ДОДАТНА ТЕХНИЧКА ОПРЕМА

Технички уређаји
Уобичајени технички уређаји који се
по избору, или комбиновани користе
на скуповима, су следећи:
– Пулт за говорника
– Пројектор
– Видеорекордер
– Видеобим (пројекционо платно)
– Компјутер
– Појачала
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ ДЕШАВАЊА У
ХОТЕЛУ – ДЕКОРАЦИЈА

Декорација
Означава улепшавање неког предмета
односно простора. У најважније елементе
декорације спадају:
– Цветни аранжмани (боље да буду
мањи, али у већем броју и ако је могуће
да буду осветљени!)
– Зеленило (може да се изнајми)
– Заставе (не претерано); ефектно је да
на улазу стоји једна застава на постољу
– Знак фирме
– Заставице за сто
– Декорација за сто и јеловници
 НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ ДЕШАВАЊА У
ХОТЕЛУ – ИНТЕРНЕ И ЕКСТЕРНЕ УСЛУГЕ

Обезбеђење/чувари
Прописи сигурности су важан инструмент о
којем мора да се разговара са домаћином
(хотелом). Сигурност мора да задовољи
следеће критеријуме:
– Паника
– Избијање пожара
– Сметње које изазивају они који стварају
буку
– Крађа
На већим приредбама мора се посветити
пажња и проблемима саобраћаја и
паркирања.
НЕОПХОДНИ УСЛОВИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЈУ ДЕШАВАЊА У
ХОТЕЛУ – ИНТЕРНЕ И ЕКСТЕРНЕ УСЛУГЕ

Санитет
Да би се обезбедило неопходно медицинско
збрињавање на свакој великој приредби треба
да постоји санитетска амбуланта или служба.
Фотограф
Уколико Вам буџет дозвољава за приредбе
ангажујте професионалног фотографа.
Фотографије су омиљене као успомене на
приредбу, а могу послужити и касније као
промотивно средство.
Фирме са стране
Под овим се подразумевају фирме које уместо
хотела могу да преузму мање или веће делове
области организовања на некој приредби. То
могу бити фирме које се баве техничком
опремом, декорацијом, обезбеђењем и сл.
 ИЗРАЂИВАЊЕ ПОЗИВНИЦЕ ЗА СКУП

Листа званица и позивнице

Листа званица и текст позивнице треба да
буду припремљени четири недеље пре
датума пријема, а позивнице се шаљу
најкасније две-три недеље раније. Позивнице
се шаљу сваком лично и по правили нису
преносиве, тако да није дозвољено на
службени ручак или вечеру послати замену,
осим ако замена учесника није договорена и
потврђена од стране организатора. Особа
којој је упућена позивница треба одмах на њу
одговорити.
 ИЗРАЂИВАЊЕ ПОЗИВНИЦЕ ЗА СКУП

Елементи позивница:
- Уводни део-ко позива, разлог, коме се
упућује
- Главни део-место, време
- Завршни део-савети у вези са одећом коју
је потребно обући (практикује се израз
"дресс цоде" или "дресс").
Ако је на позивници назначено да је
потребно одговорити на позив, одговор мора
бити послат. Такав се захтев обично пише
скраћено Р.С.В.П.
Важно је да штампану позивницу домаћин не
потписује.
 ПРИЈЕМ И РЕГИСТРАЦИЈА УЧЕСНИКА
СКУПА

Пријем и регистрација учесника

конференције/скупа
За пријем и регистрацију учесника задужена
је рецепција конференције/скупа или њено
одговарајуће одељење. Приликом пријема
врши се:
− провера пријаве учесника,
− подела материјала за рад
конференције/скупа,
− пружање помоћи учесницима у вези са
смештајем и осталим потребама,
− пружање информација учесницима о
елементима из програма и распореда рада.
 ПРИМЕР РЕГИСТРАЦИОНОГ ФОРМУЛАРА

Име и презиме* Тематска област:

Установа / Организација* На скупу присуствујем у својству*
Адреса* Аутор рада
Улица Коаутор
Град Слушалац
Поштански број Гост
Држава Пријављујем учеснике
Телефон* Наведите имена учесника,
Фаx* уколико долази још неко из Ваше
Емаил* организације
Присуство Име и презиме:
Присуствујем и излажем рад Име и презиме:
Присуствујем, не излажем рад Очекивани датум доласка на
Шаљем рад, не присуствујем скуп*
Немам рад, не присуствујем Дате Формат: ДД дот ММ дот
Приложите Ваш рад: YYYY
 ПЛАН РЕЖИЈЕ - СЦЕНАРИО

План режије или сценарио јесте хронолошки

запис свих активности и одговорности једног
догађаја. У њему је испланирано тачно време
за сваку сценариом обухваћену активност. Ради
се непосредно пре самог догађаја. Између
појединих делова програма који који чине један
догађај потребно је предвидети довољно
резервног времена за припрему бине или
учесника односно за прелазак гостију из једног
у други простор ако је тако планом предвиђено
или неке друге активности које се временски
могу орјентационо а не крајње прецизно
одредити.
 ПЛАН РЕЖИЈЕ - СЦЕНАРИО

На основу документације која се добија од

организатора скупа, а у којој је утврђена: садржина
скупа, његов ток, распореди времена, број
очекиваних учесника скупа и сва друга питања која је
организатор имао у виду приликом доношења одлуке
да приступи организацији манифестације, саставља
се програм активности за одржавање скупа. Програм
активности се односи на:
1. Просторе-дворане и њихову опрему
2. Интелектурални сервис скупа
3. Технички сервис скупа
4. Угоститељски сервис скупа
5. Смештајни капацитет
6. Превоз учесника скупа
7. Слободно временске активности учесника скупа
8. Програм за пратиоце учесника скупа
 ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (простори-
дворане и њихова опрема)

Скупови се, наиме, одвијају, како у

пленарним заседањима, где су присутни сви
учесници скупа, тако и комисијама и групама
(комитетима), где присуствују делегати према
интересима или према организационој
структури скупа. То значи да организатор
мора да води рачуна о распореду дворана
према времену одржавања скупова и о
капацитетима дворана. За одржавање скупа
неопходна је и техничка опрема. Некад су
потребни стандардни уређаји, као што су
разгласни уређаји, некада су опет потребна
бројнија техничка помагала, као што су:
уредјаји за превођење и праћење
преводјених излагања, графоскопи,
пројектори, видео бимови, итд.
ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (интелектуални
сервис скупа)

Интелектуални сервис скупа

подразумева интелектуалне услуге које
се стављају на располагање
организатору скупа а у циљу успешне
реализације скупа. Ако се ради о
вишенационалном скупу треба
обезбедити преводиоце затим стручна
лица која су задужена за: белешке,
саоштења, информације, закључке,
декларације и друге документе који
представљају пратећи материјал скупа
 ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (технички
сервис скупа)

Технички сервис скупу чини административни

и техничко-административни сервис, који
обезбеђује сервисер скупа организатору скупа.
Он организује биро скупа (конгресни биро или
биро симпозијума) у коме се обављају сви
административни послови. Из њега ће бити
емитоване публикација скупа и регистрациони
формулари за учеснике, обављаће се све
регистрације учесника за скуп и остали
резервациони послови. Митинг биро обезбедјује
неопходну технику за ток скупа и то од службе
умножавања материја, преко дистрибуције
материјала до свих врста комуникацијских услуга.
Медија центар (штампа, радио и ТВ) који прати
скуп.
 ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (угоститељски
сервис скупа)

Угоститељски сервис скупа.

Сервисер скупа из програма скупа сагледава
потребе да се скупу сервисирају
одговарајуће угоститељске услуге, као што
су снабдевање стола председавајућих и
говорника водом или освежавајућим пићима,
сервирање освежавајућих пића и кафа у току
трајања скупа или на паузама (коффе
бреак). Сачињава се детаљан временски
распоред услуживања, асотриман пића и
евентуално јела (снацк), уговара цене и
свакодневно врши са угоститељем обрачун
трошкова сервиса.
 ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (смештајни
капацитет)

Планирање и уговарање смештајног

капацитета за учеснике скупа се врши на
бази документације организатора скупа. У
неким случајевима, код мањих и средњих
скупова, у зависности од капацитета хотела,
сви учесници скупа биће смештени у истом
хотелу. Медјутим, чешћи је случај да се
учесници скупа распоредјују у више хотела и
то различитих категорија, ради обезбедјења
еластичности понуде у погледу цена. Наравно,
хотели се ретко закупљују по бројевима соба у
фиксни закуп, већ се уговара алотман, са
роковима за отказ.
 ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (превоз учесника
скупа)

Превоз учесника скупа

Подразумева програм саобраћајних
услуга које ће користити учесници
скупа. Разликујем трансфер сервис и
шатл сервис. Трансфер сервис
обухвата услуге транспорта учесника
скупа од места њиховог окупљања до
хотела и од хотела до места окупљања.
Шатл сервис је превоз учесника скупа
од хотела до места одржавања скупа.
ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (Слободновременске
активности учесника скупа)

Сваки скуп се редовно састоји из два

дела: официјалног и неформалног.
Неформални део активности назива
се друштвеним програмом – Социал
програм. Овај део активности се
одвија у слободно време у односу на
радни део скупа и зато га зовемо
“слободно временске
активности”.Слободно време скупа
има две своје функције, које
организатор скупа мора стриктно у
својим активностима третирати. То су
протоколарне и туристичке.
ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (Слободновременске
активности учесника скупа)

Сваки скуп у оквиру протоколарних

активности има најмање два догађаја. Они су
у пракси ушли као обавезни део сваког скупа,
а то су:
• Коктел добродошлице или у свету
устаљени израз “Гет то Гетхер”, који би
гласио у преводу на наш језик “скупимо се –
забавимо се”.
• Завршна вечера скупа или како је то у
међународној терминологији устаљено
“фареwелл диннер” – “вечера срећног пута”.
Функција завршне вечере скупа је да пружи
прилику за растанак учесника, да се још
једном сретну и резимирају утиске, обнове
договоре и учврсте успостављене контакте.
ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (Слободновременске
активности учесника скупа)

Туристичке активности. Слободно

временске активности на скупу зависе
од броја дана колико скуп траје.
Уколико скупови трају до три дана,
слободно временске активности се
спроводе у каснијим поподневним
или вечерњим часовима. Када
скупови трају више од четири дана,
уобичајено је да се у програм уврсти
један слободан дан који се посвећује
тури. Тура може бити целодневно
разгледање – сигхтсееинг тоурс, увек
са укљученим заједничким ручком
или класичан излет са укљученим
ручком у ресторану или пикником
(ручак у природи–барбецуе).
ПЛАН РЕЖИЈЕ – СЦЕНАРИО (Програм за пратиоце
скупа)

У свету је постала пракса да учесници скупова

на догађаје не долазе сами већ, најчешће,
посебно на конгресе и симпозијуме који трају
више дана, доводе своје супружнике или
блиске особе. Програм за пратиоце се
најчешће назива Ладиес Програм или
Аццомпанyнг Персонс Програм. Обзиром да
ће учесници скупа већи део дана бити
ангажовани на скупу, пратећим особама
организатор скупа нуди посебан атрактиван
посетилачки програм. Тај програм укључује
разгледања, посете културно-историјским
споменицима, различитим институцијама,
посете приредбама и представама, шопинг-
центрима, модним ревијама, изложбама итд.
 САРАДЊА СА СВИМ ХОТЕЛСКИМ СЛУЖБАМА
ПОВОДОМ ОРГАНИЗАЦИЈЕ СКУПА

Да би један догађај успео неопходан

је тимски рад и добра комуникација
између организатора скупа и хотела
у коме се догађај реализује. Зависно
од врсте, капацитета, величине,
локације разликују се и
организационе структуре хотела.
Ипак, као најопштије службе у
хотелима јављају се: рецепцијска
служба, служба на спратовима,
комерцијална служба, техничка
служба, служба исхране,
финансијско-рачуноводствена
служба, и у последње време –
маркетинг служба хотела.
 ПОЗДРАВ
ПРОФЕСОРКА БРАНКА БАЉАК
И
ПРОФЕСОР РАДОСЛАВ ЗУБАЦ