‫الفصل السابع‬

‫إدارة المواد‬
‫(وظيفتي الشراء والتخزين)‬
‫‪1‬‬
 ‫سندر"س في هذا الفصل ما يلي‪:‬‬
‫تعريف وظيفة الشراء‬
‫أهمية وظيفة الشراء‬
‫أهداف الشراء‬
‫التخطيط في مجال الشراء‬
‫تنظيم إدارة الشراء‬
‫المركزية والالمركزية في الشراء‬
‫الر"قابة في مجال الشراء‬
‫تقييم األداء في إدارة المشتريات‬

‫‪2‬‬
 ‫سندر"س في هذا الفصل ما يلي‪:‬‬
‫مفهوم التخز"ين‬
‫اختصاصات الوظيفة التخزينية‬
‫أهمية وظيفة التخزين‬
‫تخطيط التخز"ين‬
‫تنظيم الوظيفة التخزينية‬
‫المركز"ية و الالمركز"ية في التخز"ين‬
‫الرقابة على وظيفة التخز"ين‬

‫‪3‬‬
 ‫مقدمة‬
‫نظرا للتطور اإلنساني والعلمي فإن المفاهيم اإلدارية تطورت أيضا من‬
‫وصفها التقليدي إلى الشكل الحديث للتوائم مع المستجدات والمتغيرات‬
‫في هذا العصر ‪.‬‬
‫تقليديا كان هناك إدارة الشراء والبعض يطلق عليها إدارة المشتريات‬
‫وإدارة المخزون أو المخازن وألن الموضوع كله يتمحور حول المواد‬
‫فجاء مصطلح إدارة المواد بشموليته وعموميته ليغطي تلك األنشطة‬
‫كلها‬
‫إن أي منظمة خدمية أو إنتاجية تحتاج للمواد بمختلف أشكالها (خام ‪,‬‬
‫شبه مصنعة‪ ,‬آالت‪ ,‬أدوات ‪ ,‬معدات ‪..,‬الخ)‬
‫وألن هذه المواد تعتبر جزءا هاما من التكاليف وتشكل نسبه كبيرة منه‬
‫فالبد من إدارة أنشطتها شراء وتخزينا بشكل كفؤ وفعال‪.‬‬
‫‪4‬‬
 ‫يمك""ن القول بأنه""ا إحدى وظائ""ف المنظم""ة والت""ي تعن""ى بتدبي""ر‬

‫المواد المختلفة بكفاءة وفعالية لتحقق أهداف المنظمة‪.‬‬

‫‪5‬‬
‫إن وظيفة الشراء تتضمن أنشطة متعددة وتسير‬
‫وفق إجراءات عملية مدروسة فلذلك نقول بأن‬
‫وظيفة الشراء ليست مجرد طلب مواد وتأمين‬
‫تلك المواد فقط بل أنها تتضمن اتخاذ قرارات‬
‫خاصة بالشراء والتي يجب أن تراعي ما يلي ‪:‬‬

‫‪6‬‬
 ‫‪.1‬استناد القرارات إلى معلومات حديثة ودقيقة‪.‬‬
‫‪.2‬أن تراعي إمكانيات المنظمة (المادية والبشرية)‪.‬‬
‫‪.3‬أن تراعي ظروف المنظمات الداخلية والخارجية‬
‫وتكيفها مع تلك الظروف ‪.‬‬
‫‪.4‬أن تراعي سياسات وأهداف اإلدارة‪.‬‬

‫‪7‬‬
‫مما الشك فيه أن وظيفة الشراء تعتبر من أهم الوظائف التي‬
‫تمارسها المنظمة نظرا الرتباطها بقضيتين أساسيتين هما ‪:‬‬
‫التكلفة‪ ,‬والجودة ‪ .‬بحيث ير"اعى هذان األمران بشكل واضح‬
‫عند التخطيط لتلك العمليات‪.‬‬
‫ولعل أهم األسباب التي توضح أهمية الشراء ما يلي ‪:‬‬
‫‪ .1‬كبر حجم المشر"وعات ‪.‬‬
‫‪.2‬ظهور" مبدأ التخصص واعتماده أساسا لألشخاص‬
‫والوظائف ‪.‬‬
‫‪.3‬كثرة أنواع المواد واألصناف ‪.‬‬
‫‪8‬‬ ‫‪.4‬كبر" نسبة المشتريات في المنظمات اإلنتاجية ‪.‬‬
 ‫توفير المواد الالزمة بالجودة والسعر المناسبين وتزويد بقية أجزاء‬
‫التنظيم بتلك المواد‬
‫‪ .‬ويذكر البعض بأن هناك أهدافا فرعية تساعد في تحقيق الهدف الرئيس‬
‫وتعتبر مكملة له وهي ‪:‬‬
‫‪ .1‬تحقيق التكامل والتنسيق بين أجزاء المنظمة ‪.‬‬
‫‪ .2‬خلق عالقات جيدة مع الموردين وكسب ثقتهم ‪.‬‬
‫‪ .3‬تزويد بقية أجزاء المنظمة بالمعلومات الالزمة ‪.‬‬
‫‪ .4‬االستخدام األمثل للموارد المالية المخصصة للشراء ‪.‬‬
‫‪ .5‬تقليل التكاليف للموارد المشتراه يعزز مكانة المنظمة التنافسي ‪.‬‬
‫‪ .6‬الحصول على السعر المناسب مع مراعاة العوامل األخرى مثل الجودة‬
‫‪ ,‬االلتزام ‪ ,‬التسليم ‪ ...‬الخ ‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫‪1‬‬

‫ويقص"د بعملي"ة التخطي"ط للمشتريات عل"ى أنه"ا علمي"ة تقدي"ر‬

‫أ""و تنب""ؤ للمس""تقبل وم""ا يمك""ن أ""ن يكون علي""ة المنشأ""ة‬

‫ومشترياته"م أ"و أ"ن تص"ل إلي"ه خالل فترة زمني"ة معين"ة ‪ ,‬وم"ا‬

‫يتضمن""ه ذل""ك م""ن اختيار لألهداف والس""ياسات واإلجراءات‬

‫التي يمكن للمنشأة ان تتبعها لتنفيذ الخطة التي وضعتها ‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫ويبرز سؤال مهم وهو هل نحن بحاجة إلى التخطيط أم ال ؟‬ ‫‪‬‬
‫الجواب هو نعم ولكن لماذا ؟‬
‫‪.1‬نتيجة للتسارع الهائل والتغير في البيئة ‪.‬‬
‫‪.2‬األخطار والفرص المتواجدة في البيئة ‪.‬‬
‫‪.3‬تطوير قدرات المدراء التخطيطية واالستعداد للمستقبل وبذلك يكون‬
‫المدراء استقبايون وليسوا عالجيون ‪.‬‬
‫‪.4‬يساعد تحديد األهداف بشكل علمي مدروس وبما يحقق الخصائص‬
‫الخمس األساسية والتي تنحصر بكلمة ‪SMART‬‬

‫‪11‬‬
 Specific ‫محدد‬.a
Measurable ‫قابل للقياس‬.b
Attainable ‫يمكن تحقيقه‬.c
Relevant ‫مرتبط بن"شاط المشروع‬.d
Time Bounded ‫محدد بزمن‬.e
12
 ‫حيث يقصد بالجودة المناسبة مدى مالئمة الصنف أو‬

‫المادة للقيام بالوظيفة التي اشتريت من أجلها ‪ .‬وبذلك فأن‬

‫أهم بعدين في موضوع الجودة هما ‪:‬‬

‫‪.a‬المالئمة أي قدرة السلعة على تحقيق اإلشباع ‪.‬‬
‫‪.b‬التكلفة أي توازن مقدرة السلعة على اإلشباع مع قدرة‬
‫المستهلك على الدفع بالسعر المناسب‬

‫‪13‬‬
‫‪‬ويحق إلدارة المواد االعتراض على القرارات الفنية وطلب إعادة النظر‬
‫فيها فيما يتعلق بالنواحي اآلتية ‪:‬‬

‫‪.a‬مدى توافر األصناف المطلوبة ‪.‬‬

‫‪.b‬إمكانيات اإلحالل أو البدائل ‪.‬‬
‫‪.c‬اعتبارات القيمة الكلية ‪.‬‬
‫‪.d‬توصيات الموردين ‪.‬‬
‫‪.e‬مدى التخطيط أو التشابه في المواصفات‪.‬‬
‫‪14‬‬
 ‫إن سلطة تحديد الجودة مشتركة حيث‬
‫تشترك اإلدارات المسئولة عن اإلنتاج‬
‫والبحوث والمشتريات والمبيعات‬
‫واألعمال الهندسية كل بقدر ما هو منوط‬
‫إلية من أعمال ‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫ويقصد بالكمية االقتصادية هنا تلك الكمية التي يكون‬

‫إجمال"ي تكالي"ف الشراء مضاف"ا إليه"ا تكالي"ف التخزي"ن عن"د حده"ا‬

‫األدنى ‪.‬‬

‫‪16‬‬
17
‫‪1‬‬

‫‪.1‬سياسات التخزين وفلسفة اإلدارة في ذلك ‪.‬‬

‫‪.2‬الموازنة التقديرية للمشتريات ‪.‬‬
‫‪.3‬طبيعة المواد ( تكوينها الطبيعي ‪ ,‬حجمها ‪,‬‬
‫ووزنها ‪ ,‬صالبتها ‪. ) ... ,‬‬
‫‪.4‬معدل استخدام الصنف حيث كلما زاد عدد مرات‬
‫استخدامها كلما كبر حجم طلبيه شرائها ‪.‬‬
‫‪.5‬السياسات الشرائية لدى المنظمة ‪.‬‬

‫‪18‬‬
‫‪2‬‬

‫‪.1‬تكاليف تنفيذ عمليات الشراء ‪.‬‬

‫‪.2‬مدى توافر األصناف البديلة ‪.‬‬
‫‪.3‬الفترة الزمن"ية الالزمة لت"نفيذ عمليات الشراء‬
‫‪.4‬مدى استقرار األسعار ‪.‬‬

‫‪19‬‬
 ‫يقصد بالسعر المناسب ذلك السعر الذي تستطيع المنشأة‬
‫المشترية دفعة بحيث تكون المنفعة المرجوة منه أفضل بكثير من‬
‫التكلفة ‪ .‬إن السياسة السعرية السليمة تقوم على دعامتين هما‬

‫أ ‪ -‬أن السعر يعتبر عامال مهما في تنفيذ عملية الشراء المناسبة‬

‫ب ‪ -‬إن السعر بحد ذاته يعتبر من العوامل الرئيسة المؤثرة في‬
‫الوصول إلى القرار النهائي للشراء ‪.‬‬

‫‪20‬‬
‫أما عن كيفية الحصول على المعلومات فأنها تأتي من عدة مصادر أهمها ‪:‬‬

‫‪.1‬مندوبي البيع ‪.‬‬

‫‪.2‬البيانات السوقية المنشورة ‪.‬‬
‫‪.3‬الكتالوجات ‪.‬‬
‫‪.4‬األسعار السابقة ‪.‬‬
‫‪.5‬االتصال المباشر مع الموردين ‪.‬‬
‫‪.6‬المناقصات ‪.‬‬
‫‪.7‬المفاوضات أو المساومات ‪.‬‬
‫‪21‬‬
 ‫الوق"ت المناس"ب ه"و الوق"ت الذي ال يكون قب"ل أ"و بع"د اللحظ"ة‬

‫المثالي"ة ‪ .‬أ"ي الوق"ت الذي تفرض"ه ظروف األس"واق بحي"ث يتأث"ر‬

‫هذا الوقت بالمناسب في العوامل التالية ‪:‬‬

‫اإلمكانات المالية للمنظمة ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫اإلمكانات التخزينية ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬
‫اإلمكانات االئتمانية ‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫إمكانيات النقل لدى المنظمة ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬
‫احتياجات المنظمة من السلعة حتى ال تتوقف العملية اإلنتاجية ‪.‬‬ ‫‪.5‬‬

‫‪22‬‬
 ‫القبول بجودة أدنى وسعر أعلى‬
‫ومصدر" توريد غير مناسب‬
‫إرباك العملية اإلنتاجية‬
‫تأخير االستجابة لطلبات الزبائن واحتمالية‬
‫فقدانهم واهتزاز ثقتهم بالمنظمة‬
‫عدم قدرة إدارة المشتريات على تحقيق‬
‫أهدافها‬

‫‪23‬‬
 ‫فيعتمد ذلك على طبيعة األسواق حيث تنقسم إلى ‪:‬‬
‫‪ -‬أسواق مستقرة نسبيا ‪ :‬حيث يمكن تحديد التوقيت المناسب للشراء بدرجة عالية من الدقة ‪.‬‬
‫‪-‬أسواق غير مستقرة أو متقلبة ‪ :‬حيث يكون السوق متقلب واألسعار متغيره مما يجعل تحديد الوقت المناسب‬
‫‪ -‬للشراء أمرا بالغ التعقيد‬

‫‪24‬‬
‫ويقصد بالمصدر المناسب للتوريد بأنه مجموعة الكيانات‬
‫الطبيعية أو المعنوية المحتملة والراغبة في إقامة عالقات‬
‫تجارية مستمرة أو م"ؤقتة تحقق نفعا مشتركا وتتمتع‬
‫باإلمكانات المناسبة والسمعة التجارية الطيبة ‪.‬‬

‫‪25‬‬
 ‫‪ -1‬مسح عام للمصادر الموجودة‬

‫‪ -2‬جمع معلومات عن تلك المصادر‬

‫‪ -3‬التفاوض مع المصادر واختيار أكثرها مالئمة‬

‫‪ -4‬التجربة والخبرة واتخاذ قرار باالستمرار أم ال‬

‫‪26‬‬
27
 ‫إن التوجه الحديث في ظل إدارة الجودة الشاملة يعتبر أن الموارد شريك‬
‫مع المنظمة في النجاح والفشل وال تنتهي العالقة بانتهاء تسليم المواد‬
‫والسلع ‪ .‬وعبارة التالية تلخص ذلك المعنى ‪ ,‬وتعني نحن في قارب واحد ‪..‬‬

‫‪28‬‬