‫الوثائق االدارية‬

‫مفهوم الوثائق اإلدارية‬

‫الوثيقة اإلدارية‪ :‬هي إحدى وسائل االتصال ما بين اإلدارة العمومية وإدارة عمومية أخرى ومع‬
‫األفراد أيًض ا وتعتبر وسيلة رسمية تستعمل في األعمال ذات العالقة اإلدارية كما تعتبر مصدًر ا استراتيجًيا‬
‫هاًم ا على مستوى المؤسسات وتحمل بيانات تكون متاحة لألطراف المتبادلة لها في المنظمة؛ ويمكن من‬
‫خاللها تحقيق قدرات وميزات تدعم المؤسسة أو اإلدارة بشكل عام‪.‬‬
‫انواع الوثائق اإلدارية‬
‫للوثائق اإلدارية أنواع عدة سيتم ذكرها على النحو اآلتي‪:‬‬
‫الوثائق العامة‬
‫وهي عبارة عن رسائل ومذكرات وأوراق إرسال تتعامل فيها اإلدارات مع بعضها البعض ومع كل‬
‫اإلدارات الخارجية لتسهيل عملية ربط عمل اإلدارة والتواصل بالشكل الصحيح‪.‬‬
‫الوثائق اإلخبارية‬
‫في مجموعة البرقيات والمحاضر واإلبالغات وعادًة ما تكون هذه الوثائق داخلية ما بين إدارات المؤسسة‬
‫الواحدة‪ ،‬إذ تستعين بها اإلدارة من أجل توفير التقارير الكاملة المتعلقة بالموظفين وسير أعمال المؤسسة‪.‬‬
 ‫الوثائق الخاصة‬
‫هي وثائق تصدرها المؤسسة على شكل مذكرات ُتبين فيها القرارات التي تتخذها المؤسسة من أجل المصلحة الخاصة‬
‫داخل الشركة‪ ،‬ومن أمثلتها‪ :‬إصدار تقارير تبين أيام الُعطل الرسمية وأوقات الدوام وقرارات الفصل والتعيين والترفيعات‬
‫والزيادات‪.‬‬

‫وثائق اإلثبات‬
‫هي جميع المحاضر التي ُتبتها اإلدارة وتقوم بإرسالها للشخص الَم عني‪ ،‬وعادًة ما تكون موّثقة من اإلدارة وال يمكن ألي‬
‫شخص داخل المؤسسة أو خارجها التعديل عليها أو عدم العمل بها‪.‬‬

‫الوثائق المستعجلة‬
‫هي مجموعة اإلعالنات والبالغات والبيانات والنشرات الداخلية للمؤسسة‪ ،‬تقوم اإلدارة ببثها وإبرازها عن طريق‬
‫وسائل إدارية معينة الهدف منها إيصال رسالة معينة وإقرارات إدارية التخاذ التدابير الالزمة والتي تطرحها المؤسسة‬
‫للعمل بها‪.‬‬
‫النموذج‬
‫هو عبارة عن مجموعة من المعلومات الثابتة بينها فراغات‪ ،‬الغرض منها يكون تعبئتها من ِقَبل األشخاص المعنيين‬
‫والموّج هة إليهم بقصد تبسيط سير األعمال وتوثيقها‪ ،‬من أمثلتها الفواتير والشهادات واألوراق الخاصة بالمؤسسة‬
‫كطلبات التوظيف واالستقالة والتعيينات‪.‬‬
 ‫أشكال المراسالت اإلدارية‬
‫للمراسالت اإلدارية أشكال وهي على النحو اآلتي‬
‫الرسائل‬
‫تستخدم لإلفادة باالستالم وتستعمل للعرض واإلعالم والتنبيهات‪ ،‬وتنقسم الرسائل إلى عدة أقسام‪:‬‬
‫الرسالة اإلدارية‬
‫هي رسائل رسمية تكون ما بين اإلدارات الداخلية والخارجية‪.‬‬
‫الرسالة اإلدارية الشخصية‬
‫هي الرسائل التي ترسلها اإلدارة إلى المراسل ويكون من خارج اإلدارة‪.‬‬
‫الرسالة الشخصية‬
‫هي الرسائل التي يقوم بإرسالها األفراد إلى رؤسائهم وإداراتهم بقصد قضاء حاجة ما‪.‬‬
‫المذكرات‬
‫عادًة ما تستخدمها اإلدارة بغرض طرح أسئلة معينة أو اقتراحات‪.‬‬
‫أوراق اإلرسال‬
‫هذه األوراق تستخدم لنقل الوثائق ذات الطابع المهم داخل أروقة المؤسسة‪ ،‬لتسهيل عملية التواصل ما بين أقسام المؤسسة‬
‫وإداراتها‪.‬‬
 ‫المحاضر‬
‫مفردها محضر وهو تدوين ما يخص من أحداث تحصل داخل المؤسسة ويقوم كاتب المحضر بنقل‬
‫الصورة كاملة وتدوينها لنقلها فيما بعد لإلدارة واتخاذ كافة اإلجراءات والتدابير الالزمة‪ ،‬إن مثل هذه‬
‫الوثائق مهمة بالنسبة للمؤسسات فهي تعمل على تسهيل ونقل ما يحدث في مكان العمل للمحافظة على‬
‫سياسة المؤسسة‪.‬‬
‫المذكرات المصلحية‬
‫ُم همتها إعطاء التوجيهات والتعليمات لجميع أعضاء المؤسسة من كافة اإلدارات الموجودة‪ .‬المنشورات‬
‫هي وثائق إدارية تصدر من السلطة الُعليا للمؤسسة‪ ،‬بهدف نشر المعلومات المتعلقة بأمور المؤسسة‪،‬‬
‫فهي تحتوي على قرارات وتعليمات بقصد إعالمها لجميع موظفي المؤسسة للعمل بها واتباعها‪ .‬ذ‬
‫اإلعالنات‬
‫تصدر بشكل مؤقت تحتوي على قرار تصدره اإلدارة وعادًة ما يتم نشره في أماكن مخصصة على مرأى‬
‫جميع العاملين داخل المؤسسة‪.‬‬