TOPIK 8 memo, e-mel, dan faks HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir topik ini, anda akan dapat: Namakan

jenis dan bahagian memo; Menggunakan bahasa yang sesuai dalam e-mel; Jelaskan format, gaya dan susun atur di faks; Tulis memo yang baik, e-mel dan faks, dan Amalkan peraturan perjanjian tertakluk-kata kerja. PENGENALAN Topik ini akan memperkenalkan anda kepada gaya yang berbeza dan susun atur yang digunakan dalam memo, e-mel dan faks. Ia menerangkan beberapa perbezaan asas antara memo dan surat perniagaan, dan menerangkan amalan biasa apabila menghantar e-mel dan faks. Topik ini juga mengandungi aktiviti dan latihan untuk memberi anda amalan dalam menggunakan perjanjian tertakluk-kata kerja yang melibatkan tunggal dan jamak mata pelajaran.

8.1 MEMORANDUM A memo - atau memorandum - adalah satu bentuk komunikasi perniagaan bertulis. Memo diedarkan dalam syarikat, dan jarang keluar kepada pelanggan. Walau bagaimanapun, jabatan kerajaan boleh menggunakan memo untuk berkomunikasi dengan jabatan-jabatan kerajaan atau pihak berkuasa. Ia adalah kurang formal berbanding surat, yang dianggap sebagai satu dokumen yang serius yang perlu difailkan dengan teliti. Memo boleh menyampaikan maklumat, terangkan prosedur baru, mengumumkan perubahan, membuat pertanyaan, mengesahkan keputusan atau nasihat yang ditawarkan. Format, gaya dan organisasi memo sangat berbeza, terutamanya kerana pengaruh budaya korporat dan juga kerana mereka boleh digunakan untuk berkomunikasi dengan satu atau banyak orang-orang yang mungkin status yang sama atau yang sangat berbeza. 8.1.1 Kelebihan Memo a Memo A mempunyai beberapa kelebihan, yang diperincikan di bawah: Mesej yang sama disampaikan dengan tepat kepada orang ramai pada masa yang sama; Ia mengambil sedikit masa untuk membina kerana ia adalah tidak formal tetapi menyediakan rekod bertulis untuk memfailkan dan rujukan; Ia membolehkan penulis untuk menyampaikan maklumat terperinci atau sukar logik dan Ia menunjukkan, dengan kepala surat syarikat itu, bahawa ia adalah sekeping dalaman komunikasi dan sebahagian daripada prosedur syarikat. 8.1.2 Bahagian Memo a Memo A terdiri daripada bahagian-bahagian berikut: Tajuk (Kepada, Daripada, Tarikh, Subjek); Badan (ditulis dalam perenggan yang pendek, disekat untuk margin kiri); Singkatan Rujukan (pilihan); dan Notasi lampiran.

8.1.3 Senarai Edaran Ini adalah senarai yang terdiri daripada nama-nama orang yang kepadanya memo akan dihantar. Ia digunakan apabila memo dihantar kepada kumpulan dan bukannya individu. Nama-nama yang disenaraikan di bawah memo dalam abjad atau perintah pangkat dan tersusun ke tab yang pertama. Rajah 8.1: Bahagian memo AKTIVITI 8.1 Berikut adalah beberapa peraturan asas mengenai memo. Bandingkan peraturan-peraturan kepada mereka untuk menulis surat perniagaan. Bagaimana mereka berbeza? BEBERAPA PERATURAN ASAS TENTANG memo A Tajuk: "Untuk" B Tajuk: "Daripada" C Tarikh D Subject menuju line / subjek E Hanya kira-kira satu subjek Badan F perlu sejajar dengan margin kiri G Sekiranya tidak lebih panjang daripada satu halaman Nama H disimpan contohnya ringkas M. Ismail atau Ismail I Kedudukan penerima dan penghantar J No menangani K Tiada ucapan penuh atau penutupan L Initialled oleh penghantar, tidak ditandatangani sepenuhnya Bahagian-bahagian yang berbeza memo yang disenaraikan di bawah dalam keadaan bercampur-up. Menyusun semula bahagian-bahagian dan senarai mereka ke dalam susunan yang betul mereka. badan memo Nama (s) daripada orang lain yang akan menerima satu salinan memo kesimpulan atau syor tarikh tarikh akhir nama orang yang menghantar memo tandatangan pengirim permintaan untuk kerjasama nama orang yang kepadanya memo itu dihantar pengenalan ringkas kepada memo, sama ada memberikan maklumat latar belakang atau titik utama memo tertakluk menuju Baca permintaan memo berikut. Terangkan secara ringkas kandungan serata memo yang bernombor 1 hingga 7.

8.2 JENIS MEMO Terdapat banyak jenis memo yang rutin dihantar di dalam sesebuah organisasi. Beberapa jenis yang paling biasa termasuk: 8.2.1 Arahan Memo Satu memo arahan menyatakan dasar atau prosedur yang anda mahu anda rakan sekerja untuk diikuti. Mayat memo bermula dengan, ayat ringkas yang jelas yang menyatakan tujuan memo, sebagai contoh: Tujuan memo ini adalah untuk membolehkan semua ahli jabatan ABC tahu bahawa donat akan disediakan setiap pagi Jumaat pada pukul 8 pagi. Anda kemudian menjelaskan rasional bagi apa-apa keputusan atau prosedur. 8.2.2 Response Memo Memo balas bertindak balas terhadap permintaan untuk maklumat. Ia terdiri daripada empat bahagian - kenyataan tujuan, ringkasnya, perbincangan dan tindakan. Ia selalu bermula dengan perenggan yang singkat menyatakan tujuan, diikuti dengan ringkasan maklumat yang diminta, perbincangan mengenai perkara-perkara yang penting, dan tindakan yang anda akan mengambil atau rasa perlu diambil. 8.2.3 Lawatan Laporan Memo Ini biasanya dihantar ke penyelia selepas pulangan pekerja daripada perjalanan perniagaan. Ia mengikuti format yang sama seperti memo sambutan. Dalam seksyen tindakan itu, termasuk maklumat yang relevan yang anda mungkin telah mencari selepas pulang dari perjalanan atau cadangan yang anda mungkin mahu untuk membuat. 8.2.4 Bidang Laporan Memo Satu laporan memo bidang menekankan masalah dan laporan mengenai prosedur yang diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. Ia mempunyai sub-seksyen - tujuan, ringkasan, masalah yang membawa kepada keputusan untuk melaksanakan prosedur, kaedah, keputusan, kesimpulan dan cadangan. 8.2.5 Memo Penyampaian Ini adalah dokumen pertama dalam pakej laporan. Fungsi memo penyebaran termasuk mengumumkan pembebasan laporan (memberi tarikh, oleh siapa laporan itu dibenarkan dan tujuan umum laporan). Ia juga merumuskan kesimpulan dan cadangan, kredit pasukan projek untuk kerja-kerja mereka, dan nota mata khas kepentingan.
8.2.6 Pengumuman Memo Ini jenis isu-isu memo pengumuman kepada semua kakitangan pada masa yang sama 8.2.7 Arahan Memo Ini jenis memo memberikan arahan yang perlu dipatuhi oleh kakitangan.

8.2.8 Kebenaran Memo Jenis ini memberikan lampu hijau untuk tindakan yang perlu diambil. AKTIVITI 8.2 Baca petikan berikut diambil dari pelbagai jenis memo. Mengenal pasti jenis-jenis memo yang anda fikir pati ini milik. Semak jawapan anda. Anda akan mendapati bahawa fungsi maklumat yang terkandung di dalam ekstrak ini mencerminkan nama memo. Statistik perbelanjaan setengah tahun yang anda minta dilampirkan. Untuk memastikan stone digunakan dengan betul, harus fikiran prosedur-prosedur berikut:

Menggunakan mesin ini hanya sehingga 30 minit pada satu masa, dan Membolehkan mesin untuk menyejukkan untuk sekurang-kurangnya lima minit sebelum sesi Fotokopi seterusnya. Sila memerintahkan Pakej Pengkomputeran Perakaunan dari pembekal yang dikenal pasti dan menguruskan pemasangan mereka secepat mungkin. Pekerja layak mendapat diskaun 15% ke atas produk-produk kami di mana-mana cawangan kami.
8.3 PERJANJIAN SUBJECT-kata kerja Terdapat banyak kaedah-kaedah mengenai perjanjian tertakluk-kata kerja. Mengkaji peraturan-peraturan berikut dan contoh dengan teliti: Apabila dua atau lebih mata pelajaran yang berkaitan dengan atau atau tidak, kata kerja yang mesti bersetuju dengan perkara yang paling dekat kepadanya.

8.4 E-MEL Komunikasi elektronik adalah salah satu yang paling pesat trend komunikasi berkembang di dunia hari ini. Mel elektronik (e-mel) membolehkan seseorang individu untuk membuat mesej dalam aplikasi mel pada komputer dan kemudian, dengan menekan butang, hantar ke peti mel elektronik individu lain. Ia dihantar melalui intranet (LAN) dan melalui World Wide Web (www). Permohonan Mail menawarkan beberapa pilihan, bergantung kepada kecanggihan mereka dan / atau pengetahuan pengguna. Sebagai contoh, mesej boleh mengeja diperiksa, disimpan tanpa dihantar, disalin, dihantar kepada berbilang penerima, dikemukakan kepada pengguna lain, dicetak dan telah replies secara automatik, penghantaran disahkan atau fail yang dilampirkan. 8.4.1 netiquette Netiquette merujuk kepada etika di Internet. Ia mengekalkan dan menggalakkan muhibah antara penulis dan penerima. Mesej e-mel profesional harus sopan dan yakin. Klik untuk maklumat lanjut. netiquette Dos Adab netiquette AKTIVITI 8.4 Adakah anda menikmati menghantar e-mel? Mengapa? Dengan merujuk kepada netiquette, apakah beberapa ini do dan larangan-larangan ketika datang untuk menghantar dan menerima e-mel? 8.4.2 Alamat bersih Setiap bahagian alamat bersih mempunyai tujuan tertentu yang sesuai untuk penulis dan pembaca. Alamat bersih mesti tepat akan ditulis. Satu angka yang tidak betul atau surat akan menghantar e-mel ke lokasi yang salah. Peraturan umum untuk alamat bersih adalah bahawa ia mesti dibentangkan dalam huruf kecil. Satu alamat Net mengandungi ID pengguna di tapak atau domain. Domain itu mengenal pasti organisasi yang menjalankan laman web dan jenis tapak. Akhiran organisasi pada akhir alamat e-mel yang mengenal pasti jenis organisasi, seperti yang ditunjukkan oleh yang berikut. Perniagaan Perdagangan Com

Org organisasi bukan keuntungan Edu Pendidikan institusi Organisasi kerajaan Gov Syarikat-syarikat yang bersih atau organisasi yang mengendalikan rangkaian besar 8.4.3 Menangani E-mel Dengan menunjuk dan klik tetikus, atau dengan menggunakan kekunci anak panah dan kemudian menekan "masukkan" utama, satu atau lebih nama-nama yang boleh dipilih dari buku alamat kami dan secara automatik dimasukkan ke dalam "kepada" bidang. Nama anda sendiri atau akaun komputer secara automatik akan muncul dalam bidang "dari". "Tarikh" juga dijana secara automatik oleh aplikasi. Ia adalah pilihan tetapi sangat dinasihatkan untuk membekalkan baris subjek. E-mel secara amnya mengambil format memo standard. Alamat e-mel atau Internet terdiri daripada bahagian-bahagian tertentu. Ia biasanya mengambil bentuk berikut: nama @ mesin name.organisation.type daripada organisation.country Satu contoh alamat e-mail ialah: hezrim@yahoo.com.my 8.4.4 Layout Susun atur mesej e-mel adalah rangka bagi mesej anda. Bahagian-bahagian yang boleh diterima minimum untuk mesej e-mel adalah seperti berikut: Nama penerima Nama penghantar Subject tarikh badan Alamat e-mel Sekurang-kurangnya satu pilihan lain, selain dari alamat e-mel, untuk menghubungi penghantar 8.4.5 singkatan E-mail Singkatan kadang-kadang digunakan dalam e-mel. Berikut adalah beberapa contoh: btw (dengan cara itu), FYI (untuk maklumat anda), imho (pada pendapat saya merendah diri), FWIW (untuk apa yang bernilai), hth (harap ini membantu) dan afaik (setakat yang saya tahu ). 8.5 faks Faks adalah satu cara yang mantap komunikasi dalam perniagaan moden dan digunakan secara meluas kerana kelajuan mereka, kemudahan dan fleksibiliti. Mereka adalah seperti yang cepat sebagai panggilan telefon dan agak murah. Mereka lebih mudah daripada e-mel kerana manamana kertas boleh dimasukkan ke dalam mesin faks dan mereka boleh digunakan oleh syarikatsyarikat yang tidak mempunyai sambungan Internet. Format yang digunakan adalah berbezabeza tetapi terutamanya akan ditentukan oleh pilihan syarikat atau perisian yang digunakan untuk menjana faks. Walau bagaimanapun, terdapat pertimbangan praktikal tertentu yang memberi kesan kepada beberapa aspek seperti susun atur keperluan untuk tahu berapa banyak muka surat yang dihantar dan keperluan untuk menentukan penghantar dan penerima nombor telefon di dalam kes penghantaran gagal. Gaya teks dalam faks kadang-kadang boleh menjadi lebih formal berbanding surat.

.5.1 Menghantar Faks Adeline Chan di Singapura adalah di telefon dengan Hock Tan Sim dari Kuala Lumpur. Tan: Ya, saya fikir anda akan berminat dalam reka bentuk terbaru kami Chan: Bolehkah anda menghantar mereka melalui faks? Tan: Pasti. Saya akan faks anda sekarang. Apakah nombor faks anda? Chan: 02 untuk Singapura diikuti oleh 3976 3421. Tan: OK. Saya telah mendapat itu. Chan: Bolehkah anda juga faks spesifikasi yang anda fikir kita perlukan? Tan: Saya akan faks anda semua yang kita ada. Terdapat kira-kira 17 muka surat. Chan: Jika anda boleh faks sekarang, yang akan menjadi besar! 8.5.2 Susunatur Faks Berikut adalah susun atur lembaran penutup fax: FAX COVER Sheet1 Tarikh: 19 November 2010 Untuk faks nombor: +02 3976 3421 Kepada: Adeline Chan Dari: Tan Sim Hock Bilangan muka surat termasuk kunci perlindungan ini: 17 Dear Adeline, Ia adalah baik untuk mendengar daripada anda lagi. Halaman berikut memberi butiran penambahan terbaru kepada rangkaian. Jika anda memerlukan sebarang maklumat lanjut, sila tidak teragak-agak untuk menghubungi saya. Best regards, Tan Sim Hock Fax ini mungkin mengandungi rahsia information2. Jika anda tidak recipient3 yang dimaksudkan, menasihati sender4 dan memusnahkan dokumen ini. Jika anda tidak menerima semua laman, atau jika mana-mana halaman yang tidak boleh dibaca, sila telefon (6) 03-2284 6545 dengan segera. utama: Meliputi kira: Laman pertama faks menunjukkan yang ia adalah daripada. Maklumat sulit: Perkara yang lain TIDAK perlu tahu. Penerima yang dimaksudkan: Orang yang akan menerima faks. Menasihati penghantar: Beritahu orang yang menghantar itu.

8.5.3 Menerima Faks Tan: Adakah anda mendapat fax saya? Adeline: Anda tidak akan percaya ini, tetapi kertas tersekat dan mesin tersekat. Tan: Tiada masalah. Saya akan menghantar sekali lagi. 15 minit kemudian Tan: Adakah faks melalui masa ini? Adeline: Ya, tetapi muka surat 6 dan 11 tidak mudah dibaca. Saya tidak dapat membacanya. Tan: Tiada masalah, saya akan menghantar semula mereka. AKTIVITI 8.6 Tan Sim Hock menghantar faks ke Milan. Orang yang menerima telefon fax Tan. Baca apa yang dikatakan dan melengkapkan penyata menggunakan ungkapan daripada bahagian yang terakhir sampel penutup lembaran fax diberikan dalam halaman sebelumnya. "Milan Auto Exec di sini. Kami telah menerima faks daripada anda kepada sebuah syarikat yang dipanggil Milan Fashion House. Nombor faks kami adalah sangat serupa. Mesti ada beberapa kesilapan." Milan Auto Exec (MAE) bukan the___________ ___________, dan supaya mereka memberitahu orang yang menghantar faks. They___________the___________. "Reka bentuk yang anda terima adalah rahsia. Bolehkah anda lusuh mereka sebelum membuang mereka? ' Maklumat ini adalah ___________. Tan mahu MAE to___________the fax supaya tidak ada orang lain melihatnya. "Jangan bimbang. Ada sesuatu yang salah dengan mesin faks kita supaya kita tidak boleh membaca kebanyakan halaman juga." Orang yang tidak boleh membaca faks: fax, termasuk kebanyakan ______________________, adalah ___________.

RINGKASAN Selain daripada huruf, organisasi perniagaan menggunakan dokumen-dokumen seperti memo, e-mel dan faks. Ini bentuk komunikasi perniagaan diambil serius dan oleh itu harus jelas dan juga dibentangkan. Aspek penting dalam memo, e-mel dan faks seperti format, susun atur dan gaya dibincangkan dalam topik ini. Memo adalah satu bentuk komunikasi perniagaan bertulis yang diedarkan dalam syarikat. Memo menyampaikan maklumat, terangkan prosedur baru, mengumumkan perubahan, membuat pertanyaan, mengesahkan keputusan atau nasihat yang ditawarkan. E-mel yang biasanya terdiri daripada komponen-komponen berikut - nama penerima, nama

penghantar, subjek, tarikh, kumpulan e-mel dan alamat e-mel. Sebaik-baiknya, ia juga harus mengandungi sekurang-kurangnya satu pilihan lain, selain dari alamat e-mel, untuk menghubungi penghantar. Netiquette merujuk kepada etika di Internet, dan bertujuan untuk mengekalkan dan menggalakkan muhibah. Kelebihan utama faks adalah kelajuan, kemudahan dan fleksibiliti.