My Portfolio N19 Untuk Rujukan PDF

myPortfolio
PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN DAN OPERASI)

UNIT PENTADBIRAN
PEJABAT PERKHIDMATAN VETERINAR DAERAH KLANG
BAHAGIAN : PEJABAT PERKHIDMATAN VETERINAR

DAERAH KLANG
ALAMAT : JALAN HAIWAN 42000 PELABUHAN KLANG
SELANGOR DARUL EHSAN
NO. TELEFON : 03-3168 6077
NO. FAKS. : 03-3165 1167
LAMAN SESAWANG : www.dvssel.gov.my
MAKLUMAT PEGAWAI
Nama : ZUL AZRI BIN JAID
Gelaran Jawatan : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN /OPERASI)
Gred Hakiki Jawatan : N19
Tarikh Penempatan : 01.04.2008
DILULUSKAN OLEH
Nama : DR. ABDUL WAFI BIN SHAARI
Gelaran Jawatan : PEGAWAI VETERINAR
Gred Jawatan : GV41
Tarikh :
JADUAL PENGEMASKINIAN
BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA
1. 1.11.2018 Pengwujudan Dan Pengemaskinian

Deskripsi Tugas
Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemas kini
apabila berlaku sebarang perubahan.
KANDUNGAN
PERKARA MUKA SURAT

1. Carta Organisasi 1-2
2. Carta Fungsi 3
3. Aktiviti-Aktiviti Bagi Fungsi 4
4. Deskripsi Tugas 5-6
5. Proses Kerja Aktiviti 7 - 26
6. Carta Alir Aktiviti 27 -46
7. Senarai Semak Aktiviti 47-67
8. Senarai Undang-Undang, Peraturan Dan Punca Kuasa 68
9. Senarai Borang 69
10. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 70
1. CARTA ORGANISASI
1.1 JABATAN PERKHIDMATAN VETERINAR NEGERI SELANGOR
1
1.2 Bahagian/ Daerah
2
2. CARTA FUNGSI
Carta Fungsi Daerah
3
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
1. Secara amnya, Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan pejabat bertanggungawab

menguruskan segala urusan berkaitan perkhidmatan Pengurusan rekod awam, utiliti,
pengangkutan, pengurusan aset kerajaan, pengurusan kewangan dan lain-lain
tanggungjawab yang dijangka perlu di dalam menerajui matlamat perkhidmatan
veterinar berlandaskan perancangan kerajaan selaras dengan peraturan dan
undang-undang yang diperuntukan.
2. Memberi Perkhidmatan Sokongan Yang Meliputi Pengurusan Personel, Kewangan

Dan Hasil Kepada Semua Warga Jabatan Secara Cekap Dan Berkesan Selaras
Dengan Piagam Pelangan.
3. Fungsi asas pentadbiran dan kewangan adalah meliputi:-
a) Merekod dan mendokumentasi hal-hal berkaitan.

b) Mengendali segala aspek pengurusan pentadbiran pejabat.
c) Menyediakan segala laporan kewangan (mengurus).
d) Membantu di dalam penyediaan anggaran peruntukan tahunan.
e) Mengemaskini rekod-rekod cuti dan perkhidmatan.
f) Pengurusan hal ehwal kakitangan berhubung perjawatan, pentadbiran dan
perkhidmatan.
g) Mengurus bayaran urusan elaun tuntutan oleh kakitangan.
h) Mengadakan program yang teratur bagi pelaksanaan aktiviti di unit personal,
kewangan dan aset.
i) Menyelaras aspek pembangunan sumber manusia.
j) Bertanggungjawab mengurus dan menjalankan proses pengurusan dan
objektif/misi/visi dan kepentingan veterinar.
k) Mengurus proses pampasan dengan pihak-pihak yang terlibat dan berkaitan.
l) Mengurus dan mengatur mesyuarat berkaitan.
4
4. DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
PEMBANTU KETUA SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI
GELARAN JAWATAN
TADBIR PERKHIDMATAN SELANGOR
KEDUDUKAN DI B.17
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PT (P/O) WARAN PROGRAM 6.8
PERJAWATAN BUTIRAN (94)
DASAR STRATEGIK SUMBER
GRED JAWATAN N19 BIDANG UTAMA
MANUSIA
PENGURUSAN SUMBER
GRED JD N19 SUB-BIDANG
MANUSIA
STATUS JAWATAN TETAP/HAKIKI DISEDIAKAN OLEH ZUL AZRI BIN JAID
PENTADBIRAN &
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH SYAWAL BIN SAMIN
KEWANGAN
HIRARKI 2 UNIT
DILULUSKAN OLEH DR. ABDUL WAFI BIN SHAARI
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) PENTADBIRAN
PERKERANIAN
SKIM PERKHIDMATAN TARIKH DOKUMEN 01 NOVEMBER 2018
DAN OPERASI
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Membantu, melaksanakan dan menyediakan urusan yang berkaitan dengan perkhidmatan dalam hal-hal sumber
manusia yang berkaitan dengan jawatan tetap di daerah dan jabatan bagi perkhidmatan Negeri.
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

A. Membantu melaksanakan pungutan dan 1. Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Merekod,
terimaan hasil dan amanah di Pejabat Menyelenggaraan Terimaan Hasil Dan Membankkan Hasil
Perkhidmatan Daerah. Berdasarkan Resit Yang Diterima.
2. Menyediakan laporan Buku Tunai Bulanan (KKWT).
3. Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan
Penyesuaian Hasil Bulanan.
Penyesuaian Amanah Bulanan.
Akaun Belum Terima (ABT).
Pertanyaan Perbendaharaan dan Baucer Penyelarasan.
7. Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Baucer
Bayaran Bagi Tuntutan Deposit Bantuan Dan Akaun
Amanah.
B. Membantu melaksanakan perkhidmatan 1. Membantu Melaksanakan Pengurusan Cuti Kakitangan
mengikut dasar yang ditetapkan di Pejabat Berkaitan Perkhidmatan Bagi Pegawai Dan Kakitangan
Perkhidmatan Daerah. Lantikan Negeri Di Pejabat Perkhidmatan Daerah.
2. Membantu melaksanakan Mesyuarat Kakitangan Di Daerah
Pemantauan Kedatangan Kakitangan Bulanan.
C. Pengendalian, pelaksanaan dan 1. Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Merekod Terimaan
penyelenggaraan rekod jabatan. Dokumen Rasmi Seperti Surat, Memo, Surat Edaran,
Pekeliling Perkhidmatan Dan Lain-Lain Rekod Yang
Diklasfikasikan Sebagai Dokumen Rasmi.
2. Membantu melaksanakan kerja-kerja pendaftaran
Pembukaan Dan Penutupan Fail di pejabat..
3. Membantu melaksanakan kerja-kerja Penutupan Fail.
4. Membantu melaksanakan kerja-kerja pelupusan dokumen
berdasarkan klasfikasi jenis rekod yang dikeluarkan Arkib
Negara.
D. Membantu melaksanakan dan menguruskan 1. Menyelenggara dan merekodkan penggunaan panjar wang
akaun Panjar Wang Runcit (PWR). runcit Menyediakan Sijil PWR pada setiap akhir tahun
bergantung kepada Pekeliling Penutupan Akaun Tahun
Semasa.
5
E. Membantu melaksanakan pengurusan Aset 1. Membantu melakukan kerja-kerja Membantu melakukan
Jabatan kerja-kerja permohonan bekalan stok alat tulis dan buku
resit terkawal.
2. Membantu melakukan kerja-kerja membekal, menyelia dan
memantau bekalan stok alat tulis dan buku resit terkawal.
3. Menyediakan Laporan Log Kenderaan Bulanan meliputi
Buku log kenderaan, Rekod Touch ’n’ Go dan Rekod Inden
Minyak.
F. Pengurusan Klinik Haiwan Kesayangan 1. Membantu melakukan kerja-kerja pengeluaran resit kepada
pelanggan (terimaan hasil) di Kaunter Klinik Haiwan
Kesayangan.
DIMENSI
Kakitangan Negeri Daerah -17
Kakitangan Persekutuan - 1
Auditan Dalaman –1 kali setahun
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
SPM
KOMPETENSI
Kemahiran asas kewangan pada tahap yang baik
Kemahiran menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik
Kemahiran berkomunikasi yang baik
Kemahiran dalam perkhidmatan
Boleh berkerjasama dalam kumpulan dan mengikut arahan dan peraturan berkuatkuasa
PENGALAMAN
1. Pengalaman lebih dari 10 tahun dalam bidang pengurusan hasil jabatan

2. Pengalaman lebih dari 4 tahun Pengurusan Stok Dan Pengurusan Aset Alih.
3. Pengalaman lebih dari 10 tahun mengenai hal-hal berkaitan pentadbiran Daerah.
6
5. PROSES KERJA
Aktiviti A1 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Merekod, Menyelenggaraan Terimaan Hasil Dan Membankkan Hasil Berdasarkan
Resit Yang Diterima.
PEGAWAI LAIN YANG ADA UNDANG-UNDANG, PERATURAN
BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
HUBUNGAN/ DIRUJUK DAN PUNCA KUASA
Terima resit (SPEKS atau Kew.38) berserta wang hasil

1 PT(P/O) Pegawai Veterinar Gred GV41.
daripada petugas kaunter terimaan bayaran pejabat.
Menyemak dan mengesahkan jumlah terimaan hasil
2 PT(P/O) pada resit selari dengan jumlah amaun wang yang Pegawai Veterinar Gred GV41.
diberi oleh pertugas kaunter.
Merekodkan dan menyerakinkan jumlah hasil, no. resit
3 PT(P/O)/AVO dan kod hasil berdasarkan resit terimaan pada Buku Pegawai Veterinar Gred GV41.
Tunai Cerakinan Kew.248.
Menyediakan penyata pemungut SPEKS dan Manual
4 PT(P/O)/AVO berdasarkah jumlah terimaan dan pengkelasan kod Pegawai Veterinar Gred GV41.
hasil.
Menyemak dan meluluskan penyata pemungut SPEKS
5 PT(P/O)/AVO/VO dan Penyata Pemungut Manual berdasarkah jumlah Pegawai Veterinar Gred GV41.
terimaan dan pengkelasan kod hasil.
Membankkan hasil pada bank yang bedaftar sebagai
6 PT(P/O)/AVO Pegawai Veterinar Gred GV41.
pemungut hasil negeri.
Merekod No Resit Perbendaharaan pada buku tunai
7 PT(P/O) dan meyimpan merekod penyata bank tersebut untuk Pegawai Veterinar Gred GV41.
persediaan laporan bulanan.
Pastikan bank menyerahkan 2 penyata bank. (Salinan

untuk audit dan satu salinan pejabat). Sekiranya hanya
satu salinan penyata bank diterima, penyelia
dikehendaki membuat satu satu lagi salinan.
Merekod No Resit Perbendaharaan pada buku tunai

9 PT(P/O) dan meyimpan merekod penyata bank tersebut untuk Pegawai Veterinar Gred GV41.
Menyimpan dan kemas buku tunai cerakinan dan

10 PT(P/O) penyata pemungut. Simpan buku resit ke dalam peti Pegawai Veterinar Gred GV41.
berkunci dan simpan peti wang ke dalam peti besi.
7
5. PROSES KERJA
Aktiviti A2 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Buku Tunai Bulanan (KKWT).

Menyediakan dan merekod penutupan akaun bulan

1 PT(P/O) semasa mengikut format penutupan hasil bulanan Pegawai Veterinar Gred GV41.
pada buku tunai cerakinan.
Menyemak dan menandatangani format penutupan

2 PT(P/O)/AVO/VO Pegawai Veterinar Gred GV41.
hasil bulanan pada buku tunai cerakinan.
3 PT(P/O) Sediakan dan lengkapkan Format Kutipan Hasil. Pegawai Veterinar Gred GV41.
Sediakan dan lengkapkan Penyata Borang Hasil Yang

DiKawal Kew. 68.
5 PT(P/O) Sediakan dan lengkapkan Borang Kew. 253 Pegawai Veterinar Gred GV41.
Penyelia membuat semakan dan Tandatangan

6 PT(P/O)/AVO/VO penerima pada Penyata Pemungut, Kew.248, Kew. Pegawai Veterinar Gred GV41.
68, Kew. 253 dan Lain-lain berkaitan
Hantar laporan buku tunai cerakinan (KKWT)

(berserta salinan audit resit kew.38, salinan audit
haiwan.28, penyata pemungut, helaian Kew.248, Kew.
7 PT(P/O)/PK/PO Pegawai Veterinar Gred GV41.
68, Kew. 253) ke bendahari dan satu salinan ke ibu
pejabat JPV Selangor dan satu salinan untuk
simpanan pejabat.
8
5. PROSES KERJA
Aktiviti A3 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Penyesuaian Hasil Bulanan.
UNDANG-UNDANG,
PEGAWAI LAIN YANG ADA
BIL TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA PERATURAN DAN PUNCA
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Menyediakan dan mencetak Surat Penyata Penyesuaian Hasil dan
Pegawai Veterinar Gred
1 PT(P/O) Laporan Kutipan Hasil berdasarkan buku tunai cerakinan mengikut
GV41.
format yang diberikan.

2 PT(P/O) Mencetak Filmsi L300 dan L303 pada sistem SPEKS.
GV41.
Menyemak dan membuat perbandingan laporan flimsi dengan Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)
Laporan Kutipan Hasil mengikut kod hasil. GV41.
Menyediakan dan merekodkan kutipan hasil bulanan di helaian Sijil

4 PT(P/O) Pengesahan Akaun. Setiap satu kod hasil mewakili satu Sijil
GV41.
Pengesahan Akaun Hasil Bulananan (Format A, Format B,

5 PT(P/O) Cetak semua helaian Sijil Pengesahan Akaun.
GV41.
Mengecop Nama PTJ pada Sijil Pengesahan Akaun di Format A

6 PT(P/O)/AVO/VO dan tandatangan penyedia dan penyemak Format B Sijil
GV41.
Pengesahan Akaun Hasil Bulananan.
Susun dan Lampirkan Surat Penyata Penyesuain, Laporan Kutipan
7 PT(P/O) Hasil, Helaian Akhir Buku tunai dan Laporan Penyesuaian hasil dan
GV41.
filmsi.

8 PT(P/O) Simpan satu salinan pejabat setelah laporan telah lengkap.
GV41.

9 PT(P/O)/PK/PO Hantar Laporan Penyesuaian Hasil di Bendahari Unit Hasil
GV41.
Dapatkan bukti penghantaran dan terimaan. (Tandatangan Pegawai Veterinar Gred

10 PT(P/O)/PK/PO
penerima pada buku Despatch). GV41.
9
5. PROSES KERJA
Aktiviti A4 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Penyesuaian Amanah Bulanan.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Menyediakan dan mencetak Surat Penyata Penyesuaian Amanah,
Penyata Terimaan Dan Cagaran/ Amanah dan Sijil Pengesahan Pegawai Veterinar Gred
1 PT(P/O)
Akaun Amanah berdasarkan buku deposit mengikut format yang GV41.
diberikan.
2 PT(P/O) Mencetak Filmsi L400 dan L405 pada sistem SPEKS.
GV41.
Menyemak dan membuat perbandingan laporan flimsi dengan Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)
Laporan Kutipan Amanah mengikut kod Amanah. GV41.
Menyediakan dan merekodkan kutipan Amanah bulanan di helaian Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)
Sijil Pengesahan Baki. GV41.
Menyedia dan melengkapkan Penyata Penyesuaian Akaun Pegawai Veterinar Gred

5 PT(P/O)
Amanah. GV41.
Cetak semua helaian Sijil Pengesahan Baki, Penyata Penyesuaian Pegawai Veterinar Gred
6 PT(P/O)
Amanah. GV41.
Mengecop Nama PTJ dan tandatangan penyedia dan penyemak

pada Penyata Penyesuaian Amanah, Sijil Pengesahan Baki, Pegawai Veterinar Gred
7 PT(P/O)/AVO/VO
Pengesahan Akaun Amanah Bulananan dan mencetak Surat GV41.
Penyata Penyesuaian Amanah.
Susun dan Lampirkan Surat Penyata Penyesuaian Amanah,

8 PT(P/O) Penyata Terimaan Dan Cagaran/ Amanah dan Sijil Pengesahan
GV41.
Akaun Amanah dan filmsi.
Sediakan dan simpan satu salinan pejabat laporan yang telah Pegawai Veterinar Gred
9 PT(P/O)
lengkap. GV41.
Hantar Laporan Penyesuaian Hasil di Bendahari Unit Hasil Pegawai Veterinar Gred
10 PT(P/O)/PK/PO
(Bahagian Amanah). GV41.
10
5. PROSES KERJA
Aktiviti A5 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Akaun Belum Terima (ABT).
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Menyediakan dan mengumpul informasi berkaitan Akaun Belum Pegawai Veterinar Gred
1 PT(P/O)
Terima (Penyata ABT Setengah Tahun/Penyata ABT Tahunan). GV41.

2 PT(P/O) Sediakan dan cetak surat Akaun Belum Terima (ABT).
GV41.
Sediakan dan lengkapkan Format ABT1, ABT 2a, ABT 2b dan Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)
penyata individu yang terlibat. GV41.
Lampiran jumlah dan penyata individu ABT mengikut jenis Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)
tunggakan. GV41.
Cetak Surat Penyata ABT, Format ABT1, ABT 2a, ABT 2b dan Pegawai Veterinar Gred
5 PT(P/O)
senaraikan penyata individu. GV41.
Penyelia membuat semakan dan tandatangan pada Surat Penyata Pegawai Veterinar Gred
6 PT(P/O)/AVO/VO
ABT, Format ABT1, ABT 2a, ABT 2b dan penyata individu. GV41.

7 PT(P/O) Simpan satu salinan pejabat setelah laporan telah lengkap.
GV41.
Hantar laporan ABT tersebut kepada Audit Negara, Bendahari Pegawai Veterinar Gred
8 PT(P/O)/PK/PO
Negeri dan satu salinan untuk simpanan pejabat. GV41.

9 PT(P/O)/PK/PO
11
5. PROSES KERJA
Aktiviti A6 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Pertanyaan Perbendaharaan dan Baucer Penyelarasan.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Terima Teguran bertulis daripada Pertanyaan Perbendaharan atau

teguran Audit daripada Bendahari Negeri berkaitan Laporan Buku Pegawai Veterinar Gred
1 PT(P/O)/AVO/VO
Tunai (KKWT), Laporan Penyesuaian Hasil, laporan Penyesuaian GV41.
Amanah atau lain-lain teguran pengauditan kewangan.

2 PT(P/O) Sediakan dan lakukan semakan pada teguran yang diterma.
GV41.
Membuat pembetulan pada rekod kewangan berkaitan dan

3 PT(P/O)/AVO/VO tatacara yang terdapat kesilapan. Nyatakan sebab pada bahagian
GV41.
tindakan pada format Pertanyaan Perbendaharaan.
Sekiranya terdapat teguran melibatkan kesilapan amaun dan kod Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)
hasil/amanah sediakan Laporan Baucer Jurnal Penyelarasan. GV41.
Sediakan rekod pembetulan dan lengkapkan Baucer Jurnal Pegawai Veterinar Gred
5 PT(P/O)
Penyerasan. GV41.
Penyelia membuat semakan dan Tandatangan penerima pada Pegawai Veterinar Gred
6 PT(P/O)/AVO/VO
surat Pertanyaan Perbendaharan dan Baucer Jurnal Penyerasan. GV41.
Hantar surat Pertanyaan Perbendaharan dan Baucer Jurnal

7 PT(P/O)/PK/PO Penyerasan ke Bendahari Negeri atau pihak pengaunditan dan
GV41.
satu salinan untuk simpanan pejabat.

8 PT(P/O)/PK/PO
12
5. PROSES KERJA
Aktiviti A7 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Baucer Bayaran Bagi Tuntutan Deposit Bantuan Dan Akaun Amanah.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Terima dan semak surat permohonan tuntutan deposit, resit asal
1 PT(P/O)/AVO/VO/VA kew.38/ Resit Rasmi Speks, sallinan kad pengenalan, salinan buku
GV41.
bank dan salinan rekod amanah yang berkaitan.
Sediakan baucer bayaran:-
2 PT(P/O)/PT(W) i-melalui sistem Speks atau
GV41
ii-melalui Baucer Jurnal Manual
Isi semula maklumat dan informasi berkenaan tuntutan pada Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)/PT(W)
baucer bayaran. GV41.
PT(P/O)/AVO/VO/ Semak dan tandatangan surat tuntutan, pengesahan lampiran dan Pegawai Veterinar Gred
4
PT(W) baucer bayaran. GV41.
Hantar tuntutan ke Bahagian Kewangan JPV Selangor bagi Pegawai Veterinar Gred
5 PT(P/O)/PK/PO
tindakan semak dan luluskan baucer bayaran GV41.
Terima cek bayaran atau bayaran terus kepada pihak penuntut Pegawai Veterinar Gred
6 PT(P/O)/PT(W)
daripada jabatan. GV41.
7 PT(P/O) Semak, kemaskini dan tandatangan pada buku deposit.
GV41.
Sekiranya terimaan bayaran melalui cek, pastikan penuntut
8 PT(P/O)/AVO/VO deposit/amanah menyemak dan tandatangan pada buku deposit.
GV41.
Serahkan cek kepada penuntut deposit.
Rekod Baucer Bayaran Pada Buku Deposit. Simpanan satu Pegawai Veterinar Gred
9 PT(P/O)
salinan Tuntutan Deposit bagi rujukan pejabat. GV41.
13
5. PROSES KERJA
Aktiviti B1 : Membantu Melaksanakan Pengurusan Cuti Kakitangan Berkaitan Perkhidmatan Bagi Pegawai Dan Kakitangan Lantikan
Negeri Di Pejabat Perkhidmatan Daerah.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Terima makluman cuti melalui borang cuti, Sijil Sakit, Borang Cuti
1.Pegawai Veterinar Gred
Bersalin, Cuti Tanpa Rekod, Permohonan Hrmis Online dan lain-
1 PT(P/O)/AVO/VO/VA GV41.
lain rekod cuti yang berkelayakan. Makluman secara lisan diterima
2.Pemohon Cuti.
berdasarkan keadaan kecemasan serta situasi semasa.

GV41.
2 PT(P/O) Semak kelayakan baki semasa bagi permohonan cuti kakitangan. 2.Pemohon Cuti.
3.Pembantu Tadbir
(BKP JPV Selangor)
Majukan Borang permohonan kepada penyelia untuk kelulusan Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)/AVO/VO
pada borang permohonan dan sistem HRMIS. GV41.
Merekod dan mengemaskini rekod cuti pegawai pada sisitem Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)
HRMIS dan Buku cuti. GV41.

5 PT(P/O)/PK/PO Hantar rekod cuti yang memerlukan tindakan jabatan.
GV41.
Simpan borang dan dokumen cuti berkaitan ke dalam folder/fail Pegawai Veterinar Gred
6 PT(P/O)
rekod cuti kakitangan tahun semasa. GV41.
14
5. PROSES KERJA
Aktiviti B2 : Membantu melaksanakan Mesyuarat Kakitangan Di Daerah
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
1 PT(P/O)/VO/AVO Terima makluman daripada pegawai bagi mengadakan mesyuarat.
GV41.
2 PT(P/O)/VO/AVO Menyedia agenda mesyuarat dan pangilan mesyuarat.
GV41
Majukan agenda mesyuarat dan pangilan mesyuarat untuk Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)/VO
persetujuan dan tandatangan oleh pegawai. GV41.
Mencetak serta mengedar agenda mesyuarat dan pangilan Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)
mesyuarat kepada semua kakitangan GV41.
Menyedia dan menyelenggara keperluan mesyuarat seperti makan
minum, tempat mesyuarat, minit mesyuarat terdahulu, Pegawai Veterinar Gred
5 PT(P/O)
komputer/projector (jika perlu) dan lain-lain keperluan berkaitan GV41.
jika diminta.
Mengemas makan minum, tempat mesyuarat dan menyimpan
6 PT(P/O)/PO keperluan mesyuarat seperti komputer/projector (jika perlu) dan
GV41.
lain-lain keperluan berkaitan jika diminta.
Berhubung dengan pencatit minit yang dilantik bagi persiapan Pegawai Veterinar Gred
7 PT(P/O)
mesyuarat akan datang. GV41.
15
5. PROSES KERJA
Aktiviti B3 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Pemantauan Kedatangan Kakitangan Bulanan.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
GV41.
Terima Kad Perakam Waktu atau Thumb Print Report daripada 2.Pen. Peg. Tadbir
1 PT(P/O)
Pihak Pengurusan JPV Selangor. (BKP JPV Selangor).
3.Pembantu Tadbir
(BKP JPV Selangor).
2 PT(P/O)/VO Cetak dan serahkan kepada pegawai untuk semakan.
GV41
Pegawai menyerahkan Kad Perakam Waktu atau Thumb Print
Report untuk dilengkapkan. Serahkan Kad Perakam Waktu
3 PT(P/O)/O GV41.
kepada pemilik/kakitangan untuk dilengkapa sekiranya terdapat
2.Kakitangan berkaitan.
kelewatan atau tidak mengetik kad perakam waktu.
Serahkan semula kad perakam waktu tersebut kepada Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)/VO
pegawai/penyelia Kad perakam waktu bagi pengesahan. GV41.
Pegawai/penyelia waktu melengkapkan Format kehadiran. Pegawai Veterinar Gred
5 PT(P/O)
GV41.
Pegawai/penyelia mengesahkan dan menandatangani kad
6 PT(P/O) perakam waktu, format kehadiran dan surat Laporan
GV41.
Pemantauan Kedatangan Kakitangan.
Sediakan lampiran berkaitan (Seperti borang 4 jam/Time Slip Pegawai Veterinar Gred
7 PT(P/O)
Klinik/Lain-lain surat berkaitan). GV41.
Buat dan simpan satu salinan laporan untuk rujukan pejabat. Pegawai Veterinar Gred
8 PT(P/O)/PK/PO
Hantar laporan ke Bahagian Khidmat Pengurusan JPV Selangor. GV41.
16
5. PROSES KERJA
Aktiviti C1 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Merekod Terimaan Dokumen Rasmi Seperti Surat, Memo, Surat Edaran, Pekeliling
Perkhidmatan Dan Lain-Lain Rekod Yang Diklasfikasikan Sebagai Dokumen Rasmi.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Terima dokumen berbentuk surat/memo/surat edaran/ pekeliling dan
1 PT(P/O)/AVO/VO/VA Pegawai Veterinar Gred GV41.
lain-lain medium berbentuk dokumentasi.
Cop tarikh terima pada dokumen tersebut dan daftar surat dalam
2 PT(P/O)/PO Pegawai Veterinar Gred GV41
buku daftar penerimaan surat.
Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi jenis surat pada Senarai
3 PT(P/O)/AVO Pegawai Veterinar Gred GV41.
Fail Berdaftar pejabat. Masukkan surat ke dalam fail yang berkaitan.
4 PT(P/O)/AVO Kenalpasti surat berkaitan telah didaftarkan di dalam senarai fail. Pegawai Veterinar Gred GV41.
Bagi surat yang belum didaftarkan pada senarai fail berdaftar sila
buka fail baru.
Majukan dokumen tersebut berserta fail berkaitan kepada pegawai
penyelia.
Majukan dokumen tersebut berserta fail berkaitan kepada pegawai 1.Pegawai Veterinar Gred GV41.
7 PT(P/O)VO
penyelia. 2.Kakitangan berkaitan.
Pegawai penyelia menyemak surat dan mencatitkan di helaian minit
8 PT(P/O)VO Pegawai Veterinar Gred GV41.
dan bahagian cop tindakan.
Pegawai penyelia memakluman tindakan selanjutnya kepada
pegawai berkaitan.
A.Bagi surat yang memerlukan tindakan:-

i-Majukan kepada pegawai berkaitan bagi tindakan selanjutnya.
ii- Pegawai melakukan tindakan/maklumbalas selanjutnya. Pegawai
perlu mengisi kad pergerakan fail, buku pergerakan fail dan catitkan
pada muka depan fail sekiranya membawa keluar fail bagi tindakan
lanjutan.
9 PT(P/O)/AVO/VO/VA iii- Sediakan surat maklumbalas. Sediakan satu salinan pejabat. Pegawai Veterinar Gred GV41.
Catat minit pada helaian kertas minit bagi surat maklumbalas yang
dihantar.
iv- Fail dimasukkan ke dalam peti simpanan fail.
B. Bagi surat yang tidak memerlukan tindakan:-

i- Sediakan salinan sekiranya surat tersebut perlu dihebahkan seperti
diedarkan kepada kakitangan atau ditampal dipapan kenyataan.
ii- Fail dimasukkan ke dalam peti simpanan fail.
17
5. PROSES KERJA
Aktiviti C2 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Pendaftaran Pembukaan Fail Di Pejabat Berdasarkan Klasfikasi Jenis Rekod Yang
Dikeluarkan Arkib Negara.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
1.Pegawai Veterinar Gred GV41.
1 PT(P/O)/AVO/VO/VA Terima makluman/ arahan/ permohonan membuka fail baru.
2.PRJ JPV Selangor
Kenalpasti pembukaan fail berdasarkan fail berlum pernah buka
(belum didaftarkan pada senarai fail berdaftar), fail rosak, skima
2 PT(P/O)/AVO/VO/VA klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi
2.PRJ JPV Selangor
yang baharu, fail asal tidak dapat dikesan atau fail tutup
bersambung pada jilid selanjutnya.
A.Bagi fail belum didaftarkan pada senarai fail berdaftar:-
i-Klasifikasi fail bagi menentukan tajuk
fail, jenis fail dan nombor rujukan fail berdasarkan taraf
keselamatan dan kod jenis fail. Rujuk dengan pegawai pengelas
jika fail terperingkat. (Sila rujuk panduan pengendalian rekod
awam).
ii-Sediakan keperluan bagi membuka fail baru berdasarkan
klasfikasi fail dan manual panduan pengendalian fail. Antara
3 PT(P/O) keperluan bagi penyediaan fail baharu adalah failbaharu (kenalpasti
2.PRJ JPV Selangor
jenis warna fail), tali hijau, kertas minit, maker pen kekal dan pen
hitam/putih.
iii-Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit dan masukkan tali
hijau dan kertas minit pada fail baharu.
iv-Catatkan tajuk dan butiran-butiran pada kulit fail dan di kertas
minit.
v-Daftarkan fail pada buku daftar fail dan senarai fail berdaftar
pejabat.
B. Bagi fail telah didaftarkan pada Senarai fail berdaftar:-
i- Semak klasifikasi fail dan jilid yang akan dibuka.
ii- Sediakan keperluan bagi membuka fail baru berdasarkan
klasfikasi fail dan manual panduam pengendalian fail. 1.Pegawai Veterinar Gred GV41.
4 PT(P/O)
iii- Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit dan masukkan tali 2.PRJ JPV Selangor
hijau dan kertas minit pada fail baharu.
iv-Catatkan tajuk dan butiran-butiran pada kulit fail dan di kertas
minit.
5 PT(P/O) Surat dimasukkan ke fail yang baharu dibuka. 1.Pegawai Veterinar Gred GV41.
2 PRJ JPV Selangor
Fail diserahkan kepada pegawai untuk tindakan selanjutnya. Jika
6 PT(P/O)/AVO/VO/VA tiada tindakan, fail tersebut diserahkan kepada Pembantu Rekod
2.PRJ JPV Selangor
Jabatan/Pejabat untuk disimpan di almari simpanan fail.
18
5. PROSES KERJA
Aktiviti C3 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penutupan Dokumen Berdasarkan Klasfikasi Jenis Rekod Yang Dikeluarkan Arkib
Negara.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
1 PT(P/O)/AVO/VO/VA Terima makluman/ arahan/ permohonan penutupan fail.
GV41.
Semak dan pastikan fail memenuhi kriteria penutupan fail.
Penutupan fail dibuat bila kandungan mencapai 100 lampiran atau
2 PT(P/O) 1.5 inci ketebalan 4 cm bagi sesuatu fail, tidak aktif atau setelah
GV41
selesai segala tindakan dan tiada rujukan yang perlu diambil oleh
Kementerian/ Jabatan/Agensi Kerajaan.
Sediakan keperluan bagi penutupan fail berdasarkan klasfikasi fail Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)
dan manual panduan pengendalian fail. GV41.
Cop atau tuliskan “DITUTUP PADA (TARIKH)” pada kulit hadapan
4 PT(P/O) fail yang hendak ditutup. Palang fail tersebut menggunakan
GV41.
Makerpen berdakwat kekal berwarna merah.
Bagi Fail bersambung pada jilid berrikutnya cap atau tuliskan “SILA
5 PT(P/O) LIHAT JILID (BERIKUTNYA)” pada kulit hadapan fail yang hendak
GV41.
ditutup.
Buka fail baharu. Fail yang ditutup diikat dan dikepilkan bersama Pegawai Veterinar Gred
6 PT(P/O)
fail baharu selama 3 bulan atau untuk tempoh tertentu. GV41.

7 PT(P/O) Daftarkan fail tutup pada buku daftar senarai fail tutup pejabat.
GV41.
Fail yang ditutup dan tidak digunakan lagi diasingkan daripada fail Pegawai Veterinar Gred
8 PT(P/O)
Jilid baharu. GV41.
Simpan fail yang ditutup kedalam bilik simpanan fail bagi Pegawai Veterinar Gred
9 PT(P/O)
persediaan fail pelupusan. GV41.
19
5. PROSES KERJA
Aktiviti C4 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Pelupusan Dokumen Berdasarkan Klasfikasi Jenis Rekod Yang Dikeluarkan Arkib Negara.

Terima makluman/ pengesyoran/ arahan/ permohonan pelupusan rekod

1 PT(P/O)/AVO/VO Pegawai Veterinar Gred GV41.
awam daripada pegawai.
Kenal pasti rekod telah mencapai tempoh simpanan dan layak
2 PT(P/O) dilupuskan samada rekod yang dinyatakan terdapat pada Jadual Pegawai Veterinar Gred GV41
Pelupusan Rekod atau tiada Jadual Pelupusan Rekod.
SJika rekod ada dinyatakan pada Jadual Pelupusan Rekod:-

(a)-Semak dan kenal pasti jenis rekod awam yang hendak dilupuskan
mengikut klasifikasi fail.
(b) Bagi Klasifikasi Fail Am (Fail subjek 100, 200, 300 dan 500):-i-
Sediakan borang Arkib 2/08 (Borang Permohonan Bagi Pemusnahan
Rekod Awam).
ii-Senaraikan dan lengkapkan semua butiran yang terdapat pada borang
Arkib 2/08. Melakukan ukuran bagi rekod pelupusan.
iii-Majukan kepada pegawai bagi semakan dan tandatangan pada borang
Arkib 2/08.
(c) Bagi Klasifikasi Fail Am Kewangan (Fail subjek 400 sahaja):-i-
2.Pen. Peg. Tadbir
Sediakan borang Arkib 4/08 (Borang Permohonan Bagi Pemusnahan
3 PT(P/O)/AVO/VO Rekod Kewangan dan Perakaunan). (BKP JPV Selangor).
ii-Senaraikan dan lengkapkan semua butiran yang terdapat pada borang 3.Pembantu Tadbir
Arkib 4/08. Melakukan ukuran bagi rekod pelupusan. (BKP JPV Selangor).
iii-Majukan kepada pegawai bagi semakan dan tandatangan pada borang
Arkib 4/08.
iv-Kemukakan satu salinan Borang Arkib 4/08 ke ANM/PWN bagi
makluman dan kelulusan.
v-Terima dan buat satu salinan surat kelulusan daripada
ANM/PWN.
Jika rekod tidak dinyatakan pada Jadual Pelupusan Rekod:-

i- Membuat pengasingan bagi rekod yang telah tamat tindakan mengikut
susunan tahun dan nombor seturut.
ii- Sediakan borang Arkib 5/08 (Borang Permohonan Bagi Pemusnahan
Rekod Awam).
4 PT(P/O) iii- Senaraikan dan lengkapkan semua butiran yang terdapat pada borang Pegawai Veterinar Gred GV41.
Arkib 5/08.
iv-Melakukan ukuran bagi rekod pelupusan.
v- Majukan kepada pegawai bagi semakan dan tandatangan pada borang
Arkib 5/08.

Hantar surat pemohonan pelupusan berserta Borang Permohonan Arkib 2.Pen. Peg. Tadbir
5 PT(P/O)/PK/PO dan lampiran berkaitan ke Arkib Negara. Buat satu salinan Borang (BKP JPV Selangor).
Permohonan Perlupusan bagi simpanan pejabat. 3.Pembantu Tadbir
(BKP JPV Selangor).
Dapat maklumbalas daripada Arkib Negara samada rekod terdapat rekod

6 PT(P/O) yang dibenarkan lupus dan terdapat rekod disyorkan simpan (tidak Pegawai Veterinar Gred GV41.
dibenarkan lupus).
Sekiranya Arkib Negara memaklumkan untuk Pemindahan Rekod:-i-

Simpan fail yang disyorkan oleh Arkib Negara di bilik berasingan sehingga
tarikh yang akan dimaklumkan kelak oleh Arkib Negara. ii- Terima
maklumbalas dan Borang Arkib 11/08 (Borang Permohonan Bagi
Pemindahan Rekod Awam). 1.Pegawai Veterinar Gred GV41.
iii- Lengkapkan dan semak semua butiran, semak dan tandatangan Borang 2.Pen. Peg. Tadbir
7 PT(P/O)/AVO/VO/PK/PO Arkib 11/08. (BKP JPV Selangor).
iv- Hantar Borang Arkib 11/08 dan rekod yang dikehendaki ke Arkib 3.Pembantu Tadbir
Negara. (BKP JPV Selangor).
v- Buat satu salinan Borang Penentusan Pemusnahan bagi simpanan
pejabat.
Sekiranya Arkib Negara memaklumkan untuk Penentusan

Pemusnahan Rekod:-
i- Lengkapkan semua butiran, semak dan tandatangan Borang
Penentusan Pemusnahan (Borang Arkib 12/08 atau Borang
Kewangan -Arkib 13/08).
2.Pen. Peg. Tadbir
ii-Lakukan pelupusan rekod mengikut kaedah yang sesuai dan
8 PT(P/O)/AVO/VO/PK/PO dipersetujui oleh pihak pengurusan pejabat. (BKP JPV Selangor).
iii- Hantar Borang Penentusan Pemusnahan serta lampiran berkaitan 3.Pembantu Tadbir
ke Arkib Negara. (BKP JPV Selangor).
iv-Buat satu salinan Borang Penentusan Pemusnahan bagi simpanan
pejabat.
20
5. PROSES KERJA
Aktiviti D1 : Membantu Menyelenggara Dan Merekodkan Tuntutan Dan Penggunaan Panjar Wang Runcit (PWR) Di Daerah.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Terima permohonan pembelian daripada kakitangan.
1 PT(P/O) Memaklumkan kepada pegawai mengenai keperluan bagi
GV41.
pembelian tersebut.
Pemohonan mengusul tuntutan berserta resit/bil. Pemohonan 1.Pegawai Veterinar Gred
2 PT(P/O) mengisi lengkap borang dan mendatangani Borang Permohonan GV41.
Panjar. 2.Kakitangan berkaitan.
Memajukan borang Permohonan Panjar dan resit/bil bagi Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)/PT(W)
kelulusan dan tandatangan pegawai. GV41.
Keluarkan wang untuk bayaran mengikut kadar tuntutan pada Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)/PT(W)/VO
bil/resit dan serahkan kepada pemohon PWR. GV41.
5 PT(P/O) Sediakan Penyata Pemohonan PWR bagi tujuan rekrupmen.
GV41.
GV41.
Hantar Tuntutan PWR (berserta Borang PWR dan Resit/Bil) yang 2.Pen. Peg. Tadbir
6 PT(P/O)
telah lengkap ke Bahagian Kewangan Jabatan. (BKP JPV Selangor).
3.Pembantu Tadbir (kew)
(BKP JPV Selangor).
GV41.
Sediakan Baucer kecil dalam sistem SPEKS dan kepilkan pada 2.Pen. Peg. Tadbir
7 PT(P/O)/PT(W)
borang permohonan PWR beserta resit/bil. (BKP JPV Selangor).
3.Pembantu Tadbir (kew)
(BKP JPV Selangor).
Merekodkan segala perbelanjaan yang dilakukan mengikut butiran
8 PT(P/O)/PT(W)/VO dan aktiviti dalam buku panjar SPEKS/ Buku panjar wang runcit
GV41.
Kew 249A.
Terima Wang Tunai daripada Bahagian Kewangan Jabatan. Rekod Pegawai Veterinar Gred
9 PT(P/O)/PT(W)/VO
dan semak pejumlahan semula peruntukkan PWR. GV41.
21
5. PROSES KERJA
Aktiviti D2 : Membantu Melaksanakan Penyediaan Sijil PWR Pada Setiap Akhir Tahun Berdasarkan Kepada Arahan Dan Format
Pekeliling Penutupan Akaun Tahun Semasa.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Sediakan Penyata Pemohonan PWR bagi tujuan rekrupmen Akhir Pegawai Veterinar Gred
1 PT(P/O)
Tahun. GV41.
2 PT(P/O)/PT(W) Menyediakan Surat dan melengkapkan 4 helaian Sijil Panjar Akhir.
GV41
Memajukan borang Permohonan Panjar dan resit/bil bagi Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)/PT(W)/VO
kelulusan dan tandatangan pegawai. GV41.
Hantar surat dan Sijil PWR Akhir Tahun (berserta Borang PWR Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)/PK/PO
dan Resit/Bil) yang telah lengkap ke Bahagian Kewangan Jabatan. GV41.
Merekodkan segala perbelanjaan yang dilakukan mengikut butiran

5 PT(P/O)/PT(W)/VO dan aktiviti dalam buku panjar SPEKS/ Buku panjar wang runcit
GV41.
Kew 249A.
Terima Wang Tunai daripada Bahagian Kewangan Jabatan
6 PT(P/O) (Diterima pada Awal tahun berikutnya). Rekod dan semak
GV41.
penjumlahan semula peruntukkan PWR.
22
5. PROSES KERJA
Aktiviti E1 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Permohonan Bekalan Stok Alat Tulis Dan Buku Resit Terkawal Di Stor Utama JPV
Selangor.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Menyediakan dan menyenaraikan alat tulis di borang Permohonan 1.Pegawai Veterinar Gred
1 PT(P/O) Stok (KEW. PS10 beserta KEW. PS11/lampiran) dan Borang GV41.
Permohonan Buku Resit. 2.Kakitangan berkaitan.
2 PT(P/O) Hantar Permohonan Stok ke Unit Stor JPV Selangor. GV41.
2.Pembantu Tadbir (Stor).
Semak, tandatangan dan terima stok pada borang Permohonan 1.Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O) Stok (KEW. PS10 beserta KEW. PS11/lampiran) dan Buku GV41.
Pengeluaran Resit. 2.Pembantu Tadbir (Stor).
Terima Stok Alat Tulis dan Buku Resit yang dipohon daripada stok Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)
utama. GV41.
Rekod pada Kad Petak (KEW.PS 4) bagi alat tulis dan Buku Pegawai Veterinar Gred
5 PT(P/O)
Bekalan Resit bagi penerimaan resit. GV41.
23
5. PROSES KERJA
Aktiviti E2 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Membekal, Menyelia Dan Memantau Bekalan Stok Alat Tulis Dan Buku Resit Terkawal
Bagi Kegunaan Pejabat.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Terimaan Borang permohonan Stok (Alat Tulis/Resit) daripada
1 PT(P/O) GV41.
kakitangan.
Semak, Rekod dan tandatangan Borang permohonan Stok Alat Pegawai Veterinar Gred
2 PT(P/O)
Tulis. GV41
Semak bekalan kew.ps4 dan stor alat tulis samada stok tersebut Pegawai Veterinar Gred
3 PT(P/O)
ada dalam simpanan atau tidak. GV41.
Majukan Borang permohonan Stok Alat Tulis untuk kelulusan dan Pegawai Veterinar Gred
4 PT(P/O)
tandatangan pegawai. GV41.

Edarkan bekalan stok yang dipohon. Pastikan pemohon
5 PT(P/O) GV41.
menandatangani Borang permohonan Stok.
24
5. PROSES KERJA
Aktiviti E3 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Log Semua Kenderaan Bulanan.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Menyediakan surat laporan buku log kenderaan (bagi setiap satu
kenderaan).
Semak Buku log meliputi pergerakan. Jumlah jarak, jumlah
pembelian minyak, penggunaan minyak bulan semasa.
2.Pemandu Kenderaan/ Pegawai
2 PT(P/O)
mempunyai kuasa memandu
kenderaan.
Semak Rekod dan resit Pembelian Minyak Kenderaan.

Semak Rekod Penggunaan Touch N Go.

Melakukan Pengiraan kadar minyak bulanan pada helaian akhir
bulan semasa.
Majukan Buku Log Kenderaan, Rekod Pembelian Minyak, Touch N
6 PT(P/O) Go, Resit Pembelian Minyak untuk kelulusan dan tandatangan Pegawai Veterinar Gred GV41.
pegawai.
Ceraikan helaian Buku Log kenderaan. Kepilkan Surat Laporan
Log kenderaan, Helaian Buku Log Kenderaan, Rekod Pembelian
Minyak, Touch N Go, Resit Pembelian Minyak.
Buat satu salinan laporan tersebut bagi rujukan dan simpanan

pejabat.
Hantar laporan Log kenderaan ke Bahagian Khidmat Pengurusan
(Kenderaan) JPV Selangor.
Dapatkan bukti penghantaran dan terimaan. (Tandatangan pada
buku Despatch).
25
5. PROSES KERJA
Aktiviti F1 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Pengeluaran Resit Kepada Pelanggan (Terimaan Hasil) Di Kaunter Klinik Haiwan
Kesayangan.
UNDANG-UNDANG,
HUBUNGAN/ DIRUJUK
KUASA
Terima makluman dan arahan daripada petugas klinik 1.Pegawai Veterinar Gred GV41.
1 VO/VA/AVO/PT(P/O) mengenai kadar dan jenis transaksi perkidmatan yang 1.Pen.Peg Veterinar Gred 29/32.
diberikan kepada pelanggan. 3.Pem. Veterinar G19
Sistem resit manual:
i- Tulis jumlah caj dan kod hasil hasil pada resit kew.38 atau
resit haiwan 28.
ii- Mohon petugas klinik cop dan menandatangani resit yang
2 VO/VA/AVO/PT(P/O) 1.Pen.Peg Veterinar Gred 29/32.
telah lengkap.
3.Pem. Veterinar G19
iii- Semak dan ceraikan resit.
iv- Terima wang daripada pelanggan.
v- Serah resit kepada pelanggan.
Sistem resit Auto (Speks):
i- Kunci masuk PTJ, jumlah caj dan kod hasil hasil pada
modul terimaan (Skrin12 Sistem Speks)
ii- Semak dan Cetak resit asal.
3 VO/VA/AVO/PT(P/O) 1.Pen.Peg Veterinar Gred 29/32.
iii- Terima wang daripada pelanggan.
3.Pem. Veterinar G19
iv- Serah resit asal kepada pelanggan.
v- Cetak 2 salinan resit bagi resit yang sama bagi salinan audit
dan salinan pejabat.
26
6. CARTA ALIR
Aktiviti A1 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Merekod, Menyelenggaraan Terimaan Hasil Dan
Membankkan Hasil Berdasarkan Resit Yang Diterima.
27
6. CARTA ALIR
Aktiviti A2 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Buku Tunai Bulanan
(KKWT).
28
6. CARTA ALIR
29
6. CARTA ALIR
Aktiviti A4 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Penyesuaian Amanah
Bulanan.
30
6. CARTA ALIR
31
6. CARTA ALIR
Aktiviti A6 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Pertanyaan Perbendaharaan
dan Baucer Penyelarasan.
32
6. CARTA ALIR
Aktiviti A7 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Baucer Bayaran Bagi Tuntutan Deposit
Bantuan Dan Akaun Amanah.
33
6. CARTA ALIR
Aktiviti B1 : Membantu Melaksanakan Pengurusan Cuti Kakitangan Berkaitan Perkhidmatan Bagi
Pegawai Dan Kakitangan Lantikan Negeri Di Pejabat Perkhidmatan Daerah.
34
6. CARTA ALIR
35
6. CARTA ALIR
Aktiviti B3 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Pemantauan Kedatangan
Kakitangan Bulanan.
36
6. CARTA ALIR
Aktiviti C1 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Merekod Terimaan Dokumen Rasmi Seperti Surat,
Memo, Surat Edaran, Pekeliling Dan Lain-Lain Rekod Yang Diklasfikasikan Sebagai
Dokumen Rasmi.
37
6. CARTA ALIR
Aktiviti C2 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Pendaftaran Pembukaan Fail Di Pejabat
Berdasarkan Klasfikasi Jenis Rekod Yang Dikeluarkan Arkib Negara.
38
6. CARTA ALIR
Aktiviti C3 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penutupan Dokumen Berdasarkan Klasfikasi Jenis
Rekod Yang Dikeluarkan Arkib Negara.
39
6. CARTA ALIR
Aktiviti C4: Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Pelupusan Dokumen Berdasarkan Klasfikasi Jenis
Aktiviti C4
40
6. CARTA ALIR
Aktiviti D1 : Membantu Menyelenggara Dan Merekodkan Tuntutan Dan Penggunaan Panjar Wang
Runcit (PWR) Di Daerah.
41
6. CARTA ALIR
Aktiviti D2 : Membantu Melaksanakan Penyediaan Sijil PWR Pada Setiap Akhir Tahun Berdasarkan
Kepada Arahan Dan Format Pekeliling Penutupan Akaun Tahun Semasa.
42
6. CARTA ALIR
Aktiviti E1 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Permohonan Bekalan Stok Alat Tulis Dan Buku Resit
Terkawal Di Stor Utama JPV Selangor.
43
6. CARTA ALIR
Aktiviti E2 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Membekal, Menyelia Dan Memantau Bekalan Stok Alat
Tulis Dan Buku Resit Terkawal Bagi Kegunaan Pejabat.
44
6. CARTA ALIR
45
6. CARTA ALIR
Aktiviti F1 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Pengeluaran Resit Kepada Pelanggan (Terimaan Hasil)
Di Kaunter Klinik Haiwan Kesayangan.
46
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti A1 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Merekod, Menyelenggaraan Terimaan Hasil Dan
Membankkan Hasil Berdasarkan Resit Yang Diterima.
BIL. TINDAKAN TANDA (√ ) CATATAN

Terima resit (SPEKS atau Kew.38) berserta wang hasil
1 √
daripada petugas kaunter terimaan bayaran pejabat.
Menyemak dan mengesahkan jumlah terimaan hasil pada
2 resit selari dengan jumlah amaun wang yang diberi oleh √
pertugas kaunter.
Merekodkan dan menyerakinkan jumlah hasil, no. resit
3 dan kod hasil berdasarkan resit terimaan pada Buku √
Tunai Cerakinan Kew.248.
Menyediakan penyata pemungut SPEKS dan Manual

4 √
berdasarkah jumlah terimaan dan pengkelasan kod hasil.
Menyemak dan meluluskan penyata pemungut SPEKS

5 dan Penyata Pemungut Manual berdasarkah jumlah √
terimaan dan pengkelasan kod hasil.
Membankkan hasil pada bank yang bedaftar sebagai
6 √
pemungut hasil negeri.
Merekod No Resit Perbendaharaan pada buku tunai dan
7 meyimpan merekod penyata bank tersebut untuk √
Pastikan bank menyerahkan 2 penyata bank. (Salinan
untuk audit dan satu salinan pejabat). Sekiranya hanya
8 √
satu salinan penyata bank diterima, penyelia dikehendaki
membuat satu satu lagi salinan.
Merekod No Resit Perbendaharaan pada buku tunai dan
9 meyimpan merekod penyata bank tersebut untuk √
Menyimpan dan kemas buku tunai cerakinan dan penyata
10 pemungut. Simpan buku resit ke dalam peti berkunci dan √
simpan peti wang ke dalam peti besi.
47
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti A2 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Buku Tunai Bulanan
(KKWT).

Menyediakan dan merekod penutupan akaun bulan semasa
1 mengikut format penutupan hasil bulanan pada buku tunai √
cerakinan.
Menyemak dan menandatangani format penutupan hasil
2 √
bulanan pada buku tunai cerakinan.
3 Sediakan dan lengkapkan Format Penyata Kutipan Hasil. √
Sediakan dan lengkapkan Penyata Borang Hasil Yang DiKawal
4 √
Kew. 68.
5 Sediakan dan lengkapkan Borang Kew. 253 √
Penyelia membuat semakan dan Tandatangan penerima pada
6 Penyata Pemungut, Kew.248, Kew. 68, Kew. 253 dan Lain-lain √
berkaitan
Hantar laporan buku tunai cerakinan (KKWT) (berserta salinan
audit resit kew.38, salinan audit haiwan.28, penyata pemungut,
7
helaian Kew.248, Kew. 68, Kew. 253) ke bendahari dan satu
salinan untuk simpanan pejabat.
Dapatkan bukti penghantaran dan terimaan. (Tandatangan
8 √
penerima pada buku Despatch).
48
7. SENARAI SEMAK
Menyediakan dan mencetak Surat Penyata Penyesuaian

1 Hasil dan Laporan Kutipan Hasil berdasarkan buku tunai √
cerakinan mengikut format yang diberikan.
2 Mencetak Filmsi L300 dan L303 pada sistem SPEKS. √

Menyemak dan membuat perbandingan laporan flimsi
3 √
dengan Laporan Kutipan Hasil mengikut kod hasil.
Menyediakan dan merekodkan kutipan hasil bulanan di
helaian Sijil Pengesahan Akaun. Setiap satu kod hasil
4 √
mewakili satu Sijil Pengesahan Akaun Hasil Bulananan
(Format A, Format B, Lampiran C dan Lampiran D).
5 Cetak semua helaian Sijil Pengesahan Akaun. √
Mengecop Nama PTJ pada Sijil Pengesahan Akaun di

6 Format A dan tandatangan penyedia dan penyemak Format √
B Sijil Pengesahan Akaun Hasil Bulananan.
Susun dan Lampirkan Surat Penyata Penyesuain, Laporan

Kutipan Hasil, Helaian Akhir Buku tunai dan Laporan
7 √
Penyesuaian hasil dan filmsi. Sediakan satu salinan
pejabat setelah laporan telah lengkap.
Simpan satu salinan pejabat setelah laporan telah
8 √
lengkap.
9 Hantar Laporan Penyesuaian Hasil di Bendahari Unit Hasil √
10 √
49
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti A4 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Penyesuaian Amanah
Bulanan.
Menyediakan dan mencetak Surat Penyata Penyesuaian

Amanah, Penyata Terimaan Dan Cagaran/ Amanah dan
1 √
Sijil Pengesahan Akaun Amanah berdasarkan buku deposit
mengikut format yang diberikan.
2 Mencetak Filmsi L400 dan L405 pada sistem SPEKS. √
Menyemak dan membuat perbandingan laporan flimsi

3 √
dengan Laporan Kutipan Amanah mengikut kod Amanah.
Menyediakan dan merekodkan kutipan Amanah bulanan di

4 √
helaian Sijil Pengesahan Baki.
Menyedia dan melengkapkan Penyata Penyesuaian Akaun
5 √
Amanah.
Cetak semua helaian Sijil Pengesahan Baki, Penyata
6 √
Penyesuaian Amanah.
Mengecop Nama PTJ dan tandatangan penyedia dan

penyemak pada Penyata Penyesuaian Amanah, Sijil
7 √
Pengesahan Baki, Pengesahan Akaun Amanah Bulananan
dan mencetak Surat Penyata Penyesuaian Amanah.
Susun dan Lampirkan Surat Penyata Penyesuaian

Amanah, Penyata Terimaan Dan Cagaran/ Amanah dan
8 √
Sijil Pengesahan Akaun Amanah dan filmsi. Sediakan satu
salinan pejabat setelah laporan telah lengkap.
9 √
lengkap.
Hantar Laporan Penyesuaian Hasil ke Bendahari Unit
10 √
Hasil/PWN
11 √
50
7. SENARAI SEMAK
Menyediakan dan mengumpul informasi berkaitan Akaun

1 √
Belum Terima. (Penyata ABT Setengah Tahun/Tahunan)
2 Sediakan dan cetak surat Akaun Belum Terima (ABT). √
Sediakan dan lengkapkan Format ABT1, ABT 2a, ABT 2b

3 √
dan penyata individu yang terlibat.
Lampiran jumlah dan penyata individu ABT mengikut jenis

4 √
tunggakan.
Cetak Surat Penyata ABT, Format ABT1, ABT 2a, ABT 2b

5 √
dan senaraikan penyata individu.
Penyelia membuat semakan dan Tandatangan penerima

6 pada Surat Penyata ABT, Format ABT1, ABT 2a, ABT 2b √
dan penyata individu.

7 √
lengkap.
Hantar laporan ABT tersebut kepada Audit Negara,

8 Bendahari Negeri dan satu salinan untuk simpanan √
pejabat.

9 √
51
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti A6 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Pertanyaan Perbendaharaan
dan Baucer Penyelarasan.

Terima Teguran bertulis daripada Pertanyaan
Perbendaharan atau teguran Audit daripada Bendahari
1 Negeri berkaitan Laporan Buku Tunai (KKWT), Laporan √
Penyesuaian Hasil, laporan Penyesuaian Amanah atau
lainlain teguran pengauditan kewangan.
Sediakan dan lakukan semakan pada teguran yang

2 √
diterma.
Membuat pembetulan pada rekod kewangan berkaitan dan

tatacara yang terdapat kesilapan. Nyatakan sebab pada
3 √
bahagian tindakan pada format Pertanyaan
Perbendaharaan.
Sekiranya terdapat teguran melibatkan kesilapan amaun
4 dan kod hasil/amanah sediakan Laporan Baucer Jurnal √
Penyelarasan.
Sediakan rekod pembetulan dan lengkapkan Baucer Jurnal

5 √
Penyerasan.
Penyelia membuat semakan dan Tandatangan penerima
6 pada surat Pertanyaan Perbendaharan dan Baucer Jurnal √
Penyerasan.
Hantar surat Pertanyaan Perbendaharan dan Baucer Jurnal
7 Penyerasan ke Bendahari Negeri atau pihak pengaunditan √
dan satu salinan untuk simpanan pejabat.

8 √
52
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti A7 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Baucer Bayaran Bagi Tuntutan Deposit
Bantuan Dan Akaun Amanah.

Terima dan semak surat permohonan tuntutan deposit,
resit asal kew.38 / Resit Rasmi Speks, sallinan kad
1 √
pengenalan, salinan buku bank dan salinan rekod amanah
yang berkaitan.
Sediakan baucer bayaran:-
2 i-melalui sistem Speks atau √
ii-melalui Baucer Jurnal Manual
Isi semula maklumat dan informasi berkenaan tuntutan
3 √
pada baucer bayaran.
Semak dan tandatangan surat tuntutan, pengesahan
4 √
lampiran dan baucer bayaran.
Hantar tuntutan ke Bahagian Kewangan JPV Selangor bagi
5 √
tindakan semak dan luluskan baucer bayaran
Terima cek bayaran atau bayaran terus kepada pihak
6 √
penuntut daripada jabatan.
7 Semak, kemaskini dan tandatangan pada buku deposit. √
Sekiranya terimaan bayaran melalui cek, pastikan penuntut

8 deposit/amanah menyemak dan tandatangan pada buku √
deposit Serahkan cek kepada penuntut deposit
Rekod Baucer Bayaran pada Buku Deposit. Simpanan satu

9 √
salinan Penyata Tuntutan Deposit bagi rujukan pejabat.
53
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti B1 : Membantu Melaksanakan Pengurusan Cuti Kakitangan Berkaitan Perkhidmatan Bagi
Pegawai Dan Kakitangan Lantikan Negeri Di Pejabat Perkhidmatan Daerah.

Terima makluman cuti melalui borang cuti, Sijil Sakit,
Borang Cuti Bersalin, Cuti Tanpa Rekod, Permohonan
1 Hrmis Online dan lain-lain rekod cuti yang berkelayakan. √
Makluman secara lisan diterima berdasarkan keadaan
kecemasan serta situasi semasa.
Semak kelayakan baki semasa bagi permohonan cuti
2 √
kakitangan.
Majukan Borang permohonan kepada penyelia untuk
3 √
kelulusan pada borang permohonan dan sistem HRMIS.
Merekod dan mengemaskini rekod cuti pegawai pada
4 √
sisitem HRMIS dan Buku cuti.
5 Hantar rekod cuti yang memerlukan tindakan jabatan. √

Simpan borang dan dokumen cuti berkaitan ke dalam
6 √
folder/fail rekod cuti kakitangan tahun semasa.
54
7. SENARAI SEMAK
Terima makluman daripada pegawai bagi mengadakan

1 √
mesyuarat.
2 Menyedia agenda mesyuarat dan pangilan mesyuarat. √
Majukan agenda mesyuarat dan pangilan mesyuarat untuk

3 √
persetujuan dan tandatangan oleh pegawai.
Menyedia dan menyelenggara keperluan mesyuarat seperti

makan minum, tempat mesyuarat, minit mesyuarat
4 √
terdahulu, komputer/projector (jika perlu) dan lain-lain
keperluan berkaitan jika diminta.
5 Hantar rekod cuti yang memerlukan tindakan jabatan. √
Mengemas makan minum, tempat mesyuarat dan

menyimpan keperluan mesyuarat seperti
6 √
komputer/projector (jika perlu) dan lain-lain keperluan
berkaitan jika diminta.
Berhubung dengan pencatit minit yang dilantik bagi

7 √
persiapan mesyuarat akan datang.
55
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti B3 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penyediaan Laporan Pemantauan Kedatangan
Kakitangan Bulanan.
Terima Kad Perakam Waktu atau Thumb Print Report

1 √
daripada Pihak Pengurusan JPV Selangor.
2 Cetak dan serahkan kepada pegawai untuk semakan. √
Pegawai menyerahkan Kad Perakam Waktu atau Thumb

Print Report untuk dilengkapkan. Serahkan Kad Perakam
3 Waktu kepada pemilik/kakitangan untuk dilengkapa √
sekiranya terdapat kelewatan atau tidak mengetik kad
perakam waktu.
Serahkan semula kad perakam waktu tersebut kepada

4 √
pegawai/penyelia Kad perakam waktu bagi pengesahan.
Pegawai/penyelia waktu melengkapkan Format

5 √
kehadiran.
Pegawai/penyelia mengesahkan dan menandatangani kad

6 perakam waktu, format kehadiran dan surat Laporan √
Pemantauan Kedatangan Kakitangan.
Sediakan lampiran berkaitan (Seperti borang 4 jam/Time

7 √
Slip Klinik/Lain-lain surat berkaitan).
Buat dan simpan satu salinan laporan untuk rujukan
8 pejabat. Hantar laporan ke Bahagian Khidmat Pengurusan √
JPV Selangor.
56
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti C1 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Merekod Terimaan Dokumen Rasmi Seperti Surat,
Memo, Surat Edaran, Pekeliling Dan Lain-Lain Rekod Yang Diklasfikasikan Sebagai
Dokumen Rasmi.

Terima dokumen berbentuk surat/memo/surat edaran/
1 √
pekeliling dan lain-lain medium berbentuk dokumentasi.
Cop tarikh terima pada dokumen tersebut dan daftar surat
2 √
dalam buku daftar penerimaan surat.
Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi jenis surat pada
3 Senarai Fail Berdaftar pejabat. Masukkan surat ke dalam √
fail yang berkaitan.
Kenalpasti surat berkaitan telah didaftarkan di dalam
4 √
senarai fail.
Bagi surat yang belum didaftarkan pada senarai fail
5 √
berdaftar sila buka fail baru.
Pegawai/penyelia Kad perakam mengesahkan dan
6 menandatangani kad perakam waktu, format kehadiran dan √
surat Laporan Pemantauan Kedatangan Kakitangan.
Majukan dokumen tersebut berserta fail berkaitan kepada
7 √
pegawai penyelia.
Pegawai penyelia menyemak surat dan mencatitkan di
8 √
helaian minit dan bahagian cop tindakan.
Pegawai penyelia memakluman tindakan selanjutnya
kepada pegawai berkaitan.
A.Bagi surat yang memerlukan tindakan:-

i-Majukan kepada pegawai berkaitan bagi tindakan
selanjutnya.
ii- Pegawai melakukan tindakan/maklumbalas selanjutnya.
Pegawai perlu mengisi kad pergerakan fail, buku
pergerakan fail dan catitkan pada muka depan fail
9 sekiranya membawa keluar fail bagi tindakan lanjutan. √
iii- Sediakan surat maklumbalas. Sediakan satu salinan
pejabat. Catat minit pada helaian kertas minit bagi surat
maklumbalas yang dihantar.
iv- Fail dimasukkan ke dalam peti simpanan fail.
B. Bagi surat yang tidak memerlukan tindakan:-

i- Sediakan salinan sekiranya surat tersebut perlu
dihebahkan seperti diedarkan kepada kakitangan atau
ditampal dipapan kenyataan.
ii F il di kk k d l ti i f il
57
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti C2 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Pendaftaran Pembukaan Fail Di Pejabat
Berdasarkan Klasfikasi Jenis Rekod Yang Dikeluarkan Arkib Negara.

Terima makluman/ arahan/ permohonan membuka fail
1 √
baru.
Kenalpasti pembukaan fail berdasarkan fail berlum pernah
buka (belum didaftarkan pada senarai fail berdaftar), fail
2 rosak, skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada √
sistem klasifikasi yang baharu, fail asal tidak dapat dikesan
atau fail tutup bersambung pada jilid selanjutnya
A.Bagi fail belum didaftarkan pada senarai fail
berdaftar:-
i-Klasifikasi fail bagi menentukan tajuk
fail, jenis fail dan nombor rujukan fail berdasarkan taraf
keselamatan dan kod jenis fail. Rujuk dengan pegawai
pengelas jika fail terperingkat. (Sila rujuk panduan
pengendalian rekod awam).
ii-Sediakan keperluan bagi membuka fail baru berdasarkan
3 klasfikasi fail dan manual panduan pengendalian fail. √
Antara keperluan bagi penyediaan fail baharu adalah fail
baharu (kenalpasti jenis warna fail), tali hijau, kertas minit,
maker pen kekal dan pen hitam/putih.
iii-Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit dan
masukkan tali hijau dan kertas minit pada fail baharu.
iv-Catatkan tajuk dan butiran-butiran pada kulit fail dan di
kertas minit.
v-Daftarkan fail pada buku daftar fail dan senarai fail
B. Bagi fail telah didaftarkan pada Senarai fail
berdaftar:-
i- Semak klasifikasi fail dan jilid yang akan dibuka.
ii- Sediakan keperluan bagi membuka fail baru berdasarkan
4 klasfikasi fail dan manual panduam pengendalian fail. √
iii- Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit dan
masukkan tali hijau dan kertas minit pada fail baharu.
iv-Catatkan tajuk dan butiran-butiran pada kulit fail dan di
kertas minit.
5 Surat dimasukkan ke fail yang baharu dibuka. √
Fail diserahkan kepada pegawai untuk tindakan

selanjutnya. Jika tiada tindakan, fail tersebut diserahkan
6 √
kepada Pembantu Rekod Jabatan/Pejabat untuk disimpan
di almari simpanan fail.
58
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti C3 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Penutupan Dokumen Berdasarkan Klasfikasi Jenis
1 Terima makluman/ arahan/ permohonan penutupan fail. √

Semak dan pastikan fail memenuhi kriteria penutupan fail.
Penutupan fail dibuat bila kandungan mencapai 100
lampiran atau 1.5 inci ketebalan 4 cm bagi sesuatu fail,
2 √
tidak aktif atau setelah selesai segala tindakan dan tiada
rujukan yang perlu diambil oleh Kementerian/
Jabatan/Agensi Kerajaan.
Sediakan keperluan bagi penutupan fail berdasarkan
3 √
klasfikasi fail dan manual panduan pengendalian fail.
Cop atau tuliskan “DITUTUP PADA (TARIKH)” pada kulit
4 hadapan fail yang hendak ditutup. Palang fail tersebut √
menggunakan Makerpen berdakwat kekal berwarna merah.
Bagi Fail bersambung pada jilid berrikutnya cap atau

5 tuliskan “SILA LIHAT JILID (BERIKUTNYA)” pada kulit √
hadapan fail yang hendak ditutup.
Buka fail baharu. Fail yang ditutup diikat dan dikepilkan
6 bersama fail baharu selama 3 bulan atau untuk tempoh √
tertentu.
Daftarkan fail tutup pada buku daftar senarai fail tutup
7 √
pejabat.
Fail yang ditutup dan tidak digunakan lagi diasingkan
8 √
daripada fail Jilid baharu.
Simpan fail yang ditutup kedalam bilik simpanan fail bagi
9 √
persediaan fail pelupusan.
59
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti C4 : Membantu Melaksanakan Kerja-Kerja Pelupusan Dokumen Berdasarkan Klasfikasi Jenis

Terima makluman/ pengesyoran/ arahan/ permohonan pelupusan
1 rekod awam daripada pegawai.
√
Kenal pasti rekod telah mencapai tempoh simpanan dan layak

2 dilupuskan samada rekod yang dinyatakan terdapat pada Jadual √
Pelupusan Rekod atau tiada Jadual Pelupusan Rekod.
SJika rekod ada dinyatakan pada Jadual Pelupusan Rekod:-

(a)-Semak dan kenal pasti jenis rekod awam yang hendak
dilupuskan mengikut klasifikasi fail.
(b) Bagi Klasifikasi Fail Am (Fail subjek 100, 200, 300 dan 500):-
i-Sediakan borang Arkib 2/08 (Borang Permohonan Bagi
Pemusnahan Rekod Awam).
ii-Senaraikan dan lengkapkan semua butiran yang terdapat pada
borang Arkib 2/08. Melakukan ukuran bagi rekod pelupusan.
iii-Majukan kepada pegawai bagi semakan dan tandatangan pada
borang Arkib 2/08.
(c) Bagi Klasifikasi Fail Am Kewangan (Fail subjek 400 sahaja):-
3 i-Sediakan borang Arkib 4/08 (Borang Permohonan Bagi
√
Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan).
ii-Senaraikan dan lengkapkan semua butiran yang terdapat pada
borang Arkib 4/08. Melakukan ukuran bagi rekod pelupusan.
iii-Majukan kepada pegawai bagi semakan dan tandatangan pada
borang Arkib 4/08.
iv-Kemukakan satu salinan Borang Arkib 4/08 ke ANM/PWN bagi
makluman dan kelulusan.
v-Terima dan buat satu salinan surat kelulusan daripada
ANM/PWN.
Jika rekod tidak dinyatakan pada Jadual Pelupusan Rekod:-

i- Membuat pengasingan bagi rekod yang telah tamat tindakan
mengikut susunan tahun dan nombor seturut.
ii- Sediakan borang Arkib 5/08 (Borang Permohonan Bagi
Pemusnahan Rekod Awam).
4 iii- Senaraikan dan lengkapkan semua butiran yang terdapat pada √
borang Arkib 5/08.
iv-Melakukan ukuran bagi rekod pelupusan.
v- Majukan kepada pegawai bagi semakan dan tandatangan pada
borang Arkib 5/08.
Hantar surat pemohonan pelupusan berserta Borang Permohonan

5 Arkib dan lampiran berkaitan ke Arkib Negara. Buat satu salinan √
Borang Permohonan Perlupusan bagi simpanan pejabat.
Dapat maklumbalas daripada Arkib Negara samada rekod

6 terdapat rekod yang dibenarkan lupus dan terdapat rekod √
disyorkan simpan (tidak dibenarkan lupus).
60
Sekiranya Arkib Negara memaklumkan untuk Pemindahan Rekod:-

i- Simpan fail yang disyorkan oleh Arkib Negara di bilik berasingan
sehingga tarikh yang akan dimaklumkan kelak oleh Arkib Negara.
ii- Terima maklumbalas dan Borang Arkib 11/08 (Borang
Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam).
iii- Lengkapkan dan semak semua butiran, semak dan
7 tandatangan Borang Arkib 11/08.
√
iv- Hantar Borang Arkib 11/08 dan rekod yang dikehendaki ke
Arkib Negara.
v- Buat satu salinan Borang Penentusan Pemusnahan bagi
simpanan pejabat.
Sekiranya Arkib Negara memaklumkan untuk Penentusan

Pemusnahan Rekod:-
i- Lengkapkan semua butiran, semak dan tandatangan Borang
Penentusan Pemusnahan (Borang Arkib 12/08 atau Borang
Kewangan -Arkib 13/08).
8 ii-Lakukan pelupusan rekod mengikut kaedah yang sesuai dan √
dipersetujui oleh pihak pengurusan pejabat.
iii- Hantar Borang Penentusan Pemusnahan serta lampiran
berkaitan ke Arkib Negara.
iv-Buat satu salinan Borang Penentusan Pemusnahan bagi
simpanan pejabat.
61
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti D1 : Membantu Menyelenggara Dan Merekodkan Tuntutan Dan Penggunaan Panjar Wang
Runcit (PWR) Di Daerah.

Terima permohonan pembelian daripada kakitangan.
1 Memaklumkan kepada pegawai mengenai keperluan bagi √
pembelian tersebut.
Pemohonan mengusul tuntutan berserta resit/bil.
2 Pemohonan mengisi lengkap borang dan mendatangani √
Borang Permohonan Panjar.
Memajukan borang Permohonan Panjar dan resit/bil bagi
3 √
kelulusan dan tandatangan pegawai.
Keluarkan wang untuk bayaran mengikut kadar tuntutan
4 √
pada bil/resit dan serahkan kepada pemohon PWR.
Sediakan Penyata Pemohonan PWR bagi tujuan
5 √
rekrupmen.
Hantar Tuntutan PWR (berserta Borang PWR dan
6 Resit/Bil) yang telah lengkap ke Bahagian Kewangan √
Jabatan.
Sediakan Baucer kecil dalam sistem SPEKS dan kepilkan
7 √
pada borang permohonan PWR beserta resit/bil.
Merekodkan segala perbelanjaan yang dilakukan mengikut
8 butiran dan aktiviti dalam buku panjar SPEKS/ Buku panjar √
wang runcit Kew 249A.
Terima Wang Tunai daripada Bahagian Kewangan
9 Jabatan. Rekod dan semak pejumlahan semula √
peruntukkan PWR.
62
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti D2 : Membantu Melaksanakan Penyediaan Sijil PWR Pada Setiap Akhir Tahun Berdasarkan
Kepada Arahan Dan Format Pekeliling Penutupan Akaun Tahun Semasa.

Sediakan Penyata Pemohonan PWR bagi tujuan
1 √
rekrupmen Akhir Tahun.
Menyediakan Surat dan melengkapkan 4 helaian Sijil
2 √
Panjar Akhir.
Memajukan borang Permohonan Panjar dan resit/bil bagi
3 √
Hantar surat dan Sijil PWR Akhir Tahun (berserta Borang
4 PWR dan Resit/Bil) yang telah lengkap ke Bahagian √
Kewangan Jabatan.
Merekodkan segala perbelanjaan yang dilakukan mengikut
5 butiran dan aktiviti dalam buku panjar SPEKS/ Buku panjar √
wang runcit Kew 249A.
Terima Wang Tunai daripada Bahagian Kewangan Jabatan
6 (Diterima pada Awal tahun berikutnya). Rekod dan semak √
penjumlahan semula peruntukkan PWR.
63
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti E1 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Permohonan Bekalan Stok Alat Tulis Dan Buku Resit
Terkawal Di Stor Utama JPV Selangor.

Menyediakan dan menyenaraikan alat tulis di borang
1 Permohonan Stok (KEW. PS10 beserta KEW. √
PS11/lampiran) dan Borang Permohonan Buku Resit.
2 Hantar Permohonan Stok ke Unit Stor JPV Selangor. √
Semak, tandatangan dan terima stok pada borang

3 Permohonan Stok (KEW. PS10 beserta KEW. √
PS11/lampiran) dan Buku Pengeluaran Resit.
Terima Stok Alat Tulis dan Buku Resit yang dipohon

4 √
daripada stok utama.
Rekod pada Kad Petak (KEW.PS 4) bagi alat tulis dan

5 √
Buku Bekalan Resit bagi penerimaan resit.
64
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti E2 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Membekal, Menyelia Dan Memantau Bekalan Stok Alat
Tulis Dan Buku Resit Terkawal Bagi Kegunaan Pejabat.
Terimaan Borang permohonan Stok (Alat Tulis/Resit)

1 √
daripada kakitangan.
Semak, Rekod dan tandatangan Borang permohonan Stok

2 √
Alat Tulis.
Semak bekalan kew.ps4 dan stor alat tulis samada stok

3 √
tersebut ada dalam simpanan atau tidak.
Majukan Borang permohonan Stok Alat Tulis untuk

4 √
Edarkan bekalan stok yang dipohon. Pastikan pemohon

5 √
menandatangani Borang permohonan Stok.
65
7. SENARAI SEMAK

Menyediakan surat laporan buku log kenderaan (bagi
1 √
setiap satu kenderaan).
Semak Buku log meliputi pergerakan. Jumlah jarak, jumlah
2 √
pembelian minyak, penggunaan minyak bulan semasa.
3 Semak Rekod dan resit Pembelian Minyak Kenderaan. √
4 Semak Rekod Penggunaan Touch N Go. √
Melakukan Pengiraan kadar minyak bulanan pada helaian

5 √
akhir bulan semasa.
Majukan Buku Log Kenderaan, Rekod Pembelian Minyak,

6 Touch N Go, Resit Pembelian Minyak untuk kelulusan dan √
tandatangan pegawai.
Ceraikan helaian Buku Log kenderaan. Kepilkan Surat

Laporan Log kenderaan, Helaian Buku Log Kenderaan,
7 √
Rekod Pembelian Minyak, Touch N Go, Resit Pembelian
Minyak.
Buat satu salinan laporan tersebut bagi rujukan dan
8 √
simpanan pejabat.
Hantar laporan Log kenderaan ke Bahagian Khidmat
9 √
Pengurusan (Kenderaan) JPV Selangor.
10 √
pada buku Despatch).
66
7. SENARAI SEMAK
Aktiviti F1 : Membantu Melakukan Kerja-Kerja Pengeluaran Resit Kepada Pelanggan (Terimaan Hasil)
Di Kaunter Klinik Haiwan Kesayangan.

Terima makluman dan arahan daripada petugas klinik
1 mengenai kadar dan jenis transaksi perkidmatan yang √
diberikan kepada pelanggan.
Sistem resit manual:
i- Tulis jumlah caj dan kod hasil hasil pada resit kew.38
atau resit haiwan 28.
ii- Mohon petugas klinik cop dan menandatangani resit
2 √
yang telah lengkap.
iii- Semak dan ceraikan resit.
iv- Terima wang daripada pelanggan.
v- Serah resit kepada pelanggan.
Sistem resit Auto (Speks):
i- Kunci masuk PTJ, jumlah caj dan kod hasil hasil pada
modul terimaan (Skrin12 Sistem Speks)
ii- Semak dan Cetak resit asal.
3 √
iii- Terima wang daripada pelanggan.
iv- Serah resit asal kepada pelanggan.
v- Cetak 2 salinan resit bagi resit yang sama bagi salinan
audit dan salinan pejabat.
67
68
69
70

My Portfolio N19 Untuk Rujukan PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

My Portfolio N19 Untuk Rujukan PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

myPortfolio

PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN DAN OPERASI)

BAHAGIAN : PEJABAT PERKHIDMATAN VETERINAR

Nama : ZUL AZRI BIN JAID

Gelaran Jawatan : PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN /OPERASI)

Gred Hakiki Jawatan : N19

Tarikh Penempatan : 01.04.2008

Nama : DR. ABDUL WAFI BIN SHAARI

Gelaran Jawatan : PEGAWAI VETERINAR

Gred Jawatan : GV41

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

1. 1.11.2018 Pengwujudan Dan Pengemaskinian

PERKARA MUKA SURAT

1.1 JABATAN PERKHIDMATAN VETERINAR NEGERI SELANGOR

Carta Fungsi Daerah

1. Secara amnya, Bahagian Pentadbiran dan Pengurusan pejabat bertanggungawab

2. Memberi Perkhidmatan Sokongan Yang Meliputi Pengurusan Personel, Kewangan

3. Fungsi asas pentadbiran dan kewangan adalah meliputi:-

a) Merekod dan mendokumentasi hal-hal berkaitan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Pengalaman lebih dari 10 tahun dalam bidang pengurusan hasil jabatan

Terima resit (SPEKS atau Kew.38) berserta wang hasil

Pastikan bank menyerahkan 2 penyata bank. (Salinan

Merekod No Resit Perbendaharaan pada buku tunai

Menyimpan dan kemas buku tunai cerakinan dan

PEGAWAI LAIN YANG ADA UNDANG-UNDANG, PERATURAN

Menyediakan dan merekod penutupan akaun bulan

Menyemak dan menandatangani format penutupan

Sediakan dan lengkapkan Penyata Borang Hasil Yang

Penyelia membuat semakan dan Tandatangan

Hantar laporan buku tunai cerakinan (KKWT)

Pegawai Veterinar Gred

Menyediakan dan merekodkan kutipan hasil bulanan di helaian Sijil

Pegawai Veterinar Gred

Mengecop Nama PTJ pada Sijil Pengesahan Akaun di Format A

Pegawai Veterinar Gred

Pegawai Veterinar Gred

Dapatkan bukti penghantaran dan terimaan. (Tandatangan Pegawai Veterinar Gred

Menyedia dan melengkapkan Penyata Penyesuaian Akaun Pegawai Veterinar Gred

Mengecop Nama PTJ dan tandatangan penyedia dan penyemak

Susun dan Lampirkan Surat Penyata Penyesuaian Amanah,

Pegawai Veterinar Gred

Pegawai Veterinar Gred

Dapatkan bukti penghantaran dan terimaan. (Tandatangan Pegawai Veterinar Gred

Terima Teguran bertulis daripada Pertanyaan Perbendaharan atau

Pegawai Veterinar Gred

Membuat pembetulan pada rekod kewangan berkaitan dan

Hantar surat Pertanyaan Perbendaharan dan Baucer Jurnal

Dapatkan bukti penghantaran dan terimaan. (Tandatangan Pegawai Veterinar Gred

1.Pegawai Veterinar Gred

Pegawai Veterinar Gred

A.Bagi surat yang memerlukan tindakan:-

B. Bagi surat yang tidak memerlukan tindakan:-

Pegawai Veterinar Gred

PEGAWAI LAIN YANG ADA UNDANG-UNDANG, PERATURAN

Terima makluman/ pengesyoran/ arahan/ permohonan pelupusan rekod

SJika rekod ada dinyatakan pada Jadual Pelupusan Rekod:-

Jika rekod tidak dinyatakan pada Jadual Pelupusan Rekod:-

1.Pegawai Veterinar Gred GV41.

Dapat maklumbalas daripada Arkib Negara samada rekod terdapat rekod

Sekiranya Arkib Negara memaklumkan untuk Pemindahan Rekod:-i-

Sekiranya Arkib Negara memaklumkan untuk Penentusan

Merekodkan segala perbelanjaan yang dilakukan mengikut butiran