MASTER PROGRAM DRUGOG STUPNJA

Program: Međunarodno poslovanje

Predmet: Modeli i alati uspješnog komuniciranja u poduzeću

Timski zadatak III/1

»Opredjeljenje i ciljevi komunikacijskog projekta (prvi individualni dio)«

Nositelj predmeta:doc.dr. Marko Divjak

Mentor: dr. Miljan Vojnović

Studentica: Ajlin Muharemović

Juba, 13.12.2017.
SADRŽAJ:

1. Individualni prilog ˝Komunikacijski izazov u UNMISS-u˝.......................3

2. Literatura.......................................................................................................5
Individualni prilog za zadatak III/1

Moj prilog i prijedlog za ovaj timski zadatak bi se mogao nazvati ˝Komunikacijski

izazov u UNMISS-u˝ i otprilike bi ovako izgledao :

1. Kao i u svakom poduzeću, tako i u mom (United Nations Mission in South

Sudan – UNMISS) svaka promjena, odnosno drugačija organizacija poslovanja
nosi sa sobom potrebu da bude adekvatno objašnjena i prezentirana svim
zaposlenim u poduzeću na svim nivoima njegove strukture.
Ono što se pojavilo kao trenutni veliki komunikacijski izazov za nas je
promjena, primjena i uvođenje novog ERP sotverskog rješenja SAP ECC 6.0,
koji se uvodi u svakodnevni rad svih zaposlenika koji rade u administraciji i
logistici našeg poduzeća.

2. Relevantnost komunikacijskog izazova za menadžment mog poduzeća, u

provedbi uvođenja novog ERP rješenja se ogleda u kompleksnosti njegove
strukture radi velikog broja zaposlenih, kao i njihovoj geografskoj raspršenosti u
10 regija, kao i izuzetnoj važnosti za poduzeće da od početka do kraja uvođenje
novog sofverskog rješenja prođe u najboljem mogućem redu i na vrijeme (ne
kasnije od 6 mjeseci od početka projekta).

3. Ciljane javnosti ovog komunikacijskog projekta će biti:

 Menadžment svih nivoa
 ICT kao sekcija koja će učestvovati u svim fazama uvođenja novog
softvera
 HR, Finance, Procurement, Supply Chain, Transport, Engineering,
Medical kao sekcije kojima će biti izvršena promjena softvera
 Svi ostali zaposlenici UNMISS-a (na koje se neće direktno odnositi ova
promjena) radi upoznavanja sa novim načinom rada u poduzeću
Kad su u pitanju trenutno stanje i razmišljanje o novom softveru, onda se može
reći da sve ciljane javnosti imaju različito razmišljanje i stavove, od toga da neki
zaposlenici vide višestruku korisnost ovog projekta do onih koji su skeptični da
će projekat uspjeti.
Međutim, prema klasifikaciji Gruning-a i Hunt-a iz 1984. (Smith, 2005, 54.
str.), tokom ovog projekta će se upotrebljavati model dvosmjerno-simetrične
komunikacije jer se ipak radi o izuzetno profesionalnim i velikim dijelom
veoma stručnim zaposlenicima koji će i sami tražiti i insistirati na ovom modelu
komunikacije.

4. Vrste podataka koje imamo, kako je već naprijed pomenuto, su one koje se tiču
stručnosti i profesionalnosti naših ciljanih javnosti. S tim da su sve one dio
našeg radnog kolektiva, ne postoje skoro nikakve razlike među njima. Jedine
razlike koje mogu da budu su razlike u znanju ili sposobnostima među
pojedinim zaposlenicima u istoj službi ili sekciji. Ono što nam je dodatno
 potrebno da znamo je koji će biti ukupan broj svih učesnika u ovom projektu,
koliki je njihov broj u svakoj regiji, pa onda u svakoj sekciji i službi, ko će biti
vođe pojedinih timova, odnosno koliko će ih ukupno biti neophodno trenirano u
prvoj fazi treninga, a koliko tokom njihovog međusobnog cross-treninga, kome
će u početku biti moguće dati pravo pristupa svim podacima odnosno
operacijama i transakcijama, a koliko će ih dobiti djelimični ili samo osnovni
pristup kako bi se znalo za koji dio softvera trebaju da budu podučeni.

5. Temeljni komunikacijski cilj ovog projekta je potpuno upoznavanje i

informiranost svih ciljnih javnosti sa projektom uvodjenja novog ERP softvera,
koji će kasnije rezultirati potpunim razumijevanjem i prihvaćanjem ovog
sofverskog rješenja, i ne samo to nego koji će doprinijeti i pozitivnom stavu
prema istom . Nakon toga, učenjem i dubljim upoznavanjem sa softverom koje
će provesti ICT sekcija bi se trebalo doći i do ostvarenja glavnih ciljeva
poduzeća, a to su: povećanje operativne efikasnosti i pravovremenosti;
povećanje zadovoljstva svih zaposlenih u administraciji i logistici, pa samim tim
i poticaj njihove angažiranosti u izvršavanju svakodnevnih zadataka, a kada je u
pitanju ICT sekcija (kao dijela poduzeća) onda za njih bi bilo značajno
ostvarenje cilja u vezi smanjenja broja baza podataka i operativnih sistema koji
se trenutno koriste i kojima upravljaju.

6. *Konkretni, mjerljivi ciljevi koji se trebaju ostvariti u narednih šest mjeseci

ovog komunikacijskog projekta bi bili:
 Povećanje informiranosti zaposlenih o novom ERP softveru od trenutnih
2 na 4,5 (ljestvica od 1 do 5)
 Bar 10% zaposlenih će iznijeti svoje prijedloge za poboljšanje i
eventualne izmjene ERP softvera
 Bar 70% zaposlenih razumije važnost promjene postojećeg softvera

Sljedeći koraci mogu biti dio komunikacijskog plana za ostvarenje ovih

ciljeva:

 Organizovanje preliminarnih sastanaka kompletnog menadžmenta

poduzeća, upoznavanje sa projektom, podjela zadataka
 Organizovanje sastanaka u svim sekcijama koje će biti dio ovog
projekta između šefova tih sekcija i supervizora pojedinih službi (Unit-
a), upoznavanje sa projektom, podjela zadataka
 Organizovanje sastanaka supervizora svih službi sa svim zaposlenicima
tih službi, upoznavanje sa projektom i sa planom uvođenja novog
softvera
 Organizovanje treninga za top menadžment
 Organizovanje treninga za srednji menadžment (šefovi sekcija i šefovi
pojedinačnih službi)
 Organizovanje treninga za sve službe pojedinačno ili za izabrane vođe iz
svake službe
 Cross-trening među zaposlenicima
  Organizovanje sedmičnih sastanaka na svim nivoima menadžmenta
tokom organizovanja treninga
 Slanje broadcast-a odnosno zvaničnog obavještenja za sve zaposlenike u
UNMISS-u na početku izvođenja projekta, zatim na početku izvođenja
treninga, poslije završne faze projekta, a onda i na početku
implementacije odnosno na početku primjene novog softvera u
svakodnevnom poslovanju.

*Napomena: Rokovi za navedene korake mogu biti utvrđeni izradom Gantt Chart –
a u Excelu, a i ostala pitanja mogu biti naknadno dodatno dopunjena, skraćena ili
izmjenjena.

Literatura:

1) Smith, R. (2005.). Strategic Planning for Public Relations , 2nd ed.

Lawrence Erlbaum Associates. (pristup 12.12.2017.)
2) Muharemović A. (2017), Seminarski rad, Upravljanje informacijskim
tehnologijama u poduzeću, DOBA