‫المحور الثاني‪ :‬تحليل وتصميم الوظائف‬

‫‪Jobs Analysis and Design‬‬

‫تعتبر عملية تحليل وتصميم الوظائف إحدى البدايات المنطقية لعمل إدارة الموارد البشرية في‬
‫المنظمة أياً كان هدفها أو نشاطها وذلك لألسباب التالية ‪:‬‬

‫‪ 1.‬إن تحليل وتصميم الوظائف يعتبر األساس عند تحديد المسؤوليات والمهام لكل وظيفة في‬
‫المنظمة‪.‬‬
‫‪ 2.‬ال يمكن ممارسة وظائف إدارة الموارد البشرية إذا لم تتوفر معلومات خاصة بتحليل وتصميم‬
‫الوظائف‪.‬‬
‫‪ 3.‬إن وظيفة تخطيط الموارد البشرية ‪ ،‬وتحديداً نشاط تخطيط االحتياجات البشرية ‪ ،‬يعتمد أساساً على‬
‫نتائج تحليل وتصميم الوظائف‪.‬‬
‫أوال‪ :‬مفهوم تحليل الوظائف‬

‫هي مجموعة العمليات الخاصة بجميع المعلومات والحقائق عن الوظيفة ‪ ،‬بهدف تقسيمها واعادتها إلى‬
‫عناصرها األساسية المكونة لها ‪ ،‬والمتعلقة بواجباتها ومسؤولياتها وظروف العمل المحيطة بها ‪ ،‬واإلشراف‬
‫الخاضعة له ‪ ،‬واإلشراف الذي يمارسه شاغلها على الغير ‪ ،‬والمؤهالت والقدرات المطلوبة فيمن يشغل‬
‫الوظيفة ‪.‬‬

‫وهي أسلوب علمي من شأنه تجميع حقائق محددة عن متطلبات كل وظيفة عن طريق تفتيتها إلى‬
‫عناصرها األولية ‪ ،‬وتحديد طبيعة ومهام كل عنصر بالشكل الذي يمكن معه التعرف على متطلباتها‬
‫الكمية ‪ ،‬والمهارات والمؤهالت والقدرات التي يجب توافرها فيمن يشغلها ‪.‬‬

‫إن األسلوب العلمي لتحليل الوظائف يتضمن ويشتمل على عنصرين أساسيين ‪ ،‬هو ما يعرف بعناصر أو‬
‫مكونات تحليل الوظائف التي تتمثل في اآلتي‪:‬‬

‫‪1.‬الوصف الوظيفي أو توصيف الوظيفة‪Job Description .‬‬

‫‪2.‬مواصفات الوظيفة أو متطلبات الوظيفة ‪Job Specification‬‬

‫ثانيا‪ :‬الوصف الوظيفي ‪Job Description‬‬

‫هناك العديد من المصطلحات والمفاهيم المستخدمة في الحقل الوظيفي ‪ ،‬نذكر منها‪:‬‬

 ‫‪1.‬المجال الوظيفي ‪/‬المهنة ‪ Occupation .‬المهنة أو المجال الوظيفي هي أكبر تقسيم في التركيب‬
‫الهرمي للعمل اإلنساني ‪ ،‬ويتكون من مجموعة من الوظائف التي ترتبط ببعضها إرتباطاً منطقياً أو مهارياً‬
‫‪ ،‬أو تتشابه فيها المهام واألعمال الرئيسية وتوجد على مستوى المنظمة ‪ ،‬مث ــال ‪ :‬المجال الوظيفي‬
‫للخدمات الصحية يتضمن األطباء ‪ ،‬فني صحة ‪ ،‬فني مختبرات ‪ ،‬ممرض ‪ ، ...‬أي عدد من الوظائف‬
‫المتخصصة والمساعدة‪.‬‬

‫‪2.‬الوظيفة ‪ Job .‬وهي الوحدة األساسية للعمل في الهيكل التنظيمي ‪ ،‬وهى عبارة عن مجموعة من‬
‫الواجبات والمسئوليات المتكاملة والمتجانسة التي يؤديها شخص واحد تتوفر لديه شروط التأهيل المحددة‬
‫لشغل الوظيفة‪.‬‬

‫‪3.‬الواجب ‪ Duty .‬تتكون الوظيفة من واجب أو أكثر‪ ،‬الواجب هو أحد التقسيمات الرئيسية للوظيفة ‪،‬‬
‫يتميز الواجب بأنه أحد المسئوليات الرئيسية للموظف ويشغل جزء من وقت الموظف ‪ ،‬ويؤدي إلى تحقيق‬
‫هدف معين ‪ ،‬ويتكون الواجب من مجموعة مترابطة من المهام ‪ ،‬مث ــال ‪ :‬يشمل وظيفة المدير التخطيط‬
‫والتنظيم والتوجيه والرقابة‪.‬‬

‫‪4.‬المهمة ‪ Task .‬المهمة هي واحدة من العمليات تصف الطرق واإلجراءات ‪ ،‬وتمثل جزء من الواجب‬
‫‪ ،‬عالقة المهمة بالواجب كعالقة الواجب بالوظيفة ‪ ،‬أي أن مجموعة مترابطة من المهام تكون واجباً‬

‫مفهوم الوصف الوظيفي ‪:‬‬

‫يعتبر الوصف الوظيفي النتيجة األولى و المباشرة لعملية التحليل الوظيفي ‪ .‬ويعرف الوصف‬
‫الوظيفي بأنه عبارة بيانات مكتوبة باألعمال المطلوب أدائها والطريقة التي يتم بها أداء الوظيفة والظروف‬
‫التي يؤدي فيها العمل واألدوات المستخدمة ‪ .‬من هذا المفهوم يالحظ بأن الوصف الوظيفي يجيب على‬
‫األسئلة التالية ‪:‬‬

‫ما هو العمل المطلوب ؟‬

‫كيف يؤدي هذا العمل ؟‬

‫ولماذا يؤدي العمل ؟‬

‫و ما هي الظروف التي يؤدى فيها العمل ؟‬

‫ثالثا‪ :‬مواصفات الوظيفة أو متطلبات الوظيفة‬

‫‪ Job Specification‬تتمثل في الحد األدنى من الشروط الواجب توفرها فيمن يشغل الوظيفة ‪،‬‬
‫وتشمل تلك الشروط اآلتي ‪:‬‬

‫المعرفة ‪:‬‬

‫العلوم والمعلومات الشخصية التي تتطلبها طبيعة الوظيفة ‪.‬‬

‫المهارات ‪:‬‬

‫الخصائص التي تتطلبها طبيعة األعمال (تشغيل اآلالت – قوة المالحظة – الدقة – السرعة –‬

‫استخدام الحاسب اآللي ‪. ) ...‬‬

‫القدرات الخاصة ‪:‬‬

‫القدرات التي تميزه عن اآلخرين مثل ‪:‬‬ ‫‪o‬‬

‫‪ o‬القـدرة على االبتكـار‪.‬‬
‫القـدرة على الحوار ‪.‬‬ ‫‪o‬‬

‫القدرة على اتخاذ قرار‪.‬‬ ‫‪o‬‬

‫‪ o‬القدرة التحليلية‪.‬‬
 ‫‪ o‬القدرة على التكيف‪.‬‬

‫القدرة على التعاون مع اآلخرين ‪ ... ،‬الخ‬

‫السمات الشخصية ‪:‬‬

‫بعض الوظائف تتطلب سمات شخصية معينة فمثالً وظيفة العالقات العامة تختلف عن وظيفة مهندس‬
‫معماري وهناك العديد من السمات الشخصية مثل القوة البدنية‪ ،‬الطموح‪ ،‬اإلخالص ‪ ،‬السيطرة على‬
‫النفس‪ ،‬المظهر ‪ ،‬الذكاء ‪...‬‬

‫رابعا‪ :‬تصميم الوظائف ‪Job Design‬‬

‫أدناه بعض المفاهيم عن تصميم الوظيفة‪:‬‬

‫تصميم الوظائف هو العمل الخاص بربط محتويات الوظيفة ‪ ،‬والمؤهالت المطلوبة لها ‪ ،‬بالحوافز المقررة‬
‫لها في شكل يحقق رغبات واحتياجات العاملين والمنظمة‪.‬‬

‫و هو عملية الربط بين الوظيفة بالحوافز المقررة لها‪.‬‬

‫تصميم الوظيفة يمكن أن‪:‬‬

‫‪ -‬يحفز العامل‪.‬‬
‫‪ -‬يرفع من روحه المعنوية ويزيد رضاءه‪.‬‬
‫يزيد إنتاجيته‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫أو قد يولد لديه شعور من اإلحباط واالغتراب‬

‫خامسا‪ :‬بطاقات التوصيف الوظيفي‬

‫هي الناتج النهائي لعملية تحليل و تصميم الوظائف‪ .‬فيما يلي نموذج مبسط لبطاقة توصيف وظيفي و‬
‫يليها نموذج مفصل لبطاقة توصيف وظيفي لوظيفة مسوق الكتروني‪:‬‬
‫مثال لبطاقة وصف وظيفي لوظيفة مسوق الكتروني‪:‬‬
 ‫سادسا‪:‬أهمية تحليل الوظائف‬

‫تعتبر عملية تحليل الوظائف الخطوة األولى التي تبنى عليها جميع الوظائف األخرى إلدارة الموارد‬
‫البشرية في المنظمة ‪ ،‬وكلما أنجزت هذه العملية بطريقة علمية صحيحة وبشكل دقيق ‪ ،‬أدى ذلك إلى‬
‫سهولة إجراء عملية تقويم الوظائف بمصداقية يعتمد عليها ‪ ،‬وبالتالي ينطبق ذلك على بقية الوظائف‬
‫األخرى إلدارة الموارد البشرية ‪ .‬وتتمثل أهمية تحليل الوظائف فيما يلى‪:‬‬

‫‪ ‬تحديد المتطلبات الضرورية لشغل الوظائف االختيار ‪ ،‬التعيين ‪ ،‬الترفيه ‪ ،‬النقل ‪...‬‬

‫‪ ‬تقديم معلومات تفصيلية عما يجب على العاملين عمله في أداء أعمالهم‪.‬‬

‫‪ ‬التدريب والتنمية اإلدارية‪.‬‬

‫‪ ‬يعتبر بمثابة األساس لوضع معدالت عادلة لألجور والرواتب‪.‬‬

‫‪ ‬يعتبر األساس في تحديد متطلبات الوظيفة والتي على أساسها يمكن قياس أداء الموظف و‬
‫تقييم األداء‪.‬‬

‫‪ ‬تعتبر األساس المباشر الذي تعتمد عليه إدارة الموارد البشرية في تخطيط الموارد البشرية‪.‬‬

‫‪ ‬توضيح ظروف درجة تعرض األعمال لألخطار‪ ،‬وبالتالي يساعد تحليل الوظائف اإلدارة في‬
‫اتخاذ الخطوات العالجية والوقائية األمن الصناعي‪.‬‬

‫إن المعلومات التي توفرها عملية تحليل الوظائف تستخدمها اإلدارة في اآلتي‪:‬‬

‫أ‪ .‬إقامة عالقات أفضل بين العاملين‪.‬‬

‫ب‪ .‬توضيح خطوط السلطة والمسؤولية‪.‬‬

‫ج ‪ .‬تقديم دليل للعمل واإلجراءات للعاملين في المنظمة ‪.‬‬

‫سابعا‪ :‬عالقة تحليل الوظائف بالنشاطات األخرى إلدارة الموارد البشرية‬

‫‪ -1‬االستقطاب واالختيار‪:‬‬

‫تقدم تحليل الوظائف وصف موسع للوظيفة وخصائص األفراد ويتم االختيار في ضوء هذه‬
‫الخصائص‪.‬‬
 ‫‪ -2‬تحديد األجور ‪:‬‬

‫تحدد تحليل الوظيفة طبيعة العمل ومسؤولياته وظروفه وهذا يساعد في تحديد األجر‬
‫( فالوظائف ذات المؤهالت العالية والتي تزداد بها درجة الخطورة يحدد لها أجر أعلى ) ‪.‬‬

‫‪ -3‬تقييم األداء ‪:‬‬

‫تقويم األداء سيحتاج إلى معايير للقياس ويقدم تحليل الوظيفة هذه المعايير ( األداء األقل ‪:‬‬
‫خلل في قدرة ‪ /‬رغبة ‪ /‬تحديد حجم العمل ) ‪.‬‬

‫‪ -4‬التدريب ‪:‬‬

‫ينتهي التحليل بوصف الوظائف الذي يتناول مستوى المهارات المطلوبة في الموظف واذا‬
‫كأن األداء ال يتناسب مع المعايير يتم التدريب ‪.‬‬

‫‪ -5‬الترقية ‪:‬‬

‫في ضوء قيام الموظف بمسؤولياته وأعباء الوظيفة كما هي محددة له فهذا مؤشر على قدرته على‬
‫تحمل مسؤوليات أعلى وبالتالي تكون أساس جيد للترقية‪.‬‬

‫من المسؤول عن تحليل العمل؟‬

‫يقع العبئ األكبر على عاتق مدير إدارة الموارد البشرية بإعتباره المخطط و المنسق و المشرف على‬
‫تنفيذه‪ ،‬و هذا ال ينفي مساهمة المديرين التنفيذيين في هذا اإلطار من خالل‪:‬‬

‫‪ -‬توفير المعلومات الالزمة و مدى مساهمة العاملين في تنفيذها‪.‬‬

‫‪ -‬مراجعة تصميم الوظائف‪.‬‬

‫‪ -‬إلزام العاملين بضرورة القيام بالمهام الموجودة في تصميم و توصيف الوظائف‪.‬‬

‫ثامنا‪ :‬خطوات عملية التحليل الوظيفي‬

‫‪ –1‬مرحلة اإلعداد و االستشارة‪:‬‬

‫يجب في هذه المرحلة‬
‫‪-‬اإللمام بالهيكل التنظيمي والمناخ السائد داخل المنظمة‬
 ‫‪-‬التعرف على حقيقة أهداف االدارة من وراء تحليل الوظيفة‬
‫‪-‬عرض ومناقشه الطرق المختلفة لجمع المعلومات الالزمة‬
‫‪-‬االستعداد لمقابله األفراد الذين سوف يتم تحليل وظائفهم‬
‫‪ -2‬مرحله التجميع الفعلي للبيانات‪:‬‬
‫هناك عده طرق لجمع البيانات لعملية التحليل الوظيفي‪:‬‬

‫أ ‪-‬المالحظة الشخصية المباشرة‬

‫من خالل مالحظه أداء العمل وتدوين المالحظات المختلفة في االستمارة المعدة لذلك ‪ ،‬لتحديد النقاط‬
‫التي تريد إيضاحا من جانب شاغلي الوظيفة او رؤسائهم أثناء عمليات المقابالت الشخصية‪ ،‬يقوم المحلل‬
‫بالوقـوف شخصياً على بعض األعمال ومالحـظة أدائها ‪ ،‬توقيت األداء ‪ ،‬التكرار ‪ ،‬أسباب العمل ‪،‬‬
‫ظروف العمل األدوات ‪ ،‬مدى صعوبة بعض جوانب العمل ‪... ،‬الخ ‪.‬‬

‫من إيجابياتها ‪:‬‬

‫‪ -1‬الحصول على بيانات واقعية وتفصيلية ‪.‬‬

‫‪ -2‬توفر على العمال كتابة واجباتهم ‪.‬‬

‫من سلبياتها ‪:‬‬

‫‪ -1‬ال تفيـد في تحليـل بعـض الوظائـف ( البرمجة ‪ ،‬المحاسبة ‪) ... ،‬‬

‫‪ -2‬تقيد من بعض الموظفين أو يتحيزون عند مالحظاتهم ‪.‬‬

‫‪ -3‬قد ال تؤدي لفهم جميع جوانب العمل ‪.‬‬

‫‪ - 4‬تستغرق فتره زمنيه طويلة‬

‫‪ -5‬شعور الفرد شاغل الوظيفة بأنه تحت المراقبة‬
‫‪ -6‬تقل فاعليه المالحظة الشخصية كلما كانت الوظائف المطلوب مالحظتها ذات طبيعة إداريه وليست‬
‫يدوية‪.‬‬
‫ب ‪-‬المقابالت‬

‫من خالل مقابله شاغل الوظيفة المراد تحليلها ورئيسه المباشر إلعطاء تصورهما عما تشتمل عليه‬
‫الوظيفة ولنجاح المقابل الشخصية البد من وجود عده اعتبارات‪.‬‬
‫‪-‬أن تكون المقابلة واضحة الهدف ‪ ،‬أن تكون االسئله بشكل متسلسل و منطقي وبطريقه تجذب انتباه‬
 ‫الشخص الذي يقابله‬
‫‪-‬أن يكون لدى الفرد القائم بالمقابلة القدرة والخبرة على اكتشاف جوانب التحيز الشخصية في حديث‬
‫الشخص المقابل‪ ،‬و تعتبر من أكثر األساليب استخداماً وقد تتم ‪:‬‬

‫‪ -‬مقابالت فردية مع الموظفين ‪.‬‬

‫‪ -‬مقابالت جماعية مع المجموعات ذات الوظائف المتشابهة ‪.‬‬

‫‪ -‬مقابالت مع المشرفين على الوظائف ‪.‬‬

‫من إيجابيات الطريقة ‪:‬‬

‫‪ -2‬تكشف بعض األعمال العرضية أو االتصـاالت التي ال‬ ‫‪ -1‬سهلة ‪.‬‬

‫تظهر في إطار مسؤولياته‪.‬‬

‫من سلبياتها ‪:‬‬

‫‪ -‬التردد والخوف من إعطاء بيانات سليمة خشية تأثيرها على األجر أو الترقية ‪.‬‬

‫بعض أهم األسئلة في هذه المقابالت ‪:‬‬

‫‪ -‬ما هي األعمال التي تقوم بها ‪ ،‬األوضاع البدنية التي‬ ‫‪ -‬ما هو مسمى الوظيفة ؟‬
‫تؤدى بها العمل ؟‬

‫‪ -‬ما هي حدود مسؤولياتك في‬ ‫‪ -‬ما هي مؤهالتك العلمية ‪ ،‬المهارات الخاصة األخرى؟‬
‫الوظيفة ؟‬

‫‪ -‬ما هي ظروف‬ ‫‪ -‬ما هي المعايير المستخدمة لقياس الوظيفة وما هي ظروف العمل ؟‬
‫الصحة والسالمة في العمل؟‬

‫‪ -‬هل هناك مصادر للخطورة‬ ‫‪ -‬ما هي متطلبات العمل الذهنية والبدنية والعاطفية ؟‬
‫في العمل؟‬

‫ج ‪ -‬المذكرات او سجل الموظف اليومي‬

‫و هي أن يسجل الموظف بنفسه كل نشاط يمارسه خالل اليوم والمدة التي يتم فيها‪.‬‬
 ‫وذلك بإعداد مذكره يوميه صغيره تحتوى على عديد من البنود والعناوين الخاصة بتحليل الوظائف‬
‫وتوصيفها ‪ ,‬ويطلب من شاغلي الوظيفة بتسجيل األعمال التي يقومون بها تحت العناوين المعدة لذلك ‪،‬‬

‫ومن أهم مميزات تلك الطريقة‬

‫‪-‬اعطاء صوره دقيقه وواضحه عن الوظيفه‬
‫‪-‬توفير الوقت على القائم بعمليه البحث حيث ان التسجيل والمالحظه ستكون عن طريق شاغلي‬
‫الوظيفه‪.‬‬
‫‪-‬يمكن ان تستخدم كأساس جيد وسليم التمام المقابالت الشخصيه‪.‬‬

‫و من عيوبها‪:‬‬

‫‪ -‬التحيز والمبالغة عند الموظف ‪.‬‬

‫د‪ -‬االستبيان‬
‫حيث يعد الباحث مجموعه من االسئله المطلوب االجابه عليها ويوجهها بدون تحيز إلى جميع األطراف‬
‫التي يريد سؤالها‪ ،‬ويجب أن يستخدم االسئله المفتوحة لضمان استرسال المستقصى منه في سرد الحقائق‬
‫والبيانات عن الوظيفة‪.‬‬

‫من إيجابياتها ‪:‬‬

‫السرعة ‪ ،‬الكفاءة في الحصول على معلومات من أكبر عدد ممكن ‪.‬‬

‫سلبياتها ‪:‬‬

‫‪ -1‬ال تفيد في حالة الجهل بالقراءة والكتابة‪.‬‬

‫‪ -2‬احتمال سوء فهم المجيب على األسئلة ‪.‬‬

‫‪ -3‬تحتاج لجهد كبير في تفريغ وتحليل البيانات ‪.‬‬

‫‪ -3‬إعداد النماذج النهائيه‬

‫يتم بعد ذلك إعداد النموذج المبدئي ومناقشته مع الرئيس المباشر وشاغل الوظيفة للتأكد من مطابقته‬
‫للواقع العملي ‪ ،‬والتأكد من صحة البيانات التي تم التوصل إليها‪ ،‬ثم بعد االنتهاء من المناقشة يتم إعداد‬
‫النموذج بشكل نهائي والحصول على موافقة اإلدارة العليا واعتماد التحليل الذي تم إعداده للوظيفة ‪.‬‬
 ‫تاسعا‪ :‬دراسة حالة‬

‫حدثت هذه القصة في أوت من عام ‪ ،1811‬حيث ضرب إعصار إحدى المدن و أصاب شركة من‬
‫و أصاب بيوت الكثير من العاملين و اضطرت الشركة‬ ‫الشركات العاملة في تلك الناحية‪.‬‬
‫لالستعانة بعاملين جدد بلغ عددهم نحو ‪ 33‬موظفا جديدا‪ ،‬و هنا بدأ الصراع بين الموظفين القدامى و‬
‫عددهم ‪ 13‬و الموظفين الجدد‪ ،‬من حيث طبيعة المهام‪ .‬و اعتقد الموظفون القدامى أنهم األولى باالهتمام‬
‫من الجدد‪ ،‬بينما كان إهتمام العمالء بالطبع بمصالحهم‪ ،‬مما اضطر المشرف األصلي للمصنع الى‬
‫االتصال بمستشارة التي قامت بإستبيان لمعرفة طبيعة المهام و التوصل الى حل سريع بعد استعراض‬
‫حجج كل طرف‪.‬‬

‫األسئلة‪:‬‬

‫‪ :1‬هل كان على المستشارة و المشرف األصلي أن يتجاهال احتجاجات العمال القدامى و يكتبوا الوصف‬
‫الوظيفي كما يرونه؟ و لمذا؟ و كيف يمكن حل هذه الخالفات؟‬

‫‪ :2‬كيف يمكنك القيام بالتحليل الوظيفي في هذه الحالة؟‬