KINNITATUD:

Tallinna konvendi 19.05.2009

koosoleku protokolliga

ARHIVAARI AMETIJUHEND

Ametikoha nimetus: arhivaar

Kuuluvus konvendis: konvendi ametimees

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Arhivaar valitakse iga aasta sügis- ja kevadsemestril üheks semestriks konvendi
häälteenamusega;
1.2. Arhivaar juhindub oma tegevuses korp! Vironia comment’st, konvendi otsustest ja
käesolevast ametijuhendist;
1.3. Arhivaar kannab hoolt konvendi arhiivi ja raamatukogu eest.

2. ÜLDKOHUSTUSED

2.1. Annab konvendi koosoleku nõudmisel konvendile aru oma tegevusvaldkonda

puudutavates küsimustes;
2.2. Osaleb kõigil konvendi koosolekutel;
2.3. Töö edukamaks läbiviimiseks kaasab teisi korp! Vironia liikmeid, kusjuures oma
ametialaste kohustuste täitmise eest vastutab ta ise;
2.4. Teeb konvendile ettepanekuid antud ametikohaga seotud töö paremaks
korraldamiseks ja ametijuhendis täienduste tegemiseks.

3. AMETIALASED KOHUSTUSED

3.1. Peab arvet konvendi säilikute üle. Säilikute alla kuuluvad protokollid, pildid,
kingitused ja teised ajaloolise väärtusega esemed;
3.2. Arhiveerib konvendi protokolle ja kirjavahetust;
3.3. Arhiveerib ajaloolise väärtusega pilte ja varustab need selgitusega ürituse kohta ja
sellel olevate inimeste nimedega;
3.4. Peab arvet konvendi raamatukogu raamatute ja teiste teavikute (ajakirjad,
õllevikud, rebasereferaadid jne) üle;
3.5. Korraldab konvendi raamatukogu raamatute korrektset säilitamist;
3.6. Hoolitseb konvendile kuuluvate digitaalsete andmekandjate (sh ka helikandjad)
säilitamise eest;
3.7. Koostab konvendi kroonikaraamatut olulisematest sündmustest koos
fotomaterjaliga;
3.8. Tagab külalisteraamatu kasutuseloleku konvendi ametlikel üritustel;
3.9. Vajadusel korraldab korraldab kommersipiltide väljastamist maksnute nimekirja
alusel;
3.10. Haldab konvendi laenutusraamatut;
3.11. Hoiab ametimehe kapi ning arhiivi korras.
 4. EELARVE

4.1. Tema pädevusse kuuluvad kuluartiklid arhiivi korrashoidmiseks;

4.2. Esitab vastavalt laekuri nõudmisele ametimehe vastutusalasse kuuluva
eelarveartikli kohta taotluse, milles näitab taotletava summa suuruse ja jaotuse ning
põhjendab seda;
4.3. On õigus teha kulutusi vaid konvendi otsusega temale kinnitatud eelarve piires;
4.4. Kui on ette näha kuluartikli mahu ületamist, teavitab arhivaar sellest esimesel
võimalusel konvendi koosolekut, taotledes vajadusel ka eelarvemuudatust;
4.5. Esitab tehtud kulutuste kohta algdokumendid laekurile (kas jooksvalt või hiljemalt
käesoleva kuu 15. kuupäevaks eelmise kuu kohta);
4.6. On kursis tema pädevusse kuuluvate kuluartiklite hetkeseisuga.

5. ASENDAMISED

5.1. Kui arhivaar ei saa oma kohuseid täita, siis otsib ta endale konvendi koosolekul
osalejate seast vabatahtliku asendaja või paneb oma kohustused koosolekul osalejatest
noorimale coetusele, kes parajasti ei täida mõne teise ametimehe kohustusi (edaspidi:
asendaja);
5.2. Enne konvendi koosolekult puudumist on arhivaar kohustatud eestseisusele
teatama enda asendaja nime ning asendaja kasutamise ajavahemiku;
5.3. Arhivaar on kohustatud oma asendajat teavitama käesolevast ametijuhendist ning
ülesannetest, mida asendajal täita tuleb;
5.4. Asendamise lõppemisel on laekur kohustatud ennast kurssi viima kõigi asendamise
perioodil antud valdkonda puudutanud küsimustega;
5.5. Arhivaar võib asendada kõiki konvendi ametimehi;
5.6. Asendamise lõppemisel on arhivaar kohustatud vastavat ametimeest teavitama
asendamise perioodil antud valdkonda puudutanud küsimustest.

6. ARUANDLUS

6.1. Uue ametimehe valimisest järgmiseks, hiljemalt semestri kolmandaks

koosolekuks, esitab konvendile kirjalikult eelmise semestri tegevusaruande;
6.2. Lisab kirjaliku ametiaruande tegevusaruannete kausta;
6.3. Ametikoha vastuvõtmisel on arhivaar kohustatud ennast kurssi viima kõigi
antudvaldkonda puudutavate pooleliolevate ja eelseisvate ülesannetega;
6.4. Ametikoha üleandmisel peab ta teavitama uut arhivaari kõikidest antud valdkonda
puudutavatest pooleliolevatest ja eelseisvatest ülesannetest enne järgmist koosolekut
pärast ametikohustuste lõppemist.
 ARHIVAARI ARUANNE

 Arhivaari nimi, perekonnanimi, coetus

 ametisoleku aeg
 ametiaja jooksul korraldatud üritused (üritus, koht, osalejate arv, kulud artiklite lõikes,
tulud artiklite lõikes, kommentaarid)
 pooleliolevad ülesanded (koos detailidega)
 mis õnnestus ametisoleku ajal
 mis ebaõnnestus ametisoleku ajal
 millele peaks järgmine arhivaar pöörama tähelepanu, nõuanded
 arhivaari ametiaja jooksul tehtud kulutused eelarveartiklite lõikes
 märkused

KONVENDI LAENUTUSRAAMAT

Sisse- laenutatav objekt laenaja nimi (allkiri, laenamise eeldatav reaalne

kande nr coetus, ees- ja kuupäev tagastamise tagastamise
perekonnanimi) kuupäev kuupäev