KINNITATUD:

Tallinna konvendi 19.05.2009

koosoleku protokolliga

SCRIBA AMETIJUHEND

Ametikoha nimetus: scriba

Kuuluvus konvendis: eestseisuse liige

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Scriba valitakse iga semestri viimasel või eelviimasel koosolekul järgnevaks või
jooksva semestri esimesel koosolekul algavaks semestriks konvendi pärisliikmete 2/3
häälteenamusega;
1.2. Scriba juhindub oma tegevuses, korp! Vironia comment’st, konvendi otsustest ja
käesolevast ametijuhendist;
1.3. Scriba kannab hoolt konvendi dokumentatsiooni ning asjaajamise eest.

1. ÜLDKOHUSTUSED

1.1. Annab konvendi koosoleku nõudmisel konvendile aru oma valdkonda

puudutavates küsimustes;
1.2. Osaleb kõigil konvendi koosolekutel;
1.3. Töö edukamaks läbiviimiseks kaasab teisi korp! Vironia liikmeid, kusjuures oma
ametialaste kohustuste täitmise eest vastutab ta ise;
1.4. Teeb konvendile ettepanekuid antud ametikohaga seotud töö paremaks
korraldamiseks ja käesolevas ametijuhendis muudatuste ja täienduste tegemiseks.

2. AMETIALASED KOHUSTUSED

3.1. Konvendi koosolekute protokollimine

3.1.1. Protokollib konvendi korralisi, erakorralisi ja üldkoosolekuid;
3.1.2. Koostab nädala lõpuks, mil koosolek toimus kinnitamata protokolli;
3.1.3. Esitab igaks konvendi koosolekuks kinnitamiseks eelmise koosoleku
kinnitamata protokolli, tehes konvendi nõudmisel oma koostatud protokolli vastavad
parandused;
3.1.4. Kannab konvendi koosolekul kinnitatud protokollile konvendi pitsati ning
allkirjastab protokolli;
3.1.5. Esitab seniorile kinnitamiseks pitseeritud ja enda allkirjastatud protokolli;
3.1.6. Esitab kinnitatud protokollid arhivaarile arhiveerimiseks;
3.2. Konvendi koosoleku otsustest teavitamine
3.2.1. Koordineerib ning hoolitseb, et konvendi koosolekul konvendi liikmeid
puudutavatest otsustest teavitatakse konvendi liikmeid korporatsiooni postiloendis või
personaalselt;
3.2.2. Saadab kinnitamata protokolli valmimisel selle neile pärisliikmetele, kes on
teinud temale vastava taotluse. Samuti saadab selle tutvumiseks Tartu konvendi
eestseisusele;
3.2.3. Kui kinnitatud protokolli on tehtud sisulisi muudatusi, teatab scriba sellest ka
kinnitamata protokolli saanuid 24 tunni jooksul protokolli kinnitamisest;
3.2.4. Kannab konvendi koosoleku otsused konvendi otsuste registrisse ja lisab selle
registri väljavõtte semestri lõpus semestri protokollide juurde.

3.3. Konvendi kirjavahetuse korraldamine

3.3.1. Vormistab konvendist väljaminevad kirjad konvendi kirjablanketile ning esitab
seniorile allkirjastamiseks;
3.3.2. Kannab allkirjastatud kirjadele konvendi pitsati ning vastutab kirjade
õigeaegse postituse eest;
3.3.3. Kogub enda kätte konventi jõudnud kirjad ning jaotab vastavalt kas konvendile
tulnud kirjadeks (edaspidi: ametlikud kirjad) või konvendi liikmele eraviisiliselt tulnud
kirjadeks (edaspidi: erakirjad);
3.3.4. Kui ametlikule kirjale vastamine ei eelda konvendi otsust, kooskõlastab scriba
vastuse teiste eestseisuse liikmetega ning vastab kirjale 48 tunni jooksul kirja
kättesaamise hetkest;
3.3.5. Kui ametlikule kirjale vastamine eeldab konvendi otsust, loeb scriba kirja
konvendi koosolekul ette ja lähtuvalt konvendi otsusest vastab kirjale 48 tunni jooksul
pärast konvendi koosolekut;
3.3.6. Kui ametlik kiri puudutab ka Tartu konventi, siis tuleb sellest teavitada 48
tunni jooksul Tartu konvendi scribat;
3.3.7. Paigutab erakirjad selleks tema poolt hallatavasse konvendi ruumides asuvasse
vastavasse postkasti;
3.3.8. Vastavalt konvendi otsusele koostab scriba ametlikele kirjadele vastused;
3.3.9. Edastab ametlikud kirjad ning koopiad nende vastustest arhivaarile
arhiveerimiseks.

3.4. Muud kohustused

3.4.1. Varustab konventi selle tööks vajaminevate kantselei- ja postitarvetega;
3.4.2. Omab jooksvat ülevaadet scriba inventarist ning hoiab ametimehe kapi korras;
3.4.3. Scriba hoole all on konvendi pitsat. Seda tohib väljastada vaid konvendi
koosoleku loal tähtajaliselt selleks volitatud värvikandjale, vastav otsus peab olema
fikseeritud konvendi koosoleku protokollis;
3.4.4. Scriba kasutab pitsatit väljaminevatel ametlikel kirjadel ja protokollide
kinnitamisel.
 4. EELARVE

4.1. Tema pädevusse kuuluvad kuluartiklid kantseleitarvete, postikulude jms. katteks.

4.2. Esitab vastavalt laekuri nõudmisele ametimehe vastutusalasse kuuluva
eelarveartikli kohta taotluse, milles näitab taotletava summa suuruse ja jaotuse ning
põhjendab seda;
4.3. On õigus teha kulutusi vaid konvendi otsusega temale kinnitatud eelarve piires;
4.4. Kui on ette näha kuluartikli mahu ületamist, teavitab scriba sellest esimesel
võimalusel konvendi koosolekut, taotledes vajadusel ka eelarvemuudatust;
4.5. Esitab tehtud kulutuste kohta algdokumendid laekurile (kas jooksvalt või hiljemalt
käesoleva kuu 15. kuupäevaks eelmise kuu kohta);
4.6. On kursis tema pädevusse kuuluvate kuluartiklite hetkeseisuga.

5. ASENDAMISED

5.1. Kui scriba ei saa oma kohuseid täita, siis asendab teda subscriba, kelle puudumisel
konvendi rebane (edaspidi: asendaja);
5.2. Enne konvendi koosolekult puudumist on scriba kohustatud eestseisusele teatama
asendaja kasutamise ajavahemiku;
5.3. Scriba on kohustatud oma asendajat teavitama käesolevast ametijuhendist ning
ülesannetest, mida asendajal täita tuleb;
5.4. Asendamise lõppemisel on scriba kohustatud ennast kurssi viima kõigi asendamise
perioodil antud valdkonda puudutanud küsimustega;
5.5. Scriba võib asendada kõiki konvendi ametimehi;
5.6. Asendamise lõppemisel on scriba kohustatud vastavat ametimeest teavitama asendamise
perioodil antud valdkonda puudutanud küsimustest.

6. ARUANDLUS

6.1. Uue ametimehe valimisest järgmiseks, hiljemalt semestri kolmandaks

koosolekuks, esitab konvendile kirjalikult eelmise semestri tegevusaruande;
6.2. Lisab kirjaliku ametiaruande tegevusaruannete kausta;
6.3. Ametikoha vastuvõtmisel on scriba kohustatud ennast kurssi viima kõigi
antudvaldkonda puudutavate pooleliolevate ja eelseisvate ülesannetega;
6.4. Ametikoha üleandmisel peab ta teavitama uut scriba kõikidest antud valdkonda
puudutavatest pooleliolevatest ja eelseisvatest ülesannetest enne järgmist koosolekut
pärast ametikohustuste lõppemist;
6.5. Ametikoha vastuvõtmisel pitsati, konvendi otsuste või vms. puhul esinenud
puudustest on scriba kohustatud koheselt teavitama teisi eestseisuse liikmeid.
 SCRIBA ARUANNE

 scriba nimi, perekonnanimi, coetus

 ametisoleku aeg
 ametiaja jooksul korraldatud üritused (üritus, koht, osalejate arv, kulud artiklite lõikes,
tulud artiklite lõikes, kommentaarid)
 pooleliolevad ülesanded (koos detailidega)
 mis õnnestus ametisoleku ajal
 mis ebaõnnestus ametisoleku ajal
 millele peaks järgmine scriba pöörama tähelepanu, nõuanded
 scriba ametiaja jooksul tehtud kulutused eelarveartiklite lõikes
 semestri konvendi kõikide otsuste register
 märkused

KONVENDI OTSUSTE REGISTER

Otsuse Otsus Otsuse vastuvõtmise Otsuse tühistamise Märkused*

number kuupäev kuupäev
O2009/I-1
O2009/I-2

* otsuse muutmise korral võetakse vastu uus otsus ja vana otsuse juurde, mille sõnastust
muudeti, tehakse viide uuele otsusele