KINNITATUD 18. aprill 2006.

a
MUUDETUD 4. september 2007. a
MUUDETUD 15. aprill 2021. a

Korporatsioon Vironia Tartu konvent

SUBSCRIBA AMETIJUHEND

Ametikoha nimetus: subscriba

Kuuluvus konvendis: konvendi ametimees

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Subscriba valitakse iga aasta sügis- ja kevadsemestril korraga üheks semestriks konvendi
häälteenamusega;
1.2. Subscriba juhindub oma tegevuses korp! Vironia comment’st, konvendi otsustest ja
käesolevast ametijuhendist;
1.3. Subscriba abistab scribat tema ametiülesannete täitmisel.

2. ÜLDKOHUSTUSED

2.1. Annab konvendi koosoleku nõudmisel konvendile aru oma tegevusvaldkonda

puudutavates küsimustes;
2.2. Osaleb kõigil konvendi koosolekutel;
2.3. Töö edukamaks läbiviimiseks kaasab teisi korp! Vironia liikmeid, kusjuures oma
ametialaste kohustuste täitmise eest vastutab ta ise;
2.4. Teeb konvendile ettepanekuid antud ametikohaga seotud töö paremaks korraldamiseks ja
ametijuhendis täienduste tegemiseks.

3. AMETIALASED KOHUSTUSED

3.1. Vajadusel asendab konvendi scribat protokollimisel.

3.2. Haldab kalendrit, kuhu koondatakse ak.orgide poolt korraldatud ja viroonlastele avatud
üritusi.
3.3. Omab ülevaadet ja vajadusel korrigeerib EKL’i liikmesorganisatsioonide liikmete
nimekirja, sh ka musta nimekirja;
3.4. Teeb tulevastest üritustest sissekande Vironia kodulehel olevasse kalendrisse, kui ürituse
korraldaja pole seda teinud;
3.5. Abistab ja vajadusel asendab korp! Vironia listihaldurit Vironia postiloendite ja
meiliaadressite haldamisel. On ka ak.org postiloendi Vironia poolseks abihalduriks;
3.6. Kokkuleppel scribaga ja/või eestseisusega täidab teisigi ülesandeid, mis eestseisuse
liikmena scribal täita võiks olla sealhulgas:
3.6.1. Abistab scribat ametlike kirjade koostamisel.
3.6.2. Tegeleb õnnitluskaartide kirjutamise ja saatmisega.

1
 3.6.3. Saadab välja teistele ak.orgidele eestseisuse kinnitatud Vironia liikmete
nimekirja.

4. EELARVE

4.1. Subscriba pädevusse kuuluvad kuluartiklid õnnitluskaartide ja teavituskirjade saatmiseks.

4.2. Esitab enda ametisse valimisest järgmiseks koosolekuks laekurile oma vastutusalasse
kuuluva eelarveartikli kohta taotluse, milles näitab taotletava summa suuruse ja jaotuse
ning põhjendab seda;
4.3. On õigus teha kulutusi vaid konvendi otsusega temale kinnitatud eelarve piires;
4.4. Kui on ette näha kuluartikli mahu ületamist, teavitab subscriba sellest esimesel
võimalusel konvendi koosolekut, taotledes vajadusel ka eelarvemuudatust;
4.5. Esitab tehtud kulutuste kohta algdokumendid laekurile;
4.6. On kursis tema pädevusse kuuluvate kuluartiklite hetkeseisuga.

5. ASENDAMISED

5.1. Kui subscriba ei saa oma kohuseid täita, siis otsib ta endale vabatahtliku asendaja või paneb
oma kohustused noorimale coetusele, kes parajasti ei täida mõne teise ametimehe kohustusi.
Koosoleku protokollimise kohustus läheb üle konvendirebasele (edaspidi: asendaja);
5.2. Enne konvendi koosolekult puudumist on subscriba kohustatud eestseisusele teatama enda
asendaja nime ning asendaja kasutamise ajavahemiku;
5.3. Subscriba on kohustatud oma asendajat teavitama käesolevast ametijuhendist ning
ülesannetest, mida asendajal täita tuleb;
5.4. Asendamise lõppemisel on subscriba kohustatud ennast kurssi viima kõigi asendamise
perioodil antud valdkonda puudutanud küsimustega;
5.5. Subscriba võib asendada kõiki konvendi ametimehi;
5.6. Asendamise lõppemisel on subscriba kohustatud vastavat ametimeest teavitama
asendamise perioodil antud valdkonda puudutanud küsimustest.

6. ARUANDLUS

6.1. Semestri viimasel koosolekul esitab konvendile lõppeva semestri tegevusaruande;

6.2. Ametikoha vastuvõtmisel on subscriba kohustatud ennast kurssi viima kõigi antud
valdkonda puudutavate pooleliolevate ja eelseisvate ülesannetega;
6.3. Ametikoha üleandmisel peab ta teavitama uut subscribat enne järgmist koosolekut
kõikidest antud valdkonda puudutavatest pooleliolevatest ja eelseisvatest ülesannetest.

2
 SUBSCRIBA ARUANNE

-subscriba nimi, perekonnanimi, coetus

-ametisoleku aeg
-mis õnnestus ametisoleku ajal
-mis ebaõnnestus ametisoleku ajal
-millele peaks järgmine subscriba pöörama tähelepanu, nõuanded
-märkused