THUYẾT MINH PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ

I. NHẬP LIỆU ĐẦU VÀO

1. Chọn nút TẠO MỚI để nhập thông tin của văn bản
2. Scan văn bản và lưu
3. Giao cho đơn vị nhận việc
* Lưu ngày Lãnh đạo công ty giao việc

A. CÔNG VĂN

II. ĐƠN VỊ NHẬN VIỆC (kể cả các Xí nghiệp Cấp nước)

1. Lãnh đạo mở văn bản và giao việc cho nhân viên (trạng thái của hồ sơ
được chuyển qua hình thức ĐÃ GIAO VIỆC) *
2. Nhân viên được giao việc xác nhận công việc (trạng thái của hồ sơ
được chuyển qua ĐÃ NHẬN VIỆC) *
3. Trong quá trình xử lý văn bản nhân viên đó có thể trao đổi qua mục
BÌNH LUẬN *
4. Nếu gặp sự cố thì nhân viên nhập lý do *
5. Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên xác nhận ĐÃ HOÀN
THÀNH (trạng thái cuối cùng của hồ sơ) *
Note: * lưu theo ngày tháng năm

-1-
 B. CÔNG TRÌNH
II. BAN KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT

1. Lãnh đạo Ban giao việc cho Tổ trưởng KH-ĐT

2. Tổ trưởng KH-ĐT giao nhân viên
3. Nhân viên lập Phiếu Giao Việc trình Lãnh đạo công ty (bút ký điện
tử, ký scan) rồi giao cho đơn vị thực hiện

III. THIẾT KẾ: Trung tâm tư Vấn

1. Giám đốc TTTV giao việc cho nhân viên thiết kế
2. Nhân viên thiết kế nhận việc, thực hiện xong chuyển cho nhân viên
dự toán
(trong quá trình xử lý văn bản nhân viên đó có thể trao đổi qua mục
BÌNH LUẬN. Nếu gặp sự cố thì nhân viên nhập lý do)
3. Nhân viên dự toán giao nhân viên Thẩm định
4. Nhân viên thẩm định giao TTTV hoàn thiện hồ sơ
5. TTTV giao hồ sơ đã hoàn thiện lại KD-ĐT
IV. THI CÔNG : Xí nghiệp Cấp nước
1. KH-ĐT làm phiếu giao việc thi công trình Lãnh đạo công ty (bút ký
điện tử, ký scan)
2. Giao phiếu giao việc cho XN thi công
3. Giám đốc Xí nghiệp giao viên cho nhân viên
4. Nhân viên xác nhận, làm phiếu xin vật tư, trình tổ Kỹ thuật
5. Tổ Kỹ thuật chuyển Ban Vật tư
6. Ban Vật tư chuyển Phiếu xin cho XN
7. XN in, ký và mang đến kho nhận vật tư
8. Kho xuất vật tư, chuyển giấy xuất vật tư lại ban Vật Tư
9. Ban Vật tư tick xuất những vật tư của hồ sơ đó (có thể mở rộng thêm phần
thống kê các vật tư xuất cho một công trình)

-2-
 * Lưu ý: phải có danh mục vật tư đến khi nhân viên XN làm phiếu xin vật tư thì chọn
các loại vật tư trên thanh cuộn
V. GIÁM SÁT THI CÔNG
1. Nhân viên XN làm phiếu báo thi công, chuyển tổ Kỹ thuật giám sát
2. Tổ trưởng Kỹ thuật giao việc cho nhân viên giám sát
3. Nhân viên giám sát nhận việc (trong quá trình xử lý văn bản nhân
viên đó có thể trao đổi qua mục BÌNH LUẬN)
4. Nếu gặp sự cố thì nhân viên nhập lý do
5. Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên xác nhận ĐÃ HOÀN
THÀNH (trạng thái cuối cùng của hồ sơ)

VI. SAU THI CÔNG

1. Xí nghiệp Quyết toán vật tư và quyết toán công trình
2. Scan hồ sơ Hoàn công lưu dữ liệu

***** CÔNG TRÌNH KHÔNG THI CÔNG

Bỏ qua phần V. GIÁM SÁT THI CÔNG

1. Nhân viên thi công làm phiếu báo Kỹ thuật lý do không thi công
2. Tổ trưởng Kỹ thuật xác nhận và chuyển ban Vật tư
3. Ban Vật tư chuyển kho
4. Kho nhập lại vật tư

***Lưu ý: mỗi đơn vị đều xuất báo cáo thống kê khi cần theo tháng, năm, từ
ngày đến ngày

-3-
Hiện tại chưa có phần tạo giấy xin văn phòng phẩm và vật tư lẻ nữa con
Con tính toán cho chắc, ước cả phần phát sinh chứ không sau này hẹm mình

-4-